Hat der QR-Code in der Schüttgut Industrie ausgedient?
Zwischenzeitlich hat sich diese Technologie mehr als weiterentwickelt. Auch im Hinblick auf den demografischen Wandel, welcher sich auch auf die Schüttgut- und Veredelungsindustrie auswirkt, sind kontinuierliche Fortschritte unumgänglich. Insbesondere in den Bereichen stationäre Waagen, Verladung, Produktion, Verwaltung, Disposition und Logistik lassen sich Positionen schwer besetzen und verursachen immer mehr Kosten.
Die nachhaltige Lösung liegt in Automatisierung und gezielter Qualifizierung. Durch Automatisierungstechnologien und intelligente Vernetzung werden Geschäftsabläufe effizienter, Fehler reduziert und die Produktivität gesteigert. Gleichzeitig ermöglicht sie die Qualifizierung verbleibender Mitarbeiter für anspruchsvollere Aufgaben.
Hochintegrierte Softwarelösungen können bereits heute problemlos die Anforderungen der Automatisierung erfüllen, indem sie maßgeschneiderte Komponenten nutzen. Sie ermöglichen die Übernahme von Fremdlieferscheinen, sowie die Archivierung sämtlicher Dokumente im Eingangs- und Ausgangsbereich des operativen Geschäftsbereichs. Diese Dokumente werden für Kunden über geschützte Datenplattformen zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus können Ausgangsbelege vollständig elektronisch als Daten- und Belegsatz übergeben werden, wie beispielsweise im Falle von X-Rechnungen.
Zusätzlich können Eingangsbereiche wie die zentrale stationäre Waage in datentechnischer Verbindung mit Radlader- oder Silobeladung vollständig in den Datenfluss integriert werden, einschließlich Disposition, Fahrzeugen und Baustellen. Der sogenannte Einblatt- Lieferschein gehört nun der Vergangenheit an. Fahrzeugführer melden sich nach Arbeitsbeginn direkt über ihre KFZ-Nummer auf ihren Mobilgeräten an, werden sofort in der zuständigen Disposition erfasst und bekommen die Aufträge auf ihren Displays angezeigt. Das Lieferwerk erhält zu diesem Zeitpunkt bereits Informationen über das Fahrzeug und gewährt eine freie Einfahrt am zentralen Werkseingang. Die Radlader des Werks erhalten ebenfalls die entsprechende Bestellung auf ihren Konsolen und können den Beladungsauftrag übernehmen.
Nach Ausfahrt aus dem Werk, bekommt nun der Bauleiter auf der zu Baustelle die Anlieferung des Materials in seiner Bauleiter App angezeigt. Das Fahrzeug ist noch nicht auf der Baustelle, da ist der Lieferschein bereits archiviert, bepreist und in der Kundenplattform abrufbar. Nun steht er täglich, wöchentlich, monatlich dem Rechnungsausgang, natürlich als X-Rechnung, zur Verfügung. Statistiken werden je nach Einstellung termingerecht durch das Datawarehouse erstellt und den jeweiligen Personen zur Verfügung gestellt.
Nun stellt sich die Frage: Hat der QR-Code ausgedient? Zugegeben, im Zuge von Reparaturen, Ersatzteilbesorgung- und Einbau in den jeweiligen Kostenstellen der Produktionsanlage wird er wohl noch lange Zeit nützlich sein. Doch er sollte keinesfalls zum Hindernis für eine durchgängige Prozessautomatisierung werden.
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Digitalisierung und Nachhaltigkeit als Zuschlagskriterien bei Ausschreibungen
Entwickelt von der PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG, hat sich die WDV im Laufe der Jahre an die veränderten Anforderungen der Branchenbereiche Sand- und Kies, Steine und Erden, Asphalt, Transportbeton und Baustoffrecycling angepasst. Dies beinhaltet die Integration von Funktionen, welche die Einhaltung der Ersatzbaustoffverordnung erleichtern und die Nachhaltigkeitsbemühungen von Unternehmen unterstützen. Die Software bietet umfassende Lösungen für die Dokumentation und Verwaltung von Prozessen in der Baustoffrecyclingbranche.
Eine neue Hessische Initiative für Baustoffrecycling, unterstützt von Umwelt-, Wirtschafts- und Finanzministerien, unterstreicht die Wichtigkeit dieser Entwicklungen. Die Ausschreibung unter Berücksichtigung des Einsatzes von RC-Baustoffen als Zuschlagskriterium erfolgt im Bereich des Straßenbaus zunächst im Rahmen von Pilotprojekten. Durch die Förderung des Einsatzes von Recyclingmaterial in öffentlichen Bauprojekten wird der Fokus auf umweltfreundliche Praktiken und die Notwendigkeit einer effizienten Ressourcenverwaltung gelenkt. Die WDV2024 TEAM unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen.
In einem Markt, in dem der Nachweis von Nachhaltigkeit und digitaler Kompetenz immer wichtiger wird, bietet diese Software insofern einen entscheidenden Vorteil, als sie gewährleistet, dass alle relevanten Daten und Prozesse digital erfasst, verwaltet und bei Bedarf leicht abrufbar sind. So können Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend digitalisierten und nachhaltigkeitsorientierten Markt stärken.
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Mauterhöhungen in Deutschland: Herausforderungen und Chancen für die Schüttgut- und Veredelungsindustrie
Die Erhöhungen, die ab Dezember 2023 in Kraft treten und für das Jahr 2024 weitere Steigerungen vorsehen, führt zu einer signifikanten Mehrbelastung für Unternehmen, die sich in dieser Industrie bewegen. Die Anpassung an diese Kosten, ohne diese direkt an den Endkunden weiterzugeben, ist eine der größten Herausforderungen.
In diesem Zusammenhang wird diskutiert, wie technologische Lösungen, wie zum Beispiel spezialisierte Branchensoftware, zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung beitragen können. Programme wie WDV2024 TEAM könnten durch die Optimierung von Fahrzeugauslastung und Tourenplanung eine Rolle spielen, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die Kosten pro Lieferung zu senken. Dies würde bedeuten, dass trotz steigender Mautgebühren die Preise für Kunden stabil bleiben.
Die Software kann dabei helfen, das Gleichgewicht zwischen der Notwendigkeit, wettbewerbsfähige Preise zu bieten, und dem wirtschaftlichen Druck, der durch die erhöhten Betriebskosten entsteht, zu halten. Eine bessere Ausnutzung der Ladekapazitäten und eine effizientere Routenplanung unterstützen dabei, mehr Aufträge pro Tag zu realisieren und somit die Mautkosten besser zu verteilen.
Die Frage, die sich die Branche stellt, ist, wie weit die Wirtschaftlichkeit zurückgeht, bevor Unternehmen an den Punkt kommen, an dem Investitionen nicht mehr tragbar sind. Die Investition in intelligente Softwarelösungen könnte eine Antwort auf dieses Dilemma bieten und Firmen in die Lage versetzen, trotz steigender externer Kosten wettbewerbsfähig zu bleiben.
Unternehmen, die diese Technologien frühzeitig adaptieren und effektiv nutzen, sind in der Lage, einen entscheidenden Vorteil zu erlangen. Diejenigen hingegen, die sich gegen solche Investitionen entscheiden, dürften sich mit höheren Preisen auf dem Markt wiederfinden und dadurch im Wettbewerb ins Hintertreffen geraten.
Angesichts der Mauterhöhungen steht die Schüttgut- und Veredelungsindustrie vor der Herausforderung, innovative Ansätze zu nutzen, um betriebswirtschaftliche Stabilität zu gewährleisten und ihre Marktstellung zu sichern. Branchensoftware könnte dabei ein Schlüsselelement sein, um auf diese neuen wirtschaftlichen Bedingungen zu reagieren.
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Anwendertage zu Prozessdigitalisierung und Automatisierung auch für 2024 geplant
Im vergangenen Jahr zog das Event etwa 30 Unternehmensvertreter an, die sich auf eine Mischung aus Fachvorträgen und Werksbesichtigungen freuten. Die Themen reichten von der Automatisierung von Radladern über Prozessdigitalisierung im Betonbereich bis hin zum Controlling in Rohstoffwerken. Die Teilnehmenden profitierten von praxisnahen Einblicken. Anwender der PRAXIS Softwarelösungen bekamen die Möglichkeit, mit anderen Nutzern der WDV-Software zu interagieren, was frische Perspektiven in die Branche brachte.
Für 2024 ist ein ähnliches Konzept geplant. Am 16. und 17 April findet eine Fachtagung mit Workshop statt, wo Automatisierung und Digitalisierung an konkreten Beispielen demonstriert werden. Die neuste Version des Branchen- ERP WDV2024 TEAM mit integrierter KI wird Gegenstand interessanter Diskussionen sein. Eine Werksexkursion ermöglicht es den Teilnehmenden, Softwarelösungen im echten Betriebsalltag zu erleben. Die Veranstaltung zielt darauf ab, eine Plattform für Lernen und Austausch zu bieten und gleichzeitig konkrete digitale Lösungen zu präsentieren, die Unternehmen in der Baustoffbranche unterstützen können.
Die Anwendertage 2023 zeigten, dass solche Events eine wertvolle Gelegenheit für Branchenkenner bieten, sich über die neuesten Entwicklungen in der Prozessdigitalisierung zu informieren und auszutauschen. Dieser Erfolg wird zweifellos auch 2024 fortgesetzt werden.
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Gegen den Strom- Investitionen in Prozessoptimierung als Wachstumsfaktor
Experten diskutieren, ob die aktuellen Entwicklungen eine tatsächliche Verschlechterung darstellen oder eher eine Normalisierung nach zuvor besonders hohen Auftragszahlen. In diesem Kontext wird auch der Umbau der Energieproduktion beleuchtet, insbesondere der geplante Ausbau der Windenergie. Geplant ist, in den kommenden Jahren 2% der Fläche eines Bundeslandes mit Windkraftanlagen zu bebauen, zusätzlich zu den Offshore-Anlagen und dem Rückbau veralteter Anlagen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Ausbau und die Modernisierung der Infrastruktur im Bereich Schienen- und Straßenverkehr, sowohl auf regionaler als auch auf nationaler Ebene. Dabei wird auch der Personalmangel in der Branche thematisiert und über neue Ansätze in der Personalgewinnung und Ausbildung nachgedacht.
In diesem Umfeld wird die Bedeutung von Investitionen in Prozessoptimierungen und technologische Entwicklungen hervorgehoben. Die Verbesserung von Lieferketten in der Beton- und Asphaltproduktion sowie der Einsatz technologischer Innovationen für einen effizienteren Daten- und Kommunikationsaustausch zwischen den beteiligten Partnern spielen dabei eine zentrale Rolle.
In diesem Zusammenhang hat die PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG das Produkt WDV2024 TEAM entwickelt, das speziell auf die Bedürfnisse und Herausforderungen der Schüttgut- und Veredelungsbranche abgestimmt ist. Dieses Branchen ERP ermöglicht umfassende Prozessoptimierungen und trägt dadurch zu effizienteren Arbeitsabläufen und einer verbesserten Koordination bei.
Die Einführung solcher spezialisierter Softwarelösungen ist Teil einer strategischen Vorgehensweise, die darauf abzielt, die Industrie für zukünftige Herausforderungen besser aufzustellen. Branchenkenner betonen, dass solche Investitionen nicht nur kurzfristige Effekte haben, sondern entscheidend für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit und das erfolgreiche Navigieren in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sind. Mit der zunehmenden Bedeutung von schneller Anpassungsfähigkeit und technologischem Fortschritt könnten innovative Ansätze wie die WDV2024 TEAM der Schlüssel zu Wachstum und nachhaltigem Erfolg in der Branche sein.
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Online- Informationsveranstaltung „Happy Backup Tag“ geplant
Dies betrifft natürlich auch Unternehmen der Schüttgut- und Veredelungsbranche. Deren Softwareanbieter sind ebenfalls gefragt, sich Gedanken um die Datensicherheit ihrer Geschäftspartner zu machen. So sieht sich auch die PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG in der Pflicht, Anwender ihrer IT- Lösungen beratend sowie praktisch zur Seite zu stehen. Aus diesem Grund ist für den 21. November 2023 eine Onlineveranstaltung „Happy Backup Tag“ geplant. Dort können sich Unternehmen, welche entweder die Branchensoftware WDV20xx TEAM bereits im Einsatz haben, oder dies in Erwägung ziehen, über Möglichkeiten der Datensicherung, des Hostings und Backups auf PRAXIS- Servern informieren.
Anmeldungen werden unter www.praxis-edv.de entgegengenommen.
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Update Mai 2023: Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht!
Die PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG hat für die Branche schon vor Jahren die im Referentenentwurf beschriebenen Software- Lösungen entwickelt. Diese sind beim Kunden praxiserprobt und im Routineeinsatz. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt mit automatisierter Übermittlung ins Branchen- ERP. In einem firmApp werden alle Daten aus der Zeiterfassung zusammengebracht und kumuliert, so dass eine vollständige Übersicht der vom Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden entsteht, aus der sich die zu zahlenden Löhne ergeben.
Die PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG wurde 1989 in Baden-Württemberg gegründet. Seit 1997 richtet sich der Fokus zunehmend auf die Branchensoftware WDV20xx und damit die Geschäftsprozessintegration von der Ausschreibung bis zur Kostenrechnung und Betriebsdatenerfassung und Terminal-Verwiegung für Zulieferbetriebe und Schüttgutunternehmen im Tief- und Straßenbau. Dazu kommt seit 2011 die IT-Automation und Managed Services von IT-Infrastrukturen für die Anwender der Software. Im Jahre 2012 ist der PxDigiStift© als ergänzendes Erfassungsinstrument eine Bereicherung für alle EDV-Anwender – dies völlig branchenneutral und bereichsübergreifend. Im Jahre 2013 wurde die softwaregestützte Baustellenlogistik mit BaustellenApp und LeanManagement entwickelt. Bau-Unternehmen im Asphalteinbau und Zulieferwerke werden erstmalig datenseitig vollkommen automatisiert vernetzt. Dadurch ist die PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG das erste deutsche Unternehmen, das diese zukunftsorientierte Vision verfolgt. Wichtig ist hierbei die Schließung von immer größer werdenden Bedarfslücken: IT-Prozess-Automation in zunehmend in homogenen und komplexen IT-Infrastrukturen bei mittelständischen Unternehmen zu einem bezahlbaren Preis. Das 25-köpfige Team ist der Schlüssel zum Erfolg und immer neuen Innovationen in den Branchen der Kies-, Sand-, Steine-, Erden-, Asphalt-, Transportbeton- und Baustoff-Recycling-Unternehmen und deren Werken, sowie den Bau-Unternehmen im Tief- und Straßenbau. Die Vernetzung der PRAXIS Software AG selbst mit den Branchenverbänden und Institutionen sichert das frühestmögliche Integrieren von Vorschriften und spezifischen Parametern in die Branchen-Anwendungen – und damit hohe Investitionssicherheit für die Kunden.
Mit über 3.500 Anwendern in Deutschland, Österreich und der Schweiz gehört in der Branchensoftware-Entwicklung WDV20xx für die Schütt-, Veredelungs- und Baustoff- Industrie zu den Marktführern. Durch die gesellschaftliche Integration in der BSM Business Software für den Mittelstand eG erweitert das Systemhaus elementar mit über 200 Fachkräften in den unterschiedlichsten Spezialbereichen die Kompetenz bundesweit.
Im November 2013 folgt die Gründung der PRAXIS Branchen-Software Schweiz GmbH für die Schweiz und Österreich mit eigenem Vertrieb und Kundensupport. Im April 2014 wurde mit PRAXIS Bayern in München das Vertriebs- und Servicekonzept für Bayern und Österreich ausgebaut.
Beleg, gern auch als PDF, erbeten.
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Sind die Leistungsdaten Ihres Unternehmens wirklich sicher?
Die Vorteile liegen auf der Hand. Kosteneffizienz und schnelle Automatisierung sind nur einige davon. Jedoch muss man sich bei diesem System durchaus über die Nachteile im Klaren sein, wenn Maschinenhersteller und Anbieter über diesen Weg Leistungsdaten wie Auslieferungsmengen einem angeschlossenen Kunden-ERP-System übergeben.
Das Problem liegt darin, dass eine zentrale Datenspeicherung verschiedenster Unternehmen in einem so geschaffenen Datenumfeld nicht sicher ist. Sensible Daten liegen außerhalb des hauseigenen Zugriffs und EDV-Schutzmechanismus. Neben gewissen Risiken einer ungewollten Fremdnutzung kommt dazu eine erhöhte Angriffsmöglichkeit durch Dritte, die wirklich keinen Zugriff haben sollten.
Warum sollte Datenschutz heute in jedem Unternehmen an oberster Stelle stehen? Nur wenige Abläufe können sich gefährlicher auf die Geschäftsentwicklung auswirken, als wenn Daten der Maschinenleistung, der Werke, der Lieferscheine und Mengen der ausgelieferten Artikel fremden Zugriffen ausgesetzt wären.
Natürlich ist das Verhältnis zu Geräteherstellern eine Vertrauenssache, schließlich besteht oft eine jahrelange Geschäftsverbindung. Eine Alternative zu deren Cloud-Plattformen sind neutrale Rechenzentren. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass bei Anbietern von letztgenannten Cloudanwendungen in der Regel kein Interesse daran besteht, Maschinendaten unterschiedlichster Hersteller und Lieferanten für sich zu nutzen, um Entwicklungen zu dokumentieren.
Wie sieht es bei diesen ERP-Herstellern von Unternehmenslösungen aus? Die meisten bieten heute eine Integration der unterschiedlichsten Maschinen und Gerätehersteller direkt an der zu erfassenden Datenquelle. Dies hat den Vorteil, dass keine fremde Anwendung mit Zwischendatenspeicher genutzt werden muss, um die Daten weiter zu leiten und an das ERP-System zu übergeben. Der Datentransfer findet direkt im eigenen Unternehmens-Intranet statt und nicht in einer offenen WEB-Umgebung. Im Intranet können die Daten sicher gespeichert, weiterverarbeitet und durch Rechte entsprechend geschützt werden. Die dafür notwendigen Einrichtungen erfolgen vom Systemlieferant, bzw. Betreuer des IT- Systems direkt im eigenen Intranet und bleiben somit im internen Datenzugriff des eigenen Unternehmens.
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Anwendertage mit Theorie und Praxis
Das Firmenevent bestand aus zwei Bausteinen – einer Fachtagung und einer Exkursion mit zwei Werksbesichtigungen. Am ersten Tag wurden theoretische Grundlagen erläutert, die auch als Basis für die Werksbesuche am Folgetag dienten. So wurde auf die Integration von verschiedenen Wägetechnologien eingegangen, die in einem Rohstoffwerk möglich sind. Die stationäre Waage XS 21221 Generation II, Verkehrsleitsysteme, Hofsteuerung, Bandwaage, Silo, die Selbstverladung per Counter an einem Kiosk sowie die Radlader-Verladung mit der Konsole XR4309 der Generation II waren die wichtigsten Stichpunkte. Erläutert wurde auch die Anbindung an die WDV2024 TEAM – die neueste Version einer sehr komfortablen ERP-Software. Die praktische Umsetzung einiger Bausteine konnte dann am Folgetag im Unstrut-Kieswerk Oldisleben der Mitteldeutschen Baustoffe GmbH (MDB) besichtigt werden. Dazu zählte vor allem die selbständige Verwiegung und Lieferscheinerstellung mittels der XR4309 Generation II, die Straßenfahrzeugwaage und das Waagehaus mit einer automatischen KFZ- Nummernschilderkennung. Auch die Echtzeitbereitstellung der Aufträge sowie Stamm- und Lieferscheindaten über das System „Lets Connect“ an die Hauptverwaltung im sachsen-anhaltinischen Sennewitz wurden erklärt.
In Vorbereitung auf den anschließenden Besuch der K+B Kies und Beton GmbH aus Erfurt ging es im Theorieteil beim zweiten Themenschwerpunkt um Rohstoffgewinnung und -verwaltung sowie die Produktion und den Verkauf von Beton. Denn das Unternehmen, welches zur Naumann GmbH & Co. KG aus dem hessischen Kirchheim gehört, betreibt sowohl Kies- als auch Transportbetonwerke. Das Besondere war hier, dass 2019 die veraltete firmeneigene EDV komplett deinstalliert und durch die damals aktuelle Version der WDV-Software vollständig ersetzt wurde.
Deshalb stand auch hier die WDV2024 TEAM mit den dazugehörigen Apps für spezielle Aufgaben im Mittelpunkt. Es wurde über die Grundlagen für Transportbeton, die halb-automatisierte Disposition für Transportbeton und Betonpumpen, die mobile Leistungsfeststellung von Betonpumpen sowie digitale Belege für die Abrechnung gesprochen. Bei dem Controlling im Rohstoffwerk ging es hauptsächlich um die automatische Zeit- und Betriebsdatenerfassung (mit Umsetzung der Vorgaben des aktuellen EuGH-Urteils), das kaufmännische Controlling sowie Reporting und Ausgabemedien. Die Grundlagen für eine Zeiterfassung und die Tätigkeitsnachweise für das Personal, die Verwaltung der Betriebsdaten für Maschinen mit Reparaturen, Wartungen, Ersatzteile und Kosten sowie die Lohnkalkulation und gewerblich Zeitkonten wurden hier ebenfalls vermittelt. Ein Ziel dabei sei, dass mittels Erfassung der Betriebsdaten die angefallenen Kosten richtig verteilt und zugeordnet werden können.
Die Resonanz war sehr positiv. „Wir konnten andere Anwender kennen lernen, welche auch die WDV-Software benutzen. Das waren sehr interessante Gespräche, die wir hier geführt haben. Obwohl die Branchen etwas unterschiedlich waren, konnte man sich austauschen und so etwas Innovation in die Baustoffbranche hineinbringen“, fand Gert Walther von Otto Dörner GmbH & Co. KG aus Hamburg.
Das bestätigte auch Steffi von Malottky, die ebenfalls von der Otto Dörner GmbH aus Hamburg angereist war. „Wir wollten Kunden von der Praxis EDV kennen lernen und uns über die Digitalisierung noch mal schlau machen. Denn wir wollen in unserem Unternehmen Anfang Januar 2024 für über 100 Mitarbeiter die WDV2024 TEAM einführen. Deshalb war es uns wichtig, Anregungen zu bekommen und sich frühzeitig mit den Erneuerungen zu beschäftigen, um Anfang 2024 die richtigen Entscheidungen treffen zu können.“ Der Theorieteil am 1. Tag sei deshalb großartig gewesen, so Steffi von Malottky. „Die Thematik mit den Waagen ist für mich nichts Neues, da wir selbst haben viele Kieswerke haben. Betonbereich ist zwar nicht unser Metier, wir sind Massenschüttgutentsorger und Belieferer von Baustellen, aber ich fand es trotzdem gut, auch aus dieser Perspektive einen Einblick zu bekommen. Meine Erwartungen wurden voll erfüllt.“
Über die neuen Technologien und Möglichkeiten der Digitalisierung wollte sich Anja Schmeer von Schmeer Sand und Kies GmbH aus Saarbrücken informieren. „Wir haben schon IT-Lösungen der Praxis EDV. Es gab es dazu sehr gute neue Aspekte und Anregungen. Da werden wir sicher in nächster Zukunft umstellen und modernisieren. Die Digitalisierung ist ein Thema der Zukunft, deshalb fand ich das sehr informativ, was in der Branche gerade aktuell ist.“
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Medienbrüche durch Archivierung eliminieren
Digitale Medienbrüche im eigenen Unternehmen und gegenüber dem Geschäftspartner verlangsamen nicht nur Geschäfts- und Arbeitsprozesse deutlich, sondern bilden auch Schwachstellen, durch die sich Fehler einschleichen können. Digitalisierung bringt für kleine und mittelständische Unternehmen teilweise tiefgreifende Veränderungen: Während Informationsaustausch und Kundenkontakte zunehmend virtuell stattfinden, laufen viele Arbeitsprozesse noch auf manueller Basis ab.
Gut sieht es grundsätzlich im Bereich Buchhaltung aus. Die Prozesse sind hier in Zusammenarbeit mit den Banken weitgehend digitalisiert und finden auf Cloudbasis mit Direktverbuchung statt. Der Bereich Archivierung dagegen ist anscheinend vom direkten Datenfluss noch weit entfernt. Sowohl bei internen als auch bei externen Belegen bestimmen Medienbrüche die tägliche Arbeit. Besonders davon betroffen sind Eingänge im Bereich Angebot / Auftrag, Lieferscheine, Rechnungen, E- Mails, Protokolle und papierorientierter Schriftwechsel. Auch Telefonkontakte werden so gut wie gar nicht digital registriert. Was ist die Folge? Zu einem Auftrag entstehen viele parallellaufende Abarbeitungsprozesse, die keine Anbindung an den eigentlichen Auftrag haben. Somit gibt es nur mündliche Querverbindungspunkte, die aber keine digitalen Verknüpfungen haben. Dadurch werden enorme Arbeitserleichterungen im Tagesgeschäft verhindert. Dabei ist einer der wichtigsten Gründe für die Anschaffung eines digitalen Beleg- und Informationsmanagements, effektive Geschäftsprozesse zu etablieren. Daraus ergibt sich natürlich auch ein Wettbewerbsvorteil, zumindest solange, bis der Wettbewerb ebenfalls das enorme Potential der konsequenten Digitalisierung erkennt und hebt.
Sogenannte Insellösungen sind im Digitalisierungsprozess dagegen eher suboptimal. Durch die notwendigen Übergabeschnittstellen wird nämlich in der Regel immer wieder die wirklich vollständige Durchgängigkeit von Daten behindert.
Unternehmen, welche die elektronische Archivierung bereits flächendeckend eingeführt haben, benennen bei den Vorteilen vor allem einen stark gesunkenen Arbeitsaufwand beim Sortieren von Belegen, die enorme Reduzierung von Papiermengen, sowie Fehlerminimierung während der Abarbeitung. Besonders das schnelle Auffinden von Belegen, die elektronisch behandelt wurden, statt in einem Papierordner abgelegt zu werden, kommt bei Geschäftsleitung und Belegschaft gut an.
Mittels durchgängiger Digitalisierung im operativen Geschäft, einschließlich Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Vertragsmanagement sowie Mitarbeiterverwaltung (inkl. Lohn/Gehalt), werden Abläufe vernetzt und automatisiert. Im Mittelpunkt steht dabei die Archivierung als Basis für erfolgreiche Digitalisierung.
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