Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung in der Steuerberatung
Die Nutzung der Software ermöglicht Ihnen in erster Linie eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Wiederholte Kontrollen der Zeiten sind nicht mehr nötig, wodurch Ressourcen eingespart werden können. So schaffen Sie mit TimePunch Transparenz und Fairness innerhalb Ihres Unternehmens. Durch eine fehlerfreie transparente Aufzeichnung können Sie auch die Rechte Ihrer Arbeitnehmer schützen, wie kürzlich vom EuGH gefordert. Die Flexibilität der Software und unser persönlicher Support ermöglichen es Ihnen zudem, das Programm auf Ihre Wünsche anzupassen.
Unser Zeiterfassungssystem schafft dank des integrierten Lohn -und Gehaltdatenexports zu DATEV (Lodas), DATEV (Lohn und Gehalt), Lexware (Lohn und Gehalt) und SBS Lohn Plus, Synergiepotenziale zwischen Unternehmen und Steuerberatern. So können beide Seiten von dem Outsourcing profitieren. Wird TimePunch zukünftig auch von Ihren Kunden genutzt, können Sie dank sorgfältig und transparent aufgearbeiteter Daten Arbeitszeit einsparen.
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, können Sie gerne unseren Zugang unter https://test.timepunch.de nutzen, mit dem Sie unsere Software 30 Tage lang testen können. Haben wir Sie dann von unserem Angebot überzeugt, können Sie sich per Mail mit Verweis auf dieses Anschreiben bei uns melden und den kostenlosen Zugang für ein Jahr in Anspruch nehmen: sales@timepunch-info.de. Unser Vertriebsmitarbeiter wird Sie bei Interesse kontaktieren, um Ihnen die Software von TimePunch näher zu erklären. Dieses exklusive Angebot ist nur für den August 2019 gültig.
Die TimePunch KG bietet professionelle Software und Hardware zur Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen. Unabhängig, ob vor Ort im Unternehmen, Remote im Home-Office oder unterwegs beim Kunden, TimePunch bietet ihnen und ihren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten und Auftragszeiten jederzeit und überall zu erfassen.
TimePunch KG
Bauhofstraße 34
68623 Lampertheim
Telefon: +49 (6206) 912473-0
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http://www.timepunch.de
Geschäftsführung
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TimePunch bei HP-Etikett in Hitzhusen
Im Laufe der Jahre wuchs mit dem Erfolg des Unternehmens auch die Belegschaft. Um Zeiten und Ressourcen zu sparen war der Umstieg von einer internen zu einer externen Lohnbuchhaltung unabdingbar. Auch die Erneuerung der veralteten Zeiterfassungssoftware war notwendig, um die Lohn- und Gehaltabrechnungen weiterhin im Überblick zu behalten und zu vereinfachen. 2017 entschied sich die Geschäftsleitung schließlich für TimePunch Pro. Überzeugen konnte vor allem die Schnittstelle zu DATEV, die TimePunch gewährleistet.
Ein Unternehmen im Wandel
Als Familie Kölling 2014 HP-Etikett von ihren Vorgängern, den Eheleuten Pfannenschmidt – Hoop übernahm, war klar, dass sich die Firmenphilosophie nicht ändern wird. Das Unternehmen wird weiterhin nach den bewährten und bestehenden Werten fortgeführt. Was sich allerdings mit der Zeit veränderte, ist die Größe der Firma. Herr Kölling erkannte, dass ein Umstieg zu einer externen Lohnbuchhaltung notwendig ist, um wichtige Ressourcen einzusparen. Um eine Schnittstelle zwischen HP-Etikett und dem Steuerbüro zu schaffen, forderte dieses eine DATEV-Schnittstelle, die vor allem dem Steuerberater die Abrechnung erleichtert. Nachdem das Steuerbüro einige Zeiterfassungssysteme vorgeschlagen hat, entschied sich Familie Kölling für die Nutzung von TimePunch Pro. Es waren die zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten und die Maßanfertigung des Programms, die schließlich im Vergleich zur Konkurrenz überzeugen konnten.
„Unser Wunsch war eine aktuelle und flexible Software“
Vor der Umstellung zu TimePunch arbeitete die Firma bereits mit einer französischen Zeiterfassungssoftware. Problem hierbei war die fehlende Aktualität des Programms. Es gab unter anderem keine Schnittstelle zu DATEV, die in Zeiten wirtschaftlicher Expansion unabdingbar ist. Mit der DATEV-Software werden monatlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt. Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen schafft die Software Synergiepotenziale zwischen Unternehmen und Steuerberater. Beide Seiten profitieren durch das Outsourcing. TimePunch gewährleistet diese Schnittstelle, wodurch auch HP-Etikett von den Vorteilen der Kosten und Zeitersparnis profitieren kann.
Der Umstieg zu einem deutschen Zeiterfassungssystem sollte außerdem die automatische Anpassung an deutsche Richtlinien gewährleisten. TimePunch kennt beispielsweise alle deutschen Feiertage. Diese müssen also nicht manuell eingepflegt werden.
„Die Anpassungsfähigkeit des Programms ist mir besonders wichtig.“ (Herr Kölling, Geschäftsleitung)
Herr Kölling hatte außerdem den Wunsch nach mehr Flexibilität innerhalb des Programms. Da seine Mitarbeiter auch schichtweise arbeiten, war es ihm wichtig in Zukunft eine Zeiterfassungssoftware zu nutzen, welche auch wechselnde Arbeitszeiten übersichtlich dokumentieren kann. TimePunch sollte die Auswertung der Daten vereinfachen und hierbei Transparenz schaffen.
„TimePunch hat die Software an unsere Wünsche angepasst“
Die Vorteile von TimePunch hat auch Herr Lehmann, der für die Verwaltung des Programms zuständig ist, schnell erkannt. Im Vergleich zum Vorgänger, erfüllt die neue Software nicht nur den Wunsch nach mehr Flexibilität. Mit dem direkten und persönlichen Kontakt zum Kundensupport von TimePunch war es möglich die Software nach den eigenen Wünschen zu gestalten. Diese Maßfertigung wird von HP-Etikett sehr geschätzt. Neben den zahlreichen bereits vorhandenen Listen zur Auswertung, die beispielsweise Wochenendarbeitszeiten und Feiertage umfassen, wurden für HP-Etikett auch eigene Berichte erstellt und in die Software integriert, die so direkt genutzt werden können.
„Durch die Software bleibt kein Wunsch der Geschäftsleitung offen.“ (Herr Lehmann, Kundenbetreuung)
Auch der Steuerberater schätzt die Transparenz, die ihm so gewährleistet wird, er spart durch TimePunch ebenso Zeit und Ressourcen.
„Die Installation der Software verlief problemlos“
Vor allem bei der Implementierung der neuen Software nutzte HP-Etikett den persönlichen Kontakt zum Kundensupport. Die Firma ließ sich beraten und schaffte in Zusammenarbeit mit TimePunch eine Software, die auf ihre Wünsche zugeschnitten ist. Die Möglichkeit den Support auch nach der Integration bei möglichen Problemen jederzeit persönlich zu kontaktieren, wird von Herrn Kölling ebenfalls als großer Vorteil wahrgenommen.
HP-Etikett nutzt TimePunch heute ausschließlich für die internen Zwecke der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Jeder Mitarbeiter besitzt eine Chipkarte, mit der er seine Kommen – und Gehen Zeiten an einem festinstallierten Terminal am Eingang der Firma registriert. Von Beginn an wurde die Software von allen Mitarbeitern genutzt und positiv aufgenommen. Mit der Umstellung hatten sie keine Probleme.
„Die Bedienung der Software ist einfach und selbsterklärend.“ (Herr Lehmann, Kundenbetreuung)
TimePunch gewährleistet außerdem die Fairness und Transparenz gegenüber den Mitarbeitern. Diese bekommen mithilfe der Software am Anfang jeden Monats eine Übersicht ihrer geleisteten Stunden und überprüfen diese individuell, bevor die Daten an die Buchhaltung weitergegeben werden.
Mit der Einführung einer neuen Zeiterfassungssoftware erfüllt HP-Etikett schon heute die vom Europäischen Gerichtshof geforderte Pflicht zur vollständigen Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter.
Die TimePunch KG bietet professionelle Software und Hardware zur Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen. Unabhängig, ob vor Ort im Unternehmen, Remote im Home-Office oder unterwegs beim Kunden, TimePunch bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten und Auftragszeiten jederzeit und überall zu erfassen.
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EuGH: Zeiterfassung ist Pflicht – EU Staaten müssen Arbeitgeber zur Zeiterfassung verpflichten
Mit dieser Entscheidung nehmen die Richter Bezug zur EU-Grundrechtcharta, welche besagt, dass jedem Arbeitnehmer das Grundrecht „auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit“, sowie auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten“ zusteht. Geklagt hatte eine spanische Gewerkschaft, die die Einhaltung der vorgesehenen Arbeitszeiten in Gefahr sah und diese sicherstellen wollte. In Spanien, bestand zu diesem Zeitpunkt, wie auch aktuell noch in Deutschland, keine Pflicht die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu dokumentieren. Das erklärt auch die Ergebnisse des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Im vergangenen Jahr wurden in Deutschland von 2.000 Millionen Überstunden nur knapp die Hälfte tatsächlich bezahlt.
Um die Fairness gegenüber den Arbeitnehmern zu gewährleisten, braucht es also ein Zeiterfassungssystem, das die Zahlen der geleisteten Arbeitsstunden objektiv und verlässlich darstellt. Befürworter sehen in der Pflicht zur lückenlosen Dokumentation außerdem die Chance zur Kontrolle der Mindestlohnzahlung. Warnungen vor zusätzlichem bürokratischem Aufwand von der gegnerischen Seite werden ebenfalls laut, doch ein Umstieg zur digitalen Zeiterfassung kann auch Vorteile für den Arbeitgeber mit sich bringen.
Durch die digitale Form der Zeiterfassung mit TimePunch wird in erster Linie die gewünschte Transparenz innerhalb des Unternehmens geschaffen. Nicht nur die damit verbundene Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch die Minimierung der Fehlerquote durch moderne Zeiterfassungssoftware kann zur Steigerung des Unternehmensumsatzes beitragen. Neben der Einsparung von Kosten durch eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten, bieten Zeiterfassungssysteme außerdem die Möglichkeit mithilfe einer DATEV-Schnittstelle, Daten unmittelbar zu exportieren und an die Rechnungsstelle weiterzugeben. Eine stichprobenartige Kontrolle genügt und wichtige Ressourcen können eingespart werden.
Bei der Installation und Bedienung entsprechender Zeiterfassungssoftware ist kein Mehraufwand zu erwarten. TimePunch steht bei der Integration der Zeiterfassungssysteme in das Unternehmen beratend zur Seite und unterstützt seine Kunden auch über die Einrichtung der Software hinaus. Durch den persönlichen Support kann das System an individuelle Wünsche angepasst werden. So garantiert TimePunch die Nutzung seiner Software für alle Branchen und Betriebsgrößen.
Die TimePunch KG bietet professionelle Software und Hardware zur Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen. Unabhängig, ob vor Ort im Unternehmen, Remote im Home-Office oder unterwegs beim Kunden, TimePunch bietet ihnen und ihren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten und Auftragszeiten jederzeit und überall zu erfassen.
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TimePunch – Mit der Zufriedenheit der Kunden zum Erfolg
Die Idee einer einfachen und praktischen Zeiterfassung kam Gerhard Stephan schon vor einigen Jahren. Als er auf dem Markt kein passendes Produkt fand, entwickelte er eine eigene Lösung. Mit großem Erfolg: 2012 gründete er die TimePunch KG.
„TimePunch ist mein Baby!“
Es sind mittlerweile 16 Jahre vergangen, seit Gerhard Stephan seine Idee einer einfachen und praktischen Zeiterfassung in die Tat umgesetzt hat. 16 Jahre Entwicklungszeit, die natürlich nicht spurlos an dem Geschäftsführer vorbei gehen. Stolz erzählt er „TimePunch wird demnächst volljährig“.
Die Anfänge des Unternehmens liegen im Jahr 2003, als Gerhard Stephan sich selbstständig machte und eine Zeiterfassung für seine Tätigkeit als freiberuflicher IT Berater suchte. Da er keine adäquate Lösung am Markt finden konnte, begann er mit der Entwicklung von TimePunch.
Heute hat das Unternehmen sieben Mitarbeiter, die sich um den Support, den Vertrieb, die Entwicklung, sowie das Marketing und das Back-Office kümmern. Dominic Harreus, Mitarbeiter im Vertrieb, schätzt vor allem die Zusammenarbeit im Kollegium: „Im Team ergänzen wir uns perfekt und entwickeln so die Idee von TimePunch täglich gemeinsam weiter. Wertschätzung wird bei uns großgeschrieben.“
„Wir versuchen die Besten zu sein und bieten daher kundenspezifische Lösungen an“
Die TimePunch KG versteht sich nicht nur als Vertrieb ihrer Zeiterfassungssoftware. Durch die Entwicklung Ihres eigenen Produktes kann die Firma auf die verschiedensten Kundenwünsche eingehen und diese in die Software integrieren.
„TimePunch hat mir eine Software maßgeschneidert, die meinen Unternehmensbedürfnissen gerecht wird.“ (Dirk Sager, Bootsbau Sager)
Der persönliche Kontakt zum Support wird von den Kunden besonders geschätzt. Schon vor der Einführung der Software unterstützt die TimePunch KG ihre Kunden in Beratungsgesprächen, in denen die Wünsche genaustens analysiert werden, um sie später in das Programm zu implementieren. Bei der Installation und natürlich auch darüber hinaus steht der Support von TimePunch jederzeit zur Verfügung und garantiert so einen reibungslosen Ablauf.
„TimePunch ist mehr als eine Zeiterfassung“
Dass TimePunch neben der Erfassung der Arbeitszeiten für eine spätere Gehaltsabrechnung noch mehr kann, steht außer Frage. Die Software bietet dem Kunden und seinen Mitarbeitern Transparenz innerhalb des Unternehmens. Durch eine genaue Erfassung von Kommen und Gehen, sowie Raucherpausen und Überstunden wird die Gleichbehandlung der Mitarbeiter gewährleistet und Fairness im Unternehmen garantiert. Die meisten Nutzer von TimePunch sind als Dienstleistungs- und Handwerksunternehmen ebenfalls auf die Zufriedenheit Ihrer eigenen Kunden angewiesen. Und auch hierbei kann die Zeiterfassungssoftware helfen. Durch die Erfassung und Auswertung von Auftrags- und Projektzeiten können die Unternehmen die geleistete Arbeit gezielt in Rechnung stellen. „Das schafft nicht nur Transparenz, sondern gleichzeitig auch noch eine signifikante Umsatzsteigerung unserer Kunden.“
Neben den Kostenersparnissen ermöglicht die Software den Kunden außerdem eine erhebliche Einsparung wertvoller Arbeitszeiten. Unabhängig von der Unternehmensgröße des Kunden genügt am Monatsende eine stichprobenartige Prüfung der Zeiten und eine gegebenenfalls manuelle Korrektur, bevor die Daten zur Fakturierung freigegeben werden können. Auch die Urlaubsplanung und Genehmigung wird durch TimePunch erleichtert, was den Kunden als Zeitersparnis zu Gute kommt.
„TimePunch ist eine mächtige Software, die nicht viel Einarbeitungszeit fordert“
Was nach einem Widerspruch klingt, fasst die Idee, die hinter TimePunch steckt, sehr gut zusammen. Gerhard Stephan erklärt, die Software sei so entwickelt, dass jeder ohne große Einarbeitungszeit damit arbeiten könne. Gleichzeitig sei sie aber auch so mächtig, dass sie für alle Branchen und Anwendungsgebiete eingesetzt werden kann. Die intuitive Bedienbarkeit ist ein weiterer Vorteil der Software, der von Kunden und deren Mitarbeitern besonders geschätzt wird.
„Unsere Mitarbeiter kommen sehr gut mit der Nutzung von TimePunch klar. Die Software hat von Beginn an problemlos funktioniert.“ (Jan Dierich, SINC)
Die Zufriedenheit der Kunden mit der Nutzung der Software wird auch durch die aktuellen Zahlen des Unternehmens widergespiegelt. Circa 2000 Unternehmen im Raum Deutschland, Österreich und Schweiz nutzen gegenwärtig die Zeiterfassungssoftware. Egal ob Handwerks – oder Dienstleistungsbetrieb, TimePunch deckt die Kundenanforderungen sämtlicher Branchen ab.
Die TimePunch KG bietet professionelle Software und Hardware zur Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen. Unabhängig, ob vor Ort im Unternehmen, Remote im Home-Office oder unterwegs beim Kunden, TimePunch bietet ihnen und ihren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten und Auftragszeiten jederzeit und überall zu erfassen.
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TimePunch bei SINC in Wiesbaden
Wichtig ist der Geschäftsleitung von SINC nicht nur die Erfassung der Arbeitszeiten der stark angestiegenen Mitarbeiterzahlen, sondern auch die Gewährleistung der Transparenz vor dem Kunden durch eine Zuweisung der Arbeitszeiten auf ein konkretes Projekt. Um beides sicherzustellen entschied sich SINC für eine Zeiterfassung mit TimePunch. Überzeugt hat die Software durch den Mehrwert, den sie über die Arbeitszeiterfassung hinaus bietet.
Eine Erfolgsgeschichte
Als die Geschäftsleitung im Jahr 1999 das Potential sah eine Firma zu gründen, dachte sie im Traum nicht daran, dass sich diese mal zu einer Firma mit rund 100 Festangestellten und 60 Freiberuflern entwickeln würde. Heute ist das der Fall und mit dem rasanten Wachstum der Firma entstand der Wunsch nach einer Zeiterfassungssoftware, um die Arbeitszeiten der stark angestiegenen Mitarbeiterzahlen zu erfassen.
Interne Anforderungen – „Unsere Anforderungen sind gestiegen“
Bereits vor der Nutzung von TimePunch arbeitete das Unternehmen mit einer Zeiterfassungssoftware, die allerdings die internen Anforderungen von SINC nicht erfüllen konnte. Eine neue, moderne Software wurde gesucht und schließlich mit TimePunch PRO gefunden.
Neben dem Überblick über die verschiedenen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und der damit verbundenen Transparenz vor dem Kunden, war es SINC besonders wichtig, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, seine Arbeitszeiten selbst bequem zu erfassen. Hierfür sollten Zeiterfassungsterminals im Gebäude zur Registrierung von Kommen- und Gehen-Zeiten installiert werden. Darüber hinaus sollte die Arbeitszeit- oder Projektzeiterfassung auch online am PC ermöglicht werden. Vor allem aber sollten sich die Mitarbeiter durch TimePunch nicht kontrolliert fühlen, sondern die Software als informelle Unterstützung ansehen.
Wesentlichen umfasste sein Anforderungskatalog die folgenden Aspekte:
- Mitarbeiter sollten die Zeiterfassung als Unterstützung und nicht als Kontrolle ansehen
- Die Benutzeroberfläche/ das Interface der Software sollte übersichtlich sein, damit die Mitarbeiter die Software gerne und regelmäßig benutzen
- Viele mögliche Erfassungsmöglichkeiten (Terminals, Online, PC)
- Ein online Zugang außerhalb des Unternehmens sollte vorhanden sein
- Zeiten sollten an einem Terminal mit Chipkarte automatisch erfasst und gespeichert werden
- Manuelle Korrekturen bei Fehlern und stundenbasierte monatliche Abrechnungen sollten möglich sein
- Integrierte Urlaubsplanung und Genehmigung
Schnelle Installation – „Die Software hat von Beginn an problemlos funktioniert“
Die größte Herausforderung bei der Installation der neuen Zeiterfassungssoftware war die Migration der Daten aus dem alten System. „Trotz der schwierigen Ausgangssituation mit der alten Software, hatten wir keinerlei Probleme beim Umstieg. Der Datenimport zu TimePunch gestaltete sich wesentlich schneller und einfacher als wir es am Anfang dachten.“ Die Erfassungsterminals und die circa 200 Chipkarten erhielt SINC per Post und montierte sie an zentralen Standorten im Firmengebäude. Nachdem alle Mitarbeiter einen Account im System hatten, war alles bereit, um die Zeiterfassungssoftware in Betrieb zu nehmen. Durch ihr gutes Interface und die damit verbundene intuitive Bedienbarkeit wurde die Software sofort von allen Mitarbeitern problemlos angenommen.
Einsparungen durch TimePunch – „Die Software ist ihr Geld absolut wert“
Die Vorteile der Software zeigten sich schnell und SINC profitierte von dem durchdachten Rechte- und Rollensystem der Projektzeiterfassung von TimePunch PRO. Für SINC ein signifikanter Vorteil um die tägliche Arbeit des Unternehmens, die fast ausschließlich aus Projektgeschäften besteht, noch effizienter zu machen. Projektleiter haben jederzeit den Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Projektmitglieder. Auch Kunden profitieren hiervon. TimePunch ermöglicht es die Arbeitszeit, die für einen Kunden aufgewendet wird, genau zu beziffern und schafft somit Transparenz.
Obwohl SINC mittlerweile circa 200 Mitarbeiter beschäftigt, genügt am Ende des Monats eine stichprobenartige Prüfung der Zeiten und gegebenenfalls eine manuelle Korrektur, bevor die Daten zur Fakturierung weitergegeben werden.
Die TimePunch KG bietet professionelle Software und Hardware zur Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen. Unabhängig, ob vor Ort im Unternehmen, Remote im Home-Office oder unterwegs beim Kunden, TimePunch bietet ihnen und ihren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten und Auftragszeiten jederzeit und überall zu erfassen.
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TimePunch bei Bootsbau Sager in Kulpin
Da für das Familienunternehmen die Zufriedenheit der Kunden schon immer im Vordergrund steht, entschied sich Dirk Sager im vergangenen Jahr für die Zeiterfassung mit TimePunch Pro. Ihn überzeugte vor allem der Mehrwert, den TimePunch über die Arbeitszeiterfassung hinaus bietet. Seit Einführung der Software kann das Unternehmen jeden Arbeitsschritt seiner Mitarbeiter lückenlos und nachvollziehbar auflisten und schafft so Transparenz vor seinen Kunden.
„Mehr als nur ein Handwerksbetrieb“ – Kundenzufriedenheit wird großgeschrieben
Die Firma Bootsbau Sager versteht sich nicht nur als Familien- und Handwerksbetrieb, sondern vor allem als Dienstleister. Das Unternehmen ist unter anderem auf die Restauration, die Reparaturen und die Lagerung von Booten ausgerichtet. Acht Mitarbeiter betreuen jährlich rund 300 Boote. Darüber hinaus lagert das Unternehmen in der Winterzeit rund 150 Boote ein und macht diese, rechtzeitig zu Beginn der Schifffahrtssaison im Frühjahr, wieder seetauglich. Vorwiegend handelt es sich hierbei um Boote aus dem Freizeitbereich, vereinzelt kümmern sich die Mitarbeiter aber auch um berufsbezogene Boote. Wichtig bei all der Arbeit ist Dirk Sager, der die Firma seit 2010 in zweiter Generation leitet, vor allem die Zufriedenheit seiner Kunden.
„Wir waren es satt!“ – Wunsch nach einfacher Bedienung
Schon vor der Nutzung von TimePunch arbeitete Bootsbau Sager mit diversen Zeiterfassungsgeräten. Keines konnte jedoch den internen Anforderungen gerecht werden, weshalb das Unternehmen der Zeiterfassung zeitweise den Rücken kehrte. Vor allem der Mehraufwand, der durch die Gewöhnung an die sehr umfangreichen Programme entstand, schreckte Dirk Sager ab. Es entstand der Wunsch nach einer einfachen Bedienung der Software und nach einem persönlichen Support, der bei Problemen jederzeit erreichbar ist. 2015 wurde der Geschäftsführer erstmals auf TimePunch aufmerksam, blieb aber dennoch zunächst kritisch. Erst 2017 entschied sich das Unternehmen schließlich doch für eine Zeiterfassung mit TimePunch.
„Nur so viel wie nötig“ – Anforderungen an TimePunch
Neben der einfachen Bedienung der Zeiterfassungssoftware und der Unterstützung durch einen persönlichen und schnellen Support, wurden vor der Einführung noch weitere Anforderungen an TimePunch gestellt. Vor allem sollte die Software unkompliziert und übersichtlich strukturiert sein. Dirk Sager wollte seine kostbare Arbeitszeit nicht mehr länger darauf verwenden, jeden noch so kleinen Parameter auszufüllen. Ihm war es wichtig, dass das neue Programm weniger Zeitaufwand forderte, als die vorhergehenden. Zudem legte er großen Wert darauf, dass die Software nicht nur die einzelnen Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter erfasst, sondern diese auch einem bestimmten Projekt und Kunden zuordnet. „Unsere Kunden haben gerne einen genauen Bericht über die Arbeitszeiten und -schritte an ihrem Boot“. Die Darstellbarkeit der Projektzeiten für den Kunden sollte selbstverständlich möglichst übersichtlich sein.
„TimePunch hat mir eine Software maßgeschneidert, die meinen Unternehmensbedürfnissen gerecht wird“
Dirk Sager schätzt an TimePunch besonders den persönlichen Kontakt zum Support, der ihn schon vor der Einführung der Software beratend unterstützt hat. In direkten Gesprächen konnte TimePunch die Wünsche von Dirk Sager genaustens analysieren und die Software schließlich auf seine Wünsche anpassen. Vorteile in der Nutzung von TimePunch Pro sieht Dirk Sager außerdem in der gewünschten einfachen Anwendung:
„Man bekommt mit wenigen Klicks einen sehr guten Projektbericht, der die nötigen Zeitaufwände von Beginn des Projekts bis zu dessen Ende genaustens erfasst. Das sorgt für eine gute Nachvollziehbarkeit beim Kunden.“
Doch nicht nur der Kunde schätzt die die Transparenz, die durch TimePunch garantiert wird. Auch für Dirk Sager ist es durch die Nutzung von TimePunch Pro viel einfacher geworden, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter nachzuvollziehen. Neben dem Arbeitsbeginn und -ende werden auch die Pausenzeiten erfasst. Am Ende des Monats werden die Daten nur noch einmal stichprobenartig überprüft und schließlich an das Steuerbüro übermittelt. Wertvolle Arbeitszeit kann so eingespart werden.
„Das System läuft sehr gut“ – Bedienerfreundliche Nutzung und schnelle Installation
Dirk Sager hat TimePunch Pro erst nach und nach in sein Unternehmen integriert. Zunächst etwas skeptisch, nutze er die Software erstmal nur für sich. Nach und nach gewöhnte er sich an das Programm. Er erweiterte die Nutzung auf zwei Mitarbeiter. Heute ist er so überzeugt von TimePunch Pro, dass alle Angestellten ihre Arbeits- und Projektzeiten über TimePunch erfassen.
„Meine Mitarbeiter kommen sehr gut mit der Nutzung von TimePunch klar, für sie war die Umstellung einfach“.
Neben zwei Terminals arbeitet das Unternehmen mit zwei Desktops und einem Tablet. Mit den Terminals werden überwiegend die Kommen- und Gehen-Zeiten registriert. Die Computer dienen vor allem zur Eingabe der Projektbeschreibungen. Die Software und ihre bedienerfreundliche Nutzung haben Dirk Sager überzeugt. Durch TimePunch hat er seine Meinung über Zeiterfassungsprogramme geändert.
Die TimePunch KG bietet professionelle Software und Hardware zur Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen. Unabhängig, ob vor Ort im Unternehmen, Remote im Home-Office oder unterwegs beim Kunden, TimePunch bietet ihnen und ihren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten sowohl Arbeitszeiten als auch Projektzeiten und Auftragszeiten jederzeit und überall zu erfassen.
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Vorschau TimePunch 3.2 und Änderungen durch die DSGVO
Was ändert sich mit der Version TimePunch 3.2?
Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, werden wir folgende Änderungen vornehmen:
- Der neue Bericht „DSGVO Auskunftsbogen“ stellt kompakt dar, welche Daten über einen Mitarbeiter in TimePunch gespeichert sind und welche Mitarbeiter darauf zugreifen können.
- Die neue Rolle „Datenschutzkoordinator/ -beauftragter“ kann mit der Version 3.2 ausgewählten Mitarbeiter in TimePunch zugeordnet werden. Der Datenschutzbeauftragte hat das „Einsichtsrecht in sämtliche Unterlagen“ und ist damit einem IT-Administrator gleichgestellt (hat jedoch nicht das Recht, die eingesehenen Daten zu verändern). Die neue Rolle kann somit die Einhaltung der Löschfristen überwachen, eine Datenlöschung durchführen, sowie den „DSGVO Auskunftsbogen“ für alle Mitarbeiter aufrufen.
- Dem Administrator bzw. dem Datenschutzbeauftragten wird mit dem Update 3.2 die Möglichkeit zur Datenlöschung nach einer Zeitspanne gegeben. Damit gibt es erstmalig die Möglichkeit Mitarbeiterdaten nach der neuen DSGVO zu löschen.
Die wichtigsten Rechte der DSGVO und die damit verbundenen Veränderungen von TimePunch haben wir Ihnen hier zusammen gefasst.
Rechte der Datenschutz-Grundverordnung
Unter anderem sieht die Datenschutz-Grundverordnung für Mitarbeiter folgende Rechte vor:
- Informationsrecht (Artikel 12 Abs.1 DSGVO)
- Auskunfts- und Widerspruchsrecht (Artikel 13, 14, 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung (Artikel 16, 17, 18, 19 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
Falls Sie weitere Fragen zum neuen Update oder sonstige Anliegen haben, kontaktieren sie uns einfach unter: info@timepunch.de
Das neue Release TimePunch 3.2 wird pünktlich zum in Kraft treten der DSGVO am 25.05.2018 erscheinen.
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Flexible Arbeitszeitmodelle mit Rahmenarbeitszeiten regulieren
Das TimePunch Cutter Modul erleichtert das Durchsetzen interner Arbeitszeitregeln, indem die Rüst-, Übergangs- und Rahmenarbeitszeiten für jeden Wochentag individuell definierbar sind. Dadurch wird eine faire Arbeitnehmerentlohnung erst möglich, da die bezahlten Arbeitszeiten von den unbezahlten Zeiten getrennt werden können. Erst durch die Definition der Rahmenarbeitszeit des Betriebs können solche Problemstellungen eindeutig gelöst werden.
Durch die neue Funktion des TimePunch Cutter ist es möglich, die Rahmenarbeitszeit jeden Tag individuell zu definieren. Damit gibt man Mitarbeitern z.B. die Möglichkeit, in der Woche Überstunden aufzubauen, um dann freitags früher ins Wochenende starten zu können (siehe Bild).
Der TimePunch Cutter ist ein Modul innerhalb des TimePunch Application Servers und kann mit diesem installiert werden.
Seit 2012 bietet die TimePunch KG professionelle Software und Hardware zur Zeiterfassung für Kleine und Mittelständige Unternehmen sowie für Freiberufler und Selbständige an. Unser Firmenmotto lautet „TRACKING PROGRESS NOT ONLY HOURS“. Wir möchten, dass unsere Lösungen unseren Kunden helfen ihr Unternehmen voranzubringen, und nicht nur die reinen Stunden zu erfassen. Dabei ist es uns wichtig, dass unsere Software möglichst einfach zu bedienen ist und dem Kunden größtmögliche Flexibilität bietet.
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TimePunch 3.0 ist online und bietet neue Features
Pünktlich zum neuen Jahr optimiert TimePunch seine Zeiterfassungssoftware in gleich mehreren Punkten. Die Module TimePunch Watcher, TimePunch Studio und TimePunch Management müssen nicht mehr separat installiert und können mit der Version 3.0 über die Website des Application Servers genutzt werden. Um die Mitarbeiterverwaltung übersichtlicher zu gestalten, lässt TimePunch Team- und Abteilungsleiter direkt auf die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zugreifen – Berichte müssen nicht mehr verwendet werden. Bei der Projektverwaltung ändern sich die Rechte der Projektverantwortlichen. Diese können mit der neuen Version direkt ihren Projekten zugeordnet werden und dann auch nur noch diese Projekte bearbeiten. Feiertage können ab sofort auch als regulärer Arbeitstag abgebildet werden. Bei regelmäßiger Feiertagsarbeit werden die Stunden normal erfasst und bei Bedarf mit einem gesonderten Stundenlohn vergütet. Außerdem müssen Berichte nicht mehr nach jedem Patch-Update neu installiert werden, sondern bleiben einfach bestehen.
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Die Idee einer einfachen und praktischen Zeiterfassung kam Gerhard Stephan schon vor über 6 Jahren. Als er auf dem Markt kein passendes Produkt fand, entwickelte er eine eigene Lösung. Mit großem Erfolg: Er gründete 2012 die TimePunch KG und heute nutzen Unternehmen und Freiberufler weltweit die Software.
Die Personal-Zeiterfassung von TimePunch richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen. Sie erfasst Kommen und Gehen, Raucherpausen und Überstunden und sichert damit die Fairness im Team. Die Gleitzeitkonten, Monatsberichte und Urlaubspläne lassen sich über ein zentrales Verwaltungsmodul komfortabel aufrufen, auswerten und verarbeiten. Zusätzlich ermöglicht TimePunch die direkte Erfassung und Auswertung von Projektzeiten. Seit Ende 2016 befindet sich der Hauptsitz des Unternehmens im südhessischen Lampertheim. Mehr erfahren Sie unter www.timepunch.de
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TimePunch Online erfasst Arbeitszeiten ortsunabhängig über Browser
In zahlreichen Unternehmen gilt es neben den Zeiten der Mitarbeiter vor Ort auch Arbeitszeiten im Home Office oder im Außendienst zu erfassen. TimePunch vervollständigt jetzt das Angebot an Erfassungsoptionen: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über Smartcards oder Schlüsselanhänger an stationären Terminals registrieren, am PC direkt, über eine eigene App via Mobiltelefon oder nun auch per Webbrowser. Das neue Modul TimePunch Online bietet den Anwendern noch größere Flexibilität. Die Mitarbeiter benötigen einzig einen Zugang zum TimePunch Server des Unternehmens und die entsprechende Lizenz. Damit können sie sich mit ihrem User und Passwort direkt auf dem Server einloggen, um die Arbeitszeiten in Echtzeit zu registrieren. Im Backoffice stehen die Daten sofort für weitere Auswertungen zur Verfügung. TimePunch Online ist auch in englischer Sprache verfügbar und kann damit von ausländischen Mitarbeiter einfach genutzt werden.
Die Idee einer einfachen und praktischen Zeiterfassung kam Gerhard Stephan während seiner Tätigkeit als freiberuflicher Software-Entwickler. Als er auf dem Markt kein passendes Produkt fand, entwickelte er eine eigene Lösung. Mit großem Erfolg: Er gründete die TimePunch KG und heute nutzen Unternehmen und Freiberufler weltweit die Software.
Die Personal-Zeiterfassung von TimePunch richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen. Sie erfasst Kommen und Gehen, Raucherpausen und Überstunden und sichert damit die Fairness im Team. Die Gleitzeitkonten, Monatsberichte und Urlaubspläne lassen sich über ein zentrales Verwaltungsmodul komfortabel aufrufen, auswerten und verarbeiten. Zusätzlich ermöglicht TimePunch die direkte Erfassung und Auswertung von Projektzeiten. Seit Ende 2016 befindet sich der Hauptsitz des Unternehmens im südhessischen Lampertheim. Mehr erfahren Sie unter www.timepunch.de
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