Die Beschaffung ist ein Projekt, das die 2024 zur Ostwestfalen-Lippe-IT fusionierten IT-Dienstleister GKD Paderborn, krz Lemgo und OWL-IT bereits 2023 gemeinsam mit ihren Verbandsmitgliedern ins Leben gerufen haben.

„An der Stelle möchten wir uns nochmal explizit bei den Teilnehmern für die Begleitung während der mehr als 12-monatigen Ausschreibung bedanken. Aufgrund der Beteiligung von einigen Kreisen aus dem Verbandsgebiet wie auch größeren und kleineren Kommunen ist es uns gelungen, einen repräsentativen Querschnitt aus dem OWL-IT-Verbandsgebiet abzubilden. Während des Projekts haben sich die Mitwirkenden aktiv eingebracht und sich konstruktiv mit uns über die Anforderungen und Bedingungen für den Einsatz von Low Code ausgetauscht,“ berichtet Marco Schwabe, der die Ausschreibung begleitete.

Dabei war wichtig, dass die Plattform mit unkomplizierten und schnell erlernbaren Methoden ermöglicht, einfache wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren. Dies unterstützt die Kommunen dabei, den Digitalisierungsgrad von Prozessen und Dienstleistungen zu erhöhen.

Nach der gemeinsamen Erarbeitung eines Kriterienkataloges und einer regulären Ausschreibung, welche im wettbewerblichen Dialog mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt wurde, fiel die Wahl auf Axon Ivy. Die von Branchenanalysten als führend anerkannte Automatisierungsplattform erfüllt alle Anforderungen und überzeugt durch Skalierbarkeit, Flexibilität, Agilität und einen angemessenen Preis.

Die Axon Ivy Automatisierungsplattform mit Low-Code-Unterstützung ermöglicht die Umsetzung passgenauer Anwendungen. Sie erlaubt die Gestaltung von durchgängigen und medienbruchfreien Workflows – und macht so zeitfressende repetitive Aufgaben überflüssig. Das Ergebnis präsentiert sich auf einer intuitiven Benutzeroberfläche, die vollständig individualisierbar ist. So sind beispielsweise nur die Aufgaben zu sehen, die für den jeweiligen Nutzer relevant sind. Der automatisierte Workflow führt den Anwender durch jeden Schritt des Prozesses, wobei tiefgehendes Systemwissen nicht mehr nötig ist. Darüber hinaus erleichtert die Plattform die Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachbereichen und unterstützt so die gemeinsame Entwicklung von Anwendungen mit einem höheren Komplexitätsgrad.

„Für öffentliche Einrichtungen braucht es mehr als eine Standardlösung ‚von der Stange‘. Auf Basis der Axon Ivy Plattform gelingt es der OWL-IT, die Administration in den Kommunen zu verschlanken und zu modernisieren. Benutzerfreundliche digitale Services unterstützen sowohl Mitarbeitende als auch Bürgerinnen und Bürger dabei, tägliche Verwaltungsaufgaben möglichst effizient abzuwickeln“, sagt Rolf Gebhard Stephan, CEO, Axon Ivy.

„Nach dem Zuschlag ging es zügig weiter“, freut sich Dhany Ballgobind, der die Einführung verantwortet, „so dass bereits im Mai mit der Einführungsphase begonnen werden konnte.“

In den weiteren Schritten wird die OWL-IT nun die technische Basis für die Plattform schaffen und ihre Mitarbeiter:innen auf dem System schulen. Ziel ist es, rasch Anwendungen auf der neuen Plattform zu realisieren, indem die ersten Verbandsmitglieder mit dem System Prozesse modellieren, fachlich und technisch begleitet vom Entwicklerteam. Langfristig soll eine Entwickler-Community aufgebaut werden, in der sich sowohl OWL-IT-Mitarbeiter:innen als auch Beschäftigte der Verbandsmitglieder austauschen können.