Kundenanforderungen im Fokus: wittig Electronic GmbH setzt auf Microsoft Dynamics 365 und synko GmbH
Neben einem zuverlässigen Handel mit den Elektronikbauteilen schätzen die Kunden wittig ELECTRONIC vor allem ihrer individuellen Lösungen wegen, die genau auf die Kundenwünsche zugeschnitten sind. So entwickeln Ingenieure technische Baugruppen, von denen vor allem Kunden ohne eigenen Elektronikbereich profitieren. Hierzu arbeitet das Unternehmen eng mit Forschungseinrichtungen der Westsächsischen Hochschule Zwickau und der TU Bergakademie Freiberg zusammen. Heute gehört das Unternehmen zu den Spitzenunternehmen in Europa auf dem Sektor der elektronischen Bauteilfertigung.
wittig beschäftigt am Standort Brand-Erbisdorf 45 Mitarbeiter und in einer tschechischen Tochterfirma 20 Fachkräfte, um von dort den Ostmarkt gezielter bedienen zu können. Außerdem gibt es noch ein Büro in Shanghai, China, um besser mit Lieferanten und Kunden in Asien kommunizieren zu können.
Kundenwünsche erfüllen: In die Jahre gekommene ERP-Lösung wurde abgelöst
Die wachsenden Auftragsmengen und Kundenanforderungen konnte das Altsystem schon bald nicht mehr bewältigen. Vor allem die Wareneingangsprüfung musste dringend beschleunigt werden. Eine neue Lösung wurde gesucht. Durch die Barcode-Software der synko GmbH ließ sich die Prüfung und Einlagerung von zwei Tagen auf zwei Stunden verkürzen: paketweise Bestandsführung, hohe Genauigkeit, weniger Fehler. Die Reklamationen durch Falschlieferungen sanken auf unter 0,01%. Der erste Schritt war getan. Aufgrund des ersten erfolgreichen Projektes folgte die Einführung von synko Components auf Basis Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Microsoft NAV), in die das Scannersystem synko Mobile als Modul von Business Central vollständig integriert ist. Dabei wurde der Datenbestand aus der alten Warenwirtschaft zum Stichtag importiert, sodass das Unternehmen ohne Stillstand oder Parallelbetrieb im Herbst 2006 mit Microsoft Dynamics an den Start gehen konnte. Seither wurde die IT-Lösung stetig fortentwickelt und aktualisiert.
Highlights der neuen Anwendung: Zeitersparnis, bessere Rückverfolgbarkeit und Reduzierung von menschlichen Fehlerquellen
„Einen großen Vorteil von Microsoft Dynamics 365 (ehemals Microsoft NAV) sehe ich im modularen Aufbau. Das Unternehmen kann entscheiden, welche Module es anfangs braucht. Wenn sich die Geschäftsprozesse ändern, kann man Modul um Modul dazu nehmen“, beschreibt Michael Wittig, Geschäftsführer seit 2016, einen Vorteil der Software. Durch den Wechsel auf die integrierte Branchenlösung konnte wittig seinen Absatz schon im ersten Jahr von 65 Mio. auf 340 Millionen Bauteile steigern. Heute liegt der Absatz bei jährlich 800 Millionen Bauteilen. Eine Umstellung auf eine chaotische Lagerhaltung ermöglichte zudem mehr Platz und senkte die Kosten.
Im Laufe der Jahre fanden zahlreiche Verbesserungen statt. So stand nach der Einführung der IT-Lösung das Thema EDI (Electronic Data Interchange) im Mittelpunkt. Die Rahmenverträge und Lieferabrufe im Verkauf gehen oft über zwei oder mehr Jahre. Die Kunden avisieren über EDIFACT die geplanten Liefermengen. Früher mussten Mitarbeiter die Lieferabrufe, die per E-Mail mit vielen DIN A4-Seiten gesendet wurden, manuell abgleichen (Lieferung früher, später oder gar storniert) – mit allen Fehlern, die gemacht werden können. Der Abgleich wird jetzt automatisch und fehlerfrei vom System übernommen.
Über EDIFACT (DESADV) verläuft die gesamte Kommunikation elektronisch – von der Bestellung über den Mengenabruf aus einem Rahmenauftrag bis hin zur Rechnungslegung und die Ware ist so etikettiert, wie es der Kunde haben möchte. „Da wir nun ein ERP-System haben, das sich nach den Kundenwünschen auslegen lässt, funktioniert alles so, wie wir es haben wollen. Und das ist schon sehr effizient“, resümiert dazu Andreas Kirsch, der verantwortliche IT-Leiter bei wittig.
Einführung Kamerasystem
2018 kamen die Mitarbeiter im Wareneingang bei der Prüfung nicht mehr schnell genug nach, die Bearbeitung des Wareneingangs war einfach zu umfangreich. Für einen Kunden dauerte er zum Beispiel drei Tage, um etwa 20 Paletten mit Etiketten zu versehen. Mit Hilfe des Kamerasystems ist dies jetzt in fünf Stunden machbar. Zwei Fließbänder und die Kamera erkennen 1000 Etiketten pro Stunde. Das Kamerasystem des Unternehmens ASinteg GmbH zur automatischen Wareneingangskontrolle bietet viele Vorteile, von denen auch die Kunden profitieren: Zeitersparnis, bessere Rückverfolgbarkeit (Traceability) und Reduzierung von menschlichen Fehlerquellen. Auf Basis von Barcode, 2D-Label und OCR-Schrifterkennung kann es alle eingehenden Produkte automatisiert erfassen Erfassung und die Daten in Microsoft Dynamics speichern. Das bedeutet einen schnelleren, reibungslosen Warendurchlauf. Durch die detaillierte Erfassung von Reklamationen konnte wittig das Qualitätsmanagement wesentlich verbessern und die Reklamationen durch Falschlieferungen sanken.
Auch die Bestandsführung wurde durch die Einführung von Containern verbessert: Bisher musste jedes Paket gescannt werden, wenn eine Palette umgestellt wurde. Jetzt werden sie nur einmal gescannt und der Palette zugeordnet und können dann mit der Palette (Container) an einen bestimmten Lagerplatz gestellt werden. Da die Firma wuchs, kamen neue Lagerhallen dazu. Die neue Scanner-Lösung von synko erlaubt das beleglose Arbeiten. Scanner mit einer grafischen Oberfläche wurden im laufenden Betrieb eingeführt, neue Funktionen kamen hinzu und der Belegdruck fiel weg. Alles passierte im laufenden Betrieb durch ein agiles Projektmodell – Schritt für Schritt ohne „großes“ Projektmanagement, sozusagen „learning by doing“ – es waren keine Schulungen notwendig.
Gemeinsam erfolgreich: wittig ELECTRONIC GmbH und synko GmbH
Seit über 19 Jahre arbeiten beide Unternehmen zusammen. Heutzutage nicht üblich. Bestehende ERP-Lösungen und IT-Partner sind dem beständigen Wettbewerb ausgesetzt. Natürlich hat sich wittig immer mal wieder umgeschaut und mit anderen Lösungen beschäftigt. Es ist aber mittlerweile keine reine IT-Partnerschaft, es ist eine persönliche Beziehung entstanden, man hat einen anderen Bezug zueinander. „Die Zusammenarbeit ist einzigartig, weil synko uns und unsere Prozesse kennen. Sie wissen, was wir machen, was wir wollen und was wir brauchen, da ihre Branchenkompetenz auf dem technischen Handel liegt. Es wird alles sehr, sehr schnell umgesetzt. Man muss nicht, wie bei größeren IT-Unternehmen, ein Ticket ziehen und dann wird es irgendwann bearbeitet. Ich kenne meine Ansprechpartner. Die Entscheidungswege und Umsetzungsphasen sind kurz. Das Upgrade verlief reibungslos. Die Zeitpläne wurden eingehalten, was will man mehr?“, resümiert Michael Wittig zufrieden.
Und auch der IT-Leiter zeigt sich zufrieden: „synko überzeugt durch viel persönliches Engagement und man spürt ein gewisses Herzblut. Die Experten dort haben eine fundierte Branchenkenntnis, einen detaillierten Einblick in unsere Arbeitsweise sowie Anforderungen – das ist beispiellos. Unter unseren Lieferanten die beste Zusammenarbeit, die wir haben.”
Blick in die Zukunft: Investitionssicherheit und Umsatzsteigerung
Mit Microsoft Dynamics und der Branchenlösung synko Components möchte Michael Wittig weiterarbeiten: „Man kann sich sicher sein, dass die Software weiterentwickelt wird und in zwanzig, dreißig Jahren noch auf dem Markt ist. Für Updates ist keine Spezifikation notwendig und dadurch können Kosten eingespart werden. So haben wir mit Microsoft einen großen Partner im Hintergrund und mit synko einen Partner an der Seite, der unsere Prozesse und die Branche kennt.“ Weiter führt er aus: „Mein Ziel ist: Mit dem jetzigen Personal durch Automatisierung und Digitalisierung 25 Prozent mehr Umsatz zu machen, diverse Bestellprozesse so zu digitalisieren, dass die Bestellung mit einer Art KI automatisch funktioniert. So können wir die Mitarbeiter anders einsetzen oder ihnen auch mehr Freizeit gönnen. Gute Mitarbeiter sind eine begrenzte und nachgefragte Ressource.“
synko GmbH – Menschen. Prozesse. Lösungen.
Die synko GmbH entwickelt basierend auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (vormals Microsoft Dynamics NAV bzw. Navision) IT-Lösungen für die Bereiche ERP, CRM und SCM – und zwar in Branchen: Distribution für elektronische Bauelemente, Pharmagroßhandel, Produktion von Pharma-produkten, Industrielle Distribution/Großhandel und Unternehmen mit hohen logistischen Anforderungen. Weiterhin bietet synko Spezial-Lösungen zu den Themen Mobiler Datenzugriff, Scannerlösungen, Etikettieraufgaben sowie Qualitätskontrolle/-sicherung. Serviceleistungen rund um die IT sowie Hardwarekomponenten ergänzen das Produktportfolio.
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Neue Logistiksoftware von synko bei Elektronik-Distributor Bürklin bewährt sich
Ein wichtiger Grund zur Einführung der neuen Software war der Leitsatz „Bis 18:00 Uhr bestellt, morgen geliefert – lagernde Ware wird am Tag des Bestelleingangs versendet und unseren Kunden am folgenden Tag zugestellt“, wie Konrad Lauberbach, Leiter Logistik bei Bürklin Elektronik, erläutert.
Seit der Einführung der neuen Logistik-Software sind jetzt eineinhalb Jahre vergangen. Welche Verbesserungen wurden durch die Einführung erreicht? Wie hoch ist die Zufriedenheit bei den Kunden und bei den Mitarbeitern? Wie läuft die Zusammenarbeit nach der Einführung mit dem Systemhaus?
Einfache Bedienbarkeit, top Support, hohe Zufriedenheit
Für die Umsetzung des Logistikparts im Softwareprojekt wurde die synko GmbH ins Boot geholt. Langjährige IT- und Prozesserfahrung bei Unternehmen mit einer anspruchsvollen Logistik zeichnet die Mitarbeiter von synko aus, die Branchenlösungen sind bewährt. Das Systemhaus hat den Anspruch, höchste Qualität und Bedienkomfort zu liefern – und die Softwarelösungen heben sich vor allem durch einfache Bedienbarkeit ab. Konrad Lauberbach, Leiter Logistik und Unternehmensentwicklung bei Bürklin Elektronik, zieht ein Resümee. „Wir sind 100-prozentig zufrieden. Nicht nur mit den Funktionen, also der Abbildung effizienter Prozesse und Bedienbarkeit, sondern auch mit der Handhabbarkeit von allem, was außerhalb der operativen Prozesse liegt. Wir waren am Anfang sehr skeptisch und wollten auf keinen Fall zu viele Risiken eingehen. Wenn alles gut funktioniert, ist es ist super; wenn es aber zu Problemen kommt, kann ein neues System durch seine Komplexität den Mitarbeiter auch schnell über den Kopf wachsen. Im Extremfall kann es zu akuten Störungen im Prozess kommen, wenn Mitarbeiter bei Schwierigkeiten im Tagesgeschäft nicht wissen, wie Problemfälle zu handhaben sind und was zu tun ist. Aber: Dazu ist es nicht gekommen. Die Softwareeinführung verlief exakt wie geplant und seitdem funktioniert alles reibungslos! Und sollte etwas doch nicht rundlaufen und der operative Prozess ins Stocken geraten, dann lassen sich Fehler schnell und einfach beheben. Alles ist komplett und übersichtlich dokumentiert. Das erleichtert die Arbeit ungemein. Und, wenn wir selbst nicht weiterkommen, sind Wartung und Erreichbarkeit der synko-Mitarbeiter wirklich top. Wir erhalten sehr schnelle Rückmeldungen – und hier muss ich sagen, das macht mich wirklich total glücklich.“
Hohe Messlatte im Service
„Was die Bedienbarkeit angeht, die Funktionalität sowie der Support und die Wartung, ist wirklich alles zu unserer größten Zufriedenheit. Da bin ich total begeistert und das hängt die Messlatte für Softwaredienstleister bei uns im Haus sehr hoch.
Andere Dienstleister bringt das mitunter in Schwierigkeiten, aber dieses hohe Niveau macht das Arbeiten im Lager extrem leichter für uns“, so Lauberbach. Kurz zusammengefasst: Nicht nur das Projekt ist super gelaufen, sondern auch die ganze Betreuung im Nachgang, der Service, die Erreichbarkeit sind hervorragend.
Feedback: Auswirkungen bemerkbar, für Krisen gerüstet
Nach dem Motto „Tue Gutes und sprich darüber“, wurde der Projekterfolg im Haus bekannt gemacht. Natürlich sind die Vorteile der neuen Software den Kollegen aufgefallen – auch im strategischen Management. „Wie können wir unsere Auslastung steuern? Wie können Schwierigkeiten, zum Beispiel wie in diesem Jahr durch Corona mit einer stark schwankenden Auftragslage, bewältigt werden? Da hat uns der enorme Effizienzgewinn im Lager geholfen, die Lage abzufedern“, fasst Laubenbach zusammen.
Die neue Lösung synko components führte zu wesentlichen Verbesserungen im Prozessablauf. Bürklin arbeitet seit der Einführung mit einer chaotischen Lagerhaltung mit durchgängiger Chargenverfolgung, einer ordentlichen FIFO (first in, first out) beziehungsweise FEFO (first expired, first out). Das hat das Unternehmen extrem weiterentwickelt: Wesentlich weniger Lagerfläche, deutlich schnelleres Einlagern, umständliches Umbauen entfällt. Weitere Verbesserungen konnten in der Kommissionierung erzielt werden. Hier wird enorm viel Zeit gespart. Jetzt können die Mitarbeiter vier Aufträge gleichzeitig (Multi-Order-Picking) – im Gegensatz zu einem Auftrag früher – kommissionieren. Sie haben den gleichen Weg wie vorher, können aber viermal so viele Positionen auf dem Weg abwickeln. Der Laufweg und die Bearbeitungszeit pro Auftrag sind auf ein Viertel geschrumpft und das ist natürlich ein immenser Vorteil. Das war eine große Hilfe, und das ist auch der oberen Managementebene anhand der Performanceindikatoren aufgefallen.
Lieferversprechen: Wir halten Wort
Gerade die Bereiche Einlagerung und Kommissionierung haben extrem von der Einführung der neuen Software profitiert. Für die Logistik nutzt Bürklin Elektronik nun synko Mobile, synko BarScan, synko Labeling und synko Printerserver. „Bei der Einlagerung haben wir uns 80 Prozent eingespart, bei der Kommissionierung 20 Prozent. Notfalleinsätze entfallen und die Ressourcen stehen für wertschöpfende Prozesse zur Verfügung. Die Mitarbeiter verbrauchen keine Zeit für Umherlaufen und aufwendige Prozesse“, freut sich Lauberbach. Ein extrem hoher Automatisierungsgrad, der auch viele Spezialfälle durch das System selbsttätig abfedert, hilft, die manuelle Disposition von speziellen Aufträgen zu reduzieren. Alles zusammen kommt letztendlich den Kunden sowie dem Lieferversprechen „Bis 18.00 Uhr bestellt, morgen geliefert.“ mit extrem kurzen Auftrags- und Durchlaufzeiten zugute.
Ein weiteres wichtiges Thema war Transparenz: Die konsequente Verfolgung aller Lagerplätze, aller Lagerbewegungen und des Transportweges. Wenn Ware aus dem Lagerfach genommen wird und zum Versand geht, lässt sich zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sich die Ware im Moment gerade befindet und wer die Ware kommissioniert hat. Ein Auftrag kann jederzeit abgebrochen oder geändert werden, wenn spezielle Kundenwünsche eingehen. „Brauchen wir zum Beispiel eine spezielle Verpackung oder ähnliches, können Verkauf und Lager effizient kommunizieren. Die Mitarbeiter aus dem Verkauf hinterlassen ihre Notizen an der Position, sodass die Kollegen in der Kommissionierung immer gleich wissen, was zu tun. Das funktioniert super.
Das Thema Rückverfolgbarkeit ist über diese durchgängige Chargenführung lückenlos möglich. Zum Glück haben wir sie noch nicht gebraucht. Einfach, weil wir eine extrem niedrige Fehlerquote haben. Im Notfall sind wir aber dadurch sehr gut abgesichert. Das war uns bei der Anforderung an die Softwarelösung extrem wichtig“, fasst Lauberbach zusammen.
Extrem niedrige Fehlerquote: weitere Verbesserung
Bürklin Elektronik bewegt sich im Zentelpromille-Bereich bezogen auf die Reklamationsquote gemessen auf die Position. Hier konnte die Quote nochmal zwischen 25 und 30 Prozent reduziert werden. Der Prozess der Einlagerung ist nicht nur schneller und effizienter, sondern ist auch wesentlich einfacher. Vorher war er sehr softwareseitig sehr umständlich und dadurch auch extrem Fehler anfällig. Das verlangte von den Mitarbeitern permanent eine sehr hohe Konzentration, die man natürlich nicht 100% Prozent am Tag sicherstellen kann. „Das ist heute nicht mehr so“, stellt Lauberbach fest. „Durch das chaotische Lagersystem, die kleineren Fächer, die bessere Trennung sowie Rückverfolgbarkeit der einzelnen Chargen im Haus ist die Fehlerquote der Bestandsfehler, falsche Lagerplätze und dergleichen enorm zurückgegangen. Hier konnten wir wesentliche Fehlerquellen deutlich zurückfahren“.
Intuitive Bedienung schafft schnelle Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Natürlich: Neues wird erst einmal mit einem gewissen Argwohn betrachtet. Aber das System wurde sehr schnell bei den Mitarbeitern angenommen. Es ist extrem einfach und intuitiv. Das nahm ihnen die Angst und machte die Einführung leicht. Im Routinebetrieb vereinfachte sich die Arbeit wesentlich. Jeder profitierte persönlich davon und dies machte sich positiv bemerkbar. Den Mitarbeitern stehen mehr Zeit und Kapazität für die echten wertschöpfenden Prozesse zur Verfügung. Weniger Hektik, die zu Fehlern führt. „Die Arbeit heute: Die Mitarbeiter können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Die Bestellungen für den Kunden korrekt und in der richtigen Menge verpacken. Kurz zusammengefasst: Die Arbeit ist leichter und fehlerfreier geworden“, so Lauberbach.
Ein Blick in die Zukunft
Auf der Agenda steht: der Bereich Wareneingang. Dieser verfügt jetzt über mehr Funktionen und erledigt mehr Aufgaben, als es früher der Fall war. Was auch richtig gut ist. Und als Ziel nennt Lauberbach: „Die Arbeit im Wareneingang zu vereinfachen und straffer am Prozess zu führen. Es gilt die Komplexität zu reduzieren, umso mehr Effizienz im Wareneingang zu schaffen. Daran werden wir noch arbeiten!“
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Datensicherheit: Wo sind Ihre ERP-/CRM-Daten sicher?
Wo sind Ihre ERP-/CRM-Daten am sichersten aufgehoben – in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder in der Public Cloud?
Das Thema Datensicherheit steht derzeit im Mittelpunkt vieler Diskussionen. Und das zu Recht, denn es gibt viele Parteien, die auf Ihre Daten zugreifen, sie kontrollieren oder sogar stehlen wollen. In den hart umkämpften Märkten von heute sind Unternehmen aus mehreren Gründen gezwungen, ihre Daten mit äußerster Vorsicht zu handhaben.
Wo also sind Ihre wertvollen Daten am sichersten? Betrachten wir diese Frage mit Blick auf eine On-Premise-Situation. Der erste Punkt, den man bedenken sollte, ist der erforderliche Grad der Professionalität. Hacker werden in schnellem Tempo immer raffinierter, daher muss auch der Umgang mit den Daten immer professioneller werden. Im Idealfall sollten Sie den Hackern immer einen Schritt voraus sein. Sie müssen dabei also das fachliche Niveau Ihrer IT-Mitarbeiter, ihre Erfahrung und Mentalität, Ihre Budgets und die Fähigkeit, offene Stellen zu besetzen, in Betracht ziehen.
Der zweite Punkt ist die Tiefe Ihres Wissens. Wie steht es um den derzeitigen Kompetenzgrad Ihrer IT-Mitarbeiter? Wann war das letzte Mal, dass Sie durch die Einstellung eine neue Sichtweise gewonnen haben? Wie sehen Ihre Budgets in puncto Schulungen und Motivation aus? Reicht das aus, um mit dem Tempo mitzuhalten? Und wie hat sich der Trend bei diesen Budgets in den letzten Jahren entwickelt?
Der dritte Punkt ist der Umfang Ihrer Kompetenzen und der Grad Ihrer Erfahrung. Inwieweit sind Sie in der Lage, alle Anwendungen, Datenbanken, Betriebssysteme und Reporting-Tools zu beherrschen, die Ihr Unternehmen heute einsetzt? Sind Sie mit der Antwort auf diese Frage zufrieden?
Der vierte Punkt ist der physische Zugang zu Ihren Servern. Wie genau sind die Zugangskontrollen zu Ihrem Serverraum? Wie viele verschiedene Personen haben Zugang? Wissen Sie, was Mitarbeiter und externe Anbieter in diesem Raum tun? Und vergessen Sie bitte nicht die Mitarbeiter der Reinigungsfirma, die nach Geschäftsschluss arbeiten.
Und schließlich Audits. Wie oft lassen Sie ein professionelles IT-Audit durchführen – von einer externen Firma, die Ihnen ehrlich sagt, welche Schwachstellen Ihre Sicherheitsstrategie hat? Und wie genau befolgen Sie deren Empfehlungen? Laut einer groben Schätzung führen 40% aller Unternehmen, die On-Premise-Lösungen einsetzen, kein tägliches Backup ihrer Daten durch. Schockiert Sie diese Nachricht? Und sind Sie sicher, dass Ihr Unternehmen zu den anderen 60% gehört?
Lassen Sie uns den Tatsachen ins Auge sehen:
- In der heutigen Zeit ist die Datensicherheit von entscheidender Bedeutung;
- Sie müssen ein Unternehmen führen und sich auf Ihre Kunden, Mitarbeiter und Ziele konzentrieren und
- Datensicherheit ist nicht Teil Ihres Kerngeschäfts.
Im Jahr 2020 erhielt Microsoft den Zuschlag für den Joint Enterprise Defense Infrastructure-Vertrag, den das Pentagon, die Zentrale des US-Verteidigungsministeriums, ausgeschrieben hatte. Das Pentagon ist höchstwahrscheinlich die Organisation, die von allen Unternehmen auf der ganzen Welt am meisten Wert auf Vertraulichkeit legt. Und das am meisten zu verlieren hat! Dieser Vertrag könnte möglicherweise das Misstrauen vieler Unternehmen in Bezug auf die Sicherheit der Cloud ausräumen. Microsoft beschäftigt 3.500 auf Cybersicherheit spezialisierte Ingenieure und investiert jährlich eine Milliarde Dollar in Cybersicherheit.
Unzweifelhaft ist die Sicherheit der Microsoft-Rechenzentren weitaus besser als die des Serverraums und der IT-Mitarbeiter eines durchschnittlichen KMU. Trifft das auch auf Ihr Unternehmen zu?
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Corona-Bewährungsprobe bestanden: Update auf Microsoft Dynamics 365 Business Central rüstet LT-Net Europe GmbH für die Zukunft
Die LT-Net Europe GmbH aus Bad Camberg ist ein weltweit tätiger Distributor von elektronischen, elektromechanischen sowie mechanischen Komponenten. Er steht für Kompetenz und Support in der Elektronikbranche der Bereiche aktive bzw. passive elektromechanische Bauelemente. Von der Idee bis zum fertigen Produkt bietet das hessische Unternehmen alles aus einer Hand unter dem Motto „your complete solution“. Distribution und Manufacturing durch und mit ausgewählten Partnern sorgen für eine Abrundung des Leistungsangebotes und ermöglichen es, individuell auf die Anforderungen der Kunden einzugehen.
Auswahl: SAP, Spezialanbieter, Microsoft Dynamics
Als sich Mona Häußermann und Stefan Lopaska 2007 selbstständig machten und die LT-Net Europe GmbH gründeten, stand fest, dass man für einen erfolgreichen Start auch eine Software für Distributoren benötigt, die den speziellen Anforderungen der Branche gerecht wird. „Wir haben uns unterschiedliche Lösungen angeschaut, die zu unserem Geschäft und unserer Firmengröße passen sollten“, erläutert Mona Häußermann, Geschäftsführerin von LT-NET Europe, den Softwareauswahlprozess. Auf der electronica in München wurden Gespräche mit unterschiedlichen IT-Dienstleistern geführt. Darunter SAP, unterschiedliche Speziallösungsanbietern und Microsoft Dynamics. SAP war dem Unternehmen zu komplex und teuer – für ein Start-up nicht zu finanzieren. Auf der Messe kam es auch zum ersten Treffen mit den Geschäftsführern der synko GmbH. Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung synko components wurden präsentiert: Welche Basis braucht man und welche Bausteine können nach und nach ergänzt werden, ohne gleich am Anfang zu viel Geld investieren zu müssen. „Das Grundgerüst war definitiv für die Distribution geeignet. Dafür ist die Branchenlösung synko components auch gemacht worden. So hatten wir ein Grundtool zur Verfügung und gleichzeitig die Möglichkeit, später alles zu ergänzen, was wir brauchten. Uns überzeugte die Einfachheit und die Möglichkeit, komplexe Abläufe später zu integrieren und das zu einem bezahlbaren Preis. So haben wir Stück für Stück angefangen, die IT aufzubauen und auch die Komplexität zu begreifen“ begründet Mona Häußermann die Entscheidung für Microsoft Dynamics NAV. Natürlich ist die Software auch nur so gut, wie die Menschen, die mit ihr arbeiten. Und ohne starken Vertrieb wäre das Unternehmen nicht erfolgreich geworden. Die Software war ein unterstützendes Tool, um Lieferketten und Projekte im Blick zu haben und wirtschaftlich agieren zu können.
Highlights der Anwendung
Das Unternehmensmotto „Your complete solution.“ spiegelt sich auch in der Komplexität der IT und den Prozessen wider. Der Kunde kann mit einer Idee kommen – Umsetzung, Bauteilbeschaffung, Fertigung, etc. – die LT-Net Europe bietet das komplette Servicepaket und übernimmt alles.
Der Kern der Software ist zum einen die Disposition der Artikel in einer Fertigung. Wann brauche ich bestimmte Rohmaterialen? Wann müssen die Materialien bereitstehen? Wann muss LT-Net Europe liefern? Gibt es laut Spezifikation alternative Artikel, wenn ein Bestandteil nicht rechtzeitig hergestellt wird oder geliefert werden kann – Antworten muss das ERP-System geben. Und das tut es auch. Weiterer wichtiger Part ist die Kalkulation: Kenne ich meine Einstandspreise? Wie setzen sich meine Kosten zusammen? Wie teuer kommt mich meine Produktion und zwar heruntergebrochen auf ein Stück. Deshalb ist in der Produktion auch der kaufmännische Part sehr wichtig. Hier muss wirklich alles transparent sein. Und auch das funktioniert einwandfrei.
Das Fertigungstool ist historisch mitgewachsen. Waren es zu Beginn drei einzelne Produkte, die zu einem Endprodukt zusammengesetzt wurden, sind es jetzt bis zu zwanzig verschiedene Prozesse bis das Endprodukt fertig ist. Die Anpassung der IT war hochkomplex: Geduld, zuhören, miteinander arbeiten, voneinander lernen. Das war das Erfolgsrezept. Die synko-Mitarbeiter hatten und haben vor allem viel Geduld, stellen sich auf den Gesprächspartner ein und können selbst komplexe Zusammenhänge sehr gut darstellen und erklären. Das klappt auch über Telefon oder Webcast und die Entfernung der Unternehmensstandorte zwischen Wiesbaden und Nürnberg ist kein Problem.
Update März 2020: Durch Digitalisierung jetzt alle wichtige Informationen auf einem Blick
Anfang 2020 hat die LT-Net Europe auf Microsoft Dynamics 365 Business Central upgedatet und in neue Hardware sowie Server investiert. Die Digitalisierung ist im vollen Gang und auch das Highlight. Alles, was in Microsoft Dynamics 365 angezeigt wird, etwa in der kompletten Auftragsverwaltung bis hin zu Fertigungsaufträgen und vielem mehr, kann jederzeit im Sichtfeld dokumentiert, jedes beliebige Dokument kann angehängt werden. Dadurch braucht das Unternehmen kein Papier mehr. Weiterer Pluspunkt: Zu jedem beliebigen Projekt sind alle Dokumente hinterlegt, wie zum Beispiel Kundenauftrag, Bestellungen, Fertigungsaufträge, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen. Jetzt wird alles zum dazugehörigen Vorgang ablegt. „Es hat mich wirklich erstaunt, wie gut das klappt. Gerade jetzt in der Coronazeit können wir im Homeoffice an den Rechner gehen, das Programm starten und jeden x-beliebigen Auftrag, jede Bestellung oder jedes Angebot öffnen. Über den Button Anhänge sehe ich sofort die gesamte Dokumentation“ erklärt Frau Häußermann begeistert. „Dokumentationen, Texte hinterlegen und das Kachelsystem von Microsoft Dynamics ist für mich das Höchste. Man sieht alles auf einem Blick: Was ist noch zu bearbeiten? Wie waren die Liefertermine bei diesem Projekt? Der Kunde hat eine Bestellung gesendet. Der Lieferant hat ein Angebot geschickt oder ein Kollege hat eine auftragsbezogene Nachricht hinterlassen – entweder nur für mich oder für alle sichtbar. Das kann ich jetzt auf einem Blick sehen! Ich brauche kein Papier mehr. Kein unnötiges Anrufen in der Firma, kein Nachfragen, kein Diskutieren, kein Suchen. Das erspart unglaublich viel Zeit. Wir könnten tatsächlich von Homeoffice aus den ganzen Laden schmeißen – ohne Packen und Versenden natürlich“, meint Mona Häußermann lachend.
LT-Net Europe GmbH und synko GmbH: Partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Seit über 13 Jahre arbeiten beide Unternehmen zusammen. Heutzutage nicht üblich. Bestehende ERP-Lösungen und IT-Partner sind dem beständigen Wettbewerb ausgesetzt. Natürlich hat sich LT-Net Europe immer mal wieder umgeschaut und mit anderen Lösungen beschäftigt. Aber das Unternehmen hat sich all die Jahre für synko und die bestehende Lösung entschieden. Es ist keine IT-Partnerschaft, es ist mittlerweile eine persönliche Beziehung entstanden, man hat ein anderen Bezug zueinander. „synko ist unser IT-Partner seit der Gründung der LT-Net Europe und sie haben verstanden, worum es bei uns geht, und verstehen, was wir brauchen. synko hat eine Größe, die auch zu LT-Net Europe passt. Wir sind im Laufe der Zeit zusammengewachsen. Man hilft sich gegenseitig – selbst wenn es mal ein Notfalleinsatz am Wochenende ist“, beschreibt Mona Häußermann das Besondere der Partnerschaft.
Für die Zukunft haben beide Geschäftsführer Großes vor. Eine neue Firma wurde gegründet: die FILUXX GmbH. Die Firma vertreibt ein patentiertes Bauteil Namens FILUXX – ein einzigartiges genormtes Leuchten-Anschluss-System. Die LT-Net Europe wird Zulieferer für das neue Unternehmen sein und die ganze operative Abwicklung sowie den komplizierten Herstellungsprozess managen – natürlich mit Microsoft Dynamics und der Branchenlösung synko Components.
synko GmbH – Menschen. Prozesse. Lösungen.
Die synko GmbH entwickelt basierend auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (vormals Microsoft Dynamics NAV bzw. Navision) IT-Lösungen für die Bereiche ERP, CRM und SCM – und zwar in Branchen: Distribution für elektronische Bauelemente, Pharmagroßhandel, Produktion von Pharma-produkten, Industrielle Distribution/Großhandel und Unternehmen mit hohen logistischen Anforderungen. Weiterhin bietet synko Spezial-Lösungen zu den Themen Mobiler Datenzugriff, Scannerlösungen, Etikettieraufgaben sowie Qualitätskontrolle/-sicherung. Serviceleistungen rund um die IT sowie Hardwarekomponenten ergänzen das Produktportfolio.
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Update mit Microsoft Dynamics 365 Business Central bringt enorme Zeit- und Kostenersparnis bei Elektronik-Distributor Bürklin
Die Gründe, eine neue Software einzuführen, waren vielfältig. Ein wichtiger Aspekt war der Leitsatz des Hauses Bürklin Elektronik. „Bis 18.00 Uhr bestellt, morgen geliefert. Lagernde Ware wird am Tag des Bestelleingangs versendet und unseren Kunden am folgenden Tag zugestellt – so das Lieferversprechen unseres Hauses.“ erläutert Konrad Lauberbach, Leiter Logistik und Unternehmensentwicklung bei Bürklin Elektronik. „Diese kurzen Auftragsdurchlaufzeiten bedeuten für uns hohe Anforderungen an die Transparenz und schnelle Reaktionszeiten. Deshalb haben wir unser Lager in Deutschland.“ Bürklin Elektronik ist ein familiengeführtes Unternehmen mit der bewussten Entscheidung für den Standort Deutschland und mit dem Anspruch, die Leistung hier vor Ort mit gut ausgebildeten Mitarbeitern durchzuführen. Das bedeutet für ein mittelständisches Unternehmen im Münchner Umland aber auch sehr hohe Kosten – vor allem im Personalbereich. Es gilt, mit schlanken und stabilen Prozessen effizient zu arbeiten und besonders das Lager muss extrem straff organisiert sein. Der Distributor mehr und mehr weg von der Katalogbestellung mit einem kleinteiligen Geschäft und gewinnt neue, große Kunden hinzu. Natürlich sind hier die Anforderungen wesentlich höher. So ist hier zum Beispiel die Rückverfolgbarkeit ein wichtiges Thema. Die bisherige Lösung Navision 2009 mit einem Scannersystem erfüllte nicht mehr die Anforderungen, war instabil und teilweise extrem langsam. Außerdem sollten Prozesse im Wareneingang und in der Kommissionierung umgestellt werden, die mit dem alten System nicht unterstützt werden konnten. Das waren für Bürklin Elektronik ausreichend Antriebsmomente, nach einer neuen IT-Lösung zu suchen, die besser zu den geänderten Anforderungen und Prozessen passt.
Volle Transparenz: Alle Daten in einem ERP-System
Nach einer gründlichen Recherche fiel die Entscheidung, ein neues IT-Projekt wieder mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central aufzusetzen. „Wir hatten gute Erfahrungen damit gemacht, alles in einer IT-Lösung zu erfassen. Das gibt uns volle Transparenz, da kein Systemwechsel notwendig ist, um an Informationen zu kommen.“ kommentiert Lauberbach den Entscheidungsprozess. Wegen der Komplexität des Projekts wurde als Systemhaus SHB Business Solutions GmbH in München ausgewählt. Da die Herausforderungen an den Logistikpart jedoch zu groß waren, wurde die synko GmbH ins Boot geholt. Langjährige IT- und Prozesserfahrung bei Unternehmen mit einer anspruchsvollen Logistik zeichnet die Mitarbeiter von synko aus, die Branchenlösungen sind bewährt.
„Beim ersten Treffen mit der Geschäftsleitung von synko, Markus Köhler und Wolfgang Jaksch, wurde in einem Workshop eine Machbarkeitsstudie erarbeitet. Schon da waren einige unserer Anforderungen umgesetzt und wir wussten: Das ist der richtige Partner für uns! Hier werden unsere Prozesse und Anforderungen verstanden. Zudem hatte synko schon einige Referenzen in der Elektronik-Distribution mit ähnlichen Anforderungen. Wir waren uns in kurzer Zeit sicher, dass synko der richtige Partner ist – und das haben wir auch keine Sekunde bereut“, so Lauberbach. Die Aufgabe war anspruchsvoll: Täglich werden 1.200 bis 1.500 Aufträge mit 4.000 bis 5.000 Artikeln versendet, die von 60 Mitarbeitern im Lager bearbeitet werden. Und das mit einer exzellenten Lieferquote von 99,99 Prozent. 70.000 Produkte werden im Lager in München vorgehalten und können innerhalb von 24 Stunden ausgeliefert werden.
Schnelle Performance dank schlanker Datenpakete und einfacher Bedienbarkeit
Die Performance hat sich wesentlich gesteigert. Dank schlanker Datenpakete, die zwischen der synko-Anwendung und der Microsoft Dynamics 365-Datenbank ausgetauscht werden, laufen die Scanner jetzt wesentlich schneller. Und ein weiterer großer Vorteil: Bürklin Elektronik konnte die gesamte Hardware übernehmen: Drucker, Scanner und so weiter. „Es wurde alles getan, damit die Scannerlösung von synko auch auf den Geräten von Bürklin Elektronik zum Laufen gebracht wurde. Der Servicegedanke, sich auf den Kunden einzulassen und der Einsatz waren schon er-staunlich. Für uns wäre das auch noch ein wesentlicher Posten im Budget gewesen, das gesamte Lager mit neuer Hardware auszustatten“, erläutert der Logistikleiter.
Ein weiterer großer Vorteil der neuen Lösung sind die wesentlichen Verbesserungen im Prozessablauf. Prozesse, die im alten System nicht oder nicht ordentlich abgebildet werden konnten, sind jetzt möglich. Bürklin Elektronik arbeitet jetzt mit einer chaotischen Lagerhaltung mit durchgängiger Chargenverfolgung, einer ordentlichen FIFO (first in, first out) beziehungsweise FEFO (first expired, first out). Das hat das Unternehmen extrem weiterentwickelt: Wesentlich weniger Lagerfläche, deutlich schnelleres Einlagern, umständliches Umbauen entfällt. Weitere wesentliche Verbesserungen konnten in der Kommissionierung erzielt werden. Hier wird enorm viel Zeit gespart. Jetzt können die Mitarbeiter vier Aufträge gleichzeitig (Multi-Order-Picking) – im Gegensatz zu einem Auftrag früher – kommissionieren. Sie haben den gleichen Weg wie vorher, können aber viermal so viele Positionen auf dem Weg abwickeln. Der Laufweg und Bearbeitungszeit pro Auftrag ist auf ein Viertel geschrumpft und das ist natürlich ein immenser Vorteil. Auch im Warenausgang sind die Prozesse viel ergonomischer geworden. Für alles, was der Mitarbeiter macht, gibt es Kommando-Barcodes. Die gesamte Arbeit am Warenein- und -ausgang lässt sich mit den Scannern abwickeln, sodass eine Arbeit mit Tastatur oder Maus nicht mehr notwendig ist. Der Mitarbeiter hat entweder nur die Ware oder den Scanner in der Hand. Er muss nicht mehr umständlich mit Scanner, Tastatur und Ware hantieren – das ist jetzt viel ergonomischer.
Für die Logistik nutzt Bürklin Elektronik nun synko Mobile, synko BarScan, synko Labeling und synko Printerserver. Projektabwicklung und Implementierung verliefen reibungslos, Termine und Kosten wurden eingehalten und auch der Anlauf war problemlos. Der Anlauf war spitzenmäßig: synko war eine Woche vor Ort und hat bei der Einführung unterstützt – auch anschließend im Support. Für eine gute Vorbereitung wurde im Vorfeld ausgiebig getestet, kleine Mängel dann sehr schnell behoben. Dadurch gelang der Echtstart ohne Probleme und das System läuft seither stabil – zur Zufriedenheit aller.
synko GmbH – Menschen. Prozesse. Lösungen.
Die synko GmbH entwickelt basierend auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (vormals Microsoft Dynamics NAV bzw. Navision) IT-Lösungen für die Bereiche ERP, CRM und SCM – und zwar in Branchen: Distribution für elektronische Bauelemente, Pharmagroßhandel, Produktion von Pharmaprodukten, Industrielle Distribution/Großhandel und Unternehmen mit hohen logistischen Anforderungen. Weiterhin bietet synko Spezial-Lösungen zu den Themen Mobiler Datenzugriff, Scannerlösungen, Etikettieraufgaben sowie Qualitätskontrolle/-sicherung. Serviceleistungen rund um die IT sowie Hardwarekomponenten ergänzen das Produktportfolio.
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