Neues Release der Beteiligungsmanagement-Software zetVisions Insighter freigegeben
Zu den wesentlichen Features der neuen Version gehört beispielsweise die Anbindung an das Schweizer Handelsregister (Zefix) zur Prüfung und zum Download von Gesellschaftsinformationen. Suchen nach Gesellschaften und Personen können auf der Grundlage von Berichten (Ad-hoc-Berichte, Listenberichte) vorgenommen werden; das Suchergebnis bietet alle Informationen, die im Bericht enthalten wären. Die Ergebnisse einer Suche nach Gesellschaften und Personen können hierarchisch dargestellt werden. Ein weiteres Feature ist die Option, Mandate im Beteiligungsgraphen (Organigramm) mit anzeigen zu lassen. Darüber hinaus gibt es Verbesserungen bei den Dokumenten (Uploaddatum automatisch verfügbar, neues Feld „Fälligkeitsdatum“ für Dokumente, Termine auch für Dokumente verfügbar, Download von Dokumenten für mehrere Gesellschaften/Personen auf einmal), und Selektionen können in Ordnern und Kategorien organisiert werden.
„Unser Ziel bei diesem Release war es, die Anwenderfreundlichkeit weiter zu optimieren und Funktionen einzuführen, die sich unsere Kunden gewünscht haben“, sagt Christian Sohn, Vorsitzender der Geschäftsführung von zetVisions.
zetVisions Insighter gewährleistet die Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung für kleinere wie für komplexere Beteiligungsportfolios. Mit Insighter lassen sich Unternehmensdaten wie Standorte, Kapital, Mandate und Funktionen, Anteilsbesitz, gesetzliche Angaben sowie Dokumente und Niederlassungen verwalten. Dabei berücksichtigt die Software länderspezifische, finanzielle und rechtliche Ereignisse. Auf Knopfdruck lassen sich Organigramme zur Abbildung der Beteiligungen und Standardberichte erstellen.
zetVisions Insighter gehört neben zetVisions AMI („Anteilsbesitz-Management-Informationssystem“) und zetVisions CIM („Corporate Investment Manager”) zu den etablierten, marktführenden Lösungen für Beteiligungsmanagement in Deutschland und Europa. Die Software wird in zahlreichen Unternehmensgruppen diverser Branchen und Größenordnungen eingesetzt.
Das Release 5.1 ist seit dem 15. November 2024 zur Auslieferung verfügbar.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unternehmen entwickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsmanagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche Konzerne mittelständische Unternehmen sowie Kommunen, Softwarelösungen von zetVisions.
zetVisions GmbH
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Anwenderbericht Heidelberg Materials
Ausgangslage
Nachdem es zunächst ein einfaches System zur Erfassung von Gesellschaftsbasisdaten gab, ist bei Heidelberg Materials seit 2007 eine Beteiligungsdatenbank im Einsatz. In diesem Jahr kam es zu einer deutlichen Zunahme der Unternehmensbeteiligungen durch die Übernahme des britischen Baustoffkonzerns Hanson, die unter anderem eine komplexe internationale Anteilseignerstruktur zur Folge hatte. Knapp zehn Jahre später wuchs das Beteiligungsportfolio durch den Kauf des italienischen Baumittelherstellers Italcementi S.p.A. weiter auf (seinerzeit) rund 1.400 Gesellschaften. Das Beteiligungsmanagement von Heidelberg Materials war aber nicht nur durch die gestiegene Anzahl von Portfoliounternehmen gefordert, sondern auch durch wachsende inhaltliche Anforderungen, vor allem an das Reporting im Steuerbereich. Namentlich geht es hier in erster Linie um das seit 2016 erforderliche Country-by-Country-Reporting.
- 138a Abgabenordnung (AO) verlangt einen länderbezogenen Bericht multinationaler Unternehmensgruppen. Das Country-by-Country-Reporting enthält (a) eine nach Steuerhoheitsgebieten gegliederte Übersicht, wie sich die Geschäftstätigkeit des Konzerns auf die Steuerhoheitsgebiete verteilt, in denen der Konzern durch Unternehmen oder Betriebsstätten tätig ist und (b) eine nach Steuerhoheitsgebieten gegliederte Auflistung aller Unternehmen und Betriebsstätten, zu denen Angaben in der genannten Übersicht erfasst sind. Das Country-by-Country-Reporting ist keine leichte Aufgabe, da komplexe Daten zu übermitteln sind (Stammdaten, Kennzahlen, Additionen), länderspezifische Besonderheiten berücksichtigt und OECD-Vorgaben eingehalten werden müssen.
Die von Heidelberg Materials verwendete Softwarelösung war hierfür nur eingeschränkt nutzbar, da sie zu stark auf die angelsächsische Welt (USA, UK, Australien) ausgerichtet war, europäisches und deutsches Steuerrecht dagegen zu wenig berücksichtigte. Darüber hinaus fehlten der Lösung zuverlässige Zeitstempel, so dass eine durchgängige Zeitabhängigkeit nicht dargestellt werden konnte. „Für das Steuer-Reporting, für das Daten rückwirkend gezogen werden, mussten wir daher händisch mit Plausibilitäten und Vergleichen, Reports und Gegenprüfungen herausfinden, welche Angaben zu welchem Zeitpunkt gültig waren – und das bei 1.400 Gesellschaften”, berichtet Regina Blunda, Global Entity Management Expert bei Heidelberg Materials.
Für ein zuverlässiges und schnelles Reporting ist hohe Datenqualität die entscheidende Voraussetzung. Für Heidelberg Materials stehen hier drei Aspekte im Vordergrund, die jedoch mit der verwendeten Softwarelösung nicht in gewünschtem Maße in die Tat umgesetzt werden konnten:
- Beteiligungsdatenbank als „Single Point of Truth“ für alle Gesellschaftsstammdaten: Die alte Datenbanklösung hat keinen verlässlichen Single Point of Truth zur Verfügung gestellt. Wegen der fehlenden Zeitabhängigkeit bestanden stets Zweifel, was jeweils der letzte Stand der Daten war.
- Vier-Augen-Prinzip mit Prüfung und Freigabe für wichtige Gesellschaftsdatenänderungen: „Nach dem Vier-Augen-Prinzip bzw. dem Prüfungs- und Freigabeprozess wird nicht zuletzt seitens der Wirtschaftsprüfer vermehrt gefragt, die wissen wollen, wer gibt ein, wer prüft, wer gibt frei. Es geht also darum, zu belegen, wie Datenqualität sichergestellt wird”, erläutert Blunda. Ein Vier-Augen-Prinzip fehlte jedoch, zudem waren User-Berechtigungen nur eingeschränkt steuerbar. Daher konnte kein passender Workflow für Dateneingabe, -prüfung und -freigabe installiert werden.
- Zugriff auf die Beteiligungsdatenbank für möglichst viele Mitarbeiter: In der Vergangenheit war der Zugriff auf die Datenbank nur für einen eingeschränkten Personenkreis möglich. Sie war einerseits kompliziert und schwer zu verstehen, andererseits musste wegen der fehlenden Zeitabhängigkeit der Daten stets geprüft werden, ob ein Report vollständig und fehlerfrei ist.
Anforderungen an neue Datenbank
Vor diesem Hintergrund hat Heidelberg Materials 2017/2018 einen Auswahlprozess für eine neue Softwarelösung für das Beteiligungsmanagement initiiert. Diese Lösung sollte folgende Anforderungen erfüllen (s. Abbildung)
Erzielte Verbesserungen
Mit Einführung der neuen Softwarelösung zetVisions CIM im Jahr 2018 konnte Heidelberg Materials die Datenqualität nachhaltig verbessern. Maßgeblich dafür waren neue Standards auf drei Gebieten.
Neue Standards in der Validierung
Zu den neuen Standards in der Validierung gehört u.a., dass
- alle Dateneingaben mit einem „Gültig ab“-Datum beginnen;
- kein Mandat vor der Firmengründung beginnen darf;
- ein Gremium nicht mehrere Vorsitzende zur gleichen Zeit haben darf;
- die Reports immer zeitabhängig sind.
Die alte Datenbank hat solche Regeln bei der Datenspeicherung nicht vorgesehen. „Das nachträgliche Einführen von Validierungsregeln wäre gar nicht möglich gewesen”, beschreibt Blunda das Problem. „Der alten Datenbank fehlten sinnhafte Eingabevalidierungen. Sie hat sehr viel zugelassen – entsprechend hatten wir einige Widersprüche im System. Beispielsweise war jemand schon zu einem Zeitpunkt Mandatsträger, zu dem die Firma noch gar nicht gegründet worden war.”
Um die Zeitabhängigkeit zuverlässig zu gewährleisten, fragt die Software bei der Ersteingabe oder der Änderung von Stammdaten – etwa bei der Änderung eines Firmennamens – ab, wann diese gültig sein soll. Ohne diese Angabe lässt sich eine Eingabe/Änderung nicht speichern; sie ist also zwingend erforderlich. Im alten System ließ sich der Firmenname einfach überschreiben; ein dazugehöriges Datum konnte zwar eingeben werden, zwingend erforderlich war das aber nicht.
Neue Standards in der Datenpflege
Zu den neuen Standards in der Datenpflege gehören
- das Vier-Augen-Prinzip für wichtige Änderungen;
- zentrale Adressen und Personen.
Bei letzterem handelt es sich um ein Register für alle Adressen, die Heidelberg Materials weltweit im Einsatz hatte oder hat (mind. 3.000), und für alle Personen, die weltweit in den Konzerngesellschaften eine Rolle spielen. Dieses Register wird nur von Power Usern, also einem kleinen Kreis, gepflegt. So wird verhindert, dass Adressen oder Personen doppelt angelegt werden. „In der alten Software hatten wir nicht selten die gleiche Adresse mehrfach mit nur kleinen Abweichungen in der Schreibweise”, so Blunda.
Neue Standards in der Datenverfügbarkeit
Zu den neuen Standards in der Datenverfügbarkeit gehören mit Blick auf
- den IT-Support: ständiger Support und Customizing durch mehrere interne IT-Mitarbeiter, da CIM auf SAP basiert ist;
- die Optimierung der legalen Struktur: Reduzierung der legalen Einheiten mit Hilfe von CIM (effiziente Planung, Dokumentation und tagaktuelles Reporting des Prozessfortschritts);
- die Berechtigungen: Publisher im Intranet erlaubt Zugriff auf alle Gesellschaftsprofile für alle Mitarbeiter.
Fazit
„Die neue Softwarelösung hat für Heidelberg Materials erhebliche Vorteile beim Steuer-Reporting bewirkt. Durch die bessere, zuverlässige Datenqualität können viel mehr Kollegen das System nutzen und auch selbst bedienen”, so das Fazit von Blunda. Zwar habe das neue System im engeren Sinne keine Einsparungen gebracht, aber weitere Kosten verhindert, die durch die gewachsenen Anforderungen an die steuerliche Berichterstattung eingetreten wären.
Unternehmen, die sich mit dem Gedanken der Einführung einer Softwarelösung für Beteiligungsmanagement tragen, rät Blunda, sich die Frage zu stellen, wie gut die vorhandenen Daten und deren Qualität den Anforderungen der neuen Softwarelösung entsprechen. Dabei sei es ein Unterschied, ob man bereits über eine zeitabhängige Datenbank verfüge oder nicht, ob man Widersprüche in den Mandaten und Adressen habe oder nicht. Nicht zuletzt müsse geklärt werden, ob nur die aktuellen oder auch die historischen Daten aufbereitet und migriert werden sollen. Möchte man auch die historischen Daten migrieren, könne der zeitliche Aufwand schnell ansteigen; so habe Heidelberg Materials 60 Prozent der Migrationszeit für historische und 40 Prozent für aktuelle Daten aufgewandt.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unternehmen ent-wickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsmanagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche DAX- und MDAX-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen, Softwarelösungen von zetVisions.
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Anwenderbericht Schott AG
SCHOTT, 1884 in Jena gegründet, ist einer der weltweit führenden Hersteller von Spezialglas, Glaskeramik und anderer innovativer Materialien. Das Unternehmen mit Produktions- und Vertriebseinheiten in über 30 Ländern in Europa, den USA, Asien und Südamerika ist weltweit Partner für Hightech-Branchen wie Gesundheit, Hausgeräte und Wohnen, Consumer Electronics, Halbleiter und Datenkommunikation, Optik, Industrie und Energie, Automotive, Astronomie sowie Luft- und Raumfahrt. Im Geschäftsjahr 2023 erzielten rund 17.100 Mitarbeiter einen Umsatz von 2,9 Milliarden Euro. Die SCHOTT AG gehört der Carl-Zeiss-Stiftung, einer der ältesten Stiftungen in Deutschland.
Das Stammdatenmanagement fungiert nach dem Verständnis von SCHOTT als Befähiger oder Wegbereiter der digitalen Transformation. Grundlage für das Master Data Management (MDM) ist das „MDM-Framework” (s. Abbildung MDM-Framework bei SCHOTT).
Ausgangssituation bei SCHOTT
Für Materialstammdaten hatte SCHOTT ursprünglich eine Eigenentwicklung im Einsatz, die von der hauseigenen IT weiterentwickelt wurde. „Mit Blick auf eine neue Lösung wollten wir auch eigene Ideen zur Verbesserung der Stammdatenqualität realisieren. Schwerpunkt dabei war die Etablierung des Themas ‚Regelwerke’, so dass Daten automatisch generiert und Eingaben, die in einem Zusammenhang stehen, auch validiert werden können”, erläutert Johannes Schön, Leiter der Abteilung Global Master Data & Business Process Management in der Business Unit Tubing, die Beweggründe für das Stammdatenprojekt. „Es ging uns darum, schneller zu werden und Daten hundertprozentig korrekt und vollständig — da regelbasiert — zu erzeugen.” Das ursprüngliche System arbeitete nicht regelbasiert, sondern es wurden Kopien von Vorlagen erstellt und manuell geändert. Dabei lag das geballte Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter vor, unzählige Dokumente und Vorgaben mussten bei der Anlage berücksichtigt werden, die komplexen Zusammenhänge waren nicht IT-gestützt und daher fehleranfällig.
Über die Regelwerke hinaus sollten neue Prozesse abgebildet werden. SCHOTT hatte nur die Fertigprodukte im bisherigen Workflowsystem abgebildet, nicht die Zukaufteile. Wichtig war auch ein künftig globaler Fokus; Tubing hat fünf Produktionsstandorte und diverse Sales Offices. „Unser Ziel war, die lokalen Prozesse zu harmonisieren und weltweit zu standardisieren, d.h. das Thema MDM zentral zu managen, um am Ende einheitliche Stammdaten in allen Werken zu erhalten”, so Schön.
Einer der Haupttreiber für das Projekt war die Digitalisierung in der Produktion (Industrie 4.0). Dabei wurde sehr schnell deutlich: Der Erfolg der digitalen Transformation steht und fällt mit der Datenqualität. Sind die Stammdaten nicht konsistent, funktionieren auch die Prozesse nicht. Daher das Prinzip „first time right“ — also von Beginn an fehlerfreie Stammdaten — um letztendlich auch die Kosten für die Stammdatenpflege zu reduzieren.
Die interne Anforderungsanalyse und die Frage „make or buy“ ergaben, sich für eine am Markt verfügbare Standardlösung zu entscheiden. Nicht zuletzt um den internen Aufwand für eine „Nachprogrammierung“ dessen, was bereits am Markt vorhanden war, zu sparen. Auch um künftige Entwicklungen wie z.B. die Einbindung von KI oder Umstieg auf UI5 Oberflächen („Fiori-App“) mit mobiler Anwendung muss sich SCHOTT nicht selbst kümmern, die neuen Releases liefern das mit. Außerdem sollte es eine Multi-Domain-Lösung sein, die neben dem Materialstamm auch weitere Domänen wie beispielsweise Businesspartner (Kunden und Lieferanten) abbilden kann.
Datenqualität bei SCHOTT
Schön macht keinen Hehl daraus, dass unzureichende Datenqualität durchaus auch ein Thema vor der Einführung der neuen Stammdatenlösung war. Insbesondere das Berechtigungskonzept im ERP-System erwies sich als problematisch. Ein Material anlegen, vor allem aber ändern, das konnte nahezu jeder Nutzer weltweit. Nicht selten wurde diese Möglichkeit auch ausgeschöpft. Die Folge: Global gültige Stammdaten wurden immer wieder für lokale Zwecke verändert, dies führte zu Störungen in anderen Werken. Durch die dezentrale Anlage entstanden oftmals auch Dubletten, die mit hohem Koordinationsaufwand wieder beseitigt werden mussten.
„In einem mehrjährigen Projekt zur Prozessoptimierung ging es zum Großteil nur um Stammdatenbereinigungen, Materialstämme, Stücklisten, Arbeitspläne etc. Der Hintergrund: Liefertermine konnten immer weniger gut eingehalten werden, es gab z.T. starke Differenzen zwischen berechneten System- und den tatsächlichen Durchlaufzeiten. Die Datenqualität passte an etlichen Stellen einfach nicht”, berichtet Schön. Drei Jahre sei versucht worden, diese wieder auf ein Top-Level zu heben — mit dem Ergebnis der aus der Stammdaten-Literatur bekannten Sägezahnkurve (s. Abbildung)
SCHOTT wollte natürlich auf dem erreichten hohen Datenqualitäts-Level bleiben, und dazu war es notwendig, die Berechtigungsproblematik in den Griff zu bekommen. Künftig sollte mit Anträgen (Requests) gearbeitet werden. Das war dann auch eine der Anforderungen an ein neues System, um vor allem Änderungen besser dokumentieren zu können. Heute können nur noch „Berechtigte“ Änderungsanträge stellen, die kontrolliert und nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben werden. Dadurch hat SCHOTT eine Data Governance etabliert. Die ERP-Berechtigungen wurden gesperrt, die Nutzer müssen die neue MDM-Lösung nutzen. So ist SCHOTT in der Lage, die Datenqualität dauerhaft hochzuhalten. Johannes Schön zur Umstellung der Data Governance auf Requests: „Das war wichtig, aber kein leichtes Thema. Es erfordert ein begleitendes Change-Management mit einem gemeinsamen Commitment aller Stakeholder. Für uns war entscheidend, die in einem MDM-Prozess notwendigen Rollen neu zu definieren und je Abteilung mit geschulten Mitarbeitern zu besetzen.”
Über das Berechtigungskonzept hinaus hilft das Regelwerk, die Datenqualität zu sichern. Beispielhaft zeigen dies die „Fertigungstexte“ für den digitalen Fertigungsauftrag, für die ein umfangreicher Katalog von Excel-Regeln (wenn-dann) vorlag. Die waren zwar etabliert, aber nicht im System verankert. Das machte die Befolgung der Regeln fehleranfällig. Die neue Lösung sorgt mit der sog. Smart-Data-Engine dafür, dass jetzt „das System“ die Regeln befolgt und die Texte automatisch einstellt oder darauf hinweist, wenn Attribute nicht zueinander passen. „Damit die digitalisierte Fertigungslinie störungsfrei läuft, müssen wir sie mit hundertprozentiger Datenqualität versorgen”, betont Schön. „Wenn wir nur 90 Prozent erreichen, führen die restlichen zehn Prozent nicht nur zu unnötigen Verzögerungen, sie untergraben auch das Vertrauen in die gesamte Datenbasis. Durch die regelbasierte, automatisierte Datenpflege bekommen wir neben der gewünschten Qualität auch mehr Geschwindigkeit in die Pflegeprozesse und können neue Produkte schneller in die Fertigung bringen.”
Nach Einführung der neuen Softwarelösung ist die Datenqualität bei SCHOTT Tubing heute sehr gut. Das bestätigt unter anderem auch die interne IT. SCHOTT ist 2021 auf S/4HANA umgestiegen. Bei diesem Migrationsprojekt hat sich gezeigt: Je besser die Datenqualität, desto leichter fällt die Migration. Für die BU „Tubing“ war die Migration ein Beleg für die gute Qualität der Stammdaten.
Materialanlage bei SCHOTT Tubing
Bei der Materialanlage sorgen heute im System hinterlegte Regeln für eine hohe Automatisierung (plus Schnelligkeit) und hohe Datenqualität. Das geschieht von zwei Seiten:
- zum einen durch Smart Data-Regeln: Sie erzeugen und befüllen Daten automatisch, arbeiten nach dem Prinzip „if–then“ und ermöglichen die Digitalisierung der MDM-Guidelines.
- zum anderen durch Validierungsregeln: Sie prüfen manuell eingegebene Daten und messen die Datenqualität; das Data Quality Dashboard visualisiert den aktuellen Zustand.
„Beides zusammen — hohe Automatisierung von Dateneingaben plus Validierung der manuell eingegebenen Daten — führt zum Ziel: schnelle Pflegeprozesse bei 100 Prozent Datenqualität. So können wir unserem Anspruch ‚first time right’ gerecht werden”, sagt Schön. Beispielsweise können Default-Werte für die verschiedenen Organisationsebenen (Werke, Lagerorte, Vertriebswege etc.) sofort bei der Anlage gesetzt oder Gewichte und Maße anhand von Formeln berechnet und geprüft werden.
Ergebnisse aus Validierungsregeln können als grafisches Dashboard dargestellt und regelmäßig ausgewertet werden; dabei können unter anderem fehlerhafte Materialnummern identifiziert und direkt bearbeitet werden. Darüber hinaus werden für das Monitoring die Durchlaufzeiten je Prozess und auch je Schritt in einem Prozess ausgewertet; das musste früher aufwendig mit Excel bearbeitet werden. Wochenenden und Feiertage — vordem manuell herauszurechnen — werden entsprechend berücksichtigt. Mit diesen auf Knopfdruck verfügbaren Kennzahlen können die “Bottlenecks“, d.h. die Prozessschritte bzw. Abteilungen mit aktuellen Engpässen innerhalb eines Prozesses, schnell identifiziert werden.
Nutzen
Was bringt eine professionelle Stammdatenlösung? „Die Quantifizierbarkeit des Nutzens ist ein schwieriges Thema, auch in den Gesprächen mit dem Management”, kommentiert Schön. Gerade bei der Digitalisierung der Fertigung erkenne man, wie groß die Bedeutung von korrekten Daten im Allgemeinen und von vollständigen und konsistenten Produktstammdaten im Besonderen sei.
Stammdaten bilden das Fundament, auf dem digitale Prozesse überhaupt erst aufgebaut werden können. Ein Materialstamm wird in sämtlichen Kernprozessen in einem Unternehmen verwendet. Das beginnt beim Einkauf (bei der Beschaffung der Zukaufteile), geht weiter beim Vertrieb (Kundenanfragen und -bestellungen, Auftragsbestätigungen) bis hin zur Fertigung und zum Versand. In allen Prozessen finden sich die Stammdaten wieder. Sind diese nicht einwandfrei, hakt es bei den Abläufen, es kommt zu Verzögerungen — am Ende auch beim Kunden. Laut Schön lässt sich das nur schwer quantifizieren und in Euro bewerten, über (ungenaue) Schätzwerte kommt man kaum hinaus.
Grob quantifizieren kann man allerdings die Prozesskosten für die Stammdatenpflege an sich: SCHOTT legt pro Jahr ca. 50.000 Materialstammdaten-Sätze neu an. In einer Prozesskostenanalyse wurde ermittelt, wie viel Zeit durchschnittlich für die Anlage eines Materialstamms benötigt wird und was das kostet. Grob gesagt sind es 50 Euro pro Materialstammsatz. Bei 50.000 Neuanlagen belaufen sich die jährlichen Kosten also auf rund 2,5 Millionen Euro. „Wenn sich der Aufwand für die Materialanlage durch optimale Prozesse und automatisierte Datenpflege um 20, 30, vielleicht sogar 50 Prozent reduzieren lässt, reden wir schnell über 1 Million Euro”, so Schön. Und das beziehe sich nur auf die Datenanlage/-pflege. Die Kosten, die durch Störungen aufgrund von mangelhaften Stammdaten hervorgerufen werden, seien da noch nicht berücksichtigt.
Lessons Learned
Unternehmen, die sich mit dem Gedanken tragen, ein vergleichbares MDM-Projekt aufzusetzen, sollten für eine gute Vorbereitung Sorge tragen und sich anhand eines Fragenkatalogs mit den Dimensionen des eigenen Stammdatenmanagements auseinandersetzen; so wie es SCHOTT Tubing mit Blick auf die sieben Perspektiven des MDM-Frameworks getan hat. Vor der abschließenden Entscheidung für eine Softwarelösung sollte im Rahmen eines „Proof of Concept“ des Systems vor Projektstart geklärt werden, ob die angepeilte Lösung zu den eigenen Systemen und Prozessen passt.
Ist die Entscheidung gefallen und das Projekt wird auf den Weg gebracht, kommt es darauf an, frühzeitig die Funktionen der Softwarelösung kennenzulernen (z.B. in Admin-Schulungen), um sie konzeptionell berücksichtigen zu können. Mit Blick auf die Veränderungen, die eine professionelle Stammdatensoftware mit sich bringt — etwa die Umstellung der Data Governance auf Requests hinterlegt mit einem restriktiven Berechtigungskonzept — müssen die betroffenen Abteilungen frühzeitig eingebunden und ein Change-Management berücksichtigt werden.
Bei der Projektplanung sollte von vornherein ausreichend Zeit eingeplant werden — nicht zuletzt wegen der gewöhnlich aufwändigen Testphasen. Bei der Implementierung sollte nicht „alles auf einmal” eingeführt werden, vielmehr hat es sich als hilfreich erwiesen, die Einführung in verschiedene Phasen zu unterteilen. Darüber hinaus ist es nützlich, mit einem einfachen Prozess zu beginnen, der schnell in die Tat umgesetzt werden kann („quick win”), um Erfahrung zu sammeln, wie das System funktioniert. Ein großer „Big Bang” am Ende ist nicht zu empfehlen, besser ist es, den Go-live in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten zu planen, beispielsweise nach Materialarten getrennt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die zeitgleiche Einführung an mehreren Standorten weltweit in unterschiedlichen Sprachen — der Normalfall in vielen international agierenden Unternehmen — durch den Schulungsaufwand und das erforderliche Change-Management sehr aufwändig ist.
Zu betonen ist auch die Wichtigkeit eines sorgfältig zusammengestellten Teams. Die Kombination aus Erfahrung, die Vielfalt in verschiedenen Rollen und die Innovationskraft für die Entwicklung kreativer Lösungen ermöglicht eine umfassende Herangehensweise. Eine regelmäßige Kommunikation mit Stakeholdern ist dabei entscheidend, um sicherzustellen, dass die Projektziele im Einklang mit den Erwartungen und Anforderungen stehen. Ein gut ausbalanciertes Projektteam legt somit den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung und den nachhaltigen Projekterfolg.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unternehmen ent-wickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsmanagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche DAX- und MDAX-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen, Softwarelösungen von zetVisions.
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Fertigungsindustrie
Die Fertigungsindustrie ist nicht nur der größte industrielle Arbeitgeber, sondern auch einer der bedeutendsten Wirtschaftssektoren in Deutschland. Zur Fertigungsindustrie zählen insbesondere der Maschinenbau, der Fahrzeugbau, die Herstellung von elektrischen, elektronischen und optischen Komponenten und Systemen, die Textil- und Bekleidungsindustrie sowie die Herstellung von Möbeln, Schmuck, Spielwaren, Sportgeräten, Musikinstrumenten und weiterer Erzeugnisse.
Was ist unter Produktionsplanung und Fertigungssteuerung zu verstehen?
Zu den wesentlichen Prozessen in der Fertigungsindustrie gehören die Produktionsplanung und die Fertigungssteuerung.
Die Produktionsplanung ist der erste Schritt im Produktionsprozess. Sie bestimmt, was produziert werden soll, in welcher Menge, mit welchen Materialien und bis zu welchem Termin. Dieser Prozess bildet die Grundlage für die Materialbeschaffung und die Kapazitätsplanung.
Die Fertigungssteuerung setzt die in der Produktionsplanung erstellten Vorgaben in die Tat um. Dieser Prozess beginnt mit der Erzeugung von Fertigungsaufträgen, die die spezifischen Anweisungen für die Produktionsteams enthalten. Danach erfolgt die Terminierung, bei der die Start- und Endzeiten der einzelnen Aufträge festgelegt werden. Parallel dazu wird die Planung der Produktionskapazitäten vorgenommen, die die Verfügbarkeit von Maschinen, Werkzeugen und Arbeitskräften berücksichtigt.
Mit welchen Stammdaten haben wir es zu tun?
Stammdaten in der Produktionsplanung und -steuerung der Fertigungsindustrie umfassen zahlreiche Informationen, die für die nahtlose Koordination und Ausführung der Produktionsprozesse erforderlich sind. Eine präzise Pflege und Aktualisierung dieser Stammdaten sind daher essentiell, um Effizienz und Genauigkeit in der Fertigung zu gewährleisten.
Materialien sind eine der Grundkategorien der Stammdaten. Sie umfassen nicht nur die Fertigerzeugnisse, sondern auch alle Rohstoffe und Halbfertigerzeugnisse, die in der Produktionskette verwendet werden. Die Stammdaten zu diesen Materialien beinhalten wichtige Dispositionsdaten wie Losgrößen und Beschaffungstypen (gekauft, selbst hergestellt). Prognosedaten und historische Verbrauchsdaten helfen dabei, zukünftige Bedarfe genauer vorherzusagen und die Produktion entsprechend anzupassen.
Stücklisten definieren, aus welchen Komponenten ein Produkt besteht und wie diese zusammengesetzt werden müssen. Stücklisten sind oft mehrstufig aufgebaut, jedes Teil kann also in seine eigenen Komponenten weiter untergliedert werden. Diese detaillierten Auflistungen sind entscheidend für die Planung und Steuerung der Produktion, da sie die Basis für die Materialbedarfsplanung/-beschaffung und die Produktionsprozesse bilden.
Die Organisation von Produkten in Produktgruppen erlaubt es Unternehmen, eine strukturierte Übersicht über ihre Produktvielfalt zu behalten. Innerhalb dieser Hierarchien können einzelne Produkte oder ganze Produktlinien gruppiert werden.
Arbeitsplätze stellen Orte dar, an denen Vorgänge im Rahmen der Produktion durchgeführt werden. Sie haben bestimmte Kapazitäten, können also in einer bestimmten Zeit eine bestimmte Menge des Materials erzeugen oder einen bestimmten Umfang einer erforderlichen Tätigkeit leisten. Diese Informationen sind entscheidend, um Produktionskapazitäten planen und Fertigungsaufträge terminieren zu können.
Der Arbeitsplan schließlich bringt Stücklisten und Arbeitsplätze zusammen. Er legt fest, welche Produktionsschritte an welchen Arbeitsplätzen durchgeführt werden und welche Materialien hierfür benötigt werden. Diese Pläne sind essenziell für die Durchführung und Überwachung des Produktionsprozesses und sichern die Effizienz und Qualität der Produktion.
Diese Stammdaten ermöglichen es, die Produktionsprozesse zu planen, zu steuern und zu überwachen. Sie sind die Basis für diverse Planungsaktivitäten, darunter die Bedarfsplanung, die Kapazitätsplanung, die Terminplanung und die Auftragsfreigabe. Die Qualität und Aktualität dieser Daten haben direkten Einfluss auf die Effizienz der Produktionsprozesse und die Fähigkeit eines Unternehmens, Kundenanforderungen termingerecht zu erfüllen.
Probleme bei schlechter Datenqualität
Die Darstellung der Produktionsplanung und Fertigungssteuerung einerseits und die Beschreibung der wesentlichen Stammdaten andererseits lassen bereits erahnen, wozu schlechte Datenqualität dabei führen kann. Aber mit welchen Problemen ist tatsächlich zu rechnen?
Zunächst führt eine mangelhafte Datenqualität zu einer ungenauen Produktionsplanung. Da Stammdaten die Basis für Entscheidungen bezüglich der zu produzierenden Mengen, der benötigten Materialien und der Produktionszeiträume bilden, können Fehler hier zu falschen Prognosen und Planungen führen. Eine fehlerhafte Produktionsplanung kann somit zur Überproduktion (unnötige Lagerkosten, Kapitalbindung) oder zu einer Unterproduktion (Lieferengpässe, unzufriedene Kunden) führen.
In der Fertigungssteuerung können unzureichende Daten zu Arbeitsplätzen und deren Kapazitäten beispielsweise dazu führen, dass Ressourcen nicht optimal genutzt werden; ineffiziente Produktionsabläufe und erhöhte Betriebskosten sind die Folge. Fehler in den Arbeitsplänen oder Stücklisten können Verzögerungen im Produktionsprozess hervorrufen, da Materialien nicht rechtzeitig verfügbar sind oder Produktionslinien umgestellt werden müssen.
Darüber hinaus können Datenfehler die Termintreue gefährden. Verzögerungen in der Produktion beeinflussen nicht nur interne Abläufe, sondern auch externe Beziehungen zu Lieferanten und Kunden, die möglicherweise ihre eigenen Produktions- und Vertriebspläne anpassen müssen.
Fehler in den Stammdaten beeinträchtigen zudem die Qualitätssicherung. Wenn beispielsweise die Materialqualität oder die Spezifikationen der Komponenten in den Stücklisten nicht korrekt sind, kann dies zu Endprodukten führen, die nicht den Qualitätsanforderungen entsprechen.
Das ist aber noch nicht alles: Erhöhte Produktionskosten, ineffiziente Lagerhaltung und mangelnde Transparenz in den Produktionsprozessen, die das Management beeinträchtigt, fundierte Entscheidungen zu treffen, kommen hinzu.
Wertbeitrag eines professionellen Stammdatenmanagements
Will man den Nutzen von Stammdatenmanagement in Zahlen ausdrücken, ist man auf Erfahrungswerte angewiesen. Beteiligte an Stammdatenmanagement-Projekten schätzen, dass durch ein Stammdatenmanagement-Tool die Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten um bis zu 50 Prozent reduziert werden können. Ein deutlich geringerer Abstimmungsaufwand trägt dazu bei. Ein schnellerer „Go-to-market” lässt sich zwar schwerlich exakt angeben, folgendes Beispiel lässt aber das Potential erahnen: Wenn ein Unternehmen berichtet, es bräuchte 70 Tage, bis ein neues Material im System vollständig angelegt ist, und man das hochrechnet auf die Anzahl von Teilen, die in einem Produkt verbaut sind, dann gewinnt man eine Vorstellung davon, was mit einem System erreicht werden kann, das die Materialanlage von 70 auf wenige Tage reduziert.
Ein weiterer Erfahrungswert besagt: Die Fehlerkosten, die durch Prozessintransparenz entstehen, können um 80 bis 90 Prozent verringert werden. Der Grund: Das Stammdatenmanagement sorgt für vollständige Transparenz entlang der gesamten Prozesskette, so dass jederzeit bekannt ist, wo der Stammdatenprozess steht. Laut Schätzungen lassen sich 53 Prozent der Daten schneller und einfacher finden.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unternehmen ent-wickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsmanagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche DAX- und MDAX-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen, Softwarelösungen von zetVisions.
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zetVisions erweitert Angebot um On-Premises Mietmodelle
„Mit den Mietmodellen wollen wir Kunden mehr Flexibilität und Kontrolle über ihre Softwareanwendungen bieten und unsere Position als führender Anbieter von Lösungen für Corporate Data Management festigen”, erläutert Christian Sohn, Sprecher der Geschäftsleitung von zetVisions, die strategische Erweiterung des Angebots. Die Einführung der Mietmodelle markiere einen weiteren Schritt in Richtung der Transformation von zetVisions zu einem SaaS-Unternehmen.
Die On-Premises Mietmodelle bieten Kunden eine Reihe von Vorteilen:
- Datenkontrolle: Volle Kontrolle über sensible Daten auf internen Servern;
- Sicherheit: Individuelle Sicherheitsmaßnahmen gegen externe Bedrohungen;
- Anpassungsfähigkeit: Flexible Software- und Infrastrukturanpassungen;
- Compliance: Einfache Einhaltung von Vorschriften in regulierten Branchen;
- Schnelle Reaktion: Agilität durch interne IT-Teams;
- Kostenkontrolle: Vorhersehbare Kosten, „Flatrate” für Funktionsmodule;
- Unabhängigkeit: Reduzierte Abhängigkeit von Drittanbietern.
Die Umstellung von einem gekauften Lizenzmodell zu einem Mietmodell kann für Unternehmen eine Verschiebung von Ausgaben für langfristige Investitionen in Vermögenswerte (CapEx) zu Ausgaben für den täglichen Betrieb (OpEx) bedeuten. Mit der Umstellung vom Kaufen zum Mieten und damit verbunden von einmaligen Zahlungen im Voraus zu regelmäßigen Mietgebühren werden anfängliche Investitionen reduziert und Kosten besser an die tatsächliche Nutzung angepasst. Durch die Reduzierung von Investitionsausgaben können Unternehmen ihr Finanzierungsrisiko minimieren und das Working Capital verringern, es stehen mehr liquide Mittel zur Verfügung.
„Unsere Mietmodelle bieten Unternehmen planbarere Kosten und mehr Flexibilität bei sich ändernden Geschäftsanforderungen”, so Sohn. Die Einführung der On-Premises Mietmodelle unterstreiche zudem das Engagement von zetVisions für die bedarfsgerechte Unterstützung seiner Kunden und die kontinuierliche Weiterentwicklung innovativer Lösungen.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unter-nehmen entwickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsma-nagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche Konzerne mittelstän-dische Unternehmen sowie Kommunen, Softwarelösungen von zetVisions.
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zetVisions stellt erstes Saas-Produkt vor
Insighter markiert den Anfang der Transformation der zetVisions-Produkte hin zu Software-as-a-Service (SaaS). zetVisions Insighter ist das erste SaaS-Produkt des Unternehmens und ein bedeutender Schritt in Richtung einer schnelleren Bereitstellung von Softwarelösungen, reduzierten Kosten, erhöhter Flexibilität und Skalierbarkeit sowie einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit. Im Rahmen der Entwicklung wurde das User Interface von Insighter komplett überarbeitet und auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten.
„Wir haben mit Insighter ein leichtgewichtiges, leistungsstarkes, leicht konfigurierbares und benutzerfreundliches System geschaffen, ”, betont Patrick Le Jeune, Entwicklungsleiter von Insighter. „Unsere Softwarelösung deckt das gesamte Spektrum unterschiedlichster Anwendungsfälle ab, von global agierenden Unternehmen mit SAP-Infrastruktur bis hin zu kleineren infrastrukturunabhängigen Organisationen.” Durch diese Vielseitigkeit stärke zetVisions seine Position als führendes europäisches Kompetenzzentrum für das Beteiligungsmanagement weiter.
Seit der Entwicklung von Insighter im Jahr 2000 hat zetVisions kontinuierlich daran gearbeitet, die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern. Derzeit vertraut eine Vielzahl von Kunden – unter anderem aus den Branchen Versicherung, Industrie, Energie und Handel – in Deutschland, Frankreich, Belgien, den Niederlanden, der Schweiz, Österreich, Monaco und den Vereinigten Staaten auf Insighter.
Heute wird die Software genutzt, um den Überblick über die Beteiligungen und Vorstandsmitglieder von insgesamt 17.000 Konzernunternehmen zu behalten. Die kleinste Konfiguration wird von einem einzigen Benutzer in der Hauptverwaltung verwendet, die größte Konfiguration von mehr als 700 Personen weltweit. Die Größe der von Insighter verwalteten Gruppen reicht von weniger als 100 bis zu mehr als 2000 Beteiligungen und Niederlassungen.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unternehmen entwickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsmanagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche Konzerne mittelständische Unternehmen sowie Kommunen, Softwarelösungen von zetVisions.
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zetVisions mit neuem Markenauftritt
„Uns geht es darum, weniger die Technologie in den Mittelpunkt zu stellen, sondern den Menschen, dem wir mit unseren Lösungen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Das kommunizieren wir mit dem neuen Claim ‚smart decisions with excellent data‘”, erläutert Christian Sohn, Vorsitzender der Geschäftsführung von zetVisions. Das Nutzenversprechen für die Kunden drehe sich um die Begriffe Weitblick, Sicherheit, Struktur, Klarheit, Erfolg, Transparenz, Perspektiven und Exzellenz. „Für unsere Kunden sind wir Entscheidungsermöglicher, Pulsberuhiger, Gelassenheitsmacher, Zeitgewinner, Erfolgsbringer”, so Sohn weiter.
Der neue Markenauftritt ist ein wichtiger Teil der Wachstumsstrategie, mit der zetVisions seinen Kunden- und Mitarbeiterstamm kontinuierlich weiter ausbauen will. Kundenseitig geht es dabei sowohl um das Beteiligungsmanagement – hier will zetVisions seine Position als europäischer Marktführer weiter ausbauen – als auch um das Stammdatenmanagement mit dem Ziel, einer der weltweit Top-10 Lösungsanbieter zu werden. Das Stammdatenmanagement ist ein absoluter Wachstumsmarkt in den nächsten Jahren.
„Der Wandel zu einem Lösungsanbieter rund um Datenmanagement und Datenanalyse erfordert neben einer Neuausrichtung der Kommunikation auch eine Transformation der Organisation“, erläutert Sohn. „Wir wandeln uns zu einer agilen Netzwerk-Organisation. Wir gehen weg von Hierarchien, Entscheidungen werden dort getroffen, wo das Wissen und die Erfahrung sind.“ Ein wichtiger Baustein der Wachstumsstrategie sei zudem ein vitales Partner-Ökosystem, um die hauseigene Expertise systematisch zu erweitern. Dabei stehen aktuell Beratungs- und Technologiepartnerschaften im Zentrum. Beratungspartnerschaften ergänzen das hauseigene Consulting. Technologiepartnerschaften bieten sich dort an, wo es nicht sinnvoll ist, für technische Anforderungen Softwarefunktionen selbst zu entwickeln, die es bereits als Standard am Markt gibt.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unter-nehmen entwickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsma-nagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche Konzerne mittelstän-dische Unternehmen sowie Kommunen, Softwarelösungen von zetVisions.
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zetVisions erweitert Geschäftsführung
Christian Sohn, seit 1. Januar 2022 Geschäftsführer von zetVisions, übernimmt den Vorsitz der Geschäftsführung. Sein Fokus wird auf dem starken Wachstum mittels Neukunden, sowie dem Thema Innovation liegen. Zu den von Sohn verantworteten Unternehmensbereichen gehören das Produktmanagement, die Softwareentwicklung, Marketing und Vertrieb, Consulting und Presales sowie das Transformation Office, in dem die Fäden der bereits begonnen Transformation zusammenlaufen.
„Mit Blick auf die Größe, die zetVisions erreicht hat, und auf das, was wir uns an Wachstum vorgenommen haben, ist eine Aufteilung und Fokussierung der Verantwortung in der Geschäftsleitung sinnvoll“, kommentiert Sohn. Durch die geplanten Veränderungen gebe es in allen Unternehmensbereichen zahlreiche Aufgaben, die einen strukturierten Angang fordern.
„Wir wollen Kunden – Bestandskunden wie Neukunden – einen spürbaren Mehrwert bieten. Dazu wollen wir uns als Organisation weiterentwickeln, agil sein, innovativ sein, anpassungsfähig und dabei vor allem schnell sein“, ergänzt Tischner.
zetVisions will seine Wachstumsstrategie weiter forcieren und den Kunden- und Mitarbeiterstamm kontinuierlich weiter ausbauen. Kundenseitig geht es dabei sowohl um das Beteiligungsmanagement – hier ist zetVisions europäischer Marktführer – als auch um das Stammdatenmanagement, wobei ein starker Fokus auf letzterem liegt. Ein wichtiger Baustein der Wachstumsstrategie ist zudem ein vitales Partner-Ökosystem, um die hauseigene Expertise systematisch zu erweitern.
Die 2001 gegründete zetVisions GmbH ist ein Softwareanbieter für Corporate Data Management. Das Unternehmen ent-wickelt und implementiert Lösungen für das Beteiligungs- und das Stammdatenmanagement und ist mit der Kompetenz und Erfahrung aus über 400 Projekten europäischer Marktführer für Beteiligungsmanagement-Software. Die Lösungen von zetVisions stellen Datenqualität sicher, reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Arbeitsabläufe. Heute nutzen 200 Kunden in Europa, darunter zahlreiche DAX- und MDAX-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen, Softwarelösungen von zetVisions.
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zetVisions Usergroup Beteiligungsmanagement 2022 (Konferenz | Frankfurt am Main)
Ziel dieser etablierten und regelmäßigen Veranstaltung ist es, den Dialog zwischen Kunden und dem Produktmanagement der zetVisions zu fördern und damit die weitere Entwicklung der zetVisions-Anwendungen zu beeinflussen.
Nutzen Sie für Ihre Anmeldung bitte unser Online-Anmeldeformular und vermerken Sie im Anmerkungsfeld, für welche Session (AMI, CIM, Insighter) Sie sich interessieren. Vielen Dank!
Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung.
Eventdatum: Mittwoch, 14. September 2022 09:00 – 17:00
Eventort: Frankfurt am Main
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Eventdatum: Mittwoch, 30. November 2022 15:00 – 15:30
Eventort: Online
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