Shopfloor Management als effiziente Lösungsstrategie

Welches Unternehmen kennt das nicht? – Anlagenstillstände, Qualitätsprobleme oder Engpässe beim Instandhaltungspersonal und bei Ersatzteilen. Wie werden diese Probleme im Unternehmen typischerweise behoben? Traditionellerweise werden sie von den Abteilungsleitern in einem Besprechungsraum gelöst. Dabei werden andere Mitarbeiter vom Problemlösungsprozess ausgeschlossen. Durch die Einführung eines Shopfloor Managements können sich dagegen Mitarbeiter bei der Lösungsfindung einbringen. Heute ist dies jeder Mitarbeiter eines Unternehmens. Dadurch werden Potenziale zur Lösungsfindung verdreifacht, vervierfacht oder sogar noch mehr gesteigert. Mit der Einführung eines Shopfloor Management kennen die Mitarbeiter das übergeordnete Ziel und schaffen im Unternehmen Lerneinheiten, um sich gegenseitig zu schulen. Unternehmensziele werden somit schneller und effektiver erreicht.

Gemeinsam Lösungen herbeiführen

Mit der Einführung eines Shopfloor Management-Systems wird ein grundlegender Kulturwandel im gesamten Unternehmen begonnen. Die Devise lautet dabei: „Weg von Hierarchien, hin zu gemeinsamen Lösungen“. Ein Mitarbeiter kann und soll an seinem Arbeitsplatz mitentscheiden, welche Punkte ausgeführt und in welcher Reihenfolge abgestellt wird. Daraus resultieren ohne Zweifel höhere Mitarbeiter-Wertschätzung und mehr Handlungsfähigkeit.

Struktur eines Shopfloor Management-Systems

Ein Shopfloor System ist in vier Level eingeteilt:

• Level 1: Die Mitarbeiter im wertschöpfenden Bereich
• Level 2: Die Meisterebene, die sich mit den Anlagenführern austauscht
• Level 3: Die Abteilungsleiter, die sich mit den Meistern austauschen
• Level 4: Die Abteilungsleiter, die sich mit der Werkleitung bzw. Geschäftsführung austauschen (HR, EK, V, plus Level 3)

Dabei ist Level 1 dasjenige, bei dem das Montageteam, die Anlagenbediener oder eine Gruppe von Bearbeitungszentren (BAZ) am Shopfloor-Board die Punkte der jeweiligen Schicht niederschreiben. Die Fragestellung ist immer: Was ist während der Schicht geschehen? Hier sollte sowohl positiv als auch negativ nach den Ereignissen gefragt werden. Zu oft werden vorhandene positive Ereignisse ausgeblendet und nur die Negativen hervorgekehrt. Die Fragestellungen sollten dabei zielgerichtet formuliert werden: Welche Ressource wird benötigt, um das Problem abzustellen? Bis wann muss das Problem behoben sein?

Im Level 2 findet der Austausch mit den Disponenten, Fertigungssteuern oder den Instandhaltern statt. Mit dieser sehr unmittelbaren Methode erfassen die Geschäftsführer oder Werksleiter die Änderungs- und Verbesserungspotentiale und die Fähigkeiten der Mitarbeiter. Gleichzeitig wird eine Einsatzmatrix erstellt: Welcher Mitarbeiter kann welche Position in der Montage, an der Linie oder dem BAZ einnehmen? Engpässe sind oftmals nicht die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) oder Anlagen, sondern die Mitarbeiter selbst. Werden die Gründe dafür herausgearbeitet, können Mitarbeiter gezielt gefördert und im Tagesgeschäft geschult werden. Für das Tagesgeschäft heißt das, die Kompetenz und Qualifizierung

• der Mitarbeiter auf dem Shopfloor
• der Instandhalter
• der Qualitätsmitarbeiter
• der jungen Führungskräfte

zu organisieren bzw. Fachwissen innerhalb des Unternehmens abteilungsübergreifend weiterzugeben.

Kommunikation in einem Shopfloor Systems

In der Realiät kann das so aussehen: Im Level 2 stellt der Anlageführer seine Punkte seinen Kollegen aus dem Qualitätsmanagement, der Instandhaltung, Fertigungssteuerung und weiteren Anlagenführern des Bereiches vor: „Karl (Instandhalter), kannst du an der Anlage 4711 einen Mitarbeiter abstellen, um die Störung zu beheben?“ Karl erwidert nach Prüfung seiner Mitarbeitereinplanung: „Das ist nur möglich, wenn wir dafür an der Anlage 5580 für zwei Stunden pausieren. Heinz ist der Fachmann. – Er kennt die Anlage 4711 seit Anfang an.“ Ab hier wird der Disponent gefragt, ob die Ausbringungsmenge zu erreichen oder die Auslieferung gefährdet ist. Der gesamte Vorgang dauert nicht länger als 3 Minuten.

Ein anderes Szenario kann eine Optimierung sein, sodass alle Teilnehmer der Shopfloor-Runde direkt zur Anlage gehen, das Problem vor Ort unter die Lupe und „Maß“ nehmen.

Im Shopfloor Level 3 lassen sich dann Maßnahmen zur Abstellung von Störungen festlegen. Es werden dabei täglich für etwa 15 Minuten Gespräche mit den Abteilungsleitern geführt. Hier kommen folgende Positionen zur Abstimmung zusammen:

• Fertigungsleiter
• Produktionsleiter
• Instandhaltungsleiter
• Qualitätsleiter und
• Werkleiter (in der Implementierungsphase und weiter bei Interesse)

Gecoachtes Shopfloor Management

Michael von Plettenberg steht Unternehmen bei der Einführung eines Shopfloor Management-Systems dabei als Interim-Manager beratend zur Seite. Als langjähriger Produktions- und SCM-Leiter kennt er die Anforderungen der Produktion. Von Plettenberg kann mit Stolz auf eine Erfolgskette bei der Verbesserung von Unternehmenszuständen verweisen. Er unterstützt Unternehmen sowohl in der positiven  (volle Auftragsbücher oder drückende Kundentermine) als auch in der negativen Krise (Transformation). Der Experte ist davon überzeugt, dass jeder Mitarbeiter durch ein Shopfloor Management-System befähigt wird, sich direkt in Verbesserungsmaßnahmen einzubringen.

Wer ein Shopfloor Management einführt, muss auch kommunizieren können. Von Plettenberg meint: „Wer führen kann, kann auch kommunizieren.“ Es zeige sich immer wieder, dass Führungskräfte hierbei unterschätzt werden. Sie besitzen sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.

Gerade im Shopfloor Management ist die Methode der „5W“ (five why: wieso, weshalb, warum , was, wer,…) ein sehr gutes Tool, um sich an das Kernproblem eines Anlagenstillstands, Produktionsengpasses oder andere Herausforderungen heranzuarbeiten. Die Fragestellungen sollten dabei lauten: „Wie können wir das Problem lösen?“ Dabei ist es wichtig, nicht nur eine Person, sondern eine ganze Gruppe anzusprechen. Von Plettenberg unterstützt die Gruppe in seiner Funktion bei:

• Problemsammlung
• Informationenszusammenführung
• Ideen-Brainstorming
• Ideen-Entwicklung

Vor kurzem meinte ein Instandhaltungsleiter zu von Plettenberg: „Sie haben uns unwahrscheinlich weit gebracht. Sie haben uns mit einfachen Mitteln dazu befähigt, die kleinen und großen Störgründe zu erfahren“. Genau das ist der Vorteil eines Shopfloor Managements. Alle Gründe für Störungen und Probleme werden von den Mitarbeitern selbst aufgelistet. Diese werden dann in der Gruppe bewertet. Danach werden die Prioritäten der Abarbeitung festgelegt. Hierzu entwickelte von Plettenberg ein nützliches Arbeitsblatt.

Dokumentation im Shopfloor System

Dieses Dokument wird von den Teilnehmern eines Shopfloor Level zum nächst höheren Level mitgenommen und vorgestellt. Somit gibt es ein einziges Dokument für Entscheidungen, die innerhalb von 10 Minuten abgeklärt werden können. Dies ist gelebtes Shopfloor und ist in der letzten Instanz, im Level 4, eine wichtige Informationsquelle für die Werkleitung oder Geschäftsführung.

Kommunikation unter allen Abteilungen findet dabei immer vor Ort statt. Die Schichtmengen werden im Level 1 im Stundentakt notiert. Ist Soll = Ist, wird das positiv (schwarz) notiert. Sollte Soll ¹ Ist sein, wird das negativ (rot) notiert. Alle Daten werden manuell in die Tabelle eingetragen. Im Level 3 werden die Daten in einer Überschau präsentiert. Da die Daten im Unternehmen in allen Bereichen ausgehängt und einzusehen sind, können die Mitarbeiter ihre Kollegen bei den Abstellmaßnahmen unterstützen. Die weiteren Vorteile dieses Systems:

1. Jeder Mitarbeiter kennt die Kundenaufträge.
2. Jeder Mitarbeiter kennt die Ziele seines eigenen Bereiches und seiner Abteilung.
3. Die Kennzahlen sind allen Mitarbeitern im Werk bekannt.
4. Jeder Mitarbeiter kennt die Ausbringungsmenge auf Stundenbasis.
5. Jeder Mitarbeiter kann Verbesserungsvorschläge direkt eingeben und täglich verfolgen. Er kann aktiv am positiven Verlauf des Unternehmens teilhaben.
6. Level-3 und Level 4-Boards sind so angebracht, dass jeder Mitarbeiter diese zu jeder Tages- und Nachtstunde einsehen kann.

Kurzum: Die Fabrik wird gläsern.

Gründe für den Erfolg eines Shopfloor Systems

Warum kann gerade mit Shopfloor Management so viel verbessert werden? Laut Interim-Geschäftsführer von Plettenberg liegt das an dem ganzheitlichen Ansatz des Shopfloor Managements. Mitarbeiter sind nicht mehr nur „Arbeiter“; sie werden Teammitglieder. Sie können sich aktiv einbringen und wissen das erste Mal über die übergeordneten Ziele Bescheid. Sie kennen sich seit Jahren gut in ihrem Arbeitsplatz aus. Der Vorteil für die Mitarbeiter ist, dass Störungen eliminiert und ihr Arbeitsplatz modernisiert werden. Die Produktionsaufträge sind ihnen mit allen Daten bekannt.

Am Ende des Tages zählt für die Unternehmen die erreichte Ausbringungsmenge. Die Mitarbeiter nehmen beim Shopfloor Management die Zahlen anfangs im Stundenrhythmus auf und kennen somit sofort etwaige Abweichungen. Es ist kein zeitliches Vakuum mehr vorhanden, bis eine Entscheidung getroffen wird. Die Gruppe kann mit den gegebenen Tools sofort die (richtigen) Entscheidungen treffen.

Abbildung 3: Kennzahl, Gründe, Maßnahmenübersicht

Wer einmal Shopfloor Management gelebt hat, wird nie wieder eine andere Form des Organisationsablaufs gestalten wollen!

Weitere Konzepte zur Unternehmensverbesserung

Zwei weitere Ansätze, um ein Unternehmen an Effizienz auf Vordermann zu bringen, sind:

– Sales & Operations Planning

– Prozessaufnahme über alle Abteilungen im Unternehmen

Sie verstärken die Effektivität des Gesamtunternehmens und unterstützen diesen Vorgang. Sie können parallel oder sequentiell zu einem Shopfloor Management-System eingeführt werden. Das Tagesgeschäft wird dabei schrittweise angepasst.

„Mit diesen drei Tools führe ich jedes Unternehmen auf die Überholspur“, bekräftigt von Plettenberg. Nach bereits 18 Monaten ist das Unternehmen für seine nächsten Herausforderungen sattelfest gemacht.

Zum Autor

Management Crew hat sich auf die Weiterentwicklung von Unternehmen spezialisiert und nimmt Beratungs- sowie Interim-Mandate an.

Von Plettenberg hat einen Master of Science in Prozessmanagement und ein Maschinenbaudiplom mit Aufbaustudium zum Wirtschaftsingenieur. Michael von Plettenberg ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Management Crew.

www.Management-Crew.com