2025 wird die E-Rechnung Pflicht: Darauf kommt es an
Was ändert sich 2025 mit der E-Rechnungspflicht?
Künftig wird die E-Rechnung im Handwerk – wie im gesamten B2B-Geschäft – zur Pflicht. Stichtag ist der 1. Januar 2025. Ab diesem Zeitpunkt müssen Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Auftraggeber gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Mit der allgemeinen Pflicht soll diese nun auch konsequent und über alle Branchen hinweg eingefordert werden.
Vorteile: Warum Handwerksbetriebe von der E-Rechnung profitieren
Ob als Rechnungsempfänger oder als Rechnungssteller – die E-Rechnung lohnt sich. Ordnerberge, Kaffeeflecken und ölverschmierte Rechnungen gehören mit der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 der Vergangenheit an. Die Vorteile im Überblick:
- Es entstehen keine Fehler bei der manuellen Übertragung von Zahlen und Daten.
- Mit einem entsprechenden Programm werden Materialrechnungen automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet
- Arbeitgeber können E-Rechnungen einfacher überprüfenund somit schneller begleichen
- Durch die papierlose Übermittlung werden Zeit und Kosten beim Steuerberater gespart
- Die Archivierung wird vereinfacht
Was ist eine E-Rechnung?
Anstatt eine Rechnung auf Papier auszudrucken oder einfach nur als PDF per E-Mail zu verschicken, wird bei einer elektronischen Rechnung ein spezielles, strukturiertes Datenformat verwendet. Dieses Format kann von Computersystemen direkt gelesen und verarbeitet werden, ohne dass jemand die Daten eingeben muss. Es ist also keine manuelle Übertragung in das Buchhaltungssystem notwendig, die Daten werden automatisch übernommen und verarbeitet.
Beispiele für ein solches strukturiertes Datenformat sind ZUGFeRD oder XRechnung, welche basierend auf einem XML-Format Daten übermitteln. Die Erstellung und Verarbeitung des Formats wird jedoch vom Rechnungsprogramm übernommen. Sie müssen sich also nicht mit den technischen Details auseinandersetzen, wenn Sie ein System verwenden, das E-Rechnungen unterstützt.
XRechnung ist das deutsche Standardformat, das den EU-Richtlinien entspricht und von öffentlichen Auftraggebern verwendet werden muss. XRechnung ist jedoch ein reiner XML-Datensatz und ist daher nur maschinell lesbar. Das hybride Format ZUGFeRD ist eine Kombination aus strukturierten Daten und für Menschen lesbarem PDF. Zur einfacheren Handhabung empfehlen wir Handwerksbetrieben daher den Einsatz einer Software, die ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und erstellen kann.
Eine E-Rechnung enthält – ähnlich wie eine Papierrechnung – immer dieselben Informationen:
- Name
- Lieferantenanschrift
- Anschrift des Leistungsempfängers
- Rechnungsnummer
- Bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-Identifikationsnummer
- Fälligkeitsdatum der Zahlungssumme
- ergänzende Zahlungsbedingungen
- Bankverbindung des Zahlungsempfängers
- De-Mail oder E-Mail des Rechnungsstellers
ACHTUNG: Eine digitale Rechnung ist nicht dasselbe wie eine elektronische Rechnung! Digitale Rechnungen sind beispielsweise PDF-Dateien, Rechnungen im Word-Format oder eingescannte Papierrechnungen. Sie alle lassen sich digital einsehen und verarbeiten, sind aber keine elektronische Rechnung im vorgesehenen Format.
Es kann also nicht von einer digitalen Rechnungspflicht ab 2025 gesprochen werden. Die Pflicht bezieht sich auf E-Rechnungen!
Eckdaten zur E-Rechnungspflicht ab 2025
In Ländern wie Italien besteht die Pflicht zur E-Rechnung bereits seit Jahren und sorgt für mehr Transparenz im Rechnungswesen. In Deutschland wird die E-Rechnungspflicht seit 2020 schrittweise eingeführt. Business-to-Government-Transaktionen (B2G) wurden bereits auf E-Rechnungen umgestellt. Ab 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Das Ausstellen von E-Rechnungen ist erst ab 2027 Pflicht, für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro ab 2028.
Ausnahmefälle von der elektronischen Rechnungspflicht
Es gibt ein paar Ausnahmen bei der Pflicht zur E-Rechnung. Es bedarf keiner elektronischen Rechnung in folgenden Fällen:
- Rechnungen an Privatpersonen
- Steuerfreie Leistungen nach 4 Nummer 8 bis 29 UStG (zum Beispiel die Vermietung von Immobilien an Unternehmen)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
- Fahrausweise
Wichtig: Werden mehrere Kleinbetragsrechnungen zu einer Gesamtrechnung zusammengefasst, wie dies im Handwerk häufig der Fall ist, ist eine E-Rechnung erforderlich.
Das passende Programm für die Pflicht zur E-Rechnung 2025
Da die Pflicht zum Empfangen von E-Rechnungen kurz bevorsteht, sollten sich Unternehmen auf diese Änderung vorbereiten und sich über E-Rechnungsprogramme informieren.
Für Handwerksbetriebe eignen sich Softwaresysteme, die neben der Rechnungsstellung weitere Funktionenübernehmen. So kann die gesamte Projektabwicklung digitalisiert und alle Aufgaben von einer Plattform aus gesteuert werden.
Wie bereiten Sie sich auf die Umstellung von analogen Rechnungen auf elektronische Rechnungen vor? Planen Sie Ihre nächsten Schritte:
- Informieren Sie sich über die E-Rechnung und die beiden gängigsten Formate ZUGFeRD und XRechnung.
- Überprüfen Sie Ihre bestehende Infrastruktur auf mögliche Updates für den Empfang und die Erstellung von E-Rechnungen sowie die Integration in andere bestehende Systeme.
- Testen Sie Software und Programme, welche die E-Rechnung anbieten und entscheiden Sie sich für einen Anbieter.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und passen Sie die Arbeitsabläufe an die neue Rechnungsstellung an.
- Kommunizieren Sie die Umstellung auch Ihren Geschäftspartnern und Kunden und aktualisieren Sie die für die E-Rechnung relevanten Daten.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnungspflicht im B2B
Im Folgenden erhalten Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen rund um das Thema E-Rechnungspflicht und alle Neuerungen ab 2025.
Warum wird die E-Rechnung für B2B-Unternehmen Pflicht?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ist Teil einer Reihe von Maßnahmen, welche die EU im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA-Initiative) beschlossen hat. Ein zentrales Meldesystem und die elektronische Rechnungspflicht sollen die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Geschäftsvorgängen verbessern. Ziel ist die Verringerung der Fälle von Umsatzsteuerbetrug. In Deutschland wird die ViDA-Initiative mit dem Wachstumsgesetz in nationales Recht gegossen.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Grob gesagt gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen. Konkret: Alle steuerbaren Leistungen, die zwischen Unternehmen abgeschlossen werden, müssen künftig als E-Rechnung ausgestellt werden, sofern Leistungserbringer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Gegenüber öffentlichen Auftraggebern wurde die E-Rechnungspflicht in Deutschland bereits umfassend für alle Dienstleister und Lieferanten eingeführt.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Um Unternehmen zu entlasten, wurde eine Übergangsregelung für die E-Rechnungspflicht geschaffen. Ab 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, für Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro erst ab 2028.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen aus dem Ausland?
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur inländische Rechnungen. Allerdings nimmt die Relevanz von E-Rechnungen besonders im EU-Ausland zu. In folgenden Ländern sind E-Rechnungen bereits weitestgehend implementiert oder werden 2024 Pflicht:
- Belgien
- Dänemark
- Finnland
- Frankreich
- Italien
- Polen
- Slowenien
- Spanien
Darüber hinaus wird die E-Rechnungspflicht derzeit in Bulgarien, Rumänien, Schweden und in der Slowakei erwogen. Außerhalb der EU sind Saudi-Arabien, Taiwan und die Türkei Vorreiter der E-Rechnungspflicht.
Welche Rechnungssoftware eignet sich für die Umsetzung der elektronischen Rechnungspflicht?
Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware sollten Sie verschiedene Faktoren im Blick haben. Zum einen sollten Sie eine Software auswählen, welche die beiden gängigen E-Rechnungsstandards in Deutschland „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ unterstützt. Zum anderen spielen Unternehmensgröße, Anzahl der zu verarbeitenden Rechnungen und weitere unternehmensspezifische Anforderungen eine Rolle. Folgende Fragen können Ihnen helfen, die passende Software zu finden:
- Ist eine Integration zu bestehenden Unternehmenssystemen möglich? (etwa zu SAP oder anderen ERP-Systemen und Buchhaltungssystemen)
- Enthält die E-Rechnungssoftware weitere Funktionen für Buchhaltung und Rechnungswesen?
- Ist die Software cloudbasiert und kann somit auch von unterwegs bedient werden?
- Wie viel kostet die E-Rechnungssoftware?
Können E-Rechnungen von unterwegs erstellt und versendet werden?
Ja, E-Rechnungen können problemlos von unterwegs erstellt und versendet werden, sofern Sie eine Rechnungssoftware nutzen, die cloudbasiert ist oder eine mobile App anbietet.
Lässt sich eine E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen?
Nein, mit Word und Excel können keine E-Rechnungen erstellt werden. Dies ist technisch nicht möglich und würde auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) widersprechen. Nach den GoBD müssen Rechnungen revisionssicher erstellt werden, d.h. sie dürfen nicht mehr veränderbar sein. Da dies in Office-Programmen nicht gewährleistet ist, sollte ohnehin auf gesetzlich anerkannte Rechnungen zurückgegriffen werden. Informieren Sie sich, was die GoBD darüber hinaus für das Handwerk regeln.
Wie viel kostet die Umstellung auf ein elektronisches Rechnungssystem?
Die Kosten für die Umstellung auf ein elektronisches Rechnungssystem können je nach Unternehmensgröße, den gewählten Lösungen und den spezifischen Anforderungen erheblich variieren. Kalkulieren Sie bei Ihrer Kostenrechnung folgende Faktoren ein:
- Lizenzkosten für die Software oder Hardware-Kosten
- Einrichtung und Implementierung der Software
- Schulung der Mitarbeitenden
- Integration in bestehende Systeme
- Wartung und Support
Die Gesamtkosten der Umstellung können für kleine Unternehmen im niedrigen vierstelligen Bereich beginnen, während größere Unternehmen oder komplexere Umstellungen schnell in den mittleren bis hohen fünfstelligen Bereich gehen können.
Sicher durch die E-Rechnungspflicht mit Handwerksbüro Live
Die bevorstehende Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 stellt Handwerksbetriebe vor neue Herausforderungen, bietet aber auch erhebliche Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Nutzen Sie daher die Übergangsregelung zur E-Rechnungspflicht zu Ihrem Vorteil und treffen Sie frühzeitig die notwendigen Vorbereitungen.
„Handwerksbüro Live“ des Fachmedienhauses WEKA Media bietet hierfür eine effiziente und zukunftssichere Lösung. Stellen Sie den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und -bearbeitung direkt auf das elektronische Format um und gehen sorgenlos in das nächste Jahr.
Unsere Empfehlung: Handwerksbüro Live
Mit „Handwerksbüro Live“ erstellen Sie im Handumdrehen Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen. In der Info-Ansicht erhalten Sie schnell einen Überblick über den aktuellen Status aller Rechnungen.
Flexibel unterwegs: Sie können „Handwerksbüro Live“ von verschiedenen Geräten aus bedienen. Ob Smartphone, Tablet oder PC – solange Sie eine stabile Internetverbindung haben, lässt sich das Programm von überall aus nutzen. „Handwerksbüro Live“ ist ein umfassendes System, mit dem Sie neben der Rechnungsstellung viele weitere Funktionen erledigen können:
- Kunden- und Projektverwaltung
- Zeiterfassung und Planung von Terminen
- Angebote und Kalkulationen
- öffentliche Ausschreibungen
- Arbeitsberichte und Bautagebücher
PLUS: Für die schnelle Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen stehen über 7000 Kalkulationsdaten und vorformulierte Leistungstexte zur Verfügung.
Weka Media GmbH & Co. KG
Römerstraße 4
86438 Kissing
Telefon: +49 (8233) 23-0
https://www.weka.de
Kommunikation
E-Mail: isabelle.ruhrmann@weka.de
WEKA Media stellt auf der BAU 2025 seine Softwarelösungen vor
Die Herausforderungen der Baubranche sind groß und vielfältig – kreative Lösungen werden in allen Bereichen gesucht. Mit seinen innovativen, bedarfsorientierten Programmen bietet WEKA Media konkrete Lösungen für die täglichen Anforderungen von Bauhandwerkern, Architekten und Ingenieuren beim Planen, Kalkulieren und Abrechnen von Bauaufträgen.
Handwerksbüro Live
Die Software „Handwerksbüro Live“ für die tägliche Büroarbeit im Bauhandwerk bildet die komplette Auftragsabwicklung am Bau übersichtlich und zuverlässig ab – von Angebotserstellung über Zeiterfassung und Mitarbeiterplanung bis hin zu Rechnungsstellung und Abnahmeprotokoll.
Über 7.000 integrierte SIRADOS-Kalkulationsdaten und vorformulierte Leistungstexte ermöglichen schnelle und präzise Kostenschätzungen sowie effiziente und nachvollziehbare Angebots- und Rechnungserstellungen. Ob auf der Baustelle oder im Büro: Die Daten sind jederzeit von jedem Gerät und an jedem Ort online aufrufbar.
Arbeitsberichte, Bautagebücher und mobile Aufmaße mit Bildern und Kommentaren werden direkt mobil erfasst und unterschrieben. Grundrisse, Fotos und Videos sind immer dabei. Arbeitszeiten werden automatisch per App erfasst und in die Nachkalkulation integriert. Der Überblick über Projekte, Einsatzplanung und Forderungen ist stets gewährleistet. Auch die Umstellung auf die ab Januar 2025 gesetzlich E-Rechnung gelingt mit der integrierten Lösung von „Handwerksbüro Live“ mühelos.
Baudokumentation Live
Die „Baudokumentation Live“ von WEKA Media ist die intuitiv einfache Software für Bautagesberichte. Die Cloud-Plattform verbindet Büro und Baustelle in Echtzeit und gewährleistet eine nahtlose und transparente Zusammenarbeit des Teams: Alle Beteiligten können sich von PC, Notebook oder Smartphone einloggen, direkt „online“ arbeiten und jederzeit auf die aktuellen Daten, Notizen, Fotos und Sprachmemos zugreifen.
SIRADOS Baudaten
Seit 1984 dokumentiert SIRADOS Baupreise in Deutschland. Die Zusammenstellung erfolgt unabhängig von Interessen der Industrie oder deren Verbänden. Diese Neutralität gewährleistet eine objektive und realistische Marktdokumentation. Die stets aktuellen und seit nun 40 Jahren bewährten Baudaten von „SIRADOS“ sind daher die perfekte Grundlage für sichere Ausschreibung, Vergabe, Kostenplanung sowie Angebotserstellung.
„Seit vielen Jahren bieten wir Bauhandwerkern, Architekten und Ingenieuren mit unseren praxisnahen Softwarelösungen für die Planung, Kalkulation, Ausführung und Abrechnung von Bauaufträgen kreative, zuverlässig Lösungen für die täglichen Anforderungen bei der Abwicklung von Immobiliengeschäften“, sagt Ludolf Karletshofer, Leitung Produktmanagement und Marketing bei WEKA Media. „Mit unseren neuen, sicheren Cloud-Lösungen verbinden wir Büro und Baustelle mühelos miteinander und erleichtern den Baualltag noch weiter! Wir freuen uns, dies auf der BAU 2025 in München vorzustellen!“
Einen Überblick über seine Angebotspalette gibt das Fachmedienhaus WEKA Media auf der BAU 2025 in München. Am Stand C3/505 der weltweit größten Fachmesse für Architektur, Materialien und Systeme können sich Besucher detailliert zu den einzelnen Software-Modulen informieren und die Software ausprobieren.
Die WEKA Media GmbH & Co. KG ist eines der führenden Medienunternehmen in Deutschland im Business-to-Business- und Business-to-Government-Bereich. Das Unternehmen bietet Fach- und Führungskräften thematisch breit gefächerte praxisorientierte Lösungen für die tägliche Arbeit u.a. in den Bereichen Arbeitssicherheit, Architektur, Bauhandwerk, Datenschutz und Management. Das Spektrum der Produkte und Services reicht von Software-, Online- und Printprodukten bis hin zu E-Learning-Angeboten, Seminaren und Großkundenlösungen.
WEKA Media ist ein Unternehmen der europaweit tätigen WEKA Group. Die unter dem Dach der WEKA Group geführten Medienunternehmen beschäftigen derzeit 980 Mitarbeiter und erwirtschafteten 2023 einen Umsatz von rund 196 Millionen Euro.
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WEKA Media stellt auf der Learntec 2024 seine digitalen Lernwelten vor
Die stetig zunehmende Digitalisierung ändert unser Leben, Arbeiten und Lernen. So ist berufliche Weiterbildung ohne den Einsatz digitaler Medien inzwischen kaum noch vorstellbar. In Unternehmen wird technologiegestütztes Lernen zunehmend in Prozesse integriert. Dabei sind innovative, bedarfsorientierte, flexible Lösungen gefragt, die eine Verbindung von Lernen und Arbeit vernetzen und eine gezielte Erlangung von Know-how ermöglichen. Seit vielen Jahren gestaltet WEKA Media digitale Lernwelten für Unternehmen. Einen Überblick über seine Angebotspalette gibt das Fachmedienhaus auf der Learntec in Halle 1 auf Stand D48.
WEKA-WebTrainer für die Durchführung von Sicherheitsunterweisungen
Kerngeschäft der WEKA Media ist die Unterstützung von Unternehmen bei der Durchführung und Dokumentation der für sie erforderlichen Sicherheitsunterweisungen. Die WEKA-WebTrainer bieten eine große Auswahl digitaler Unterweisungslösungen auf höchstem Niveau: mit von bewährten Experten fundiert und praxisgerecht aufbereitetem Wissen in jeder Sprache, kompakten, multimedialen Lerneinheiten und interaktiven Lernelementen in unterschiedlichen Dateiformaten (SCORM, xAPI), z.B. zu den Themen Arbeitsschutz, Produktsicherheit, Compliance, Informationssicherheit oder Datenschutz.
SafetyClips by WEKA für die Sensibilisierung von Mitarbeitenden
Ebenfalls im Fokus der Präsentation steht die Onlineplattform „SafetyClips by WEKA“, die Unternehmen ein wirkungsvolles Instrument für Sicherheitsunterweisungen an die Hand gibt: Mit mikrokleinen, unterhaltsamen Lernvideos unterweisen sich Mitarbeitende selbst und eigenverantwortlich zu Themen wie Sicherheit am Arbeitsplatz, Compliance oder Umweltschutz. Die Lerneinheiten lassen sich zeit- und ortsunabhängig in den Arbeitsalltag integrieren, die launigen Bilder wecken Lust am Thema, der Lerneffekt ist verblüffend und der jeweilige Unterweisungsstatus wird automatisch dokumentiert.
ELUCYDATE Online-Training für Soft Skills, Business Basics und Digitalkompetenz
Die mehrfach mit dem Comenius-EduMedia-Siegel ausgezeichnete Online-Trainingsplattform „ELUCYDATE“ von WEKA Media bietet Unternehmen und deren Mitarbeitern in derzeit über 90 modular aufgebauten E-Learning-Kursen in drei Sprachen konzentriertes und anwenderorientiertes Business-Wissen für ein modernes und selbstorganisiertes Lernen. Die behandelten Themenbereiche des strategischen Kursportfolios decken die relevanten Skills für die Arbeitswelt 4.0 ab und gehen von
Kommunikation, Gesundheit und Digitalisierung über persönliche Entwicklung, Kreativität und Effektivität bis hin zu Management.
WEKA-Lernmanagementsystem
Die Entscheidung für ein Lernmanagementsystem ist die Basis für eine funktionierende digitale Lernwelt. Das cloudbasierte WEKA-Lernmanagementsystem von WEKA Media ist eine einfache, leistungsstarke, flexible Plattform, die 2023 von der Redaktion des eLearning Journals mit der Note „Sehr gut“ ausgezeichnet wurde. Mit dem „WEKA LMS“ können Unterweisungen und Schulungen in Unternehmen leicht eingeführt und organisiert werden. Es basiert praxisgerecht auf der vorkonfigurierten Open-Source-Software „ILIAS“ und steht als „Software as a Service“ (SaaS) zur Verfügung, sodass eine umständliche Installation entfällt und eine Implementierung in kurzer Zeit möglich ist. Durch Funktionserweiterungen, eigenentwickelte Plugins und Lern-Content ist ein gezielter Zuschnitt auf die speziellen Anforderungen der jeweiligen Betriebe mühelos möglich. Unternehmen steht damit ein benutzerfreundliches, schnell einsatzfähiges Lernmanagementsystem mit einem erfahrenen Support-Team als Unterstützung zur Verfügung.
„Arbeit 4.0 bedeutet auch Lernen 4.0“, sagt Ludolf Karletshofer, Leitung Produktmanagement und Marketing bei WEKA Media. „Seit vielen Jahren sind wir als Full-Service-Anbieter ein zuverlässiger Partner für alle Herausforderungen rund um die digitale Weiterbildung in Unternehmen. Wir bieten mit unserem umfassenden digitalen Weiterbildungs-Produktportfolio flexibles, zeitgemäßes Corporate Learning und freuen uns, dies auf der Learntec 2024 vorzustellen!“
Weitere Informationen:
WEKA-Präsentation in Halle 1 auf Stand D48 des Karlsruher Messegeländes
www.weka.de
www.elucydate.de
www.weka-elearning.de
Die WEKA Media GmbH & Co. KG ist eines der führenden Medienunternehmen in Deutschland im Business-to-Business- und Business-to-Government-Bereich. Das Unternehmen bietet Fach- und Führungskräften thematisch breit gefächerte praxisorientierte Lösungen für die tägliche Arbeit u.a. in den Bereichen Arbeitssicherheit, Architektur, Bauhandwerk, Datenschutz und Management. Das Spektrum der Produkte und Services reicht von Software-, Online- und Printprodukten bis hin zu E-Learning-Angeboten, Seminaren und Großkundenlösungen.
WEKA Media ist ein Unternehmen der europaweit tätigen WEKA Group. Die unter dem Dach der WEKA Group geführten Medienunternehmen beschäftigen derzeit 980 Mitarbeiter und erwirtschafteten 2023 einen Umsatz von rund 196 Millionen Euro.
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