Whitepaper zur „Einführung der E-Akte“
Die elektronische Aktenführung bei öffentlichen Verwaltungen
Ein wesentlicher Vorteil der elektronischen Akte (E-Akte) ist, dass verteilt vorliegende Informationen wie E-Mails, Dokumente oder auch Notizen auf Papier elektronisch zusammengeführt und schnell gefunden werden können. Auch die Vorgangsbearbeitung wird hierbei digitalisiert. Unter Schriftgut-verwaltung versteht man die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen. Ein großer Vorteil der neuen digitalen Welt ist die Verfügbarkeit der Daten. So können die Benutzer mit Tablets, Smartphones oder Notebooks von überall auf die Akten zugreifen.
Einführung der E-Akte
Um die E-Akte einzuführen, gibt es unter-schiedliche Vorgehensmodelle, die ihre jeweiligen Vor- und Nachteile haben. Ob der prozessorientierte, der an Organisations- einheiten (Amt, Abteilung, Fachbereich, Dezernat) orientierte oder der verwaltungs-übergreifende Ansatz den größten Erfolg verspricht, hängt von der konkreten Situation vor Ort ab und sollte sorgfältig geprüft werden. In jedem Fall müssen vor Einführung der E-Akte die Bereiche identifiziert werden, in denen schnell große Mehrwerte erzielt werden können – auch um die Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften zu erhöhen.
Zur Einführung der E-Akte hat die Firma n-komm GmbH in Karlsruhe, ein Whitepaper veröffentlicht. Auf dreizehn Seiten wird dem Leser die einzelnen Schritte der Prozesskette Näher gebracht. Das Whitepaper können sich Interessierte kostenfrei herunterladen unter:
https://n-komm.de/download/whitepaper-zur-einfuehrung-der-e-akte/
n-komm GmbH
Unterweingartenfeld 6
76135 Karlsruhe
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Telefax: +49 (721) 35460-60
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E-Mail: alexander.kuehn@n-komm.de
n-komm mit der ELO E-Akte auf der Cebit 2017
Showcase zur ELO E-Akte
Die Öffentliche Verwaltung ist dem Prinzip der Aktenmäßigkeit verpflichtet, hat also Akten so zu führen, dass sich der Sachstand jederzeit klar erkennen lässt. Unter den Vorgaben des E-Government-Gesetzes nimmt die E-Akte hierbei eine Schlüsselrolle ein. Sie ist für die moderne Verwaltung das Bindeglied zwischen Papier und digitalen Informationen und muss Bearbeiter und berechtigte Nutzer der Akteninhalte bestmöglich in ihrer Arbeit unterstützen. Bei der Bearbeitung von Akten und Vorgängen ist es für die Bearbeiter wichtig, erforderliche Arbeitsschritte einfach und schnell initiieren zu können, den aktuellen Bearbeitungsstand schnell zu erkennen und auch über neue oder bearbeitete Dokumente informiert zu werden.
Die ELO E-Akte verfügt über Mechanismen, welche die Bearbeiter hier optimal unterstützen. Wird ein neues Dokument in einer E-Akte erstellt oder ein bestehendes Dokument überarbeitet, werden alle Bearbeiter informiert, die diese Funktion für die betreffende Akte aktiviert haben. Neben diesen Informationen zu neuen und bearbeiteten Dokumenten ist es für die moderne Sachbearbeitung auch wichtig, die Bearbeitung und damit den Sachstand einer Angelegenheit mit Vorgängen und Geschäftsgängen steuern zu können. Hier hat die ELO E-Akte eine ihrer großen Stärken. Hier setzt die ELO E-Akte an: jederzeit den effektivsten Zugriff auf benötigte Informationen bei der täglichen Arbeit zu haben.
Schnittstellen zu Fachanwendungen sorgen dafür, dass Dokumente und Informationen aus den Fachanwendungen automatisiert in der jeweiligen Akte landen, z.B. zur Übernahme von Personaldaten und -dokumenten für eine elektronische Personalakte. Schnittstellen zu Mailsystemen und Office-Anwendungen ermöglichen es dem Sachbearbeiter, neue Dokumente (Briefe, E-Mails) direkt in der Akte zu erstellen oder nachträglich dort abzulegen.
Die ELO E-Akte bietet jedem Bearbeiter von Akten das von ihm benötigte Set an Werkzeugen in einer modernen und intuitiven Oberfläche.
Vortrag zur E-Akte
Ein besonderes Highlight erwartet die Messe Besucher am Mittwoch den 22.03.2017 um 14:30 Uhr im Forum Marktplatz Kommune. Hier zeigt Ihnen Herr Wolgang Zwickl (n-komm GmbH) und Herr Nils Mosbach (ELO Digital Office GmbH) die ELO E-Akte live auf der Präsentationsbühne. Viele Informationen und die E-Akte live, sehen Sie in Halle 7 (Public Sector) am Stand A28/3.
Die n-komm GmbH ist spezialisiert auf die Themen Social Software, DMS & ECM, kommunale Lösungen und Cloud. Zahlreiche Zertifizierungen und Auszeichnungen u.a. als IBM Gold- und ELO-Business-Partner zeichnen das Unternehmen aus und zeigen das große Know-How seiner Mitarbeiter.
Seit über 15 Jahren hat das Unternehmen seinen Sitz in Karlsruhe, von dort werden öffentliche Auftraggeber und auch mittelständische Unternehmen in ganz Deutschland betreut.
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