5 Tipps, wie Sie Ihre E-Mail-Security NIS-2-compliant machen
Mit der NIS-2-Richtlinie will die EU die Cybersicherheit wichtiger und besonders wichtiger Einrichtungen stärken. Derzeit arbeiten die Mitgliedsstaaten daran, die Direktive in nationales Recht zu überführen. In Deutschland erfolgt das über das NIS-2-Umsetzungsgesetz, das im März 2025 in Kraft treten soll. Unternehmen wird dringend empfohlen, die Sicherheitsmaßnahmen für ihre E-Mail-Infrastruktur zu überprüfen, um die Compliance sicherzustellen. Denn der Kommunikationskanal Nummer eins ist die häufigste Eintrittspforte für Cyberangriffe. Artikel 21 der Richtlinie fordert „geeignete und verhältnismäßige technische, operative und organisatorische Maßnahmen, um Risiken für die Sicherheit der Netz- und Informationssysteme zu beherrschen und die Auswirkungen von Sicherheitsvorfällen zu verhindern oder möglichst gering zu halten.“ Was das für die E-Mail-Umgebung bedeutet, zeigen die folgenden fünf Tipps von Romana Staringer, Senior Account Manager E-Mail Security bei Retarus.
1. Etablieren Sie erweiterten E-Mail-Schutz
Die meisten Unternehmen haben bereits einen Basisschutz für ihre E-Mail-Umgebung. Dazu zählen Virenscanner und Phishing-Filter, die gefährliche E-Mails herausfiltern, bevor sie zugestellt werden. Doch damit lässt sich nur ein Teil der Bedrohungen abfangen. Denn Cyberkriminelle entwickeln laufend neue Malware-Varianten, die von signaturbasierten Security-Systemen nicht erkannt werden, solange noch keine passenden Erkennungsmuster vorliegen. Außerdem sehen wir vermehrt Social Engineering-Attacken wie CEO-Fraud, die ihre Opfer austricksen und dazu bringen, hohe Geldsummen zu überweisen oder sensible Daten preiszugeben. Solche Betrugsmaschen arbeiten meist mit nahezu perfekt gefälschten E-Mails, die für herkömmliche Phising-Filter nur schwer von harmlosen Nachrichten zu unterscheiden sind. Um die Risiken für immer raffiniertere Cyberangriffe zu minimieren, brauchen Unternehmen erweiterten E-Mail-Schutz. Dazu zählen zum Beispiel KI-gestützte Analysen, die in der Lage sind, gefälschte Absender- und Domain-Adressen zu identifizieren. Wichtig ist zudem Time of Click Protection – eine Technologie, die alle in E-Mails enthaltenen Links überprüft und Aufrufe dahinter liegende Websites gegebenenfalls blockiert. Um neuartige Malware zu erkennen, sind darüber hinaus Sandbox-Analysen unverzichtbar, die E-Mails mit verdächtigen Anhängen auf bedrohliches Verhalten untersuchen.
2. Verschlüsseln Sie sensible E-Mails
Artikel 21, Absatz 2d der NIS-2-Direktive fordert Maßnahmen zur Sicherheit der Lieferkette einschließlich sicherheitsbezogener Aspekte der Beziehungen zwischen den einzelnen Einrichtungen. Auf E-Mail übertragen bedeutet das: Sie sollten die Kommunikation mit Ihren Zulieferern und Partnern absichern. Dafür eignet sich Verschlüsselung. Absatz 2h NIS-2 schreibt explizit Konzepte und Verfahren für den Einsatz von Kryptographie vor. In der Praxis scheitert E-Mail-Verschlüsselung jedoch häufig an einer aufwendigen Administration der Schlüssel, an einer umständlichen Bedienung und daran, dass Kommunikationspartner keine Verschlüsselung nutzen und somit verschlüsselten E-Mails nicht lesen können. Gefragt ist daher eine Lösung, die ausgehende Mails mit nur einem Klick direkt im E-Mail-Client verschlüsselt, ohne dass sich der Absender mit technischen Details oder der Schlüsselverwaltung auskennen muss. Möglich wird das durch ein Secure E-Mail-Gateway, das alle gängigen kryptographischen Standards unterstützt. Empfänger ohne eigene Verschlüsselungslösung werden idealerweise über ein sicheres Webmail-Postfach eingebunden, über das sie die verschlüsselten Nachrichten lesen können.
3. Denken Sie an die Notfall-Kommunikation
Artikel 21, Absatz 2c der NIS-2-Richtlinie fordert Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs, Absatz 2j gesicherte Notfall-Kommunikationssysteme. Für den E-Mail-Bereich bedeutet das: Sie brauchen einen Plan B, falls Ihre E-Mail-Infrastruktur durch einen Cyberangriff außer Kraft gesetzt wird. Wie können Sie dafür sorgen, dass die Mitarbeitenden in so einem Fall weiterhin in der Lage sind, Nachrichten zu versenden und zu empfangen? In der Praxis haben sich Lösungen für E-Mail-Continuity bewährt, die im Hintergrund einen externen, unabhängigen und sicheren Webmail-Service bereithalten. Im Krisenfall können Sie sofort auf die Notfallinfrastruktur umschalten. Wichtig dabei ist, dass der Service vom Anbieter mit vorprovisionierten Postfächern zur Verfügung gestellt wird. Denn nur mit den E-Mails der vergangenen Wochen sowie den gespeicherten Kontaktdaten können Sie im Notfall wirklich nahtlos weiter kommunizieren.
4. Untersuchen Sie auch bereits zugestellte E-Mails
Artikel 21, Absatz 2b schreibt Maßnahmen zur Bewältigung von Sicherheitsvorfällen vor. Um solche Maßnahmen treffen zu können, müssen Sie in der Lage sein, Cyberangriffe schnell zu erkennen und zu untersuchen. Dafür ist es wichtig, die Eintrittspforte zu bestimmen und die Empfänger bereits zugestellter Schad-E-Mails schnell zu identifizieren. Möglich wird das über eine spezielle Patient-Zero-Detection-Technologie, die bereits beim E-Mail-Empfang einen digitalen Fingerabdruck aller Attachments erzeugt, in einer Datenbank speichert und dann kontinuierlich mit neuen Erkenntnissen aus der Malware-Forschung abgleicht. Sobald eine potenziell gefährliche Nachricht im Postfach eines Anwenders erkannt wird, kann diese – je nach Konfiguration – automatisch gelöscht oder in Quarantäne verschoben werden.
5. Verbessern Sie die Forensik
Artikel 23 der NIS-2-Richtlinie definiert strenge Meldepflichten. Betroffene Unternehmen müssen einen erheblichen Cybervorfall innerhalb von 24 Stunden bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, nach 72 Stunden einen Folgebericht einreichen und nach einem Monat einen Abschlussbericht, der eine detaillierte Beschreibung enthält. Um diese Vorgaben zu erfüllen, brauchen Sie schnell Zugriff auf relevante Daten. Daher ist es wichtig, Security-Informationen aus der E-Mail-Umgebung in übergreifenden Sicherheitssystemen wie einem SIEM (Security Information and Event Management) zu sammeln und auszuwerten. Eine entsprechende Lösung sollte die Daten in Form von Events in Echtzeit über eine geschützte Schnittstelle bereitstellen.
Fazit
NIS-2-konforme E-Mail-Sicherheit bedeutet mehr als ein- und ausgehende Nachrichten lediglich zu prüfen. Unternehmen müssen die gesamte E-Mail-Infrastruktur betrachten und Konzepte sowohl für die Prävention, die Bedrohungserkennung als auch die Bewältigung von Cyberangriffen entwickeln. Darüber hinaus tragen Früherkennung und Schadensbegrenzung zu dem übergeordneten Ziel der Verbesserung der Cyber-Sicherheitslage in der EU bei. Daher empfiehlt es sich, eine integrierte Lösung zu wählen, die alle wichtigen E-Mail-Security-Funktionen unter einer Plattform vereint und modular bereitstellt. So können Unternehmen Management-Aufwand reduzieren und ihre bestehende Security-Infrastruktur ganz nach Bedarf ergänzen.
Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.com
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Fünf Trends in der Business-Kommunikation 2025
1. Automatisierung entlang geschäftskritischer Kommunikation
In der aktuellen, herausfordernden Wirtschaftslage stehen Unternehmen unter erheblichem Kostendruck und sind mehr denn je gefordert, ihre Prozesse effizient zu gestalten. Gleichzeitig fehlen durch den Mangel an Fachkräften essenzielle Ressourcen. So gingen der deutschen Wirtschaft 2024 Produktionskapazitäten von 49 Milliarden Euro verloren, wie eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft zeigt. Eine Automatisierung von Arbeitsabläufen ist daher unverzichtbar. Innovative Produkte unterstützen Unternehmen dabei, die Digitalisierung und Automatisierung gezielt voranzutreiben und so die Basis für schlankere, effizientere Prozesse zu schaffen. Dazu gehören Lösungen, mit denen sich sämtliche Integrationsszenarien entlang der Supply Chain, dem Herzstück jeden Unternehmens, realisieren lassen. Darüber hinaus ermöglicht ein ungebrochener Trend zu Cloud-Technologien und APIs einen effizienteren Betrieb moderner Kommunikationslösungen. Dazu gehört die Migration zu Cloud Fax ebenso wie die automatisierte Erfassung unstrukturierter Daten und ihre Umwandlung in strukturierte Daten. Dadurch können die Kosten deutlich gesenkt und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig gesichert werden.
2. Künstliche Intelligenz gezielt einsetzen
Künstliche Intelligenz (KI) ist eine treibende Kraft der digitalen Transformation. Gleichzeitig herrscht bei dem mittlerweile kaum noch überschaubaren Angebot an KI-basierten Lösungen häufig Unklarheit, ob KI im Einzelfall einen zusätzlichen Nutzen bietet. Bei der Auswahl einer KI-gestützten Lösung für die Geschäftskommunikation sollten Unternehmen daher unbedingt ihren konkreten Anwendungsfall berücksichtigen. Retarus setzt in seinen Produkten KI bewusst nur dort ein, wo sie einen tatsächlichen Mehrwert für den Kunden schafft. Im Bereich der Dokumentenverarbeitung bietet das Unternehmen beispielsweise eine KI-gestützte multimodale Lösung für Intelligent Document Processing: Geschäftskritische Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine werden mithilfe von Deep Learning, NLP und Computer Vision präzise und mit überdurchschnittlicher Performance automatisiert verarbeitet.
3. Sicherheitsrisiken minimieren
Laut BSI-Lagebericht 2024 bleibt die Bedrohungslage im Cyberraum weiterhin angespannt. Cyberangriffe nehmen zu und werden durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz immer raffinierter. Die zunehmende Professionalisierung von Cyberkriminellen und neue regulatorische Sicherheitsanforderungen, wie Cybersecurity Act und Cyber Resilience Act, stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Sie sind daher gefordert, auf diese wachsenden Risiken zu reagieren, ihr Risiko- und IT-Sicherheits-Management zu evaluieren und gegebenenfalls entsprechend aufzurüsten. Dies gilt im besonderen Maße für die geschäftskritische Kommunikation. Um diese bestmöglich abzusichern, benötigen Unternehmen sichere, transparente und Compliance-konforme Lösungen.
Innovative Komplettlösungen für Enterprise E-Mail bieten bestmöglichen Schutz vor hochentwickelten Cyberangriffen und entlasten die IT-Abteilung. So erhalten Administratoren durch leistungsstarke Analyse- und Reporting-Tools in Echtzeit einen transparenten Überblick über die verarbeiteten Dokumente. Idealerweise integrieren unternehmenstaugliche E-Mail-Lösungen neben umfassender Email Security auch flexible Verschlüsselungs- und Archivierungsoptionen. Für den Worst Case sollte eine Lösung für E-Mail-Continuity bereitgestellt werden. Damit kann die E-Mail-Kommunikation auch im Falle von Security Incidents oder anderweitigen IT-bedingten Betriebsunterbrechungen unterbrechungsfrei fortgeführt werden.
4. Hybride Cloud-Welten führen zu steigender Komplexität
Viele Unternehmen setzen für E-Mail mittlerweile auf Microsoft 365 oder andere Cloud-Dienste. Global verteilte, heterogene oder teils veraltete On-Premises-Systemlandschaften lassen sich jedoch nicht ohne Weiteres in die Cloud migrieren. Gerade komplexe oder hybride E-Mail-Infrastrukturen im Enterprise-Umfeld müssen mit wichtigen Add-on-Diensten vervollständigt und abgesichert werden, um die Kommunikation und damit das Business am Laufen zu halten. In der Folge wird auch das Management solcher Systeme immer aufwendiger.
Umso wichtiger ist es für Unternehmen, eine Lösung zu haben, die in komplexen, hybriden Infrastrukturen funktioniert und verschiedene Mail-Kategorien berücksichtigt: Marketing Automation, transaktionale E-Mails sowie User Traffic. Gleichzeitig gehören leistungsstarke Sicherheitsfunktionen mit fortschrittlichen Lösungen für Routing, Reporting und Traffic Management zu einer Rundum-Lösung. Enterprise-Services wie Verschlüsselung und E-Mail-Archivierung runden das holistische Angebot ab. Mit der hohen Zuverlässigkeit und Transparenz einer Lösung aus einer Hand profitieren Unternehmen von einem sicheren und effizienten E-Mail-Verkehr sowie von einer lückenlosen und zuverlässigen E-Mail-Zustellung.
5. Komplexere Compliance-Anforderungen umsetzen
Unternehmen müssen mit neuen Technologien bewusst und verantwortungsvoll umgehen. Das betrifft sowohl ihren Einsatz als auch strategische Investitionen. Es gilt, neue und anstehende gesetzliche Vorgaben für E-Invoicing, NIS-2, DORA und den Digital Services Act (DSA) umzusetzen. Das verpflichtet Unternehmen dazu, höchsten Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz zu entsprechen. Geeignete Lösungen für die digitale Geschäftskommunikation bieten ein Höchstmaß an Transparenz und Kontrolle, erfüllen strenge Compliance-Anforderungen mit klar definierten Service Level Agreements (SLAs). Damit werden Unternehmen nicht nur den wachsenden Anforderungen an Datenschutz und Governance gerecht, sondern schaffen auch eine vertrauensvolle und solide Basis für den Einsatz neuer Technologien.
Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.com
retarus GmbH
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Retarus als Leader im IDC MarketScape 2024 für „Worldwide Digital Fax“ ausgezeichnet
Mit Retarus Cloud Fax modernisieren Unternehmen ihre Kommunikations-Infrastruktur und automatisieren die Dokumentenverarbeitung. Dabei sorgt Retarus für die nahtlose Integration der Cloud-Fax-Services in zentrale Unternehmensanwendungen sowie Omnichannel-Kommunikationslösungen und hält dabei höchste Compliance- und Sicherheitsstandards ein.
Transaktions-Messaging und Dokumentenaustausch via digitales Fax sind ein zentraler Bestandteil geschäftskritischer Prozesse. Dazu zählen etwa Dokumententransfer und -zustellung, Austausch sensibler Patientendaten im Gesundheitswesen, Kreditorenbuchhaltung und Bestellungen, Auftrags- und Rechnungsstellung, Handelsbestätigungen und Audit Trails. Als Teil der Retarus Messaging Plattform bietet Retarus Cloud Fax eine hochverfügbare und skalierbare Lösung, die Prozesssicherheit, Performance und höchste Sicherheitsstandards gewährleistet.
„Wir sind davon überzeugt, dass der IDC MarketScape die kontinuierlichen Investitionen von Retarus in Cloud Fax und unser Engagement innovative Services und erstklassigen Support zu bieten, widerspiegelt“, sagt Martin Hager, Gründer und Geschäftsführer von Retarus. “2024 haben wir zudem massiv in modernste KI-Funktionen investiert und diese in unsere Lösung für Intelligent Document Processing integriert, um den Dokumenteingang unserer Kunden zu digitalisieren und zu automatisieren.“
Unternehmen entscheiden sich für Retarus als zuverlässigen Partner für erstklassige digitale Fax-Lösungen, um ihre Legacy-Anwedungen zu modernisieren und den geschäftskritischen Datenaustausch zu optimieren.
Über IDC MarketScape
Das IDC MarketScape-Anbieterbewertungsmodell wurde entwickelt, um einen Überblick über die Wettbewerbsfähigkeit von Technologie- und Dienstleistungsanbietern in einem bestimmten Markt zu geben. Die Forschung verwendet eine strenge Bewertungsmethode, die sowohl auf qualitativen als auch auf quantitativen Kriterien basiert und zu einer einzigen grafischen Darstellung der Position jedes Anbieters auf einem bestimmten Markt führt. IDC MarketScape bietet einen klaren Rahmen, in dem die Produkt- und Serviceangebote, Fähigkeiten und Strategien sowie die aktuellen und zukünftigen Markterfolgsfaktoren der Technologieanbieter sinnvoll verglichen werden können. Der Rahmen bietet Technologieeinkäufern außerdem eine 360-Grad-Bewertung der Stärken und Schwächen aktueller und potenzieller Lieferanten.
Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.de
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Mehr Sicherheit und Vertrauen: Retarus Transactional Email ab sofort mit Message Signing
Ob Rechnungen, Versandbestätigungen oder Statusmeldungen: Unternehmen versenden täglich automatisiert eine Vielzahl geschäftskritischer Nachrichten direkt aus bestehenden Business-Applikationen. Gleichzeitig nehmen Phishing-Angriffe zu, bei denen Kriminelle mit immer raffinierteren Taktiken versuchen, an sensible Daten zu kommen. Unternehmen können sich nicht mehr allein auf standardisierte E-Mail-Sicherheitsprotokolle oder reine Transportverschlüsselung verlassen.
Mehr Vertrauen, Integrität und Authentizität
Retarus Message Signing bietet daher als erste Lösung am Markt mehr Schutz und Vertrauen. Dazu wird jede transaktionale E-Mail mit S/MIME signiert. In den meisten gängigen E-Mail Clients werden solche Nachrichten dann mit einem blauen oder grünen Häkchen („Checkmark“) neben dem Absendernamen gekennzeichnet. So können Mail-Empfänger unmittelbar erkennen, dass die Nachrichten von einem vertrauenswürdigen Absender stammen und nicht manipuliert wurden. Durch einen Klick auf das Icon können sich auch technisch weniger versierte Kunden weitere Details zum jeweiligen Zertifikat anzeigen lassen, um eine E-Mail entsprechend zu verifizieren.
Der logische nächste Schritt nach SPF, DKIM und DMARC
SPF, DKIM und DMARC haben die technische Domain-Authentifizierung bereits erheblich verbessert. Retarus Message Signing ist der logische nächste Schritt hin zu noch mehr Integrität in der E-Mail-Kommunikation. „Während bisherige Standards dabei helfen, die versendende Domain zu verifizieren, fügt unsere neue zertifikatsbasierte Signatur auch einen Nachweis auf Adress- beziehungsweise Absenderebene hinzu“, erklärt Sören Schulte, Senior Product Marketing Manager Email bei Retarus. „Absender können ihre Kunden nun dafür sensiblisieren, ausschließlich signierten E-Mails des Unternehmens zu vertrauen. Als positiver Nebeneffekt werden seriöse E-Mails in vollen Posteingängen deutlich besser hervorgehoben.“
Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.com
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Retarus bringt Intelligent Document Processing auf ein neues Level
Mit der IDP-Lösung von Retarus können Unternehmen große Mengen eingehender Dokumente schnell und automatisiert verarbeiten. Dabei profitieren Kunden von der einzigartigen EDI-Expertise von Retarus: Durch die optionale Kopplung mit dem Retarus EDI-Service lassen sich die Dokumente automatisiert als strukturierte Daten in ERP-Systeme übertragen – unabhängig davon, ob sie per Scan, E-Mail oder Fax eingehen. Dabei nutzt Retarus modernste, proprietäre KI-Modelle, die sich an spezifische Dokumententypen anpassen lassen und laufend weiterentwickelt werden.
Die vollständig digitale Dokumentenverarbeitung minimiert Fehlerquoten und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Die Dunkelbuchungsquote von Retarus IDP liegt out of the box bei 90 Prozent. In Kombination mit einem HITL-Interface (Human-in-the-Loop) erreicht die Lösung eine 100-prozentige Erkennungsquote: Das System markiert automatisch die Daten, die nicht exakt erkannt werden. HITL-Operator können die markierten Daten anschließend manuell überprüfen und bei Bedarf korrigieren. Insgesamt profitieren Unternehmen durch die sekundenschnelle Datenextraktion von kürzeren Bearbeitungszeiten, von bis zu 60 Prozent geringeren Kosten im Vergleich zur manuellen Dokumentenverarbeitung und einem schnelleren ROI.
Erkennung komplexer Dokumentenstrukturen
Retarus IDP kombiniert verschiedene KI-basierte Technologien wie Machine- und Deep Learning, Computer Vision sowie Natural Language Processing (NLP) und maximiert die Erkennungsgenauigkeit selbst bei komplexen Dokumentstrukturen. Dazu gehören auch Bild- oder Tabellenelemente, die beispielsweise in Bestellungen oder Auftragsbestätigungen enthalten sind. Darüber hinaus sorgen fortschrittliche Text- und Semantikanalysen dafür, dass verschiedene Sprachen noch besser erkannt und verarbeitet werden. Kunden profitieren somit von einer sehr hohen Datenqualität.
Leistungsstarkes Reporting
Die neue IDP-Version ist vollständig konfigurierbar. Administratoren erhalten über Analyse- und Reporting-Tools in Echtzeit einen Überblick über die verarbeiteten Dokumente. Dabei liefert das Reporting umfassende Informationen auf Feld- und Inhaltsebene sowie detaillierte Kennzahlen zum Automatisierungsgrad – und zwar pro Prozessschritt. Sollte die Erkennungsquote nicht hoch genug sein, können entsprechende Felder flexibel nachjustiert und Optimierungen in der Konfiguration vorgenommen werden.
Automatisierte Stammdaten-Validierung
Darüber hinaus validiert und verifiziert Retarus IDP erkannte Daten automatisch. Neu eingehende Daten werden geprüft und dazu mit den hinterlegten Stammdaten verglichen. Stimmen sie nicht mit den Stammdaten überein, werden sie automatisch an HITL zur Kontrolle übergeben und können bei Bedarf korrigiert werden. Dies führt zu einem höheren Grad der Automatisierung, einer verbesserten Dunkelbuchungsquote und optimiert die Datenqualität nachhaltig.
Flexible API-Integration und Partner Readiness
Dank offener Standards und Konnektoren lässt sich Retarus IDP in nahezu jede IT-Umgebung nahtlos integrieren, zum Beispiel SAP S/4HANA, Oracle Order Management oder Microsoft Dynamics 365 for Sales. Partner haben somit die Möglichkeit, Intelligent Document Processing in ihr Portfolio aufzunehmen oder als Teil ihres Solution Blueprints zu integrieren.
Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.com
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Für eine vertrauenswürdigere und zuverlässigere digitale Kommunikation: Retarus tritt der M3AAWG bei
Die M3AAWG vereint die wichtigsten Interessensgruppen der Messaging-Branche, darunter Internet Service Provider, E-Mail-Dienstanbieter, Netzbetreiber und Security-Anbieter. Die Organisation arbeitet daran, Messaging-Missbrauch über Spam, Viren, Denial-of-Service-Attacken und andere Methoden einzudämmen und will so die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit der Online-Kommunikation verbessern.
Gemeinsam gegen Cyberbedrohungen und unseriöse Versender
Mit dem Beitritt zur M3AAWG arbeitet Retarus eng mit anderen Branchenvertretern zusammen und bringt dabei seine inzwischen jahrzehntelange Expertise rund um sichere Geschäftskommunikation ein. Dazu zählen die Entwicklung und Umsetzung von Best Practices, Standards und Technologien für den Kampf gegen Messaging-Bedrohungen. Retarus wirkt aktiv an M3AAWG-Initiativen wie Arbeitsgruppen und Schulungsprogrammen mit, um sicherere Kommunikations-Plattformen zu fördern.
Die Secure Email Platform von Retarus schützt Unternehmen weltweit vor Cyber-Bedrohungen. Die Lösungen umfasst neben Advanced Threat Protection auch Verschlüsselung, Archivierung sowie Routing- und Infrastruktur-Funktionen. Daneben ermöglicht der High-End Transactional Email Service von Retarus das zuverlässige Versenden großer Mengen von E-Mails direkt aus beliebigen Unternehmensanwendungen, rechtskonform und mit garantierter Performance aus sechs globalen Rechenzentren. Mit zuverlässiger E-Mail-Sicherheit, hoher Verfügbarkeit und Performance hilft Retarus Unternehmen, ihre sensiblen Informationen zu schützen und das Thema E-Mail ganzheitlich zu managen – auch in sehr großen und komplexen Umgebungen.
Martin Hager, Gründer und Geschäftsführer von Retarus, kommentiert: „Unsere Kunden können sich seit 1994 darauf verlassen, dass wir ihre E-Mail-Postfächer bestmöglich absichern. Neben der Sicherheit spielen beim Versand transaktionaler E-Mails zuverlässige Zustellung und Reputation Management eine zentrale Rolle. Die Ziele der M3AAWG passen perfekt zu denen unserer E-Mail-Produkte. Wir freuen uns darauf, enger mit anderen Branchenführern zusammenzuarbeiten und gemeinsam wirksame Maßnahmen gegen Cyberattacken, missbräuchlichen E-Mail-Versand und per E-Mail verbreitete Spam-Nachrichten und Phishing-Versuche weiterzuentwickeln.“
Retarus ist ein globaler Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Hauptprodukte sind digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Rund die Hälfte der im S&P Global 100 gelisteten Unternehmen vertrauen bereits auf Retarus und bestätigen, wie führende Analysten, die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit. Retarus erzielt rund 40 Prozent des Umsatzes in den USA und vertreibt seine Produkte direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Mehr Informationen: www.retarus.com
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Die E-Invoicing-Pflicht in Deutschland kommt
Ab 1. Januar 2025 ist der Empfang einer E-Rechnung nach EN 16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte vorgeschrieben. Zulässige Formate sind CII und UBL (XML) sowie Factur-X/ZUGFeRD (hybrid). Papierrechnungen dürfen weiterhin bis zum 31. Dezember 2026 ausgetauscht werden. Ein weiteres Jahr bis 31. Dezember 2027 gilt die Übergangsregelung dann noch für rechnungsstellende Firmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr. Bestehende EDI-Verbindungen, über die nicht EN-16931-konforme E-Rechnungen laufen, bleiben bis dahin erlaubt. Jedoch muss der Rechnungsempfänger schon während der Übergangsfristen beim Erhalt „sonstiger“ elektronischer Formate, wie zum Beispiel PDF, ausdrücklich zustimmen. Da der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Umstellung je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein kann, ist es empfehlenswert, entsprechende Projektstrukturen zeitnah zu implementieren. Dies erleichtert eine fristgerechte Umsetzung.
Rechnungsstellung digitalisieren mit Retarus E-Invoicing
Darüber hinaus ermöglicht eine effiziente Prozessautomatisierung Zeit- und Kostenersparnisse. Mit Retarus E-Invoicing digitalisieren Unternehmen den Versand sowie den Empfang ihrer Rechnungen. Dank spezifischer Leistungskennzahlen für elektronische Rechnungen und einer hohen Datengenauigkeit optimieren sie dabei auch ihren Cashflow sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die Retarus-Lösungen sind zudem skalierbar und lassen sich schnell integrieren, so dass Unternehmen binnen kurzer Zeit auf internationale E-Invoicing-Netzwerke wie PEPPOL zugreifen können. Jedes gängige ERP-System lässt sich dabei problemlos über EDI und APIs anbinden. Auch die Implementierung von Hybridformaten, die PDF und strukturierte Rechnungsdaten kombinieren, wie ZUGFeRD 2.0, ist möglich. Retarus E-Invoicing strukturiert und digitalisiert in diesem Fall die unstrukturierten, analogen Rechnungen. Als zertifizierter PEPPOL-Access-Point und Mitglied in lokalen E-Invoicing-Verbänden betreibt Retarus für seine Kunden rechtlich konformes E-Invoicing für B2G, B2B und B2C in Europa und der Welt, immer unter der Einhaltung internationaler Standards. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform in europäischen Rechenzentren.
Retarus ist ein globaler Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Hauptprodukte sind digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Rund die Hälfte der im S&P Global 100 gelisteten Unternehmen vertrauen bereits auf Retarus und bestätigen, wie führende Analysten, die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit. Retarus erzielt rund 40 Prozent des Umsatzes in den USA und vertreibt seine Produkte direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Mehr Informationen: www.retarus.com
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Retarus Email Security ab sofort mit erweiterter Advanced Threat Protection
Beim Sandboxing werden potenziell schädliche Anhänge in einer virtuellen, isolierten Testumgebung ausgeführt und auf ungewöhnliches Verhalten überprüft. Die innovative Sandboxing-Technologie der Retarus Email Security identifiziert dank modernstem Machine Learning, neuronalen Netzwerken und Behavioral Analytics komplexe Zero-Day-Bedrohungen und neue Malware-Varianten noch zuverlässiger. Ausgeführt werden unter anderem Office-, HTML- und Archivdateien. Darüber hinaus profitieren Retarus-Kunden weiterhin von den Erkenntnissen eines globalen, externen „Threat-Intelligence“-Netzwerks, ohne eigene Daten mit Dritten zu teilen.
Wenn Malware gefunden wird, liefern Indicators of Compromise (IOCs) sowie ein umfangreiches Reporting dem Kunden detaillierte forensische Informationen über die Art des Angriffs und die dabei verwendeten Methoden. Die Datenverarbeitung erfolgt beim Sandboxing, wie auch bei allen anderen Email-Security-Diensten von Retarus, stets DSGVO-konform in ISO-27001- und SOC-2-Typ-II-zertifizierten Rechenzentren in Europa. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und nach der Ausführung in der Sandbox-Umgebung sofort gelöscht.
Spam- und Phishing-Angriffe gezielter abwehren
Darüber hinaus erweitert Retarus auch die Erkennungsmechanismen für Spam und Phishing und bietet allen Kunden im Rahmen der Advanced Threat Protection ab sofort eine zusätzliche AntiSpam-Engine, die auf zahlreichen Filtern und Algorithmen basiert und sich über Cloud-Datenbanken laufend aktualisiert. Die neue AntiSpam-Detection funktioniert sprachunabhängig und identifiziert nicht nur gefährliche Links, sondern analysiert diese auch innerhalb von QR-Codes. Zudem werden Logos und andere Bild-Dateien abgeglichen, um Phishing-Versuche frühzeitig zu identifizieren. Nochmals verbessert wurde die Texterkennung innerhalb von Dateianhängen wie PDF-Dokumenten oder HTML-Formularen sowie die Analyse von ZIP-Archivdateien.
Zudem erkennt die neue AntiSpam-Engine auf Basis von Machine-Learning-Modellen und speziellen Heuristiken künftig noch besser verschleierte Absender – unabhängig davon, ob sich diese im Header oder im Body der E-Mail verstecken. Bei allen Filtermechanismen werden stets nur ausgewählte Merkmale extrahiert und gehasht. Der eigentliche Inhalt der E-Mail bleibt davon unberührt. Dadurch werden strikte Datenschutz- und Compliance-Vorgaben jederzeit zuverlässig eingehalten.
Komplexer Schutz für komplexe Sicherheitsanforderungen
Mit der cloudbasierten Secure Email Platform bietet Retarus eine Best-in-Class-Lösung, die alle Belange rund um das Thema Enterprise E-Mail aus einer Hand abdeckt. Die E-Mail Security Services lassen sich dabei durch ihre modulare Bauweise individuell an den Sicherheitsbedarf jedes Unternehmens anpassen und sichern E-Mail-Kommunikation selbst in komplexen oder hybriden Umgebungen bestmöglich gegen Angriffe ab. Intelligente, mehrstufige Abwehrmechanismen und patentierte Schutzkomponenten ermöglichen neben präventivem Schutz, insbesondere vor Advanced Threats wie Ransomware, Spear-Phishing und Business Email Compromise (BEC), auch eine frühzeitige Erkennung bislang unbekannter Bedrohungen sowie beschleunigte Reaktionsprozesse.
Retarus ist ein globaler Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Hauptprodukte sind digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Rund die Hälfte der im S&P Global 100 gelisteten Unternehmen vertrauen bereits auf Retarus und bestätigen, wie führende Analysten, die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit. Retarus erzielt rund 40 Prozent des Umsatzes in den USA und vertreibt seine Produkte direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Mehr Informationen: www.retarus.com
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Retarus erweitert strategische Zusammenarbeit mit dem kanadischen TK-Anbieter ThinkTel
ThinkTel, ein Unternehmensbereich von Distributel, ist seit über zehn Jahren fester Bestandteil des weltumspannenden Carrier-Netzwerks von Retarus. In den letzten Jahren stieg die Nachfrage nach sicheren Fax-Übertragungen nach Kanada stetig. Bislang bestand bereits eine zuverlässige, gemanagte Verbindung zwischen den Rechenzentren von ThinkTel in Toronto und Retarus in München. Jetzt sind die Standorte Edmonton und Frankfurt neu dazugekommen. Das ermöglicht intelligentes Loadbalancing, Kapazitätserweiterung und ein entsprechend höheres Service Level, von dem alle Retarus-Kunden, die von und nach Kanada kommunizieren, ab sofort profitieren.
„Wir sind stolz darauf, unseren Kunden ab sofort erweiterte Verbindungskapazitäten zwischen Europa und Kanada zur Verfügung stellen zu können. Damit ist die Kommunikation zwischen europäischen und kanadischen Unternehmen über die Retarus Cloud-Fax-Plattform noch resistenter gegen etwaige Störungen. Bei allerbester Qualität. Damit immer ankommt, was verschickt wird“, kommentiert Martin Hager, CEO und Gründer von Retarus. „Mit ThinkTel haben wir genau dafür einen langjährigen, zuverlässigen Partner.“
Das Herz der Retarus Messaging Platform ist eine eigene Infrastruktur in sieben weltweit verteilten Rechenzentren. Diese sind über dedizierte Standleitungen von verschiedenen Tier-1-Carriern und ergänzend lokalen Providern vernetzt, um jederzeit optimale Qualität für anspruchsvolle Kunden zu gewährleisten.
Retarus ist ein globaler Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Hauptprodukte sind digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen aus eigener Entwicklung mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Rund die Hälfte der im S&P Global 100 gelisteten Unternehmen vertrauen bereits auf Retarus und bestätigen, wie führende Analysten, die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit. Retarus erzielt rund 40 Prozent des Umsatzes in den USA und vertreibt seine Produkte direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Weitere Informationen: www.retarus.de
retarus GmbH
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Weltweit führender Lebensmittel-Logistiker IFCO setzt bei Digitalisierung seiner Bestellprozesse auf Retarus und Telekom
IFCO ist der weltweit führende Anbieter von Mehrwegverpackungslösungen für frische Lebensmittel und liefert jährlich rund zwei Milliarden Erzeugnisse wie Obst, Gemüse, Fleisch, Eier usw. aus. Zu den Kunden und Partnern des Pullacher Unternehmens gehören auch viele Unternehmen, die für Kommunikation und Bestellungen Fax nutzen. Alternativ unterstützt IFCO Bestellungen seiner Mehrwegbehälter über E-Mail oder ein hauseigenes Online-Bestellsystem. Vor der Umstellung auf die Retarus Cloud-Dienste betrieb IFCO wartungsintensive Faxserver und Faxgeräte. Diese wollte das Unternehmen im Zuge der Digitalisierung ablösen und war daher auf der Suche nach einem passenden Cloud-Fax-Dienstleister, der global agiert und gleichzeitig Support aus Deutschland heraus bietet. Für eine unkomplizierte Integration sowie die Bereitstellung des Dienstes aus deutschen Rechenzentren hat die Deutsche Telekom mit Retarus den passenden Partner.
Maßgeschneiderte Lösung für effizientere Bestellprozesse
Die Implementierung erfolgte dank der flexiblen Retarus-APIs problemlos und zügig. Auch das Anliegen der Fachabteilungen, die bisherigen Faxnummern zu behalten, wurde erfüllt. Zudem wurde für die Mitarbeiter in Japan auf besonderen Wunsch eine gesonderte Fax-Management-Lösung entwickelt und implementiert.
Durch die Auslagerung des Faxbetriebs an den Telekom-Partner Retarus kann IFCO seinen Kunden dank Hochverfügbarkeit einen besseren Service bieten. Retarus berechnet dank Pay-per-Use ausschließlich die tatsächlich verschickten und empfangenen Fax-Seiten. Die Administratoren von IFCO haben über das webbasierte Admin-Portal von Retarus, myEAS, jederzeit die Kontrolle über die genutzten Services. Die Digitalisierung mit Cloud Fax spart nicht nur Papier, sondern ermöglicht insgesamt deutlich effizientere Bestellprozesse für IFCO-Kunden weltweit.
Wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung
„Die Integration der Retarus Cloud Fax Services lief reibungslos und ohne Probleme. Wir sind erleichtert, endlich unsere analogen Server und Geräte durch die digitale Fax-Lösung ersetzt zu haben und uns von unseren papiergebundenen Prozessen verabschieden zu können“, erklärt Markus Moltenbrey, Director Architecture and Infrastructure bei IFCO.
„Wir freuen uns, dass unsere Cloud-Fax-Services bei IFCO deutlich effizientere Bestellprozesse ermöglichen. Die Entscheidung von IFCO zeigt das Vertrauen in diese Art von Lösungen und in uns für diesen unternehmenskritischen Einsatzzweck. Darauf sind wir sehr stolz“, ergänzt Martin Hager, Gründer und Geschäftsführer von Retarus. „Durch die Flexibilität unserer APIs und die Anpassung an individuelle Anforderungen konnten wir für IFCO eine maßgeschneiderte digitale Lösung bereitstellen. Cloudbasierte Faxprozesse tragen nicht nur zur Kostenoptimierung bei, sondern ermöglichen vor allem auch eine nachhaltigere und papierlose Arbeitsweise. Der erfolgreiche Einsatz bei IFCO ist ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und unterstreicht die Leistungsfähigkeit unserer Cloud-Fax-Services weltweit."
Über IFCO
Als weltweit führender Anbieter von Mehrwegbehältern aus Kunststoff (Reusable Packaging Containers, RPCs) kann IFCO Ihr Unternehmen unterstützen, wo immer Sie und Ihre Lieferanten sind – und wohin auch immer Sie die Zukunft führen mag. Unsere Dienstleistungen umfassen jeden Aspekt des Managements von RPCs, von der Lieferung sauberer Behälter an die Produzenten über die Abholung im Einzelhandel bis hin zur Reinigung und Desinfektion, die zur Wiederverwendung bereit sind. Mit einem Netzwerk von lokalen Niederlassungen und über 1.250 Mitarbeitern weltweit sind wir bei IFCO für Ihr Unternehmen da. Wann und wo immer Sie uns brauchen!
Retarus ist ein globaler Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Hauptprodukte sind digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen aus eigener Entwicklung mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Rund die Hälfte der im S&P Global 100 gelisteten Unternehmen vertrauen bereits auf Retarus und bestätigen, wie führende Analysten, die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit. Retarus erzielt rund 40 Prozent des Umsatzes in den USA und vertreibt seine Produkte direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Mehr Informationen: www.retarus.com
retarus GmbH
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81549 München
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