Mit topfact Signature integriert die topfact AG den Signatur-Prozess
Wann und in welcher Form eine solche digitale Signatur rechtsgültig verwendet werden kann, regelt der Gesetzgeber. Grundsätzlich werden hierbei drei Formen der digitalen Unterschrift unterschieden:
- Die einfache elektronische Signatur (EES), zum Beispiel in Form einer eingescannten und als Bilddatei eingefügten Unterschrift unter einem digitalen Dokument.
- Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) wurde elektronisch erzeugt, bedarf hierbei einer Freigabe zur Authentifizierung und ist mit den unterzeichneten Daten untrennbar und ohne Manipulationsmöglichkeiten verbunden. Gewährleistet wird dies zum Beispiel durch kryptografische Verfahren.
- Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Sicherheitsstufe. Hierbei wird die Identität des Signaturinhabers von einem Vertrauensdienstanbieter (Trust Center) bestätigt. Eine nachträgliche Änderung eines signierten Dokuments ist ausgeschlossen.
Mit topfact Signature integriert topfact den Signatur-Prozess als Workflow in das DMS topfact6 MyWork. Dokumente können so ohne zusätzlichen Aufwand unterschrieben werden und stehen so, ebenfalls ohne Zusatzaufwand und Verzögerung, im System zur Verfügung. Der Vorgang des digitalen Unterschreibens kann so in Prozesse integriert und diese damit weiter automatisiert werden. Erinnerungsfunktionen können zum Beispiel über ausstehende Unterschriften informieren und damit dazu beitragen, Abläufe insgesamt zu beschleunigen.
In der Praxis wird der Signaturprozess durch die Anforderung einer Unterschrift durch einen topfact6 MyWork-Anwender gestartet. Ein im Archiv des DMS hinterlegtes Dokument wird mit der Aufforderung zur Unterschrift an einen ausgewählten Empfänger versehen. Dieser Unterschriftsablauf erfolgt außerhalb des Netzwerks und kann sowohl intern, zwischen Nutzern des DMS, also zum Beispiel innerhalb eines Unternehmens, als auch mit externen Empfänger, zum Beispiel Kunden oder Zulieferern ablaufen. Die zur Unterschrift aufgeforderten Personen werden automatisch per E-Mail angeschrieben. Als Client ist topfact Signature plattformunabhängig und kann mit jedem gängigen Browser genutzt werden. Nach Unterzeichnung wird das Dokument automatisch in das DMS-Archiv übernommen.
Die Wahl der erforderlichen Signatur – einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – liegt beim Anfordernden. Für die verbreiteten Anwendungen der digitalen Unterschrift hat sich jedoch vor allen Dingen die fortgeschrittene elektronische Signatur durchgesetzt. Die Nachverfolgung des Signaturvorgangs ist durch digitale Dokumentation und Speicherung gemeinsam mit dem unterzeichneten Dokument jederzeit zuverlässig möglich.
„Die Masse der Freigabe-Aktivitäten in Unternehmen sind heute noch eher umständliche Tätigkeiten. Hinzu kommt, dass bei der manuellen Freigaben oder Beauftragungen nicht sichergestellt ist, dass die Freigaben selbst dann auch automatisch und lückenlos im Vorgang vorhanden sind. Damit ergibt sich öfters später die Nachfrage: Was haben wir eigentlich beauftragt und was wurde uns als Auftrag bestätigt?“, erklärt Detlev Eberhardt, Vorstand der topfact AG. „Diese Masse der Aktivitäten werden mit topfact Signatur über die Fortgeschrittene Signatur ohne Medienbruch und ohne manuelle Tätigkeiten in einem Fluss in die Arbeitswelt des topfact Anwenders eingebunden. Das sorgt für hohe Verfahrenssicherheit und erleichtert die Abarbeitung ganz erheblich.“
Die Integration der digitalen Signatur in topfact6 MyWork bietet eine effiziente Lösung für die rechtsgültige Unterzeichnung von Dokumenten. Unternehmen können damit Freigabeprozesse vereinfachen und die Verfahrenssicherheit erhöhen. Ausführliche Informationen zur Optimierung von Arbeitsabläufen mit topfact Signature und die Möglichkeit zur Vereinbarung einer individuellen Beratung bietet die topfact Website
unter topfact digitale Signatur – topfact
topfact AG
Münchener Straße 14
83022 Rosenheim
Telefon: +49 8031 / 350 797-0
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Vorstand
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topfact Dokumentenmanagement-System
Auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen, geleitet vom Motiv nachhaltiger Prozessoptimierung, wächst die Zahl an digitalen Dokumenten und Belegen, mit denen Unternehmen täglich arbeiten, kontinuierlich. Brachenübergreifend sammeln Unternehmen heute Gigabyte um Gigabyte digitaler Daten, von interner und externer Kommunikation über technische Dokumente bis hin zur Dokumentation von Warenflüssen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg: Überall dort, wo Informationen längerfristig vorgehalten werden müssen, braucht es Systeme, um sinnvoll mit Dokumenten und Belegen arbeiten zu können. Hierbei spielen verschiedene Aspekte eine wichtige Rolle: Im ersten Schritt müssen in Dokumenten enthaltenen Informationen zuverlässig und anwenderfreundlich neu zu erfassen sein. Die vorgehaltenen Daten müssen nach Erfassung durch ein Regelsystem ausgewählten Personen zugänglich gemacht werden. Sie müssen durchsuchbar und gleichzeitig sicher, vor Manipulation geschützt und datenschutzkonform sowie revisionssicher dauerhaft zentral gespeichert sein.
Als Implementierungspartner für Dokumentenmanagement-Systeme baut topfact bald auf 20 Jahre Erfahrung. Dabei liegt ein wichtiger Fokus auf der Einbindung des Dokumentenmanagements in die vorhandene Infrastruktur, auf deren Basis es gelingt, Dokumente und Belege aus unterschiedlichsten Quellen, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand, zentral zu verarbeiten.
Mit topfact6 MyWork bietet die topfact AG ein Dokumentenmanagement-System, das nicht nur die Vielzahl an Dokumenten und Belegen aus einem zentralen ERP-System übernimmt, sondern zum Beispiel auch den gesamten E-Mail-Verkehr berücksichtigt und so den Einsatz von Insellösungen ersetzt. Als unabhängige Plattform trennt topfact6 MyWork dabei das Dokumentenmanagement von den verbundenen Instanzen und ermöglicht so, ohne zusätzlichen Aufwand und ohne Datenverlust, bei Bedarf auch deren Austausch. Damit ersetzt topfact6 jede weitere Form der physischen Ablage und ermöglicht, in Verbindung mit einer Verfahrensbeschreibung, die rechtskonforme digitale Speicherung elektronischer und analoger Dokumente gemäß den Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Unterschiedlichste Inhalte, digitalisierte Dokumente und Belege werden nach dem Import automatisch durch OCR-Texterkennung für eine Volltextsuche vorbereitet und sind so auch ohne die Erstellung von Indexdaten zugänglich. Durch die Integration in die bestehende Systemlandschaft und die direkte Verknüpfung mit einem vorhandenen ERP-System können dessen Daten ebenfalls übernommen und zum Beispiel zur Verschlagwortung von Dokumenten genutzt werden. Darüber hinaus gewährleistet die Einbindung der ERP-Stammdaten in den Dokumenten-Workflow optimale Datenkonsistenz und eine sinnvolle Verknüpfung.
Heute organisieren Kunden aus Handwerk, Handel und Industrie die Archivierung ihrer Dokumente zuverlässig und produktiv mit topfact6 MyWork. Den mittelständischen Unternehmen mit durchschnittlich 50 bis 200 Mitarbeitern bietet topfact6 MyWork alle Möglichkeiten eines modernen Dokumentenmanagement-Systems, sowohl als sicher isolierte On-Premise-Variante als auch als ortsunabhängig zugängliche, effiziente Cloud-Lösung, DSGVO-konform auf deutschen Servern. Als zeitgemäße SaaS-Variante können Kunden aus bedarfsgerechten Paketangeboten wählen, inklusive täglicher Softwarepflege, Updates und regelmäßigen Updates.
„Auf Grundlage unserer langjährigen Erfahrung und dem vielfältigen Kundenfeedback, das wir über die Jahre gesammelt haben, ist es uns gelungen, ein eigenständiges Dokumentenmanagement-System zu entwickeln, das alle Dokumentenquellen im Unternehmen verbindet und einen nahtlosen Informationsfluss ermöglicht“, erklärt Detlev Eberhardt, Vorstand der topfact AG aus Rosenheim. „topfact6 MyWork führt übersichtlich und automatisiert neue und bereits vorhandene Informationen zusammen und erhöht dadurch die Effizienz des gesamten Dokumentenflusses.“
Ausführliche Informationen zu topfact6 MyWork bietet die topfact Website unter https://topfact.de/dokumentenmanagement
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