Real I.S. Gruppe modernisiert Immobilien- und Fondsmanagement mit Doxis4
Die Real I.S. Gruppe ist einer der führenden deutschen Anbieter von Immobilien Investments für private und institutionelle Anleger. Mit seinem alten DMS war das Unternehmen beim Managen von Akquise, Ankäufen und Bestandsverwaltung an Grenzen gestoßen: Fehlende Workflow-Unterstützung, unzureichende DMS-Funktionen und eine unkomfortable E-Mail-Archivierung erschwerten den Anwendern die tägliche Arbeit. Sie wünschten sich eine moderne, nutzerfreundliche Lösung, mit der sie Dokumente und Prozesse abteilungsübergreifend managen sowie internationale Standorte und externe Dienstleister einbeziehen können.
Mit der ECM-Software Doxis4 von SER entschied sich Real I.S. für einen technologischen Neuanfang. „Mit SER haben wir einen flexiblen Partner gefunden, der unsere agile Projektvorgehensweise proaktiv unterstützt“, freut sich Oliver Klingsöhr, Teamleiter Business Operations / Information Service Management bei Real I.S. AG. Wichtige Meilensteine bei der Umsetzung sind die Migration der vorhandenen Dokumente aus dem Altsystem und die Anbindung der Kernsysteme an das neue ECM-System von SER. Ziel ist eine zentrale und standardisierte Informations- und Bearbeitungsplattform, die allen Fachbereichen – unabhängig von den örtlichen Gegebenheiten – zur Erfüllung des Tagesgeschäftes zur Verfügung steht.
Von der klassischen Ablage- zur automatisierten eAkten-Struktur
Die bisherige Arbeitsweise der Real I.S.-Mitarbeiter war geprägt von ordnerbasierten, hierarchischen Ablagestrukturen mit viel zu vielen Dokumenten in den einzelnen Ordnern. Bei über 400 Dokumenttypen war eine sinnvolle Selektion bei der Recherche kaum möglich. Mit Doxis4 erhält Real I.S. elektronische Akten für Kernprozesse wie Akquise, Ankauf und Bestandsverwaltung. Sie sorgen dafür, das themen- bzw. vorgangsbezogene Unterlagen übersichtlich gebündelt zur Verfügung stehen. Dazu gehören u.a. Immobilienobjektakten, Maßnahmenakten für Umbauten an Immobilien, Mieterakten sowie Fondsakten für das Management der Immobilienfonds und Gesellschaftsakten zur Verwaltung der Fonds- & Immobiliengesellschaften.
Enge Integration in führendes CRM-System
In den meisten Prozessen der Real I.S. ist das eigenentwickelte Fondsverwaltungs- und CRM-System führend. Dank der engen Anbindung der SER-Lösung an das System werden automatisiert elektronische Akten für Kontakte, Fonds, Immobilienobjekte etc. auch in Doxis4 erstellt und miteinander verknüpft. Dadurch ist auch die Hierarchie der Akten in Doxis4 abgebildet und der Anwender kann von einer Akte direkt zu einer anderen abspringen.
Über die Real I.S. Gruppe
Die Real I.S. Gruppe ist seit mehr als 25 Jahren der auf Immobilieninvestments spezialisierte Fondsdienstleister der BayernLB. Das Verbundunternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe zählt zu den führenden Asset-Managern am deutschen Markt. Neben Alternativen Investmentfonds (Spezial-AIF und geschlossenen Publikums-AIF) umfasst das Produkt- und Dienstleistungsangebot individuelle Fondslösungen, Club-Deals und Joint Ventures. Das Unternehmen hat über 7,9 Milliarden Euro Assets under Management. Die Real I.S. Gruppe verfügt über zwei lizenzierte Kapitalverwaltungsgesellschaften (KVGs) nach KAGB und Tochtergesellschaften bzw. Niederlassungen in Frankreich, Luxemburg, Spanien, den Niederlanden und Australien. Weitere Informationen unter: www.realisag.de
Die Software Doxis4
- Standardisierte ECM-Software für Großkonzerne, Mittelstand und öffentliche Verwaltung
- Eine einheitliche ECM-, BPM- und Collaboration-Plattform mit
- einem übergreifenden Metadaten-Management
- einer Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen
- einem hybriden BPM für alle Geschäftsprozesse von ad hoc bis stark strukturiert
- einer Collaboration-Komponente für den sicheren Austausch von Informationen im Unternehmen und mit externen Partnern
– Größter europäischer Software-Hersteller für Enterprise Content Management*
– Top 5 der "software-only" ECM-Hersteller der Welt Inhabergeführtes Unternehmen Software "Made in Germany"
– "Visionary" im Gartner "Magic Quadrant for Content Services Platforms" (CSP)
– "Strong Performer" in beiden ECM Waves von Forrester Mehr als 550 Mitarbeiter Weltweit mehr als 2.000 Referenzen, davon die Hälfte der DAX‐30‐Unternehmen Größte ECM-Entwicklungsabteilung in Europa
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Gemeinsam gegen Depression: SER unterstützt Stiftung Deutsche Depressionshilfe
Depressionen gehören zu den häufigsten und hinsichtlich ihrer Schwere am meisten unterschätzten Erkrankungen. Insgesamt leiden in Deutschland derzeit über fünf Millionen Menschen an einer behandlungsbedürftigen Depression. „Nur eine Minderheit erhält die richtige Behandlung. Dies liegt auch an der Unterschätzung und Stigmatisierung der Erkrankung in der Öffentlichkeit“, berichtet Prof. Ulrich Hegerl, Vorstandsvorsitzender der Stiftung Deutsche Depressionshilfe, und ergänzt: „Hier besteht noch ein großer Aufklärungsbedarf. Wir sind dankbar, dass SER unsere Arbeit mit der Spende so großzügig unterstützt und so einen Beitrag dazu leistet, dass mehr Menschen sich Hilfe suchen.“
Susanne Baldauf, Geschäftsführerin der Stiftung Deutsche Depressionshilfe, dankte dem SER-Team, sich offen für das immer noch mit Vorurteilen und Unkenntnis behaftete Thema einzusetzen: „Dass ein Unternehmen hier ein deutliches Zeichen setzt, hilft doppelt! Denn Unterstützung für Aufklärungs- und Hilfsprojekte zur Verbesserung der Situation von Depressionspatienten einzuwerben, ist mangels Wissen um die lebensbedrohliche Erkrankung Depression auch ungleich schwerer als für Herz- oder Krebserkrankungen. Dabei kann die Volkskrankheit Depression jeden treffen!“
Klick für Klick für den guten Zweck
Bereits zum neunten Mal verzichtete der Software-Hersteller SER im vergangenen Jahr darauf, Weihnachtspräsente an Geschäftspartner zu verteilen und rief stattdessen seine Kunden dazu auf, sich an der Spendenaktion von SER zu beteiligen. Alles, was die Teilnehmer dazu tun mussten, war ein Klick auf der SER-Webseite. Für jeden Klick spendete SER einen Euro an die Stiftung Deutsche Depressionshilfe und rundete die Summe auf 10.000 Euro auf.
Das Unternehmen SER
– Größter europäischer Software-Hersteller für Enterprise Content Management*
– Top 5 der „software-only“ ECM-Hersteller der Welt
– Inhabergeführtes Unternehmen
– Software „Made in Germany“
– „Visionary” im Gartner „Magic Quadrant for Content Services Platforms” (CSP)
– „Strong Performer“ in beiden ECM Waves von Forrester
– Mehr als 550 Mitarbeiter
– Weltweit mehr als 2.000 Referenzen, davon die Hälfte der DAX‐30‐Unternehmen
– Größte ECM-Entwicklungsabteilung in Europa
Die Software Doxis4
– Standardisierte ECM-Software für Großkonzerne, Mittelstand und öffentliche Verwaltung
– Eine einheitliche ECM-, BPM- und Collaboration-Plattform mit
– einem übergreifenden Metadaten-Management
– einer Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen
– einem hybriden BPM für alle Geschäftsprozesse von ad hoc bis stark strukturiert
– einer Collaboration-Komponente für den sicheren Austausch von Informationen im Unternehmen und mit externen Partnern
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3 von 4 Unternehmen nicht EU-DSGVO-ready
Der Countdown zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) läuft: Bis zum 25.05.2018 müssen Unternehmen die neuen Datenschutzanforderungen erfüllen. Ansonsten wird es teuer: So drohen bei Vergehen empfindliche Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Gesamtumsatzes (je nachdem, welcher Wert höher ist). Umso dramatischer ist, dass 75 Prozent der befragten Großunternehmen im DACH-Raum trotz der hohen Geldbußen noch immer nicht auf die EU-DSGVO-Anforderungen vorbereitet sind. 45 Prozent wissen noch überhaupt nicht, wie sie die neuen Anforderungen wie das „Recht auf Vergessenwerden“ – also das vollständige Löschen personenbezogener Informationen auf Anfrage – erfüllen sollen.
Verstreute Informationen als Knackpunkt
Der Casus knacksus ist schnell ausgemacht: Bei vielen Unternehmen durchziehen voneinander getrennte Informationssilos die IT-Landschaft. Personenbezogene Informationen liegen oftmals verstreut z.B. in Altarchiven und weiteren Legacy-Systemen, Filesystemen oder auch in E-Mail-Postfächern. Das führt laut 77 Prozent der 1.826 befragten CIOs, Prozessverantwortlichen & IT-Leiter zu Problemen z.B. beim Informationszugang – und erschwert die Einhaltung der EU-DSGVO-Anforderungen enorm. „Viele Unternehmen stehen vor der grundlegenden Frage: Wo liegen überhaupt personenbezogene Informationen? Wer diese Antwort nicht kennt, kann keine Maßnahmen ergreifen, um den EU-DSGVO-Anforderungen gerecht zu werden“, betont Manfred Zerwas, geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe.
Mit Doxis4 zur EU-DSGVO-Compliance
Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen ihre verstreuten Daten und Dokumente am besten über ein ECM-System zentral zugänglich machen. Hier finden sie personenbezogene Informationen jederzeit, können sie auf Anfrage übertragen sowie vollständig und nachweisbar löschen. „Jedes Unternehmen kann die neuen Datenschutzanforderungen erfüllen, wenn es auf die richtigen Tools setzt. Ein zertifiziertes ECM wie Doxis4 ist die solide Basis für den EU-DSGVO-konformen Datenschutz“, so Manfred Zerwas..
Hier finden Sie die Studienergebnisse als Grafik zum Download.
Studienrahmendaten: SER-Studie ECM Insights 2017; Befragungszeitraum Januar 2017 – Dezember 2017; n = 1.826 CIOs, Prozessverantwortliche & IT-Leiter in Unternehmen aller Branchen mit über 100 Mio. € Umsatz
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SER weltweit unter den Top 3
Am 13.11.2017 veröffentlichte Gartner als Ergänzung zum Magic Quadrant (MQ) for CSP seinen Critical Capabilities-Report. Unter den 21 getesteten, weltweit führenden Systemen belegt SER bei den Critical Capabilities mit Doxis4 den 3. Platz. Damit lässt SER alle anderen europäischen Hersteller hinter sich und überholt mit seiner Technologie die übrigen „Visionäre“ und sogar zwei von drei im Magic Quadrant for CSP als „Leader“ eingestuften Hersteller.
Qualifiziert für besondere Ansprüche
Mit 3.66 von 5 Punkten für die Critical Capabilities übertrifft SER deutlich den Richtwert von 3.0, den Gartner für „gute Produkte, die die Anforderungen erfüllen“ festgelegt hat. Mit zusätzlichen Funktionen und Fähigkeiten über die Basisanforderungen hinaus qualifiziert sich SER mit seiner Produkt-Suite für Unternehmen und Organisationen mit besonders hohen Ansprüchen („with cutting-edge needs“). Zusätzlich bewertet Gartner auch die Eignung der Software für verschiedene Use Cases. SER schneidet mit Doxis4 bei allen überdurchschnittlich ab und gehört damit zu den sehr wenigen Anbietern, die jegliches Szenario gut umsetzen können. „Wer eine Content Services-Plattform sucht, die den Namen Plattform tatsächlich verdient, ist also bei uns genau richtig“, betont Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group. Besonders gute Werte erhält Doxis4 für die Anwendungsfelder „Records Management and Compliance“ sowie „Personal and Team Productivity“.
„Die sehr gute Bewertung von Doxis4 – gerade auch im Vergleich mit den Big Playern der Branche – beweist, dass wir uns technologisch auf Augenhöhe mit den internationalen Konzernen befinden“, freut sich Dr. Gregor Joeris. „Dies bestärkt uns darin, mit unserem Engagement bei der Weiterentwicklung unserer Produkte nicht nachzulassen und hier insbesondere die Integration von KI-Technologien in unsere Content Services weiter voranzutreiben“, betont er.
„Visionär“ im Gartner MQ für CSP 2017
Im neu konzipierten Magic Quadrant for Content Services Platforms 2017 (CSP), der im Oktober veröffentlicht wurde, platzierte Gartner die SER Group als „Visionär“. Der neue CSP-Quadrant vereint die bislang separaten MQs für ECM und EFSS (Enterprise File Sync and Share). Ergänzend zum MQ veröffentlichte Gartner nun seinen Report „Critical Capabilities für Content Services Platforms“. Im Unterschied zum MQ, der sich vor allem auf die „Ability to execute“ und „Completeness of Vision“ der Anbieter konzentriert, stellen die „Critical Capabilities“ die technologischen Produkteigenschaften in den Fokus. Gartner bewertet hierin die 19 im MQ vertretenen Anbieter mit insgesamt 21 Produkten.
„Critical Capabilities für Content Services Platforms“: Michael Woodbridge, Karen A. Hobert, Gavin Tay, 13 November 2017 (Login or payment required)
Gartner Disclaimer
Gartner does not endorse any vendor, product or service depicted in its research publications, and does not advise technology users to select only those vendors with the highest ratings or other designation. Gartner research publications consist of the opinions of Gartner’s research organization and should not be construed as statements of fact. Gartner disclaims all warranties, expressed or implied, with respect to this research, including any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.
Die Software Doxis4
- Standardisierte ECM-Software für Großkonzerne, Mittelstand und öffentliche Verwaltung
- Eine einheitliche ECM-, BPM- und Collaboration-Plattform mit
- einem übergreifenden Metadaten-Management
- einer Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen
- einem hybriden BPM für alle Geschäftsprozesse von ad hoc bis stark strukturiert
- einer Collaboration-Komponente für den sicheren Austausch von Informationen im Unternehmen und mit externen Partnern
– Größter europäischer Software-Hersteller für Enterprise Content Management*
– Top 5 der „software-only“ ECM-Hersteller der Welt
– Inhabergeführtes Unternehmen
– Software „Made in Germany“
– „Visionary” im Gartner „Magic Quadrant for Content Services Platforms” (CSP)
– „Strong Performer“ in beiden ECM Waves von Forrester
– Mehr als 550 Mitarbeiter
– Weltweit mehr als 2.000 Referenzen, davon die Hälfte der DAX‐30‐Unternehmen
– Größte ECM-Entwicklungsabteilung in Europa
*gemessen an Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen.
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Digitalisierung voranbringen / Einstieg und Lösungen
Wie sollten Unternehmen vorgehen, um ihre Prozesse zu digitalisieren? Teilnehmer erfahren das Wichtigste zu geeigneten Einstiegsszenarien und erhalten konkrete Umsetzungsempfehlungen. Was gilt es zu beachten, z.B. in Bezug auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)? Darüber diskutiert Stephan Kizina, ECM Evangelist der SER, mit dem Marktexperten Dr. Ulrich Kampffmeyer live im Webinar.
Die Details auf einen Blick:
- Anmeldung unter: www.ser.de/ecmtalk
- Termin: 23.11.2017
- Uhrzeit: 11 – 12 Uhr
Die Schwerpunkte:
- Dokumentenbasierte Vorgänge: Wo stehen Unternehmen bei der Digitalisierung?
- Digitale Prozesse etablieren: Strategien, Einstiegsszenarien, Lösungen
- Praxis: Digitalisierung beginnt beim Posteingang
- Compliance-Exkurs: EU-Datenschutz-Grundverordnung
Das Unternehmen SER
- Größter europäischer Software-Hersteller für Enterprise Content Management*
- Top 5 der „software-only“ ECM-Hersteller der Welt
- Inhabergeführtes Unternehmen
- Software „Made in Germany“
- „Visionary” im Gartner „Magic Quadrant for Content Services Platforms” (CSP)
- „Strong Performer“ in beiden ECM Waves von Forrester
- Mehr als 550 Mitarbeiter
- Weltweit mehr als 2.000 Referenzen, davon die Hälfte der DAX‐30‐Unternehmen
- Größte ECM-Entwicklungsabteilung in Europa
Die Software Doxis4
- Standardisierte ECM-Software für Großkonzerne, Mittelstand und öffentliche Verwaltung
- Eine einheitliche ECM-, BPM- und Collaboration-Plattform mit
- einem übergreifenden Metadaten-Management
- einer Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen
- einem hybriden BPM für alle Geschäftsprozesse von ad hoc bis stark strukturiert
- einer Collaboration-Komponente für den sicheren Austausch von Informationen im Unternehmen und mit externen Partnern
*gemessen an Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen.
Die Teilnehmer können sich aktiv in die Live-Diskussion einbringen und ihre Fragen stellen – auch im Vorfeld per E-Mail an stephan.kizina@ser.de. Die Webinar-Teilnahme ist kostenfrei.
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SER als „Visionär“ platziert
Immer mehr Unternehmen verlangen nach übergreifenden Content Services-Lösungen, die Enterprise Content Management (ECM), Collaboration und EFSS auf einer einheitlichen Technologieplattform vereinen. Doxis4 von SER erfüllt Gartners Anforderungen an diese state-of-the-art Content Services-Technologien. „Wir fühlen uns in der Doxis4-Entwicklung bestärkt“, freut sich Dr. Gregor Joeris, CTO der SER Group: „Gartners Definition von Content Services-Plattformen deckt sich mit unserer Vision.“
Verglichen mit den bislang am Markt bekannten, getrennten Technologieplattformen für ECM und EFSS, ist der ganzheitliche Ansatz mit einem einheitlichen Metadaten-Management das Alleinstellungsmerkmal von SER. Der Gartner-Report bestätigt das: „SER Group’s unified CSP platform is built as an integrated, cross-functional Content Service Bus that can federate content sources, deployment models and processes”.
Kunden schätzen Usability
Innovative, zukunftsgetriebene und fortschrittliche Technologien zu entwickeln, war immer zugleich ambitioniertes Ziel und die große Stärke von SER. Gartner bescheinigt SER dabei langjährige Expertise in der Entwicklung fortschrittlicher Technologien und vereinfachter User-Interfaces. Im Report des MQs gibt Gartner wieder, dass SER-Kunden die Usability der Doxis4-Software schätzen. Hervorgehoben werden die Einfachheit und Geschwindigkeit bei der Einführung der Standardsoftware. Die Belastbarkeit, Performance, Mandantenfähigkeit und Mehrsprachigkeit prädestinieren Doxis4 für den internationalen Einsatz. Doxis4 ist modular aufgebaut und bietet eine Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen.
Ganzheitlicher Ansatz aus ECM, BPM und Collaboration
Ein Beispiel für die Kombination verschiedenster Content Services ist der Doxis4 iRoom. Er verbindet Dokumentenmanagement, Collaboration und File Sharing mit nativen ECM- und BPM-Funktionen. „Dieser ganzheitliche Ansatz erfüllt moderne Digitalisierungsanforderungen und ist das Fundament unseres Erfolges“, ist Morad Rhlid, Geschäftsführer der SER Solutions International GmbH, überzeugt.
*The Gartner Magic Quadrant for Content Services Platforms 2017: Karen A. Hobert, Michael Woodbridge, Joe Mariano, Gavin Tay, 5 October 2017
Magic Quadrant for Content Services Platforms bei Gartner
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**SER ist als Nummer 1 der größte europäische ECM-Hersteller gemäß Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen.
Gartner Disclaimer
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Das Unternehmen SER
- Größter europäischer Software-Hersteller für Enterprise Content Management*
- Top 5 der „software-only“ ECM-Hersteller der Welt
- Inhabergeführtes Unternehmen
- Software „Made in Germany“
- „Visionary” im Gartner „Magic Quadrant for Content Services Platforms” (CSP)
- „Strong Performer“ in beiden ECM Waves von Forrester
- Mehr als 550 Mitarbeiter
- Weltweit mehr als 2.000 Referenzen, davon die Hälfte der DAX‐30‐Unternehmen
- Größte ECM-Entwicklungsabteilung in Europa
Die Software Doxis4
- Standardisierte ECM-Software für Großkonzerne, Mittelstand und öffentliche Verwaltung
- Eine einheitliche ECM-, BPM- und Collaboration-Plattform mit
- einem übergreifenden Metadaten-Management
- einer Vielzahl horizontaler und vertikaler Lösungen
- einem hybriden BPM für alle Geschäftsprozesse von ad hoc bis stark strukturiert
- einer Collaboration-Komponente für den sicheren Austausch von Informationen im Unternehmen und mit externen Partnern
*gemessen an Umsatz, Rohertrag, Betriebsergebnis und Mitarbeiteranzahl nach den jeweils aktuell veröffentlichten Bilanzen.
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Doxis4 treibt digitale Transformation beim Mittelrhein-Verlag voran
Mit rund 185.000 Abonnenten ist die Rhein-Zeitung eine der größten deutschen Regionalzeitungen, die für rund 560.000 Menschen zur alltäglichen Lektüre gehört. Die seit 1946 erscheinende Tageszeitung wird vom Mittelrhein-Verlag herausgegeben. Bei der Produktion der Zeitung setzt der Verlag seit jeher auf modernste Satz- und Drucktechnik. Die digitale Transformation seines journalistischen Angebotes hatte das Verlagshaus bereits 2001 in Angriff genommen und als Vorreiter der Branche RZ-Online als erste 1:1 E-Paper-Ausgabe weltweit herausgebracht. Auch bei der Digitalisierung seiner kaufmännischen Prozesse setzt der Verlag auf modernste IT-Technik.
Integration von SAP & ECM
Mit dem Doxis4 InvoiceMaster automatisiert der Zeitungsverlag aus Koblenz die Verarbeitung seiner Eingangsrechnungen und führt ein Doxis4 Archiv zur revisionssicheren Aufbewahrung der Rechnungsbelege und SAP-Daten ein. Die SER-Lösung für das Invoice Management umfasst die Rechnungslesung und Rechnungsprüfung sowie ein elektronisches Rechnungseingangsbuch. Um die Verarbeitung der Rechnungsdaten möglichst weitgehend zu automatisieren, wird die SER-Lösung mit dem führenden SAP-System integriert. So können die automatisch ausgelesenen und validierten Rechnungsdaten direkt an die Vorerfassung in SAP übergeben werden. Der Wegfall der manuellen Datenerfassung wird die Rechnungsverarbeitung vom Eingang der Rechnungen bis zu ihrer Verbuchung erheblich beschleunigen. Das Doxis4 Archiv speichert neben den digitalisierten Rechnungsbelegen auch die SAP-Daten aus dem ERP-System. Recherche und Anzeige der im SER-Archiv aufbewahrten Dokumente erfolgt über das SAP-System.
Über den Mittelrhein-Verlag
Der Mittelrhein-Verlag ist seit 1948 Herausgeber der Rhein-Zeitung. Die Tageszeitung ist mit ihren Lokalausgaben das führende Presseorgan in der Mittelrhein-Region. Mit rund 200 000 Abonnenten ist sie zudem eine der größten deutschen Regionalzeitungen. Da jedes Exemplar von mindestens drei Personen gelesen wird, gehört die Rhein-Zeitung für rund 640 000 Menschen zur alltäglichen Lektüre. Nicht nur in der gedruckten Variante ist die Rhein-Zeitung eine Marke: Auch in der digitalen Welt ist der Verlag schon lange Pionier und überzeugt mit einem intelligenten Medienmix. Die RZ-App ist die digitale Rhein-Zeitung für Android- und IOS-Geräte.
SER verbindet Menschen, Informationen und Prozesse und schafft so den Digital Workspace der Zukunft. Mit unserer führenden Doxis4 iECM-Suite hat SER in der Entwicklung von Enterprise Content Management Software neue Standards gesetzt – Software Made in Germany seit mehr als 30 Jahren. Mehr als eine Million zufriedene Anwender verlassen sich weltweit auf unsere benutzerfreundlichen Lösungen, um ihren Return on Information zu steigern. Mit seiner einheitlichen Plattform für ECM und BPM (Business Process Management) vereint Doxis4 nahtlos Content und Prozesse und vernetzt so Menschen mit Informationen, synchronisiert Geschäftsprozesse und verbindet die wissensbasierte Zusammenarbeit von Unternehmen, ihren Lieferanten und Kunden. ECM Excellence by SER – das bedeutet Vision, Inspiration, Erfahrung und Expertise eines Teams von mehr als 550 Mitarbeitern. Mit der guten Platzierung der Doxis4 iECM-Suite in beiden Forrester Waves™ für ECM und dem Listing im Gartner Magic Quadrant for ECM bestätigen die weltweit führenden IT-Analysten, dass die Doxis4 iECM-Suite technologisch sowie applikativ zu den führenden ECM-Anwendungen weltweit zählt.
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„Hierarchisch denkende Unternehmen schneiden schlechter ab“
Viele Unternehmen kämpfen mit historisch gewachsenen IT-Anwendungslandschaften und -Infrastrukturen. Allein für das Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement setzen 3 von 4 Unternehmen laut aktueller SER-Marktbefragung mehrere unterschiedliche Systeme ein. Die Folgen: undurchsichtige Ablagestrukturen, redundante Datenhaltung und verteilte Informationssilos. „Diese Situation ist alarmierend! Denn derart organisch gewachsene, heterogene IT-Landschaften sind echte Effizienz-Killer! Gerade verteilte Informationssilos erschweren den Informationsaustausch und die gemeinsame Arbeit an Projekten – und das, sowohl intern, als auch mit externen Partnern, Lieferanten und Kunden“, konstatiert Manfred Zerwas, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe.
85 Prozent haben Wichtigkeit von ECM erkannt
Ein weiteres Ergebnis der Befragung: Ein Großteil der 1826 befragten CIOs, Prozessverantwortlichen & IT-Leiter kennt den Ausweg aus diesem Dilemma bereits, verfolgt diesen jedoch zur Zeit noch nicht konsequent. So haben 85 Prozent der Befragten die Wichtigkeit von Enterprise Content Management (ECM) als strategisches Thema erkannt, um die genannten Herausforderungen zu meistern. Eine dafür notwendige ECM-Plattform-Strategie verfolgen bislang 41 Prozent – zumeist erst abteilungsspezifisch und noch nicht konsequent unternehmensweit. 41 Prozent haben noch keine entsprechende Strategie entwickelt. 18 Prozent sind gerade dabei, eine solche auszuarbeiten.
„In Konzernen und im Mittelstand ist ECM angekommen. ECM tritt aus dem Schatten von ERP, CRM & Co. heraus. Dort, wo Unternehmen bereits funktions- und abteilungsübergreifend arbeiten, ist die Verbreitung von ECM weiter vorangeschritten als in Unternehmen, die noch sehr stark hierarchisch denken“, erklärt Manfred Zerwas.
Die grafisch aufbereiteten Umfrageergebnisse stehen zum Download bereit.
SER verbindet Menschen, Informationen und Prozesse und schafft so den Digital Workspace der Zukunft. Mit unserer führenden Doxis4 iECM-Suite hat SER in der Entwicklung von Enterprise Content Management-Software neue Standards gesetzt – Software Made in Germany seit mehr als 30 Jahren. Mehr als eine Million zufriedene Anwender verlassen sich weltweit auf unsere benutzerfreundlichen Lösungen, um ihren Return on Information zu steigern. Mit einer einheitlichen Plattform für ECM und BPM (Business Process Management) vereint Doxis4 nahtlos Content und Prozesse und vernetzt so Menschen mit Informationen, synchronisiert Geschäftsprozesse und verbindet die wissensbasierte Zusammenarbeit von Unternehmen, ihren Lieferanten und Kunden. ECM Excellence by SER – das bedeutet Vision, Inspiration, Erfahrung und Expertise eines Teams von mehr als 550 Mitarbeitern. Mit der guten Platzierung der Doxis4 iECM-Suite in beiden Forrester Waves™ für ECM und dem Listing im Gartner Magic Quadrant for ECM bestätigen die weltweit führenden IT-Analysten, dass die Doxis4 iECM-Suite technologisch sowie applikativ zu den international führenden ECM-Anwendungen zählt. Weitere Informationen finden Sie unter: www.ser.de.
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Vorreiter auch beim EU-Datenschutz
Die Zeit für Unternehmen rennt: In weniger als neun Monaten endet die Übergangsfrist. Bis dahin müssen Unternehmen die verschärften Regelungen an Speicherung, Herausgabe und Löschung personenbezogener Daten umsetzen. Die Verordnung der Europäischen Union verpflichtet Unternehmen dazu, personenbezogene Informationen sicher aufzubewahren sowie auf Anfrage uneingeschränkt zu identifizieren, auszugeben und zu löschen. Bis zum 25.05.2018 müssen Unternehmen die neuen Anforderungen erfüllen.
Mit Doxis4 sind sie bereits heute dafür gerüstet und erhalten testierte Sicherheit. „Die geprüfte Doxis4 iECM-Suite ermöglicht bei sachgerechter Anwendung und in Verbindung mit organisatorischen Kontrollen die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß der EU-DSGVO“, bescheinigt Holger Klindtworth von Ebner Stolz. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erteilte Doxis4 als erster ECM-Lösung weltweit die EU-DSGVO-Zertifizierung.
Nachweisbar löschen
Mit Doxis4 können Unternehmen Aufbewahrungsregeln und Löschfristen für personenbezogene Informationen wie z.B. Verträge automatisiert verwalten. Zusätzlich lassen sich zeitlich unbegrenzte Löschsperren pro Dokument setzen. Gerade, wenn bei der Ablage von personenbezogenen Informationen deren Aufbewahrungsfristen noch nicht bekannt sind, schützt das EU-DSGVO-zertifizierte Doxis4 safeLock die sensiblen Dokumente auch ohne Frist vor Veränderbarkeit. Wenn Kunden oder Mitarbeiter ihr Recht auf „Vergessenwerden“ (Art. 17 EU-DSGVO) geltend machen, können Unternehmen die Löschsperren jederzeit wieder aufheben, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Im Anschluss werden die entsprechenden Informationen automatisiert, vollständig und nachweisbar physikalisch gelöscht.
Sensible Informationen schützen und übertragen
Mit der Doxis4-Lösung von SER stellen Unternehmen sicher, dass personenbezogene Informationen vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Diebstahl geschützt sind (Art. 32 EU-DSGVO). Alle Daten und Dokumente zu einem Kunden, Partner oder Mitarbeiter können sie bei Bedarf zur Einsicht bereitstellen und übermitteln. Dabei erbringen sie Nachweise, wer die personenbezogenen Informationen wann eingesehen und bearbeitet hat. Die Datenübertragbarkeit geschieht in der durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung geforderten strukturierten und maschinenlesbaren Form (Art. 20 EU-DSGVO).
Mehr Informationen zur Doxis4 EU-DSGVO-Zertifizierung erhalten Sie hier.
SER verbindet Menschen, Informationen und Prozesse und schafft so den Digital Workspace der Zukunft. Mit unserer führenden Doxis4 iECM-Suite hat SER in der Entwicklung von Enterprise Content Management-Software neue Standards gesetzt – Software Made in Germany seit mehr als 30 Jahren. Mehr als eine Million zufriedene Anwender verlassen sich weltweit auf unsere benutzerfreundlichen Lösungen, um ihren Return on Information zu steigern. Mit einer einheitlichen Plattform für ECM und BPM (Business Process Management) vereint Doxis4 nahtlos Content und Prozesse und vernetzt so Menschen mit Informationen, synchronisiert Geschäftsprozesse und verbindet die wissensbasierte Zusammenarbeit von Unternehmen, ihren Lieferanten und Kunden. ECM Excellence by SER – das bedeutet Vision, Inspiration, Erfahrung und Expertise eines Teams von mehr als 550 Mitarbeitern. Mit der guten Platzierung der Doxis4 iECM-Suite in beiden Forrester Waves™ für ECM und dem Listing im Gartner Magic Quadrant for ECM bestätigen die weltweit führenden IT-Analysten, dass die Doxis4 iECM-Suite technologisch sowie applikativ zu den international führenden ECM-Anwendungen zählt. Weitere Informationen finden Sie unter: www.ser.de.
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So gelingt sichere Zusammenarbeit in verteilten Teams
Tipp 1: Schaffen Sie eine sichere Informationsbasis
Wer von effizienter Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette profitieren möchte, benötigt eine gemeinsame Informationsbasis in einer sicheren Arbeitsumgebung. Produktion und Information müssen in Einklang gebracht werden. Der Informationszugang sollte für alle Beteiligten orts- und zeitunabhängig möglich sein, am besten über alle Endgeräte und Browser hinweg, jedoch ohne auf Kosten der Sicherheit zu gehen! Wer jetzt an Filesharing-Lösungen aus der Cloud denkt, liegt falsch. Denn hier unterliegen die Informationen oft nicht der Hoheit des eigenen Unternehmens und bieten Einfallstore für Cyberangriffe und Co. Vielmehr eignen sich geschützte virtuelle Projekträume als Alternative, in denen Projektmitglieder Informationen sicher austauschen. Damit schaffen Unternehmen die Voraussetzung, dass alle relevanten Informationen in ihrer aktuellen Form genau in dem Projektkontext bereitstehen, in dem sie benötigt werden.
Tipp 2: Binden Sie externe Projektteilnehmer in Ihre Prozesse ein
Effiziente Teamarbeit endet nicht an Abteilungs- oder Unternehmensgrenzen. Vielmehr erfordert sie, dass sich Partner oder Dienstleister mit ihrem Know-how in wichtige Projekte einbringen. So zum Beispiel im Rahmen von Anlagenbauprojekten, in denen sie relevante Freigaben für Bauzeichnungen geben, oder wichtige Gutachten oder Materialprüfungsdokumente vor Baubeginn bereitstellen. Mit virtuellen Projekträumen lassen sich externe Akteure einfach und sicher in jene Projektprozesse integrieren. Wichtig dabei ist ein sicheres Berechtigungskonzept, mit dem Unternehmen steuern können, wer Zugang in die geschützten virtuellen Räume erhält und wer welche Informationen – auch temporär – einsehen und bearbeiten darf.
Tipp 3: Sorgen Sie für reibungslose Abläufe
Projekterfolg definiert sich u.a. dadurch, dass Teams ihre Projekte im dafür anberaumten Zeitraum abschließen. Das gelingt nicht, wenn Prozesse ins Stocken geraten und Entscheidungen z.B. aufgrund fehlender bzw. veralteter Informationslage fallen. Mit virtuellen Projekträumen wie Doxis4 iRoom schließen Unternehmen diese Szenarien von vorneherein aus. Projektmitglieder arbeiten stets mit aktuellen Informationen. Sie können sich automatisiert über Vorgänge, neu hinzugekommen oder geänderte Dokumente, erreichte Meilensteine, wichtige Fristen und Termine benachrichtigen lassen. So bleiben sie innerhalb des Projekts immer „up to date“ und können die nächsten Projektschritte ohne Verzögerung in die Wege leiten.
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