Nicht alles, was in die Cloud kann, muss auch in die Cloud – aber vieles sollte!
ERP-Systeme sind immer unternehmenskritisch und damit nicht die ersten Systeme, die in die Cloud transferiert werden. Gerade bei ihren Kernprozessen sind produzierende Mittelständler noch zurückhaltend. Spielen Unternehmen jedoch auf Zeit, verlieren sie gegebenenfalls Produktivitätsvorteile, die ein Cloud-ERP bietet. Da das durchschnittliche Alter einer ERP-Installation mehr als elf Jahre beträgt und eine Ablösung bei vielen Mittelständlern ansteht, sollte über eine hybride Cloud-Architektur nachgedacht werden.
1. Welcher Cloud-Ansatz ist ideal?
Entscheidet sich ein Unternehmen für den ERP-Einsatz in der Cloud, stellt sich die Frage nach dem optimalen Cloud-Ansatz. Befindet sich das Unternehmen in einer Aufbau- oder Modernisierungsphase? Dann bietet sich eine standardisierte Software as a Service (SaaS)-Lösung an. Soll ein bestehendes ERP vollständig oder in Teilen in die Cloud migriert werden, dann ist ein Hosting-Modell eine gute Wahl. Um den Live-Betrieb erst einmal zu testen, können sich Unternehmen auch für ein befristetes „Implementation Hosting“ entscheiden. Dabei handelt es sich um ein individuell nachgebautes On-Premise-System.
2. Muss ich mein gesamtes ERP in der Cloud betreiben?
Nicht alles, was in die Cloud kann, muss auch in die Cloud! Mit einer Hybrid-Architektur bietet sich die Möglichkeit, Anwendungen zum Teil lokal und zum Teil aus der Cloud zu betreiben. Diese sinnvolle Kombination aus beiden Welten liefert aktuell den größten Mehrwert für mittelständische Fertiger. Die Faustformel lautet: Je näher eine Applikation an den Kernprozessen eines Unternehmens liegt, desto sensibler ist es, sie in der Cloud zu betreiben. Umgekehrt bedeutet das: je weiter entfernt eine Anwendung von den Kernprozessen liegt, desto sinnvoller ist die Migration in die Cloud, beispielsweise für Lösungen im Bereich e-Procurement.
3. Wie lässt sich ein reibungsloser Datenaustausch von und in die Cloud sicherstellen?
Gerade in der Fertigung kommen neben dem ERP-System häufig weitere fachspezifische Anwendungen zum Einsatz, etwa für die Produktionssteuerung oder die Konstruktion technischer Lösungen, die sich nicht einfach in die Cloud übertragen lassen. Diese können weiterhin On-Premise genutzt werden. Sie lassen sich über eine standardisierte Integrationsplattform, beispielsweise eine Integration Workbench (INWB), einfach an ein Cloud-ERP anbinden. Einzige Voraussetzung ist, dass eine eindeutig adressierbare Schnittstelle im Zielsystem existiert. Der Datenübergang selbst erfolgt über eine hoch-sichere VPN-Verbindung.
4. Wann ist es sinnvoll, auch andere Anwendungen auszulagern?
Viele nachgelagerte Anwendungen eigenen sich hervorragend für den Cloud-Einsatz, insbesondere, wenn sie mobile oder standortübergreifende Arbeitsweisen von Mitarbeiter*innen unterstützen. So kann es sich beispielsweise anbieten, Office-Anwendungen in Verbindung mit dem ERP-System zu hosten. Auch weitere Applikationen wie zum Beispiel VoIP-Telefonie, EDI, Exchange, ein Webshop oder B2B-Lösungen eignen sich. Das Cloud-ERP steht dabei weiterhin im Zentrum der betrieblichen IT-Infrastruktur und fungiert als Daten-Hub.
5. Welche Basis-Architektur bietet sich für das Hosting an?
Damit eine hohe Akzeptanz durch die Mitarbeitenden gewährleistet ist, sollte das Frontend einer gehosteten ERP-Cloud-Lösung einfach und intuitiv nutzbar sein. Wenn keine Neueinführung eines ERP-Systems ansteht, bietet es sich an, die etablierte und bekannte Oberfläche des bisherigen On-Premise-Systems 1:1 zu übernehmen. Das Frontend hat dabei alle Anforderungen an einen sicheren, mobilen, flexiblen und virtuellen Arbeitsplatz zu erfüllen. Dazu zählen ein ortsunabhängiger Zugriff zu jeder Zeit und mit jedem Endgerät, eine hohe Performance sowie ein schneller User-Login.
6. Wie steht es um die Datensicherheit und Compliance der Anbieter?
Eine Cloud-Umgebung bietet vielen Unternehmen insgesamt höhere Sicherheitsstandards als der interne ERP-Betrieb im hauseigenen Rechenzentrum. Ein Indikator für den sorgsamen Umgang eines Anbieters mit den Produktivdaten ist der Betrieb eines zweiten Rechenzentrums in der Cloud zur Absicherung sowie Zertifikate, etwa nach ISO 27001 für das Informationssicherheits-Management. Um die strengen deutschen Datenschutzregeln einzuhalten, führt kein Weg an Cloud-Rechenzentren am Standort Deutschland vorbei.
„Eine Hybrid-Strategie liefert aktuell den größten Nutzen für den Mittelstand“, erläutert Michael Bzdega, Solution Architect Business Cloud bei proALPHA. „ERP-Hersteller führen zunehmend die Ansätze Best-of-Breed mit Best-of-Suite zusammen. proALPHA beispielsweise entwickelt eine Innovationsplattform, die Lösungen wie etwa für das Financial Performance Management oder für die systemübergreifende Datenqualität umfasst. Eine perspektivische Weiterentwicklung der ERP-Anwendung auf eine Microservices-Architektur würde künftig die Integration von Drittanbieter-Anwendungen der Kunden mit Anwendungen dieser Innovationsplattform erleichtern. In diesem Szenario nutzen Unternehmen dann die Vorteile der Cloud für ausgewählte Anwendungsbereiche und bleiben gleichzeitig dort on-premise, wo es sinnvoll erscheint.“
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA an 49 Standorten weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von proALPHA und seinen Partnern bilden das digitale Rückgrat der gesamten Wertschöpfungskette von mehr als 7.700 Kunden – Unternehmen aus der industriellen Fertigung, dem Großhandel und weiteren Branchen. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 181 Partnern jeden Kunden in exakt den Bereichen, die für sein Business von zentraler Relevanz sind. Ob Datenanalyse und Künstliche Intelligenz, Beschaffung, Financial Performance Management, Security, Qualitäts-, Produktions- oder Zeitmanagement – die Motivation der mehr als 1.550 Menschen bei proALPHA ist so einfach wie fokussiert: tagtäglich an einer digitalen Lösungsplattform zu arbeiten, die dem Mittelstand den notwendigen Wettbewerbsvorsprung im fortwährenden Transformationsprozess verschafft.
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7 Punkte, die Mittelständler beim Systemwechsel beachten sollten
Früher war er erfolgreicher Motocross-Fahrer: Tobias Hertfelder kennt sich mit schwierigem Terrain aus und weiß, wie erfolgskritisch die Konzentration aufs Wesentliche ist. Dieses Know-how setzt er heute für seine zweite Karriere als Digitalisierungsexperte und Unternehmer ein. Für mittelständische Unternehmen hat er einige Tipps, worauf sie bei der ERP-Auswahl achten sollten.
1. Klarer Fokus
Erstaunlich viele Unternehmen starten ein Projekt ohne Zieldefinition. Zentrale Punkte seien dann nicht geklärt, berichtet Hertfelder. Das beginne bei ganz Grundsätzlichem, wie dem Zweck einer Digitalisierungsinitiative: Viele könnten die Frage „Wofür tue ich das alles eigentlich?“ nicht beantworten. Neben der strategischen Ausrichtung sei es auch wichtig, die maßgeblichen Entscheider früh ins Boot zu holen. Sonst drohe die Gefahr, dass wichtige Weichenstellungen oder Veränderungen blockiert würden.
2. Prozesse als Ausgangspunkt
Gleichzeitig empfiehlt der ERP-Experte, zu Beginn nicht „zu viel Wert auf das ERP-System“ zu legen. Denn letztlich bilde die Software nur die festgelegten Prozesse ab. Besser sei es, zunächst klare Abläufe zu definieren und diese dann gegenüber dem ERP-System zu „challengen“.
3. Size matters – auch im ERP-Projekt
Ein weiteres Risiko besteht in der Dimensionierung. Hertfelder warnt davor, „den Sprung vom Ist zum Soll zu groß“ zu machen. Auch weil das Tagesgeschäft schon sehr viel Raum und Ressourcen einnimmt, sollten sich gerade Mittelständler „im Sinne der Effizienz lieber auf kleine Bausteine beschränken.“ Wer diese konsequent durchzieht und zu Ende bringt, werde sein ERP-Projekt erfolgreich umsetzen können.
4. Referenzen optimal wählen
Namhafte ERP-Anbieter, die 25 Jahre und länger am Markt sind, warten in der Regel mit vielen Referenzkunden auf. Interessenten sprechen dann meist mit ein bis drei Unternehmen, die dem eigenen sehr ähnlich sind. Das sei gut, so Hertfelder, aber noch besser sei es, zusätzlich ein oder zwei branchenfremde Betriebe zu besuchen. Damit erschließen sich Mittelständler oft einen zusätzlichen Erfahrungsschatz, von dem sich wertvolle Erkenntnisse ableiten ließen.
5. Funktionalität richtig einschätzen
Was den Funktionsumfang angehe, böten alle führenden ERP-Anbieter quasi die ganze Palette und weitreichende Automatisierungsmöglichkeiten für jeden Unternehmensbereich, unterstreicht Hertfelder. Er empfiehlt daher stärker darauf zu achten, wie einfach oder kompliziert es ist, Abläufe zu automatisieren, sprich, „wenn ich aus einem händischen Prozess einen automatischen machen will“. Zusätzlich rät er, Anbieter auf offene und leicht zu bedienende Schnittstellen mit anderen Systemen abzuklopfen. Und weil selbst kleine Unternehmen heute international agieren, darf auch eine Lösung zur Internationalisierung nicht fehlen.
6. Usability, Usability, Usability
Nicht jede*r Mitarbeiter*in, der*die neu anfängt, kann eine mehrtägige Schulung absolvieren. Neue Arbeitskräfte müssen sich schnell integrieren lassen und intuitiv mit der Software zurechtkommen. Daher sollten Mittelständler, die ein neues ERP-System suchen, sehr auf eine intuitive Oberfläche achten. Und darauf, ob der Hersteller ihnen Hilfe zur Selbsthilfe anbietet, etwa in Form einer Anwender-Community, deren Mitglieder sich gegenseitig mit Rat und Sparring unterstützen. Sein Hinweis an alle Mittelständler: „mehr auf das Umfeld und auf die Bedienbarkeit … als strikt auf die Funktion der Software“ achten.
7. Schon schick reicht nicht
Hertfelder warnt zudem davor, ausschließlich auf den aktuellen Leistungsumfang zu schauen: „Wenn man sich ein ERP-System mit dem heutigen Entwicklungsstand anschaut, ist das eine Momentaufnahme und im Endeffekt ein Vergangenheitsbezug“. Viel wichtiger sei die Zukunft in Form einer Roadmap in den Blick zu nehmen. Sie zeigt auf, wie ein Hersteller sein System weiterentwickelt und was ein Unternehmen daraus machen könne. Denn last but not least entscheidet nicht der Status quo, sondern die Zukunftsfähigkeit eines ERP-Systems über den weiteren Erfolg eines Unternehmens.
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10 Alarmzeichen, dass Sie von Ihrem ERP-System ausgebremst werden
Haben Sie im Sommer auch die olympischen Spiele verfolgt? Dort wäre keiner der Sportler nur auf die Idee gekommen, mit schweren Gewichten um Fuß- und Armgelenke an den Start zu gehen – geschweige denn, sich eine Medaille zu erhoffen. Ganz anders im internationalen Anbieter-Wettbewerb der Fertigungsindustrie: Hier treten viele mit einer ERP-Software an, die die Geschäftsentwicklung von Unternehmen mehr bremst als fördert.
Einer der Gründe dafür könnte sein: In der Wirtschaft lassen sich im Gegensatz zum Spitzensport Symptome des Leistungsverfalls nicht direkt messen. Der Abstieg vollzieht sich eher schleichend. In punkto Unternehmenssoftware gibt es jedoch klare Indikatoren, dass ein System die Anforderungen des modernen Geschäftsbetriebs nicht mehr erfüllt! Woran Unternehmen das erkennen können? Diese Fragen sollten Sie sich stellen:
1. Müssen Sie Daten eines Systems ausdrucken und manuell in ein anderes System eintippen?
Prozessschritte, an denen Daten auf einem Papierbeleg oder einem Ausdruck in eine andere Software eingetippt werden, gibt es immer noch zuhauf. Typische Beispiele hierfür finden sich im Wareneingang, bei Rückmeldungen aus der Produktion, beim Erstellen von Versandlabels und im Management von Adressen, Teilestämmen oder Kostenstellen. Diese Medienbrüche verlangsamen nicht nur Prozesszeiten. Inkonsistenzen sorgen auch für Verwirrung und Fehler.
2. Gibt es in Prozessen häufig Rückfragen an der gleichen Stelle?
Wenn der Einkauf regelmäßig auf Antworten aus der Konstruktion wartet oder der Vertrieb ständig nachfragen muss, bis wann ein bestimmtes Produkt geliefert werden kann, heißt es aufpassen. Häufige Rückfragen sind ein klares Indiz, dass Mitarbeiter nicht alle nötigen Informationen zur Verfügung haben.
3. Wie viel Kommunikation mit Kunden und Lieferanten läuft noch per Fax, Brief, E-Mail oder Telefon?
Entlang einer modernen, digitalisierten Supply Chain fließen alle nötigen Daten nahtlos zwischen den involvierten IT-Systemen. Wer hier noch auf Handarbeit setzt, riskiert, dass seine Prozesskosten in absehbarer Zeit weiter stark steigen. Ein Spitzenplatz im internationalen Wettbewerb rückt dann in weite Ferne.
4. Lassen sich ERP-Masken problemlos auf mobilen Geräten nutzen?
Laut einer Studie von Trovarit lag das durchschnittliche Alter einer ERP-Installation 2020 bei 11,3 Jahre. Setzt ein Unternehmen ein älteres System oder Release ein, sieht es mit dem Einsatz mobiler Endgeräte eher mau aus. Hier verspielen Unternehmen ebenfalls viel Potenzial, und das nicht nur im Vertrieb und Service, sondern auch in Sachen Arbeitgeberattraktivität – Stichwort Homeoffice.
5. Erhalten Sie die Berichte, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen?
Manche Systeme speichern zwar sehr viele Daten ab, sind jedoch viel zu starr. Konsequenz: Die Daten lassen sich nicht oder nicht so rasch wie nötig nutzen. Moderne ERP-Systeme bieten dagegen bereits umfassende und vor allem flexible Reporting- und Business-Intelligence-Optionen.
6. Unterstützt das derzeitige ERP-System alle aktuellen Abläufe?
In der Vergangenheit wurde Unternehmenssoftware mit viel Mühe und hohen Kosten auf die damaligen Bedürfnisse zugeschnitten. Inzwischen haben sich die Anforderungen weiterentwickelt. Und das ERP-System? Wenn sich das aktuelle Release wegen mangelnder Funktionalität nicht anpassen lässt oder die Kosten dafür einer Neueinführung gleichkommen, ist das mehr als ein Alarmzeichen, aktiv zu werden.
7. Wie leicht können Sie selbst kleinere Änderungen vornehmen?
Agilität in den Prozessen ist heute keine Auszeichnung mehr. Sie ist Voraussetzung, um mit dem ständigen Wandel Schritt zu halten. Da braucht es manchmal gar nicht viel: ein neues Feld hier, eine Änderung im Workflow dort, eine zusätzliche Maske für die Betriebsdatenerfassung – fertig. Ein ERP-Anbieter sollte diese Eigenflexibilität unbedingt bieten. Denn wenn wir aus der Pandemie eines gelernt haben, dann dies: Anforderungen, von Kunden oder Behörden, ändern sich schneller als uns manchmal lieb ist. Da darf die Verfügbarkeit eines vielbeschäftigten Beraters nicht im Weg stehen.
8. Können Sie mit großen, internationalen Playern mithalten?
International erfolgreiche Unternehmen haben nicht nur technisch die Nase vorn. Sie sind oft auch Champions darin, ihre Organisation über mehrere Länder und Kontinente zu verteilen und so regionale Standortvorteile zu nutzen. Der Schlüssel für ihren – und damit auch Ihren – Erfolg liegt in durchgängigen Intercompany-Prozessen.
9. Wie fit ist die ERP-Lösung für zukünftige Geschäftsmodelle?
Unternehmen brauchen keine Glaskugel: Um zu wissen, ob ihr ERP-System zukunftsfähig ist, können sie schon aus den Marktentwicklungen und Aktivitäten ihrer Mitbewerber einiges ableiten. Wenn ihr ERP-System sie beispielsweise in punkto Web-Portale für Kunden und E-Commerce-Optionen ausbremst, ist das kein gutes Zeichen. Auch in den Trends anderer Branchen finden sich oft wertvolle Impulse für die eigene Weiterentwicklung. Ihr ERP-System sollte darauf vorbereitet sein.
10. Wie stark entwickelt sich ein Anbieter in Richtung neue Technologien weiter?
Auch wenn Unternehmen heute noch nicht viel mit Sensorik, verteilten Datenbanken oder selbstlernenden Algorithmen am Hut haben. In ein oder zwei Jahren kann das schon ganz anders aussehen. Dann muss ein ERP-System auch technisch auf der Höhe sein. Deshalb ist es wichtig, dass ein Anbieter sein System kontinuierlich weiterentwickelt.
Forscher mahnen: Jetzt heißt es durchstarten!
Für Unternehmen, deren ERP-System in die Jahre gekommen ist, tickt die Uhr. Das bestätigt auch Professor Dr. Axel Winkelmann, Lehrstuhlinhaber für BWL und Wirtschaftsinformatik an der Julius-Maximilians-Universität in Würzburg. Aktuell trenne sich die Spreu vom Weizen, berichtete der Wissenschaftler im proALPHA Podcast. Einige wenige Unternehmen hätten zwar ihre Unternehmensdaten bereits gut integriert. Die Mehrheit allerdings würde immer noch mit isolierten Einzellösungen arbeiten oder sogar noch analog mit Aktenordnern. „Wir können heute nicht mehr mit kleinen Insellösungen agieren, sondern wir brauchen das große Bild. Wir brauchen das große ERP-System, das Unternehmensdaten-Fundament, das all diese Daten im Sinne der Automatisierung, der Rationalisierung, der Effizienzsteigerung zusammenbringt“, fordert Winkelmann. Nur so wird es zum Booster der Geschäftsentwicklung.
Aktuelle Experten-Podcasts rund um ERP und Digitalisierung finden Sie hier
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So wird der Schritt ins Ausland ein Erfolg
Nun stellt sich die Frage: Welche Faktoren sind entscheidend, um im weltweiten Wettbewerb zu bestehen? Produktivität, Geschwindigkeit und Effizienz sind die meistgenutzten Schlagworte. Der Software-Hersteller proALPHA zeigt 8 Stellschrauben für das ERP-Roll-out, mit denen Hidden Champions auch auf dem internationalen Parkett glänzen:
1. Kommunikation ist alles
Nutzen Sie die kulturellen Herausforderungen als Chance für Ihr Geschäft. Denn in jedem Land wird anders entschieden und geplant. Sinnvoll ist es, sich zum Projektstart möglichst viel Zeit zu nehmen, um mit allen Beteiligten ein einheitliches Vorgehen abzustimmen. Stellen Sie einen Plan auf, in dem Projektziele und Abläufe klar definiert und dokumentiert sind. So sind Sie von Beginn an vor Fehlinterpretationen gefeit. Denn funktionierende Prozesse sind eine wichtige Grundlage, um auch im Ausland möglichst gut vernetzt und erfolgreich zu sein.
2. Sprachbarrieren geschickt überwinden
Im internationalen Umfeld gilt Englisch als etablierte Arbeits- und Projektsprache. Doch gerade zwischen Muttersprachler*innen und Nicht-Muttersprachler*innen können Feinheiten in der Kommunikation schnell verlorengehen – Missverständnisse entstehen, der Projekterfolg gerät ins Wanken. Setzen Sie deshalb bei der Vorbereitung Ihres ERP-Roll-outs im Ausland auf international versierte Projektmanager, die in der Lage sind, auch sprachliche Klippen souverän zu umschiffen.
3. Lokale Anforderungen identifizieren
Die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen unterscheiden sich von Land zu Land – häufig sogar regional. Um hier für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, sollten Sie sich bereits vor Gründung einer Auslandsniederlassung über die jeweiligen Rahmenbedingungen informieren. Zudem ist es sinnvoll, die Geschäftspraktiken vor Ort zu kennen. Ein standardisierter Fragenkatalog für das ERP-Roll-out ist hier nicht zielführend, da er möglicherweise wesentliche Erfolgskriterien unberücksichtigt lässt. proALPHA setzt in diesen Fällen auf offene Workshops, in denen Anwender*innen ihre Hürden offen ansprechen und individuelle Anforderungen definieren können. Erst im Anschluss vervollständigen gezielte Fragen das Bild.
4. IT von Anfang an ins Boot holen
Die technische Zielarchitektur muss bei einem internationalen Einsatz von ERP-Software so früh wie möglich definiert werden. Denn mit ein paar zusätzlichen User-Accounts ist es in der Regel nicht getan. Betrachten Sie das Set-up im Backend als essenziellen Erfolgsfaktor für Ihr Projekt.
In einem möglichen Szenario bauen Sie Ihre Auslandsniederlassungen als zusätzliche Mandanten auf einer bestehenden Datenbank auf. Das spart Lizenzkosten, verringert die Einführungszeit und erleichtert den Datenaustausch – allerdings sind dann alle Länder von einem Datenbankserver abhängig. Um bei Wartungen und lokalen Anforderungen flexibler agieren zu können, bietet sich ein zweites Szenario an: Jeder Standort erhält eine eigene Datenbank, jedoch einhergehend mit zusätzlichen Lizenzkosten und einem höheren Aufwand beim Einspielen von Updates.
5. Standardisierung und ihre Grenzen
Individuelle Anforderungen an Workflows und Datenstrukturen führen im ERP-System schnell zu Abweichungen von der Standardprogrammierung – vor allem in der Unternehmenszentrale. Da die meisten Auslandstöchter jedoch kompakter aufgestellt sind und weniger Spezialwerkzeuge benötigen, ist die Übernahme der kompletten Architektur nur selten zielführend. Die Lösung: Entwickeln Sie ein Set-up mit mehreren Landesgesellschaften und modifizieren Sie den Standard für Ihre Niederlassungen so wenig wie möglich. Anpassungen pro Mandant bzw. Land lassen sich so deutlich einfacher realisieren.
6. Stammdatenmanagement verpflichtend einführen
Das Mastermandantenkonzept ist ein sinnvolles Werkzeug im zentralen Stammdatenmanagement, wenn sich Prozesse an allen Standorten ähneln und die gleichen Daten genutzt werden. Trotz des hohen Aufwands decken Sie damit die Potenziale eines global einheitlichen ERP-Systems auf – und machen sie für Ihr Unternehmen nutzbar. Die Stammdaten werden zentral vorgehalten, gepflegt und können in lokale Mandanten repliziert werden. Dabei ist es jedoch wichtig, zwischen globalen und lokalen Stammdaten zu differenzieren, um regionale und nationale Unterschiede zu berücksichtigen, beispielsweise bei der Parametrisierung landesspezifischer Steuergesetze.
7. Landessprache ist Trumpf
ERP-Systeme sollten sich an die Bedürfnisse der jeweiligen Anwender*innen anpassen lassen – nicht zuletzt bei der Sprachversion. Auch wenn Benutzeroberflächen und Menüs in Englisch häufig internationaler Standard sind, erleichtern Masken in der Landessprache das Arbeiten enorm. Hat Ihr ERP‑Anbieter keine fertige Sprachversion für Ihre Anforderungen parat, sollte er zumindest ein Übersetzungs‑Kit bereitstellen.
8. Ist eine Vor-Ort-Beratung notwendig?
Beratertage vor Ort sind ein enormer Kostenpunkt, wenn es um das Roll-out eines ERP-Systems im Ausland geht. Beschränken Sie diese Termine deshalb auf das Notwendigste. In Abstimmung mit der Projektleitung definieren Sie die Aufgaben, die zwingend am jeweiligen Standort erledigt werden müssen. Landesspezifische Einstellungen an der ERP-Software und andere Arbeiten, die keine Kundenkenntnis erfordern, können dann bequem und kostensparend per Remote Consulting erledigt werden.
Mit diesen 8 Tipps sind Mittelständler auf die gängigsten Hürden gut vorbereitet und können bereits vor dem Wagnis Internationalisierung Ihr ERP-System optimal konfigurieren.
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So profitieren Unternehmen von Prozessoptimierung
Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt das Thema Prozessoptimierung rasch an Bedeutung. Zudem hat die Pandemie eindrucksvoll vor Augen geführt, welche wichtige Rolle nahtlose digitale Prozesse bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes spielen.
Der Industrieanalyst Aberdeen hat für die aktuelle Studie „Prozessoptimierung in der Fertigungsbranche: der Schlüssel zum Erfolg“ fünf wesentliche Entwicklungen herausgearbeitet, die die Prozessoptimierung entscheidend vorantreiben:
- steigendes Innovationstempo bzw. veränderte Geschäftsmodelle (34 Prozent der befragten europäischen Hersteller)
- klare Abgrenzung zu Wettbewerbern (34 Prozent)
- erforderliche Kosteneinsparungen (31 Prozent)
- Notwendigkeit für eine bessere und flexiblere Reaktion auf Geschäftsanforderungen (30 Prozent)
- verändertes Angebot erfordert dynamische Herstellungs- und Einkaufsprozesse (30 Prozent)
Wie kann ein ERP-System bei der Prozessoptimierung helfen?
Moderne ERP-Anbieter unterstützen Unternehmen, die die Wichtigkeit von Prozessoptimierung erkannt haben, auf mehreren Ebenen. Diese lassen sich in drei Kategorien einteilen: technische Maßnahmen, organisatorische Maßnahmen sowie Verfahren und Vorgehensweisen.
Letztere beginnen bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen: Stichwort Process Mining. Diese Methode macht sichtbar, was tagtäglich in den Systemen – und damit im Unternehmen – abläuft und wo sich Lücken in der Prozesslandschaft befinden, die geschlossen gehören.
Eine ERP-Lösung hilft sowohl technisch bei der Integration unterschiedlicher Systeme als auch bei der Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen sowie bei der Steigerung der Datenqualität und Prozessautomatisierung.
Hier wird das Thema künstliche Intelligenz (KI) zunehmend wichtiger. Der Trendstudie „Mehrwerte schaffen für den Mittelstand durch ERP-Software“ von teknowlogy | PAC und proALPHA zufolge sehen 61 Prozent der befragten Unternehmen in KI großes Potenzial, um Prozesse zu verbessern. Die Bandbreite reicht hierbei von der smarten Unterstützung bei der Dateneingabe bis hin zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
Da die Qualität von Prozessen auch sehr stark von den Mitarbeiter*innen selbst abhängig ist, unterstützt eine zukunftsweisende ERP-Software zudem mithilfe integrierter Lerninhalte, die nicht nur die Funktionen und zugrundeliegende Prozesse erläutern, sondern auch Best Practices aufzeigen.
Werden neue Prozesse eingeführt, etwa auf Best-Practice-Basis, helfen entsprechende Modellierungs- und Verwaltungstools. proALPHA arbeitet in diesem Bereich mit der BIC Cloud BPM Suite von GBTEC, die direkt über die ERP-Software genutzt wird. Damit ist sichergestellt, dass die Prozesse in der ERP-Lösung perfekt abgebildet werden.
Beispiele für Prozessoptimierung mit ERP-Unterstützung
Eine zukunftsweisende ERP-Lösung hilft Unternehmen dank eines hohen Funktionsumfanges direkt bei der Optimierung der Prozesslandschaft. Sie ist auch indirekt wirksam, indem sie Technologien wie den „Enterprise Service Bus“ und „Retrofitting“ unterstützt. Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:
Ein typisches Problem gerade in mittelständischen Unternehmen besteht darin, dass die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Personalzeiterfassung (PZE) häufig als voneinander getrennte, nicht vernetzte Systeme abgebildet sind, wodurch identische Datenbestände mehrfach eingepflegt werden müssen. Werden die Betriebs- und Personaldaten dagegen mit einem ERP-System wie proALPHA gekoppelt, stehen die Stammdaten als „single source of truth“ direkt und überall zur Verfügung.
Damit der Einkauf rechtzeitig bestellen kann, braucht er aktuelle Daten aus der Konstruktion. Der Idealfall ist die direkte Integration von ERP- und CAD-System. Dann greift der Einkauf nämlich direkt auf freigegebene Stücklisten sowie Zeichnungen zu und kann rechtzeitig aktiv werden.
Heterogene IT-Landschaften mit unterschiedlichen Technologien und einer Vielzahl an Schnittstellen verursachen einen hohen Wartungsaufwand und verlangsamen Geschäftsprozesse. Um den Informationsfluss zu harmonisieren und zu beschleunigen, setzen immer mehr Unternehmen auf serviceorientierte Architekturen wie einen Enterprise Service Bus (ESB) in Verbindung mit einer modernen ERP-Lösung.
Ältere Maschinen und Anlagen bieten oftmals keine modernen Kommunikationsschnittstellen. Eine einfache Lösung: Mit einem Minirechner wie dem Raspberry Pi, der zwischen Maschine und ERP-Lösung geschaltet wird – Stichwort Retrofitting – können beide Seiten nahtlos miteinander kommunizieren und etwa Produktionsbefehle austauschen.
Wie Prozessoptimierung strategisch unterstützt
Die Autoren der eingangs erwähnten Studie von Aberdeen haben auch herausgearbeitet, welche strategischen Vorteile die erfolgreichsten europäischen Fertigungsunternehmen nach der Prozessoptimierung erzielten. Diese konnten:
- 31 Prozent mehr Neuprodukte einführen, mit denen sie ihre Produktionsziele erreichen,
- ihre Ausfallzeiten im Vergleich zum Vorjahr um das 2,4-Fache reduzieren,
- im Vergleich zum Vorjahr 1,4-mal schneller zu Entscheidungen gelangen,
- mit 37 Prozent ihre Qualitätsziele bereits bei Designfreigabe erreichen sowie,
- ihre Gesamtanlageneffektivität im Vergleich zum Vorjahr um 34 Prozent erhöhen.
Auf den Punkt gebracht: Prozessoptimierung zahlt sich aus – vorausgesetzt, die Maßnahmen umfassen nicht nur die technische, sondern auch die organisatorische Ebene bis hin zum einzelnen User. Eine moderne ERP-Lösung wie proALPHA deckt mit seiner umfangreichen Funktionalität alle Bereiche ab und sorgt unter anderem dafür, dass sich die Geschäftsabläufe unterbrechungsfrei und vollständig digitalisiert in die Prozesslandschaft des Unternehmens einfügen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie reichen von geringeren Kosten und höherer Qualität bis hin zur Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter*innen als eigentliche Erfolgsfaktoren jedes Unternehmens.
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA an 49 Standorten weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von proALPHA und seinen Partnern bilden das digitale Rückgrat der gesamten Wertschöpfungskette von mehr als 7.700 Kunden – Unternehmen aus der industriellen Fertigung, dem Großhandel und weiteren Branchen. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 181 Partnern jeden Kunden in exakt den Bereichen, die für sein Business von zentraler Relevanz sind. Ob Datenanalyse und Künstliche Intelligenz, Beschaffung, Financial Performance Management, Security, Qualitäts-, Produktions- oder Zeitmanagement – die Motivation der mehr als 1.550 Menschen bei proALPHA ist so einfach wie fokussiert: tagtäglich an einer digitalen Lösungsplattform zu arbeiten, die dem Mittelstand den notwendigen Wettbewerbsvorsprung im fortwährenden Transformationsprozess verschafft.
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proALPHA erweitert seine Geschäftsleitung
In ihrer neuen Position ist Marine Gurzadyan auf Geschäftsführungsebene für die Identifizierung und Auswahl von Unternehmen verantwortlich, die das Produktportfolio und die Industriekompetenz der proALPHA Gruppe verstärken. Darüber hinaus leitet sie die Integration des akquirierten Know-hows und verantwortet die Sicherstellung der kontinuierlichen Transformation des Unternehmens. Marine Gurzadyan ist seit Juli 2020 bei proALPHA und hatte diese Aufgaben seither als Bereichsleiterin inne.
Marine Gurzadyan verfügt über langjährige Erfahrung in der strategischen Unternehmens- und Transaktionsberatung. So war sie vor ihrem Eintritt bei proALPHA acht Jahre bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG in Deutschland und Schweden tätig und hat in dieser Zeit bereits proALPHA Projekte begleitet. Zu ihren Aufgabenfeldern bei KPMG zählte die Managementberatung zu Fragen der Unternehmens-, Produkt- und M&A-Strategie sowie Post-Merger Integration und zu Transformationsprogrammen.
„Wir haben die Weichen klar auf Wachstum gestellt: Wir wollen sowohl profitabel organisch wachsen als auch durch Best-of-Breed-Zukäufe unser strategisches Wachstum dynamisieren. Beides sind Bausteine, um unserer Vision einer Innovationsplattform näherzukommen, die Best-of-Breed mit Best-of-Suite gewinnbringend verbindet. Mit Marine Gurzadyan haben wir eine dynamische Person an Bord, die diese Vision vorantreiben wird“, so Eric Verniaut, CEO von proALPHA.
„Unser Ziel ist es, unseren Kunden innovative digitale Lösungen zu bieten, die ihre heutigen und zukünftigen Geschäftsmodelle nahtlos unterstützen. Dabei liefern Kundennähe, Kundenzufriedenheit sowie die besten Talente die Basis für unseren Erfolg“, sagt Marine Gurzadyan.
Seit Anfang 2021 hat proALPHA eine Reihe strategischer Akquisitionen vorgenommen. So wurden mit Böhme & Weihs ein Hersteller von innovativen Software-Lösungen für das Qualitäts- und Fertigungsmanagement und mit curecomp ein Spezialist für Digitalisierung und Automatisation von operativen und strategischen Beschaffungsprozessen übernommen. Im März 2021 beteiligte sich proALPHA am französischen FMEA-Hersteller Skill Software. Kurze Zeit später folgte dann die Akquisition der CP Corporate Planning AG, einem führenden Software-Anbieter für die Unternehmenssteuerung.
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA mit 49 Standorten und 1.550 Mitarbeiter*innen weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von proALPHA und seinen Partnern bilden das digitale Rückgrat der gesamten Wertschöpfungskette von mehr als 7.700 Kunden-Unternehmen aus der industriellen Fertigung, dem Großhandel und weiteren Branchen. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 181 Partnern jeden Kunden in exakt den Bereichen, die für sein Business von zentraler Relevanz sind.
www.proALPHA.com
proALPHA Group GmbH
Auf dem Immel 8
67685 Weilerbach
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So verbessern Unternehmen in 6 Schritten ihre Datenqualität
Eine aktuelle Studie des VDMA belegt: Knapp „84 % der Umfrageteilnehmer schätzen den […] Aufwand zur Eingabe, Suche und Pflege von Daten als hoch ein.“ Im gleichen Atemzug bemängeln 34 % der Befragten fehlende oder qualitativ minderwertige Interessenten- und Kundenstammdaten – vor allem für den Vertrieb eine entscheidende Herausforderung.
Damit rücken die Themen Datenqualität und IT-Lösungen für eine optimierte Datengüte immer mehr in den Fokus. Denn mit einer individuellen Strategie lassen sich einerseits kostspielige Fehler vermeiden, andererseits nimmt das Vertrauen in die eigenen Daten zu. Alles zusammen bildet die ideale Grundlage, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Wie Unternehmen ihren Weg zu mehr Datenqualität gestalten, erklärt proALPHA in 6 Schritten:
1. Erfolgsentscheidende Prozesse herausfiltern
Zunächst sollten Unternehmen verstehen, in welchen Abläufen fehlerhafte oder unvollständige Daten besonders ins Gewicht fallen. Das sind die Bereiche, in denen mit einer höheren Datenqualität der schnellste Mehrwert erzielt werden kann. So können beispielsweise Lieferrisiken durch gepflegte Wiederbeschaffungszeiten, Lieferantenadressen und Konditionen minimiert werden. Auch die korrekte Übernahme von Teiledaten in die einzelnen Arbeitsaufträge kann Kosten und Mehraufwände deutlich reduzieren.
Im Zuge einer ersten Analyse ist zudem zu prüfen, ob alle Abteilungen jederzeit und ortsunabhängig schnellen Zugang zu relevanten Informationen haben.
2. Qualitätskriterien definieren
Je nach Unternehmen und Abteilung können die Kriterien für eine hohe Datenqualität sehr unterschiedlich aussehen. Dabei sollte vor allem nach verschiedenen Arten differenziert werden: Bewegungsdaten stellen beispielsweise andere Anforderungen an die notwendigen Informationen als Stammdaten. Zudem ist es wichtig, zwischen Kunden- und Interessentendaten zu unterscheiden. Hier gilt es sich die Frage zu stellen: Brauche ich von einem potenziellen Kunden bereits beim ersten Kontakt einen umfangreichen Datensatz – oder sind Name und Telefonnummer des Ansprechpartners zunächst ausreichend?
3. Vorhandene Datenpools prüfen
Zur Kontrolle existierender Datensätze ist es wichtig, verschiedene Prüfkriterien heranzuziehen. Zu den offensichtlichen zählen beispielsweise die Vollständigkeit und Richtigkeit. Doch auch weitere Aspekte können in die Bewertung einfließen: Werden zum Beispiel die jeweiligen Archivierungszeiten für Dokumente eingehalten? Und kommt das Unternehmen den Löschpflichten für nicht mehr benötigte Informationen nach?
Eine genaue Analyse und die konsequente Bereinigung der eigenen Datenbanken lässt Unternehmen in erfolgskritischen Prozessen effizienter handeln. Außerdem wird damit die Compliance des Unternehmens gestärkt – nach innen und außen.
4. Dubletten beseitigen
Wenn es um Qualität geht, sind häufig die Daten selbst der entscheidende Schwachpunkt. Denn für automatisierte Prozesse und effiziente Abläufe werden aktuelle, eindeutige und vor allem vollständige Informationen benötigt. Dubletten sind bei der Prüfung ein häufiges Problem. Sie vergrößern unnötig den Datenbestand, verringern die Effizienz und erhöhen das Risiko von Fehlinterpretationen. Deshalb ist es wichtig, sie zu eliminieren und in Zukunft keine neuen mehr anzulegen.
5. Eindeutige Daten erzeugen
Die doppelte Datenhaltung in mehreren voneinander unabhängigen Systemen ist in der Praxis gang und gäbe. Doch das bringt verschiedene Nachteile mit sich: Einerseits bedeutet die manuelle Übertragung in das jeweils andere Programm einen hohen Mehraufwand – andererseits können dadurch Inkonsistenzen und widersprüchliche Datensätze entstehen. Mit modernen Integrationstechniken und professioneller Prüfsoftware (Data Quality Manager) lassen sich solche Fehler gezielt vermeiden.
6. Daten kontinuierlich pflegen und prüfen
Für das Projekt Datenqualität gibt es kein Enddatum. Denn Angebots- und Bestellinformationen müssen ebenso wie Serien- und Chargennummern von Teilen fortwährend gepflegt werden. Nur so ist es möglich, die Informationsqualität langfristig zu verbessern. Dafür stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung: regelmäßige automatisierte Qualitätskontrollen, Plausibilitätsprüfungen, Workflows, Datenbereinigungen und festgelegte Regeln für neu erfasste Daten.
Unternehmen, die diese 6 Schritte umsetzen, sind auf dem besten Weg zu mehr Datenqualität. Eine Checkliste, mit der Unternehmen herausfinden können, wo sie in puncto Datenqualität stehen und wie sie diese verbessern können, finden Sie hier.
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA mit 49 Standorten und 1.550 Mitarbeiter*innen weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von proALPHA und seinen Partnern bilden das digitale Rückgrat der gesamten Wertschöpfungskette von mehr als 7.700 Kunden – Unternehmen aus der industriellen Fertigung, dem Großhandel und weiteren Branchen. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 181 Partnern jeden Kunden in exakt den Bereichen, die für sein Business von zentraler Relevanz sind.
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Kostentreiber bei der ERP-Einführung: Vorsicht Falle!
Bei der Wahl eines ERP-Anbieters spielen die Kosten eine wesentliche Rolle – sowohl in der Projektphase als auch für den laufenden Betrieb. Denn hier lauern einige Kostenfallen – und das hat oft gar nicht so viel mit der Funktionalität an sich zu tun. Der Software-Hersteller proALPHA hat einige „Klassiker“ gesammelt und erklärt, wie sie sich umgehen lassen.
Projektmanagement: Prototyp schlägt Wasserfall
Schon die Projektmethodik hat ihre Tücken. Beim klassischen Wasserfall-Projektansatz aus Anforderungsdefinition, Entwurf und Implementierung bekommen User erst relativ spät das von ihnen am grünen Tisch spezifizierte System live zu sehen. Nicht selten heißt es dann: Oh, da haben wir etwas vergessen. Oder: So haben wir uns das nicht vorgestellt! Statt langer Konzeptionsphasen sollten Unternehmen daher auf das viel schnellere Prototypen-Verfahren setzen. So sehen die Anwender*innen schon früh, wie ihre zukünftige Arbeitsumgebung aussehen wird. Fehler lassen sich früher aufspüren, Änderungswünsche schneller berücksichtigen – mit positivem Effekt auf das Projektbudget.
Prozesse: auf Integrität achten
Auf Neudeutsch nennt man das heute „end-to-end“: Gemeint sind idealtypische Abläufe, die von Anfang bis Ende bereits durchdacht und anhand von Prozess Templates vorgezeichnet sind. So fokussiert sich das Projektteam auf das Wesentliche, nämlich die Abweichungen vom Standard. Die Implementierung kommt dadurch schneller voran. Im Idealfall stellt der ERP-Anbieter auch schon für jeden Prozess durchgängig digitale Lösungen bereit, so dass keine weitere Software nötig ist. Das spart auch Lizenzkosten für Drittsoftware.
Anpassungen: Flexibel bleiben ohne die Software zu verbiegen
Differenzierung ist eine der großen Stärken des deutschen Mittelstands. In Sachen ERP bedeutete das früher zwangsläufig: Customizing. Die umfangreichen Anpassungen schlugen nicht nur im Projektbudget zu Buche. Sie machten auch Wartung und das Upgrade auf spätere Versionen teuer. Heute führt der Weg zum maßgeschneiderten System nicht mehr durch das lange, tiefe Tal des Customizing. ERP-Systeme, die schon im Standard viele branchenspezifische Extras mitbringen und zudem umfassende Konfigurationsmöglichkeiten bieten, machen Sonderprogrammierungen weitgehend überflüssig. Deshalb ist ein Anbieter, der sich auf einige Kernbranchen fokussiert und diese Funktionalität richtig gut abdeckt, besser als ein Softwarehersteller, der alles so ein bisschen kann. Hier schlägt ganz klar der Spezialist den Generalisten.
Integration: einen Bus nutzen
Es beginnt ganz harmlos mit dem Satz: Diese Software binden wir einfach an, da programmieren wir schnell eine Schnittstelle. Die bitteren Konsequenzen dieses Vorgehens zeigen sich oft erst Jahre später: Niemand kennt sich mehr mit den vielen Sonderlocken aus. Änderungen werden zum russischen Roulette. Spätestens wenn es darum geht, mehrere Systeme, IoT-Geräte oder Anwendungen ans ERP-System anzudocken, lohnt sich eine Middleware mit einem Enterprise Service Bus. Einmal aufgesetzt, lassen sich weitere Systeme schneller und einfacher anbinden. Die so standardisierten Schnittstellen reduzieren nicht nur die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern. Weil der Automatisierungsgrad steigt, sinken zudem die Prozesskosten.
Internationale Unterschiede: Aufwand nicht unterschätzen
Überspannen Prozesse mehrere Geschäftsbereiche, Länder oder Tochterunternehmen wird es schnell knifflig. Unterschiedliche Vorschriften und Währungen machen Intercompany-Prozesse zu einer besonderen Herausforderung. Das kann zu hohen Anpassungskosten führen – oder einem Wildwuchs unterschiedlicher ERP-Systeme je Land. Diese schmerzliche Erfahrung lässt sich vermeiden, wenn Mittelständler bereits bei der Ausschreibung darauf achten, dass die ERP-Software die nötigen Landesversionen mitbringt.
Erweiterungen: mit Modulen wachsen
Das Gros der ERP-Verantwortlichen verbindet monolithische Warenwirtschaftssysteme vor allem mit einem Wort: teuer. Modulare Systeme bieten dagegen den großen Vorteil, dass nur für die genutzte Funktionalität Kosten anfallen. Und dennoch dürfen sich die Unternehmen sicher sein: Der Hersteller investiert in die Entwicklung des Gesamtsystems. Wollen sie später weitere Module ergänzen, steht ihnen eine Software auf dem letzten Stand zur Verfügung.
Konfigurationsmöglichkeiten: möglichst viel selber machen
Low Code, besser noch No Code sind die Buzzwords der Stunde. Formulare designen, Auswertungen individualisieren, Intercompany-Prozesse einrichten, Stammdaten replizieren – all das ist heute mit wenig bis gar keinem Entwicklungsaufwand machbar. Umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten sei Dank. Natürlich ist Do it yourself nicht jedermanns Geschmack, viele übergeben diese Arbeiten lieber einem Consultant. Aber wer selbst Hand anlegen will, sollte es können.
Beraterleistung: Vor-Ort-Zeiten reduzieren
Früher musste für jede Kleinigkeit, jede Anpassung ein Berater oder eine Beraterin vor Ort kommen. Hatte der ERP-Hersteller gerade einen Personalengpass, konnte das schon mal Tage oder Wochen dauern. Heute lässt sich via Remote-Zugriff bereits einiges aus der Distanz übernehmen. Das spart Reisekosten. proALPHA hat sich zusätzlich etwas Neues einfallen lassen: Remote Consulting. Statt auf den Beraterbesuch vor Ort zu warten, erhalten Anwender*innen schnelle und professionelle Hilfe zu Fragen und Aufgaben ihres Tagesgeschäfts – sei es in Form von fest definierten Paketen oder individueller Unterstützung.
Ein ERP-Projekt ist für jeden Mittelständler ein Investment. Es darf aber nicht zum Budgetgrab werden. Wenn es gelingt, typische Kostentreiber zu umgehen, ist schon viel gewonnen.
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA mit 49 Standorten und 1.550 Mitarbeiter*innen weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von proALPHA und seinen Partnern bilden das digitale Rückgrat der gesamten Wertschöpfungskette von mehr als 7.700 Kunden – Unternehmen aus der industriellen Fertigung, dem Großhandel und weiteren Branchen. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 181 Partnern jeden Kunden in exakt den Bereichen, die für sein Business von zentraler Relevanz sind.
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proALPHA erweitert sein Portfolio um Corporate Planning
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg bietet seit mehr als 30 Jahren anwenderfreundliche und flexible Software für operatives Controlling, integrierte Finanz- und Erfolgsplanung sowie Konsolidierung. Mehr als 1.600 aktive Kunden verschiedenster Größen und Branchen vertrauen auf den innovativen Ansatz für flexible Planung, moderne Analysen und individuelles Reporting, darunter namhafte Unternehmen wie Hellmann Worldwide Logistics, die Privatmolkerei Bauer, Julius Meinl, die Deutsche Flugsicherung und MLP.
„Wir freuen uns, mit Corporate Planning ein Unternehmen für unser Portfolio zu gewinnen, das unseren Weg zur Innovationsplattform klar unterstreicht“, kommentiert Eric Verniaut, CEO der proALPHA Unternehmensgruppe, die Akquisition. „Damit zahlt die Übernahme direkt auf unsere Unternehmensstrategie ein, die „Best of Breed“ mit „Best of Suite“ gewinnbringend verbindet und Kunden den notwendigen Wettbewerbsvorsprung im fortwährenden Transformationsprozess verschafft.“
Eine Verbindung mit Wachstumspotenzial
Die Effizienz der Planungsprozesse durch schnelles Forecasting sowie Szenarioberechnungen und eine integrierte, belastbare Berichterstattung stellt in der heutigen Zeit ein wichtiges Rückgrat für mittelständische Unternehmen dar, die sich robust und dynamisch aufstellen müssen. Die Integration der Produkte von Corporate Planning stellt proALPHA Kunden künftig eine hochprofessionelle Lösung für die Unternehmensplanung mit vielfältigen Funktionalitäten für multidimensionale Analysen und individuelles Enterprise Reporting inklusive der International Business Communication Standards (IBCS®) zur Verfügung. In Verbindung mit der fortgeschrittenen Cloud-Transformation wird proALPHA ERP-Software damit zur integrierten All-in-One Plattform für alle Prozesse und Tätigkeiten rund um die gesamte Wertschöpfungskette.
„Ich sehe für Corporate Planning in Verbindung mit proALPHA starke Wachstumspotentiale. Die Synergien reichen von der nahtlosen Integration der Softwareprodukte über gezielte Innovationspartnerschaften bis hin zu Chancen bei der Internationalisierung“, betont Matthias Kläsener, CEO der CP Corporate Planning AG, und freut sich mit dem bestehenden Management-Team auf die künftige Zusammenarbeit. Kläsener ist für proALPHA kein Unbekannter. Er leitete dort von 2011-2017 als COO unter anderem die Consulting-Unit und das Bestandskundengeschäft und ist mit proALPHA und dem Marktumfeld daher bestens vertraut.
Corporate Planning bleibt als Unternehmen und Marke erhalten und als proALPHA Gruppenunternehmen in seinen Zielmärkten eigenständig aktiv. Das Unternehmen wird weiterhin die Funktionalitäten verschiedener ERP-Systeme ergänzen und sich auf die Nutzung mit unterschiedlichen Systemen ausrichten. Auch im Management der CP Corporate Planning AG ändert sich durch die Transaktion nichts: „Wir freuen uns, dass die erfahrene und erfolgreiche Geschäftsführung die weitere Entwicklung begleiten und unterstützen wird“, so Verniaut. „Damit tragen sie zur weiteren Stärkung des Managements der gesamten proALPHA Gruppe bei.“
Über die CP Corporate Planning AG
Corporate Planning bietet seit mehr als 30 Jahren anwenderfreundliche und flexible Software für die Unternehmenssteuerung im Mittelstand. Die Lösungen für die operative Planung, integrierte Finanz- und Erfolgsplanung sowie Konsolidierung (zertifiziert nach IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und IDW RS FAIT 4) sind vielfach prämiert und laufen auf einer technologischen Plattform. Dem innovativen Self-Service-Ansatz für flexible Planung, moderne Analysen und individuelles Reporting nach den International Business Communication Standards (IBCS®) vertrauen weltweit Unternehmen aus mehr als 45 Ländern. 2017 realisierte Corporate Planning gemeinsam mit dem Eigenkapitalpartner HANNOVER Finanz erfolgreich die Nachfolgeregelung und die Transformation in ein managementgeführtes Unternehmen. Neben dem Hauptsitz in Hamburg ist die CP Corporate Planning AG an neun weiteren Standorten in Deutschland, Schweiz, Österreich, England und den Niederlanden vertreten.
www.corporate-planning.com
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA an 41 Standorten weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von proALPHA und seinen Partnern bilden das digitale Rückgrat der gesamten Wertschöpfungskette von mehr als 6.000 Kunden – Unternehmen aus der industriellen Fertigung, dem Großhandel und weiteren Branchen. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 127 Partnern jeden Kunden in exakt den Bereichen, die für sein Business von zentraler Relevanz sind. Ob Datenanalyse und Künstliche Intelligenz, Beschaffung, Security, Qualitäts-, Produktions- oder Zeitmanagement – die Motivation der mehr als 1.400 Menschen bei proALPHA ist so einfach wie fokussiert: tagtäglich an einer digitalen Lösungsplattform zu arbeiten, die dem Mittelstand den notwendigen Wettbewerbsvorsprung im fortwährenden Transformationsprozess verschafft.
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Process Mining: Diese 6 Punkte gilt es zu beachten
Beim Process Mining werten Unternehmen die Log-Dateien derjenigen betrieblichen Anwendungen aus, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind. Das so erstellte Prozessmodell dient dabei nicht nur der Dokumentation. Eine fachkundige Analyse der Ist-Abläufe enthüllt auch jede Menge Verbesserungspotenzial. Der Weg dorthin präsentiert sich allerdings mit einigen Hürden:
Daten verfügbar und vergleichbar machen
Wer mit dem Process Mining beginnt, muss zunächst sicherstellen, dass Log-Dateien zugänglich sind und immer einwandfrei ausgegeben werden. Außerdem müssen alle erforderlichen Felder Daten enthalten. Hinzu kommt: Zeitangaben in Minuten und Stunden, Temperaturwerte in Grad Celsius und Fahrenheit, Bestellprozesse in Euro, US- und australischen Dollar machen eine direkte Verarbeitung schwierig und fehleranfällig. Vor einer Auswertung steht also meist eine Harmonisierung der Daten an.
Lückenlose Digitalisierung
Process Mining deckt mögliche Schwachstellen und Engpässe auf. Damit dies gelingt, braucht es durchgängige Daten. Das bedeutet: Die zu analysierenden Prozesse dürfen keine manuellen Arbeitsschritte enthalten. Wenn Mitarbeiter ein Halbfertigprodukt von einer Arbeitsstation zur nächsten transportieren, lässt sich dies nicht ohne Weiteres durch Software analysieren. Die Prozesse sollten außerdem möglichst ganzheitlich angegangen werden. Denn: Beschleunigung an einer Stelle kann andernorts zu einem Rückstau bis hin zur Überforderung führen – mit dem Risiko, dass der Gesamtprozess sogar langsamer läuft als zuvor. Dies kann in der Intralogistik durch die Beschleunigung eines Produktionsschrittes ebenso passieren wie durch die Digitalisierung der Poststelle, wenn die nachgeordneten Stellen Eingangsrechnungen immer noch manuell freigeben müssen.
Qualität der Auswertungen sicherstellen
Wer versehentlich nur einen Teil der Daten betrachtet, läuft Gefahr, falsche Rückschlüsse zu ziehen. Werden zum Beispiel für Bestellprozesse im E-Commerce nur jüngere User der Jahrgänge 1990 und später untersucht, sieht das Ergebnis eventuell ganz anders aus als bei über 65-Jährigen. Um richtige Entscheidungen zu treffen, ist die Auswahl und die Menge der zu analysierenden Daten daher entscheidend.
Mitarbeiter und Betriebsrat einbinden
Die Ergebnisse aus dem Process Mining können auch die Leistung einzelner Mitarbeiter sichtbar machen. Das ist nicht immer gewünscht. Um dies zu verhindern, lassen sich Daten beispielsweise pseudonymisieren. Eine sinnvolle Bewertung erfordert sowieso einen weiteren Blickwinkel. Denn technische Metriken sagen noch lange nichts über die echte Performance aus. Wenn Mitarbeiter A für eine Aufgabe länger benötigt als Mitarbeiter B, kann das ganz unterschiedliche Gründe haben – zum Beispiel, weil er Kollegen regelmäßig zur Hand geht. Die zentrale Frage des Process Mining lautet daher nicht „Wer macht Fehler?“, sondern „Warum macht jemand Fehler?“. Das wissen die Mitarbeiter in der Regel am besten. Konstruktive Lösungen lassen sich daher am schnellsten gemeinsam mit den Arbeitnehmern und dem Betriebsrat finden.
Vorsicht vor Perfektionismus
Ebenfalls sollten Unternehmen bedenken, dass ein Prozess niemals perfekt sein wird. Mit einer gesunden Portion Pragmatismus lassen sich bereits die wesentlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf erfüllen. Wer dagegen versucht, auch die kleinste Ausnahme abzubilden, verschwendet viel Geld und Zeit ohne wesentlichen Mehrwert. Augenmaß ist auch bei der Wahl der KPIs hilfreich. Meist reicht eine gute Handvoll an Messgrößen, um die eigene Effizienz nachzuverfolgen.
Auf Kontinuität setzen
Unternehmensumfeld und Kundenanforderungen sind heute dynamischer denn je. Das fordert viel Flexibilität – auch in den Prozessen. Es lohnt sich, einen Ablauf in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und nachzujustieren. Ein einmaliges Process Mining ist daher nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer langfristigen Effizienzsteigerung.
Im Gegensatz zur herkömmlichen Modellierung von Arbeitsschritten hilft Process Mining, verborgenes und implizites Prozesswissen aufzudecken und greifbar zu machen. So lassen sich nicht nur bestehende, bekannte Abläufe überprüfen, bewerten und verbessern. Richtig aufgesetzt, kommen auch unbekannte Prozesse ans Licht. Ein wesentlicher Schritt, um die Effizienz nachhaltig zu steigern.
Seit rund drei Jahrzehnten ist proALPHA an 41 Standorten und 1.400 Mitarbeitern weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Bei mehr als 6.000 Kunden weltweit – aus der Fertigungsindustrie, dem Handel und weiteren Branchen – bilden die leistungsstarken ERP-Kern- und -Zusatzlösungen von proALPHA und seinen Partnern das digitale Rückgrat ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Dabei sorgt proALPHA für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse. In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Software-Lösungen der proALPHA Gruppe mit ihren 127 Partnern Kunden in exakt den Bereichen, die für ihr Business von zentraler Relevanz sind.
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Auf dem Immel 8
67685 Weilerbach
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Telefax: +49 (6374) 800-199
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