MailStore Version 23.2 ab sofort verfügbar
So können Administratoren nun über den MailStore Client, das MailStore Outlook Add-in und den Web Access eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) einrichten. Diese Neuerung betrifft Nutzer und Admins, die lokal in der Software angelegt sind. Optional ist ein zusätzliches „Trusted Device“-Feature verfügbar, das die Angabe von MFA-Codes Eingaben auf zweiwöchentlich reduziert. Diese Neuerung betrifft MailStore Server- und MailStore SPE-Anwender mit integrierter Authentifizierung.
Eine weitere praktische Ergänzung vereinfacht die Zertifikatverwaltung. Über die API können Admins ab sofort eine vollständige zentrale Liste aller OAuth-Authentifizierungszertifikate einschließlich der jeweiligen Ablaufdaten einsehen. Dadurch lassen sich bevorstehende Erneuerungen und Verlängerungen rechtzeitig planen. Von dieser Verbesserung profitieren vor allem Systemhäuser und Managed Service Provider (MSP), die sich in der Regel um die Zertifikate zahlreicher Kunden kümmern.
Apropos Zertifikate: Die 23.2-Versionen von MailStore Server und MailStore SPE wurden standardmäßig von einem unabhängigen IT-Revisor und Datenschutzexperten geprüft und zertifiziert. Das Zertifikat nach IDW PS 880 bestätigt, dass beide Lösungen eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ermöglichen. In Österreich und in der Schweiz geltende Anforderungen wurden dabei ebenfalls berücksichtigt. Das zweite Zertifikat bescheinigt beiden Lösungen zudem eine DSGVO-konforme (bzw. DSG-konforme in der Schweiz) Verarbeitung personenbezogener Daten.
Weitere Informationen zu MailStore V23.2 finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen von OpenText, „The Information Company“ (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 80.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten. MailStore wurde 2023 mit dem Business Excellence Award 2023 in der Kategorie „Best Independent Email Archiving Vendor“ ausgezeichnet.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
Mit MailStore Home befindet sich ein weiteres Produkt im Portfolio, das Einzelanwendern die kostenlose Archivierung ihrer privaten E-Mails ermöglicht. MailStore Home wird derzeit weltweit von über 1.000.000 Anwendern genutzt.
MailStore Software GmbH
Cloerather Str. 1-3
41748 Viersen
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Darum gehört E-Mail-Archivierung zu einer guten Cyber-Resilienz-Strategie
Wie können sich Unternehmen auf den Ernstfall vorbereiten? Kristina Waldhecker, Manager Product Marketing von der MailStore Software GmbH, gibt dazu diese relevanten Tipps, um die Cyber-Resilienz zu stärken:
E-Mail-Archivierung im Zusammenspiel mit Backups
- Im Rahmen des Business Continuity Managements definieren Unternehmen Prozesse, die im Ernstfall sowohl das Ausmaß der Unterbrechung eindämmen als auch eine schnelle Wiederaufnahme der Betriebsabläufe gewährleisten sollen – einschließlich der Wiederherstellung betroffener Systeme und Daten. Darum kümmert sich die Disaster Recovery – einer der Teilbereich der Business Continuity.
- Damit die Disaster Recovery erfolgreich ist, müssen Unternehmen Kopien ihrer Datenbestände – mitsamt ein- und ausgehender E-Mail-Korrespondenzen – anlegen, aus denen im Falle eines Datenverlustes die Wiederherstellung erfolgt. Dafür greifen Unternehmen häufig lediglich auf herkömmliche Backups zurück. Diese haben jedoch einen entscheidenden Nachteil: Backup-Prozesse werden zumeist nur in festgelegten Intervallen durchgeführt und erfassen nur jenen Bestand, der zum Erstellungszeitpunkt vorhanden ist (sogenannte „Snapshots“). Sämtliche Änderungen, die zwischen den Snapshots erfolgen, werden demnach nicht berücksichtigt.
- Backup-Systeme sollten um eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung ergänzt werden, um den gesamten E-Mail-Datenbestand vor einem Verlust zu schützen. Diese kopiert den kompletten E-Mail-Datenbestand vollständig, manipulationssicher und möglichst datenschutzkonform in ein zentrales Archiv. Sollten die E-Mail-Server aufgrund einer Störung nicht verfügbar sein, können Mitarbeiter trotzdem mithilfe von Such- und Wiederherstellungsfunktionen weiterhin auf die aktuellste Version des Bestandes zugreifen. Ein kombinierter Ansatz aus Backup-System und E-Mail-Archivierung stellt einen wichtigen Faktor der Cyber-Resilienz-Strategie eines Unternehmens dar: während im idealen Fall das Backup sich darauf konzentriert den E-Mail-Server mit möglichst geringer Downtime wiederherzustellen, werden die E-Mails sicher im zentralen und unabhängigen Archiv vorgehalten.
Nicht nur förderlich für das Business Continuity Management
- Der Mehrwert einer E-Mail-Archivierungslösung geht jedoch weit über das Business Continuity Management hinaus. Die meisten Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterliegen Aufbewahrungspflichten, die vor allem steuer- und handelsrechtlich relevante Korrespondenzen in elektronischer Form mit einbezieht. Auch wenn Dokumente nur in Form von E-Mails vorliegen, müssen sie sicherstellen, dass diese revisionssicher und im Rahmen des festgelegten Aufbewahrungszeitraums dauerhaft aufbewahrt werden und stets verfügbar sind.
- Die gesetzlichen Anforderungen können sich je Branche und Land unterscheiden. Über die Revisionssicherheit hinaus, sollten E-Mails datenschutzkonform nach Maßgaben der EU-DSGVO (in der Schweiz: DSG) verarbeitet und gespeichert werden. Eine professionelle E-Mail-Archivierung kann zudem helfen, diese Anforderungen im Rahmen der E-Mail-Governance auch praktisch umzusetzen.
Fazit: E-Mail-Archivierung ist kein „nice-to-have“ für Unternehmen – sondern Teil der IT-Strategie, da sie gleich auf zweierlei Weise Sicherheit bieten kann: sowohl vor Datenverlusten als auch hinsichtlich Revisionssicherheit und Datenschutzkonformität.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen von OpenText, „The Information Company“ (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 80.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
Mit MailStore Home befindet sich ein weiteres Produkt im Portfolio, das Einzelanwendern die kostenlose Archivierung ihrer privaten E-Mails ermöglicht. MailStore Home wird derzeit weltweit von über 1.000.000 Anwendern genutzt.
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MailStore launcht Version 22.2: Unterstützung für Windows 11 und Server 2022
Rechtssicher und DSGVO-konform
Die neuste Version der Business-Lösungen MailStore Server und MailStore Service Provider Edition wurden wie die Vorgängerversionen nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) zertifiziert. Diese Zertifizierung beachtet alle Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, womit Kunden bei der E-Mail-Archivierung auch rechtlich auf der sicheren Seite sind.
Daneben verfügt auch die neue Version über eine DSGVO-Zertifizierung, die bestätigt, dass die Software bei sachgemäßer Nutzung eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten bietet.
Auch Privatanwender profitieren
Privatanwender der kostenlosen E-Mail-Archivierungslösung MailStore Home profitieren ebenfalls von der neuen Version. So unterstützt MailStore Home ab sofort ebenfalls die neuen Betriebssysteme Windows 11 und Windows Server 2022. Privatanwender können TLS 1.3 (soweit verfügbar) nutzen. Neben diesen Neuerungen gibt es bei MailStore Home einige Updates, die die Stabilität, Security und Performance verbessern, unter anderem die Aktualisierung des .NET Frameworks und der internen Datenbank-Engine.
„Wir wollen unseren Kunden und Nutzern zuverlässige, rechts- und zukunftssichere E-Mail-Archivierung bieten. Daher ist es für uns entscheidend, immer auf dem neusten Stand zu bleiben und unser Produkt den Entwicklungen im Markt anzupassen. Ich freue mich daher sehr, dass wir heute den Release der Version 22.2 verkünden können, die auch die neusten Microsoft-Systeme und modernste Verschlüsselung unterstützt“, sagt Björn-Arne Meyn, Senior Product Manager von Mailstore.
Die neue Version von MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition sind ab sofort verfügbar und können hier kostenlos getestet werden. MailStore Home ist auf der Produktseite kostenlos für alle Privatanwender verfügbar.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen von OpenText, "The Information Company" (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 80.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
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Leeres E-Mail-Postfach nach dem Urlaub? So sind Unternehmen auf der sicheren Seite
Der Urlaub soll für Mitarbeiter eine echte Auszeit sein, das heißt, dass Firmen-Laptop und -Handy ausgeschaltet und zuhause bleiben. Das hat aber zur Folge, dass sich häufig während ihrer Abwesenheit der Posteingang unablässig weiter füllt. Am ersten Arbeitstag nach der Auszeit warten dann schnell Hunderte bis Tausende E-Mails im Postfach. Das alles aufzuarbeiten, frisst Zeit und sorgt für Frust. Vor allem nach längeren Urlauben stellt sich zudem die Frage, wie relevant manche Mails zum Zeitpunkt der Rückkehr überhaupt noch sind.
Mails löschen: ein zweischneidiges Schwert
Einige Unternehmen setzten bereits auf eine sehr konsequente Lösung: E-Mails an Mitarbeiter im Urlaub werden automatisch gelöscht. Für die Angestellten hat dies den Vorteil, dass sie am ersten Arbeitstag entspannt mit einem aufgeräumten Postfach starten können. Damit dem Unternehmen keine wichtigen Informationen verlorengehen, gibt es bei diesem Ansatz allerdings einiges zu beachten.
So sollte in der Abwesenheitsnotiz unbedingt vermerkt werden, dass Mails automatisiert gelöscht werden, um dem Absender die Möglichkeit zu geben, die Nachricht erneut zu senden. Für dringende Fälle kann auch der Kontakt einer Urlaubsvertretung angegeben werden. Hier verlässt man sich allerdings darauf, dass der Absender erneut tätig wird. Bei alltäglichen Konversationen, Nachfragen oder Angeboten sollte das in der Regel kein Problem darstellen. Allerdings muss man sich vor Augen führen, dass es für bestimmte Dokumentenarten rechtliche Aufbewahrungspflichten gibt – zumindest ist dies für den überwiegenden Teil der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz der Fall. Eine Pflicht zum erneuten Senden von E-Mails existiert hingegen nicht. So könnte es zu Streitfällen kommen, in denen sich ein Absender darauf beruft, eine E-Mail versendet zu haben, der Empfänger diese aber nicht mehr im System hat, da sie automatisch gelöscht wurde. Das ist eine unangenehme Situation für alle Beteiligten, die unbedingt vermieden werden sollte.
Raus aus dem Posteingang, aber nicht verschwunden
Derart problematische Situationen können beispielsweise bei Vertragskündigungen eintreten. Die Willenserklärung, die hinter einer solchen Mail steckt, wird mit der Zustellung wirksam. Wird die entsprechende Mail allerdings direkt nach der Zustellung gelöscht, weiß u.U. niemand im empfangenden Unternehmen über die eigentlich fristgerechte Kündigung Bescheid. Dies ist ein Risiko, das Unternehmen sorgfältig abwägen sollten. Bei E-Mails kann es sich de facto nach Steuer- und Handelsrecht auch um Handels- oder Geschäftsbriefe handeln, die nach dem Gesetz archivierungspflichtig sind. Solche Mails sollten also auf keinen Fall unwiederbringlich gelöscht werden.
Eine Lösung kann die sogenannte Journalarchivierung bieten. Bei diesem Ansatz werden alle E-Mails direkt nach dem Eingang vom E-Mail-Server in ein Archivsystem kopiert – noch bevor sie im Posteingang des Nutzers erscheinen. Unternehmen, die eine derartige Lösung einsetzen, können also getrost die Postfächer der Mitarbeiter während des Urlaubs löschen. Alle E-Mails sind schließlich noch vollständig und originalgetreu im Archiv gespeichert und abrufbar, sodass keine wichtigen Dokumente oder Informationen verloren gehen. Um das Gesuchte schnell finden zu können, sollten Unternehmen darauf achten, dass ihre Archivierungslösung eine leistungsfähige Volltextsuche bietet, mit der die Mitarbeiter schnell zum Ziel gelangen – und dies ohne das IT-Helpdesk bemühen zu müssen.
Fazit
Der Urlaub dient der Erholung und Mitarbeiter sollten während dieser Zeit dienstlich nicht erreichbar sein – darüber herrscht weitgehender Konsens. Oft genug überkommt die heimkehrenden Urlauber dann allerdings direkt am ersten Arbeitstag nach der Auszeit der Stress, da alles aufgearbeitet werden muss. Hier kann es durchaus eine Entlastung darstellen, die Postfächer der Angestellten automatisch zu leeren. Das sollte allerdings nur nach einem ausdrücklichen Hinweis in der Abwesenheitsnotiz und mit einem Archivierungssystem zur (rechtlichen) Absicherung geschehen.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen von OpenText, "The Information Company" (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 80.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
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MailStore 22.1: Neuerungen bei Benutzerfreundlichkeit, Compliance und Sicherheit
„Mit dem Release 22.1 geben wir unseren Nutzern vor allem neue Funktionen an die Hand, die ihnen im Arbeitsalltag helfen, Zeit zu sparen und Aufgaben vereinfachen. Dabei war uns wichtig, Feedback von Administratoren, die unsere Produkte regelmäßig einsetzen, einfließen zu lassen und von ihnen langersehnte Features umzusetzen. Dazu zählt etwa die Möglichkeit, Let’s Encrypt™-Zertifikate in MailStore Gateway einzusetzen, oder auch auf einen Blick in einem Status Report erkennen zu können, ob sie selbst aktiv werden müssen“, erklärt Björn-Arne Meyn, Senior Product Manager bei MailStore. „Natürlich haben wir auch wieder sichergestellt, die unabhängigen Zertifizierungen bzgl. IDW PS 880 und EU-DSGVO unserer Produkte zu aktualisieren, damit sich unsere Nutzer sicher sein können, dass unsere Produkte relevante Compliance-Vorgaben einhalten.“
Version 22.1 enthält folgende Neuerungen:
· Verbesserte Benutzerfreundlichkeit
Administratoren von MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition (SPE) erhalten nun bereits in der Betreffzeile der Status Reports Handlungsaufforderungen, wenn sie im Archiv tätig werden müssen. Außerdem können sie künftig neue Lizenzen installieren, ohne dabei den MailStore Client neu zu starten. Dank der neuen Eingabevalidierung werden die Administratoren zudem sofort benachrichtigt, wenn sie ungültige Zeichen in Textfeldern für Datei- und Ordnerpfade verwenden. Dieses Feature steht auch Anwendern von MailStore Home zur Verfügung, damit sie Eingaben unmittelbar korrigieren können und Folgefehler vermeiden.
· Neues Compliance-Feature und aktualisierte Zertifizierungen
Die neue Version von MailStore Server und MailStore SPE hält darüber hinaus auch die Konfiguration der Profile zum Zeitpunkt einer Archivierung oder eines Exports im Audit-Log fest. Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Einstellungen bei einem konkreten Archivierungs- oder Exportvorgang zum Einsatz kamen. Die kommerziellen Produkte MailStore Server und MailStore SPE wurden zudem erneut durch einen unabhängigen IT-Revisor und Datenschutzexperten nach IDW PS 880 sowie gemäß aller relevanten Aspekte der EU-DSGVO und DSG für die Schweiz zertifiziert.
· Noch mehr Sicherheit
In dem kostenlosen Zusatztool MailStore Gateway können Administratoren jetzt auch Let‘s Encrypt nutzen, um die ein- und ausgehende Kommunikation einfach mit vertrauenswürdigen Zertifikaten abzusichern. Die Zertifikate lassen sich jederzeit im MailStore Gateway Konfigurationswerkzeug beantragen und erneuern. Mit dem Produktupdate nutzt die Lösung zudem nun .NET 6, das neueste .NET LTS-Release. Dabei wird die .NET-Runtime nicht länger mit dem MailStore Gateway Installer gebündelt und kann dadurch unabhängig von MailStore Gateway aktualisiert werden. Des Weiteren wurde die Handhabung von TLS/SSL-Verbindungen mit .NET anhand der neusten Microsoft Best Practices angepasst.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen von OpenText, „The Information Company“ (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 80.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
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MailStore V13.1: Unterstützung von AD FS OpenID Connect und verbesserte User Experience
AD FS OpenID Connect Integration, Monitoring-Systeme und eine bessere User Experience
Durch das Update wird des Weiteren auch MailStore-Kunden mit Hybridumgebungen, die einen Cloud-Dienst wie Microsoft 365 in Kombination mit anderen E-Mail-Servern verwenden, ermöglicht, auf moderne Authentifizierung zu setzen. Für Administratoren von MailStore Server, oder der MailStore Service Provider Edition (SPE), bedeutet die Integration von AD FS OpenID Connect mehr Sicherheit vor Man-In-The-Middle-Angriffen, da die Benutzerkennwörter ausschließlich beim Identitätsanbieter (d.h. dem AD FS) liegen und nicht durch MailStore-Lösungen verarbeitet werden. Auch profitieren dadurch MailStore Server- und MailStore SPE-Kunden von erhöhter Sicherheit, wie z.B. Multi-Faktor-Authentifizierung, ohne dass sich die Umgebung des Anmeldeprozesses verändert.
„Version 13.1 ist das erste Update seit der letzten Vollversion. In gewohnter MailStore-Manier erhöht diese nicht nur erneut die Sicherheit unserer Software, sondern verbessert auch das Nutzererlebnis,“ so Björn-Arne Meyn, Product Manager bei MailStore. „Diese Verbesserungen sorgen für eine angenehmere User Experience. Dies gilt auch für den IT-Administrator, wie zum Beispiel durch die automatische Aktualisierung von Lizenzinformationen. Dies sorgt dafür, dass man nicht länger daran denken muss, diese nach dem Kauf von Service-Verlängerungen oder zusätzlichen Benutzerlizenzen manuell einzuspielen."
Durch ein Update des kostenlosen Zusatzproduktes MailStore Gateway unterstützt dieses nun mehr als eine Zielmailbox (RCPT-TO) pro Mail im SMTP Server Modus. Das heißt, MailStore Gateway akzeptiert nun auch Journal-E-Mails, wenn sie in derselben SMTP-Sitzung an mehrere Zielpostfächer gesendet werden. Dies ist beispielsweise für Kunden mit mehreren E-Mail-Domänen in einem einzelnen Microsoft 365-Mandanten von Vorteil.
Viele weitere kleinere Verbesserungen sorgen für eine angenehmere User Experience. Darüber hinaus beschleunigt ein verbessertes Handling der Re-Indexierung das Verschieben von E-Mails und Ordnern innerhalb eines Archives. Für MailStore Kunden mit gültigem Update und Support Service Vertrag ist das Update kostenlos auf der Website von MailStore verfügbar. Interessierte Unternehmen können sich die neue Version als kostenlose 30-Tage-Testversion herunterladen.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen von OpenText, "The Information Company" (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 80.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
Mit MailStore Home befindet sich ein weiteres Produkt im Portfolio, das Einzelanwendern die kostenlose Archivierung ihrer privaten E-Mails ermöglicht. MailStore Home wird derzeit weltweit von über 1.000.000 Anwendern genutzt.
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Drei Tipps für die sichere E-Mail-Archivierung und -Kommunikation – auch im Homeoffice
Über eine Umfrage konnte MessengerPeople in Zusammenarbeit mit YouGov aufdecken, welche Kommunikationskanäle die Befragten am liebsten nutzen, um sich während der COVID-19-Krise mit Familie und Freunden auszutauschen: Zwar hält sich die E-Mail mit 51 Prozent wacker auf dem dritten Platz, doch haben sich Instant Messenger wie WhatsApp mit 79 Prozent den ersten Platz gesichert. Und auch immer mehr Unternehmen scheinen sich für die Messenger-basierte Interaktion mit Kollegen und Kunden zu interessieren. Kein Wunder: Die Kommunikation ist schneller und direkter und eine vielfältige Funktionspalette wie Video-Chats oder Instant Filesharing machen die Messenger-Kommunikation interessanter als das getippte Wort über ein unpersönliches E-Mail-Interface.
Unternehmen sollten aber trotz der Marktabdeckung und der damit verbundenen Reichweite genau abwägen, ob sich der Umstieg auf Instant Messaging lohnt – nicht nur aus sicherheitsrelevanter Sicht, sondern auch hinsichtlich der Compliance, der Verfügbarkeit von sowie der Verantwortung für Daten. Kommunikation mit Kunden muss jederzeit verfügbar, rechts- und manipulationssicher sein sowie vollständig archiviert werden. Gleichzeitig müssen nicht nur sensible Inhalte, sondern auch personenbezogene Daten vor Außeneinwirkungen geschützt sein. Besonders in der aktuellen Situation, die unter anderem Cyber-Kriminelle zu ihren Gunsten ausnutzen, gilt es, so besonnen wie möglich im Umgang mit Daten und Inhalten zu sein.
Angesichts der immer komplexer werden Anforderungen an die digitale Kommunikation ist die E-Mail – so altbacken sie auch für manch einen erscheint – immer noch die beste Lösung. Die folgenden drei Tipps sollen dabei helfen, das Arbeiten mit E-Mails und E-Mail-Archiven für jeden Mitarbeiter – auch im Homeoffice – so sicher wie möglich zu gestalten:
1. Das E-Mail-Archiv immer parat haben
Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern, die vom Homeoffice aus arbeiten, sämtliche Ressourcen zugänglich machen, die sie für die tägliche Arbeit brauchen. Dazu zählen – neben notwendigen Kommunikations-Tools, dem Zugriff auf relevante Daten, Termine und Ablagen – auch das E-Mail-Postfach sowie das E-Mail-Archiv. Viele Archiv-Lösungen sind als Netzwerkdienst konzipiert. Das Problem dabei: Interne Server und Netzwerke werden vor externen Anfragen geschützt. Die Lösungen müssen demnach so angepasst werden, sodass Mitarbeiter von zu Hause aus über das Internet auf das Archiv zugreifen können. Dafür gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten: Entweder über einen VPN-Tunnel, durch den der PC des Mitarbeiters ein virtuelles „Abbild“ erhält, mit dem er auf das Firmennetz zugreifen kann, oder durch die öffentliche Verfügbarkeit des Archivservers über das sogenannte Port-Forwarding im Router/Gateway.
2. Achtung privat! Privater Mailverkehr mit dem Dienst-Account
Der Vollständigkeit und Einfachheit halber speichern Unternehmen oftmals sämtlichen E-Mail-Verkehr, der über die dienstlichen E-Mail-Accounts ein- und ausgehen (sog. Journalarchivierung). Dadurch kommen sie nicht nur ihrer Archivierungspflicht nach, sondern schützen die Mails gleichzeitig vor Manipulations- oder Löschversuchen. Diese Form der Archivierung steht in vielen Ländern in Konflikt mit der Rechtsgrundlage hinsichtlich der Speicherung von privaten E-Mails der Arbeitnehmer – sofern diese ihre dienstlichen E-Mail-Konten auch für privaten E-Mail-Verkehr nutzen. Daher sollten Arbeitgeber den Empfang und das Versenden privater, digitaler Post über den Dienst-Account grundsätzlich verbieten – und im besten Fall sollte dies ab Beginn des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht und im Rahmen klar definierter E-Mail-Richtlinien festgehalten werden. Einen weiteren Vorteil hat ein solches Verbot: Das Risiko sinkt, Opfer von cyber-kriminellen Angriffen zu werden, die den Weg ins Unternehmensnetzwerk über die E-Mail wählen (Phishing-Mails, Malware). Der private E-Mail-Verkehr sollte den Mitarbeitern dann ausschließlich über deren private E-Mail-Konten, zum Beispiel per Webmail, erlaubt werden.
3. Mit gutem Beispiel voran: E-Mails sind keine Form von Social Collaboration
Es kommt nicht selten vor, dass in Unternehmen eine „lasche“ E-Mail-Kultur bzw. ein schwaches E-Mail-Management vorherrscht: E-Mails werden an mehrere Empfänger gleichzeitig versendet, um sich abzusichern, oder es werden darüber Projekte detailliert geplant. Doch die E-Mail ist alles andere als ein Projektmanagement- oder Social Collaboration Tool. Vielmehr handelt es sich um zielgerichtete Art der Kommunikation, die nicht bis zur Unübersichtlichkeit gestreut werden sollte. Für diese Form von (interner) Kollaboration könnten Unternehmen zum Beispiel auf Videokonferenz- oder Instant-Messaging-Lösungen zurückgreifen – doch nur unter Vorbehalt, dass diese die Compliance nicht gefährden.
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MailStore V13: Bessere Cloud-Dienst-Unterstützung und moderne Authentifizierung
Verbesserte Cloud-Dienst-Unterstützung und moderne Authentifizierungsstandards
MailStore Server und die MailStore Service Provider Edition (SPE) unterstützen nun OAuth2 und OpenID Connect, was zu einer verbesserten Integration der MailStore Archivierungsprodukte in die Public Cloud-Dienste von Microsoft 365 und Google G Suite führt. Sowohl der IT-Administrator als auch der Anwender profitieren von einheitlichen Anmelderichtlinien, indem die Einstellungen des Microsoft 365- oder Google G Suite-Mandanten auch für MailStore Server bzw. die MailStore SPE verwendet werden können, einschließlich beispielsweise der Multi-Faktor-Authentifizierung. Der neue zweistufige Anmeldevorgang folgt dem Anmeldeverfahren moderner Webanwendungen und MailStore muss zur Authentifizierung keine Kennwörter von Remotebenutzern mehr verarbeiten. Zusätzlich erleichtern die neuen dedizierten Microsoft 365 Archivierungs- und Exportprofile dem IT-Administrator die Profilkonfiguration. Auch hier wird durch die Unterstützung moderner OAuth2 Authentifizierung nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Integration mit Microsoft 365 verbessert.
„Mit Version 13 verfolgt MailStore in seinen Produkten weiterhin konsequent die Ziele einer nahtlosen Zusammenarbeit mit wichtigen on-premises und Cloud-E-Mail-Diensten, Unterstützung moderner Technologien und Sicherheit auf hohem Niveau ohne gesteigerte Komplexität.“, sagt Philip Weber, Managing Director bei MailStore.
Ergänzend dazu erläutert er den Kontext zu den beliebten Cloud-E-Mail-Diensten Microsoft 365 und Google G Suite: „Der Release von V13 ist uns als MailStore, gerade in diesen Zeiten mit ihren vielfältigen Herausforderungen, besonders wichtig. Die Implementierung moderner Authentifizierung gegen Microsoft 365 und Google G Suite ist für unsere Kunden und Partner elementar, da sowohl Microsoft als auch Google dies für die Zukunft als verpflichtende Voraussetzung definiert haben.“
Weitere Verbesserungen für mehr Sicherheit und Nutzererfahrung
- Mit Version 13 wird die Unterstützung für unverschlüsselte Verbindungen zu MailStore Server vollständig entfernt. So können sich Administratoren sicher sein, dass alle MailStore -Installationen nur verschlüsselte Verbindungen zum Archiv zulassen.
- Nutzer der MailStore-Produkte profitieren speziell von deutlichen Performance-Verbesserungen des integrierten Web Access, mittels dessen Anwender geräte- und plattformunabhängig auf ihr persönliches E-Mail-Archiv zugreifen können.
- Sowohl MailStore Server als auch die MailStore Service Provider Edition (SPE) wurden durch einen unabhängigen IT-Revisor nach dem Wirtschaftsprüferstandard IDW PS 880 und nach den in der EU-Datenschutz-Grundverordnung enthaltenen Anforderungen an die Verarbeitung von personenbezogenen Daten geprüft und zertifiziert.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen von OpenText, "The Information Company" (NASDAQ: OTEX) (TSX: OTEX), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 70.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
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MailStore aktualisiert kostenlose Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Für viele MailStore-Kunden in der DACH-Region stellen die Leitfäden eine wichtige Informationshilfe dar, weil sie die rechtliche Situation rund um die E-Mail-Archivierung fundiert und zielgruppenspezifisch aufarbeiten.
„Wir gleichen unsere Leitfäden regelmäßig mit aktueller Gesetzgebung, Rechtsprechung sowie juristischer Fachliteratur ab und haben sie nun in Zusammenarbeit mit renommierten Kanzleien in Österreich und der Schweiz auf den neuesten Stand gebracht,“ sagt Julian Jansen, Legal Counsel bei MailStore. „Ein Aktualisierungsbedarf ergab sich beispielsweise durch eine Gesetzesänderung in der Schweiz und natürlich durch Teilaspekte der EU-Datenschutzgrundverordnung, die die E-Mail-Archivierung betreffen.“
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen des US-amerikanischen Spezialisten für Datensicherung Carbonite (NASDAQ: CARB), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 60.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
Mit MailStore Home befindet sich ein weiteres Produkt im Portfolio, das Einzelanwendern die kostenlose Archivierung ihrer privaten E-Mails ermöglicht. MailStore Home wird derzeit weltweit von über 1.000.000 Anwendern genutzt.
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E-Mail: wilm.tennagel@mailstore.com
MailStore ist DATEV-Software-Partner für die rechtssichere E-Mail-Archivierung
Im Rahmen der langfristig angelegten Partnerschaft wird MailStore regelmäßig an Veranstaltungen der DATEV teilnehmen, um dort für das Thema E-Mail-Archivierung zu sensibilisieren. MailStore baut mit dieser Kooperation seine Führungsposition im Markt für rechtssichere E-Mail-Archivierung weiter aus.
„Auch heute noch ist vielen Unternehmern und Geschäftsführern nicht bewusst, dass die Einhaltung von relevanten rechtlichen Vorgaben ohne Nutzung einer Software für E-Mail-Archivierung faktisch kaum möglich ist,“ sagt Norbert Neudeck, Director of Sales bei MailStore. „Wir freuen uns im Rahmen unserer Partnerschaft mit DATEV eine sehr datenschutzaffine Zielgruppe für das Thema weiter sensibilisieren zu können und ihr gleichzeitig eine Lösung für die rechtssichere E-Mail-Archivierung anzubieten.“
Bernd Meyer, Leiter Softwarekooperationen, DATEV eG, ergänzt: „Wir freuen uns sehr auf die gemeinsame Zusammenarbeit. Unseren Kunden empfehlen wir mit MailStore eine Kooperationslösung aus dem Bereich E-Mail-Archivierung und erweitern somit unser Produktportfolio im Bereich Dokumentenmanagement.“
Über DATEV eG
Die DATEV eG ist das genossenschaftliche Softwarehaus und der IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren zumeist mittelständische Mandanten. Mit rund 325.000 Kunden, nahezu 7.800 Mitarbeitern und einem Umsatz von 1,034 Milliarden Euro (Geschäftsjahr 2018) zählt die DATEV zu den größten IT-Dienstleistern und Softwarehäusern in Deutschland. So belegte das Unternehmen im Jahr 2018 Platz 3 im Ranking der Anbieter von Business-Software in Deutschland (Quelle: IDC, 2019). Das Leistungsspektrum umfasst vor allem die Bereiche Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuern, Kanzleiorganisation, Enterprise Resource Planning (ERP), IT-Dienstleistungen sowie Weiterbildung und Consulting. Mit ihren Lösungen verbessert die 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg gemeinsam mit ihren Mitgliedern die betriebswirtschaftlichen Prozesse von 2,5 Millionen Unternehmen, Kommunen, Vereinen und Institutionen.
Die MailStore Software GmbH aus Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen des US-amerikanischen Spezialisten für Datensicherung Carbonite (NASDAQ: CARB), zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 60.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.
Zudem bietet MailStore mit der MailStore Service Provider Edition (SPE) eine Lösung speziell für Service Provider an, die auf dieser Basis ihren Kunden rechtssichere E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können.
Mit MailStore Home befindet sich ein weiteres Produkt im Portfolio, das Einzelanwendern die kostenlose Archivierung ihrer privaten E-Mails ermöglicht. MailStore Home wird derzeit weltweit von über 1.000.000 Anwendern genutzt.
MailStore Software GmbH
Cloerather Str. 1-3
41748 Viersen
Telefon: +49 (2162) 50299-0
Telefax: +49 (2162) 50299-29
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E-Mail: wilm.tennagel@mailstore.com