10 Jahre landesweiter e Einkauf kommunaler Dachverbände
Einkaufsexperten der
- KoPart eG, Einkaufsgenossenschaft unter dem Dach des STGB NRW, Dr. Ralf Togler
- Stadtverwaltung Monheim am Rhein, Mitglied der KoPart, Martin Frömmer
- KomKa, Kommunales Kaufhaus RP, Einkaufsgemeinschaft unter dem Dach des GSTB Rheinland-Pfalz, Simon Layher
- TEK-SERVICE AG, seit 2000 bundesweit tätiger Einkaufsdienstleister für Verwaltungen und Organisationen der öffentlichen Hand, Monika Schmidt
berichteten im Rahmen der Wegweiser Beschaffungskonferenz am 23. September 2024 in Berlin aus der Praxis. Das gesamte Interview zum Nachlesen:
Moderator: „KomKa“ steht seit 2016 für Kommunales Kaufhaus RP und ist ein Service der Kommunalberatung Rheinland-Pfalz, Tochter des GstB RP. Seither steuern Städte und Gemeinden ihren Einkauf auf Grundlage landesweit gebündelter Rahmenverträge. Was bewegt Kommunalverwaltungen Ihr Angebot anzunehmen?
Simon Layher|KomKa RP: Da gibt es mindestens drei Gründe.
1. „Verwaltung“ kann günstig, ohne eigene Ausschreibung, ihre Bedarfe decken, da die Rahmenverträge durch Komka regelmäßig ausgeschrieben werden. 2. Durch den eEinkauf erhalten die Kommunen erstmals 1zu1 Daten ihrer Verbräuche. Und 3; wer macht sich gerne die Arbeit, wenn zehnmal im Jahr Tonerkartuschen, Babywindeln oder Feuerwehrhelme bestellt werden müssen. Immer wieder suchen, auswählen, bestellen, Zahlung veranlassen.
Moderator: seit 2019, rechnet KomKa erbrachte Leistungen, gegenüber Ihren Mitgliedern elektronisch, im Zugferd Format ab. Warum dieser Schritt?
Simon Layher|KomKa RP: Weil er per EU mit der Richtlinie 2014/55/EU gefordert war. Bis April 2020 sollte der Einsatz der standardisierten Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 obligatorisch für die kommunale Verwaltung werden. Wir haben Fakten geschaffen. Bereits im April 2020 haben die ersten Kommunen unsere eRechnungen automatisiert empfangen und verarbeitet.
Moderator: Studien prognostizieren 1,6 Mio fehlende Verwaltungsfachkräfte. Welche Rolle spielt das Kommunale Kaufhauses in diesem Kontext; was sind Ihre Ziele?
Simon Layher|KomKa RP: Die aktuell 10994 Gemeinden verfügen über kein "Einkaufspersonal". Die vollständige Beschaffung läuft nebenbei und bindet unglaubliche Ressourcen. Heute bereits schaufeln wir durch Digitalisierung im Einkauf Zeit frei. Das vereinfacht und eliminiert unnötige Arbeiten. Damit werden Freiräume für den Hauptjob unserer Verwaltungsmitarbeiter*innen geschaffen.
Moderator: KoPart eG ist Einkaufsgenossenschaft des StGB NRW. Seit 2014 bieten Sie Ihren Mitgliedern die Möglichkeit, über den „elektronischen Katalogeinkauf“ von landesweit gebündelten und ausgeschriebenen Rahmenverträgen zu partizipieren. Welche Mehrwerte ergeben sich seither für Ihre Mitglieder?
Dr. Ralf Togler| KoPart eG: als Einkaufsgenossenschaft bietet die KoPart eG ihren Mitgliedern den Mehrwert, ihren Bedarf aus landesweit gebündelten, ausgeschriebenen Rahmenverträgen abzurufen. Das hat sowohl wirtschaftliche, als auch vergaberechtliche Vorteile. Vor dem Hintergrund fehlender Fachkräfte entlasten unsere Einkaufsservices aber vor allem die Mitarbeiter in den Städten und Gemeinden.
Moderation: wo stehen Sie heute? Wie viele Kommunalverwaltungen greifen auf Ihren Katalog Einkauf zu, wie viele Kataloge und Lieferanten haben Sie im Sortiment
Dr. Ralf Togler |KoPart eG: Inzwischen nutzen bereits über 100 Verwaltungen und kommunale Organisationen unsere Services. Mit ca. 50 Rahmenverträgen decken wir den erforderlichen Bedarf an Alltagsgütern gut ab. Der Umsatz der abgerufenen Produkte liegt bei mehreren Millionen €; Tendenz steigend. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.
Moderation : neben wirtschaftlichen und vergaberechtlichen Aspekten hat sich gerade der e-Einkauf in Krisenzeiten als bewährt, wendig und robust erwiesen. Haben Sie ähnliche Erfahrungen sammeln können?
Dr. Ralf Togler | KoPart eG: Tatsächlich haben wir das bei den zahlreichen Krisen der kürzeren Vergangenheit, so bspw. der Versorgung von Flüchtlingen, in Zeiten von Corona und bei der Hochwasserkatastrophe erlebt. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, schnell auf kommunale Anforderungen reagieren zu können. Waren es 2014/2015 zunächst Betten, Matratzen, oder anderer Hausrat; so waren während der Pandemie Masken, Raumluftgeräte, oder Tablets für das Homeschooling von Schülern in NRW gefragt. Wasserpumpen und schweres Gerät waren dagegen bei der Hochwasserkatastrophe erforderlich. Durch die konzertierte Vorgehensweise der KoPart eG konnten die erforderlichen Produkte schnell durch unsere Kommunalmitglieder abgerufen werden.
Moderation: Die Stadt Monheim am Rhein ist mit ca. 44 Tsd. Einwohnern und knapp 900 Beschäftigten in der Kernverwaltung seit dem Jahr 2012 Mitglied der KoPart, der elektronische Katalogeinkauf wurde im September 2016 eingerichtet. Warum haben Sie sich für das Angebot der KoPart entschieden, bzw. welche Mehrwerte haben Sie erwartet?
Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Entscheidend für uns war die Möglichkeit, Verwaltungsabläufe zu verschlanken und damit Prozesskosten zu senken. Dies ist beim Katalogeinkauf so offensichtlich, dass hierfür keine gesonderten Prozesskostenrechnungen erforderlich sind. Allein die Verlagerung des Vergabeprozesses auf den Dienstleister im Rahmen der Einrichtung des Katalogeinkaufs führt zu enormen Effizienzgewinnen.
Moderation: Wo stehen Sie heute, bzw. „wie fühlt sich das für einen Besteller Ihres Hauses an“, wenn er auf das Einkaufsportal der KoPart zugreift?
Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Die Bereiche haben separate Zugriffe auf die Kataloge. Die weitaus meisten Artikel sind in den vorhandenen Katalogen der KoPart bereits verfügbar und durch die zentrale Ausschreibung auch zu attraktiven Preisen.
Moderation Wie hoch ist das Bestellvolumen der Stadt und welche Artikel sind besonders gefragt?
Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Das Bestellvolumen lag im Jahr 2023 bei über 700 TEUR. Besonders gefragt ist zurzeit Büromaterial. Während Corona gehörten Desinfektionsmittel, Mundschutze und Einmal-Handschuhe zu den meistbestellten Artikeln.
Moderation: Wo sehen Sie Weiterentwicklungsmöglichkeiten für den gemeinsamen Einkauf?
Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Hier kann ich an meine erste Aussage anknüpfen. Die interkommunale Zusammenarbeit ist gerade bei Standardleistungen, wo Kommunen nicht im Wettbewerb stehen, ein wichtiges Instrument, um Prozesskosten zu senken, deshalb sehe ich hier noch Potenzial über den derzeitigen Katalog hinaus.
Moderation: Und was wünschen Sie sich als Aufsichtsrat der KoPart für die Zukunft?
Martin Frömmer | Stadt Monheim am Rhein: Ich würde mich freuen, wenn noch weitere Kommunen auf den Zug aufspringen würden, denn je mehr wir sind, desto bessere Einkaufspreise können wir erzielen.
Moderator: TEK-SERVICE AG ist seit 2000 Dienstleistungsunternehmen für den Einkauf der öffentlichen Hand. Mittels webbasierender Technologie, weitreichend Services und branchenspezifischem Know-How gilt das Unternehmen als echter Pionier und kann damit auf zahlreiche erfolgreiche Praxisbeispiele verweisen. Warum entscheiden sich Verwaltungen für den eEinkauf mit TEK-SERVICE AG?
Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Unsere Webservices werden durch unsere Kunden als bewährten, belastbaren Weg zu höherer Wirtschaftlichkeit, Arbeitserleichterung, Transparenz, und strategischer Steuerung verstanden. Technische Mindestanforderung, wie Internetzugang, sowie kurze Projektzeiten von 6 bis 8 Wochen machen Entscheidern unserer Kunden Mut, neue Wege zu gehen.
Moderator: Welche strategischen Ziele verfolgen Ihre Kunden ganz allgemein
Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Wirtschaftlichkeit, Transparenz, strategische Steuerungsmöglichkeiten, wie Einkaufsgemeinschaften, Nachhaltigkeit, Krisenmanagement, um nur einige Ziele zu nennen. Wichtig auch; wir versetzen unsere Kunden in eine absolute „Poleposition“. Jede Verwaltung ist dabei „Owner“ ihrer Prozesse, Besteller-, Lieferanten-, und Katalogstammdaten.
Moderator: Welche technischen Anforderungen richten sich damit an Ihr Unternehmen
Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Unsere Kunden erwarten von uns die Verknüpfung des e Einkaufs mit den Prozessen der e Vergabe und e Abrechnung; durchdacht vom Anfang bis zum Ende. Neudeutsch „Purchase to pay“, verbunden mit einem hohen Automatisierungsgrad; systemgetriebener Datentransfer zwischen unterschiedlichsten ERP- und Finanzsystemen unterschiedlichster Akteure. Es handelt sich dabei um echte „end 2 end“ Beziehungen im Verwaltungsprozess, die man an dieser Stelle so nicht vermuten würde.
Moderator: Was ist Ihnen wichtig
Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: zuallererst maximale Kundenzufriedenheit, kontinuierliche, effiziente Weiterentwicklung unserer Webservices, bei hoher Skalierbarkeit. Als deutsches Unternehmen entwickeln wir unsere eigene Software (Software made und hosted in Germany). Das schafft uns den gestalterischen Raum in allen Belangen. Wir sind ausschließlich Dienstleister unseres Kunden „Verwaltung“. Wir werden nur durch unsere Kunden für unsere Leistungen bezahlt und sind damit absolut Lieferantenneutral. Mit dem Zertifikat „Software made und hosted in Germany“ unterstützen wir die Intension der EU Datensouveränität, wir arbeiten DSGVO- und BSI IT Grundschutzkonform, unser TEK-Einkaufsportal ist zertifiziert Barrierefrei.
Moderator: Gibt es neben den beiden Kommunalen, digitalen Einkaufsverbünden wie KoPart, oder KomKa noch weitere große Einkaufsverbünde
Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: auf Ihre Frage verweisen wir gerne auf das eWarenhaus des Landes Berlin
https://www.vdz.org/vergabe-beschaffung-nachhaltigkeit/dynamik-erfahrungen-und-ziele
Moderator: Was würden Sie interessierten Verwaltungen empfehlen?
Monika Schmidt | TEK-SERVICE AG: Erfinden Sie das Rad nicht neu, tauschen Sie sich mit Kollegen und Kolleginnen anderer Verwaltungen aus, die bereits Erfahrungen haben. Erwarten Sie belastbare, bewährte, umfassende professionelle Lösungen – die Zeit der Projekte ist vorbei.
Ansonsten: einfach loslegen und ins Machen kommen. Kommen Sie auf uns zu, wir helfen gerne!
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
Als bundesweit tätiger Dienstleister ist sie schwerpunktmäßig Partner für Verwaltungen und Organisationen.
TEK-SERVICE AG gilt damit als Pionier und Wegbereiter für moderne e-Procurementlösungen.
Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
TEK-SERVICE AG
Eisenbahnstraße 10
79541 Lörrach-Haagen
Telefon: +49 (7621) 9140-40
Telefax: +49 (7621) 9140-429
http://www.tek-service.de
Vorsitzende des Aufsichtsrates
Telefon: +49 (7621) 9140410
Fax: +49 (7621) 9140-429
E-Mail: schmidt@tek-service.de
Stadt Braunschweig schafft Fakten: Vom analogen zum digitalen Einkauf
„Wir haben nach einer Lösung gesucht, die möglichst alle benötigten Produkte verschiedener Lieferanten in einem einzigen Shop vereint, um den Einkauf für die Bedarfsstellen so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Daher auch die Bezeichnung „Einkaufsportal“, da wir es als Tor zu einem großen und vielfältigen Angebot für Dinge des täglichen Dienstbetriebs sehen.“ So Sven Pulch, Projektmanager im Einkauf bei der Stadt Braunschweig. Um selbst keinen eigenen Installations- und Softwarepflegeaufwand für einen Onlineshop vorhalten müssen, darüber hinaus Datensicherheit und Anwenderfreundlichkeit gewährleisten zu können, hat sich Stadt Braunschweig für die Zusammenarbeit mit dem erfahrenen Einkaufsdienstleister der Verwaltungsbranche, TEK-SERVICE AG, entschieden. Ziel ist es, die Einkaufsstrategie sukzessive voranzutreiben, bzw. kontinuierlich auszubauen. Sven Pulch berichtete am 10. September 2024 im Rahmen des Zukunftskongresses via Webcast über Herangehensweisen, Herausforderungen Zielstellungen und Perspektiven. Stadt Braunschweig schafft Fakten: Vom analogen zum digitalen Einkauf
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
Als bundesweit tätiger Dienstleister ist sie schwerpunktmäßig Partner für Verwaltungen und Organisationen.
TEK-SERVICE AG gilt damit als Pionier und Wegbereiter für moderne e-Procurementlösungen.
Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
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eEinkauf: von A – Z, oder „end to end“, gedacht
Tatsächlich ist der eEinkauf das Verbindungsglied zwischen den vor- und nachgelagerten Bereichen Ausschreibung/Vergabe und Abrechnung. Sobald sämtliche Abläufe und Prozesse des Einkaufes standardisiert und automatisiert in das operative Tagesgeschäft einer Verwaltung, oder Unternehmens integriert sind, können Finanz- und ERP-Lösungen aller drei Bereiche und Akteure, systemgetrieben mit Daten versorgt werden. Das Ergebnis sind „End to end“ Beziehungen, auf Grundlage standardisierter, automatisierter Prozesse; von der Bestellung bis zur Ausschreibung und Abrechnung
Seit 25 Jahren verfolgen die Macher der TEK-SERVICE AG diesen Anspruch. Mittels webbasierender Technologie ermöglicht der Einkaufsdienstleister die standardisierte und automatisierte Datenübermittlung zwischen unterschiedlichsten Finanz- und ERP Systemen ihrer Kunden und deren Lieferanten. Sämtliche Abläufe des Einkaufes erfolgen dabei abteilungsübergreifend, entlang der Prozessvorgaben ihrer Kunden. Daten, Berichte und Kennzahlen stehen Beteiligten zur Verfügung. Der Ausbau strategischer Einkaufsziele von Verwaltungen wird damit effizient vorangetrieben und umgesetzt. Für das „Onboarding der Lieferanten“, erforderliche Einrichtung und Betreuung von Schnittstellen, Weiterentwicklung der Einkaufslösung (Software made & hosted in Germany) und vielem mehr, sorgt TEK-SERVICE AG.
Haben sich die Services der TEK-SERVICES AG bei Verwaltungen und Organisationen einmal etabliert, werden Erfolge schnell meß- und spürbar. Der eEinkauf, „zu Ende gedacht“ wird damit zum „Gamechanger“. Bedenken, hinsichtlich Steuerungs- oder Kontrollverlust „lösen sich in Luft auf“, denn der Kunde bleibt und ist „Owner“ über Prozesse, Besteller-, Katalog- und Lieferantenstammdaten. Ein wichtiger Aspekt, um Abteilungs- oder „Silo“ Denken vorzubeugen. Eine „end to end“ Beziehung im Einkauf; bewährt und ertüchtigt, bei geringsten technologischen Anforderungen: Internetzugang. Mehr brauchen TEK – Kunden nicht, um unterschiedlichste Einkaufsstrategien erfolgreich umzusetzen.Weitere Informationen finden Sie hier:
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
Als bundesweit tätiger Dienstleister ist sie schwerpunktmäßig Partner für Verwaltungen und Organisationen.
TEK-SERVICE AG gilt damit als Pionier und Wegbereiter für moderne e-Procurementlösungen.
Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
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Telefax: +49 (7621) 9140-429
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Fax: +49 (7621) 9140-429
E-Mail: schmidt@tek-service.de
Stadt Braunschweig schafft Fakten: Vom analogen zum digitalen Einkauf
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
Als bundesweit tätiger Dienstleister ist sie schwerpunktmäßig Partner für Verwaltungen und Organisationen.
TEK-SERVICE AG gilt damit als Pionier und Wegbereiter für moderne e-Procurementlösungen.
Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
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eEinkauf – „end to end“, oder zu Ende gedacht.
Seit 25 Jahren verfolgen die Macher der TEK-SERVICE AG diesen Anspruch. Mittels webbasierender Technologie ermöglicht das Unternehmen die standardisierte und automatisierte Datenübermittlung zwischen unterschiedlichsten Finanz- und ERP Systemen ihrer Kunden und deren Lieferanten. Sämtliche Abläufe des Einkaufes erfolgen dabei abteilungsübergreifend, entlang der Prozessvorgaben ihrer Kunden. Daten, Berichte und Kennzahlen stehen damit Beteiligten zur Verfügung. Der Ausbau strategischer Ziele des Kunden, Schnittstellenanpassungen. usw. wird durch TEK-SERVICE AG fortlaufend berücksichtigt.
Haben sich die Services der TEK-SERVICES AG einmal etabliert, werden Erfolge schnell meß- und spürbar. Der eEinkauf, „zu Ende gedacht“ wird damit zum „Gamechanger“. Bedenken, hinsichtlich Steuerungs- oder Kontrollverlust „lösen sich in Luft auf“, da jeder einzelne Prozess durch den Kunden, aus einem „Sortiment von Möglichkeiten“, ausgewählt und definiert wurde. Ein wichtiger Aspekt, um Abteilungs- oder „Silo“ Denken vorzubeugen. Eine „end to end“ Beziehung im Einkauf; bewährt und ertüchtigt, bei geringsten technologischen Anforderungen: Internetzugang. Mehr brauchen TEK – Kunden nicht, um unterschiedlichste Einkaufsstrategien erfolgreich umzusetzen. Hier geht´s zu den Erfolgsgeschichten:
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
Als bundesweit tätiger Dienstleister ist sie schwerpunktmäßig Partner für Verwaltungen und Organisationen.
TEK-SERVICE AG gilt damit als Pionier und Wegbereiter für moderne e-Procurementlösungen.
Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
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Kommunaler eEinkauf in Niedersachsen, NRW und RP als Garant für mehr Wirtschaftlichkeit
Dienstag, 10. September 2024 14 – 15 Uhr
Hier gehts zur Anmeldung:
Zukunftskongress Staat & Verwaltung
Daten, statt „Zettelwirtschaft“. Auf Grundlage durchdachter Strategie und e Einkauf,
schaffen kommunale Dachverbände wie KoPart und KomKa in NRW und RP seit 10 Jahren Mehrwerte für ihre Mitglieder. Mindestanforderung für alle Beteiligten: Internetzugang. Personalentlastung wird spürbar; Bündelungseffekte in Ausschreibung und Vergabe führen zu wirtschaftlichen Vorteilen. Digitalisierung im Einkauf ist damit für Kreisverwaltungen, Städte, Gemeinden, oder deren Eigenbetriebe etabliert. Eine gute Basis für KoPart und KomKa, digitale Einkaufsstrategien zukünftig schrittweise weiter auszubauen.
Einkaufsexperten der
- KoPart eG, Einkaufsgenossenschaft unter dem Dach des Städte- und Gemeindebundes NRW
- KomKa, Einkaufsgemeinschaft unter dem Dach des GSTB Rheinland-Pfalz
- TEK-SERVICE AG, Technologie- und Servicedienstleister der KomKa und KoPart
berichten im Rahmen der Wegweiser Beschaffungskonferenz aus der Praxis.
23. September 2024, 16:45 Uhr
Hier gehts zur Anmeldung:
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
Als bundesweit tätiger Dienstleister ist sie schwerpunktmäßig Partner für Verwaltungen und Organisationen.
TEK-SERVICE AG gilt damit als Pionier und Wegbereiter für moderne e-Procurementlösungen.
Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
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Landesweites, kommunales Einkaufsportal in NRW kombiniert Rahmenverträge mit Einzelbestellungen aus EU Marktplatz
Hier geht’s zum K21 Webcast
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Smart Country Convention Berlin: eWarenhaus Berlin ist Best Practice zur Digitalisierung von Einkaufsprozessen
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
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TEK-SERVICE AG gilt damit als Pionier und Wegbereiter für moderne e-Procurementlösungen.
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eEinkauf der Verwaltung als Treiber für mehr Nachhaltigkeit
haben die Erfahrungen der Kommunalverwaltungen Städte Mainz, Erfurt, Tübingen und Kreis Groß Gerau überrascht.
So startete Landeshauptstadt Erfurt 2011 ihre digitale Einkaufsstrategie. 2020 betrug das Jahresbeschaffungsvolumen bereits € 700 Tsd. Verwaltungsweit hatten zu diesem Zeitpunkt 200 Besteller Zugriff auf 17 ausgeschriebene Sortimente/Kataloge. Von 3000 gelisteten Artikeln waren damals bereits 1.800 nach Umweltschutzkriterien gekennzeichnet. Hinzu kam die Einbindung regionaler Buchläden und Bäcker in die Einkaufsstrategie. Ebenso wurden mehrere Tausend Artikel aus OCI Schnittstellen für Besteller bereitgestellt. Ganz ähnliche Entwicklungen zeigen Mainz, Tübingen, oder Groß Gerau. Die Zahlen verblüffen:
3 Schlüssel zum Erfolg lassen sich herauslesen:
- Verwaltungsweite, verbindliche Digitalisierung von Einkaufsverfahren
- Fortlaufende Definition und Erreichen von Zielstellungen
- Einbindung eines Einkaufsdienstleisters der für Technologie, Service, Know-How und Weiterentwicklung verantwortlich zeichnet.
Die Praxisbeispiele der Kommunalverwaltungen Erfurt, Mainz, Tübingen und Groß Gerau sind übertragbar. Das jeweilige Modell, unter Einbeziehung des externen Einkaufsdienstleisters TEK-SERVICE AG, hat sich seit 2000 bewährt, wird fortlaufend weiterentwickelt und ertüchtigt. Das Unternehmen unterstützt darüber hinaus den interkommunalen Dialog im Kundenkreis. Damit avanciert der eEinkauf zum Treiber in Sachen Nachhaltigkeit.
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
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Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
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Stadt Lörrach: eEinkauf in Kombination mit eAbrechnung – leicht gemacht
Daten des Einkaufs als Grundlage für Ausschreibung und Abrechnung
Bereits 2014 deuteten verwaltungsinterne Erhebungen auf erhebliche Aufwände in der Rechnungsverarbeitung hin, weshalb sich die Verantwortlichen für das von TEK-SERVICE AG angebotene Gutschriftverfahren, als Ergänzung zum eEinkauf entschieden. Beim Gutschriftverfahren handelt es sich um eine Art „umgekehrtes Abrechnungsverfahren“. Der Besteller bestätigt den Wareneingang im Einkaufsportal. Abrechnungsrelevante Daten werden systemgetrieben und automatisiert durch eine webbasierende Plattform, dem TEK-Kontor, zu einem Abrechnungsdokument im ZUGFeRD, und/oder XRechnungsformat aufbereitet und sowohl an den entsprechenden Lieferanten, als auch an die abrechnungsverarbeitende Stelle der Stadt Lörrach versandt. Lieferant und Stadt partizipieren gleichermaßen. Sämtliche Abrechnungsdokumente des Gutschriftverfahrens sind korrekt, da sie sich auf Preise der vorangegangenen Vergabe beziehen. Die Dateien lassen sich automatisiert verarbeiten; manuelles editieren entfällt. Lieferanten erhalten ihr Geld zeitnah, ohne fakturieren zu müssen. Wie „ein roter Faden“ ziehen sich seither Einkaufsdaten durch die vor- und nachgelagerten Themenbereiche Ausschreibung/Vergabe und Abrechnung.
„Partner in Zeiten knapper Haushalts- und Personalressourcen“
„TEK-SERVICE AG ist für uns als Verwaltung längst nicht nur Lösungsanbieter. Sie ist auch verlässlicher Dienstleister, wenn es um die zeitnahe Anpassung von Formaten und Schnittstellen geht.“ So Ron Morgenthaler, Leiter der Stadtkasse Lörrach. „So können beispielsweise Änderungen von SAP Schnittstellen, nach Vorgabe unseres Rechenzentrums, schnell in unsere laufenden Prozesse hineingreifen. Gut wenn man dann einen Partner an seiner Seite weiß, der für uns schnell und verlässlich die Anpassungen, in unserem Fall zu S/4HANA, übernimmt. In Zeiten knapper Haushalts- und Personalressourcen ist das darüberhinaus ein wichtiger Aspekt," so Ron Morgenthaler abschließend.
TEK-SERVICE AG ist ein seit dem Jahr 2000 inhabergeführtes Unternehmen.
Als bundesweit tätiger Dienstleister ist sie schwerpunktmäßig Partner für Verwaltungen und Organisationen.
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Auf Grundlage webbasierender Technologie, sowie umfassender Services steht die Steuerung von C-Artikeln im Vordergrund. Die Dienstleistung unterstützt damit alle Strategen im Einkauf, die effizient wie nachhaltig planen und handeln.
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