„Durch die Implementierung der proGOV-Software konnten wir unsere internen Prozesse durch die automatische Anbringung der notwendigen Signaturen verschlanken und unsere Arbeitsabläufe bei der Abwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs zukunftssicher optimieren“ führt Dr. Ulrich Schlaak, Bereichsleiter IT, Orga-Support GmbH, zum Projekt aus. Schlaak weiter: „Gestartet sind wir mit dem Versand von Mahnanträgen. Es folgten dann die elektronischen Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse an ausgewählte Gerichte, um hier weitere Erfahrungen zu sammeln. Eine Herausforderung war die Anzahl der zu verwaltenden Signaturkarten aber auch Stabilitätsprobleme beim Betrieb der Serversoftware – insbesondere der Signaturkomponente. Dank der kompetenten Hilfe des procilon Support-Teams konnten Fragen entsprechend geklärt und geeignete Einstellungen in der Konfiguration und im Regelwerk vorgenommen werden. Wir freuen uns, dass wir so ein vielfältiges Produkt auf dem Markt gefunden haben.“

Die SEGHORN Inkasso GmbH

Die SEGHORN Inkasso GmbH gehört zu den erfahrensten Dienstleistern im Bereich Forderungsmanagement. Bereits 1979 wurde mit ihrer Gründung der Grundstein der heutigen Geschäftstätigkeit der SEGHORN AG gelegt. Als Bremer Familienunternehmen hat sich SEGHORN Inkasso zu einem großen deutschen Inkasso-Unternehmen entwickelt. Als älteste Tochtergesellschaft der Unternehmensgruppe ist die SEGHORN Inkasso GmbH seit über 40 Jahren in der Branche als Vorbild für seriöse und imageschonende Inkassoarbeit bekannt. Kernleistungen sind: kompetente Beratung und branchenspezifische Lösungen für effizientes Forderungsmanagement – mit Schwerpunkten beim Einzug von Versicherungs-, Banken- und Versandhandelsforderungen. Als Teil eines ganzheitlichen Forderungsmanagements hilft SEGHORN Unternehmen zudem mit einem individuellen Risikomanagement Zahlungsrisiken zu minimieren und Wachstum zu steigern. Das Unternehmen hat kontinuierlich mehr als eine Million Inkassoaufträge für Mandanten in der laufenden Bearbeitung. Durch den hohen Datenbestand ist SEGHORN an einer erheblichen Anzahl von Verbraucher-Insolvenzverfahren beteiligt. SEGHORN Inkasso beantragt eine Vielzahl von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen und gehört zu den am häufigsten eingeschalteten Gläubigervertretern bei Aufträgen an Gerichtsvollzieher.

IT-Dienstleistungen rund um den Forderungseinzug

Als Teil der SEGHORN Unternehmensgruppe übernimmt die Orga-Support GmbH als interner IT- und Verwaltungsdienstleister sämtliche Tätigkeiten für eine geschützte Datenverarbeitung und den Aufbau möglichst automatisierter, digitaler Abläufe. Die selbst entwickelte und programmierte Inkasso-Software wird laufend aktualisiert und gehört zu den umfangreichsten und stabilsten juristischen IT-Anwendungen im Markt. Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs tauscht die Orga-Support GmbH im Auftrag der SEGHORN Inkasso GmbH die notwendigen Daten mit den Gerichten aus. Dabei kommt bei der Orga-Support GmbH die Kommunikationsplattform „proGOV“ des Unternehmens procilon GmbH zum Einsatz.

Elektronischer Rechtsverkehr mit Mahngerichten

Die procilon GmbH hilft mit ihren Produkten dabei, eine medienbruchfreie elektronische Kommunikation zwischen der Orga-Support GmbH und den zuständigen Mahngerichten herzustellen, denn immer häufiger sieht der Gesetzgeber vor, dass Anträge an die Mahngerichte nur noch elektronisch gestellt werden dürfen. Umgekehrt erfolgt auch der Versand von Bescheiden seitens der Gerichte zu den Empfängern auf elektronischem Wege. Dies spart sowohl die Erstellung als auch den Versand von Papierdokumenten, ihre Zuordnung in der Poststelle der Gerichte und damit Bearbeitungs- und Portokosten. Für die sichere und nachweisbare Übertragung elektronischer Dokumente wurden seitens der Justiz Standards für den elektronischen Übertragungsweg entwickelt. Eine klassische E-Mail wird diesen Anforderungen jedoch nicht gerecht. Gleichwohl können E-Mail-Lösungen aber um sogenannte zugelassene Drittprodukte für den elektronischen Rechtsverkehr ergänzt werden, wie z. B. das proDESK Framework 3 der procilon GmbH.

proDESK Framework 3

Das zugelassene Drittprodukt für den OSCI-gestützten elektronischen Rechtsverkehr (ERV) ist ein Integrationsbaustein, der Fachanwendungen und Kommunikationslösungen um die erforderlichen Sicherheitskomponenten für den ERV erweitert und für etliche Szenarien einsetzbar ist. Speziell für Unternehmen und Organisationen bietet dies die Möglichkeit, den ERV automatisiert und in ihren gewohnten Kommunikationsumgebungen abzubilden. Um dies zu erreichen, ist das proDESK Framework 3 integraler Bestandteil der etablierten Kommunikations-Plattform proGOV der procilon GmbH. Die procilon GmbH liefert mit der virtuellen Poststelle proGOV das Regelwerk zur Nutzung des elektronischen Rechtsverkehres gleich mit, sofern eine direkte Integration in eine Fachanwendung nicht gewünscht wird oder nicht möglich ist. Reibungslose, medienbruchfreie Prozessabläufe sind dabei ein entscheidender Erfolgsfaktor. Jedoch haben Organisationen individuelle Besonderheiten. In diesem Zuge fand z.B. vor der Implementierung bei der Orga-Support GmbH ein Prozessworkshop statt. Zusammen mit Orga-Support wurden hierbei sämtliche infrastrukturellen als auch technischen Aspekte ermittelt und so die Arbeitsgrundlage für die Installation definiert.

In der Praxis – ERV & Qualifizierte Signatur

Die Integration des elektronischen Rechtsverkehrs in die Software zum Forderungseinzug erfolgt bei der Orga-Support GmbH durch eine programmierte Anbindung der Mail-Schnittstelle innerhalb der Kommunikationsplattform proGOV an die eigene Software. Die Mitarbeiter der SEGHORN Inkasso GmbH, die über eine elektronische Signaturkarte verfügen, nutzen Ihr übliches E-Mail-Programm ganz einfach weiter, um vom Arbeitsplatz aus auch z.B. Mahnbescheide an ein Amtsgericht zu versenden. Die notwendigen Inhalte für z.B. einen Mahnbescheid werden aus der Software für das Forderungsmanagement heraus im Mail-Client als „Draft“ bereitgestellt, damit der Mahnantrag inhaltlich von einer qualifizierten Person geprüft werden kann. Durch einen Zugriff auf das „SAFE Adressbuch“, in der u. a. alle am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmenden Mahngerichte gelistet sind, wird die Safe-ID des empfangenden Amtsgerichtes ermittelt und an den proGOV als „Mail-Adresse“ übergeben. Über den proGOV erfolgt dann die elektronische Signierung und der Versand an das Amtsgericht nach dem OSCI-Standard. Auch ein Eintrag von SEGHORN in das SAFE Verzeichnis ist notwendig, damit sie seitens der Gerichte als Empfänger adressiert werden kann. Die proGOV-Software ruft auch ERV-Nachrichten automatisch ab und leitet diese „gewandelt“ als Mail an das Postfach des entsprechenden Empfängers weiter. Die Installation der proGOV Software erfolgt bei der Orga-Support GmbH serverseitig, sodass nicht an jedem Arbeitsplatz eine Administration anfällt. Dies ist auf Grund der Anzahl qualifizierter Personen bei der SEGHORN Inkasso GmbH ein großer Vorteil für die Orga-Support GmbH. Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von proGOV verdeutlicht die Tatsache, dass neben kommunikativen Standardaufgaben im ERV weitere Funktionalitäten implementiert wurden. So wird die proGOV-Software bei der Orga-Support GmbH auch als zentrale Verwaltungslösung für die Signaturerzeugung – hier die qualifizierte elektronische Signatur – genutzt. Dafür sind die notwendigen Signaturkarten serverseitig angeschlossen und können von den berechtigten Mitarbeitern auf diese Weise auch von unterschiedlichen Arbeitsplätzen genutzt werden.