2016 befragte XING Events um die 2.500 deutsche und internationale Eventveranstalter. Diese setzen bereits digitale Lösungen, z. B. für E-Mail-Kampagnen, Online-Vermarktung und Online-Ticketing ein. Dadurch konnten 75 % der Veranstalter ihre Prozesse signifikant verbessern. Gleichzeitig befürchten Veranstalter eine steigende technische Komplexität. Diese Befürchtung ist nicht von der Hand zu weisen. Denn oftmals übernehmen verschiedene technische Lösungen verschiedene Aufgaben im Eventmanagement. Die Folge sind redundante Teilnehmerdaten in mehreren Systemen und verschiedene Logins für Mitarbeiter.

Die Lösung ist jedoch nicht eine All-in-one-Software zu finden, die alles kann. Das wäre wie eine Stecknadel im Heuhaufen zu suchen. Die realistische Lösung ist, sich die Werkzeuge rauszusuchen, mit denen sich die Event-Aufgaben am besten lösen lassen, und sie dann intelligent miteinander zu vernetzen. So entsteht ein Gesamtsystem mit einem Login und einer zentralen Datenbank für alle Teilnehmerdaten. Als Basis setzte visual4 auf die CRM-Software 1CRM.

Die richtigen Tools für alle Aufgaben im Eventprozess

Der komplette Eventprozess lässt sich abbilden mithilfe eines vernetzten Systems von CRM, CMS und Online-Shop. Damit lassen sich Teilnehmer und Dozenten managen, E-Mails und Newsletter versenden, Veranstaltungen auf der Website präsentieren und über den Online-Shop direkt Tickets verkaufen. Eventmitarbeiter arbeiten jedoch hauptsächlich im CRM-System. Dieses verteilt dann die Informationen automatisch an die angebundene Website und den angebundenen Online-Shop.

Der Startschuss für Veranstaltungen – die Vermarktung

Um Veranstaltungen zu vermarkten – intern wie extern – bietet es sich an, das Event auf einer Website zu präsentieren. Dort finden Interessenten alle Informationen und Downloads. Über die Mailing-Funktion des CRM-Systems lassen sich dann Newsletter-Kampagnen erstellen und auf kommende Veranstaltungen hinweisen oder gezielt einzelne Kontakte oder Zielgruppen einladen.

Tools: Kombination aus 1CRM und WordPress

Events auf die Beine stellen – die Organisation

Wer zu Events einlädt, braucht natürlich Dozenten, Trainer oder Referenten, die die Veranstaltung durchführen. Genauso müssen Veranstalter Räume und Hotelzimmer buchen, Namensschilder ausdrucken, Infos per Mail versenden und ggf. Unterlagen und Tickets bereitstellen.

Im CRM-System finden Organisatoren eine Liste bereits zuvor gebuchter Referenten, Räume etc. Diese Liste lässt sich filtern, z. B. nach Ort oder Thema. Auf diese Weise lassen sich schnell Referenten und Räume aussuchen, anfragen und dann einer Veranstaltung zuweisen.

Akzeptieren Teilnehmer die Event-Einladung oder buchen Sie einen Platz direkt online, dann fließen diese Informationen ebenfalls direkt ins CRM-System. So lassen sich einfach Teilnehmerlisten erstellen und Namensschilder über das CRM-System ausdrucken.

Informationen lassen sich zum einen auf der Website bereitstellen, z. B. über einen Smart-Service-Bereich und zum anderen über Mailings. Gerade bei größeren Dateien wie Bilder oder Videos bietet es sich an, die Website als Informationsplattform zu nutzen. Änderungen im Veranstaltungsort oder Erinnerungen lassen sich am besten über die Mailingfunktion des CRM-Systems Teilnehmern mitteilen.

Tools: Kombination aus 1CRM und WordPress als Smart-Service-Portal

Online-Tickets anbieten – der Verkauf

Bei großen Veranstaltungen sind oftmals Kassensystem im Einsatz, die Barcodes einlesen können. Damit lässt sich recht einfach feststellen, wer von den angemeldeten Teilnehmern tatsächlich da war. Solche Event-Tickets mit Barcode lassen sich direkt über das CRM-System automatisiert erstellen und dann über den Online-Shop verkaufen und zum Selbstausdrucken anbieten.

Eventorganisatoren müssen so keine Bestell-E-Mails mehr abarbeiten, sondern Teilnehmer melden sich über das System am Event an, buchen es direkt über den Online-Shop und drucken sich ihr Ticket selbst aus. Der gesamte Buchungsprozess lässt sich so vollautomatisiert abwickeln.

Tools: Kombination aus 1CRM und WooCommerce

Veranstaltungen abschließen – die Nachbereitung

Sind alle Veranstaltungsteilnehmer glücklich nach Hause gegangen, geht es für die Eventorganisatoren noch weiter. Bilder und Videos wurden am Veranstaltungstag gemacht und einige Teilnehmer hätten gerne weitere Unterlagen oder die Vortragsfolien zum Nachlesen. Diese ganzen Medien finden Platz entweder öffentlich auf der Website oder im geschützten Smart-Service-Bereich der Website. Eventorganisatoren laden diese Dateien also auf die Website hoch und informieren die Teilnehmer über die Mailingfunktion des CRM-Systems.

Des Weiteren lässt sich im CRM-System nachprüfen, ob noch Zahlungen offen sind oder die Organisatoren Rechnungen noch bezahlen müssen. Eingehende wie auch ausgehende Zahlungen und Belege lassen sich im CRM-System managen. Eventorganisatoren haben so eine Übersicht über alle Event-Einnahmen und -Ausgaben.

Da die Organisatoren alle Eventinformationen von Anfang bis Ende über das CRM-System managen, steht ihnen am Ende eine hochwertige Datenbasis zur Verfügung. Diese lässt sich nutzen, um den Erfolg der Events zu analysieren. Es lässt sich zum Beispiel feststellen, welche Events ausgebucht waren und welche nicht, welche Newsletter-Kampagnen erfolgreich waren und vieles mehr.

Tools: Kombination aus 1CRM und WordPress als Smart-Service-Portal

Flexibel weitere Aufgaben und Geschäftsprozesse abbilden

Der Clou dieser CRM-basierten Eventlösung ist, dass sich ohne zusätzliche Kosten weitere Geschäftsprozesse abbilden lassen, z. B. Projektmanagement, Vertrieb und Support. Über Schnittstellen lassen sich zudem weitere Software oder Daten-Kanäle wie DATEV anbinden. Auf diese Weise lassen sich Unternehmensprozesse flexibel und ganzheitlich abbilden und damit sinnvoll digitalisieren.

Quellen

Innovationspreis-IT BEST OF CRM: http://www.crm-bestenliste.de/…

Studie: https://www.xing-events.com/…