Process Mining für Einsteiger: 7 zentrale Fragen und Antworten
Hohe Prozessqualität und operative Exzellenz sind Ziele jedes Unternehmens. Für 42 Prozent, so eine Studie von teknowlogy | PAC im Auftrag von proALPHA, hat die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität sogar Top-Priorität, gefolgt von der Optimierung der Prozesse auf Platz zwei. Lösungsansätze dafür liefert Process Mining. Für alle, die gerade erst beginnen, sich damit zu befassen, gibt proALPHA Antworten auf sieben zentrale Fragen:
1. Was ist Process Mining?
Bei dieser Methode des Business Process Management (BPM) erkennt und analysiert eine Software die Abläufe im Unternehmen. Anschließend werden diese auf ihre Effizienz analysiert und optimiert. Dazu wertet die Anwendung die Log-Dateien derjenigen IT-Systeme aus, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind und erstellt daraus ein Prozessmodell. Process Mining macht somit sichtbar, was tagtäglich tatsächlich in den Systemen – und damit im Unternehmen – abläuft.
2. Was unterscheidet es von klassischem Business Process Management?
Einer der wesentlichen Unterschiede ist die Art der Erfassung der Ist-Prozesse. Anstatt diese in aufwendigen Workshops zu erfragen und zu dokumentieren, bildet die Software den Status quo automatisiert aus den Log-Daten aller relevanten Systeme ab. Das Process Mining Tool leitet daraus direkt die einzelnen Arbeitsschritte, Arbeits- und Wartezeiten ab – und visualisiert sie in einem standardisierten Flussdiagramm.
3. Wo liegen die Vorteile dieses technologischen Ansatzes?
Process Mining deckt mögliche Schwachstellen, Fehleranfälligkeiten und Engpässe auf. Zudem lässt sich damit die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Vorgaben überprüfen. Es unterstützt also die Compliance. Insgesamt steigert das Verfahren die Qualität der Abläufe, erhöht die Produktivität und senkt so die Prozesskosten. Bei Abläufen, die eine Schnittstelle zu Kunden haben, lässt sich auch die Customer Experience verbessern.
4. Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?
Ein entscheidender Erfolgsfaktor liegt in den Daten. Das beginnt beim Zugang zu den Log-Daten aller in einem Prozess involvierten Systeme. Dazu kommt: Sie müssen stets einheitlich, vollständig und bei mehreren Quellen vor allem auch vergleichbar sein. Eventuell ist daher beim Zusammenführen der Daten eine Harmonisierung nötig.
5. Wer profitiert davon?
Grundsätzlich lassen sich alle IT-gestützten Abläufe in einem Unternehmen analysieren – von der Buchhaltung bis zum Service. Je standardisierter diese bereits ablaufen, umso besser. Allerdings muss das Unternehmen einen gewissen digitalen Reifegrad haben. Denn: Die zu analysierenden Prozesse dürfen keine manuellen Arbeitsschritte enthalten. Schließlich ist die Arbeit von Mitarbeitern, die etwas ausdrucken und in eine andere Abteilung tragen, technisch weder analysier- noch messbar.
6. Was bringt Process Mining für den ERP-Einsatz?
Process Mining beschleunigt die Aufnahme aller digitalen Schritte eines Ist-Prozesses. Die toolgestützte Analyse ermöglicht zudem, Schwachstellen oder Zeitfresser aufzudecken. So lassen sich ERP-Abläufe optimieren. Process Mining ist daher kein Einmal-Projekt. Da sich Rahmenfaktoren immer wieder ändern, lohnen sich ein fortlaufendes Monitoring und eine regelmäßige Analyse – und damit auch der Einrichtungsaufwand für die Software.
7. Worauf ist bei der Toolauswahl zu achten?
Die ersten Process-Mining-Werkzeuge konzentrierten sich rein auf Erfassung und Analyse. Die daraus abgeleiteten Workflow-Verbesserungen mussten mit anderen Automatisierungstools umgesetzt werden. Process-Mining-Lösungen der neuen Generation haben bereits umfassende Automatisierungsmöglichkeiten an Bord. Sie nutzen außerdem Algorithmen mit künstlicher Intelligenz für Prognosen zum weiteren Prozessverlauf. Diese werden in Echtzeit in Dashboards visualisiert und machen potenzielle Gefahren frühzeitig sicht- und vermeidbar.
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA an 40 Standorten weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Bei mehr als 5.200 Kunden weltweit – aus der Fertigungsindustrie, dem Handel und weiteren Branchen – bildet die leistungsstarke ERP-Komplettlösung von proALPHA das digitale Rückgrat ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 130 Partnern Kunden in exakt den Bereichen, die für ihr Business von zentraler Relevanz sind. Ob Datenanalyse und Künstliche Intelligenz, Beschaffung, Security, Qualitäts-, Produktions- oder Zeitmanagement – die Bestimmung der mehr als 1.400 Menschen bei proALPHA ist so einfach wie fokussiert: tagtäglich an einer digitalen Lösungsplattform zu arbeiten, die der mittelständischen Wirtschaft den notwendigen Wettbewerbsvorsprung im fortwährenden Transformationsprozess verschafft.
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Mit dem ERP-System zu mehr Nachhaltigkeit
Unternehmen müssen heute nicht nur finanziell erfolgreich sein. Bewerber, Mitarbeiter, Kunden und Investoren fordern ein nachhaltigeres Wirtschaften. Dem ERP-System kommt auch hierbei eine Schlüsselrolle zu.
Die Aufgabe des ERP-Systems hat sich in den letzten Jahren massiv gewandelt, von der reinen Warenwirtschaft zum Rückgrat der digitalen Transformation. In jüngster Zeit übernimmt es noch eine weitere Schlüsselposition: als zentrale Drehscheibe für eine nachhaltigere Betriebsführung. Der Software-Hersteller proALPHA beschreibt, in welchen Bereichen ein ERP-System schon heute zu mehr Umweltschutz beiträgt:
Papier einsparen
Auch wenn der komplett digitalisierte Betrieb eine Vision bleiben wird: Unternehmen, die möglichst viele Prozesse über das ERP-System abwickeln, sparen Papier und tragen so aktiv zum Schutz der Wälder bei. In der Verwaltung gelingt dies zum Beispiel durch die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Ebenso sollten Ausgangsrechnungen möglichst auf E-Rechnungen umgestellt werden. Wo das noch nicht möglich ist, können Unternehmen zumindest auf einen CO2-neutralen Versand achten. Aber auch in der Produktion läuft heute noch viel auf Papier – von Stückliste und Arbeitsplan bis zur Rückmeldung. Eine mobile Betriebsdatenerfassung (BDE) macht hier nicht nur Schluss mit der Zettelwirtschaft, sie verkürzt auch Durchlaufzeiten.
Ressourcenverbrauch minimieren
Zu einem nachhaltigen Ressourcenmanagement gehört, Materialien möglichst wirkungsvoll, sparsam und rentabel einzusetzen. Ein ERP-System setzt hier gleich an mehreren Stellen an, etwa durch eine intelligente Produktionsplanung. Aufträge lassen sich so zusammenfassen, dass möglichst wenig Abfall entsteht, etwa beim Stanzen oder Laserschneiden. Um Produktionsfehler und Ausschuss zu minimieren, hilft eine Qualitätssicherung mit Echtzeit-Datenverarbeitung: ein weiterer Baustein, um den Materialverbrauch zu senken.
Zu einer nachhaltigen Produktion gehört aber nicht nur ein geringer Materialeinsatz. Wer Lagerüberschüsse vermeiden will, kann zum Beispiel in kleineren Losen bis hin zur Losgröße 1 fertigen. Eine automatisierte Produktionsplanung übernimmt dabei die Ressourcenplanung und bringt die richtige Menge an Material zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Personal zusammen.
Auf dem Weg zur Kreislaufwirtschaft
Mit Hilfe eines Product Lifecycle Managements (PLM) schaffen Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Kreislaufwirtschaft. Basisbaustein dafür ist ein funktionierendes Lieferantenmanagement. Nur so kann verhindert werden, dass sich Nachweis und Überprüfung von nachhaltigen und ethischen Produktionsbedingung entlang der Lieferkette zur Papierschlacht auswachsen. Zudem erlaubt ein modernes ERP-System eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Chargen und Serien bis zur Materialquelle.
Unterstützt wird dieses Ziel auch durch die vorausschauende Wartung: Und das nicht nur, weil sich die Lebensdauer von Produkten und Maschinen verlängern lässt. Predictive Maintenance verhindert auch unnötiges Tauschen von Ersatzteilen und damit übermäßigen Materialverbrauch. Zudem bringt der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit neue Geschäftsmodelle hervor, von Miete und Pay-per-Use-Modellen bis hin zu Rücknahme und zur Refabrikation. Hersteller – und ERP-Systeme – müssen sich darauf zunehmend einstellen.
Intelligenter unterwegs
Immer mehr Unternehmen arbeiten heute an praktikablen und umweltfreundlichen Mobilitätskonzepten für ihre Mitarbeiter. Ein zentraler Bestandteil: Remote Work. Denn wer vom Homeoffice aus arbeitet, erspart sich viele Fahrten ins Büro. Zudem macht der Einsatz von modernen, ins ERP-System integrierten Projektmanagement-Werkzeugen viele Vor-Ort-Termine und damit Geschäftsreisen überflüssig. Die für die verteilte Teamarbeit so wichtigen, aktuellen Informationen sind dort jederzeit und von überall abrufbar. ERP-Systeme unterstützen aber auch eine effiziente Intralogistik: So zeigt zum Beispiel ein Real-Time Location System (RTLS) schnell unnötige Wege und Transporte auf.
Energieverbrauch senken
Mit der fortschreitenden Digitalisierung steigt in den Rechenzentren der Energiebedarf. In Zukunft wird es daher immer wichtiger, Rechen- und Speicherleistung sinnvoll zu nutzen. Es sollten daher nur diejenigen Daten gesammelt und gespeichert werden, die auch wirklich benötigt werden. Zusätzlich zur Datensparsamkeit beugen integrierte, modulare ERP-Systeme auch einer redundanten Datenhaltung in verteilten Applikationen vor und leisten so einen weiteren Beitrag, Energie zu sparen.
Die Transformation zu einem nachhaltigeren Betrieb betrifft Veränderungen in allen Bereichen. Viele berühren die Kernprozesse und damit das ERP-System. Das Ziel Sustainability ist daher ohne zeitgemäße Software kaum zu erreichen.
proALPHA macht seit mehr als 25 Jahren Kunden glücklich, mit Software, die sie wirklich voranbringt. Neben mittelständischen Unternehmen aus Fertigung und Handel unterstützt die proALPHA Gruppe heute Anwender aus verschiedensten Branchen. Rund 1.400 Menschen begleiten jeden Tag mehr als 5.000 Kunden weltweit bei ihrer Digitalisierung. Dabei bildet die leistungsstarke ERP-Komplettlösung das digitale Rückgrat, das Systeme und Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette miteinander vernetzt und steuert. Lösungen von Gruppenunternehmen, etwa zu Datenanalyse, Beschaffungs- und Qualitätsmanagement, Betriebs- und Maschinendatenerfassung, Zeitwirtschaft oder Zutrittssicherung sowie von zertifizierten Partnern schließen sich direkt daran an.
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proALPHA und teknowlogy I PAC veröffentlichen Ratgeber zu Mitarbeiterproduktivität und Prozessoptimierung
Der Ratgeber wendet sich an mittelständische Unternehmen aus der DACH-Region und basiert auf den Resultaten der Studie „Mehrwerte schaffen für den Mittelstand durch ERP-Software“, die der Marktanalyst teknowlogy | PAC 2020 durchgeführt hat. Dazu wurden 100 Unternehmen aus der Region zu den zentralen Themen auf ihrer Unternehmensagenda befragt: Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, Prozessoptimierung und Förderung der Innovationtätigkeit. Alle diese Aspekte sind eng mit dem Einsatz einer ERP-Software verknüpft:
- ERP-Anwendungen stellen Funktionen zur Prozesssteuerung bereit, beziehungsweise wurden angeschafft, um Prozesse zu verbessern.
- Ob sich dadurch ein Mehrwert für das Unternehmen erzielen lässt und wie hoch dieser ist, hängt zu einem großen Teil von den Mitarbeitern ab, die das ERP-System nutzen.
- Sind ERP-Anwendungen zu starr oder zu wenig flexibel, können sie sich als Hemmschuh bei der Realisierung von Innovationen erweisen, die auf ERP-Funktionen angewiesen sind.
Produktive Mitarbeiter im Blick
Die Untersuchung macht deutlich, dass die Unternehmen vor allem die Mitarbeiterproduktivität priorisieren. Bedingt durch Fachkräftemangel und die wesentlichen wirtschaftlichen Veränderungen der vergangenen Monate sehen sich mittelständische Firmen damit konfrontiert, ihre bestehende Belegschaft noch effizienter einzusetzen.
Die Studienergebnisse zeigen auch, dass die Optimierung bestehender Prozesse für die meisten Unternehmen erst an zweiter Stelle steht. Dies ist insbesondere für einen reifen Markt wie den in der DACH-Region charakteristisch, in dem mehr Wert auf kontinuierliche Optimierung gelegt wird als auf disruptive Veränderung. Darüber hinaus zeigt sich, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bei den Unternehmen einen hohen Stellenwert genießt – sowohl beim Thema Prozessoptimierung als auch beim Thema Mitarbeiterproduktivität.
Zuletzt verdeutlichen die Ergebnisse, dass für die meisten Unternehmen der Fokus eher auf der Verbesserung der Arbeitsumgebungen und Prozesse liegt, als dass Innovationen vorangetrieben und einhergehende Geschäftsmodelle hinterfragt und neu interpretiert werden.
Anhand dieser Resultate erläutert der Ratgeber interessante Möglichkeiten, diese drei zentralen Themen über technische und organisatorische Maßnahmen sowie neue Verfahren und Vorgehensweisen positiv zu beeinflussen. Beleuchtet wird beispielsweise der Einsatz von KI-basierten ERP-Tools sowie der Nutzen von ERP-basierten E-Learning-Angeboten oder von Process Mining zur Identifikation von Optimierungspotenzialen. Ebenso erfahren Leser, welchen Beitrag Machine Learning bereits für Fertigungsbetriebe leistet – etwa für Bedarfsprognosen in einer ERP-gestützten Bedarfsplanung.
Der Leitfaden „Mit ERP-Software Mehrwerte schaffen – ein Ratgeber von teknowlogy | PAC in Zusammenarbeit mit proALPHA“ kann kostenfrei über proALPHA bezogen werden. Er steht hier zum Download zur Verfügung.
proALPHA macht seit mehr als 25 Jahren Kunden glücklich, mit Software, die sie wirklich voranbringt. Neben mittelständischen Unternehmen aus Fertigung und Handel unterstützt die proALPHA Gruppe heute Anwender aus verschiedensten Branchen. Rund 1.200 Mitarbeitende begleiten jeden Tag mehr als 4.500 Kunden weltweit bei ihrer Digitalisierung. Dabei bildet die leistungsstarke ERP-Komplettlösung das digitale Rückgrat, das Systeme und Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette miteinander vernetzt und steuert. Weitere Lösungen, etwa zu Zutrittssicherung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung sowie Datenanalyse, sowie von zertifizierten Partnern schließen sich direkt daran an.
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proALPHA Studie zur Innovationsagenda im Mittelstand: Zieht das ERP mit?
Die Trendstudie „Mehrwerte schaffen für den Mittelstand durch ERP-Software“ hat untersucht, in wie weit sich Unternehmen bei der Realisierung von Innovationsthemen auf ihr ERP-System verlassen können.
Laut Umfrage werden relativ neue Themenfelder, beispielsweise KI, Industrie 4.0, Predictive Maintenance oder Condition Monitoring oft noch nicht ausreichend von den ERP-Systemen unterstützt. Hier müssen für die nahe Zukunft erweiterte Anstrengungen der Hersteller erfolgen, um Innovationsthemen systemisch stärker abzudecken.
Interessanterweise erhalten ERP-Systeme von ihren Anwendern positive Bewertungen bezüglich denjenigen Themen, die Pandemie-bedingt von besonderer Relevanz sind. So äußern drei Viertel der Befragten (74 %), dass sie in der Transformation ihrer Warenlogistik gute oder sehr gute Hilfestellung durch ihr ERP erhalten. Gleiches gilt für die Optimierung der Lieferkettensteuerung (68 %), die mit Blick auf eventuelle Produktionsausfälle zunehmend gefordert ist.
Die Studie steht auf den Seiten von proALPHA zum kostenlosen Download bereit
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Warum ERP aus der Cloud immer mehr Mittelständler begeistert
1. Individuelle Anpassungen
Beim Umzug in die Cloud können betriebsspezifische Erweiterungen am ERP-Standardsystem problemlos übernommen werden. Das erlaubt es, Geschäftsprozesse im Unternehmen adäquat abzubilden. Zudem lässt sich ERP aus der Cloud meist schneller implementieren als eine On-Premises-Lösung, da es auf einer vorhandenen Infrastruktur aufbaut.
2. Flexible Cloud-Modelle
Viele Mittelständler möchten die Cloud zunächst testen, bevor alle Bereiche des ERP-Systems umziehen. Hat der Anbieter verschiedene Betriebsmodelle im Portfolio ist das kein Problem: Von der gehosteten Private Cloud, über ein SaaS-Mietmodell inklusive Software-Lizenzen oder ein Implementation Hosting, bis hin zum kombinierten Cloud- und On-Premises-Betrieb im eigenen Rechenzentrum gibt es für jedes Unternehmen die passende Variante.
3. Garantierte Hochverfügbarkeit und Ausfallsicherheit
In modernen mittelständischen Unternehmen spielen Hochverfügbarkeit und Datensicherheit eine zentrale Rolle. Deshalb ist bei ERP aus der Cloud neben einer hohen Performance der Anwendungen auch die Ausfallsicherheit gewährleistet. Voraussetzung sind entsprechende SLAs (Service Level Agreements), die selbst im Schadensfall die schnelle Verfügbarkeit der Daten gewährleisten.
4. Hohes Sicherheitslevel
IT-Sicherheit ist ein klares Argument für die Cloud-Lösung, denn die Sicherheitsbedrohungen werden von Jahr zu Jahr komplexer. Vor allem kleine mittelständische Unternehmen können in vielen Fällen das notwendige hohe Sicherheitslevel nicht im Eigenbetrieb leisten – im Gegensatz zu den IT-Spezialisten der Cloudanbieter. Sie sorgen in full-time für Daten- und Serversicherheit und setzen rechtliche Vorgaben korrekt um.
5. Datenschutzkonformes Arbeiten
Cloud Computing made in Germany ist die erste Wahl für den deutschen Mittelstand. Denn die Datenverarbeitung erfolgt in zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren auf deutschem Boden. Das gewährleistet, dass alle gültigen Datenschutzbestimmungen der EU und Deutschlands eingehalten werden.
6. Klare Kostenvorteile
Der Wegfall hoher Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Hardware bringt dem Mittelstand einen deutlichen Liquiditätsvorteil. Denn die Kosten für ERP aus der Cloud verteilen sich auf den kompletten Nutzungszeitraum. Damit unterliegen sie nicht der Abschreibungspflicht und die stetige Erneuerung der IT-Infrastruktur wird gleichzeitig über die laufenden Kosten abgedeckt.
7. Mobility dank dezentraler Strukturen
Flexible Arbeitszeitmodelle und die hohen Anforderungen an die Mobilität der Mitarbeiter lassen sich mit einer Cloudlösung optimal abbilden. Ob wechselnde Standorte oder Homeoffice gefragt sind, über die Cloud ist das komplette ERP-System ortsunabhängig nutzbar.
8. Tagesgeschäft entlasten und Kerngeschäft fokussieren
ERP aus der Cloud entlastet die IT-Ressourcen von Mittelständlern, da Monitoring und Wartung der Infrastruktur über den Provider abgewickelt werden. Zudem erfolgen laufende Updates und Patching der ERP-Anwendung beim SaaS-Modell über den Cloudanbieter. So schafft der Mittelstand mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben wie IIoT, Industrie 4.0, Machine Learning und KI – mit Fokus auf Innovationsentwicklung und Produktion.
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Auf dem Weg zur Innovationsplattform
Das Unternehmen Böhme & Weihs mit Hauptsitz in Wuppertal hat sich seit 1985 als führender Anbieter für die Entwicklung und den Betrieb innovativer Softwarelösungen für das Qualitäts- und Fertigungsmanagement etabliert. Mehr als 30.000 Anwender nutzen aktuell weltweit die Lösung CASQ-it. Neben dem Firmensitz in Wuppertal unterhält Böhme & Weihs eine Niederlassung in Aalen sowie Büros in Frankreich und Russland.
curecomp mit Sitz im österreichischen Linz konzentriert sich seit 2002 auf die Entwicklung und den Betrieb innovativer Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) für Digitalisierung und Automatisation von operativen und strategischen Beschaffungsprozessen mit Fokus auf die produzierende Industrie. Mehr als 5.000 Anwender nutzen aktuell weltweit die eProcurement- und SRM-Lösung clevercure. Unternehmen wie Palfinger, Fronius International, Putzmeister, Kässbohrer Geländefahrzeug, Rosenbauer International, Netzsch oder Flottweg – um nur einige zu nennen – vertrauen auf die umfassende, innovative und hochflexible eProcurement- und SRM-Lösung von curecomp. Sie ergänzt die Funktionalitäten verschiedener ERP-Systeme und wird auch in Zukunft auf die Nutzung mit unterschiedlichen Systemen ausgerichtet bleiben.
Sowohl Böhme & Weihs als auch curecomp bleiben als Unternehmen und Marken erhalten. Sie agieren weiterhin eigenständig in ihren Märkten und werden künftig eng mit proALPHA zusammenarbeiten.
Für die Kunden von proALPHA bedeutet das: Sie profitieren künftig von einem erweiterten Angebot aus der Unternehmensgruppe. Mit dem Qualitätsmanagement von Böhme & Weihs steuern und sichern sie zuverlässig die Qualität entlang ihrer gesamten Wertschöpfungskette und aller Prozesse. Zudem bringt das Unternehmen seine tiefe Prozess- und Software-Expertise insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau, in der Automobil-Industrie, der Luft- und Raumfahrt sowie in der Medizintechnik mit ein. Die Lösung rund um eProcurement und SRM von curecomp unterstützt Kunden bei der Optimierung ihres strategischen und operativen Einkaufs. Damit erhöhen sie ihre Effizienz in den Beschaffungsprozessen sowie ihre Profitabilität.
Im Management von curecomp ändert sich durch die Transaktion nichts. Bei Böhme & Weihs werden Prof. Dr. Böhme, Rüdiger Weihs und Christian Zoll das Unternehmen leiten. „Die Geschäftsführer von Böhme & Weihs und von curecomp haben mit ihren Teams zwei erfolgreiche und innovative Unternehmen aufgebaut und zu bedeutenden Playern in ihren Märkten entwickelt. Wir freuen uns, dass die bewährten Geschäftsführer künftig ihre Kompetenzen in das Management der proALPHA Gruppe einbringen und mit uns gemeinsam die Zukunft gestalten“, sagt Eric Verniaut, CEO von proALPHA. „Wir sind überzeugt, dass die geballte innovative Kraft von proALPHA, Böhme & Weihs sowie curecomp unsere Kunden künftig auf ihrem Weg in Richtung weiterer Digitalisierung noch besser unterstützen wird“, so Verniaut weiter.
„Die künftige enge Zusammenarbeit mit proALPHA bietet uns große Chancen für unser weiteres Wachstum“, so Prof. Dr. Böhme, Geschäftsführer bei Böhme & Weihs. „Mit einem starken Partner können wir die Präsenz in unseren bestehenden Märkten künftig noch schneller ausbauen. Gleichzeitig haben wir über proALPHA Zugang zu Branchen, in denen wir bisher weniger präsent sind. Das erschließt uns enorme Potenziale.“
„Mit proALPHA unterstützt uns künftig ein renommiertes und gleichzeitig dynamisches Unternehmen. Das wird unser Wachstum im Markt für eProcurement- und SRM-Lösungen deutlich beschleunigen.“, so die beiden Geschäftsführer von curecomp, Nikolaus Kretz und Peter Hackl. „Gerade in den letzten Monaten ist vielen Unternehmen die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen im Bereich der Beschaffung noch stärker bewusst geworden. Diese Nachfrage können wir mit proALPHA im Rücken noch besser adressieren.“
Über Böhme & Weihs
Das Unternehmen Böhme & Weihs mit Hauptsitz in Wuppertal konzentriert sich seit 1985 auf die Entwicklung und den Betrieb innovativer Softwarelösungen für das Qualitäts- und Fertigungsmanagement. Mehr als 30.000 Anwender nutzen aktuell weltweit die Lösung CASQ-it. Neben dem Firmensitz in Wuppertal unterhält Böhme & Weihs eine Niederlassung in Aalen, Baden-Württemberg, sowie Büros in Frankreich und Russland.
Mehr über Böhme & Weihs unter www.boehme-weihs.de.
Über curecomp
Die curecomp Software Services GmbH ist ein führender und innovativer Anbieter einer Software-as-a-Service-Lösung rund um Beschaffungsprozesse und Lieferantenmanagement. Insbesondere produzierende mittelständische Unternehmen setzen auf die innovative und umfassende Lösung von curecomp.
Mehr über curecomp unter www.curecomp.com.
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Entspannt in die digitale Betriebsprüfung
Eine Steuerprüfung ist immer mit Aufregung verbunden. Geht dann noch das große Suchen los, wird sie zum puren Stress. Damit sich Unternehmen für den Tag X optimal aufstellen, hat der ERP-Hersteller proALPHA neun Praxistipps zusammengestellt.
Es gibt schönere Dinge im Leben eines kaufmännischen Leiters als eine digitale Betriebsprüfung. Denn die Menge möglicher Stolpersteine ist enorm. Damit Unternehmen der nächsten Prüfung entspannter entgegensehen können, helfen neun einfache Praxistipps:
1. Datenhaltung
Flattert die Prüfungsanordnung ins Haus, tickt die Uhr: 14 Tage später beginnt in der Regel bei kleineren und mittleren Betrieben die Prüfung. Bei Großunternehmen können es vier Wochen sein. Wer dann erst anfängt, Archive und Datenbanken zu durchforsten, landet unweigerlich im Chaos. Besser ist es, sämtliche relevanten Informationen bereits so zu speichern, dass sie direkt zum Export für den Prüfer bereitstehen.
2. Verfahrensdokumentation
Der Prüfungsumfang einer Betriebsprüfung kann ganz unterschiedlich ausfallen und sich auf spezielle Steuerarten oder Sachverhalte, Besteuerungszeiträume oder Teilbereiche beziehen: Wie eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder die Prüfung der Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland die Pflicht, eine Verfahrensdokumentation zu führen, unabhängig von seiner Größe.
3. Prüferzugriff
Der Prüfer kann laut § 147 Abs. 6 AO wählen, wie er auf die Unternehmensdaten zugreift: Beim unmittelbaren Datenzugriff hat er eine Leseberechtigung und greift direkt auf die Systeme des Unternehmens zu. Beim mittelbaren Datenzugriff greift er nicht selbst auf das System zu, sondern liest Auswertungen aus, die er gezielt anfordert. Bei der Datenträgerüberlassung liefert das Unternehmen alle prüfungsrelevanten Daten auf einem Datenträger wie einer CD oder DVD an die Finanzbehörden. In rund 80 Prozent aller Fälle einer digitalen Betriebsprüfung wählen Finanzbehörden diese Zugriffsmethode.
4. Ausbildung und Kontrolle
Dass Prüfer bestimmte Lieblingsthemen haben, ist hinlänglich bekannt. Sie stochern mit Vorliebe in Reise- und Bewirtungskosten, stornierten Rechnungen und Kassenbüchern. Denn hier sind die gesetzlichen Dokumentationspflichten besonders umfangreich. Außerdem ändern diese sich häufig. Damit sich hier keine Fehler einschleichen, helfen regelmäßige Fortbildungen der Mitarbeiter, aktuelle Checklisten sowie ein Kontrollsystem, um verdächtigen Sachverhalten schnell auf die Spur zu kommen.
5. Archivierung
Auch die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten hat es in sich. Schließlich dürfen die Daten nicht mehr veränderbar sein. Außerdem gilt es auch langfristig den Zugriff zu sichern. Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) nutzen, sind hier im Vorteil. Vor allem, wenn dieses bereits als GoBD-konform zertifiziert wurde.
6. Regeln und Rechte
Natürlich müssen sich auch die Finanzbehörden an bestimmte Spielregeln halten. So lässt sich der Prüfungstermin mit triftigem Grund durchaus verschieben. Dazu zählen Hochsaison, Betriebsurlaub, Messetermine oder auch der Jahresabschluss. Außerdem kann das geprüfte Unternehmen beantragen, dass die Prüfung nicht im Betrieb, sondern beim Steuerberater stattfindet. Einen Besuch vor Ort wird sich der Prüfer dennoch in den seltensten Fällen nehmen lassen.
7. Mitarbeiterbriefing
Prüfer dürfen grundsätzlich jeden Mitarbeiter befragen aber nicht über alles und jeden Sachverhalt Es empfiehlt sich daher, dem Prüfer die auskunftsberechtigten Mitarbeiter speziell bekannt zu machen. Der Rest der Belegschaft kann dann auf diese verweisen. Einzige Ausnahme: Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt. Diese müssen von jedem beantwortet werden.
8. Expertenrat
Für ein Unternehmen ist eine Prüfung eine Ausnahmesituation. Für den Steuerberater des Unternehmens ist sie dagegen Tagesgeschäft: Aufgrund dieser Erfahrung erkennt er schneller, worauf bestimmte Fragen während der Prüfung abzielen, welche Themen im Fokus stehen und wie der Einsatz von statistischen Verfahren einzuschätzen ist. Unternehmen sollten sich dies zunutze machen zumindest bei den Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechungen.
9. Plausibilitätscheck
Selbst wenn keine Prüfung akut ansteht: Laufende Plausibilitätschecks schaden nie. Dafür geeignete und intuitiv bedienbare Data-Mining- und Analyse-Tools gibt es „stand-alone“ oder bereits im ERP-System integriert. Sie erlauben auch Ad-hoc-Abfragen und Auswertungen auf große Datenmengen.
Auch wenn es sich anders anfühlen mag: Eine Steuerprüfung ist in erster Linie ein formaler Prozess, der bestimmten Regeln folgt. Um Nachzahlungen möglichst zu vermeiden und das Stresslevel in Grenzen zu halten, hilft es daher, seine Rechte und Pflichten zu kennen und sich entsprechend gut vorzubereiten.
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Retrofitting für die vernetzte Produktion
Das digitale Zeitalter im Produktionsumfeld ermöglicht den Einsatz neuer Technologien, um Prozesse zu verbessern, die Produktivität zu steigern und Innovationen voranzutreiben. Mittelständische Unternehmen stehen jedoch oft vor der Frage, wie sie die Reise in Richtung intelligenter Fabriken strategisch anlegen sollen.
Um den Umstieg in die neue Ära zu schaffen, stehen grundsätzlich zwei Wege offen: Beim Greenfield-Ansatz werden einfach Maschinen der neuesten Generation angeschafft, was für viele Unternehmen jedoch wirtschaftlich nicht vertretbar ist.
Der Brownfield-Ansatz – im Industriebereich auch unter dem Namen „Retrofitting“ bekannt – bezeichnet eine andere Methode: Dabei werden ältere Maschinen nachträglich modernisiert beziehungsweise aufgerüstet, um sie an digitale Systeme anzubinden. Die massiven Investitionskosten und der oft hohe Schulungsaufwand des Greenfield-Ansatzes entfallen hier.
So funktioniert Retrofitting im Industriebereich
Ein wesentlicher Vorteil von Retrofitting ist, dass die Methode schrittweise umgesetzt werden kann. Die Bandbreite reicht von der intelligenten Überwachung einzelner Maschinen bis zur unternehmensweiten Datensammlung für neue Geschäftsmodelle. Der VDMA hat gemeinsam mit Fraunhofer IOSB-INA ein Retrofit-Stufenmodell entwickelt. Zu den wichtigsten Schritten gehören:
1. Messgrößen definieren
Hier geht es darum, je nach Use Case relevante Werte einer Maschine oder eines Maschinenparks zu bestimmen. Diese reichen von den Umgebungsbedingungen über Vibrations- und Bewegungsdaten bis hin zu prozessspezifischen Messgrößen.
2. Vorhandene Datenquellen oder externe Sensorik nutzen
Je nach Alter und Ausbaustufe kann es sein, dass eine Maschine die erforderliche Sensorik und entsprechende Schnittstellen wie etwa Ethernet enthält oder diese sich leicht nachrüsten lassen. Der Kontakt zum Hersteller erspart oft lästigen Zusatzaufwand. Wenn dies nicht möglich ist, ist der Einsatz von externer Sensorik notwendig. Hier sind Lösungen in Entwicklung, die die geringen Fertigungskosten der Sensoren in der Consumer-Elektronik oder Automobilbranche mit den hohen Anforderungen im Industriebereich zu verbinden versuchen.
3. Digitale Kommunikation ermöglichen
Zu diesem Themenkomplex gehört etwa die Überprüfung der Netzwerkinfrastruktur inklusive erforderlicher Bandbreiten sowie die Übersetzung der Sensordaten, falls diese nicht bereits in einem Industrie 4.0-Format vorliegen. In der Regel übernehmen dies Industrial Internet of Things (IIoT) Gateways oder Industrie-PCs (IPC).
4. Datenanalyse und -aufbereitung sowie daraus abgeleitete Aktionen einrichten
Hier geht es darum, die Daten so zu nutzen, dass etwa die Maschinen weitgehend automatisiert überwacht und mögliche Störfälle frühzeitig erkannt werden – Stichwort „Predictive Maintenance“. Um das Ziel der optimalen Effizienz einer Brownfield-Anlage zu erreichen, kommen zunehmend Technologien wie Künstliche Intelligenz beziehungsweise Machine Learning in Verbindung mit ERP als zentrale Datenplattform und digitales Rückgrat im Produktionsumfeld zum Einsatz.
Retrofitting und smartes ERP in der Praxis
proALPHA hat in einem Proof of Concept-Projekt bei der Günther Spelsberg GmbH + Co. KG, Hersteller von Kunststoffgehäusen für Elektrotechnik und Industrie, einen Prototyp auf Basis eines Raspberry Pi entwickelt. Dieser empfängt, verarbeitet und leitet Produktionsbefehle vom ERP-System an die Maschine weiter. Gemeinsam mit dem Pilotkunden erarbeitete das Team außerdem ein Konzept für einen Rückkanal, der einen Informationsfluss von der Maschine an proALPHA ERP ermöglicht.
Mit anderen Worten: Mittelständische Unternehmen im Produktionsumfeld haben mit Retrofitting und einem intelligenten ERP-System eine Methode an der Hand, die den Umstieg in die digitale Ära deutlich vereinfacht und beschleunigt.
proALPHA macht seit mehr als 25 Jahren Kunden glücklich, mit Software, die sie wirklich voranbringt. Neben mittelständischen Unternehmen aus Fertigung und Handel unterstützt die proALPHA Gruppe heute Anwender aus verschiedensten Branchen. Rund 1.200 Mitarbeitende begleiten jeden Tag mehr als 4.500 Kunden weltweit bei ihrer Digitalisierung. Dabei bildet die leistungsstarke ERP-Komplettlösung das digitale Rückgrat, das Systeme und Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette miteinander vernetzt und steuert. Weitere Lösungen, etwa zu Zutrittssicherung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung sowie Datenanalyse, sowie von zertifizierten Partnern schließen sich direkt daran an.
proALPHA Group GmbH
Auf dem Immel 8
67685 Weilerbach
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proALPHA Studie: Mit KI zu produktiveren Mitarbeitern
Die Trendstudie „Mehrwerte schaffen für den Mittelstand durch ERP-Software“ von teknowlogy I PAC und proALPHA hat untersucht, welche Funktionen von ERP-Software dabei besonders wichtig sind.
Unternehmen setzen im Zusammenhang mit Mitarbeiterproduktivität große Hoffnung in das Thema künstliche Intelligenz: Mehr als jeder Zweite bestätigt, dass für ihn die Zeitersparnis durch Vorschläge und Empfehlungen auf Basis von maschinellem Lernen – eine Ausprägung von KI – essenziell für die gesteigerte Mitarbeiterproduktivität ist. 48 % schätzen die Empfehlung von Handlungsalternativen, und 44 % erachten die Automatisierung von Workflows als sehr wichtig. Letzteres bindet dabei insbesondere die KI-nahe Komponente Robotic Process Automation (RPA) ein. Bisweilen sind es aber vor allem KI-Analytics oder KI-gestützte Prozesse, sowie die Themen Hands-free ERP oder Process Mining, die bei den Unternehmen die größte Beachtung finden.
Die Studie offenbart jedoch auch Mängel in der konkreten Umsetzung beziehungsweise Umsetzungsstrategie. So sind Funktionen, die auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basieren, bisweilen noch nicht vollständig in den ERP-Systemen umgesetzt. Umsetzung muss dabei nicht immer bedeuten, dass die ERP-Software alle diese Funktionen selbst bereitstellt. Dies kann auch über zusätzliche Systeme oder Erweiterungsbausteine erfolgen, um so ein intelligentes ERP-System zusammenzustellen.
Die Studie steht auf den Seiten von proALPHA zum kostenlosen Download bereit (https://web.proalpha.com/pac-studie-2020).
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Mobile Lösungen für mehr Vertriebserfolg
Die Pandemie verlagerte abrupt viele Vertriebsaktivitäten ins Homeoffice. Inzwischen haben sich die meisten Unternehmen gut mit der neuen Normalität arrangiert: Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey empfanden Anfang April noch 50 Prozent das Arbeiten mit weniger direktem Kundenkontakt als sehr oder ziemlich ineffizient. Im August 2020 waren es nur noch 32 Prozent. Die B2B-Kunden in Deutschland finden die aktuelle Situation indes prima: Sie möchten an den aktuellen Kommunikationswegen mit ihren Lieferanten nichts ändern, so die Studie.
Die sich rasant weiterentwickelnden mobilen Möglichkeiten im Bereich CRM spielen beiden Seiten in die Karten: Denn neben einem durchgängigen Vertriebsprozess sorgen mobile Anwendungen auch für einen besseren Kundenservice. Der ERP-Hersteller proALPHA verrät die zehn Funktionen, die den Vertrieb heute wirklich voranbringen:
1. Abfrage von Verfügbarkeiten
Ist ein Produkt in der gewünschten Stückzahl auf Lager? Wie lange ist die Wartezeit auf eine bestimmte Variante? Vertriebler glänzen mit exzellentem Service und Kompetenz, wenn sie Kundenfragen sofort beantworten und Liefertermine verbindlich zusagen können. Dazu benötigen sie ein mobiles CRM mit direktem Zugriff auf das ERP-System, den aktuellen Bestand sowie auf weitere, relevante Werte aus der Produktionsplanung.
2. Direkte Belegerstellung – vom Angebot bis zum Auftrag
Highlights des mobilen Arbeitens sind zweifelsohne das verbindliche Angebot und die direkte Auftragserfassung nebst rechtsgültiger Unterschrift. Der Kunde erhält so schneller die gewünschte Ware. Die Auftragsdaten lassen sich dazu sowohl im Online-Modus als auch offline, ohne Internetverbindung, erfassen. Weil die Daten nicht erst per Fax, E-Mail oder Telefon an die Zentrale übermittelt und dort erneut manuell abgetippt werden müssen, verkürzt sich die Vorlaufzeit für Fertigung, Montage oder Versand um einen Tag oder sogar mehr. Der schnelle, durchgängig digitale Ablauf minimiert zudem das Fehlerrisiko.
3. Systematische Historie aller Aktivitäten
Vorlagen für strukturierte Besuchs- und Gesprächsberichte helfen, Anforderungen und Vereinbarungen möglichst aussagekräftig festzuhalten. Schließlich dienen sie nicht nur als Gedankenstütze, sondern auch als Referenz, etwa für die Montage. Auch bei einem Wechsel des Kundenbetreuers muss der neue Kollege wissen, was in der Vergangenheit „gelaufen“ ist und welche Bestellungen und Umsätze ein Kunde bislang platziert hat. Sämtliche relevanten Daten ruft er aus dem ERP-System ab. So kann er beim Antrittstermin gleich kompetent an die bisherige Arbeit anknüpfen.
4. Kontakte und Termine effizient verwalten
Mobiles CRM stärkt nicht nur die Beziehung zum Kunden. Es sorgt auch intern für ein Plus an Effizienz, zum Beispiel durch eine integrierte Verwaltung von Terminen, Aufgaben und Wiedervorlagen. Für ein effizientes Arbeiten mit Kalendern, Kunden- und Kontaktdaten darf natürlich auch die Synchronisation mit Exchange nicht fehlen.
5. Faktenbasierte Vertriebsstrategie
Hilfreich ist es auch, wenn der Vertrieb aussagefähige, grafisch aufbereitete Statistiken einsehen kann, etwa zum Umsatzverlauf eines Kunden im Jahresvergleich. Daraus lassen sich Potenziale und Verkaufschancen fundierter ableiten als per Auge mal Pi.
6. Projektmanagement für den Vertrieb
Je komplexer ein Vertriebsprojekt, umso wichtiger ist es, dass sämtliche Notizen, Aufgaben, Besuche, Gesprächsnotizen, Angebote, Bestellungen und Statistiken an einem Ort gebündelt sind. Dies bietet nicht nur viel Erleichterung im täglichen Doing. Es erlaubt auch ein solides Vertriebscontrolling. Ergibt sich im Termin eine zusätzliche Chance, muss auch das Anlegen eines neuen Vertriebsprojekts mobil schnell von der Hand gehen.
7. Routen- und Tourenplanung
Auch wenn die Zahl der Kundenbesuche in der Pandemie deutlich zurückgegangen ist: Die Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter im Außendienst verbringt, ist kostbar. Eine sinnvolle Besuchsplanung für eine effiziente Route ist daher gerade jetzt das A und O. Besonders zeitsparend ist es, über eine Karte alle Kontakte im näheren Umkreis anzuzeigen. So lässt sich ein Besuchsverlauf sinnvoll gestalten.
8. Papierkram von überall erledigen
Für viele Außendienstmitarbeiter stehen abends noch administrative Aufgaben an, allen voran die Gesprächsberichte und Reisekosten. Lassen sich Belege mobil erfassen und abrechnen, entlastet das merklich den Feierabend. Zudem beschleunigt es Freigaben und Erstattung – zur Freude aller Beteiligten.
9. Umfassende Recherchemöglichkeiten
Kernstück einer benutzerfreundlichen Oberfläche ist eine umfassende Suche. Eine Recherche in den Metadaten eines Unternehmens gehört hier genauso dazu wie die Suche nach frei gewählten Schlagworten.
10. Unterstützung komplexer und internationaler Organisationen
Große sowie internationale Vertriebsorganisationen haben zusätzliche Anforderungen an ein mobiles CRM. So darf zum Beispiel nicht jeder alle Daten sehen und ändern. Eine vielstufige Rechte- und Rollenverwaltung gehört daher ebenso dazu wie die Unterstützung diverser Landessprachen. Unternehmen, die die Einführung einer mobilen CRM-Lösung planen, sollten außerdem darauf achten, dass die eingesetzte Lösung für eine unbegrenzte Anzahl von Sales-Mitarbeitern eingerichtet werden kann. Sie muss zudem plattformunabhängig auf Android-, iOS- oder Microsoft-Geräten und auf Laptops genauso wie auf Smartphones und Tablets laufen.
Ein mobiles CRM ist ein wesentlicher Baustein in der digitalen Transformation eines Unternehmens. Das damit verbundene Plus an Effizienz kommt natürlich zuallererst dem Vertrieb zugute. Damit aber nicht genug. Denn alle Mitarbeiter, die mit Informationen aus dem Vertrieb arbeiten, finden so sämtliche benötigten Daten und Dokumente stets aktuell und direkt in ihrem Arbeitskontext – sei es im ERP-System oder weiteren nachgelagerten Anwendungen.
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