Die Herausforderung
Die Bundesregierung Deutschland möchte die Digitalisierung in der Wirtschaft vorantreiben. Aus diesem Grund hat sie verschiedene Förderprogramme und Projekte aufgelegt, mit denen sie beispielsweise mittelständischen Unternehmen und kleineren Betrieben dabei helfen will, den digitalen Wandel einzuläuten. Eines dieser Projekte, „eMasterCraft“ wurde unter dem Dach der Initiative „Mittelstand digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie vom Fraunhofer-Institut für Techno- und Wirtschaftsmathematik durchgeführt und fokussierte sich dabei vor allem auf die Digitalisierung in Handwerksbetrieben.

Ziel war und ist es, den betroffenen Unternehmen in einem Beratungsgespräch aufzuzeigen, wie ein kleiner Betrieb von der Digitalisierung profitieren kann. Das Fraunhofer-Institut möchte deshalb eine Plattform konzipieren, mit der sich eine einfach zu verstehende Gegenüberstellung der Ist- und Soll-Situation – vor und nach der Digitalisierung – abbilden lässt. Man stellt sich vor, in verschiedenen Darstellungsformen etwa als Flowchat oder Map, die Ist-Situation mit den Sollprozessen zu vergleichen, so dass schnell erkennbar ist, ob und wenn ja mit welchen Änderungen positive Effekte zu erzielen sind – sprich ab wann sich die Digitalisierung ganz konkret lohnt.

Die Lösung
Auf Basis der führenden Mindmapping-Software, MindManager, entwickeln die Wissenschaftler des Fraunhofer-Instituts ein Kosten-Nutzen-Tool, mit dem sich darstellen lässt, wie ein Handwerksbetrieb konkret von der Digitalisierung profitieren kann. In diesem Tool lässt sich auf der einen Seite erfassen, wie Prozesse, etwa die Zeiterfassung oder Personaleinsatzplanung aktuell im Betrieb gehandhabt werden. Dem gegenüber wird dann – auf Basis derselben Daten – dargestellt, was sich verändern würde, wenn man einzelne Aspekte digitalisiert. Sowohl die Prozessdarstellung als auch die Kosten- und Einsparungskalkulationen lassen sich mit MindManager darstellen, bei Bedarf sogar in ein und derselben Ansicht.

Dr. Michael Schröder, Leiter des Projekts „eMasterCraft“ und stellv. Abteilungsleiter "Optimierung", Fraunhofer-Institut für Techno- und Wirtschaftsmathematik ITWM: “Die Idee hinter dem Kosten-Nutzen-Tool ist, die Menschen dahinzuführen, dass die Datenerfassung formaler wird. Ein Schritt, der gerade in Handwerksbetrieben nicht immer einfach ist. Diese Formalisierung aber ist Voraussetzung für einen Einstieg in die Digitalisierung mit zum Teil erheblichen Vorteilen.“ In MindManager sieht Schröder die optimale Plattform für diese Herausforderung. „Das Tool bietet einen niederschwelligen Zugang zur Prozessmodellierung. Es ist auf der einen Seite sehr flexibel, reduziert Komplexitäten, hat aber auch Schnittstellen zur Datenintegration, was für die Plausibilität der Darstellung und den Aha-Effekt bei Handwerkern sehr wichtig ist“, sagt der Wissenschaftler.

Das Ergebnis
Heute verfügt das Fraunhofer-Institut über eine einzigartige Plattform, die bei der Beratung kleiner und mittelständischer Handwerksbetriebe gerne genutzt wird. USP dieses Kosten-Nutzen-Tools ist, dass sich die Komplexität elektronischer Prozesse sehr übersichtlich abbilden lässt und dass durch den besonderen Mix aus Kalkulationsfunktionen, Mapdarstellung und individuellen Kommentaren einerseits eine Struktur vorgegeben ist, andererseits aber genügend Flexibilität besteht. „Ein Beispiel: Wenn wir einem Handwerker aufzeigen, wie viel Aufwand er durch die Zeiterfassung mit Stundenzetteln hat und wie einfach sich derselbe Prozess beispielsweise mit einer App gelöst werden kann, dann lässt sich mit dem Tool wunderbar visualisieren, wie groß die Vorteile der Digitalisierung sind und wie schnell ein Betrieb davon profitieren kann“, weiß Michael Schröder.

Ein konkretes Erfolgsbeispiel hat er auch schon zu vermelden: So hat etwa der Malerbetrieb Adam Oswald im Projekt eMastercraft für mehrere Prozesse eBusiness-Standards eingeführt. Das Ergebnis: reibungslosere Abläufe, valide Daten, problemloser Informations- und Dokumentenaustausch sowie enorme Zeit, Ressourcen und damit auch Kosteneinsparungen. Um seinerseits das Voranschreiten der Digitalisierung zu unterstützen und für weitere Erfolgsmeldungen zu sorgen, bietet das Fraunhofer-Institut sein Tool als Probelizenz für einen Monat kostenlos an. Schröder und seine Kollegen sind davon überzeugt, dass das Kosten-Nutzen-Tool auf MindManager Basis die bestmögliche Grundlage für Gespräche mit kleinen und mittleren Betrieben ist, die zwar den Trend der Digitalisierung sehen, aber keine Zeit haben, sich damit zu befassen.