Micro Focus Lizenzaudit – Neue Welle an Software Audits!
Auffällig war, dass Micro Focus Anfang diesen Jahres neue Stellen für sogenannte Micro Focus License Verification Manager ausschrieb. Mehr Personalbedarf für diese Zwecke lässt gesteigerte Aktivitäten an Micro Focus Lizenzaudits vorausahnen. So berichten auch derzeit einige Unternehmen gerade ins Fadenkreuz dieses Herstellers gekommen zu sein. Scheinbar sind die aktuellen Herausforderungen in Sachen Covid-19, die allen Unternehmen das Leben derzeit schwer machen, kein Hinderungsgrund, Kunden mit Software Audits zu belegen. Teilweise können gerade diese Schwierigkeiten im Tagesgeschäft der Auslöser für neue Software Audits sein, da Hersteller vermuten, dass durch Umstrukturierungen der IT, mehr Home Office und vernachlässigtes Software Asset Management erhebliche Unterlizenzierungen auftreten können.
Micro Focus stellt auf einer seiner Websites recht detailliert dar, was sie vom Kunden im Falle eines Micro Focus Audits (Micro Focus License Verification Process: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess) erwarten. Die sogenannte Micro Focus License Compliance Charta wird vom Global License Verification Team über den Lizenzverifizierungsprozess umgesetzt. Im Rahmen dieses Prozesses bindet der Hersteller nach eigenen Aussagen auch Distributoren und Wiederverkäufer in den Prozess ein. Je nach Produkt und besonderen Umständen kann dies durch das Ausfüllen eines Lizenzverifizierungsfragebogens, eine Bewertung der Kundennutzung durch einen Vertreter von Micro Focus, eine gegenseitige Systemprüfung und/oder eine Datenerfassung vor Ort durch einen Prüfer von Micro Focus oder Dritten erfolgen.
Was können Kunden bei einem Micro Focus Lizenzaudit erwarten?
Der Micro Focus Lizenzverifizierungsprozess umfasst im Kern drei Schritte:
1. Informationsbeschaffung
Durch Ausfüllen von Fragebögen, Bewertung durch eine Micro Focus Repräsentanten oder auch Datenerhebung vor Ort.
2. Abgleich der Daten mit gekauften Lizenzen und Identifizierung von Unterlizenzierungen
Micro Focus benachrichtigt den Kunden in der Regel innerhalb von 10 Tagen über Unterlizenzierungen.
3. Lösung von Unterlizenzierungen
Micro Focus erwartet eine Lösung innerhalb von 45 Tagen nach Meldung der Unterlizenzierung. Dabei werden Lizenzgebühren für den Zeitraum der Unterlizenzierung und zudem Wartungsgebühren erhoben. Micro Focus teilt auf seiner Homepage mit, dass hier Listenpreise zur Anwendung kommen. Zudem werden Verzugszinsen für die verspätete Zahlung erhoben. Die Kosten, die beim Audit z.B. durch die Hinzunahme eines externen Auditors entstehen, soll der Kunde zudem tragen, sofern seine Compliance signifikant ist.
Bereits in den allgemeinen Erläuterungen baut der Hersteller Micro Focus ein erhebliches Drohszenario gegenüber dem Kunden auf – nicht nur gegenüber dem Unternehmen, sondern auch gegenüber dem verantwortlichen Lizenzmanager und/oder Einkäufer. Micro Focus macht schon einmal deutlich, dass die Angelegenheit möglichweise an leitende Manager im eigenen Unternehmen eskaliert wird. Zudem wird Micro Focus die Angelegenheit möglicherweise intern an das Micro Focus Global Compliance Team mit weitreichenden Berechtigungen, wie Kündigung von Lizenz- und Wartungsverträgen, eskalieren (https://supportline.microfocus.com/licensing/compolicy.aspx). Bei unangemessener Verzögerung droht Micro Focus mit der Rechtsabteilung bzw. Rechtsstreitigkeiten.
Steht der Vertrieb von Lizenzen im Fokus?
Interessanterweise macht Micro Focus deutlich, dass sie bestrebt sind Lizenzprobleme „schnell, einvernehmlich und kommerziell“ zu lösen (siehe: https://www.microfocus.com/en-us/solutions/lvprocess). Die Lösung eines Lizenzproblems wird in der Regel durch Ausführung eines Kaufauftrags und/oder einer Abrechnungsvereinbarung und die entsprechende Zahlung abgeschlossen. Aus Sicht der Kunden gebe es natürlich auch andere Lösungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel Hilfe bei der Neustrukturierung der Infrastruktur, um mit den bestehenden Lizenzen die Software compliant einzusetzen. Bei der Komplexität, die bei Studium des Kleingedruckten entsteht, wäre das sicher auch eine faire Gangart, die wir bei Micro Focus vermissen.
Tipp: Micro Focus Audit ruhig angehen
Kunden sollten sich jedoch nicht einschüchtern lassen, sondern ein Micro Focus Lizenzaudit ruhig und strukturiert angehen. „Zunächst geht es bei einem Software Audit immer um die gleiche Frage: Was wurde rechtswirksam unterschrieben“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Experte für Software Audits und Lizenzrecht. Erläuterungen der Software Hersteller auf Websites oder in sogenannten Policies stellen zwar die Sicht des einzelnen Herstellers auf das Thema Software Audit dar. Sie werden aber nicht automatisch Vertragsbestandteil. Diese Umstände sind genau zu klären und im Zweifel vom Hersteller zu belegen. „Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, Ruhe zu bewahren und die bestmögliche Strategie für das Mico Focus Audit zu entwickeln“, so Christian Grave, Spezialist für Software Audit Verhandlungen. Die Experten von ProLicense bieten dafür einen initialen Workshop an (https://legal.prolicense.com/software-audit/). Typische Inhalte eines solchen Workshops sind:
- Bildung eine Software Audit Response Teams (SAR-Team)
- Grundsätzliche Software Audit Strategien
- Analyse von Software Audit Ankündigungsschreiben
- Analyse der Software Auditklausel in Lizenzverträgen
- Entwicklung von Musterschreiben
- Entwicklung eines speziellen NDAs für Software Audits
- Abwehr von technischen Vermessungstools
- Grundsätze der Auditverhandlungen
- Und weitere
Über die Website von ProLicense Legal können sich betroffene Kunden weiter informieren und ein erstes unverbindliches Informationsgespräch vereinbaren.
Schwarmintelligenz als Wunderwaffe?
Seit 2016 organisiert ProLicense© die Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits.
Die Mitglieder der Lighthouse Alliance tauschen sich intensiv in Bezug auf Ihre Erfahrungen in Sachen Software Audits herstellerübergreifend aus. Die auf diese Weise entstehende Schwarmintelligenz hilft den einzelnen Mitgliedern unbeschadet das nächste Software Audit zu bestehen oder auch ganz zu verhindern. Somit kann jedes Mitglied auf einen umfangreichen Fundus an Erfahrungen anderer zugreifen, spart Beraterkosten und wendet finanziellen Schaden ab.
Mittlerweile verfügt die Datenbank der Lighthouse Alliance über mehr als 300 Seiten prägnantes Software Audit-Know-how zusammengetragen. Es liegen Whitepaper zu verschiedenen Softwareherstellern vor und darüber hinaus Musterverträge, Musterantwortschreiben und viele andere Whitepaper mit Handlungsempfehlungen.
In der Lighthouse Alliance haben sich mehr als 45 Teilnehmer zusammengeschlossen und tauschen ihre Erfahrungen aus. Sie beschäftigen zusammen mehr als eine 1,8 Millionen Mitarbeiter und erwirtschaften zusammen mehr als 700 Milliarden Euro Umsatz. Dazu zählen zum Beispiel DAX-Konzerne (Automobil, Energie, Medien), SMI-Konzerne (Pharma), Versicherungen, der gehobene Mittelstand, (Landes-)Rechenzentren, sowie andere öffentliche Auftraggeber aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.
„In der Lighthouse Alliance werden Micro Focus Lizenzaudit ebenfalls diskutiert. Auch in unserem gesamten Netzwerk spüren wir eine verstärkte Tätigkeit der regionalen Verification Teams“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Gern stehen wir für betroffene Unternehmen für eine erste Diskussion zu Micro Focus Audits bereit“, so Oberg weiter. Hier können Sie sich näher über die Lighthouse Alliance informieren und Kontakt aufnehmen:
Interessante Videos mit Christian Grave zu diesem Thema finden Sie auch auf Youtube:
Eine interessante Youtube-Playlist über Software Audits finden Sie hier:
Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!
und hier
Software Audit Basics – FAQ [Software Audit – Software Lizenz Audit]
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Bald mehr Software Audits? Das sind die Top5-Auslöser!
Umsatzsicherung durch Software Audits
Mehr oder weniger wird jedes Unternehmen am Markt versuchen seinen Umsatz zurück zu erobern – dafür ist manchen jedes Mittel recht. Auf der einen Seite gibt es die klassischen Instrumente, um den Umsatz zu erhöhen, wie zum Beispiel Sonderangebote, Bündelnachlasse und andere Kundenaktionen – oder einfach mehr Vertriebsdruck. Software Hersteller haben aber noch einen anderen Pfeil im Köcher, den andere nicht haben: Software Audits. Vor allem stechen fünf Auslöser für mehr Software Audits hervor:
1. Schlagartige Home-Office-Nutzung
Mit weiterer Verbreitung des Virus schickten alle Unternehmen, denen es möglich war, Mitarbeiter ins Home-Office, um die Ansteckungsgefahr zu senken. Doch nicht alle Software Produkte lassen dies den Lizenzbedingungen nach auch so einfach zu. Teilweise sind andere Metriken der Lizenzen erforderlich, wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter bei einer gerätegebundenen Lizenz nicht mehr an seinem Arbeitsplatz sitzt, sondern nun über ein anderes Laptop die Anwendung bedient. Auch eigens veränderte IT-Strukturen können ad hoc einen anderen Lizenzbedarf erfordern, wenn beispielsweise aufgrund verstärkten Online-Zugriffs auf Datenbanken, diese von den DBAs auf leistungsstärkere Maschinen gebracht werden. Hängt der Lizenzbedarf, wie bei Oracle-Datenbanken, auch von der Hardware ab, sprich der Anzahl der verwendeten Prozessorkerne, wird es deutlich teurer. Ein anderes Beispiel wäre, wenn Anwendungen oder Datenbanken auf einmal in virtualisierten Umgebungen laufen, die vom Lizenzbestand nicht abgedeckt sind.
2. Weniger Software Asset Management
Auch weniger Software Asset Management kann zu Software Audits bzw. zu Problemen in Audits führen. Mitarbeiter versuchen aus dem Home Office heraus das unter den Umständen Bestmögliche zu gewährleisten, aber nicht immer ist dies auch uneingeschränkt möglich. Weniger Abstimmung und vielleicht auch durch Krankheit ausfallende Kollegen führen zu weniger SAM. Leicht treten in dynamischen Situationen wie diesen Fehler auf, die am Ende teuer werden können. Erfahren die Software Lizenzmanager vielleicht zu spät von Maßnahmen der DBAs (siehe Punkt 1.), können sie nicht die vertragskonforme Lizenzierung sicherstellen. Hersteller werden das zum Thema machen – nicht heute, aber morgen.
3. Keine oder zu wenige Software-Investitionen
Geld auf den Tisch zu legen und dann wieder zurück zu nehmen, war schon immer ein starker Auslöser für Audits. Gerade jetzt verschieben Unternehmen Investitionen in die Zukunft oder suchen ihr Glück in kostenfreier Freeware. Doch auch die Sales-Mitarbeiter der Software Hersteller müssen Ihre Vertriebsquoten erfüllen und werden den Druck erhöhen. Wenn dies nicht hilft, bleibt manchmal auch das Mittel eines Software Audits oder die Aufforderung der Hersteller ein freiwilliges True-Up zu durchlaufen, was im Kern nichts anderes ist als ein Software Audit. Die gleichen Personen gehen hier mit den gleichen Mitteln ans Werk.
4. Keine Verlängerung von Verträgen
Werden Verträge vom Kunden nicht verlängert, bedeutet es einen tiefen Eingriff in die Finanzstruktur der Software Hersteller. Supporteinnahmen müssen auf jeden Fall gesichert werden, denn hier wird auf Herstellerseite das große Geld verdient. Die Margen im Support liegen bei den Softwareriesen in der Regel bei deutlich über 90%. Wer Verträge nicht verlängert, sollte auf jeden Fall mit einem Software Audit in der Zukunft rechnen.
5. Mergers & Acquisitions, Divestitures
In den nächsten Wochen und Monaten wird es zu vielen Umorganisationen von Unternehmen kommen. Manche werden Unternehmensteile abstoßen, andere werden zukaufen und manche werden Insolvenz anmelden und aus der Zahlungsunfähigkeit heraus ganz oder teilweise übernommen werden. Dies führt zu erheblichen Auswirkungen auf die Lizenzierung und die Compliance der Unternehmen. Problematisch ist, dass Software Hersteller oft beide Seiten als Ihre Kunde kennen – den Käufer und das gekaufte Unternehmen. Sie erkennen dann anhand ihrer eigenen Unterlagen, dass die Verträge nicht zusammen passen können. Dann folgt ein Software Audit, welches auf einen konkreten Anfangsverdacht begründet ist und somit auch nach dem deutschen BGB zulässig wäre. AGB rechtlich begründete Abwehrversuche scheitern. Es entsteht eine schwierige Verteidigungsposition für Unternehmen. Aber auch die reine interne Umorganisation aus Kostengründen in Unternehmen kann eine veränderte Lizenzierung erfordern, auf die sofort reagiert werden muss. Viele Software Produkte tracken die Nutzung mit. Diese Daten werden später von den Auditoren abgerufen und können zum Verhängnis werden.
„Wir denken nicht, dass wir sofort mehr Audits auf dem Höhepunkt der Krise sehen werden. Ganz im Gegenteil hört man im Markt von Audits, die verschoben wurden. Doch in ein paar Wochen oder Monaten wird sich das ändern“, ist sich Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits sicher. Unternehmen sollten sich trotz aller schwierigen Anforderungen auf kommende Audits vorbereiten.
Besonders leicht geht dies durch eine Mitgliedschaft in der Lighthouse Alliance. „Wir haben in den vergangenen Jahren über 300 Seiten Knowhow zusammengetragen. Nahezu jedes Software Audit lässt sich verhindern oder zumindest aus Kundensicht abmildern“, meint Oberg. Neben Playbooks zu einzelnen Herstellern, wie zum Beispiel, Oracle, IBM oder auch Microsoft, finden Mitglieder auf ihrer Online Plattform auch Muster-Antwortschreiben auf Audit-Aufforderungen der Hersteller oder auch fertige Musterverträge zur Durchführung von Software Audits.
„Wir nutzen die Strategie der Lighthouse Alliance im Falle eines Audits und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Voraussetzung ist natürlich, dass das Verfahren auch von der Führungsebene getragen wird, das ist bei uns der Fall“, weiss der Leiter des Lizenzmanagements eines DAX-Energie-Konzerns zu berichten. „Die Lighthouse Alliance gibt einem Sicherheit in panischen Auditsituationen“, sagt der IT-Service Manager bei einem großen Bekleidungsunternehmen. Besonders die starke Gemeinschaft der Mitglieder untereinander, die sich gegenseitig coachen, wird als starker Vorteil in Software Audit-Situationen gesehen. Der Referent für IT-Systemarchitektur einer Berufsgenossenschaft meint dazu: „Die gemeinsam entwickelten Strategien lassen mich gelassener dem nächsten Audit gegenübertreten“.
Interessierte Unternehmen können über die Website der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich über eine Mitgliedschaft informieren. Das nächste Software Audit kommt bestimmt, wenn die Krise zum Teil überstanden ist.
Interessante Videos mit Christian Grave zu diesem Thema finden Sie auch auf Youtube:
Oracle ULA vs. Oracle Einzelverträge – Oracle Lizenzmanagement
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Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!
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Software Audit Basics – FAQ [Software Audit – Software Lizenz Audit]
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Oracle Lizenzmanagement – Kostenoptimierung im Einkauf
„Können unsere Mandanten durch uns keinen Vorteil erlangen, wird kein Honorar fällig. Wir werden nur aus der Ersparnis bezahlt, die der Kunde nachhaltig erreicht“.
Die Vorteile für den Kunden liegen auf der Hand. Es werden durch die Beratung keine zusätzlichen Kosten generiert und teure Beratertage fallen weg. Für den Kunden bedeutet es zudem, dass er nicht nur die CAPEX-Reduzierung durch den optimierten Deal im laufenden Jahr genießt, sondern zudem noch von der OPEX-Reduzierung in den Folgejahren profitiert. Die Supportkosten von Oracle (i.d.R. 22%) werden anhand des ursprünglichen Kaufpreises errechnet. Besserer Einkauf bedeutet also auch günstigeren Support in den Folgejahren.
„Für den Kunden ist es besonders wichtig zu verstehen, dass weniger Kosten nicht immer nur im Preis zu finden sind, sondern sich auch in Vertragsklauseln verbergen“,
erläutert Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer von ProLicense und Experte für die unabhängige Oracle Lizenzberatung. „Eine im Sinne des Kunden optimierte Kundendefinition im Vertrag, bedeutet für ihn zum Beispiel, dass er für das Gesamtunternehmen heute und morgen viel weniger Lizenzen braucht, wenn sich Unternehmensstrukturen ändern, was heutzutage andauernd der Fall ist“, so Reimers weiter.
ProLicense ist ein vollkommen unabhängiges Unternehmen und bewusst kein Oracle-Partner. „Wir unterhalten keinerlei Beziehungen zu Oracle und verzichten auf jegliche Art an Provisionen oder Kickbacks – auch von Resellern“, erklärt Grave, der das Unternehmen bereits 2009 mit Rechtsanwalt Sören Reimers gründete. Beide waren zuvor über neun Jahre in verschiedenen Vertriebspositionen bei Oracle tätig und kennen jede Stellschraube im Oracle Vertriebsprozess. Besonders bei bestimmten Konzernverträgen, wie Oracle ULA, PULA oder PAH-ULA, besitzen die unabhängigen Spezialisten von ProLicense eine besondere Expertise. „Wir haben in unserem Leben schon sehr viele dieser Vertragsformen gesehen und verhandelt – früher auf Oracle-Seite und heute auf Kundenseite“, so Reimers. Gerade bei diesen komplizierten Sonderformen der Oracle Lizenzen kommt es auf eine genaue Analyse der Vertragsklauseln an, um sich keine Risiken ins Haus zu holen, die einem später auf die Füße fallen.
Über die Website von ProLicense können interessierte Unternehmen Kontakt zu den Oracle-Experten aufnehmen und in einem unverbindlichen Erstgespräch mehr über die erfolgsbasierte Beratung erfahren:
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Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!
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Software Audit Basics – FAQ [Software Audit – Software Lizenz Audit]
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JAVA Subscription – Oracle setzt Kunden Pistole auf die Brust
- Java Subscription ist nur noch über Oracle zu beziehen
- Es werden vorrangig 3-Jahres-Verträge angeboten
Oracle setzt seinen Kunden nun die Pistole auf die Brust, indem man alle Reseller von Oracle Software die Rechte entzog Java Subscription anzubieten. Diese kann in der Zukunft nur noch beim Hersteller Oracle selbst bezogen werden. „Dieser Schritt stößt einige Oracle-Kunden vor den Kopf“, meint Christian Grave, Geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense GmbH und Experte für die JAVA Lizenzierung und JAVA Subscription. „Viele Kunden sind es gewohnt, stets bei ihrem Händler des Vertrauens ihre Software zu beziehen. Das ist nun nicht mehr möglich“, ergänzt Grave. Was Oracle dazu veranlasste diesen Schritt zu gehen, darüber kann man nur spekulieren. Viele Oracle Kunden sind über die Einführung der kostenpflichtigen JAVA Subscription verärgert und planen den aktiven Umstieg auf Software-Alternativen wie zum Beispiel das kostenfreie Open JDK. Reseller, die in der Regel auch Beratungsleistungen für Kunden erbringen, helfen ihrem Kunden wahrscheinlich lieber bei solchen Projekten und erzielen Einnahmen durch Beratungsleistungen als auf JAVA zu bestehen. Sie wollen ihre Kunden nicht unter Druck zu setzen und diese womöglich verlieren. „Möglich, dass Oracle hier die Kette durchbrechen will, um mit jedem Kunden selbst zu sprechen und zu verhandeln“, so Grave weiter.
Will Oracle seine Kunden blockieren?
Darüber hinaus sollen nur noch 3-Jahres-Verträge für JAVA Subscription angeboten werden. Auch dies scheint ein Versuch zu sein, die Kunden wenigstens für diesen Zeitraum zu blocken und einen Umstieg auf andere Produkte zu unterbinden. „Wer noch nicht auf kostenfreie Produkte umgestiegen ist, wird es auch nicht in den nächsten drei Jahren tun, wenn er sich für diesen Zeitraum verpflichten musste“, erläutert Grave, der Kunden dabei unterstützt die JAVA Subscription zum minimalen Kosten mit Oracle zu verhandeln. „Wichtig ist, dass Kunden sich erstmal darüber im Klaren sind, wofür sie eigentlich Java Subscription benötigen“, erklärt Sören Reimers, Rechtsanwalt und ebenfalls Geschäftsführer der ProLicense GmbH. Bei einigen Software-Produktion ist JAVA bereits inklusive und wird über eine Gebühr unter den Softwareherstellern beglichen. Bei anderen Lösungen muss sich der Kunde selbst darum kümmern.
„Wir unterstützen Oracle-Kunden dabei, schnell festzustellen, was an JAVA Subscription wirklich gebraucht wird und verhandeln dann mit Oracle den besten Preis“, so Reimers. Die Oracle-Experten von ProLicense sind seit 2009 auf die unabhängige Oracle Lizenzberatung spezialisiert und haben davor über neun Jahre beim Hersteller selbst gearbeitet. „Wir haben unzählige Verhandlungen mit Oracle geführt und kennen alle Stellschrauben“, verdeutlicht Grave. Kunden, die gezwungen sind, eine JAVA Subscription abzuschließen, sollten jede Möglichkeit nutzen, sich nicht in ihrer Flexibilität blockieren zu lassen. Die unabhängigen Berater von ProLicense unterstützen sie dabei.
Bald auch JAVA Audits?
Manch einer fragt sich, was dann wohl als nächstes folgt. Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com), der Kunden-Allianz gegen Software Audits, hat eine mögliche Antwort parat. „Nahezu jeder Hersteller nutzt Software Audits um weitere Lizenzumsätze mit seinen Kunden zu generieren. Auch bei JAVA ist dies in Zukunft denkbar“, so Oberg. „Auch mit Blick auf mögliche JAVA Audits in der Zukunft sollten Kunden sich sicher sein, ob sie ausreichend JAVA Subscription vereinbart haben, um nicht in die nächste Kostenfalle zu tappen“, so Oberg weiter.
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IBM Audit – Whitepaper mit Expertenwissen!
Kunden-Allianz gegen Software Audits
Die Lighthouse Alliance ist ein Zusammenschluss von UWhitepapernternehmen gegen rein umsatzgetriebene Software Lizenzaudits. Mittlerweile haben sich über 30 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zusammengeschlossen und teilen ihre Erfahrungen in Sachen Software Audits und Cloud Management. Mehr als 300 Seiten Knowhow sind dabei in den vergangenen drei Jahren zusammen gekommen. „In unseren Dokumenten stecken die Erfahrungen unzähliger Software Audits“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance.
Weitere Playbooks zu Audits von Oracle, SAP und Microsoft
Neben dem neuen Whitepaper zu IBM Audits, liegen bei der Lighthouse Alliance bereits weitere sogenannte „Vendor-Playbooks“ vor. „Wir haben in der Vergangenheit schon Whitepaper zu Oracle, SAP und Microsoft erstellt. Dieses Jahr folgen neben dem neuen Playbook zu IBM Audits noch Dokumente zu den Herstellern VMware und Autodesk“, so Oberg weiter. Neben diesen Vendor-Playbooks stehen den Mitgliedern noch viele weitere hilfreiche Dokumente zur Verfügung, wie zum Beispiel Muster-Antwortschreiben für Software Auditbrief, spezielle NDAs oder auch Musterverträge zur Durchführung von Software Audits – sogenannte Software Audit Execution Agreements. Jedes Mitglied kann online auf alle Dokumente zugreifen. „Zudem entwickeln wir uns ständig weiter. Mit jedem Software Audit, das unsere Mitglieder erleben, fließen neue Erfahrungen ein und wir verbessern unsere Schwarmintelligenz“, erläutert Oberg.
Regelmäßige Experten-Treffen
Die Mitglieder der Lighthouse Alliance treffen sich zum regelmäßigen Austausch. Auf dem nächsten Treffen im Raum Frankfurt wird das neue Playbook zu IBM Audits den Mitgliedern vorgestellt. „Auf unseren Treffen tauschen mehr als 40 Experten ihre Erfahrungen aus. Dies sind nicht nur Software Lizenzmanager, sondern auch Rechtsanwälte, Einkäufer und andere IT-Experten der Mitgliedsunternehmen. „Wir haben in der Vergangenheit gesehen, dass eigentlich immer etwas geht. Nahezu jedes Software Audits kann mit der richtigen Strategie abgemildert werden. Oft schaffen es unsere Mitglieder auch, Software Audits ganz zu verhindern“, erklärt Oberg weiter.
Abwehr von Lizenzierungs-Policies
Neben dem Whitepaper zum IBM Audit und der detaillierten Analyse der IBM Audit-Klausel werden viele weitere spannende Themen diskutiert. Konkret geht es zum Beispiel um Abwehrmöglichkeiten von Lizenzierungs-Richtlinien, die nicht Vertragsbestandteil sind. Fast alle Hersteller berufen sich im Software Audit auf vertragsergänzende Policies wenn es um die korrekte Lizenzierung geht. „Fraglich ist, was eigentlich zum Vertrag gehört und woran sich der Kunde überhaupt halten muss“, meint Oberg.
Schwarmintelligenz selbst erfahren
Interessierte Unternehmen können über die Website der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com) Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen. „Wir freuen uns sehr über neue Mitglieder, da auf diese Weise immer mehr neue Erfahrungen in unseren Datenschatz einfließen. Unser Ziel ist es, rein umsatzgetriebe Software Audits vom Markt zu verdrängen“, so Oberg weiter. Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand. Auf der einen Seite werden Beraterkosten drastisch reduziert und auf der anderen Seite Lizenznachforderungen im Software Audit möglichst vermieden. Das Optimum an Kostenersparnis wird erreicht, wenn Software Audits mit der richtigen Abwehrstrategie gar nicht erst stattfinden – Schwarmintelligenz macht es möglich.
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Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!
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Oracle ULA – Die Top3-Fallen des Oracle Unlimited License Agreement!
Im Rahmen der wachsenden Cloud-Nutzung verschob sich die Attraktivität einer Oracle ULA. Kunden die Public-Cloud-Angebote, zum Beispiel von Amazon Web Services oder Microsoft Azure, nutzen und sich dazu entschieden hatten, die erforderlichen Lizenzen beizustellen, konnten ihren Oracle Lizenzbedarf ebenfalls mit einer Oracle ULA abdecken. Kunden wähnten sich im Lizenz-Schlaraffenland:
- Unlimitierte Nutzung
- Einfachste Verwaltung
- Kein Audit-Risiko
Doch so einfach ist es in der Praxis leider nicht – und Oracle hat an verschiedenen Stellen die Oracle ULA-Verträge geändert.
Die Top3-Lizenzfallen der Oracle ULA sind aus heutiger Sicht:
- Kundendefinition
- Cloud-Nutzung
- Zertifizierung
Kundendefinition – Ist das so wichtig?
Gerade die Kundendefinition macht es Unternehmen in der heutigen dynamischen Welt schwer die Lizenzbestimmungen einzuhalten. Grundsätzlich ist nur die juristische Person, die den Oracle ULA-Vertrag abgeschlossen hat, zur Nutzung der Oracle-Programme berechtigt. Darunter fallen auch alle namentlich im Vertragsanhang aufgeführten Beteiligungen. Schwierig sieht es mit sogenannten Reorganisationen aus. Unternehmensteile werden gekauft, verkauft oder auch verschmolzen. Diese Unternehmen sind dann nicht zur Nutzung berechtigt. Gelegentlich verhandeln Kunden hier mit dem Hersteller Sonderregelungen. Oft wähnen sich Kunden mit ihrem Verhandlungsergebnis in Sicherheit und übersehen, dass Oracle die Sonderregelung nur während der Laufzeit der Oracle ULA gewährt. Nach der Zertifizierung drohen hier erhebliche Unterlizenzierungen. Die Kundendefinitionen sind sehr unterschiedlich. Festzustellen ist aber, dass dies eine Großbaustelle ist. Hier muss der Kunde den zukünftigen gesellschaftsrechtlichen Verlauf seines Unternehmens realitätsnah antizipieren und sich entsprechende Freiheitsgrade gewähren lassen, die dann natürlich mit entsprechendem Aufpreis vom Oracle Vertrieb versehen werden.
Cloudnutzung inklusive, oder?
Ebenso verhält es sich mit der Nutzung der Oracle Programme in einer Public Cloud. Zunächst kann eine Oracle ULA genutzt werden, um die Nutzung in der Cloud abzudecken. Oracle möchte jedoch diese Lizenzen nicht bei der Zertifizierung am Ende entsprechend einbeziehen. Hier droht also direkt mit Abschluss der Zertifizierung der ULA ein erhebliches Lizenzrisiko. Für den Kunden ist entscheidend, was genau in seinem Vertrag festgehalten ist. Teilweise kann gegenüber Oracle die Forderung der Aufnahme dieser Lizenzen durchgesetzt werden. Bei Oracle ULA-Verträgen der neueren Generation fügt der Hersteller entsprechende Klauseln in den Vertrag ein, die es vormals nicht gab. Oracle wird aber auch bei älteren zur Zertifizierung anstehenden Verträgen die heutige Sichtweise einnehmen.
Die Zertifizierung ist nur eine Formalität, nicht wahr?
Letztlich ist vor allem die Zertifizierung am Ende des Unlimited Deployment-Zeitraumes sehr risikobehaftet. Grundsätzlich müssen Kunden die geänderte Zählweise der Lizenzen von Oracle ULAs im Gegensatz zu klassischen On-Premise-Lizenzen verstehen. Hier beruft sich der Hersteller auf seine Vertragsklausel in der es heisst: „installiert und/oder bestrieben“. Folglich sind auch Produkte lizenzpflichtig, die installiert sind, aber nicht genutzt werden. Bei einer Oracle ULA heisst es hingegen: „installiert und betrieben“. Also werden nur Lizenzen zertifiziert, die installiert und auch genutzt werden. Kurz gesagt möchte Oracle bei einer Oracle ULA möglichst wenig zertifizieren – bei herkömmlichen Lizenzen möglichst viel in einem Audit finden.
Wie werden die Lizenzen gezählt?
Für die Zählung stehen drei Wege zur Verfügung. Entweder kann der Kunde Oracle LMS-Skripte verwenden, den Oracle Enterprise Manager verwenden (nur für Datenbanken ab 12cR3 und höher) oder Tools von Drittanbietern. Oracle wird hier jedoch auf die Herausgabe der Rohdaten bestehen. Um keine unangenehmen Überraschungen zu erleben, empfiehlt es sich, einen versierten Berater hinzu zu ziehen. Nur ein SAM-Tool allein wird zu keinen zufriedenstellenden Ergebnissen führen und Lizenzrisiken nicht aufdecken.
Sonderregelungen ohne Risiko?
Besonders kritisch ist, dass Sonderregelungen, die mit Oracle für die ULA vereinbart wurden in der Regel nach der Zertifizierung nicht mehr gelten. Die Lizenzrechte fallen quasi auf den „Normalzustand“ zurück und nicht selten treten erhebliche Lizenzrisiken auf. Hersteller und Kunde gehen allzu oft von sehr unterschiedlichen Vertragsinterpretationen aus.
„Viele Lizenzrisiken treten durch Oracle’s sogenannte Policies bzw. Lizenzierungsrichtlinien auf“, berichtet Rechtsanwalt Sören Reimers, geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense GmbH und Experte für die Oracle Lizenzierung. „Fraglich ist jedoch in jedem Einzelfall, welche Regelungen gelten und welche zu vernachlässigen sind, da sie nicht wirksam in den Vertrag einbezogen wurden“, so Reimers weiter. „Wir unterstützen unsere Kunden dabei das Maximum aus ihrer Oracle ULA herauszuholen und auch in der Zeit danach optimal lizenziert zu sein“, meint Christian Grave, ebenfalls Geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense GmbH und Spezialist für Oracle Konzernverträge. „Wir haben in den letzten Jahren eine Vielzahl an Oracle ULA-Verträgen verhandelt und kennen die Stellschrauben in dieser speziellen Vertragsart. Mit den Sonderformen der Oracle PULA oder Oracle PAH-ULA sind Kunden oft überfordert und verhandeln nicht jede Klausel optimal für das eigene Unternehmen. Hierbei helfen wir basierend auf unserer Expertise und jahrelangen Erfahrung.“, so Reimers weiter.
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Noch mehr Software Audits durch Cloud?
Software Audits in IaaS-Umgebungen
Zunächst bietet IaaS den Kunden einige Vorteile. Indem man Recheninfrastruktur mietet, werden beispielsweise einmalige Anwendungen bezahlbar, Belastungsspitzen können abgefangen werden, plötzliches Wachstum ist ohne Probleme möglich und brachliegende Kapazitäten können sofort wieder freigegeben werden. Zudem muss für selten benötigte Anwendungen nicht extra eine Infrastruktur vorgehalten werden. Doch so interessant das Thema IaaS auf der technischen Seite ist, so unangenehm kann es bei Lizenzierungsfragen sein. Der Anbieter der Infrastruktur ist nicht für die Lizenzierung zuständig. Hierfür muss der Kunde gerade stehen. Genau diese Schnittstelle wird in immer mehr Software Audits von den Herstellern geprüft.
Probleme durch Richtlinien und Policies
Amazon Web Services (AWS) ist der größte Anbieter im Bereich IaaS mit Produkten wie EC2 für Rechenleistung oder S3 für Speicher. Schaut man sich beispielsweise den Betrieb von Oracle Software in einer IaaS-Umgebung bei Amazon Web Services an, wird schnell klar, wie groß die Probleme werden können. AWS verweist auf seiner Internetseite darauf, dass der Kunde für die Lizenzierung zuständig ist. Oracle hält hierfür ein eigenes Dokument bereit – „Licensing Oracle Software in the Cloud Computing Environment“ (https://www.oracle.com/assets/cloud-licensing-070579.pdf). Für Kunden bedeutet es, dass zum Beispiel die sogenannte Oracle Core Factor-Tabelle nicht mehr gilt. Aus der Lizenzsicht wird es also in den meisten Fällen doppelt so teuer, da bei den meisten Prozessoren nun doppelt so viele Lizenzen bereitgestellt werden müssen. Die meisten Hersteller halten ähnliche Lizenzierungsdokumente für die Kunden bereit. Aus Sicht der Software Asset Manager wird es immer komplizierter, da sich Metriken ändern. Ein weiteres Problem ist, dass Kunden teilweise massiv von Hardware-Umstellungen auf Seiten des Hosters betroffen sind. Erfolgt hier keine Meldung an den Kunden, bzw. setzt dieser die nötigen Anpassungen an die Lizenzierung nicht soft um, kann es in Audits unerwartet teuer werden. Selbst wenn der Hoster die Kunden in Kenntnis setzen, ist der Kunde meist in einer schwachen Verhandlungsposition und muss entsprechend seinen Lizenzbestand aufstocken. Hier ist es also bedeutend, dass mit dem Hoster/Cloud-Anbieter eindeutige Vereinbarungen bzgl. Umstellungen der Infrastruktur getroffen werden.
Software Audit-Schwarmintelligenz der Lighthouse Alliance
Bereits seit Ende 2016 haben sich Unternehmen in der Lighthouse Alliance zusammengeschlossen, um sich gegen rein umsatzgetriebene Software Audits durch die Hersteller zu wehren. „Wir haben mit einer Handvoll Unternehmen angefangen und wollten all unsere Erfahrungen zu Software Audits aufschreiben und miteinander teilen“, so Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. „Wir saßen damals vor einem weißen Blatt Papier und haben bis heute über 300 Seiten zusammengeschrieben. In unseren Whitepapers steckt das Wissen unzähliger Software Audits“, so Oberg weiter. Bis heute ist die Gemeinschaft auf über 30 Unternehmen angewachsen, darunter gehobener Mittelstand, Öffentliche Auftraggeber und einige DAX-/MDAX-Konzerne sowie andere große Unternehmen aus Österreich und der Schweiz. Zusammen erzielen sie einen Jahresumsatz von mehr als 700 Milliarden €. Nahezu alle Wirtschaftsbereiche sind vertreten:
- Automobil
- Dienstleistung
- Energie
- Bank/Versicherung
- Gesundheit
- Industrie
- Medien
- Pharma
- Telekommunikation
- Textil und Handel
- Öffentliche Auftraggeber
Auf den Treffen der Lighthouse Alliance tauschen mittlerweile 43 Manager aus den Unternehmensbereichen Software Asset Management, Einkauf und Recht, ihre Erfahrungen zum Thema Software Audits aus. Die Datenbank der Lighthouse Alliance enthält neben Whitepapern über Audits einschlägiger Vendoren auch Musterbriefe, Musterverträge und viele andere nützliche Dokumente, wie rechtliche Bewertungen zu einzelnen Fragestellungen. Beispielsweise hat die Lighthouse Alliance auch eine rechtliche Bewertung zu dem oben genannten Thema der sogenannten Lizenzierungsrichtlinien bzw. Policies in Auftrag gegeben. „Zwar kommt es immer auf den Einzelfall an, aber man kann sehen, dass oft erhebliche Zweifel an der rechtlich wirksamen Einbeziehung der Policies angebracht sind“, berichtet Oberg weiter. Mit dieser Schwarmintelligenz sehen sich die Mitglieder der Lighthouse Alliance für kommende Audits bestens aufgestellt. Bisher konnten in nahezu allen Fällen Software Audits abgemildert oder sogar ganz verhindert werden.
Weitere Gründe für mehr Software Audits durch den Trend in die Cloud sind, dass Kunden aus Sicht der Hersteller den Weg in die Cloud bzw. zu IaaS oder PaaS-Angeboten noch nicht gefolgt sind und quasi durch Software Audits zu ihrem Glück gezwungen werden sollen. „Die Angebote der Hersteller zu einer im Software Audit festgestellten Unterlizenzierung sind fast immer Cloud-Angebote“, so Oberg weiter. Auf der anderen Seite hat der Kunde manchmal aus Sicht der auditierenden Hersteller die „falsche“ Cloud gekauft, also das Konkurrenzangebot. Dann möchte man auch gern ein Stück vom Kuchen. Für manche Hersteller scheint das Software Audits ein probates Mittel zu sein. Leider behalten sie recht in ihrer Einschätzung, da Unternehmen jährlich einen hohen durch Audits getriggerten Betrag für Software und Cloud Credits ausgeben. Diese Einnahmequelle werden sich die Hersteller sicher nicht nehmen lassen wollen.
Kurzfristig mehr Software Audits
Die Zeit der Software Audits ist noch lange nicht vorbei – ganz im Gegenteil. Die Nutzung von Services wie IaaS und PaaS führen kurzfristig zu noch mehr Software Audits. Unternehmen können sich jedoch gut darauf vorbereiten und die Schwarmintelligenz der Lighthouse Alliance nutzen, um sich zur Wehr zu setzen. Interessierte IT-Manager können über die Website der Lighthouse Alliance direkt Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen, um ebenfalls an der Gemeinschaft teilzunehmen:
[1] Vgl. www.CIO.de; „CIOs fürchten Audits und Kontrollverlust“; 16.12.2019
Interessante Videos mit Christian Grave zu diesem Thema finden Sie auch auf Youtube:
Eine interessante Youtube-Playlist über Software Audits finden Sie hier:
Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!
und hier
Software Audit Basics – FAQ [Software Audit – Software Lizenz Audit]
Youtube-Kanal von ProLicense (viele Software Audit Videos):
ProLicense – die Software Audit Experten
ProLicense GmbH
Am Krähenberg 33
22587 Hamburg
Telefon: +49 (40) 2286828-0
Telefax: +49 (40) 2286828-10
https://www.prolicense.com/
Partner und Business Development Manager
Telefon: +49 (40) 228682815
E-Mail: markus.oberg@prolicense.com
Oracle Lizenzmanagement – Die Top3-Herausforderungen für 2020
Oracle Lizenzaudit, Policies und JAVA…
„Natürlich sehen wir auch andere spannende Themen – wie zum Beispiel relevante Kosteneinsparungen bei Oracle Spatial-Kunden, aber es sind die anderen Themen, die den Software Lizenzmanagern die Sorgenfalten auf die Stirn treiben wird“, meint Grave. Die Spezialisten für Oracle Lizenzberatung von ProLicense haben die drei Themen unter die Lupe genommen.
Oracle Lizenzaudits
Oracle Lizenzaudit (auch Oracle License Reviews oder schlicht Oracle Audits genannt) sind nicht wirklich etwas Neues. Oracle ist dafür im Markt bekannt – und teilweise gefürchtet. Manche Marktteilnehmer vermuteten, dass durch immer mehr Cloudnutzung in Zukunft die Zahl der Software Audits abnehmen werden. Dies ist jedoch noch nicht zu beobachten. „Gerade die Cloud ist einer der Haupttreiber für Oracle Lizenzaudits. Allgemein versuchen Hersteller durch Audits den Kunden in Ihre Cloud zu treiben, wenn er den Schritt nicht freiwillig gehen will“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, Experte für Oracle Audits. „Oder der Kunde hat aus Sicht eines Herstellers die falsche Cloud – also die des Konkurrenten – gekauft“, ergänzt Markus Oberg, Chairman der ITAM Rockstars (www.itam-rockstars.com) und der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com). Der Auditdruck auf die Unternehmen ist bis dato schon hoch, könnte aber in 2020 noch zunehmen. „Der Kosteneinspardruck auf die Unternehmen ist angesichts der erwarteten schlechteren wirtschaftlichen Lage hoch. Viele bauen Stellen ab, müssen den Gürtel enger schnallen und senken die Budgets“, erläutert Oberg. Wenn Kunden weniger Software einkaufen, können die Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele nicht erreichen. Dies war schon in den vergangenen Jahren einer der Hauptauslöser für Software Audits.
Policies und Richtlinien
Oracle konfrontiert seine Kunden mit einer ganzen Reihe an Dokumenten außerhalb des Vertrages zu bestimmten Themen der Oracle Lizenzierung. Oracle Kunden kennen diese „Policies“ aus den vergangenen Jahren vor allem im Hinblick auf das Thema Virtualisierung bzw. Partitionierung (https://www.oracle.com/assets/partitioning-070609.pdf). Doch in 2020 könnte ein ganz anderes Dokument in den Mittelpunkt rücken – es geht um die Lizenzierung von Oracle in der Cloud. Das Dokument „Licensing Oracle Software in the Cloud Computing Environment“ (https://www.oracle.com/assets/cloud-licensing-070579.pdf) wird Software Asset Managern das Leben in Zukunft schwer machen. „Wir sehen, dass Kunden immer mehr Richtung Cloud wandern und Oracle Umgebungen in Microsoft Azure ober bei AMAZON AWS betreiben“, berichtet Christian Grave. Die Herausforderung im Hinblick auf den Oracle Lizenzbestand ist vor allem, dass die allseits bekannte Oracle Core-Faktor-Tabelle (http://www.oracle.com/us/corporate/contracts/processor-core-factor-table-070634.pdf) nicht mehr gelten soll. „Dies bedeutet für Kunden, dass es in der Cloud doppelt so teuer wird, wenn sie Oracle Lizenzen beistellen“, so Oberg. „Der Wechsel zu Microsoft Azure oder AWS wird damit oft unattraktiv und Kunden bleiben bei der herkömmlichen Lizenzierung, wenn sie nicht in die Oracle Cloud wollen“, meint Grave weiter. Es ist jedoch äußerst fraglich, ob die Dokumente, also die von Oracle verbreiteten Richtlinien, wirksam in die Verträge eingebunden wurden. Kunden versuchen sich oft damit zu retten, dass sie die Dokumente ja nicht unterschrieben haben, jedoch ist die Realität komplexer. Oracle’s Haltung dazu ist recht klar. In dem Oracle Master Agreement, also den Oracle AGB (https://www.oracle.com/a/ocom/docs/lic-online-toma-de-deu-v040119.pdf), heisst es:
„…Sie sind damit einverstanden, dass der Rahmenvertrag und die durch schriftliche Inbezugnahme eingeschlossenen Angaben bzw. Informationen zum Rahmenvertrag (darunter auch Hinweise auf Angaben, die einer URL oder einschlägigen Oracle Richtlinien und Policies zu entnehmen sind) zusammen mit dem dazugehörigen Auftrag den gesamten Vertrag …darstellen…“
Die referenzierten Policies gehören also zum Vertrag und sind aus Sicht des Herstellers zu beachten. „Hier sind jedoch erhebliche Zweifel angebracht, ob diese Dokumente tatsächlich wirksam eingebracht wurden“, so Rechtsanwalt Reimers. Am Ende kommt es auf die Vertragshistorie und den jeweiligen Einzelfall an, ob Richtlinien gelten oder nicht. „Es ist zu erwarten, dass wir in 2020 hier einigen Wirbel um die Cloud-Policy erleben werden. Viele Kunden verpassen aber auch die Chance hier massiv zu sparen“, so Oracle-Experte Grave.
JAVA-Lizenzierung
Die JAVA-Lizenzierung war der große Paukenschlag in 2019. Auf einmal sahen sich die Unternehmen einem neuen Kostenblock gegenüber, da Oracle sich dazu entschieden hatte Updates und Patches zu monetarisieren und nicht mehr kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Nahezu alle Kunden haben eine JAVA Subscription für ein bestimmtes Maß an Lizenzen unterzeichnet. Manche Großkunden ein sogenanntes UASA (Unlimited Annual Subscription Agreement), also eine Flatrate. „Man hat sich zunächst einmal freigekauft. Aber nun stehen die Unternehmen vor der Aufgabe, einmal genau zu überprüfen, wofür eigentlich eine Subscription abzuschließen ist“, erklärt Grave, Spezialist für die JAVA-Lizenzierung. Die Gefahr hier unnötig viel zu zahlen, ist für die Unternehmen sehr groß. „Die Frage ist zudem, wann wir die ersten JAVA Lizenzaudits sehen“, meint Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits. „Oracle hat bisher immer angefangen die Software von Unternehmenszukäufen früher oder später zum Audit-Thema zu machen. Dies war auch bei Siebel oder Hyperion zu beobachten. Vielleicht ist das bei JAVA im nächsten Jahr der Fall. Wir gehen davon aus und richten uns darauf ein unseren Mandanten auch hier helfen zu können “, sagt Rechtsanwalt Sören Reimers.
Zusammenfassend kann man festhalten, dass 2020 für Oracle Kunden ein durchaus anspruchsvolles Jahr werden könnte, da die Aufgaben recht komplex sind und der steigende Kostendruck auch in den IT-Abteilungen ankommt, die teilweise in der Vergangenheit recht üppige Budgets gewohnt waren. Interessierte Kunden, können über die Website von ProLicense Kontakt zu den Oracle Lizenzspezialisten aufnehmen:
Interessante Videos mit Christian Grave zu diesem Thema finden Sie auch auf Youtube:
Eine interessante Youtube-Playlist über Software Audits finden Sie hier:
Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!
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Software Audit Basics – FAQ [Software Audit – Software Lizenz Audit]
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Oracle Lizenzberatung – Top 5-Punkte, die ein SAM-Tool nicht kann
Viele Kunden vertrauen in Sachen Oracle Lizenzberatung auch den durch Oracle verifizierten Tools. Hier hat es aufgrund von Übernahmen einige Veränderungen gegeben, wie zum Beispiel Nova Ratio, welches von Brainware übernommen worden war, die aber ihrerseits mittlerweile zu Flexera gehört. Easyteam aus Frankreich ging an Aspera und Teile von Hewlett Packard an Micro Focus. Die derzeit verifizierten Tools in Sachen Oracle Lizenzberatung sind Aspera, iQuate, Lime, Micro Focus und Flexera.
Trotz Tool Oracle Lizenzberatung unersetzlich
Mit Blick auf die Website von Oracle LMS (https://www.oracle.com/corporate/license-management-services/tooling.html) erkennen Kunden – aufmerksames Zwischendenzeilenlesen angewandt- schnell, warum der Auditbericht oft abweicht. Die zuvor genannten Tools sind lediglich für die Datensammlung verifiziert und das auch nur für bestimmte Produkte. Dies sind Oracle Datenbankprodukte und die zugehörigen Optionen, jedoch keine anderen Oracle Produkte. Vor allem die Analyse der gewonnen Daten bleibt Hoheitsgebiet von Oracle LMS. An dieser Stelle wird bereits klar, dass eine unabhängige Oracle Lizenzberatung unverzichtbar ist.
Die unabhängigen Experten von ProLicense begleiten ihre Mandanten bei der Erstellung der richtigen Lizenzbilanz und liefern im Rahmen der Oracle Lizenzberatung auditsichere Ergebnisse. In der langjährigen Beratungspraxis sind vor allem fünf Fakten aufgefallen, die ein SAM Tool bei der Oracle Lizenzberatung nicht kann.
Top5-Punkte, die ein SAM-Tool nicht kann
Die Punkte sind im Einzelnen:
- Oracle Audit verhindern oder verschieben
- Kundendefinition optimieren
- Individuelle Klauseln abbilden
- Unabhängige Vertragsanalyse
- Optimale Vertragsverhandlung
Weder ein verifiziertes SAM-Tool, noch andere Tools, sind in der Lage Oracle Audits zu verhindern oder zu verschieben. Wieder hilft ein Blick auf die Website von Oracle LMS. Hier wird noch einmal deutlich gemacht, dass der Einsatz solcher Tools kein Oracle Audit ersetzt. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass Software Audits oft mit den richtigen Mitteln der Verhandlung verhindert, verschoben oder mindestens abgemildert werden können.
Ein häufiger Knackpunkt in Oracle Audits ist die Kundendefinition. Gerade in dynamischen Unternehmen mit M&A-Aktivitäten ist dies sehr wichtig. Im Laufe der Jahre verändern sich Unternehmen und oft sind übernommene Unternehmen oder Neugründungen nicht von der Kundendefinition erfasst. Hier muss dann im Rahmen einer Oracle Lizenzberatung mit dem Hersteller nachverhandelt werden. Aber auch bei Vertragsabschluss ist es sehr wichtig hier gleich die richtigen Klauseln zu verhandeln.
Gerade in größeren Unternehmen finden sich oft individuelle Klauseln in den Lizenzverträgen, wie zum Beispiel abgeänderte Metriken. Tools sind jedoch lediglich in der Lage, Standardverträge abzubilden.
Ebenso verhält es sich mit der eigentlichen Vertragsanalyse. Viele Fragen müssen geklärt werden: z.B. Für welche Standorte sind die Lizenzen nutzbar? Oder: Sind Vertragsinhalte bei mehreren Verträgen aus verschiedenen Jahren identisch oder nicht? Viele Fragen verändern sich auch im Laufe der Jahre oder oft sind Lizenzen nur unter SAP nutzbar (restricted use). Dies wird gelegentlich vergessen und das Tool bildet dies auch nicht ab. Kunden verschieben dann intern Lizenzen, die so aber nicht nutzbar sind. Zudem Muss eine unabhängige Oracle Lizenzberatung klären, welche Vertragsdokumente überhaupt für den Kunden gelten. Ein SAM Tool kann nicht klären, welche Policies und Richtlinien von Oracle rechtswirksam in die Verträge einbezogen wurden. Die Gefahr besteht, dass der Kunde mit dem Tool einen Lizenzbedarf errechnet, der gar nicht nötig ist. Sog. „False Positives“ sind keine Seltenheit beim Oracle Lizenzmanagement. Unternehmen kaufen dann also Lizenzen, die sie gar nicht benötigen, weil sie dem eingesetzten Tool vertrauen.
Letztendlich hilft ein SAM-Tool nicht dabei, den besten Preis für die Oracle Lizenzen zu finden. „Bei unserer unabhängigen Oracle Lizenzberatung helfen wir unseren Mandanten das Optimum herauszuholen“, so Christian Grave, Geschäftsführer von ProLicense und Spezialist für das Oracle Lizenzmanagement. „Wir agieren absolut unabhängig und arbeiten erfolgsbasiert. So sitzen wir mit unseren Mandanten in einem Boot und geben alles, um den Preis so weit es geht zu drücken“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer bei ProLicense und Spezialist für Oracle Audits. Ein automatisiertes Tool liefert Anhaltspunkte für den Bedarf eines Kunden, kann aber insgesamt eine unabhängige Oracle Lizenzberatung nur ergänzen. Gerade für eine erfolgreiche Verhandlung benötigt man sehr viele Argumente und sehr viel Erfahrung. Kein Tool liefert Informationen darüber, ob ein gewährter Discount überhaupt marktgerecht ist. Auf der Website von ProLicense können Kunden mehr über eine unabhängige Oracle Lizenzberatung erfahren:
https://www.prolicense.com/de/ueber-uns/
Interessante Videos mit Christian Grave zu diesem Thema finden Sie auch auf Youtube:
Eine interessante Youtube-Playlist über Software Audits finden Sie hier:
Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!
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Software Audit Basics – FAQ [Software Audit – Software Lizenz Audit]
Youtube-Kanal von ProLicense (viele Software Audit Videos):
ProLicense – die Software Audit Experten
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Autodesk Audit, VMware Audit und andere Herausforderungen
Zusammen gegen vertriebsorientierte Software Audits
Mittlerweise sind 34 Unternehmen der Gemeinschaft beigetreten – darunter viele DAX/MDAX-Konzerne – und tauschen sich auf ihren Treffen herstellerübergreifend über Strategien zur Abwehr von Software Audits und dem effektivem Cloud Management aus. „Es sind sämtliche Branchen bei uns vertreten. Die Unternehmen erzielen zusammen einen Jahresumsatz von mehr als 750 Milliarden Euro und haben unzählige Software Audits durchlebt“, erklärt Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, sowie Partner und Business Development Manager bei ProLicense. „Den teilnehmenden Unternehmen geht es nicht in erster Linie um berechtigte Audits, sondern um die rein umsatzgetriebenen Lizenzüberprüfungen“, meint Christian Grave, Geschäftsführer bei ProLicense Spezialist für Oracle Lizenzaudit und Autodesk Audits. „Es ist eine regelrechte Plage geworden, seit die Software-Hersteller Audits als Modell entdeckt haben bei ihren Kunden Upselling zu betreiben.“
Autodesk Audit, VMware Audit und andere Herausforderungen
„Auf unserem nächsten Treffen werden wieder spannende Themen diskutiert. Dieses Mal geht es um Autodesk Lizenzaudits und VMware Audits“, so Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer bei ProLicense und unter anderem Experte für den Handel mit gebrauchter Software. An einer Case Study wird der exemplarische Ablauf eines Autodesk Audits nachvollzogen und mit den Mitgliedern intensiv über die einzelnen Schritte und geeignete Gegenmaßnahmen diskutiert – ebenso bei einem beispielhaften VMware Audit.
Neue Oracle Audit Klausel und JAVA Lizenzvermessung
Wieder auf der Tagesordnung steht zudem Hersteller Oracle. In diesem Jahr wurde die Oracle Audit Klausel in den allgemeinen Vertragsbedingungen (OMA = Oracle Master Agreement) geändert – in allen drei deutschsprachigen Ländern Deutschland, Österreich und der Schweiz jedoch unterschiedlich. Für international agierende Unternehmen, die in den Ländern dezentral einkaufen, entstehen ungeahnte neue Herausforderungen. Die Software Audit – Experten von ProLicense haben die Vertragsänderungen genau unter die Lupe genommen und informieren darüber auf dem Mitgliedertreffen der Lighthouse Alliance.
Darüber hinaus sind noch weitere Diskussionsrunden und Impulsvorträge über Cloud Management, die intransparenten Abrechnungen von Cloud-Anbietern und andere Themen geplant.
Unternehmen, die ebenfalls einmal an einem Treffen der Lighthouse Alliance teilnehmen möchten, können über die Website Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich informieren:
www.lighthouse-alliance.com
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Am Krähenberg 33
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E-Mail: markus.oberg@prolicense.com
