Rezessionssichere Unternehmen aufbauen mittels intelligenter Automatisierung
„Während die meisten Unternehmen in der Finanzkrise 2008-2009 zu kämpfen hatten, gingen andere wie Honeywell gestärkt daraus hervor, indem sie sich auf operative Verbesserungen konzentrierten. Das Unternehmen führte umfangreiche Umstrukturierungen durch, um die Kosten zu senken, was langfristig zu geschäftlicher Effizienz und Rentabilität führte. Man verzichtete auf Massenentlassungen, wie es andere Unternehmen taten, was zu einer höheren Arbeitsmoral und einer deutlich geringeren Fluktuationsrate führte,“ erläutert Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA. „Ein weiteres Beispiel ist die LEGO Gruppe, die ihren Umsatz während der Rezession um 30 % steigerte, indem sie ihr Portfolio diversifizierte. Das Unternehmen begann, in neuere Fertigungsmethoden zu investieren und gleichzeitig den Bestand und die Lagerhäuser zu optimieren.“
Was macht ein rezessionssicheres Unternehmen aus?
Unternehmen auf der ganzen Welt setzen auf digitale Transformation, entweder bewusst oder unbewusst. Trotz des wirtschaftlichen Abschwungs können technologische Eingriffe das künftige Wachstum fördern, indem sie mehrere neue Einnahmequellen schaffen. Unternehmen können sich gegen eine Rezession wappnen, indem sie eine gute Kreditlinie aufbauen, Einnahmequellen diversifizieren, solide Beziehungen zu allen Beteiligten pflegen und genaue Prognosen erstellen.
Führungskräfte stehen unter ständigem Rentabilitätsdruck, da die Betriebskosten infolge der Inflation gestiegen sind. In früheren Konjunkturabschwüngen hatten Unternehmen Mühe, neue Strategien zur Aufrechterhaltung der Rentabilität zu finden, aber Investitionen in Technologien haben sich in wirtschaftlich schwierigen Zeiten als wertvolle Quelle für eine nachhaltige Kapitalrendite erwiesen.
„Automatisierungsplattformen geben Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und zu verwalten, damit die Mitarbeiter Zeit für höherwertige Aufgaben haben. Heute betrachten viele Unternehmen die Automatisierung als eine einmalige Investition. Der Wert der Verbesserungen kann jedoch exponentiell werden, wenn intelligente Automatisierungswerkzeuge in großem Umfang eingesetzt werden, sowie eine Kultur der Innovation und kontinuierlichen Verbesserung schaffen, die wiederum die Arbeitsmoral verbessert,“ erläutert Cosima von Kries.
Intelligente Automatisierung: Wachstumsmotor in unsicheren Zeiten
Intelligente Automatisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen in der heutigen dynamischen Umgebung Geschäfte machen. Die Komplexität der IT hat zugenommen. Intelligente Automatisierung rationalisiert die Geschäftsprozesse und hilft, die Kundenbindung zu verbessern. Intelligente Automatisierung ist das Herzstück der Initiativen zur digitalen Transformation eines Unternehmens. Sie wird eine treibende Kraft bei der Beschleunigung der geschäftlichen Transformation und des Wachstums sein und eine Schlüsselrolle in der hybriden Arbeitsumgebung spielen. Sie kann die Produktivität steigern, die Markteinführung beschleunigen und die Erfahrungen von Mitarbeitern und Kunden verändern.
„Rezessionssichere Unternehmen zeichnen sich vor allem daran aus, wie sie intelligente Automatisierung in den folgenden sieben Bereichen einsetzen: finanzielle Gesundheit, Stabilisierung und Gewinnung von Marktanteilen, Diversifizierung des Portfolios, Transformation ihres Geschäftsmodells, Umgang mit Mitarbeitern, Digital-First Ansatz und strategische Partnerschaften. Mithilfe intelligenter Automatisierung lässt sich in jedem dieser Bereiche eine Vielzahl an Verbesserungen erschaffen, was den Wert des Unternehmens fast schon automatisch weiter steigert,“ so Cosima von Kries abschließend.
Quellenangaben
https://www.nintex.com/blog/building-a-recession-proof-enterprise-using-intelligent-automation/
Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de/
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Was Business Process Intelligence und Autorennen gemeinsam haben
Überraschenderweise zeigen Untersuchungen jedoch, dass viele Unternehmen ihre eigenen Prozesse nur unzureichend kennen. Laut aktuellen Studien werden gerade einmal ca. 4 Prozent der Prozesse in Unternehmen vollständig auf Erfolg gemessen und verwaltet. Es scheint, dass hier eine sanfte Erinnerung an einen der bekanntesten Aphorismen von Aristoteles hilfreich wäre: Sich selbst zu kennen, ist der Anfang aller Weisheit.
Warum übersehen so viele Unternehmen, wie wichtig BPI für ihren Gesamterfolg ist?
Stellen Sie sich diesen Mangel an Verständnis auch im Motorsport vor, wo die Zeit buchstäblich über den Erfolg entscheidet und das Verständnis von Prozessen eine Frage von Leben und Tod ist.
„Um ein Rennen zu gewinnen, braucht man mehr als nur einen Fahrer und ein schnelles Auto. Eine ganze Crew von bis zu 20 Mechanikern unterstützt den Fahrer mit einer gut funktionierenden Strategie, die vor dem Rennen ausgearbeitet und während des Rennens umgesetzt wird. Wichtige Daten über das Auto und die Strecke, die Länge des Rennens und das Wetter werden dabei berücksichtigt. Unwichtige Daten werden herausgefiltert. Alle Beteiligten kennen die Abläufe. Der Ausgang des Rennens hängt von diesem tiefen Verständnis der Prozesse und der Reaktion auf Erkenntnisse ab“, geht Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, ins Detail.
Ein Beispiel für Innovation
Rennwagen sind für die Autoindustrie im Allgemeinen ein Beispiel für Innovation. Viele der heute gebräuchlichen Autofunktionen wurden zuerst in Rennwagen getestet, darunter Sicherheitsgurte und Scheibenbremsen. Prozessintelligenz ebnet den Weg für Innovationen.
In diesem Beispiel aus dem Rennsport halten elektronische Sensoren die Boxencrew in Echtzeit über die Leistung des Autos auf dem Laufenden. Diese wichtigen Informationen werden an alle Mitglieder des Rennteams weitergeleitet, nicht nur an einen einzelnen Mechaniker oder den Fahrer. Ohne diesen kritischen Informationsaustausch müsste die Mannschaft die Situation aus der Ferne interpretieren und sich fragen: "Wir werden von allen anderen Fahrern überholt. Ich frage mich, was da los ist?" Oder wenn sie einen Unfall auf der Strecke beobachten, fragen sie sich vielleicht: "Ist das unser Auto?"
„Während eines Rennens muss ein Fahrer seine Reifen wechseln und auftanken, um weiterfahren zu können. Erstaunlicherweise dauert der gesamte Vorgang nur wenige Sekunden. Für alle vier Reifen und das Tanken werden 12-16 Sekunden benötigt. Das Nachfüllen von Kraftstoff gegen Ende des Rennens dauert nur 2 bis 3 Sekunden. Diese Anpassungen sind für ein erfolgreiches Ergebnis von entscheidender Bedeutung. Und ohne ein tiefes Verständnis des Prozesses, wer die Arbeit macht und wie er sie macht, würde dieser zeitkritische Aufwand zu einem Misserfolg führen. Der Fahrer würde wahrscheinlich als Letzter die Ziellinie überqueren, wenn er es überhaupt so weit geschafft hat,“ erläutert Cosima von Kries weiter.
Business Process Intelligence für die Innovation im Unternehmen nutzen
BPI liefert ein umfassendes, tiefes Verständnis der Geschäfts- und Betriebsprozesse, die es ermöglichen, die Arbeit von Anfang bis Ende zu erledigen. Und genau deshalb ist BPI so wichtig. Sie hilft Teams und Organisationen nicht nur, heute effizienter zu arbeiten, sondern ebnet auch den Weg für eine bessere Zukunftsplanung und erfolgreiche Ergebnisse von morgen.
Warum verstehen dann nur so wenige Unternehmen ihre eigenen Prozesse genau? Die richtigen Werkzeuge sind ein wichtiger Faktor, wenn es darum geht, aussagekräftige Prozessinformationen zu liefern.
Was unter der Motorhaube steckt, zählt
„In unserem Beispiel aus dem Rennsport muss das Boxenteam über die notwendigen Werkzeuge verfügen, um die wenigen kostbaren Sekunden zu nutzen, die ihnen zur Verfügung stehen, um die Arbeit zu erledigen und den Fahrer wieder auf die Strecke zu bringen. Auch Unternehmen benötigen die richtigen Prozessintelligenz-Tools, um zu verstehen, was „unter der Unternehmens-Motorhaube“ vor sich geht,“ ergänzt Cosima von Kries.
BPI-Tools können Unternehmen dabei helfen, bestehende und künftige Prozesse zu erkennen, abzubilden, zu verwalten, zu automatisieren und zu optimieren. Die richtigen Tools können einen unermesslichen Wert darstellen. Die Kenntnis des Marktes für Process Intelligence ist ein wichtiger erster Schritt, um die richtige Lösung zu finden.
Business Process Intelligence nutzt neueste Technologieansätze aus dem Bereich Geschäftsprozessmanagements. Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) können Führungskräfte deutlich bessere datengestütze Entscheidungen für das Unternehmen treffen. Durch BPI werden Schwachstellen im Prozess direkt aufgezeigt, Echtzeitdaten ermittelt, sowie historische Daten in Kontext gebracht, große Datenmengen visuell für eine fundierte Entscheidungsbasis transparent bereitgestellt, sowie durch Predicitve Analytics Trends im Unternehmen aufgezeigt, welche zu zukunftsorientierten Erfolgen führen. So wie ein Rennwagen kontinuierlich aufgrund der Erfahrungswerte vorheriger Rennen innovativ angepasst wird, übernimmt Process Intelligence exakt diese Aufgabe für Geschäftsprozesse.
Drei Haupttechnologien für Business Process Intelligence
Es gibt drei Haupttechnologien, die eine End-to-End-Lösung für Process Intelligence vervollständigen. Process-Intelligence-Tools nutzen Algorithmen des maschinellen Lernens, um Ereignisdaten in einem Prozess aus Systemen und Anwendungen wie ERP und CRM zu sammeln, Daten zu analysieren und Prozesse zu visualisieren.
- Process Mining: Analyse von Betriebsprozessen auf Grundlage von Ereignisprotokollen, die Unternehmen dabei helfen, Betriebsprozesse zu analysieren und zu entdecken.
- Task Mining: eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Daten über Benutzer- (oder Desktop-) Interaktionen zu erfassen und so zu analysieren, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen.
- Process Mapping: Daten, die durch Prozess- und Task Mining gesammelt werden, helfen bei der Erstellung detaillierter Prozesslandkarten, die ein klares Bild davon vermitteln, wie Geschäftsprozesse ausgeführt werden und welche Akteure an jedem Schritt beteiligt sind.
„Richtig ausgeführt, bietet die Investition in BPI-Tools viele Vorteile, darunter datengestützte Entscheidungsfindung, Kosten- und Zeitersparnis, Nachhaltigkeit durch Reduzierung von Papierdokumenten, Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen durch schnellere und genauere Ergebnisse, effektives Benchmarking und Berichtswesen,“ so Cosima von Kries abschließend.
Mehr über BPI: https://www.nintex.com/blog/what-is-process-intelligence-exactly-lets-demystify-it/
EBook, wie Process Intelligence dazu beiträgt, Einblicke in Prozesse zu gewinnen und kontinuierliche Verbesserungen im Unternehmen voranzutreiben: https://www.nintex.com/resources/demystifying-process-intelligence/
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Die fünf wichtigsten ChatGPT-Anwendungen am Arbeitsplatz
„Suchmaschinen haben bereits massiv unsere Arbeitsweise verändert, wie wir auf Wissen zugreifen können. Inzwischen gibt es einen massiven Datenpool an Informationen, bei dem es oft schwer ist, die richtigen Quellen zu finden oder es zeitintensiv ist, das gewünschte Material, zum Beispiel eine Vorlage, den richtigen Datensatz oder Hilfestellung für den eigenen Programmcode, zu finden. ChatGPT revolutioniert hier in vielen Bereichen, wie digitale Daten noch besser konsumierbar und einsetzbar für uns gemacht werden können, um noch schneller und effizienter ans Ziel zu gelangen. Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI ist nicht länger ein ungreifbares Buzzword, sondern spürbare Realität mit erheblichem Mehrwert für die eigene Arbeitsbewältigung,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA und nennt die fünf wichtigsten Anwendungen von ChatGPT am Arbeitsplatz:
1. Kundenbetreuung verbessern
Fast 90 Prozent der Verbraucher bevorzugen die Interaktion mit einem Menschen gegenüber einem Chatbot. Frustrierender botbasierter Kundenservice ist schlecht für ein Unternehmen. Einen umfassenden persönlichen Kundenservice anzubieten ist schwierig und teuer. ChatGPT stellt dieses Kalkül auf den Kopf.
ChatGPT ist in der Lage, Antworten zu lernen und darauf aufzubauen. Wenn es mit einer internen Datenbank verbunden ist, wird es unsere Fähigkeit verändern, auf organisationsspezifische Kundendienstanfragen wie „Wie bekomme ich eine Genehmigung?“ oder „Wo ist Ihr nächstgelegenes Büro?“ zu antworten. Darüber hinaus wird es in der Lage sein, Inhalte zu erstellen und Antworten in einem visuellen Format darzustellen, wie beispielsweise „Bitte senden Sie mir einen Bericht über die Umsätze des letzten Monats.“.
2. Sprachübersetzung auf ein neues Level heben
Wir leben in einer global-agierenden Welt, in der es immer wichtiger wird, über Regionen, Sprachen und Kulturen hinweg zu kommunizieren. Bestehende Übersetzungstechnologien helfen bei kurzen Fragen und Befehlen und können kleine Textblöcke interpretieren. Das ist ein Anfang, aber ChatGPT verfügt über die Lese- und Verständnisfähigkeiten, um längere Texte zu verstehen und die Übersetzung auf die nächste Stufe zu heben.
ChatGPT kann den Standort eines Mitarbeiters ermitteln und automatisch Seiten mit Inhalten in die Landessprache der Person übersetzen. Für Entwickler, IT-Fachleute und Nutzer allgemein bedeutet dies eine enorme Zeit-, Arbeits- und Kostenersparnis bei der Markteinführung ihrer Arbeit. ChatGPT bietet auch ein großes Potenzial für die Entwicklung automatisierter assistiver Arbeitsplatztechnologien wie Echtzeit-Bildschirmleser und Gebärdensprachübersetzungen für Menschen mit Behinderungen.
3. Effektive Zusammenfassungen erstellen
E-Mail sollte den Schriftverkehr bei der Arbeit beschleunigen, damit wir alle mehr Zeit haben, uns auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Stattdessen füllten wir unsere Tage mit immer mehr Korrespondenz mit immer mehr Menschen. Neuere Messaging-Plattformen für die Arbeit haben die Kommunikationsflut nur noch verstärkt. Von E-Mails über Nachrichten bis hin zu Berichten kann ChatGPT wichtige Informationen zusammenfassen und an viel beschäftigte Mitarbeitende weitergeben. In Verbindung mit Word oder Outlook kann ChatGPT Informationen prüfen und das Wichtige herausfiltern. Es ist in der Lage, eine E-Mail in ein Handlungselement umzuwandeln und es in einen Arbeitsablauf einzubinden, der mit einem größeren Team geteilt wird
4. Neue Inhalte erstellen
ChatGPT besitzt ebenfalls die Fähigkeit, ausgehende schriftliche und visuelle Inhalte zu erstellen, von E-Mail-Antworten über Berichte bis hin zu externen Online-Inhalten. Mitarbeitende können vielleicht nicht alle ihre schriftlichen Aufgaben an ChatGPT abgeben, aber sie werden definitiv eine Reihe von Routineaufgaben weniger haben und Schreibideen und Unterstützung erhalten, wenn sie diese benötigen.
„Ja, ChatGPT kann eine E-Mail beantworten und ein Urlaubsantragsformular oder andere internen Papierdokumente ausfüllen. Aber es kann auch einen 10-stufigen Bericht über Gesundheits- und Sicherheitsrisiken oder einen Blog über die Geschäftsentwicklung oder einen neuen Trend erstellen. In den letzten Jahren wurden selbst die technisch versiertesten Mitarbeitenden mit einem gewissen Maß an kreativen Schreibaufgaben in ihrer Kommunikation und dem internen Marketing ihrer Arbeit betraut. ChatGPT kann ein verlässlicher Partner sein, der diese Aufgabe erheblich erleichtert und manchmal sogar ganz abnimmt,“ erklärt Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.
5. Code überprüfen und verbessern
Von der Erstellung von Arbeitsabläufen bis hin zu Vorschlägen kann ChatGPT den Code erstellen, überprüfen und verbessern. Egal, ob Unternehmen gerade mit einem Projekt starten oder bestehende Arbeit untersuchen, um herauszufinden, wie sie verbessert und optimiert werden kann: ChatGPT unterstützt die Codierung auf die gleiche Weise wie das Schreiben.
Technologische Innovationen beruhen zunehmend auf Citizen Developern, die eine großartige Idee oder einen Einblick in die Bedürfnisse ihrer Organisation haben, aber keine oder nur eine geringe formale Ausbildung im Programmieren besitzen. ChatGPT ist ein wichtiges Werkzeug, um diese zu unterstützen.
Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/
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Transformation im Finanzwesen
Die Aufgabe des Treasury-Teams besteht darin, die Finanzlage des Unternehmens durch strategische Planung zu schützen und das Risiko zu senken – oft über mehrere Bereiche hinweg. Die sich entwickelnde globale Wirtschaftslage stellt die Unternehmen jedoch vor hohe Herausforderungen in Bezug auf den Cashflow. Was können Treasurer also tun, um sich auf die kommenden Herausforderungen vorzubereiten? Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA über die Rolle von Automatisierung und Low-Code im Finanzwesen.
1. Bargeld Transparenz erhöhen
Eine Anfang 2022 veröffentlichte EACT-Umfrage ergab, dass 68 Prozent der Treasurer die Cashflow-Prognose als eines der drei wichtigsten Probleme bezeichneten. Die Gründe für die Priorisierung des Cashflows bleiben aufgrund der anhaltenden geopolitischen Situation in Europa, der weltweit steigenden Inflation und der Zinserhöhungen akut.
In diesen Zeiten brauchen Treasurer mehr Transparenz bei der Cash Visibility, um sich ein ganzheitliches Bild von der Liquiditätslage ihres Unternehmens zu machen. Erst einem vollständigen Überblick über die verfügbaren liquiden Mittel, deren Aufbewahrungsort und die erwarteten Geldströme kennen sie die Cashflow-Position ihrer Organisation wirklich.
Automatisierung ist für Treasurer wichtig. Von vielen Treasury-Abteilungen wird erwartet, dass sie typische Aufgaben wie den täglichen Cashflow, Kundentransaktionen und Mitarbeiterzahlungen verwalten und gleichzeitig strategische, langfristige Entscheidungen unterstützen. Sie jonglieren oft mit vielen Aufgaben gleichzeitig. Darüber hinaus bedeuten manuelle Prozesse, dass Treasurer nicht über Echtzeitdaten zur Cashflow-Position des Unternehmens verfügen.
Durch die Automatisierung des täglichen Liquiditätsabgleiches , der Berichterstattung über den Banksaldo und anderer Teile des Cash-Management-Prozesses automatisieren Treasurer jedoch nicht nur sich wiederholende, zeitaufwändige Arbeiten und können sich stattdessen auf strategische Aufgaben konzentrieren, sondern verfügen auch über Echtzeitinformationen auf ihren Dashboards, um zeitnahe Entscheidungen zu treffen.
2. Die Risikostrategie neu denken
Neben dem Cash-Management ist das Risikomanagement immer wichtiger geworden. Treasurer reagieren derzeit sehr sensibel auf die Anfälligkeit ihrer Bilanzen für rasche Änderungen der Zinssätze, Währungsschwankungen, Rohstoff- und Lieferkettenrisiken, da sich die globalen Finanzbedingungen weiter verschlechtern.
Die derzeitige dynamische Finanzlandschaft hat jedoch sowohl Risiken als auch Chancen geschaffen. Treasury-Teams achten darauf, von verbesserten Renditen auf ihre kurzfristigen Anlagen zu profitieren. Die Möglichkeit, über Dashboards vollständige Transparenz und Kontrolle über Risiken und Hedging-Aktivitäten zu erhalten, ermöglicht es Treasurern Hedging-Strategien nahtlos anzupassen, beispielsweise im Falle einer hohen Marktvolatilität bei globalen Währungen im Jahr 2022.
Treasury-Teams, die in die Automatisierung investiert haben, waren schneller in der Lage, strategischere und systematischere Optionen für die Währungsabsicherung zu nutzen, um die Treasury-Richtlinien einzuhalten und günstige Absicherungsmöglichkeiten schnell und nahtlos zu nutzen. Zu den Bereichen, die sich für die Automatisierung anbieten, gehören die Automatisierung von FX-Prozessen, wie z.B. das Zusammenfassen von Anfragen,
Initiierung von Preisanfragen und die Ausführung von Handelsstrategien auf der Grundlage vorteilhafter, im Voraus festgelegter Parameter.
3. Berichtswesen verwalten
Treasurer verlassen sich bei geschäftskritischen Aufgaben oft auf manuelle Prozesse. Die Erfassung und Analyse von Daten für kritische Aufgaben wie Devisenmanagement und Risikoplanung ist zeitaufwändig. Aus diesem Grund geben viele Organisationen ihre traditionellen Prozesse auf und setzen auf Automatisierung, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit für wertschöpfende Aufgaben zu gewinnen.
Beziehen Unternehmen die ESG-Berichterstattungen mit ein, bedeutet die Einführung von nicht-finanziellen Daten die Integration von noch mehr Datenquellen, was die monatliche Zusammenführung von Berichten zu einer zusätzlichen Herausforderung macht. Auch hier spielt die Automatisierung eine wichtige Rolle.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Automatisierung einzuführen – es muss keine Alles-oder-Nichts-Entscheidung sein. Die Automatisierung der Managementberichterstattung (d. h. die automatische Datenerfassung, -zusammenstellung und -eingabe in standardisierte Berichtsvorlagen) können Unternehmen beispielsweise schrittweise einführen und erhebliche Effizienzsteigerungen erreichen.
Die Rolle von Low-Code im Finanzwesen
Die Einführung dieser Automatisierungsinitiativen kann sich jedoch als schwierig erweisen, da die Ressourcen der IT-Teams knapp sind, die Budgets schrumpfen und die Lücke bei den technologischen Fähigkeiten immer größer wird. Hier werden Low-Code-Technologien und -Anwendungen alltäglich und können einen echten Unterschied machen.
Low-Code-gestützte Plattformen sind bereits ein wesentlicher Bestandteil vieler Strategien zur digitalen Transformation. Für Treasurer ermöglicht die Automatisierung von Back-End-Prozessen eine größere Datentransparenz und reduziert gleichzeitig das Potenzial für menschliche Fehler und die Verzögerung durch manuelle Eingaben. Vollständig automatisierte Treasury-Teams sind besser in der Lage, Kernprozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu beschleunigen, menschliche Fehler zu eliminieren und Daten besser zu nutzen.
Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/
Quellennachweis:
https://www.treasurers.org/system/files/Journeys_to_Treasury_2021-22.pdf
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Prozesse automatisieren: Ja, Nein, Vielleicht?
Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind endlos. Für jeden fehlerhaften Prozess gibt es eine Automatisierungslösung. Wo fangen Unternehmen also an? Und was sind die wichtigsten zu automatisierenden Prozesse?
Heutzutage übernehmen Prozesserkennungs-Tools diese Aufgabe automatisiert. Sie schlagen die besten Aufgaben für die Automatisierung vor. Mit dem richtigen Tool lässt sich die Zeit für die Implementierung der Automatisierung um bis zu 80 Prozent reduzieren und der ROI um bis zu 352 Prozent steigern. Die Automatisierung kann für verschiedene Anwendungen in unterschiedlichen Unternehmensabteilungen eingesetzt werden, z. B. in der Personalabteilung, im Marketing, im Vertrieb und in anderen Bereichen.
Beispiele für die Prozessautomatisierung in den folgenden Unternehmensbereichen:
Kundenservice: Kommunikation und Kundenfeedback verbessern
Wenn Menschen an eine Unternehmensmarke denken, denken sie wahrscheinlich an ihre letzte Interaktion und Erfahrung mit dem Unternehmen. Kommunikation und Effizienz sind der Schlüssel zu einem guten Kundenerlebnis. Prozessautomatisierung, genauer gesagt automatisierte Arbeitsabläufe, tragen zur Vereinfachung der Kommunikation bei. Prozesse von Mensch zu Mensch, von System zu System laufen dann ohne Verzögerung oder Probleme ab. Durch die Digitalisierung vieler Bereiche und die Verbesserung der Prozesse rund um die Wissensdatenbank stellen Unternehmen sicher, dass die Kundendienstmitarbeiter relevante Probleme schnell erfassen, recherchieren und lösen können.
„Eine weitere wichtige Säule des Kundendienstes ist das Feedback. Mit automatisierten Umfragen können Unternehmen Kundenfeedback schnell erfassen und entsprechend reagieren. Wenn Unternehmen zudem die Arbeitsbelastung ihres Kundendienstteams um fast 50 Prozent reduzieren möchten, empfiehlt es sich Robotic Process Automation (RPA) einzusetzen. Mit RPA lassen sich einfache Probleme und Fragen eines Kunden automatisiert lösen, so dass die Teams ihre Aufmerksamkeit auf übergeordnete Themen richten können,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.
Personalwesen: Einstellungsprozesse beschleunigen
Die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiter dauert oft einige Wochen. Um Talente zu finden, zu interviewen und zu integrieren, müssen viele Prozesse online abgewickelt werden. Hierunter fallen z. B. das Erstellen von Stellenbeschreibungen, das Durcharbeiten der Lebensläufe, das Ansetzen von Interviews usw. Prozessautomatisierung verkürzt den langwierigen Prozess von Wochen auf Tage. Automatisierte Arbeitsabläufe übernehmen dann das Sammeln von Lebensläufen, Nachfass-E-Mails, die Planung von Vorstellungsgesprächen und vieles mehr – bis hin zur elektronischen Unterzeichnung von Verträgen etc.
Marketing: neue Kampagnen zügiger realisieren
Der Start einer neuen Marketingkampagne ist mit zahlreichen Aufgaben und Überschneidungen zwischen den Abteilungen verbunden. Abstimmungsprozesse zwischen den einzelnen Abteilungen und Genehmigungsprozesse müssen eingehalten werden. Fehlkommunikation führt zu Verzögerungen der Kampagne, was wiederum die Budgets in die Höhe treibt. Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen für ein klareres Briefing der Teams, eine effektive Aufgabenzuweisung und eine Optimierung des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses. Auf diese Weise können Teams Marketinginitiativen schneller durchführen, Feedback umsetzen, effizient zusammenarbeiten und Termine einhalten, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.
Vertrieb: Verträge und Rabattgenehmigungen innerhalb von Sekunden erstellen
Ein effizienter Vertriebszyklus ist entscheidend für den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Erzielung von Provisionen. Mit Prozessautomatisierung sind Vertragsvorlagen in wenigen Minuten erstellt inklusive elektronischen Unterzeichnung. Ebenso können Rabattgenehmigungen mit einem einfachen Workflow automatisiert werden. Hier empfiehlt sich, dass Unternehmen Kontrollmechanismen hinzufügen, die sicherstellen, dass die Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen, die den Rabattrichtlinien entsprechen.
Einkauf: Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse straffen
Die Beschaffung von Waren und die Aufrechterhaltung von Lieferkettenbeziehungen führt mit Prozessautomatisierung zur Rationalisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Kosteneffizienz. Die Automatisierung der Beschaffungsanfragen mit digitalen Workflows und Formularen gibt Teams Raum sich auf höherwertige Arbeiten zu konzentrieren. Aufgaben werden schneller durchgeführt und innerhalb von Tagen anstatt Wochen erledigt. Die termingerechte, budgetkonforme und fehlerfreie Lieferung von Aufträgen wird zum Standard.
Finanzwesen: Finanztransaktionen reibungsloser durchführen
Das Eingeben von Daten, das Überprüfen von Kosten und das Korrigieren von Rechnungen kann mittels Prozessautomatisierung übernommen werden. Automatisierte Workflows und Formularerstellung übernehmen die Datenerfassung in Tabellenkalkulationen. Finanzdienstleistungen zu automatisieren, führt in Unternehmen zu genaueren und schnelleren Entscheidungsfindungen sowie genaueren Daten. Um zu filtern, wo es Ineffizienzen in der Finanzabteilung gibt, bietet sich die Prozessabbildung an. So können Unternehmen Probleme bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Rechnungsstellung und vielem mehr aufdecken und im nächsten Schritt beheben, damit Finanztransaktionen im gesamten Unternehmen reibungslos ablaufen.
Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/
Quellennachweis:
Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de/
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