VK Immobilien GmbH setzt otris contract zur Vertragsverwaltung ein
Durch das stetig wachsende Immobilienportfolio stand das Unternehmen vor der Herausforderung, die gleichzeitig wachsende Anzahl an Verträgen zu verwalten. Miet-, Dienstleistungs- und Werkverträge müssen nicht nur archiviert, sondern ebenso überwacht und – je nach Laufzeit – verlängert, gekündigt oder neu verhandelt werden. Überblick über den gesamten Vertragsbestand und somit über alle Optionen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, ist essenziell für ein profitables Immobilienmanagement.
Übersicht durch Spezialsoftware
Mit otris contract setzt die VK Immobilien GmbH eine Spezialsoftware ein, die die Vertragsverwaltung optimiert. Der gesamte Vertragsbestand liegt digitalisiert in einer zentralen Datenbank. Die Anwender greifen abhängig von Ihren Nutzerrechten auf die Datenbank zu, um den Vertragsbestand zu pflegen, Fristen zu überwachen und nach Informationen zu recherchieren. Die OCR-Volltextindizierung erleichtert die unkomplizierte Suche nach einzelnen Verträgen oder bestimmten Vertragsinhalten. Ein transparenter Vertragsbestand, die einfache Recherche nach Verträgen, Vermerken und Zusatzdokumenten sowie die automatisierte Warnung vor anstehenden Fristen – durch otris contract wird die Vertragsverwaltung für die VK Immobilien GmbH einfacher, sicherer und effizienter.
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
otris software AG
Königswall 21
44137 Dortmund
Telefon: +49 (231) 958069-0
Telefax: +49 (231) 958069-44
http://www.otris.de
Marketing-Managerin
Telefon: +49 (231) 958069-57
E-Mail: deuker@otris.de
AL-KO KOBER verwaltet Verträge mit Softwarelösung von otris
Wachsender Vertragsbestand
Wächst das Unternehmen, geht das in der Regel mit einer wachsenden Anzahl an Vertragsbeziehungen einher. Um die Verwaltung des Vertragsbestandes komfortabler und effizienter zu gestalten, aber auch um die Transparenz für alle verantwortlichen Mitarbeiter zu erhöhen, setzt AL-KO KOBER die Spezialsoftware otris contract ein. Die Flexibilität des Systems lässt eine Anpassung an beliebige Unternehmensstrukturen und -größen zu. Durch wenige Einstellungen vor Einführung der Software bezieht das System nun die einzelnen Einheiten der AL-KO KOBER GROUP ein. Auf Grundlage der Organisationseinheiten ergibt sich die Verrechtung: Unternehmenseinheiten bis hinunter zu Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern haben nur Zugriff auf die Verträge oder Vertragsarten, die für sie relevant sind.
Durch die Einführung der Vertragsmanagement-Software profitiert AL-KO KOBER zusätzlich von der strukturierten Ablage, die Verträge und alle zugehörigen Dokumente schnell auffindbar macht. Ein weiterer Vorteil: Vertragsfristen und Kündigungsoptionen werden von der Software fortlaufend überwacht.
Komfort, Sicherheit und Freude bei der Bedienung – in gewisser Weise gelten diese Attribute nicht nur für AL-KO KOBER-Produkte, sondern ebenso für die dort eingesetzte Software otris contract.
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
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Ausgezeichnete Software – BME zertifiziert otris contract
Die Spezialsoftware otris contract aus der Kategorie Vertragsmanagement erhält das Gütesiegel bereits zum dritten Mal. Die Software erfüllt alle 105 Anforderungen, die der BME prüft, um das Zertifikat zu vergeben. Durch das Zertifikat erhalten Einkaufsentscheider die Sicherheit, Software zu beschaffen, die auf Qualität kontrolliert wurde.
otris contract ist eine browserbasierte Software zur unternehmensweiten Verwaltung des Vertragsbestandes. Von der Vertragserstellung über die Vertragserfassung bis hin zum Vertragscontrolling unterstützt otris contract während des gesamten Vertragslebenszyklus. Bei Bedarf kann die Lösung mit wenig Aufwand an unterschiedliche Unternehmensgrößen und -strukturen angepasst werden, um so Kundenanforderungen optimal abzudecken. otris contract wird sowohl von Mittelständlern als auch von Großunternehmen und Konzernen eingesetzt.
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
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otris App – ortsunabhängig und mobil mit myFavorites
Die App ist eine nützliche Erweiterung zu einer bestehenden otris-Installation. Die Anwendung funktioniert im Zusammenspiel mit den drei Produkten otris contract, otris corporate und otris compliance. In der Basis-Version überträgt der Nutzer Vorgänge und Dokumente von der jeweiligen Anwendung zu seinem Handy oder Tablet. Der Vorteil: Unterwegs, zuhause und auch offline sind die gewünschten Daten jederzeit verfügbar. Die Enterprise-Version erweitert den Funktionsumfang bis hin zur vollständigen Steuerung des otris-Produkts über die App. „Auf Wunsch nehmen wir sogar individuelle Anpassungen vor – alles was der Kunde mit der App machen möchte, können wir umsetzen“, beschreibt Dr. Frank Hofmann die Möglichkeiten.
Das gute Gefühl, alle Infos in der Tasche zu haben
otris-Kunden können die App auf vielfältige Weise nutzen. Für die meisten Anwender wird jedoch eher die Informationsrecherche als die prozessorientierte Verwaltung im Vordergrund stehen. Beispiel: Die Einkaufsabteilung eines Unternehmens nutzt die Vertragsmanagement-Software otris contract. Ein Einkäufer fährt zu einem Lieferanten, um Vertragsinhalte neu auszuhandeln. Sämtliche Vorgänge, Vertragsdokumente und Vermerke zu diesem Kunden überträgt der Einkäufer vorab unkompliziert auf sein Smartphone. Benötigt er während der Verhandlung eine Detailinformation, kann er in der App schnelle und unkompliziert die heruntergeladenen Dokumente und Vorgänge durchsuchen.
Ein weiteres Anwendungsbeispiel: Die Vertragsmanagement-Abteilung eines Unternehmens arbeitet mit der Desktop-Anwendung von otris contract. Der CEO interessiert sich weniger für das operative Vertragsmanagement, sondern in erster Linie für neu abgeschlossene Verträge eines bestimmten Geschäftsbereichs. Über die App sieht er in Echtzeit, wie viele neue Verträge abgeschlossen und dem System hinzugefügt wurden.
Die App als Ersatz zur Desktop-Anwendung
Informationen unkompliziert bereitstellen – das ist ein Hauptnutzen der otris App. Die App als Ersatz zur Desktop-Anwendung kann jedoch ebenfalls für bestimmte Anwender interessant sein. Mitarbeiter in Führungsposition, die im Hinblick auf die Vertragsverwaltung hauptsächlich eine Freigabe-Funktion innehaben, nutzen die App, um ihnen zugeteilte Vorgänge unkompliziert einzusehen und mit einem Knopfdruck (z.B. für die Freigabe) zu bearbeiten.
Dr. Frank Hofmann ist vom Nutzen der App überzeugt und erläutert das weitere Vorgehen: „Wir sind uns sicher, dass unsere Kunden zukünftig ihr Smartphone noch stärker nutzen – nicht nur privat sondern auch dienstlich. Deswegen ist uns wichtig, die mobile Entwicklung weiter voranzutreiben, um otris-Kunden einen zusätzlichen Mehrwert zu liefern.“
Die App ist erhältlich im App Store und bei Google play. Eine Version für den Windows Store ist in Vorbereitung.
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
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Klauseln per Klick – Verträge erstellen mit dem DOCUMENT CREATOR
Beispiel
Sie sind Einkäufer und möchten mit einem Zulieferunternehmen einen Liefervertrag abschließen. Über den Vertrag formulieren Sie als einkaufendes Unternehmen, zu welchen Bedingungen das verkaufende Unternehmen die Ware liefern muss. Um den Vertrag mit otris contract anzulegen, geben Sie zunächst die grundlegenden Vertragsdaten ein: Vertragsart, Warenart, Laufzeit, Vertragssummen etc. Anhand dieser Parameter bestimmt der Vertragsgenerator die korrekten Klauseln. Das Ergebnis: Ein unterschriftsreifes Vertragsdokument auf Basis von Inhalten, die von der Rechtsabteilung freigegeben wurden.
Damit eine Vertragserstellung auf diesem einfachen Wege funktioniert, baut die Rechtsabteilung vor dem Einsatz des DOCUMENT CREATORS ein Klauselmanagement auf. Durch Strukturierung und Konfiguration steuert die juristische Abteilung, auf welche Weise bestimmte Klauseln von den eingegeben Parametern abhängig sind. Bezogen auf das Liefervertrags-Beispiel könnte das System so konfiguriert sein, dass durch die Eingabe einer Vertragssumme größer als 10.000 € automatisch eine Klausel in den Vertrag integriert wird, die festlegt, dass der Transport versichert werden muss.
Zusätzlich erstellt und pflegt die Rechtsabteilung mit der Klauselverwaltung die einzelnen Klauseln. Die Juristen haben den vollen Überblick über den gesamten Klausel-Lebenszyklus: Vom Entwurf über Freigabe und Veröffentlichung bis hin zur Versionierung und Archivierung. Die Rechtsabteilung sieht die aktuellen Klauselversionen, auf die Mitarbeiter zugreifen. Sie kontrolliert die Rechtssicherheit der Klauseln und passt sie bei Änderung der Rechts- oder Geschäftslage an. Damit stellt die Rechtsabteilung sicher, dass Mitarbeiter bei der Vertragserstellung die aktuellen und korrekten Vorlagen und Klauseln nutzen.
Verträge erstellen leicht gemacht
Auf Ebene des Vertragserstellers vereinfacht otris contract die Arbeit enorm: Ihm stehen ausschließlich Vertragsvorlagen mit juristisch geprüften Klausel-Varianten zu Verfügung. Er kann sich daher darauf konzentrieren, kaufmännisch sinnvolle bzw. die mit dem Vertragspartner ausgehandelten Vertragsdaten auszuwählen, um so, mit wenigen Klicks, den Vertrag zusammenzustellen.
Auf Ebene des für die Rechtssicherheit Verantwortlichen erleichtert otris contract die Kontrolle: Durch die zentrale Klauselverwaltung stellt er sicher, dass Mitarbeiter nur die von ihm genehmigten Vorlagen und Klauseln in der ebenfalls von ihm bestimmten Abhängigkeit verwenden. Das minimiert das Risiko, dass Verträge mit problematischen Inhalten abgeschlossen werden. Zusätzlich vereinfacht otris contract eine Risikobewertung bereits erstellter und somit laufender Verträge. Der DOCUMENT CREATOR protokolliert für jede einzelne Klausel, in welchem Vertrag sie zum Einsatz gekommen ist. Stellt die Rechtsabteilung fest, dass eine Klausel (z.B. aufgrund einer falschen Bewertung oder aufgrund einer zu spät festgestellten Änderung der Gesetzeslage) zu Konflikten führen könnte, kann das Ausmaß schnell bestimmt werden: otris contract erstellt eine Liste mit sämtlichen laufenden Verträgen, die eine vorab ausgewählte Klausel enthalten. Diese Information ist essenziell, um das Risiko zu kontrollieren, das sich aus potenziell schädlichen Vertragsinhalten ergibt.
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EU-DSGVO: Softwarelösung von otris unterstützt Datenschutzmanagement von Messer innerhalb Europas
Die EU will mit der neuen DSGVO das Datenschutzrecht vereinheitlichen, um dem Einzelnen mehr Kontrolle über seine Daten zu verschaffen. Entsprechend gelten künftig in allen EU-Staaten die gleichen Standards in Sachen Datenschutz: Datenschutzrechtliche „Rückzugsräume“ innerhalb Europas wird es damit nicht mehr geben. Die mit Abstand weitreichendste Änderung dürfte die Umkehr der Beweislast sein. Verstöße gegen den Datenschutz müssen nicht länger von der zuständigen Behörde nachgewiesen werden. Unternehmen müssen vielmehr belegen, dass sie die Regeln einhalten. Wurde gegen datenschutzrechtliche Regeln verstoßen, drohen hohe Bußgelder.
Vom Airbag über Xenonschweinwerfer bis hin zu angenehm sprudelnden Erfrischungsgetränken – es gibt kaum ein Produkt, das ohne Industriegase auskommt. Die Messer Group, die sich auf die Herstellung von Industriegasen spezialisiert hat, beliefert beinahe alle Branchen unter anderem mit Sauerstoff, Stickstoff, Argon, Kohlendioxid, Helium, Schweißschutzgasen, Spezialgase sowie Medizingase und viele Gasgemische. Das Unternehmen produziert und vertreibt seine Produkte unter der Marke „Messer – Gases for Life“ in Europa, Asien sowie in Algerien und Peru.
Die Messer Gruppe
Die 1898 gegründete Messer Group ist der größte privat geführte Spezialist für Industrie-, Medizin- und Spezialgase. Unter der Marke Messer – Gases for Life ist das Unternehmen in 36 Ländern in Europa, Asien, Amerika und Algerien mit mehr als 90 operativen Gesellschaften aktiv. Die internationalen Aktivitäten werden aus Bad Soden bei Frankfurt am Main gelenkt, die Steuerung der Zentralfunktionen Kommunikation, Logistik, Engineering und Produktion sowie Anwendungstechnik erfolgt aus Krefeld. Stefan Messer, CEO und Eigentümer der Messer Gruppe, arbeitet zusammen mit den 5.485 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach definierten Prinzipien. Dazu gehören Kunden- und Mitarbeiterorientierung, verantwortliches Handeln, unternehmerische Verantwortung, Exzellenz sowie Vertrauen und Respekt. Im Jahr 2016 erwirtschaftete der Industriegasespezialist einen konsolidierten Umsatz von 1,146 Milliarden Euro.
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Senior Vice President Corporate Communications
Telefon: +49 (6196) 7760-361
Fax: +49 (6196) 7760-512
E-Mail: diana.buss@messergroup.com
Specialist Public Relations
Telefon: +49 (2151) 7811-331
Fax: +49 (2151) 7811-598
E-Mail: angela.bockstegers@messergroup.com
Marketing-Managerin
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E-Mail: deuker@otris.de
Spezialist für Privat- und Kassenabrechnungen entscheidet sich für Datenschutzlösung von otris
Um auch nach Inkrafttreten der EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) im Datenschutz weiterhin rechtskonform zu arbeiten, entschied sich die PVS holding GmbH für den Einsatz spezieller Datenschutzsoftware. Angepasst an die Unternehmensstruktur wird otris privacy die Überwachung, Strukturierung und Dokumentation des konzernweiten Datenschutzmanagements unterstützen. Schwerpunkte sind der Aufbau und die Pflege des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten sowie die Datenschutz-Folgenabschätzung. Mit Hilfe eines Melde-Workflows können Verfahrensmeldungen direkt in otris privacy integriert und bearbeitet werden. Die Prüfung und Bewertung datenschutzrelevanter Unternehmensabläufe wird durch integrierte Checklisten zur Datenschutzanalyse vereinfacht. Sensibilisierungsmaßnahmen, die über Kommunikationskanäle wie E-Learning-Programme durchgeführt werden, stärken das Datenschutzbewusstsein im Unternehmen.
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Ausgesucht und installiert: ENERGY setzt auf otris-Vertragsmanagement
„Während des Auswahlprozesses haben wir uns intensiv mit möglichen Softwaresystemen auseinandergesetzt. Verträge sowie die dazugehörigen Vertragsdaten und Dokumente sollten besser strukturiert und auffindbar sein. Darüber hinaus war uns die Überwachung der Vertragsfristen besonders wichtig. Insbesondere die übersichtliche Benutzeroberfläche und die leichte Bedienbarkeit waren für uns ausschlaggebend – in den Punkten hat otris contract überzeugt“, so Jonas Kröger, Justiziar, zur Entscheidung der Radio NRJ GmbH.
Die Grundanforderungen an die neue Vertragsmanagement-Software werden durch die Standardfunktionalitäten von otris contract vollständig abgedeckt. Zukünftige Erweiterungen bzw. unternehmensspezifische Anpassungen führt ENERGY in Eigenregie durch. „Unsere Software ist nicht nur für die Endanwender einfach in der Bedienbarkeit, auch der Administrationsbereich stellt eine Art „Werkzeugkasten“ zur Verfügung, mit dem Anpassungen und Erweiterungen unkompliziert vorgenommen werden können“, so otris-Vorstand Dr. Frank Hofmann.
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Corel wählt für das Vertragsmanagement otris-Lösung
Auf der Suche nach einer neuen Vertragsmanagement-Lösung wurden die Kanadier schnell fündig: Neben zehn Jahren Anwendungserfahrung bei der Tochter Mindjet überzeugte die Lösung durch den Funktionsumfang, die flexible Konfigurierbarkeit, eine moderne Oberfläche sowie die einfache Bedienbarkeit. Durch die Erweiterung um Workflowfunktionalitäten wird Corel die prozessgestützte Lenkung und Freigabe aller Verträge in Eigenregie über otris contract steuern. otris contract unterstützt sowohl Corel als auch Mindjet von der Vertragserfassung über die Vertragserstellung bis hin zur Terminüberwachung. Sämtliche Daten sind für alle Beteiligten schnell auffindbar – stets aktuell und einheitlich. Eine automatisierte Fristen- und Terminüberwachung sorgt für mehr Sicherheit in der Vertragsverwaltung.
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Wir sind bereit: Leasingverträge mit otris contract nach IFRS 16 bewerten
Arbeitserleichterung durch digitales Vertragsmanagement
Die Finanzabteilungen der Unternehmen, die nach IFRS bilanzieren, müssen sich somit auf zusätzliche Arbeit bei der Verwaltung laufender und künftiger Verträge einstellen. Zwar gibt es Ausnahmeregelungen und viele Leasingverträge können weiterhin nach dem bestehenden Modell bewertet werden – das ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass betroffene Unternehmen ihren gesamten Leasing-Vertragsbestand überprüfen müssen. Unser Vertragsmanagement-System otris contract unterstützt bei der Bewältigung der Zusatzarbeit: Das System zeigt an, welche Verträge nicht von Ausnahmeregelungen betroffen sind (Laufzeit > 12 Monate, Wert > 5.000 $) und somit nach IFRS 16 bilanziert werden müssen. Ebenso wird vermerkt, welche Leasingverträge bereits aktiviert sind und welche Verträge „umgestellt“ wurden. Altzustand und Veränderungen können über den gesamten Vertragszeitraum nachvollzogen werden. Über die Zahlungsreihen in otris contract wird der Gesamtwert je Vertrag ausgegeben (für RoU asset), der als Grundlage für die Bilanzierung dient. Den Gesamtüberblick darüber, welche Leasingverträge bilanzneutral bzw. bilanzwirksam sind sowie über Laufzeiten, Zahlungszeitpunkte und -höhen, liefert ein Report, den das System als Excel- oder PDF-Dokument ausgibt.
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
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