Entwickelt und erfolgreich erprobt wurde das Tool aus der langjährigen Beratungspraxis von SIRIUS Consulting heraus, u.a. in einem Carve-out-Projekt eines DAX-Konzerns. „Solche Vorhaben erfordern regelmäßige Fortschrittsberichte bzw. ein klassisches Reporting, um alle Projektmitglieder und Stakeholder über den Verlauf zu informieren“ erklärt Otto Flake, Innovationsmanager bei der SIRIUS Consulting & Training AG. „Eigene Projektmanagement-Teams werden gebildet, die ausschließlich damit beschäftigt sind, Präsentationsfolien für Meetings zu erstellen.“ Dazu müssen sie verschiedenste Quellen heranziehen, aus ihnen Daten aufwändig manuell nach Excel ziehen, Schaubilder erstellen und nach PowerPoint kopieren – ein administrativer Koordinations- und Abstimmungsaufwand, der je nach Projektumfang nicht selten mehrere Personentage pro Monat kostet.

Diesen manuellen Aufwand erspart der Reporting Wizard. Von anderen Enterprise-ready-Plugins, die in Office installiert werden und Vorlagen erzeugen, unterscheidet er sich dadurch, dass er Slides automatisch erstellt. Der Wizard verknüpft verschiedenste Datenquellen (Access DB, Sharepoint etc.) und Projektmanagementtools in einem Excel-Sheet und baut darin über Pivot-Tabellen das Reporting auf. Über ein PowerPoint-Plugin lässt sich anschließend steuern, welche Grafik auf welchem Excel-Tabellenblatt in die Präsentation übertragen werden soll. Vorteile: Der Export funktioniert automatisiert, Grafiken können im Nachhinein nicht manipuliert werden und eine vollständige Kompatibilität zu jedem Folienlayout ist gegeben.

Kästchen schubsen in Powerpoints adé

Per Mausklick lassen sich gut und gerne 150 Folien generieren und jederzeit bereitstellen, bei nachträglichen Änderungen können auch einzelne Folien nachträglich punktuell aktualisiert werden. Einmal richtig initial aufgesetzt, erledigt das Add-In die Arbeit automatisch, aktualisiert auf Knopfdruck alle Datenquellen und erstellt individuelle Grafiken und komplette PowerPoint-Decks für komplexes Reporting innerhalb von Minuten, wofür ein Mensch manuell mehrere Stunden bräuchte. Im Carve-Out-Projekt hat SIRIUS damit über drei Jahre lang Woche für Woche 500 Folien produziert. Drei Personentage pro Woche konnte der Konzern dadurch sparen.

Die Einsatzbereiche des Wizards sich vielfältig, vom Infrastruktur- bis zum Testmanagement-Reporting. Geeignet ist er für alle Unternehmensgrößen und Branchen und spielt seine Vorteile überall dort aus, wo wiederkehrende Reports zur Statusabfrage benötigt werden. SIRIUS verkauft das Add-In zum Festpreis, führt auch Bedienungsschulungen durch und baut gemeinsam mit dem Kunden das Reporting auf. Produkt-Demos in einer Online-Session können unter https://meetings.hubspot.com/oflake angefragt werden.

Die SIRIUS Consulting & Training AG, gegründet 1996, ist ein kontinuierlich wachsendes Beratungsunternehmen für IT-Projektmanagement, IT-Service-Management, Asset Strategy und Performance Management und Master Data Management und beschäftigt heute über 40 Consultants. Unternehmenssitze sind Frankfurt/Main (Zentrale) und Friedrichshafen.