PLM-System als zentrales Informationstool
Die Konstruktionsabteilung der esmo AG verwaltet mit PRO.FILE sämtliche Daten aus SolidWorks sowie der elektrischen Konstruktionssoftware EPLAN. Platziert zwischen CAD-Systemen und der ERP-Lösung PSIPenta, sorgt PRO.FILE für die Integration beider Welten; die Synchronisierung der Daten läuft über den Microsoft BizTalk Server. SolidWorks und EPLAN liefern Artikel und Stücklisten an PRO.FILE, der BizTalk-Server bereitet sie als XML-Dateien auf und übergibt sie an PSIPenta. Die fachlichen Vorgaben für die CAD-/ERP- und EPLAN-Integration von PRO.FILE hat die esmo AG gemeinsam mit PROCAD entwickelt. Für Revisionierung der Zeichnungen samt folgender Prozesse hat PROCAD gemeinsam mit esmo die Prozesse in PRO.CEED angepasst. Weitere Prozesse, wie zum Beispiel das Vertragswesen, sind angedacht, um auch zukünftig PRO.FILE als Digitalisierungsplattform vollumfänglich einzusetzen.
„Es ist ein sehr großer Vorteil, wenn ein PLM-System wie PRO.FILE Daten aus jeder CAD-Software verwalten kann“, erklärt Markus Hittmann (Manager IT Worldwide) bei der esmo AG. „Man kann alles anschließen, was Artikel erzeugt, inklusive der dazugehörigen Dokumente.“ 25 Konstrukteure aus der mechanischen und vier aus der elektronischen Konstruktion arbeiten mit der Software. Insgesamt hat das Unternehmen 120 Lizenzen für seine 150 Beschäftigten erworben – mehr als es PSIPenta-Lizenzen gibt! PRO.FILE soll im Zuge der Digitalisierung weiter zum zentralen Informationsrückrat im Unternehmen ausgebaut werden, das man auch ohne jegliche ERP-Kenntnisse verwenden kann.
Markus Hittmann: „Unsere Datensicherheit und -qualität hat sich durch den Einsatz von PRO.FILE deutlich erhöht, bei der Durchführung von Fertigungsprojekten ist die Lösung enorm hilfreich. Es ist jetzt alles sehr geordnet, man hat einen klaren Plan mit Workflows und Freigaben.“
Derzeit wird PRO.FILE firmenweit ausgerollt und auch als Dokumentenmanagementsystem (DMStec-System) für die Verwaltung sämtlicher kaufmännischer Dokumente verwendet. Mechanische und elektrische Konstruktion, Programmierung, Projektmanagement, Fertigung, Einkauf und Vertrieb arbeiten mit dem System, die Buchhaltung für die Eingangsrechnungsbearbeitung soll ebenfalls noch angeschlossen werden. Alles, was mit technischen Projekten zu tun hat, wird künftig in der PLM-Software verwaltet und aus PSIPenta heraus gepflegt.
Die PROCAD GmbH & Co. KG ist ein Softwarehersteller von Plattform-Lösungen für die Digitalisierung des Product- and Document Lifecycle Managements in mittleren und größeren technischen Unternehmen. Die Mission von PROCAD ist es, in den Anwendungsbereichen PLM und ECM/DMStec mit einem auf Konfiguration basierenden agilen Implementierungsansatz die wirksame Digitalisierung von Produktentstehung und Produktmanagement zu ermöglichen. Das Karlsruher Unternehmen ist seit 1985 am Markt und beschäftigt über 140 Mitarbeiter/innen. Mehr als 700 technische Unternehmen setzen bereits erfolgreich auf PROCAD-Software für PDM, PLM und DMS.
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PLM-Software als Basistechnologie für die Digitalisierung
„The Future Code“ versteht sich als Treiber von Ideen und Katalysator der Digitalisierung. Auf dem Forum diskutierten Industrie-Experten über aktuelle Technologien wie Künstliche Intelligenz, Robotics, Data und Blockchain. „Auch in Zeiten der Digitalisierung gibt es einen großen Bedarf bei der Face-to-Face-Kommunikation – gerade wenn es um die Themen Strategie und konkrete Umsetzung geht“, sagt Till Pleyer, Marketingleiter der PROCAD Gmbh & Co. KG.
PROCAD-Geschäftsführer Raimund Schlotmann hob in seinem Vortrag basierend auf seinem Buch „Digitalisierung auf mittelständisch“ hervor, worauf es bei der Digitalisierung, insbesondere auch der Digitalisierung des Product Lifecycle Managements eigentlich ankommt. Mittelständische Unternehmen müssen den neuen Trends demnach nicht paralysiert gegenüberstehen, sondern können sie entzaubern und die Inhalte praktisch für sich nutzen– durch eine Denkweise von der Wirkung und dem Geschäftsmodell her und eine neue Art von generalistischen Experten, den „Wirkungsmanagern“.
Raimund Schlotmann: „Digitalisierung muss man top down vom Geschäftsmodell aus betrachten.“ Heruntergebrochen auf das Thema PLM-System bedeutet dies im Weiteren, dass Unternehmen eine zentrale Plattform, ein so genanntes Product Data Backbone benötigen. Wie sich dieses mit Hilfe von PDM/PLM-Software aufbauen lässt, davon überzeugten sich zahlreiche Veranstaltungsteilnehmende auch im PROCAD-Truck, der während beider Eventtage vor den Veranstaltungsräumen seine Türen öffnete.
Die PROCAD GmbH & Co. KG ist ein Softwarehersteller von Plattform-Lösungen für die Digitalisierung des Product- and Document Lifecycle Managements in mittleren und größeren technischen Unternehmen. Die Mission von PROCAD ist es, mit den konfigurierbaren Produkten PRO.FILE, PRO.CEED und PROOM sowie einem für den Mittelstand passenden Implementierungsansatz wirksame Strategien für die Digitalisierung, vor allem im Maschinenbau und Anlagenbau, zu ermöglichen. Das Karlsruher Unternehmen ist seit 1985 am Markt und beschäftigt über 140 Mitarbeiter/innen. Mehr als 700 technische Unternehmen setzen bereits erfolgreich auf PROCAD-Software für PDM, PLM und DMS.
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Digitalisierung im praktischen Einsatz
Das PROCAD-Team traf bei ihrem Gastgeber bayernhafen, einem Beteiligungsunternehmen des Freistaates Bayern, auf Unternehmen, die zwar schon mit PDM- und DMS-Systemen arbeiten, aber ein dabei typisches Problem haben: Die Systeme lassen sich nicht hinreichend kombinieren. Auch der Datenaustausch mit weiteren zentralen Anwendungen wie CAD und ERP ist unzulänglich. Die Folge sind stockende Prozesse.
Wie man hier mit PDM/PLM-Software zu einem integrierten Zusammenspiel der Kernanwendungen kommt und wie PRO.FILE im praktischen Einsatz zur Umsetzung der Digitalisierung im Unternehmen beiträgt, erklärte Josef Sagstetter, Leiter Engineering bei Strama MPS, in seinem Kundenvortrag. Strama ist weltweit in zahlreichen Ländern tätig und unterhält dort Niederlassungen. Vernetzung ist deshalb ein wichtiges Thema. Eine Reihe einzelner Standorte arbeitet bereits mit PRO.FILE, zentral installiert ist die PLM-Lösung in Straubing. Weitere Länder sollen folgen.
Mit PRO.FILE schafft das Unternehmen Beziehungswissen, indem die PLM-Software CAD-Daten mit sämtlichen relevanten technischen Dokumenten verknüpft – sowohl intern als auch mit Externen. So beherrscht Strama MPS das Unternehmenswachstum und ermöglicht seinen Beschäftigten zu finden anstatt nur zur suchen, und dies in einem standortübergreifenden homogenen System. Eine digitale Maschinenakte wurde aufgebaut und somit ein DMS für beliebige CAD-Daten, technische Dokumente, Build2Print (B2P)-Zeichnungen und Stücklisten geschaffen. Insbesondere die MultiCAD-Fähigkeit sprach für PRO.FILE – das System ist bei Strama gleichermaßen mit SolidWorks, Inventor, Catia und EPLAN verbunden. Wichtig war dem Unternehmen ferner, seine komplexen Abläufe über eine realisierte bidirektionale ERP-Kopplung mit SAP abzustimmen bzw. übergreifend zu integrieren.
PRO.FILE wurde bei Strama mit der von PROCAD entwickelten ISI.CON-Methode eingeführt. Was im Projekt besprochen wird, kann sofort im System umgesetzt werden, wird vom User bewertet und bei Bedarf wieder geändert – eine für die PLM ToGo!-Gäste interessante Herangehensweise, die sich wohltuend von den Einführungsmöglichkeiten im SAP-Umfeld abhebt, wie es mehrheitlich hieß.
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PDM/PLM-System für die Wasserwirtschaft
Um Standardmodule für eine erneute Nutzung zur Verfügung zu stellen, müssen sie strukturiert abgelegt und gesichert werden. Oft pflegt jeder Ingenieur jedoch seinen eigenen Datenbereich auf dem Server, manchmal widersprechen sich auch Dokumente. Wenn nicht klar ist, welches Dokument aktuell ist und wer was genehmigt hat, muss man bei jedem Projekt wieder von vorn beginnen.
In PRO.FILE kann festgelegt werden, welche Produkte dem Grundbedarf entsprechen. Es fließt darin das Wissen der Beschäftigten und aus den Kalkulationstools ein; die PDM/PLM-Software wird damit zum zentralen Product Data Backbone des Unternehmens. Die Anwender/innen haben den exakten Aufbau aller Produkte im Überblick und können mit Optionen und Add-ons aus Standardmodulen maßgeschneiderte Lösungen zusammenstellen. Davon profitiert auch die Serviceabteilung. Denn genau zu wissen, was in jedem Projekt geliefert wurde, ermöglicht einen noch schnelleren Kundenservice.
PLM ermöglicht „Guided Selling“
Indem PRO.FILE bei Nijhuis an das Firmenportal gekoppelt wird, können Nutzer/innen darin über einen PDF-Viewer Spezifikationen, Zeichnungen und Stücklisten abfragen sowie Projekte mit Basismodulen, Optionen und Add-ons konfigurieren. Logistik, Preis und auch die benötigte Zeit bis zur Lieferung sind schnell abrufbar. Das ermöglicht ein „Guided Selling“ und eine Verkürzung der Time-to-Market von Projekten. Gleichzeitig fungiert die PDM/PLM-Software als technisches Dokumentenmanagementsystem (DMStec-System). So lassen sich Status, Revisionen und Genehmigung aller projektbezogener Dokumente verfolgen.
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elumatec AG führt PDM/PLM-System PRO.FILE unternehmensweit ein
Das bisherige Datenverwaltungssystem von elumatec entsprach nicht mehr den heutigen Anforderungen an ein durchgängiges Product Lifecycle Management und war vom Hersteller vor längerer Zeit abgekündigt worden. Nach einem längeren Auswahlprozess entschied sich das Maschinenbauunternehmen für PRO.FILE als Nachfolgeprodukt. Kay Gayer, Projektleiter für PRO.FILE bei der elumatec AG: „PROCAD passt als Mittelständler gut zu uns. Besonders beeindruckten uns die großen Konfigurationsmöglichkeiten der Software. Man muss wenig hinzuprogrammieren und kann sehr viele Funktionen durch Konfiguration später hinzufügen. So bauen wir das System entsprechend unseren Anforderungen aus.“
Die Experten von PROCAD migrierten im Vorfeld Produktinformationen aus 15 Jahren aus dem Altsystem nach PRO.FILE: Zeichnungsdaten aus Inventor und AutoCAD samt ihrer Begleitdokumente, Stücklisten aus SAP sowie Office-Dokumente zu Kundenprojekten, die bislang im File-System lagen. PRO.FILE fungiert damit als durchgängiges Product Data Backbone für alle Informationen entlang des Produktentstehungsprozesses bei elumatec. Durch seine Office-Integration arbeiten auch Beschäftigte aus nichttechnischen Bereichen mit der Software und legen darin kaufmännische Dokumente ab.
Stücklisten zwischen PRO.FILE und SAP vergleichen
„Die Konstruktionsabteilung kann nun Stücklisten aus dem PDM/PLM-System mit solchen aus SAP vergleichen“, erklärt Kay Gayer. „Dies funktionierte bislang nicht, da das frühere CAD-Datenverwaltungsprogramm keine Stücklisten generierte und auch nicht an SAP gekoppelt war.“ Der Stücklistenvergleich ist notwendig, um Veränderungen zwischen den verschiedenen Versionen eines Produktes überprüfen zu können. PRO.FILE übergibt Artikelstammdaten, Produktstrukturen (Baugruppen), Stücklisten sowie Dokumente aus Mechanik-, Elektro- und Elektronik-Entwicklung automatisch an das ERP-System, wo sie in einer gemeinsamen mechatronischen Stückliste zusammenfließen. Der Abgleich findet im Vorfeld statt. Unterscheiden sich SAP- und PRO.FILE-Stückliste in ihrer Anzahl an Positionen, kann der Benutzer entscheiden, ob er die Liste in SAP (als führendem System) überschreiben will oder nicht.
Geplant ist bei elumatec außerdem die Abbildung des Änderungsmanagements mit dem PRO.FILE-Aufsatz PRO.CEED. Damit will das Unternehmen seine Prozesse im Änderungswesen besser dokumentieren. PRO.CEED stellt hier fertige Anwendungspakete mit standardisierten Formularen bereit und definiert genau festgelegte Prozessschritte mit Folgeaktionen, was mit einem Artikel nach der Änderung geschehen soll, ob bestehende Teile aus dem Lager nachgearbeitet, verschrottet oder abverkauft werden sollen. Solche Prozesse unterlagen bei elumatec bislang keinem geordneten Muster und liefen E-mail-gestützt ab, mit Begleitdokumenten und Laufzetteln.
In der Elektrokonstruktion hat elumatec vor kurzem E-Plan als neues ECAD-System eingeführt. Durch die bestehende E-Plan-Schnittstelle zu PRO.FILE lassen sich damit auch Informationen aus der elektrischen Konstruktion über die PDM/PLM-Software verwalten. „Viele dieser Erweiterungen können wir in weiten Teilen selbst in die Hand nehmen, das System eigenständig administrieren und anhand unserer Anforderungen weiter ausbauen. Zum Beispiel Dokumentenmasken und Materialstämme definieren, eine Dokumentenklassifizierung und ein eigenes Berechtigungssystem hinterlegen. Genau dies muss ein modernes PDM/PLM-System leisten“, so Kay Gayer.
Die PROCAD GmbH & Co. KG ist ein Softwarehersteller von Plattform-Lösungen für die Digitalisierung in mittleren und größeren technischen Unternehmen im Bereich Product- and Document Lifecycle Management. Die Mission von PROCAD ist es, mit den konfigurierbaren Produkten PRO.FILE, PRO.CEED und PROOM sowie einem für mittlere und größere technische Unternehmen passenden Implementierungsansatz wirksame Strategien für die Digitalisierung, vor allem im Maschinenbau und Anlagenbau, zu ermöglichen. Das Karlsruher Unternehmen ist seit 1985 am Markt und beschäftigt über 140 Mitarbeiter/innen. Mehr als 700 technische Unternehmen setzen bereits erfolgreich auf PROCAD-Software für PDM, PLM und DMS.
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Technisches Dokumentenmanagement für Projektarbeit gefragt
Das Thema Dokumentenmanagement für technische Unternehmen ist eine abteilungs- und funktionsübergreifende Herausforderung. Eine in der Fachzeitschrift QZ veröffentlichte Studie (https://www.qz-online.de/news/uebersicht/nachrichten/grosser-bedarf-an-dokumentenmanagement-7195250.html) der d.velop AG hat jetzt gezeigt: Digitale Ablagestrukturen werden in erster Linie zur Dokumentation von Projekten, Kunden, Personal, Produkten und Lieferanten eingesetzt. Produkte werden heute unter großem Zeitdruck gefertigt. Dafür benötigen alle involvierten Abteilungen Zugang auf eine gemeinsame Datenbasis, in welche alle Informationen über Projekte, Kunden, Produkte und Lieferanten einfließen – ein unternehmensweites Product Data Backbone, wie es das DMStec-System PRO.FILE der PROCAD darstellt.
Besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement im technischen Umfeld bestehen durch die häufig projektorientierte Arbeitsweise. Aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen Dokumente zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden. Für den Anwendungsbereich, der die Dokumente verwaltet, aber auch technische Produktstrukturen in Beziehung setzt, hat sich unter dem Begriff DMStec (https://www.procad.de/wiki/kategorie/dokumentenmanagementsystem/) eine spezielle Kategorie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) etabliert. DMStec-Systeme erlauben die Abbildung technischer Strukturen und bilden gemeinsam mit PLM das Product Data Backbone (https://www.procad.de/wiki/kategorie/product-data-backbone/) eines Unternehmens, das wiederum die Basis für die Abbildung digitalisierte Abläufe darstellt.
Die vom ECM-Hersteller d.velop durchgeführte Studie in der QZ zeigt nicht nur deutlich, in welchen Geschäftsbereichen der Einsatz von DMS als besonders wichtig erachtet wird. Er skizziert auch die im DMS-Kontext relevantesten Fachprozesse – Projektanträge, Bestell- und Rechnungsfreigabeanträge – und untersucht, welche Rolle Cloudlösungen bei Thema DMS heute schon haben. PROCAD hat zum Thema Technisches Dokumentenmanagement auch ein Whitepaper erstellt, das alle relevanten Fakten zum Thema zusammenfasst.
Die PROCAD GmbH & Co. KG ist ein Softwarehersteller von Plattform-Lösungen für die Digitalisierung des Mittelstandes im Bereich Product- and Document Lifecycle Management. Die Mission von PROCAD ist es, mit den konfigurierbaren Produkten PRO.FILE, PRO.CEED und PROOM sowie einem für den Mittelstand passenden Implementierungsansatz wirksame Strategien für die Digitalisierung, vor allem im Maschinenbau und Anlagenbau, zu ermöglichen. Das Karlsruher Unternehmen ist seit 1985 am Markt und beschäftigt über 140 Mitarbeiter/innen. Mehr als 700 technische Unternehmen setzen bereits erfolgreich auf PROCAD-Software für PDM, PLM und DMS.
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Technisches Dokumentenmanagement mit PRO.FILE bei der MEDTRON AG
Durch ein standardisiertes Verfahren bei der Erstellung und Bearbeitung von technischen Dokumenten, wie beispielsweise Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen sowie Gebrauchsanweisungen (IFU) und Service Manuals, sorgt das Unternehmen für eine gleichbleibend hohe Qualität seiner Dokumentation. Dadurch, dass MEDTRON technische Unterlagen nicht mehr unkontrolliert in verteilten Explorer-Strukturen ablegt, sondern im zentralen DMStec mit PRO.FILE verwaltet, ist sichergestellt, dass alle Mitarbeiter/innen stets mit der aktuellen, freigegebenen Version arbeiten. Tausende von (Office-, PDF-, Visio-, u.a.) Dokumenten wurden dafür migriert und mit Metadaten strukturiert.
Die Freigabeprozesse im Qualitätsmanagement (QM) umfassen viele Schleifen und unterschiedlichste Versionsstände. Bislang wurden aus Worddokumenten PDFs generiert, ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und auf dem Netzlaufwerk abgespeichert. Informationen zum Stand und zur Zugehörigkeit der Dokumente waren nur aus dem Dateinamen ersichtlich. Über die Statusverwaltung und die Lenkung von Informationen im DMStec-System PRO.FILE sind nun alle Änderungen am Dokument sowie der Änderungsprozess mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen (Ersteller, Prüfer, Freigeber) jederzeit nachvollziehbar. Qualitätssicherungsnachweise werden in PRO.FILE geführt und an die Arbeitsanweisung angehängt. Lückenlos lässt sich nachvollziehen, welche/r Beschäftigte wann über welche Arbeitsanweisung geschult wurde. Eine Vorlagenverwaltung erleichtert das Anlegen neuer Dokumente.
Mehr als ein reines QM-System
Durch die Entscheidung für PRO.FILE als neues, übergeordnetes Product- and Document Lifecycle Management System und durchgängige Informationsbasis schlägt MEDTRON zwei Fliegen mit einer Klappe. Das Qualitätsmanagement verfügt für die technische Dokumentation über eine DMStec-Software, die größeren Funktionsumfang als ein reines QM- oder DMS-System bietet. Parallel benötigte auch die Konstruktionsabteilung eine Lösung, um die bisherige, unzureichende CAD-Datenverwaltung abzulösen.
Marius Schönberger, IT-Leiter bei MEDTRON: „In der hochregulierten Medizintechnikbranche unterliegen wir ständigen Kontrollen, Audits und einem permanenten Änderungswesen. Daher sind wir zu einer strengen Dokumentation unserer eigenen Qualitäts- und Produktionsprozesse verpflichtet, um den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Größter Pluspunkt der DMStec-Software ist ihre Anpassbarkeit an unseren Industriepfad und die Anforderungen in der Branche. Dank der Offenheit des DMStec-Systems PRO.FILE benötigt man keine Programmierkenntnisse, um Dokumenttypen oder Masken anzulegen.“
In weiteren Schritten will MEDTRON auch Best-Practice PLM-Prozesse wie das Änderungsmanagement mit dem PRO.FILE-Aufsatz PRO.CEED realisieren. Vertrieb und Marketing sowie die Vertragsverwaltung sollen ebenfalls an die PROCAD-Lösung angebunden werden.
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PROCAD proudly presents: Die neue Digital Late Night Show
Informativ, modern, sympathisch, ansprechend und unterhaltsam ist das neue Format, mit dem PROCAD Kunden und Interessenten über ihre gesamte Informations- und Entscheidungsphase hinweg Wissen vermittelt. In regelmäßigen Abständen beantworten PROCAD-Expertinnen und Experten Fragen, die sich technische Unternehmen immer wieder stellen und lassen sie dadurch an ihrem Know-how teilhaben. Mit dem neuen Info-Angebot bringt der Hersteller von PLM-Software abstrakte Themen kurz sowie verständlich auf den Punkt und ergänzt damit sein bestehendes Wissensportal rund um Produktdatenmanagement (PDM-System), Product Lifecycle Management (PLM-System), Dokumentenaustausch in der Projektzusammenarbeit und Dokumentenmanagement (DMStec-System).
Till Pleyer, Marketingleiter bei PROCAD: „Wer liest bei der unglaublichen Menge und Allgemeingültigkeit vorhandener Informationen heute noch seitenlange Fachbeiträge oder schaut sich schöne, aber nichtssagende Produktfilme an? Mit der Digital Late Night Show wollen wir komplexes Wissen für unsere Kunden und Interessenten einfach und greifbar machen.“ Die Botschaft der Videos: So könnten Ihre digitalen Geschäftsabläufe morgen aussehen. Zwei erste Talks zu DMStec (Dokumentenmanagementsystem) und Dokumentenaustausch mit PROOM sind bereits online, weitere – darunter ein Beitrag zum derzeit heiß diskutierten Thema Digitaler Informationszwilling – sind in Vorbereitung.
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Vertraulicher Dateiaustausch in der Medizintechnik
MMM setzt PROOM als SaaS-Lösung für den vertraulichen Dokumentenaustausch und die Zusammenarbeit mit Externen ein. PROOM steht sowohl on premise als auch im SaaS-Model zur Verfügung. Für die Cloud-Lösung sprachen die Hochverfügbarkeit sowie der minimale Aufwand für die interne IT. Durch Einsatz der zentralen Plattformlösung konnte das Unternehmen die Qualität in der Projektzusammenarbeit speziell bei dem effizienten und vertraulichen Austausch von Dokumenten deutlich steigern. Vor Einführung der virtuellen Austauschplattform für die Projektzusammenarbeit tauschten Projektteams Daten und Dokumente bereits über eine Filesharing Cloud-Lösung aus. Darin ließen sich jedoch keinerlei tiefgehende Berechtigungen vergeben; statt nur des Deltas wurde stets der gesamte Dokumentenbestand synchronisiert.
Ziel von MMM war es, mit möglichst vielen verschiedenen Beschäftigten und Externen auf einer zentralen Plattform und einem einheitlichen Datenstand zu arbeiten, ohne dass externe Personen interne Dokumente einsehen oder MMM-Angestellte nur auf Teilinformationen zugreifen können. PROOM bietet dafür virtuelle Projekträume. Über sie können Anwender/innen Dokumente austauschen, bearbeiten und versionieren. So ist jeder informiert über den aktuellen Stand und über offene Fragen zu jedem Dokument. „Wenn man von vornherein eine klare Struktur zum Anlegen von Räumen, Ordnern und Berechtigungen hat, kann man PROOM perfekt nutzen“, erklärt Thomas Weinberg (IT, Münchener Medizin Mechanik GmbH). „Der Mehrwert der Lösung besteht darin, alle Dateien für die Zusammenarbeit mit externen nur noch auf einer Plattform darzustellen, ohne dass es Probleme mit den Berechtigungen gibt. Früher mussten wir Daten an diversen Orten abspeichern, damit nicht alle Nutzer alles sehen konnten.“
PROOM sollte anfangs nur für eine bestimmte Abteilung eingeführt werden, die regelmäßig Dokumentenaustausch mit Externen sowie Internen betreibt und dafür eine kontrollierte Berechtigungsstruktur benötigt. Das System bewährte sich aber so schnell, dass es für weitere Abteilungen ausgerollt wurde. Die Akzeptanz unter den Nutzer/innen wie auch durch die IT-Abteilung ist hoch. Sämtliche Probleme in der Zusammenarbeit ließen sich mit der Nutzung von PROOM schnell beseitigen. Durch den geringen Wartungsaufwand der Lösung ist auch die IT-Abteilung dauerhaft entlastet.
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Proman GmbH setzt auf Plattform PROOM für Collaborative PLM
Mit PROOM als zentrale Dateiaustauschplattform verlagert Proman über virtuelle Datenräume seine PLM-Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinaus und tauscht Dateien sowie technische Dokumente einfach und vertraulich mit Partnern, Kunden und Lieferanten aus. Die Software ersetzt klassische E-Mail oder FTP-Lösungen durch moderne, Cloud-basierte Projekträume. Durch eine umfassende Kommentarfunktion wird außerdem eine Kommunikation direkt am Dokument gewährleistet, wodurch eine separate E-Mail-Kommunikation überflüssig wird.
Mit der PLM-Lösung PRO.FILE legt Proman umfangreiche Projektdokumente revisionssicher ab und bildet darüber einen digitalen „Document Review Cycle“ ab. Um den Ein- und Ausgang von Dokumenten während dieses Review Cycles überwachen und dokumentieren zu können, nutzt Proman das PRO.FILE-Objekt des Transmittals – eine Art Lieferschein, an den man Dokumente anheften kann. Müssen solche Webberichte als PDF-Dokument an Externe versendet werden, nutzt das Unternehmen dafür PROOM.
Beim Dokumentenempfang erhält Proman über PROOM ein Transmittal vom Lieferanten, das in PRO.FILE abgelegt wird. So haben alle Projektbeteiligten einen Überblick, wann sie welche Dokumente in welchem Status erhalten und versendet haben. Das Resultat: kurze Reaktionszeiten, hohe Auskunftsfähigkeit und eine nahtlose Dokumentation sowie Dokumentenverwaltung auch über Unternehmensgrenzen hinweg.
Erst vor kurzem hat das Vergleichs- und Bewertungsportal trusted die Dokumentenaustauschplattform PROOM in einem Test der 36 besten Cloud-Speicher untersucht und dabei insbesondere deren Fähigkeiten als Speziallösung für technische Unternehmen hervorgehoben, die damit sicher und schnell Dateien und Dokumente versenden können. Auch im Vergleich führender Cloud-Speicher von Netzsieger.de konnte PROOM eine Top-Platzierung erzielen.
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