Dass bestellte Ware zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar ist, wird für produzierende Unternehmen angesichts von just-in-time-Konzepten zum kritischen Faktor. Ansonsten drohen erhebliche Komplikationen wie der Stillstand ganzer Produktionsstraßen. Deshalb ist es wichtig, dass ein Lieferant die Bestellung exakt bedient und bestätigt. Die neue Lösung von WMD unterstützt SAP-Anwender dabei, indem sie eingehende Auftragsbestätigungen des Lieferanten automatisiert mit der zugrunde liegenden Bestellung in SAP MM vergleicht und Abweichungen sofort kenntlich macht.

Eingehende Auftragsbestätigungen aus allen verfügbaren Eingangskanälen werden automatisch erfasst, indem sie in den Prozess der OCR und Datenextraktion überführt werden. Ein hochkomplexes Regelwerk analysiert im Freiformformat alle Inhalte des Beleges und prüft, ob die Angaben plausibel und rechnerisch richtig sind. Ihre Leseergebnisse gleicht die Lösung mit vorhandenen SAP-Daten ab, hier mit den Bestellungen in SAP MM.
Ein Mitarbeiter, z.B. im Einkauf, erhält die digitalisierte und analysierte Auftragsbestätigung anschließend zur Validierung im SAP GUI. Dabei arbeitet er aus einer Liste (xFlow Order Confirmation Monitor) heraus. Die Validierung in SAP wird unterstützt durch farbliche Hervorhebungen auf dem angezeigten Bild. Mittels einer Ampelfunktion – wahlweise auf Kopf- oder Positionsebene – zeigt xFlow Order Confirmation mögliche Abweichungen zur Bestellung an und wo sich diese befinden. Standardmäßig werden die Werte Menge, Preis und Liefertermin abgefragt, projektspezifisch kann auch der Lieferort abgeglichen werden.

Über direkten Absprung in die Bestellung sieht der Mitarbeiter Details ein und kann Anpassungen vornehmen, z.B. die Bestellung als Ganzes oder einzelne Positionen stornieren. Er kann den Lieferanten über unterschiedliche Textvorlagen anschreiben; ausgehende Mails werden automatisch als Anhang an den aktuellen Vorgang geheftet und archiviert. Über Adhoc-Workflows kann der Mitarbeiter das Workitem auch innerhalb des Unternehmens weiterleiten, z.B. an die Abteilung „Produktion“ mit der Aufgabe „Überprüfung/Bestätigung der Lieferterminabweichung.“

Zeitkritische Vorgänge, bei denen die Bearbeitung z. B. zu lange dauert, sind über das Auftragsbestätigungsbuch jederzeit einsehbar. Dabei sorgen automatisierte Erinnerungen und Eskalations-E-Mails für einen reibungslosen Ablauf. Durch diese und weitere Funktionen wie Wiedervorlage und automatische Weiterleitung ist sichergestellt, dass alle in den Prozess involvierten Personen frühzeitig informiert sind, an wichtige Fristen erinnert werden und auf Abweichungen rechtzeitig reagieren können. Über einfaches Customizing lässt sich der Prüfungsprozess optimal auf die Unternehmensanforderungen abstimmen.

Neben Auftragsbestätigungen verarbeitet die neue Lösung zusätzlich Lieferavise. Auch diese werden ausgelesen und mit der vorliegenden SAP-Bestellung abgeglichen.