Autor: Firma SERgroup Holding International

Personenbezogene Daten – lost in space

Personenbezogene Daten – lost in space

Nur sechs Prozent der Befragten sind bereits fit für die EU-DSGVO – weniger als ein Jahr vor ihrem Inkrafttreten: Das ergab eine Umfrage des internationalen Expertennetzwerks AIIM. Es zeigten sich außerdem gravierende Mängel bei der Datensicherheit: 31 Prozent der Befragten berichteten von Datenverlusten oder unbeabsichtigter Veröffentlichung sensibler Daten in den letzten zwölf Monaten.

Die Brisanz der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) für Unternehmen ist mittlerweile weitestgehend bekannt, aber wie sieht es mit der Umsetzung aus? Das fragte die AIIM ihre Mitglieder – mit alarmierenden Ergebnissen. Weniger als ein Jahr vor ihrem Inkrafttreten sind erst sechs Prozent vollständig auf die EU-DSGVO vorbereitet. 25 Prozent sagen, sie „denken darüber nach“ und sieben Prozent geben zu, noch gar nichts unternommen zu haben, um personenbezogene Daten zu schützen und die Anforderungen auf Herausgabe und ggf. Löschung erfüllen zu können. Jeder, der sich mit der Komplexität von Organisations- und Infrastrukturprojekten auskennt, weiß, dass die Zeit jetzt knapp wird.

ECM sorgt sich um Datenschutz und -verfügbarkeit

Immerhin 70 Prozent wollen Information Governance Policies zur Einhaltung der EU-DSGVO für ihr Unternehmen entwickeln, 57 Prozent Maßnahmen zur Datenbereinigung ergreifen, um die Integrität ihres Datenbestandes zu gewährleisten. Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen wie Doxis4 bieten eine einheitliche technologische Plattform zur sicheren Verwaltung und Speicherung von Daten und Dokumenten aus den verschiedensten Systemen. Sie können dabei helfen, personenbezogene Daten zu identifizieren, sicher aufzubewahren, auf Anfrage zur Einsicht bereitzustellen bzw. zu löschen und für die Zukunft einen EU-DSGVO-konformen Datenschutz aufzubauen. Sie verhindern auch Datenlecks und Datenverluste („data loss or exposure“), die fast ein Drittel der Befragten für die letzten zwölf Monate zugaben. Als Gründe für die schlechte Datensicherheit nannten sie Missachtung durch die Mitarbeiter (staff negligence) und schlampigen Umgang mit den Daten („bad practices“).

ECM ist kein Wundermittel, es bietet allerdings ein sicheres und stabiles Fundament zur Information Governance. Mit Doxis4 safeLock können Unternehmen Aufbewahrungsregeln und Löschfristen z.B. für Verträge automatisiert verwalten. Löschsperren lassen sich jederzeit – z.B. wenn Kunden oder Mitarbeiter die Löschung nach der EU-DSGVO verlangen – wieder aufheben, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verschärft die Regelungen beim Umgang mit personenbezogenen Informationen. Bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen bis zu mehreren Millionen Euro. Betroffen sind nicht nur europäische, sondern auch alle internationalen Unternehmen, die in der EU Geschäfte machen. Die AIM nahm die aktuelle Diskussion zum Anlass, ihre Mitglieder im Mai 2017 nach dem Grad ihrer EU-DSGVO-Konformität zu befragen. Rund 700 Mitglieder der AIIM Community beteiligten sich an der Umfrage.

Den ganzen AIIM Report „Understanding GDPR Readiness in 2017“* lesen Sie hier: www.ser-solutions.com/media-library/overview/medien/aiim-insights.html?utm_source=Blog&utm_medium=Doxis4Cloud&utm_campaign=AIIM-GDPR

*© AIIM 2017,

www.aiim.org

Über AIIM

Seit 70 Jahren unterstützt und fördert die Association for Information and Image Management (AIIM) Informationsmanager. Aufgabe des Verbandes ist es sicherzustellen, dass Informationsfachleute die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen erkennen, die das Management wertvoller Informationen in Zeiten von Social Media, mobiler Kommunikation und Big Data mit sich bringt. Der 1943 gegründete Verband stützt sich auf ein reiches Know-how in Forschung und Mitgliederbetreuung. Heute ist AIIM eine globale Non-Profit-Organisation, die Informationsfachleuten unabhängige Forschung, Bildungsangebote und Zertifizierungsprogramme bietet. AIIM steht für die gesamte Informationsmanagement-Community – mit Programmen und Informationen für Anwender, Technologieanbieter, Integratoren und Berater. Mehr Informationen unter: www.aiim.org.

Über die SERgroup Holding International GmbH

SER verbindet Menschen, Informationen und Prozesse und schafft so den Digital Workspace der Zukunft. Mit unserer führenden Doxis4 iECM-Suite hat SER in der Entwicklung von Enterprise Content Management Software neue Standards gesetzt – Software Made in Germany seit mehr als 30 Jahren. Mehr als eine Million zufriedene Anwender verlassen sich weltweit auf unsere benutzerfreundlichen Lösungen, um ihren Return on Information zu steigern. Mit seiner einheitlichen Plattform für ECM und BPM (Business Process Management) vereint Doxis4 nahtlos Content und Prozesse und vernetzt so Menschen mit Informationen, synchronisiert Geschäftsprozesse und verbindet die wissensbasierte Zusammenarbeit von Unternehmen, ihren Lieferanten und Kunden. ECM Excellence by SER – das bedeutet Vision, Inspiration, Erfahrung und Expertise eines Teams von mehr als 550 Mitarbeitern. Mit der guten Platzierung der Doxis4 iECM-Suite in beiden Forrester Waves™ für ECM und dem Listing im Gartner Magic Quadrant for ECM bestätigen die weltweit führenden IT-Analysten, dass die Doxis4 iECM-Suite technologisch sowie applikativ zu den führenden ECM-Anwendungen weltweit zählt.

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Smartes „Fort Knox“ für Informationen

Smartes „Fort Knox“ für Informationen

Datenschutz, Zugriffschutz, Unveränderbarkeit – das alles beschreibt die ISO 14641-1: 2012 in ihren Spezifikationen zum Design und Betrieb eines Informationssystems für die Sicherung elektronischen Schriftguts. Die unabhängige Zertifizierungsstelle SP Certifications London* hat der Doxis4 iECM-Suite jetzt die Konformität zu diesem internationalen Standard bescheinigt. Gespeicherte Informationen unterliegen einem sehr hohen Sicherheitsstandard und sind vor Manipulation und unbefugtem Zugriff geschützt.

Wenn Dokumente z.B. als Beweismittel in einem Gerichts- oder Verwaltungsverfahren gelten sollen, muss ihre Unveränderbarkeit zwingend belegt werden. Die internationale Norm ISO 14641-1: 2012 beschreibt u.a. dafür eine Reihe von organisatorischen Verfahren und technischen Anforderungen an das Erfassen, Speichern sowie den Zugriff auf elektronische Dokumente und Prozesse. Mit Doxis4 erfüllen SER-Kunden diese Anforderungen unter sehr hohen Sicherheitsstandards. „Informationen sind für Unternehmen das höchste Gut, das es zu schützen gilt! Mit Doxis4 lässt sich ein nach ISO-14641-1: 2012-zertifiziertes ‚Fort Knox` für ihre Daten und Dokumente errichten. Darin sind ihre Informationen jederzeit sicher gespeichert und vor Angriffen geschützt“, erklärt SER-Technologie-Chef Klaus Eulenbach.

Sicherheit ist oberstes Gebot für SER: Mit der bereits erlangten ISO 16175-2-Zertifizierung (für Records Management) hat Doxis4 einen so hohen Sicherheitslevel wie kein anderes ECM-System aus dem deutschsprachigen Raum erlangt. Die Installations-Zertifizierung nach der ISO 14641-1: 2012 untermauert das. Die Zertifizierungen sind ein starkes Signal für national und international agierende Unternehmen. Das zeigt, dass Doxis4 für sie die richtige ECM-Lösung ist, mit der sie weltweite Anforderungen im Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen erfüllen.

Über die ISO 14641-1: 2012 (Elektronische Archivierung – Teil 1)

Die ISO 14641-1: 2012 basiert auf dem französischen AFNOR-Standard Z42-013 „SAE – Systèmes d’Archivage Electronique“, zusammengestellt von l’Association des professionnels pour l’économie numérique (APROGED). Der SAE-Standard beschreibt das Design, die notwendigen Systemkomponenten und den Betrieb von elektronischen Archivsystemen. Weitere Informationen zur ISO 14641-1: 2012 finden Sie hier.

* Die Zertifizierung der Doxis4-Installation, Version 3, wurde von der unabhängigen Zertifizierungsstelle SP Certifications London bei Lakson Technology Private Limited durchgeführt.

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10 mal Gold in Folge

10 mal Gold in Folge

Dieses Zertifikat ist Gold wert: 10 Mal in Folge hat SER den sehr begehrten Microsoft Gold-Partnerstatus erreicht. Dieser belegt überzeugend die exzellente Implementierung der Doxis4 iECM-Suite in Microsoft-Produkte und ist für Kunden von hohem Wert.

Die Sicherheit, den hohen Integrationsanforderungen von Microsoft gerecht zu werden, kann man nicht hoch genug bewerten. Der Gold-Partnerstatus gibt dem ein Gesicht. Nur ein Prozent aller Microsoft-Partner weltweit erreicht diesen Status.

Mit der erneuten Gold-Auszeichnung im Bereich Application Development bestätigt der europäische Marktführer für Enterprise Content Management (ECM) seine außerordentliche Kompetenz bei der Integration von Doxis4 in Microsoft-Produkte. Kunden profitieren von der langfristigen SER-Strategie, kontinuierlich in die Qualifizierung der Mitarbeiter zu investieren.

10 Jahre Microsoft-Gold-Partner

„Smarte Integrationen, wie die von Doxis4 in die Microsoft-Produkte, zeigen sich in der Usability und sind so für den Anwender einfach erlebbar“, erklärt Klaus Eulenbach, Technologie-Chef der SER-Gruppe, und fügt hinzu: „Nur der frühe Wissenstransfer durch 10 Jahre Microsoft Gold-Partnerstatus ermöglicht uns den Entwicklungsvorsprung im ECM-Markt.“

Doxis4 ist uneingeschränkt in Microsoft Office, Outlook, SharePoint sowie Dynamics NAV und AX integriert. Jeder Kunde kann sich bei SER darauf verlassen, dass Doxis4 unmittelbar nach Veröffentlichungen neuer Betriebssystem- und Datenbank-Releases durch Microsoft – z.B. Windows- und SQL Server – hierauf lauffähig ist.

Kunden profitieren von smarten Add-ins in den Microsoft-Produkten, die ihnen leistungsstarke ECM-Funktionen bereitstellen. Dazu zählen etwa Doxis4 SharePoint Portal Connector und Doxis4 SmartOffice Plus, z.B. für die Dokumenten-Archivierung und -Recherche direkt aus Microsoft SharePoint bzw. Word, Excel oder PowerPoint heraus. Auch Doxis4 SmartOutlook Plus zählt dazu, womit Anwender u.a. E-Mails samt Anhängen aus Microsoft Outlook direkt Geschäftsprozessen zuführen können.

Mehr über die ECM-Integration in Microsoft erfahren Sie hier.

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Doxis4 erhält ISO 16175-2-Zertifizierung

Doxis4 erhält ISO 16175-2-Zertifizierung

Die Doxis4 iECM-Suite wurde erfolgreich nach dem internationalen Standard ISO 16175-2 („Information und Dokumentation – Grundsätze und funktionale Anforderungen an Schriftgut im elektronischen Geschäftsgang“) zertifiziert. Damit erfüllt SER mit Doxis4 als erster deutscher ECM-Hersteller rund 300 branchenübergreifende Anforderungen im Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten.

Im Prüfbericht bestätigen die Experten der unabhängigen Zertifizierungsstelle Van Bussel Document Services, dass die Doxis4-Produktfamilie bei sachgerechter Anwendung den Anforderungen der international gültigen ISO-Norm 16175-2 für Records Management entspricht. „Doxis4 ist eine ganzheitliche Enterprise Content Management-Suite, die sich vielfach bewährt hat im Modellieren, Verarbeiten, Managen und Archivieren von aufbewahrungspflichtigen Informationen und ihrer Metadaten sowie dem Steuern von Prozessen“, so Chef-Prüfer Dr. Geert-Jan van Bussel.

Doxis4 erfüllt branchenübergreifende Anforderungen

Die ISO 16175-2 beschreibt insgesamt 275 funktionale, branchen- und technologieneutrale Anforderungen. Dazu gehören etwa die Definition von Prozessen, die Bedingungen, unter denen man Informationen erfasst und verwaltet, Aufbewahrungs- und Löschregeln ebenso wie die Unterstützung einer Compliance-gestützten Arbeitsweise. „Mit der ISO 16175-2-Zertifizierung haben Doxis4-Anwender die Sicherheit, alle Anforderungen im Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen, unabhängig von den Medien, in denen sie erstellt und/oder gespeichert wurden, zu erfüllen“, erklärt Klaus Eulenbach, Geschäftsführer der SER Software Technology GmbH und Entwicklungsleiter der SER-Gruppe.

Über die ISO 16175-2

Die ISO 16175-2 „Information und Dokumentation – Grundsätze und funktionale Anforderungen an Schriftgut im elektronischen Geschäftsgang“ basiert auf den Records-Management-Konzepten des International Council on Archives (ICA). Sie bezieht sich auf Software, die primär oder ausschließlich dem Records Management (für Dokumente) dient. Dazu gehören auch Enterprise Content Management (ECM)-Systeme, wie Doxis4 von SER. Die komplette ISO 16175-2-Norm im Original finden Sie hier.

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SER ist ein „Strong Performer“ unter den ECM-Herstellern

SER ist ein „Strong Performer“ unter den ECM-Herstellern

Die SER Group gibt bekannt, dass Forrester Research sie als „Strong Performer“ in seinen „Waves“ für ECM – Transactional Content Services* und für ECM – Business Content Services** platziert hat. SER ist als einziger deutschsprachiger ECM-Hersteller in den international renommierten ECM-Waves vertreten. SER ist sehr stark in Europa, mit zunehmender globaler Präsenz, so Forrester in beiden Reports.

Forrester veröffentlichte zwei ECM-Waves, die zusammen den gesamten Leistungsumfang von Enterprise Content Management abdecken. Neben einer umfassenden Anbieterbefragung und einer Produktpräsentation berichteten Kunden darüber, wie zufrieden sie mit der Erfüllung der verschiedenen Kriterien durch die Hersteller waren. Die Doxis4 iECM-Suite erhielt in beiden Forrester Waves™ die höchstmögliche Punktzahl bei den Kriterien Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Interoperabilität. Auf Platz 5 schaffte es SER auf Anhieb in der Dimension „Current Offering“ in beiden Waves.

„Ich bin davon überzeugt, dass das Listing in beiden Forrester Waves™ und unsere Platzierung im Gartner*** Magic Quadrant for ECM bestätigen, dass unsere Doxis4 iECM-Suite technologisch sowie applikativ zu den führenden ECM-Anwendungen weltweit zählt“, sagt Morad Rhlid, Geschäftsführer der SER Solutions International GmbH. 

Forrester Wave™: ECM – Transactional Content Services

Im Bereich Transactional Content Services stehen kundenzentrierte Prozesse mit hohem Transaktionsvolumen wie beispielsweise Rechnungseingangsverarbeitung oder Schadenregulierung im Fokus. Kernkompetenzen sind hier u.a. Multichannel Capture, elektronische Formulare und Business Process Management (BPM). In dieser „Wave“ bezeichnet Forrester Doxis4 von SER als sehr stabile, flexibel skalierbare Plattform für „foundational library and process services“, die auch die Anforderungen der Kunden in sehr großen Installationen mit mehreren Milliarden Dokumenten erfüllt. Doxis4 bietet hochperformante Services, die Content, Prozesse und Case Management auf einer einheitlichen Technologieplattform mit gemeinsamer Metadatenverwaltung managen. Die Datenarchivierung und Integration in Kernanwendungen wie SAP stellen entscheidende Kriterien für die Bewertung der Lösung dar. Aus dem Report geht die hohe Zufriedenheit der SER-Kunden mit den Recherche- und BPM-Funktionen von Doxis4 hervor.

Forrester Wave: ECM – Business Content Services

SER ist ebenfalls ein „Strong Performer“ in der Forrester Wave™: ECM – Business Content Services. Der Report erwähnt die „Vorgangs-, Fall- und Dokumentensteuerung auf einer einheitlichen Plattform, in Verbindung mit soliden Funktionen für File Sharing und Collaboration für Projektteams“. Die Wave bewertet u.a. Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow und/oder Dokumentensteuerung, eDiscovery und Investigation, File Sync and Share sowie Collaboration und Unterstützung für Team- und Projekträume. „SER hat alle diese Funktionen im Doxis4 iRoom vereint, ein gutes Beispiel für eine State-of-the-Art Collaboration-Lösung mit virtuellen Projekträumen“, fasst Morad Rhlid zusammen.

„Unsere zukunftsweisenden Entwicklungen sehen wir durch Forrester anerkannt“, freut sich Rhlid. „Das ist ein entscheidender Asset, sowohl für SER als auch für unsere Kunden.“

Ergänzende Informationen zu den Forrester Waves™

Die Forrester Waves™ zum Enterprise Content Management bieten einen Überblick über die wichtigsten Anbieter und Systeme auf dem weltweiten ECM-Markt. In beiden Waves werden grundlegende ECM-Funktionalität und -Services sowie Anwenderakzeptanz, Strategie und Marktpräsenz berücksichtigt. Beide Waves basieren auf den gleichen Basis-ECM-Services wie Versionierung, Zugriffssteuerung, Lifecycle Management, Metadatenverwaltung und Suchfunktionen.

*The Forrester Wave™: Enterprise Content Management — Transactional Content Services, Q2 2017. Our Evaluation Of 13 Vendors In A Market In Transition by Cheryl McKinnon with Alex Cullen, Alex Kramer, and Sam Bartlett, April 5, 2017.

Forrester Wave™: ECM – Transactional Content Services (Login or payment required)

**The Forrester Wave™: Enterprise Content Management — Business Content Services, Q2 2017. Our Evaluation Of 15 Vendors In A Market In Transition, by Cheryl McKinnon with Alex Cullen, Madeline King, Sam Bartlett, April 5, 2017.

Forrester Wave: ECM – Business Content Services (Login or payment required)

***GARTNER is a registered trademark and service mark of Gartner, Inc. and/or its affiliates in the U.S. and internationally. All rights reserved.

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Für die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung gerüstet

Für die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung gerüstet

Das Bundeskabinett hat im Februar beschlossen, das deutsche Recht an die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) anzupassen. Diese bringt strengere Regelungen beim Umgang mit personenbezogenen Informationen mit sich. Bei Nichteinhaltung drohen Sanktionen bis zu mehreren Millionen Euro. Eine Lösung hierfür hält SER mit Doxis4 safeLock jetzt schon bereit.

Die EU-weite Richtlinie nimmt Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten, speichern und analysieren, in die Pflicht. Demnach müssen sie uneingeschränkt in der Lage sein, personenbezogene Informationen zu identifizieren, auszugeben und auf Anfrage zu löschen. Neu ist u.a. das „Recht auf Vergessenwerden“: Kunden, Mitarbeiter und Partner können jetzt nicht nur Einsicht in ihre erhobenen Informationen, sondern auch deren Löschung verlangen. Bei Nichteinhaltung drohen nach Ablauf der Übergangsfrist im Mai 2018 Bußgelder von bis zu 4 Prozent des globalen Umsatzes und bis zu maximal 20 Millionen Euro.

„Recht auf Vergessenwerden“ vs. Revisionssicherheit

Bestimmte personenbezogene Dokumente sind revisionssicher mit Schutz vor Löschung und Manipulation (nach gesetzlichen Fristen) aufzubewahren. Demgegenüber steht das „Recht auf Vergessenwerden“. Mit Doxis4- Komponenten für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement lassen sich beide Anforderungen erfüllen. Diese versetzen Unternehmen in die Lage, revisionssicher archivierte Informationen nachweisbar und EU DS-GVO-konform zu löschen.

Sicherheit auch bei unbekannten Aufbewahrungsfristen

Mit der SER-Lösung können Unternehmen Aufbewahrungsregeln und Löschfristen z.B. für Verträge automatisiert verwalten. Zusätzlich lassen sich zeitlich unbegrenzte Löschsperren pro Dokument setzen. Gerade, wenn bei der Ablage von personenbezogenen Informationen deren Aufbewahrungsfristen noch nicht bekannt sind, schützt Doxis4 safeLock die sensiblen Dokumente auch ohne Frist vor Veränderbarkeit. Die Löschsperre lässt sich jederzeit – z.B. wenn Kunden oder Mitarbeiter die Löschung nach der EU DS-GVO verlangen – aufheben. Im Anschluss können Dokumente automatisiert, vollständig und nachweisbar physikalisch gelöscht werden. Die Löschung erfolgt nur dann, wenn die Speicherung der Dokumente nicht zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten (z.B. Aufbewahrungsfristen) erforderlich ist (Artikel 17, Abs. 3 der EU DS-GVO).

Schnell auskunftsfähig gegenüber Kunden

Mit Doxis4 können Unternehmen zudem alle sensiblen Daten und Dokumente z.B. zu einem Kunden oder Mitarbeiter auf Knopfdruck zur Einsicht bereitstellen. Dies geschieht in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form. Damit sind sie gegenüber Dritten zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig und können wichtige Nachweise erbringen, wer wann welche Dokumente eingesehen und verändert hat.

Über die SERgroup Holding International GmbH

SER ist größter europäischer Softwarehersteller* von Enterprise Content Management-Komplettlösungen rund um die Informationslogistik und den Digital Workspace. Mit über 550 Mitarbeitern in 15 Gesellschaften an 20 eigenen internationalen Standorten bietet SER seinen Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern. Insgesamt zählen weltweit mehr als 2.000 Referenzen – darunter die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 1 Mio. Anwendern zu den Kunden der SER.

Seit 30 Jahren entwickelt SER Software "Made in Germany" für Unternehmen jeder Branche sowie öffentliche Verwaltungen und internationale Organisationen. Die komplett serviceorientierte Doxis4 iECM-Suite ist ein technologischer Meilenstein und bietet flexible Möglichkeiten für jedes ECM-Szenario. Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement, elektronische Akten und Business Process Management, die automatisierte Posteingangsverarbeitung und E-Mail-Archivierung. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.ser.de.

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