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Elektronische Rechnungen gewinnen an Bedeutung: Sie werden erstens immer wichtiger und zweitens immer strukturierter.

Erstens wichtiger: Beispielsweise nehmen Behörden seit November 2020 keine Papierrechnungen mehr entgegen, es müssen elektronische Rechnungen sein (Details).

Zweitens nimmt die maschinenlesbare Bedeutung innerhalb der Rechnungen zu: normale PDF-Dateien, die wie andere Dokumente praktisch nur menschenlesbar sind, werden zunehmend durch maschinenlesbare, "strukturierte" XML-Dateien entweder komplett ersetzt oder ergänzt (mehr Info zu hybriden Formaten).

Strukturierung

Vorteil von XML-Rechnungen sind beispielsweise die Möglichkeit, automatisch nachzurechnen oder ganze Dateien zu bezahlen: Bei der Zahlung entfällt das typische Copy&Paste des Betrages, des Fälligkeitsdatums, der Bankverbindung, des Empfängers und des Verwendungszwecks: moderne Onlinebankingsoftware wie beispielsweise Hibiscus hat einen Knopf um alle zahlungsrelevanten Daten anzuzeigen und für die Zahlung freizugeben.

Die Phase der bloßen Digitalisierung der Rechnungen wird allmählich abgelöst durch eine Phase der Strukturierung der Daten.

Reine XML-Daten kann aber wiederum kein Mensch prüfen. 

Und leider versteht auch noch nicht jede Buchhaltungssoftware jedes XML-Format. Daher machen hybride Formate Sinn und übergangsweise werden Anzeigeprogramme gebraucht, die aus den maschinenlesbaren XML-Daten wieder menschenlesbare und anzeigbare Rechnungen machen.

Quba

Quba wurde von usegroup entwickelt und als universeller Open-Source e-Rechnungsviewer vom Prototypefund gefördert.

Es ist für Windows, Linux oder Mac verfügbar: Quba ist komplett offlinefähig, die Rechnungen müssen den heimischen Rechner nie verlassen. Nach der Installation kann man UN/CEFACT CII oder UBL-Dateien (beides XML) oder PDF über Datei|Öffnen anzeigen, hat man gerade keine zur Hand kann man sich Beispiele herunterladen.

Die Anzeige erfolgt in den Tabs für die allgemeinen Rechnungsdaten, Rechnungsdetails und Positionsdaten.

Enthalten die PDF-Dateien strukturierte Rechnungsinformationen erscheint neben dem PDF ein Knopf um auf Wunsch zusätzlich das eingebettete XML zu visualisieren. 

Elektronische Rechnungen einfach kurz komplett darstellen zu lassen kann übrigens nicht nur im Rechnungsein- sondern auch im Rechnungsausgang enorm praktisch sein.

Über den Prototypefund

Der Prototype Fund ist ein Funding-Projekt der Open Knowledge Foundation Deutschland e. V.. Unterstützt werden Projekte selbstständiger Software-Entwickler und kleiner Teams bei der Entwicklung und Umsetzung von Open Source-Public-Interest-Technologien. Dazu wird der Prototype Fund vom Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert. Die aktuelle Bewerbungsphase zur 11. Runde läuft bis zum 30. September 2021.