Die Pflicht zur Zeiterfassung – Was Sie wissen müssen

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 besteht in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. In der schriftlichen Urteilsverkündung haben die Richter unter anderem festgelegt, dass die Arbeitszeiten ab sofort erfasst werden müssen. Mitarbeiter müssen den Arbeitsbeginn und -ende sowie Überstunden dokumentieren. Spezielle Pflichten, wie bspw. die Erfassungsmethode oder die Dokumentation von Pausen sind noch ungeklärt. Man muss noch abwarten wie der Gesetzgeber die Zeiterfassung konkret vorgibt.

Diese gesetzlichen Regelungen werden Auswirkungen auf die Arbeitnehmer und verschiedenen Arbeitszeitmodelle, wie Home Office oder flexible Arbeitszeiten haben. Bis jetzt mussten nur Überstunden oder Sonntagsarbeit dokumentiert werden, aber nicht die komplette Arbeitszeit.

Bereits im Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System für die Arbeitszeiterfassung einrichten müssen. Dies war jedoch bis jetzt nur eine Richtlinie. Zu diesem Zeitpunkt steht das Gesetz aber noch aus.

Unabhängig von der gesetzlichen Vorgabe ist die Zeiterfassung bei Projektdienstleistern ein wichtiges Instrument zur Dokumentation der Mitarbeiterleistungen für das interne Controlling und zur Projektabrechnung. Zur korrekten Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit von Mitarbeitern gibt es verschiedene Erfassungsmöglichkeiten, bspw. spezielle Software-Lösungen oder Excel-Tabellen.

Für die Durchsetzung einer Zeiterfassung ist es wichtig, dass sowohl die Mitarbeiter als auch die Führungskräfte mit den Zeiterfassungsrichtlinien vertraut sind. Und zudem, dass die vom Unternehmen vorgegebenen Regeln klar und transparent sowie mit dem Gesetz vereinbar sind.

Warum Sie Zeiten auf Projekte erfassen sollten

Bei der Projektzeiterfassung dokumentieren Sie die Leistungen der Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten. Dieser Nachweis ist wichtig, um die Leistungen der Mitarbeiter für einzelne Projekte zu verfolgen und zu bewerten. Zudem hilft die Projektzeiterfassung bei der Projektplanung und der Darstellung der Projektergebnisse.

Die Vorteile der Projektzeiterfassung sind also vielfältig. Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Projekte und Budgets. Durch die transparenten und agilen Projektprozesse können Sie Ihre Prozesse optimieren und Ihre Ressourcen bestmöglich auslasten. Mit Hilfe der Projektzeiterfassung stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte rentabel sind.

Zusammenfassend kann man sagen, dass man mit der reinen Arbeitszeiterfassung nur Arbeitsbeginn und -ende sowie Überstunden dokumentiert (also die gesetzlichen Regelungen erfüllt werden). Dabei werden aber keine Aussagen getroffen, in welche Aktivitäten die Zeit tatsächlich investiert wurde. Das heißt, mit einer reinen Zeiterfassung können Sie Ihre Projekte nicht detailliert planen und die Kosten nicht realitätsgetreu kalkulieren, um sie dann intern oder an den Kunden zu verrechnen.

Im Gegensatz dazu teilt man bei der Projektzeiterfassung die erfassten Arbeitszeiten detailliert auf unterschiedliche Aufgaben und Projekte auf. Dadurch können auch umfangreiche Planungen, Analysen und die Abrechnung durchgeführt werden.

Effiziente Projektzeiterfassung: So sparen Sie Zeit und Geld!

Wie bereits beschrieben, gibt es verschiedene Möglichkeiten, Zeiten zu erfassen. Eine beliebte Methode ist die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware. Es gibt auch Lösungen, bei denen die Projektarbeit und die Zeiterfassung kombiniert werden. So überwachen Sie alle Projektabläufe mit den dazugehörigen Mitarbeiterleistungen in einer Software.

Unternehmen müssen hier ein passendes System finden, das zum Budget, der Mitarbeiterzahl sowie den Bedürfnissen des Unternehmens passt.

Projektzeiten richtig erfassen – mit PACS Software geht es ganz einfach!

PACS Software unterstützt die Zeiterfassung und Projektprozesse in Ihrem Unternehmen. Durch das flexible Zeiterfassungstool können Sie Ihre Projekte und die Mitarbeiterleistungen überwachen und kontrollieren.

Die projektbezogene Zeiterfassung in der PACS Software ist sowohl für die Erfassung interner Projektaufgaben, als auch für die Fakturierung von Projektzeiten gegenüber Ihren Kunden sehr übersichtlich und einfach gestaltet. Durch die integrierte Arbeitszeiterfassung können Ihre Mitarbeiter direkt ihre Anwesenheitszeiten auf die betroffenen Projekte verteilen.

Der große Vorteil der Software liegt in ihrer Flexibilität. Dank des modularen Aufbaus können Sie diese ganz einfach an die Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens anpassen. Darüber hinaus bietet die Software die Möglichkeit, die gesamte Projektabwicklung in einem System abzubilden. So können Sie verschiedene Analysen und Auswertungen zu einzelnen Themengebieten durchführen.

Zusätzlich ist die Mitarbeitereinsatzplanung in PACS ein nützliches Instrument, um die Projektarbeit effizienter zu gestalten. Dadurch können Sie ein effizientes Projektcontrolling in Ihrem Unternehmen implementieren.

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens können mit der Software verschiedene Aufgaben durchführen. Beispielsweise kann der Projektleiter die Projektzeiten für die Überwachung seiner Projektbudgets verwenden. Das Projektcontrolling benötigt Daten zu allen Projekten und Mitarbeitern, um Budgetübersichten erstellen zu können. Das Backoffice nutzt die Zeiten für die Projektabrechnung inklusive des Leistungsnachweises. Und die Mitarbeiter verwenden die Zeitinformation zur Darstellung der eigenen Arbeitszeit- und Urlaubskontenfunktion.

Fazit: Es empfiehlt sich, ein Zeiterfassungssystem zu wählen, mit dem die Mitarbeiter ihre Zeiten schnell und einfach erfassen können. Darüber hinaus ist es für Projektdienstleister von Vorteil, eine Software zu implementieren, die gleichzeitig alle Projektprozesse im Unternehmen abbildet.