Die wichtigsten HR-Trends 2023
Trend 1: Führungskräfte und Manager werden gefordert
Im Bereich der Führungsebene zeichnet sich schon länger der Trend zu einem menschenorientierten und teambasierten Ansatz ab. Der konservativ-autoritäre Führungsstil, nur auf fachlicher und organisatorischer Ebene, ist nicht mehr State of the Art. Vom Arbeitsumfeld werden jetzt vermehrt Softskills und soziale Kompetenzen wie Empathie, Vertrauen und Anpassungsfähigkeit gefordert. Dies hängt unter anderem damit zusammen, dass in der Gesellschaft die mentale und körperliche Gesundheit einen hohen Stellenwert entwickelt hat und sich dies unweigerlich im Job widerspiegeln muss, da hier der Großteil der Zeit verbracht wird. Auch die vorangegangenen globalen Ereignisse und deren Auswirkungen auf das Privatleben wie Isolation, Kurzarbeit, Kündigung oder steigende Lebenshaltungskosten haben viele Arbeitnehmer sehr belastet.
Führungskräfte müssen gerade in solchen Zeiten in der Lage sein, sich in ihre Mitarbeiter hineinzuversetzen, um Entlastung und Vertrauen zu schaffen, denn für viele Angestellte sind Vorgesetzte wichtige Ansprechpartner, nicht nur auf fachlicher Ebene. Neben den emotionalen Anforderungen sollten auch die Bedürfnisse jüngerer Generationen nicht vernachlässigt werden. Geschätzt werden visionäres Denken und sinnhafte Beschäftigung statt durchgehende Kontrolle. Um auch die Young Talents langfristig an das Unternehmen zu binden, muss der Führungsstil einen gewissen Gestaltungsfreiraum lassen und Vertrauen gegenüber dem einzelnen Mitarbeiter vermitteln.
Alles in allem wird die Rolle einer Führungskraft komplexer, und nicht jeder ist ausreichend darauf vorbereitet. Mit Weiterbildungen und Coachings können Führungskräfte in ihrer Aufgabe unterstützt werden, um nicht nur für das Wohlbefinden des Teams zu sorgen, sondern auch für das eigene.
Trend 2: KI, Digitalisierung und Automatisierung
Seit Jahren gibt es kaum einen Tag, an dem nicht über Digitalisierung gesprochen oder geschrieben wird. Dennoch fehlt immer noch in vielen Personalabteilungen klein- und mittelständischer Unternehmen die Unterstützung durch digitale Systeme. Mit der Verkündung des BAG zur Zeiterfassungspflicht Ende 2022 hat diese wieder an Fahrt aufgenommen. Unternehmen setzen jetzt verstärkt auf Cloud-basierte HR-Software wie TOPIX und KI-gestützte Tools, um zeitintensive HR-Prozesse wie Personalbeschaffung, Onboarding, Leistungsmanagement und Entgeltabrechnung zu automatisieren und zu vereinfachen. Eine digitale Personalakte kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter*innen schneller auf ihre Daten zugreifen können und die HR-Abteilung gleichzeitig effektiver und effizienter arbeiten kann. Digitalisierung wird also auch 2023 im Trend bleiben: Denn mit der Implementierung digitaler Tools und der Optimierung von HR-Prozessen können Personaler langfristig notwendige Kapazitäten schaffen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen der Mitarbeiter und des Gesetzgebers gerecht zu werden.
Trend 3: Weg von pauschalen Gehaltserhöhungen
Steigende Energiepreise und Lebenshaltungskosten lassen aktuell den Geldbeutel schrumpfen und den Wunsch nach mehr Gehalt steigen. Das Thema Gehaltsverhandlungen ist also definitiv ein wichtiges für 2023. Arbeitgeber stehen dieses Jahr in einer kniffligen Situation, da sie einerseits gute Mitarbeiter halten wollen, auf der anderen Seite aber mit Unsicherheiten in der eigenen Geschäftsentwicklung zu kämpfen haben. Gefragt ist also das richtige Fingerspitzengefühl, ohne den wertgeschätzten Mitarbeiter zu verlieren oder an die unternehmerische Substanz zu gehen. Zu einem pauschalen monetären Gehaltszuschuss gibt es entsprechende Alternativen, auf die Unternehmen dieses Jahr setzen sollten, denn auch für die von der Bundesregierung initiierte Inflationsausgleichsprämie von bis zu 3.000 EUR fehlt vor allem kleinen Unternehmen oft einfach das Geld.
Statt einer pauschalen Vergütung kann z.B. eine leistungsbezogene Prämie angeboten werden, wenn Mitarbeiter bestimmte Ziele oder Leistungen erreichen. Dabei können die Ziele individuell auf den Mitarbeiter oder die Abteilung zugeschnitten sein. Für Arbeitgeber haben leistungsorientierte Boni den Vorteil, dass sie eine flexible Vergütungsform darstellen, die sich am Erfolg des Unternehmens und der Mitarbeiter orientiert. Sie können auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter stärker an das Unternehmen gebunden werden und sich mit dessen Zielen identifizieren. Eine weitere Möglichkeit kann eine Entlohnung sein, die nicht auf direkter monetärer Basis besteht. Z.B. kann durch mehr Urlaub oder Stundenreduzierung ein fairer Ausgleich geschaffen werden. Angebote wie Weiterbildungsmöglichkeiten, Karriereperspektiven oder mehr Flexibilität können zusätzliche attraktive Alternativen darstellen, die auf die persönliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters einwirken.
Trend 4: Up- und Reskilling der Mitarbeiter
Einige Unternehmen setzen dieses Jahr auf die Strategie, verstärkt in die Weiterentwicklung und den Ausbau der Fähigkeiten ihrer bestehenden Mitarbeiter zu investieren als in zusätzliches Recruiting. Personaler und Führungskräfte sollten sich intensiv mit den Talenten und Stärken des einzelnen Mitarbeiters auseinandersetzen. Dabei stehen die beiden Strategien Up- und Reskilling im Vordergrund.
Upskilling bedeutet, dass Mitarbeiter durch externe Weiterbildungsprogramme und Schulungen ihr Wissen vertiefen und ausbauen, um Qualifikationslücken im Unternehmen zu schließen und neuen Anforderungen gerecht zu werden. Im Reskilling hingegen wird der Ansatz verfolgt, neue Kompetenzen zu erlernen, es lässt sich eher als Umschulung beschreiben. Ziel dabei ist, mit bestehenden Mitarbeitern neue Positionen besetzen zu können. Durch den schnellen Wandel in der Arbeitswelt verschiebt sich ggfs. der Bedarf einiger Aufgaben. Unter dem Gesichtspunkt des Fachkräftemangels decken Mitarbeiter*innen dank Reskilling oft wichtige offene Positionen ab. Damit können zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden: Unternehmen müssen nicht in neue und teure Talente investieren, und sie können auf Mitarbeiter aufbauen, denen sie vertrauen und die teilweise schon langjährige Unternehmenserfahrung haben. Mitarbeiter*innen hingegen werden aktiv im Karriereweg unterstützt und gefördert, was wiederum Zufriedenheit und Bindung ans Unternehmen fördert.
Trend 5: Future of Work
Die Pandemie hat den Trend zur Remote-Arbeit beschleunigt. Homeoffice-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle können nicht mehr als Nice-to-have (sofern im Beruf möglich) angesehen werden, sondern zählen zum Standard und prägen die moderne Unternehmenskultur. Aktuell dominieren Arbeitnehmer*innenden Markt (wie lange sei dahingestellt), für Arbeitgeber bedeutet das wiederum, sich auf deren Ziele und Bedürfnisse einstellen zu müssen, um potenzielle Talente für sich zu gewinnen und das Team halten zu können. Aber nicht nur der Arbeitsplatz an sich hat sich verändert, auch an die Unternehmenswerte werden neue Ansprüche gestellt: Bevorzugt werden Arbeitsumgebungen, die Offenheit, Diversität und Abwechslung bieten. In der jüngeren Generation wird Wert auf „Wellbeing-Themen“ wie eine ausgewogene Work-Life-Balance, mentale Gesundheit und Umwelt sowie soziales Engagement gelegt. Sie schätzen auch die offene Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit der Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und regelmäßiges Feedback zu erhalten. Unternehmen, die diese Anforderungen erfüllen und eine moderne und ansprechende Arbeitsumgebung bieten, haben gute Chancen, junge Talente zu gewinnen und langfristig zu binden.
Fazit
Insgesamt wird 2023 wahrscheinlich ein aufregendes Jahr für Personalverantwortliche, sie nehmen eine sehr wichtige Schlüsselrolle im Unternehmen ein und stehen vor vielen spannenden Aufgaben. Doch in jeder Herausforderung steckt eine Chance: Mit dem Fokus auf die sich verändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen, der Einführung neuer Technologien und der Schaffung inklusiverer und vielfältigerer Arbeitsplätze wird es Unternehmen gelingen, sich als starke und moderne Arbeitgeber am Markt zu positionieren.
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Telefon: 089/608757-0
E-Mail: info@topix.de
Anwenderbericht zur TOPIX Zeiterfassung
Referenz cenvis: Flexible Zeiterfassung und verbesserte Urlaubsplanung
Sie investieren in die Zukunft und sind echte Energie-Experten: Die cenvis berater GmbH & Co. KG ist ein renommiertes Beratungsunternehmen mit über 12 Jahren Erfahrung in der Beschaffung von Fördermitteln im Bereich Energieeffizienz und Umwelt auf Bundes- und Länderebene. Mit ihrer branchenübergreifenden Expertise und langjähriger Erfahrung bearbeitet cenvis aktuell ca. 600 Förderanträge unterschiedlichster Größen und Komplexitäten für Kunden aus Industrie und Wirtschaft, Handwerk, Handel und Immobilienverwaltung. Das Beratungsangebot reicht von der Durchführung von Energieanalysen und -audits über die Auswahl geeigneter Energieträger bis hin zur Entwicklung einer individuellen Förderungsstrategie.
Die Ausgangssituation
Mit der steigenden Nachfrage im Energiesektor und dem erhöhten Interesse an entsprechenden Fördermitteln legt das Beratungsunternehmen schnell an Wachstum zu und stellt 2016 erstmals feste Mitarbeiter ein. Zeitgleich setzte sich cenvis das Ziel, im Büroalltag maximal digital und somit papierlos zu arbeiten und suchte für die Umsetzung eine passende Softwarelösung.
Bei Geschäftsführer Thomas Koch von cenvis berater GmbH & Co. KG haben wir nachgefragt, warum sie sich für TOPIX entschieden hat und bei welchen Prozessen TOPIX unterstützt. Das komplette Interview können Sie auch hier als PDF herunterladen.
cenvis im Interview
cenvis Berater GmbH & Co. KG (cvsb)
Branche: Beratung und Beschaffung von Fördermitteln im Energiesektor
Hauptsitz: Engen, Baden-Württemberg
Gründung: 2009 als Energieberatung SDL, 2017 Umfirmieren in cvsb
Mitarbeiter: 4 Angestellte, 1 Geschäftsführer
Interviewpartner: Thomas Koch (Geschäftsführer cenvis berater GmbH & Co. KG)
TOPIX Anwender seit: 2017
Eine flexible Zeiterfassung und einfachere Urlaubsplanung
Das Wachstum im Unternehmen spiegelte sich auch in der Mitarbeiteranzahl wider, sodass cenvis im Jahr 2018 das TOPIX-Programm um die Zeiterfassung erweitern ließ, um auch die Aufgaben der Zeiten- und Urlaubsplanung möglichst effizient und einfach handhaben zu können. Das TOPIX-System bietet dem Unternehmen dabei die größtmögliche Flexibilität bei der Erfassung und Verwaltung ihrer Arbeitszeiten. Die verschiedenen Arbeitszeitmodelle mit minutengenauer Abrechnung, sowohl mit Festangestellten als auch mit freien Mitarbeitern, können mit der Benutzerverwaltung ideal abgebildet werden und sind problemlos veränderbar. Zuletzt erst wechselte das Unternehmen im Januar 2023 grundlegend auf eine 4-Tage-Woche im Betrieb.
Warum haben Sie sich für TOPIX entschieden?
„Da wir mit Apple und Microsoft arbeiten, waren wir auf der Suche nach einem System, welches mit beiden Betriebssystemen funktioniert und sind so zu TOPIX gekommen. Mit TOPIX haben wir sukzessive unsere Geschäftsprozesse optimiert und nach kurzer Zeit auch die Zeiterfassung für unsere Mitarbeiter eingeführt. Das ging bequem und schnell, da wir TOPIX ja bereits im Einsatz hatten.“
Welche Vorteile sehen Sie in der Anwendung der TOPIX Zeiterfassung?
„TOPIX bietet einfach eine enorme Flexibilität. Wir haben recht viele Arbeitszeitmodelle, die wir bei Änderungen schnell anpassen können. Unsere Mitarbeiter stempeln ihre Zeiten bequem über den Desktop in meinTOPIX, egal ob im Büro oder im Homeoffice. Und selbst bei Terminen außer Haus ist das dank Mobile-App kein Problem. Auf unsere Daten können wir somit jederzeit zugreifen.
Neben der Zeiterfassung nutzen wir aber auch die Urlaubsverwaltung für einen besseren Überblick über die Abwesenheiten im Team und konnten uns in der gesamten Urlaubsplanung tatsächlich verbessern. Die Beschäftigten mussten erst sensibilisiert werden, dass nicht nur feststehende Urlaube beantragt, sondern vor allem im Voraus gut geplant werden müssen, um eine ideale Jahresurlaubsplanung durchführen zu können. Im letzten Jahr hat es zum ersten Mal so richtig gut funktioniert.“
Wie sind Ihre aktuellen Erfahrungen zur Zusammenarbeit mit TOPIX?
„Ich bin begeistert vom Support. Das Team ist immer gut erreichbar und steht bei Fragen und Problemen hilfsbereit zur Verfügung. Diesen Vorteil weiß man erst zu schätzen, wenn man Kunde ist. Gerade für mich, als Verantwortlicher für IT und Software und mit den Erfahrungen von anderen Support-Teams, stellt das einen wertvollen Nutzen dar. Zudem ist TOPIX ein System, welches sich durch die individuelle Zusammenstellung von Modulen perfekt auf unsere Bedürfnisse anpassen lässt und mit uns mitwachsen kann.“
Den kompletten Anwenderbericht können Sie hier als PDF herunterladen.
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Telefon: 089/608757-0
E-Mail: info@topix.de
Sales und Services – das perfekte Zusammenspiel
- worin sich die Aufgaben von Vertriebs- und Serviceteams im Kern unterscheiden,
- wie sich beide Seiten perfekt ergänzen,
- welche Bedeutung dieses Zusammenspiel für die Customer-Experience hat,
- wie Unternehmen und Kunden optimal davon profitieren,
- wie sich mit Business-Software die Vertriebs- und Serviceprozesse verzahnen lassen.
Gemeinsam den Kunden langfristig binden
Es ist eine Binsenweisheit: Je besser die einzelnen Abteilungen in Unternehmen zusammenarbeiten, desto größer ist der Geschäftserfolg. Dies gilt insbesondere auch für die Vertriebs- und Serviceteams im B2B-Sektor. Beide Seiten stehen in engem Kontakt mit den Kunden und haben es in der Hand, zu diesen eine vertrauensvolle und langfristige Beziehung aufzubauen und zu pflegen. Dabei unterscheiden sich deren Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten grundlegend: Die Vertriebler kümmern sich im Rahmen des „Pre-Sales“ um die Akquisition, also um alle Aktivitäten zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung. Sie nehmen über verschiedenste Kanäle wie Telefon, E-Mail oder Social-Media-Plattformen Verbindung zu potenziellen Neukunden (Prospects) auf, verfolgen heiße Geschäftskontakte (Leads) nach und versorgen die Adressaten regelmäßig mit Informationen und neuen Angeboten.
Hat der Interessent „angebissen“, kümmern sich die Vertriebler noch um alle Aufgaben und Formalitäten rund um den Abschluss (Closing) wie etwa die Vertragsunterzeichnung. Im Anschluss übergeben sie in der Regel das Zepter an die Serviceabteilung. Diese sorgt im Rahmen des „After-Sales“ dafür, dass der Kunde die gewünschten Leistungen, also Produkte oder Services, in optimaler Qualität bekommt. Die Servicemitarbeiter sind für die Zufriedenheit der Klientel verantwortlich, stehen während der gesamten Partnerschaft für Fragen zur Verfügung und bieten aktiv weitere Leistungen oder Unterstützung an. Sie sind also dafür zuständig, die Kunden langfristig an das Unternehmen zu binden. Häufig besetzen sie die Position eines Account-Managers, der als persönlicher Ansprechpartner den Kunden während der gesamten Geschäftsbeziehung begleitet. Der Umgang mit verärgerten Kund*innen wurde von den befragten Kundenservicemitarbeiter*innen als größte Herausforderung bezeichnet (52 %). Bei Betrachtung der verschiedenen Wachstumssegmente wurde festgestellt, dass die „Priorisierung von Kundenfragen“ die zweithäufigste Herausforderung für Befragte mit exponentiellem Wachstum war (51 %, HubSpot, 2022).
Zusammenarbeit mit Marketing schafft Synergien
Sowohl Vertriebs- als auch Serviceverantwortliche arbeiten im Idealfall eng mit dem Marketing zusammen: Erstere greifen beispielsweise auf Informationen und Marketingmaterialien wie Flyer, Broschüren, Case-Studys oder Whitepaper zurück und nutzen diese für die Ansprache von Prospects. Auch Teilnehmerdaten aus Webinaren verwendet der Vertrieb gerne zur Generierung oder Nachverfolgung von Leads. Servicemitarbeiter hingegen geben häufig Rückmeldungen von Bestandskunden über deren Bedürfnisse und Wünsche an die Marketingabteilung weiter. Diese nutzt dann das Feedback zur Optimierung von Kampagnen und Kommunikationsstrategien.
So unterschiedlich die Aufgaben von Sales- und Serviceteams auch sind, so wichtig ist deren enge Zusammenarbeit, wenn es um das Wohl und die Zufriedenheit der Kunden geht. Nur wenn die Aktivitäten beider Abteilungen perfekt aufeinander abgestimmt sind, lässt sich ein optimales Kundenerlebnis (Customer-Experience) kreieren. Dies führt im besten Fall nicht nur zu zufriedenen, sondern zu begeisterten Kunden, die dem Anbieter oft ein ganzes Geschäftsleben lang die Treue halten. Der Wert der Customer-Experience manifestiert sich dabei entlang der kompletten Customer-Journey, also des Verlaufs vom ersten Kontakt über den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung bis hin zum Ende einer Kundenbeziehung.
Mit gutem Service Kundenerwartungen erfüllen
Während dieses gesamten Weges müssen Vertriebs- und Serviceteams an einem Strang ziehen. Bereits in der frühen Akquisitionsphase weckt der Sales-Profi Begehrlichkeiten beim Prospect und verspricht einen besonderen Nutzen, der mit dem Kauf der jeweiligen Leistung verbunden ist. Lässt sich der Interessent auf das Geschäft ein, hegt er also bestimmte Erwartungen in Bezug auf die Vorteile des Kaufs. Er möchte seine Bedürfnisse befriedigt sehen und nicht enttäuscht werden. Und genau dies ist die Aufgabe der Serviceabteilung. Sie muss bei der Leistungserbringung die Versprechen des Vertrieblers erfüllen. Möglich ist dies nur, wenn beide Seiten optimal miteinander kommunizieren. So muss der Vertriebsmitarbeiter dem Serviceverantwortlichen detaillierte Informationen über den Prospect und dessen Vorlieben liefern. Er sollte genau aufschlüsseln, welche Leistungsversprechen er gegenüber dem Kunden abgegeben und welche Erwartungen er geweckt hat.
Das Serviceteam wiederum muss diese Informationen ernst nehmen und die Leistung entsprechend ausgestalten. Dass dies nicht immer einfach ist, verdeutlicht folgendes Beispiel: Der Vertriebsmitarbeiter eines Internetproviders hat einem Geschäftskunden während eines Verkaufsgesprächs eine bestimmte Datenübertragungsrate zugesichert. Der Kunde benötigt diese zwingend, um beispielsweise Anwendungen aus der Cloud zu betreiben. Kann der Internetanschluss die versprochene Bandbreite dauerhaft nicht einhalten, wird der Kunde sich zuerst bei seinem Ansprechpartner, dem Account-Manager, beschweren. Dieser kann den Kunden zwar besänftigen, an der technischen Performance des verkauften Internetanschlusses wird er in der Regel nichts ändern können. Um den Kunden zufriedenzustellen, könnte er ihm allenfalls ein leistungsfähigeres Produkt zum gleichen Preis anbieten.
Zugesicherte Servicequalität konsequent einhalten
Anders verhält es sich, wenn der Vertriebler dem Kunden nicht spezifische Produkteigenschaften, sondern eine bestimmte Servicequalität versprochen hat. Diese wird im B2B-Sektor in sogenannten Service-Level-Agreements (SLAs) definiert. Sie regeln beispielsweise, innerhalb welchen Zeitraums ein Internetprovider oder ein IT-Dienstleister auf eine Anfrage des Vertragspartners reagieren und ein Problem wie etwa eine Internetstörung beheben muss. In diesem Fall muss das Serviceteam genügend personelle und technische Ressourcen bereitstellen, um die vereinbarten SLAs einzuhalten.
Darauf können sich die Verantwortlichen jedoch vorbereiten, da SLAs in der Praxis schriftlich fixiert sind. Schwieriger wird es, wenn der Vertriebsmitarbeiter dem Kunden gegenüber mündliche Zusagen über eine bestimmte Servicequalität getroffen hat. Solche Vorgaben kann die Serviceabteilung nur adäquat umsetzen, wenn sie eine genaue Kenntnis darüber hat – wenn also entsprechende Informationen zwischen Vertriebs- und Serviceteam fließen.
Diese Kommunikation kann über verschiedene Kanäle erfolgen, etwa im persönlichen Austausch oder auch per E-Mail. Erleichtert wird der Informationsfluss, wenn alle Mitglieder des Vertriebs- und des Serviceteams eine gemeinsame und einheitliche Sicht auf die Kunden haben. Wertvolle Unterstützung liefert hier eine IT-basierte Single-Source-of-Truth, die sämtliche relevanten Kundendaten aggregiert und konsolidiert. Moderne Business-Software wie etwa TOPIX bietet hierfür die optimale digitale Plattform. Die Mehrheit (95 %) der Führungskräfte im Kundenservice bestätigt, dass eine CRM-Plattform ein effektives Mittel zur Produktivitätssteigerung ist (HubSpot, 2022). Als perfekte Datendrehscheibe erlaubt sie allen legitimierten Vertriebs- und Servicemitarbeitern den konsistenten Zugriff auf Anwendungen und Informationen, die im Kontext einer durchgängigen Kundenbeziehungspflege von Bedeutung sind. Dabei kann TOPIX als All-in-one-Lösung mit Funktionen und Features für CRM, ERP, DMS, FI und HR alle betriebswirtschaftlich relevanten Prozesse ganzheitlich abbilden und steuern.
Fazit
Durch das perfekte Zusammenspiel von Sales- und Serviceteams in Unternehmen lassen sich die Zufriedenheit und das Vertrauen der Kunden auf ein hohes Niveau heben. Dabei ebnen moderne All-in-one-Business-Software-Lösungen wie TOPIX den Weg, um sämtliche Aktivitäten in Vertrieb und Service eng miteinander zu verzahnen. Dadurch können beide Abteilungen an einem Strang ziehen, sodass die Kunden im Ergebnis von einer exzellenten Customer-Experience profitieren.
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Telefon: +49 (89) 608757-0
E-Mail: info@topix.de
Move to the Cloud (Webinar | Online)
Für alle TOPIX-Anwender, die TOPIX in der Cloud kennen lernen wollen.
Einfach, komfortabel, flexibel und sicher: Mit der Cloud von TOPIX bilden Sie Ihre Prozesse gewohnt perfekt ab. Als skalierbare und absolut updatesichere Lösung ermöglicht sie die Nutzung von TOPIX auf allen Endgeräten und an beliebigen Standorten ohne die Notwendigkeit der eigenen Speicherkapazität in Form von Hardware. Sie sparen so Investitionskosten und reduzieren IT-Administrationsaufwand.
„Cloud oder Nicht-Cloud“ – das ist hier die Frage. In diesem praxisorientierten Webinar gehen wir auf die Spezifika der TOPIX cloud ein. Sie erfahren Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen TOPIX in der Cloud und on-premises. Und wir besprechen, ob und wann sich ein Umstieg für Sie lohnt.
Eventdatum: Mittwoch, 22. Februar 2023 10:30 – 11:00
Eventort: Online
Firmenkontakt und Herausgeber der Eventbeschreibung:
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Weiterführende Links
verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber der Eventbeschreibung, sowie der angehängten
Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH
übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit des dargestellten Events. Auch bei
Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung
ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem
angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen
dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet
TOPIX für kleinere Unternehmen & Start-ups (Webinar | Online)
Direkt im TOPIX-Live-System führen wir Sie innerhalb von 90 Minuten durch Kontaktmanagement, Auftragsabwicklung und Warenwirtschaft.
Sie sehen, wie TOPIX Prozesse strukturiert und transparent abgebildet werden und damit einen idealen Workflow ergeben. Zudem zeigen wir Ihnen Automatismen und Funktionen in TOPIX, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
Am Ende nehmen wir uns auch gerne noch die Zeit, auf Ihre individuellen Fragen einzugehen.
Eventdatum: Donnerstag, 06. April 2023 10:30 – 12:00
Eventort: Online
Firmenkontakt und Herausgeber der Eventbeschreibung:
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Weiterführende Links
verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber der Eventbeschreibung, sowie der angehängten
Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH
übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit des dargestellten Events. Auch bei
Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung
ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem
angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen
dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet
TOPIX für den Mittelstand (Webinar | Online)
In diesen 90 Minuten erhalten Sie eine direkte Führung durch das TOPIX-System.
Von der Akquise und Anfrage über Auftragsabwicklung, Materialwirtschaft, Beschaffung und Einkauf, Lager und Logistik, Projekt- und Serviceabwicklung, Ressourcenplanung und Leistungserfassung bis hin zu Abrechnung, Zahlungseingang, Finanzbuchhaltung und Controlling: Wir zeigen Ihnen live, wie TOPIX die digitalen Unternehmensprozesse durchgängig abbildet.
Am Ende nehmen wir uns auch gerne noch die Zeit, auf Ihre individuellen Fragen einzugehen.
Eventdatum: Dienstag, 04. April 2023 10:30 – 12:00
Eventort: Online
Firmenkontakt und Herausgeber der Eventbeschreibung:
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Weiterführende Links
verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber der Eventbeschreibung, sowie der angehängten
Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH
übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit des dargestellten Events. Auch bei
Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung
ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem
angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen
dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet
Preiserhöhungen – so holen Sie Ihre Kunden ins Boot
- welche Gründe Preiserhöhungen unumgänglich machen,
- mit welchen Strategien Sie bei der Anpassung vorgehen können,
- wie Sie das Thema optimal gegenüber den Kunden kommunizieren und
- wie Sie den Nutzen der Maßnahme für die Klientel überzeugend darlegen.
Inflationsrate auf dem Höchststand
Das Thema Teuerung ist derzeit so aktuell wie selten zuvor. Auslöser hierfür sind in erster Linie weltweite Krisen wie die COVID-19-Pandemie und der Krieg in der Ukraine. Die daraus resultierenden Folgen, wie gestörte Lieferketten und die anhaltende Energieknappheit, treiben das Preisniveau vieler Waren exorbitant in die Höhe. So lag die Inflationsrate in Deutschland im September 2022 bei zehn Prozent – Tendenz zunehmend. Dadurch erhöhen sich nicht nur die allgemeinen Lebenshaltungskosten der Bevölkerung. Auch die Wirtschaft sieht sich durch die steigenden Preise mit enormen Herausforderungen konfrontiert. Rohstoffe, Energie, Dienstleistungen und gewerbliche Mieten verteuern sich in bisher nicht gekanntem Ausmaß. Diese Belastungen lassen sich durch steuerliche Vergünstigungen nur bedingt abfedern und treiben so manche Firma an ihre Grenzen.
Daher ist es durchaus nachvollziehbar, wenn insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) die gestiegenen Kosten an die Kunden weitergeben. Hierbei bedarf es jedoch einer großen Portion Fingerspitzengefühl, um die Klientel nicht zu verärgern. Deshalb sollte bei der Durchsetzung von Preiserhöhungen für Produkte und Dienstleistungen immer strategisch vorgegangen werden. Dabei sind grundsätzlich zwei verschiedene Optionen denkbar: So besteht etwa die Möglichkeit, die Anpassung innerhalb eines bestimmten Zeitraums in mehreren Stufen und kleineren Beträgen vorzunehmen. Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass der Kunde nicht abrupt mit massiven Mehrkosten belastet wird. Er bekommt die Erhöhung nicht so stark zu spüren und kann die gestiegenen Ausgaben langfristiger planen. So nimmt auch das Risiko ab, den Kunden zu verlieren. Nachteil dieser Strategie ist jedoch, dass die Preispolitik wegen der schrittweisen Erhöhungen als schwankend und unkalkulierbar angesehen wird. Dies kann sich negativ auf den Ruf des Unternehmens als verlässlicher und beständiger Partner auswirken.
Erhöhungsstrategie an die jeweiligen Kundengruppe anpassen
Die zweite Möglichkeit besteht darin, die Preiserhöhung in einem Schritt und mit einem entsprechend höheren Betrag durchzuführen. Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Preise über einen längeren Zeitraum stabil bleiben und der Kunde dadurch von einer langfristigen Planungsgrundlage profitiert. Nachteil ist jedoch, dass sich die Klientel durch den spürbaren Preisanstieg möglicherweise überrumpelt fühlt und die Geschäftsbeziehung beendet oder darunter leidet. Welche Strategie ist nun eher zu empfehlen? Dies hängt von verschiedenen Faktoren ab: Handelt es sich bei den Kunden um Unternehmen (Business-to-Business, B2B), sind diese in der Regel mit einer dickeren Kapitaldecke ausgestattet und können die Mehrkosten tendenziell leichter verkraften. Darüber hinaus sind Kundenbeziehungen zu Unternehmen meist langfristig angelegt, sodass eine abrupte Kündigung eher nicht in Betracht kommt. Daher empfiehlt sich in diesem Fall die Strategie der einmaligen Erhöhung.
Anders verhält es sich bei der Zusammenarbeit mit Privatkunden (Business-to-Consumer, B2C). Diese verfügen üblicherweise über geringere finanzielle Mittel als ein Unternehmen und können eine hohe Preisanpassung weniger leicht wegstecken. Zudem sind B2C-Geschäftsbeziehungen eher flüchtig, sodass eine Kündigung oder kein erneuter Kauf umso wahrscheinlicher werden. Aus diesen Gründen ist hier die Preiserhöhung in mehreren Schritten sinnvoll. Die richtige Strategie hängt aber auch von der Größe und Marktposition des erhöhenden Unternehmens ab. Ist dieses fest im Markt etabliert und verfügt über eine starke Stellung, werden Kunden eine höhere Preissteigerung in einem Schritt wohl eher akzeptieren. Kleinere Firmen, Start-ups, Einzelunternehmen und Selbstständige sind hingegen mit moderaten Preisanpassungen über einen größeren Zeitraum besser beraten. Letztendlich sollte aber immer die individuelle Beziehung zum jeweiligen Kunden über die richtige Vorgehensweise entscheiden.
Preissteigerung geschickt kommunizieren
Auch bei der Kommunikation der Preiserhöhung sollten wichtige strategische Aspekte beachtet werden: Unumgänglich ist es, die Maßnahme anzukündigen – und zwar mit einem Vorlauf von zwei bis drei Monaten. Tritt die Erhöhung beispielsweise zum 1. Januar in Kraft, sollte die Ankündigung im Oktober des Vorjahres erfolgen. Dadurch kann sich der Kunde frühzeitig auf die Änderung einstellen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich vor der eigentlichen Preiserhöhung noch zusätzliche Einnahmen generieren lassen. Wird dem Kunden kommuniziert, dass er das Produkt oder die Dienstleistung vor Inkrafttreten der Erhöhung noch zum alten, günstigeren Preis bekommt, setzt dies einen psychologischen Kaufanreiz. Denn so lässt sich noch Geld sparen, „bevor es zu spät ist“.
Dabei macht es im Rahmen der Ankündigung Sinn, alte und neue Preise transparent gegenüberzustellen. Damit die Kunden die Anpassung akzeptieren, müssen die Gründe – am besten in einer gewandt formulierten E-Mail – schlüssig dargelegt werden. Bei großen, umsatzstarken Geschäftspartnern ist auch ein persönliches Gespräch empfehlenswert. Das Vertriebsteam sollte unbedingt entsprechend vorbereitet und ins Boot geholt werden, um bei Fragen oder Beschwerden richtig argumentieren und reagieren zu können. Eine ausgearbeitete Gesprächsstrategie kann hilfreich sein und gibt dem Vertrieb Sicherheit und damit einhergehend Überzeugungskraft für das Kundengespräch. In der aktuellen gesellschaftlichen Situation dient natürlich als wichtigster Grund das krisenbedingt stark gestiegene Preisniveau in nahezu allen Waren- und Dienstleistungssegmenten. Vor diesem Hintergrund werden wohl die meisten Kunden für die Preiserhöhung Verständnis haben – vorausgesetzt, sie bewegt sich in einem gewissen Rahmen. Auch gestiegene Personalkosten können als weiterer wichtiger Grund angeführt werden. Auf keinen Fall sollte die Maßnahme jedoch mit einem Verweis auf die Wettbewerber begründet werden, die ebenfalls die Preise anheben.
Welchen Vorteil hat der Kunde von der Preiserhöhung?
Geschickt ist es, im Rahmen der Argumentation die Preisanpassung mit einem Nutzen für die Klientel zu verbinden. So kann diese etwa von einem Mehrwert profitieren, der mit der Erhöhung einhergeht. Dazu zählen beispielsweise ein erweitertes Beratungsangebot, ein verbessertes Produkt, eine schnellere Lieferung, großzügigere Zahlungsziele oder attraktive Rabatte bei Sofortzahlung. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die Kosten für die zusätzlich eingeräumten Vergünstigungen nicht die aus der Preiserhöhung resultierenden Mehreinnahmen kompensieren oder gar übersteigen. Um die Kunden trotz der höheren Preise weiterhin zu binden, sollten sich Unternehmen die besonderen Vorteile und Alleinstellungsmerkmale ihres Angebots gegenüber dem Wettbewerb bewusst machen.
Dies kann als wertvolle Argumentationshilfe dienen, falls sich Kunden kritisch über die Preiserhöhung äußern. Denn auch darauf sollten Unternehmen gut vorbereitet sein. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Contenance zu bewahren und die Maßnahme nicht zu rechtfertigen oder zu entschuldigen, sondern sie selbstbewusst und mit sachlichen Argumenten zu begründen. Einen hohen Stellenwert hat dabei auch das Wording: So klingt „Preisänderung“ oder „Preisanpassung“ positiver als „Preiserhöhung“.
Fazit
Die Preiserhöhung ist ein Thema, mit dem taktvoll umgegangen werden muss. Angesichts der derzeitigen hohen Inflationsrate dürften wohl die meisten Unternehmen nicht um eine Erhöhung ihrer Preise herumkommen. Daher sollten sich die Verantwortlichen mit dem Thema intensiv auseinandersetzen, entsprechende Strategien und Argumentationsketten erarbeiten sowie die Kunden frühzeitig informieren. Dies trägt nicht nur dazu bei, die höheren Entgelte erfolgreich durchzusetzen. Auch lässt sich dadurch das Risiko eines Kundenverlusts oder einer geschädigten Geschäftsbeziehung minimieren.
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Telefon: 089/608757-0
E-Mail: info@topix.de
Korrekte Rechnungsstellung – welche Angaben sind erforderlich?
- warum eine korrekte Rechnungsstellung wichtig ist.
- welche Angaben auf der Rechnung zwingend vorgeschrieben sind.
- welche Ausnahmeregelungen gelten.
- welche gesetzlichen Fristen bei der Fakturierung zu beachten sind.
- wie professionelle Software den Rechnungsstellungsprozess automatisiert und optimiert.
Fehlerhafte Rechnungen schädigen Aussteller und Empfänger
Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) betrachten die Prozesse rund um die Rechnungsstellung eher als lästige Pflichtübung. Dabei ist eine korrekte Fakturierung unabdingbare Voraussetzung für kontinuierlichen Geldeingang und damit die Existenzsicherung des Unternehmens. Treten bei der Rechnungsstellung Fehler auf, drohen nicht nur rechtliche Konsequenzen. Auch kann sich die Begleichung der Forderung verzögern und damit die finanzielle Liquidität einer Organisation empfindlich beeinträchtigen. Sind Rechnungen fehlerhaft ausgestellt, wirkt sich dies häufig auch negativ auf den Rechnungsempfänger aus – und zwar vor allem beim Vorsteuerabzug. Fehlen auf einer Rechnung bestimmte Pflichtangaben, kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug komplett versagen. Dieser Verlust kann vor allem bei größeren Anschaffungen mit entsprechend hohem Umsatzsteueranteil stark zu Buche schlagen.
Investiert beispielsweise ein Fertigungsunternehmen in teure Maschinen, kann sich der finanzielle Schaden durch den Vorsteuerverlust schnell in einem fünf- bis sechsstelligen Bereich bewegen. Insbesondere für KMU wirkt sich dies möglicherweise existenzgefährdend aus. Darüber hinaus könnte die Finanzverwaltung sogar den kompletten Abzug der Betriebsausgaben verweigern, sollten im Rahmen einer Betriebsprüfung gravierende Mängel bei der Rechnungsstellung auftauchen. Und schließlich ist es auch denkbar, dass die ordnungsgemäße Buchführung eines Unternehmens von Seiten der Finanzbehörden komplett angezweifelt wird. Diese Konsequenz tritt aber nur dann ein, wenn wiederholt falsche Rechnungen eingereicht werden oder immer wieder entsprechende Belege fehlen. In diesem Fall kommt es zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, was sich wiederum in einer höheren Steuerschuld auswirkt.
Umsatzsteuergesetz regelt Pflichtangaben
Aus diesen Gründen muss die Rechnungsabteilung im Unternehmen unbedingt auf korrekte Fakturierungsprozesse achten und die Vorschriften des Gesetzgebers präzise einhalten. Welche Pflichtangaben sind nun zwingend auf Rechnungen vorgeschrieben? Dies regelt in erster Linie § 14 Absatz 4 UstG (Umsatzsteuergesetz). Daraus ergibt sich eine konkrete Checkliste, die Verantwortliche bei der Rechnungserstellung als Leitfaden nutzen können. Demnach sind im Einzelnen folgende Angaben erforderlich:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
- gültige Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
- genaue Beschreibung (handelsübliche Bezeichnung) mit Anzahl und Art gelieferter Waren oder Art und Umfang sonstiger Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung (z.B. Rabatt) des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
- anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder gegebenenfalls ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- in den Fällen des § 14 Abs. 1 Satz 5 ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff „Gutschrift“
Dabei gilt eine Besonderheit für die Angabe der Rechnungsnummer: So spricht § 14 Absatz 4 Nummer 4 UstG von einer „fortlaufenden Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Demnach muss sichergestellt sein, dass die jeweilige Rechnungsnummer kein weiteres Mal verwendet wird. Eine Umsatzsteuerrichtlinie von 2008 konkretisiert die Vorschriften noch einmal genauer: So dürfen bei der Erstellung der Rechnungsnummer auch Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination aus beidem genutzt werden.
TOPIX Tipp: Durch den Einsatz einer passenden Buchhaltungssoftware lassen sich Fehler und Aufwand reduzieren. Wichtige Daten wie z.B. Rechnungsanschrift, Zahlungsart, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden einmalig in den Stammdaten hinterlegt und danach immer korrekt ausgewiesen. Automatisierte Prozesse wie fortlaufende Rechnungsnummern oder Erinnerungen zur Rechnungsstellung vereinfachen den Workflow in der Buchhaltung erheblich.
Achten Sie auf Sonderfälle
Wie so oft kommt man auch beim Thema Rechnungsstellung nicht ohne Sonderfälle aus, aufgrund derer zusätzliche Regelungen zu beachten sind. So gilt z.B., dass bei innergemeinschaftlicher (= Bezug auf die Mitgliedsländer der EU) Lieferung auf der Rechnung nicht nur die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers, sondern auch die des Leistungsempfängers angegeben werden muss. Dieser und weitere besondere Fälle sind in § 14a des UstG und § 13b UStG festgehalten.
Haben Sie sich auch schon mal gefragt, wieso Sie bei Bahn- oder Flugtickets keine Rechnung erhalten? Das liegt daran, dass Fahrausweise gemäß § 34 UStDV als Rechnungen gelten, wenn sie Angaben wie vollständigen Namen und Anschrift des Unternehmers, das Entgelt mit dem darauf entfallenden Steuerbetrag und den anzuwendenden Steuersatz sowie das Ausstellungsdatum enthalten. Bei grenzüberschreitenden Flügen muss der Fahrausweis den Hinweis einschließen, dass die Umsatzsteuer nicht erhoben wird.
Regelung für Kleinbetragsrechnungen
Noch eine Regelung, die wir nicht unerwähnt lassen wollen: Die in der Checkliste genannten Pflichtangaben finden laut § 33 UStDV ausschließlich bei Rechnungen Anwendung, die über einen Gesamtbetrag von mehr als 250,00 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgestellt sind. Beträgt die Rechnungssumme 250,00 Euro oder weniger, handelt es sich um sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Hierfür gelten geringere Anforderungen, das bedeutet, es müssen lediglich folgende Angaben zwingend enthalten sein:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- genaue Beschreibung (handelsübliche Bezeichnung) mit Anzahl und Art gelieferter Waren oder Art und Umfang sonstiger Leistungen
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
- anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder gegebenenfalls ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Dadurch wird also die Erstellung von Rechnungen über geringere Beträge deutlich erleichtert, was den bürokratischen Aufwand reduziert und gerade kleinere Unternehmen entlastet. Der Gesetzgeber hat jedoch den Grenzbetrag für Kleinbetragsrechnungen erst zum 1. Januar 2017 auf 250,00 Euro erhöht. Zuvor galt ein Höchstbetrag von 150,00 Euro.
Umsatzsteuer richtig ausweisen
Durch die konkrete Ausweisung der Umsatzsteuer auf der Rechnung möchte der Steuergesetzgeber sicherstellen, dass der anfallende Umsatzsteuerbetrag korrekt an das Finanzamt abgeführt wird. Werden hier falsche Angaben gemacht, hat dies ebenfalls Konsequenzen: So muss der Rechnungssteller zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge in voller Höhe an den Fiskus abführen. Der Rechnungsempfänger darf jedoch allenfalls den korrekten (niedrigeren) Betrag als Vorsteuer abziehen. Ist die Umsatzsteuer zu niedrig ausgewiesen, schuldet der Rechnungssteller dem Finanzamt den richtigen (höheren) Betrag. Auch hier darf der Rechnungsempfänger lediglich den angegebenen (niedrigeren) Betrag als Vorsteuer abziehen. Fraglich ist jedoch, ob dieser überhaupt vorsteuerabzugsberechtigt ist, da die Rechnung ja fehlerhaft ausgestellt wurde. Zu beachten ist aber: Eine fehlerhafte Rechnung ändert per se nichts an der grundsätzlichen Fälligkeit der Geldforderung. Der Leistungsempfänger ist immer zur Zahlung verpflichtet – auch wenn er gar keine Rechnung erhalten hat. Allerdings muss er bei einer fehlerhaft ausgestellten Rechnung den Umsatzsteueranteil nicht entrichten. Denn dessen Zahlung setzt in jedem Fall eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung voraus.
Frist für die Rechnungsstellung beachten
Wichtig ist auch, dass der Gesetzgeber für die Rechnungsstellung eine Frist vorgesehen hat: So muss gemäß § 14 Absatz 2 Satz 2 UstG eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten ab Leistungserbringung ausgestellt werden. Diese Frist gilt jedoch ausschließlich für Rechnungen an Unternehmen und andere juristische Personen. Rechnungen an Privatleute sind hingegen nur in wenigen Ausnahmefällen zwingend vorgeschrieben. Dies gilt beispielsweise für Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken wie etwa Bauleistungen aller Art sowie Garten- und Reinigungsarbeiten. Mit dieser Pflicht möchte der Gesetzgeber Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung entgegenwirken.
Fazit
Eine korrekte Rechnungsstellung ist essenziell für die betriebswirtschaftliche Integrität eines jeden Unternehmens. Werden hier Fehler gemacht, kann dies sowohl den Auftragnehmer als auch den Kunden teuer zu stehen kommen. Verantwortliche sollten daher dringend die in den Checklisten genannten Anforderungen beachten. Um sämtliche Prozesse rund um die Rechnungsstellung effizient zu steuern und abzubilden, empfiehlt sich der Einsatz einer speziellen Business-Software. TOPIX Finance unterstützt dabei, Rechnungen korrekt und einfach zu erstellen. Somit werden gesetzliche Vorschriften automatisch eingehalten und entsprechende Pflichtangaben ergänzt. Unternehmen sind damit auf der sicheren Seite und können ihre Fakturierung optimieren, automatisieren und stets rechtssicher abwickeln. Neben den gesetzlichen Vorgaben lässt sich auch das Rechnungslayout gemäß Firmen-Corporate-Design individualisieren.
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Telefon: 089/608757-0
E-Mail: info@topix.de
Feature-Update 2022
Umstellung von Microsoft E-Mail-Konten auf OAuth 2.0
Hierbei handelt es sich nicht direkt um ein neues Feature von TOPIX, dennoch ist es eine wichtige neue Funktion, welche wir nicht unerwähnt lassen wollen: Um die Sicherheit der Microsoft-E-Mail-Konten zu erhöhen, wurde von Microsoft das Standardprotokoll OAuth 2.0 eingeführt. Die bisherige Authentifizierung mit E-Mail und Passwort wird damit auf eine sicherere Authentifizierung umgestellt. In der neuen TOPIX Version können Sie Ihre E-Mail-Konten jetzt auf das Verfahren OAuth 2. umstellen. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie im Quick Guide, oder kontaktieren Sie bei Fragen Ihren Account-Manager.
Bestellanfrage aus Auftrag generieren
Kommen wir zum ersten praktischen Update-Highlight: Ab sofort können aus einem Auftrag heraus direkt Bestellanfragen generiert werden. Über das Aktionsmenü können Sie den Befehl "Bestellanfragen erzeugen" starten. Damit ist es möglich, für die erforderlichen Artikel eine Preisauskunft bei diversen Lieferanten einzuholen. Die Bereiche Auftragsabwicklung und Einkauf werden somit noch besser verknüpft, und Ihre Arbeitsabläufe werden beschleunigt.
Fremddokumente über die TOPIX Apps verwalten
Mit dem Feature-Update erhalten Sie die Möglichkeit, über die kostenlosen TOPIX Apps für iOS und Android vorhandene Fremddokumente wie Bilder oder PDF’s einzusehen und neue Dokumente hinzuzufügen. Dadurch können Sie direkt von Ihrem mobilen Endgerät Bild-Formate an bestehende Datensätze anhängen. Die hinzugefügten Dokumente werden zu Ihrem TOPIX Server übertragen und stehen damit anderen Mitarbeitern zur Verfügung. Diese Funktion erleichtert das mobile Arbeiten und beschleunigt die Zusammenarbeit im Team enorm.
MS Word und Excel – Import und Export
Die nächste Funktion ist schnell erklärt und sehr nützlich. So haben Sie – dank der in TOPIX integrierten Textverarbeitung 4D Write Pro – die Möglichkeit, Dokumente aus TOPIX heraus in Microsoft Word zu exportieren und können umgekehrt von Microsoft Word zu TOPIX importieren. Mit 4D View Pro ist diese Funktion ebenso für Excel-Tabellen verfügbar. Das Update bietet somit einen flexiblen Gestaltungsraum für Ihre Dokumente. Ausgearbeitete und gestaltete Dokumente mit Grafiken oder Tabellen lassen sich einfach zu TOPIX importieren und können von dort aus direkt versandt oder weiterverarbeitet werden.
Erweiterung für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
Bisher war es mit der KI-gestützten Dokumentenverarbeitung möglich, im Bereich der Eingangsrechnungen PDF-Belege per OCR verarbeiten zu lassen, um bestimmte Angaben automatisch in das System einzulesen. Ab sofort können auch PDF-Belege aus anderen Bereichen, wie Bestellungen und Wareneingänge, per OCR in der Cloud verarbeitet werden. Sie müssen kaum noch Daten nacherfassen, denn Lieferanten-, Zahlungs-, Vorgangs- und Positionsdaten werden automatisch erkannt und zeitgleich Fehler durch eine händische Erfassung vermieden.
CardDAV-Schnittstelle
Einige unserer Kunden kennen bereits die CalDAV-Schnittstelle, welche Kalendereinträge zwischen TOPIX und anderen Systemen synchronisiert. Die gleiche praktische Möglichkeit, Daten aktuell zu halten, besteht nun durch die sogenannte CardDAV-Schnittstelle auch für Kontakte. Der einzige Unterschied ist, dass CardDAV nur in eine Richtung arbeitet. Dies liegt daran, dass TOPIX das führende System darstellt, in dem alle Daten zentral gepflegt werden, sowie viele zusätzliche Detail- oder Zusatzfelder bestehen.
Mithilfe eines neuen Befehls im Aktionsmenü des Bereichs „Personen“, können Sie ab sofort Kontakte von TOPIX an Ihre iCloud übertragen. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie alle Personen oder nur diejenigen, bei denen die Checkbox "Für Benutzer synchronisieren" angehakt ist, übertragen möchten. Damit Sie nicht bei jeder Person, die Sie übertragen wollen, den Haken händisch setzen müssen, lässt sich diese Option auch über „Automatisch ändern“ für eine beliebige Anzahl von Personen massenhaft aktivieren.
Noch mehr Features
Eine Auflistung aller Features inklusive einer detaillierten Beschreibung finden Sie in der ausführlichen Dokumentation zum Feature Update 2022. Um die Funktionen korrekt einzurichten und in vollem Umfang nutzen zu können, ist es möglicherweise sinnvoll, die Hilfe unserer Consultants in Anspruch zu nehmen. Ihr persönlicher Account-Manager steht Ihnen hierfür jederzeit gerne zur Seite.
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Telefon: 089/608757-0
E-Mail: info@topix.de
Kostenfreies Live-Webinar „Pflicht zur Zeiterfassung“ (Webinar | Online)
Mit dem BAG-Urteil besteht für deutsche Unternehmen ab sofort die Pflicht zur Zeiterfassung. Doch was verbirgt sich dahinter und welche Auswirkungen hat das Urteil auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Dieses kostenfreie Live-Webinar halten wir für Sie, um die Hintergründe zu erläutern und gleichzeitig einen Einblick in die Möglichkeit einer digitalen Zeiterfassung mit TOPIX zu geben.
Alle notwendigen Informationen (Datum, Dauer, Inhalt) sowie die Möglichkeit zur Anmeldung haben wir noch mal kompakt für Sie zusammengefasst.
Eventdatum: Mittwoch, 19. Oktober 2022 10:30 – 11:00
Eventort: Online
Firmenkontakt und Herausgeber der Eventbeschreibung:
TOPIX Business Software AG
Rudolf-Diesel-Straße 14
85521 Ottobrunn
Telefon: +49 (89) 608757-0
Telefax: +49 (89) 608757-11
http://www.topix.de/
Weiterführende Links
verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber der Eventbeschreibung, sowie der angehängten
Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH
übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit des dargestellten Events. Auch bei
Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung
ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem
angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen
dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet