USB Bochum GmbH digitalisiert Projektmanagement mit factro
(Digitale) Zukunft gemeinsam unternehmen
Getreu dem eigenen Leitbild “Zukunft gemeinsam unternehmen” setzt der USB dabei auf die ebenfalls in Bochum beheimatete Projektmanagement-Software factro, eines der führenden Aufgaben- und Projektmanagement-Tools in der DACH-Region, das gerade im Bereich der “Öffentlichen Verwaltung” eine sehr große Community hat.
Ziel ist es, für alle Projekte ein gemeinsames Bild zu schaffen, bei dem jeder im Team Teil des Plans ist, um so die Effizienz in den Abteilungen und Teams zu steigern.
“Smart USB”: Zahlreiche Projekte auf der digitalen Agenda
Die USB Bochum GmbH hat sich im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie “Smart USB” viele Projekte auferlegt, die Arbeitsabläufe und Kundenfreundlichkeit verbessern sollen. Für die Abarbeitung von Projekten auf der digitalen Agenda wird factro helfen, die Planungsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit im Projektteam zu intensivieren. Außerdem plant der USB, Bauprojekte oder Veranstaltungsorganisation über die Software abzuwickeln.
Workshops stimmen auf erfolgreichen Start ein
Um die Einführung der Software im Team reibungslos zu gestalten, laufen bereits gemeinsame Workshops mit den Projektmanagement-Experten von factro. “So stellen wir sicher, dass alle Teammitglieder das volle Potenzial der Software ausschöpfen können und die Zusammenarbeit noch effektiver wird. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Einsatz von Vorlagen und führt das Team schrittweise an die Nutzung von factro heran.”, erklärt Dr. Thorsten Zisowski, kaufmännischer Geschäftsführer der USB Bochum GmbH.
Der USB freut sich darauf, die digitale Zusammenarbeit mit factro neu zu denken, innovative Projekte voranzutreiben und die Digitalisierung der Stadt weiter voranzubringen.
Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG
Kirchharpener Str. 46
44805 Bochum
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Projektmanagement-Software factro: Projekte einfärben und ein optimierter Projektüberblick
Aufgaben individuell einfärben und eigene Akzente setzen
Eingefärbte Aufgaben heben sich im neuen, neutralen Grunddesign von factro deutlich ab. factro Nutzer können auf diese Weise Projekte, Pakete und Aufgaben auch optisch strukturieren, Akzente setzen und ausgewählte To-dos besonders hervorheben. Die Einfärbungen sind selbstverständlich in allen Projektansichten –
Projektstrukturplan, Tabelle, Kanban Board und Gantt Chart – und für alle Projektbeteiligte sichtbar. Mit dieser "visuellen Kommunikation" können nicht nur Meilensteine, wichtige Deadlines oder besondere Prioritäten von Aufgaben betont, sondern auch ganze Projekt-Phasen nach einer etablierten Farblogik optisch gegliedert werden. Das ermöglicht allen Nutzern eine schnelle Orientierung und hilft, wichtige Tasks direkt wahrzunehmen.
"Das Einfärben von Projekten und Aufgaben war ein sehr großer Wunsch der factro Community. Jetzt können unsere Nutzer noch mehr Ordnung und Struktur in ihre Ansichten bringen und sich gleichzeitig in allen Bereichen von factro viel leichter orientieren.", erklärt Produktmanager Marvin Schuchert.
Der optimierte Projektüberblick erleichtert die Übersicht
Um auch bei mehreren parallelen Projekten einen schnellen Überblick zu gewährleisten, hat factro den Bereich "Projektüberblick" optisch aufgeräumt. Das Ergebnis: Mehr Transparenz über den jeweiligen Projektfortschritt und ein leichtes Erfassen der wesentlichen KPIs. Bei einer wachsenden Zahl von kritischen Aufgaben oder einer hohen Aufwands-Prognose können Führungskräfte und Projektleiter schnell eingreifen und potentielle Störungen frühzeitig beseitigen, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Live-Webinar zum neuen Farb-Feature
Zum Release des Farb-Features bietet factro zum ersten Mal ein eigenes Live-Webinar an: Am kommenden Donnerstag, dem 14.10.2021 (11 Uhr) stellt Produktmanager Marvin Schuchert das neue Farb-Feature vor und zeigt einfache Kniffe und praktische Tipps für den Arbeitsalltag. Natürlich können im Webinar auch Fragen zum Feature gestellt werden, auf die live eingegangen wird.
Über factro
Die professionelle Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro wird von der Schuchert Managementberatung in Bochum entwickelt – mit dem Know-how und der Erfahrung aus über 25 Jahren Projektberatung.
factro kennt die Lebenswirklichkeit von Unternehmen wie kein anderes Tool. Eine Software, die jeder versteht und leicht anwenden kann – und die bereits in mehr als 5.000 Organisationen eingesetzt wird.
Weitere Informationen und Pressematerial zum Download finden Sie auf der factro Webseite sowie im factro Pressbereich.
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Projektmanagement-Software factro: Effizienter Workflow durch optimierte Aufgabenansicht
Aufgaben sind das eigentliche Herz eines jeden Projekts. Nur, wenn diese sauber ausformuliert, klar definiert und eindeutig zugeordnet sind, ist die Grundlage für erfolgreiche Projekte geschaffen. In den factro Aufgabendetails können Nutzer alle wichtigen Informationen hinterlegen und strukturieren.
“Wir haben die verschiedenen Anregungen unserer Nutzer an die Aufgabendetails evaluiert und aus vielen Gesprächen gelernt. Insgesamt schaffen wir ein einfacheres und besseres Handling”, so Produktmanager Marvin Schuchert.
Mit flexiblen Aufgabenbereichen den Platz optimal nutzen
In der neuen Aufgabenansicht kann jeder Nutzer die Kachelgröße der einzelnen Aufgabenbereiche, z.B. Beschreibung, Kommentare und Checklisten, individuell nach seinen Vorlieben anpassen, um den Platz bestmöglich für sich und seinen Screen zu nutzen.
Außerdem kann zwischen den Darstellungen “Overlay” und “Splitscreen” gewählt werden: Beim standardmäßig eingestellten Overlay rückt die geöffnete Aufgabe in den Fokus und wird über die aktuelle Projektansicht gelegt. Der neue Splitscreen-Modus richtet sich eher an Experten und erlaubt es, parallel – ohne Ansichten oder Tabs zu wechseln – sowohl in der Aufgabe als auch im Projekt zu arbeiten.
Aktionsleiste und fliegende Navigation sparen viele Klicks
Die optimierten Aufgabendetails liefern nicht nur mehr Übersicht, sondern bietet auch eine schnellere Navigation zum gewünschten Ziel. Mit der einklappbaren Aktionsleiste am linken Rand sind alle wichtigen Aufgabenaktionen im direkten Zugriff wählbar. Ein praktischer Counter zeigt jederzeit an, wie viele Verknüpfungen existieren oder Dateien an die Aufgabe gehängt wurden. Umständliche Klicks auf Untermenüs entfallen.
Außerdem kann innerhalb der Aufgabe durch Tastaturbedienung mit Tab, Enter, Pfeiltasten, Backspace oder Escape fliegend navigiert werden, um z.B. zwischen Aufgaben-Attributen zu springen, Zeiträume festzulegen, Änderungen vorzunehmen oder Parameter auszuwählen.
Aufgeräumter Kommentarverlauf sorgt für schnellen Durchblick
Die aufgabenbezogene Kommunikation ist nun deutlich intuitiver und orientiert sich an Standards, die man aus Messengern oder sozialen Netzwerken kennt. Der aktuellste Kommentar wird nun ganz unten im Verlauf angezeigt. Das Eingabefeld befindet sich unmittelbar darunter. Natürlich kann man auch auf einen älteren Kommentar direkt als Thread antworten. Der Zugriff auf Formatierungsoptionen und Emojis wurde in diesem Zuge ebenfalls erleichtert.
Um noch mehr Klarheit in die Kommentare zu bekommen, ist der restliche Aktivitätsverlauf separiert worden und kann per Klick auf “Historie” aufgerufen werden. Des Weiteren können factro Nutzer jetzt mehrere Dateianhänge gleichzeitig hochladen und Bilder oder Dateien mit Text in einem Kommentar zusammenfassen. Dadurch werden Kommentare, die sowohl Text als auch Anhänge enthalten, deutlich übersichtlicher gestaltet. Mit dem neuen Release ist es auch möglich, eigene Kommentare inkl. der Anhänge im Nachgang zu editieren.
Autosave erlaubt synchrones und konfliktfreies Arbeiten
Alle Änderungen in den Aufgabendetails, insbesondere Kommentare, werden jetzt automatisch gespeichert. Somit können mehrere Nutzer gemeinsam – konflikt- und störungsfrei – an einer Aufgaben arbeiten, ohne sich gegenseitig zu überschreiben.
Der komplette Austausch unter der Haube (Backend und Frontend) resultiert zudem in einer spürbar besseren Performance und macht die Bochumer SaaS-Software für die Bereitstellung zukünftiger Funktionen noch wartungsfreundlicher.
Über factro
Die professionelle Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro wird von der Schuchert Managementberatung in Bochum entwickelt – mit dem Know-how und der Erfahrung aus über 25 Jahren Projektberatung.
factro kennt die Lebenswirklichkeit von Unternehmen wie kein anderes Tool. Eine Software, die jeder versteht und leicht anwenden kann – und die bereits von über 45.000 Verantwortlichen in mehr als 5.000 Organisationen eingesetzt wird.
Weitere Informationen und Pressematerial zum Download finden Sie auf der factro Webseite (www.factro.de) sowie im factro Pressbereich (www.factro.de/presse/).
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Projektmanagement-Software factro mit neuer Rechtevergabe für Gruppen
Neu gestaltete Benutzer- und Gruppenverwaltung
Die Verwaltung von Usern und Gruppen erfolgt über den neu gestalteten Benutzerbereich. Eine neue Gruppe lässt sich in nur drei Schritten anlegen und kann sofort Sicht- und Bearbeitungsrechte in bestehenden sowie neuen Aufgaben und Projekten erhalten. Des Weiteren ist es möglich, Gruppen zu löschen oder zu deaktivieren. Wird eine Gruppe deaktiviert, steht sie bis zur erneuten Aktivierung nicht für die Rechtevergabe bereit und bestehende Rechte werden unwirksam.
Mehrere Teammitglieder auf einmal einbinden
Die neue Gruppen-Funktion ermöglicht es, mehrere Teammitglieder auf einmal Aufgaben und Projekten zuzuordnen und auch auf Veränderungen schnell zu reagieren. Wenn etwa ein Mitarbeiter das Team wechselt, so reicht die Neuzuordnung zu einer anderen Gruppe, um die Rechte anzupassen. Das minimiert die Fehlerquote und stellt sicher, dass stets die gewünschten Sicht- und Bearbeitungsrechte eingestellt sind.
“Mit der Gruppen-Funktion folgen wir erneut unserer Philosophie, factro im Austausch mit unseren Usern weiterzuentwickeln. Die richtigen Ansprechpartner ihren Aufgaben und Projekten zuzuordnen, ist spürbar leichter und schneller. Zudem skaliert die Funktion ideal und senkt besonders bei großen Nutzerzahlen den administrativen Aufwand”, so Produktmanager Marvin Schuchert.
Onboarding neuer Nutzer deutlich vereinfacht
Die Gruppen-Funktion beschleunigt und vereinfacht auch das Onboarding neuer factro Nutzer. Sobald ein neuer Mitarbeiter eingeladen wird, lässt sich auswählen, zu welcher Gruppe er zugeordnet werden soll. Nach der Registrierung haben neue User dadurch sofort Zugriff auf alle Projekte der Gruppe. Das erleichtert Kollegen den Einstieg und Projektleitern die Organisation.
Neuer Freigabe-Dialog mit allen Informationen
Ab sofort erfolgt die Rechtevergabe in factro über einen neuen Freigabe-Dialog. Dieser bündelt alle Informationen in einer Übersicht. Hier sehen Sie, welche Rechte vergeben wurden und können diese sofort anpassen. Um die eigenen Gruppen effizient einzubinden, ermöglicht es factro, redundante Rechte zu konsolidieren. Hat ein User bereits individuelle Rechte und erhält die gleichen über sein Team, lassen sich diese mit nur einem Knopfdruck mit dem Team zusammenführen.
Proaktives Konfliktmanagement schafft Klarheit
Damit bei der Rechtevergabe keine Fragen oder Irrtümer auftreten, setzt factro auf proaktive Hinweise und ein transparentes Konfliktmanagement. Würde ein Nutzer sich beispielsweise selber Rechte entziehen, wird er vorab informiert und kann umgehend Anpassungen vornehmen. Erhält ein Nutzer mit seinem Team Bearbeitungsrechte für ein Projekt, kann mit seiner factro Nutzerrolle aber Projekte nur ansehen, erscheint ein entsprechender Hinweis. Auch die Konsolidierung redundanter Rechte wird von passenden Hinweisen begleitet.
Gezielte Kommunikation mit @mentions an Gruppen
Die neuen Gruppen reduzieren nicht nur den administrativen Aufwand, sondern erleichtern mit @mentions auch die gezielte Kommunikation mit mehreren Ansprechpartnern. Auf diese Weise können nicht nur einzelne Nutzer, sondern auch ganze Teams direkt angesprochen werden. Das vereinfacht den fachbezogenen Austausch mit allen Beteiligten.
Weitere Informationen und Bildmaterial erhalten Sie im factro Blog unter https://www.factro.de/…
Die professionelle Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro wird von der Schuchert Managementberatung in Bochum entwickelt – mit dem Know-how und der Erfahrung aus über 25 Jahren Projektberatung.
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Projektmanagement-Software factro mit umfangreichem Facelift der Aufgaben- und Projektansichten
Wichtige Informationen schneller erfassen
Die neu gestalteten Aufgabenkarten sind die Grundlage der umfangreichen Überarbeitung. Ab sofort sind alle wichtigen Informationen – z.B. Datumsangaben, Aufgabentitel oder die Zuordnung zu Projekten – besser lesbar und klarer strukturiert. Bei nahender oder gerissener Deadline informiert factro mit Hinweisen in den Signalfarben gelb oder rot. Gerade solche, für den Projektalltag essentiellen, Daten sind nun wesentlich leichter zu erfassen.
Leichtere Bedienung mit mehr Funktionen
Dank der besseren Übersicht können die neuen Aufgabenkarten in factro zusätzliche Informationen abbilden. Nutzer sehen direkt, wer eine Aufgabe operativ ausführt und wer diese als Verantwortlicher freigibt – und können die Zuständigkeiten sofort umverteilen. Außerdem lässt sich in allen Dashboards und Ansichten, in denen die Karten abgebildet werden, die Darstellungsgröße anpassen. Zusätzlich erleichtern vergrößerte, klickbare Flächen und ein Hover-Zustand die Bedienung.
“factro steht seit jeher für Kundennähe, Übersicht und intuitive Bedienung. Auch bei diesem Major Release haben wir mit unseren Nutzern gesprochen, um eine noch bessere Alltagserfahrung zu ermöglichen. Das Ergebnis ist eine deutlich bessere Übersicht und eine noch leichtere Bedienung mit zusätzlichen Features”, so Produktmanager Marvin Schuchert.
Leistungsfähigere Projektansichten
Von den überarbeiteten Aufgabenkarten profitieren auch die vier Projektansichten des Tools (Projektstrukturplan, Kanban Board, Gantt-Diagramm Tabelle). Die verbesserte Lesbarkeit und die klareren Hinweise ermöglichen eine schnelle Orientierung beim Wechsel zwischen den Darstellungen.
Die Ansichten wurden zudem funktional aufgewertet. So zeigt das Kanban Board an, wie viele Aufgaben sich in welchem Status befinden und wie viele davon zeitkritisch sind. Das Gantt-Diagramm spiegelt die vom Strukturplan bekannte Verästelung, um die Zusammenhänge im Projekt zu visualisieren. Außerdem passen sich die Farben der einzelnen Aufgabenbalken auf dem Zeitstrahl dem sogenannten Ampelstatus an, d.h. die Balken sind bei zeitkritischen Aufgaben gelb oder rot.
Emojis mit nur einem Klick hinzufügen
Darüber hinaus können Nutzer Ihre Kommunikation mit Hilfe von Emojis individueller und persönlicher gestalten, die Auswahl an Bildern öffnet sich mit nur einem Klick. Der Workflow ist von sozialen Medien oder Messengern bekannt und ermöglicht einen sofortigen, intuitiven Umgang.
Weitere Informationen und Bildmaterial zu den Änderungen erhalten Sie im factro Blog unter https://www.factro.de/…
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Projektmanagement-Software factro mit großem Update der Mobile App
Mobile App mit intelligenter Zeiterfassung
Die factro Mobile App, erhältlich für Smartphones und Tablets mit Android und iOS, bietet ab sofort die smarte Zeiterfassung der Desktop-Version. Intelligente Buchungsvorschläge belegen Zeitaufwand, Datum und Uhrzeiten automatisch vor, um zusätzliche Klicks auf ein Minimum zu reduzieren. Mit dem neuen Beschreibungsfeld für Kundenkommunikation sowie einer Kommentar-Funktion für interne Rücksprachen steigen Transparenz und Flexibilität.
Leistungsfähigeres Projektmanagement für unterwegs
Zudem erleichtert die neue Version der Mobile App auch operative Aktivitäten in factro. Neue Aufgaben können direkt innerhalb der zugehörigen Projekte angelegt und bearbeitet werden. Für eine zielgerichtete Kommunikation und Dokumentation lassen sich Anhänge und Kommentare auch von unterwegs löschen, sodass zu jedem Zeitpunkt Klarheit herrscht.
Ganze Aufgabenpakete auf einmal delegieren
Um das Aufgaben- und Projektmanagement von Unternehmen flexibler zu gestalten, können ab sofort ganze Pakete mit allen enthaltenen Aufgaben an Teammitglieder delegiert werden. Das beschleunigt die Projektplanung und reduziert Fehler, da manuelle Eingaben verringert werden. Zudem können Projektleiter direkt festlegen, ob der gewählte Kollege die To-Dos als Verantwortlicher final freigibt oder auch operativ bearbeitet.
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Projektmanagement: Die factro Ressourcen-Auslastung ist da
Die Personalauslastung visualisieren
„Ab sofort haben Teamleiter in factro die Möglichkeit, einen grafischen Überblick über die Auslastung ihrer Mitarbeiter zu erhalten. So sehen sie auf einen Blick, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt mit welchen Aufgaben beschäftigt ist und an welchen Stellen Überlastung oder Freiräume vorliegen“, so Produktmanager Marvin Schuchert.
Lastspitzen und Kapazitäten in Echtzeit erkennen
Der Aufwand verteilt sich dabei immer in Echtzeit auf die Arbeitstage bis zur Deadline. So haben Führungskräfte eine Prognose für die Auslastung sowie ein stets aktuelles Bild des restlichen Pensums. Legen Sie für eine optimale Planung fest, an welchen Tagen und wie viele Stunden sie wöchentlich arbeiten.
Informationen präzise filtern und skalieren
Mit individuellen Filtern sowie einer flexiblen Skalierung von Zeiträumen zwischen 2 Wochen und 3 Monaten bildet die Übersicht immer die Informationen ab, die Entscheider benötigen. So lässt sich gezielt auf gefährdete Deadlines reagieren, denn: Verzögern sich Aufgaben, verschiebt sich möglicherweise die Fertigstellung des Projekts.
Pensum schnell umverteilen
Mit der Auslastungsübersicht lässt sich das Arbeitspensum des Teams schnell und direkt umverteilen, indem Aufgabenzeiträume angepasst oder verschoben werden – ganz einfach per Drag&Drop. Dabei aktualisiert factro die jeweilige Auslastungskurve als Vorschau in Echtzeit und hilft, direkt den passenden Slot zu finden.
Überlastung und Unzufriedenheit vorbeugen
Der Mensch ist der ausschlaggebende Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Ohne motivierte und engagierte Mitarbeiter bleibt Ihre Planung nichts weiter als graue Theorie. Die größten Belastungen für Projektbeteiligte sind nachweislich „zu viel Arbeit“ und ein zu großer „Termindruck“ über einen längeren Zeitraum.
Eine ausgewogene Arbeitsauslastung sorgt für Zufriedenheit im Team, erhöht die Moral und verbessert Ihre Teamleistung. Mit der factro Ressourcen-Auslastung erhalten Sie die nötige Überschaubarkeit und Transparenz und können zu hohen Belastungen in Ihrem Team rechtzeitig vorbeugen.
Die professionelle Aufgaben- und Projektmanagement-Software factro wird von der Schuchert Managementberatung in Bochum entwickelt – mit dem Know-how und der Erfahrung aus über 25 Jahren Projektberatung.
factro kennt die Lebenswirklichkeit von Unternehmen wie kein anderes Tool. Eine Software, die jeder versteht und leicht anwenden kann – und die bereits von über 25.000 Verantwortlichen in mehr als 3.000 Organisationen eingesetzt wird. Besuchen Sie www.factro.de für weitere Informationen.
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