Digitale Unterschriften direkt in Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint
Mich hat es schon immer genervt! Verträge nur auszudrucken, damit ich sie händisch unterschreiben kann. Danach musste ich diese oft einscannen und per Mail an den Empfänger schicken. Und was passiert mit dem ausgedruckten Exemplar? Meist wird es abgeheftet… und dann nach 5 Jahren entsorgt. Oder es wird direkt weggeschmissen. Und da es ja ein Vertrag und vertraulich ist, kommt es auch nicht in den Papiermüll, sondern in die Aktenvernichtungstonne. Das ist weder nachhaltig noch umweltbewusst und sicher auch nicht wirtschaftlich. Daher haben wir uns mit SIGNIUS zusammengeschlossen und eine Lösung entwickelt, die dieses Problem endgültig und rechtssicher löst.
Rechtssichere Lösung für digitale Unterschriften
Der interne und externe Austausch wird von digitalen Dokumenten wird in vielen Unternehmen (uns eingeschlossen) erfolgreich über Microsoft-Anwendungen wie SharePoint, Dynamics, Teams oder Office organisiert.
Sobald diese Dokumente jedoch die Unterschrift einer oder mehrerer Parteien benötigen – Verträge, Einkaufsbedingungen, NDAs, Vollmachten, Angebote, Auftragsbestätigungen und viele mehr – kommt es zu Medienbrüchen, weil die Dokumente für den Unterschriftenprozess ausgedruckt, postalisch versendet, eingescannt oder in separate Signaturlösungen hochgeladen werden müssen. Nachdem alle Unterschriften ihren Platz gefunden haben, muss der Vertrag manuell eingescannt, entsprechend benannt und wieder dort abgelegt werden, wo der ganze Prozess begonnen hat. Und für die Archivierung wird das Papierdokument für viele Jahre in einem Ordner abgeheftet. Das ist weder effizient, noch zahlt dies nennenswert auf die Digitalisierung in Deutschland ein.
Daher haben wir uns auf die Suche nach einer Lösung oder einen Anbieter gemacht, mit dem wir dieses Problem lösen können und dabei die hohen Standards an den Datenschutz in der EU konsequent einhalten.
Mit unserem Partner SIGNIUS sind wir nun in der Lage, den gesamten Workflow der digitalen Unterschrift in den Microsoft-Anwendungen abzubilden. Keine Medienbrüche, kein Ausdrucken und Schluss mit dem Einscannen. Wenn alle Parteien das Dokument digital unterschrieben haben, liegt die Datei wieder "neben" dem letzten Entwurf in der Bibliothek, wo der Prozess gestartet wurde. Das steigert den Nutzerkomfort, spart Zeit und Kosten und ist ein bedeutender Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro.
Vorteile einer integrierten Lösung für digitale Unterschriften
Die Vorteile liegen für uns als Unternehmen klar auf der Hand. Diese habe ich hier noch einmal für Sie zusammengefasst.
Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Dokumente können jederzeit und von praktisch überall signiert werden. Die Anwesenheit im Büro oder in der Nähe eines Druckers und Scanners ist nicht mehr erforderlich.
Effizienzsteigerung: Die Mitarbeitenden müssen Dokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden. Dies spart wertvolle Zeit und ermöglicht es ihnen, sich auf produktivere Aufgaben zu konzentrieren.
Schnellere Genehmigungsprozesse: Digitale Unterschriften ermöglichen eine schnelle Genehmigung ohne physische Unterschriften oder Papierformulare. Dadurch reduziert sich die Durchlaufzeit des gesamten Unterzeichnungsprozesses drastisch.
Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf physische Dokumente, Druck- und Versandkosten sowie den geringeren Zeitaufwand für manuelle Prozesse entstehen Kosteneinsparungen. Diese Ressourcen können stattdessen für strategische Aktivitäten genutzt werden.
Zentrale Verwaltung: Eine integrierte Lösung ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Dokumenten, Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Die IT behält die Kontrolle über die gesamte Signatur- und Freigabeprozessinfrastruktur und kann die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien gewährleisten.
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Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 – Phase 1 Schritt 1
Lara und Torsten machen sich auf den Weg zur modernen, digitalen Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365. Schritt für Schritt bewegen sie durch die erste Phase des Projekts. Die von ihnen gebuchte Workshop-Reihe Concept for Modern Work hilft ihnen dabei, die Aufgabe als interdisziplinäres Projekt aufzusetzen, ein sinnstiftendes Zielbild und ein abgestimmtes Vorgehensmodell zu erarbeiten.
Phase 1: Das Projektkonzept für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
In der ersten Phase der Workshop-Reihe Concept for Modern Work, soll ein klares Konzept erarbeitet werden. Was soll das Projekt bewirken? Wie soll es umgesetzt werden? Wer soll wie daran beteiligt sein? Das alles ist teilweise schwer zu beantworten und es wirkt wie ein endloses Netz aus Fragen und Problemen.
Einfach mal anfangen – aber wie?
Lara und Torsten bekommen im ersten Workshop die Aufgabe ein geeignetes Projektteam zusammenzustellen. Dabei werden sie von Justus und Henning, den Layer2-Projektleitern begleitet und unterstützt. Lara und Torsten fragen sie sich, wer wichtige Entscheidungen treffen darf und wer diese an die nicht involvierten Mitarbeitenden weitergeben soll. Ihr Unternehmen besteht aus 200 Mitarbeitenden aufgeteilt in acht Teams: Marketing, Kommunikation, HR, Sales und IT sowie vier einzelne Handwerks-Projektteams.
Die Zusammenstellung des Kernteams
Justus und Henning empfehlen Lara und Torsten für die Zusammenstellung des Kernteams:
- eine Person mit direktem Bezug zur Führungsebene, um Entscheidungen schnell zu finalisieren.
- neben einer Person aus dem IT- Team auch eine Person aus der HR-Abteilung mit ins Boot zu holen, da sie viele Microsoft-Anwendungen benutzen.
- eine Person aus der Marketing-Abteilung, um die Ergebnisse im Unternehmen zielgerichtet zu kommunizieren.
Am Ende besteht das Projektteam zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 aus insgesamt fünf Personen. "Diese Anzahl an Teilnehmenden empfehlen wir allen Kunden," bestätigt Henning.
Die Rollen im Kernteam
Um dieses Projekt bestmöglich umzusetzen und Probleme sowie Diskrepanzen innerhalb des Kernteams zu vermeiden, müssen die Rollen im Team klar verteilt werden:
- Es gibt einen Projektverantwortlichen oder eine Projektverantwortliche. Das Team entscheidet sich für Torsten, da die IT das Projekt von Beginn an mit betreut hat.
- Es gibt eine oder einen Schulungsbeauftragte:n. Lara soll die Schulungsbeauftragte werden und die Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen zu schulen. Dabei kann sie ihre Kolleg:innen durch ihre IT-Kenntnisse unterstützen.
- Es gibt eine:n Kommunikationsbeauftragte:n. Michelle, die stellvertretende Leiterin des Marketing-Teams, wird diese Rolle im Projekt übernehmen. Ihre Aufgabe ist es, die Ergebnisse ins Unternehmen zu kommunizieren.
- Frauke, die Leiterin der HR-Abteilung und Andreas, der stellvertretende Geschäftsführer sind auch Teil des Teams. Sie unterstützen die anderen Rollen je nach Bedarf in ihren Aufgaben.
Supporter-Team vs. Kernteam
Das Kernteam ist nun zusammengestellt. Aber fünf Leute reichen nicht aus, um ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden regelmäßig zu informieren und alle Wünsche zu berücksichtigen. Deshalb wird das Kernteam vom Supporter-Team unterstützt. Es ist der erweiterte Arbeitskreis des Kernteams. Den Supportern werden Ideen und Use Cases vorgestellt. Sie dürfen sich mit Vorschlägen und Kritik einbringen. Ähnlich wie beim Kernteam eignen sich bestimmte Personen besonders für die Arbeit im Supporter-Team.
Menschen, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind und sich schnell an neue Gegebenheiten gewöhnen, nennen sich "early adopters". Sie eignen sich besonders als Mitglieder des Supporter-Teams. Mitarbeitende aus Abteilungen wie IT oder Kommunikation, eignen sich ebenfalls als Supporter, um Entscheidungen schnell zu verteilen und für alle zu erklären.
Generell zahlt es sich aus, mindestens einen „Supporter“ aus jedem Team dabei zu haben, um alle Meinungen gleichermaßen zu vertreten und kein Team mit dem Prozess zu überrumpeln.
Use Case? Was ist das?
Zu Deutsch: Anwendungsfall. Hierbei handelt es sich um ein Szenario der täglichen Arbeit, das im Projekt berücksichtigt werden soll. Das Formulieren von Use Cases hilft dabei, zu verstehen, wie die aktuelle Ausgangssituation mithilfe von Microsoft Teams und Microsoft 365 unterstützt und vereinfacht werden kann. Mit Blick auf die organisatorische und kulturelle Veränderung. So werden reale Situationen des Arbeitsalltags mit aufgenommen und als Ansatzpunkt für das Projekt verwendet. Sie helfen dabei, den Projektverlauf zu dokumentieren und den Anwendenden die Nutzung und den Mehrwert der neuen Technologie aufzuzeigen. Im Unternehmen von Lara und Torsten wurde unter anderem folgender Use Case formuliert: "Ich möchte mit meinen Kolleg:innen in einer einheitlichen Software chatten.“
Schritt 1 in Phase 1: Das Ergebnis und der Nutzen für das Projekt
Lara und Torsten sind sehr froh dieses Projekt mit einem kompetenten Dienstleister begonnen zu haben, welcher sie strukturiert durch das Projekt begleitet. Nach erfolgreicher Zusammenstellung des Kern- und Supporter-Teams ist Schritt 1 in Phase 1 abgeschlossen. Dieser organisatorische Schritt bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte und Phasen bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 in Unternehmen.
Lara und Torsten sind jetzt bereit für Schritt 2 in Phase 1.
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Change-Management und Storytelling bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
Der Mensch und Veränderung
„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“. Diesen Satz kennen Sie ja. Und es stimmt. Die meisten Menschen stehen Veränderungen erst einmal kritisch gegenüber. „Das haben wir doch schon immer so gemacht!“, heißt es dann oft. Warum aber ist das so? Das liegt an den fünf Grundbedürfnissen der Menschen, die sich diese Ebenen gliedern lassen.
Auf unterster Ebene hat der Mensch direkt nach physiologischen Bedürfnissen, wie zum Beispiel Nahrung, als Allererstes das Bedürfnis nach Sicherheit. Die Zeiten, in denen hinter jeder Ecke ein hungriger Säbelzahntiger lauerte, sind bekanntlich vorbei. Das reine Überleben in der Wildnis steht weniger an erster Stelle, stattdessen geht es beispielsweise um das „Überleben in der Arbeitswelt“. Also um die Sicherheit des Arbeitsplatzes. Eine Veränderung des gewohnten Tätigkeitsfeldes stellt für viele Menschen erstmal eine Gefahr dar. Die Einführung einer neuen Software wie Microsoft Teams kann von den Mitarbeitenden als solche wahrgenommen werden, auf die Sie reagieren werden. Und wenn es nicht die Angst um den Arbeitsplatz ist, dann ist es vielleicht die Angst eine soziale Rolle oder das Ansehen als Expert:in für die alte Software zu verlieren.
Manchmal werden bei Veränderungen auch gleich alle Ebenen angesprochen. Die Gründe für ausgelöste Ängste sind vielfältig und fallen je nach Mitarbeiter:in unterschiedlich aus. Wichtig ist, dass Sie diese Bedürfnisse möglichst umfassend berücksichtigen, damit die Ängste abgebaut werden.
4 Phasen des Veränderungsprozesses als wichtiger Bestandteil bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
Veränderungsmanagement betrachtet im Wesentlichen vier Bereiche, die wichtig sind, um eine Veränderung in der Organisationsentwicklung nachhaltig herbeizuführen.
Bereich #1: Ziel und Vorgehen
Sie sollten ein Ziel und Vorgehen entwickeln. Nicht nur um den Menschen Sicherheit zu geben und ein Verständnis über die Veränderung zu schaffen, sondern auch als Kontrollwerkzeug, ob Sie sich immer noch auf dem richtigen Weg befinden.
Bereich #2: Wissen
Das Veränderungsmanagement sollte sicherstellen, dass die richtigen Personen jederzeit über das für Sie richtige Wissen verfügen. Einerseits in Bezug auf den Projektfortschritt und andererseits in Bezug auf Schulungsinhalte, die für den Erfolg der Veränderung vermittelt werden müssen.
Bereich #3: Kommunikation
Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil, der dabei hilft, Ängste abzubauen. Aber: Kommunikation ist keine Einbahnstraße! Bedeutet auf der einen Seite: kommunizieren Sie Wissen aktiv und transparent. Erzählen Sie den Mitarbeitenden, warum die Veränderung stattfindet, welche Schritte die nächsten sind oder weitere wichtige Dinge, die Sie unbedingt wissen müssen. Und auf der anderen Seite bedeutet Kommunikation: zuhören, Feedback einholen und Verständnis aufbringen. Hören Sie sich die Vorbehalte an, nehmen Sie die Ängste ernst und thematisieren Sie diese. Das schafft und stärkt das Vertrauen bei den Mitarbeiter:innen.
Bereich #4: Beteiligung
Mitarbeitende zu beteiligen, ist der letzte Bereich im Veränderungsmanagement. Auch wenn nicht alle gleichermaßen aktiv an dem Veränderungsprojekt beteiligt werden können, sollte die Beteiligung der Mitarbeiter:innen zumindest gestärkt werden. Indem Sie ihnen beispielsweise die Möglichkeit geben, an Umfragen teilzunehmen oder Vorschläge einzureichen.
Veränderungsmanagement und Storytelling
Was hat Storytelling jetzt genau mit Veränderungen zu tun? Warum können oder sollten Sie Elemente des Storytellings nutzen? Schauen wir dazu zuerst auf die Grundbausteine einer Story
Der grundlegende Aufbau einer Story
Neben dem reinen Unterhaltungscharakter einer Geschichte schwingt oft eine Botschaft mit. Sowas wie „und die Moral von der Geschicht.“ Jede Story hat ein Ziel, also etwas das am Ende vermittelt werden soll.
Allem voran steht oft ein grundlegender Konflikt oder kleinere weitere Konflikte, mit denen die Held:innen konfrontiert werden. Häufig besitzen die Held:innen Merkmale, mit denen wir uns unterbewusst identifizieren. Die Held:innen durchleben meistens einen Wandel innerhalb der Geschichte, welcher ihnen ermöglicht die Konflikte oder Probleme zu lösen.
Die Handlung ist dramaturgisch aufgebaut. Heißt: Der Konflikt spitzt sich langsam, aber sicher immer weiter zu, den die Held:innen – oft mit Beistand eine:r Mentor:in – lösen müssen. Die Spannungskurve verläuft dabei aber nicht linear, sondern gleicht einer Achterbahnfahrt: ein Problem wird gelöst und erste Erfolge verzeichnet, die dann von neuen Problemen überschattet werden. Und so geht es munter weiter. Ähnlich wie bei Odysseus in seiner Odyssee. Er findet den Weg nach Hause nur auf Irrwegen, die ihm viele Prüfungen auferlegen.
Diese grundlegende Form des Storytellings wurde bereits von den Philosophen der Antike niedergeschrieben und im Theater professionalisiert.
Storytelling für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 nutzen
Alle Elemente lassen sich gut auf die Veränderung übertragen, die mit der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 einhergehen:
- Die Moral oder das Ziel: Stakeholder und Mitarbeiter:innen für die Veränderung begeistern und diese langfristig im Unternehmen verankern.
- Die Held:innen sind die Mitarbeitenden.
- Den Konflikt stellt die Veränderung an sich dar.
- Die langfristige Lösung des Konflikts wird mithilfe von Change-Management erreicht. Denken Sie hier wieder an die vier Bereiche des Veränderungsmanagements: Ziel und Vorgehen, Wissen, Kommunikation und Beteiligung.
- Es gibt eine Dramaturgie. Sie werden Erfolge feiern und dann doch wieder mit neuen Problemen konfrontiert. Insgesamt wird nicht immer alles von Beginn an reibungslos verlaufen.
Storytelling wird in vielen Bereichen angewendet. Besonders im Marketing wird diese Methode häufig genutzt, um Botschaften aller Art zu vermitteln. Marketer gehen aber noch einen Schritt weiter und ergänzen die oben genannten Elemente um weitere wichtige Zutaten, die den Botschaften noch einmal besondere Würze verleihen. Die besten Beispiele sind Werbespots.
- Aufmerksamkeit: Hier werden direkt zu Beginn, in irgendeiner Form, unser Interesse und unsere Aufmerksamkeit geweckt.
- Emotionen: Unsere Gefühle werden angesprochen. Sie werden gezielt und situationsabhängig ausgelöst.
- Bekanntes: Wir als Zuschauer:innen identifizieren uns mit etwas, das wir im Werbespot sehen und stellen unterbewusst eine Verbindung dazu her.
Diese Aspekte sind wichtig, um die Informationen langfristig, erfolgreich beim Publikum zu verankern. Denn unser Gehirn ist faul oder anders: es ist effizient. Alle eintreffenden Reize und damit auch Informationen, werden vom Gehirn im sogenannten limbischen System bewertet und eingeordnet. Wird ein Reiz als unwichtig bewertet, wird er nicht weitergeleitet, unsere Aufmerksamkeit sinkt und die Information wird potenziell nicht langfristig abgespeichert.
Interessante und wertvolle Informationen mit Storytelling vermitteln
Vielleicht kennen Sie diese Situation: Ihre Nachbarin erzählt Ihnen lang und breit von Ihrem Hobby, welches Sie aber nicht teilen und dementsprechend uninteressant finden. Was passiert also? Sie schalten ab und hören nicht weiter zu und sind mit den Gedanken schon ganz woanders. In diesem Moment klassifiziert Ihr Gehirn die eintreffenden Informationen als unwichtig und gibt die Gehirnkapazitäten entsprechend für Wichtigere frei. Effizient eben.
Ganz anders sieht es aus, wenn Sie mit Gleichgesinnten über Ihr liebstes Hobby sprechen. Ihr Gehirn stuft die Informationen als wertvoll ein, gleicht Sie mit vorhandenem Wissen ab, verknüpft Sie mit positiven Emotionen und speichert diese neuen Informationen langfristig ab. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Großteil dieser Informationen wiedergeben können, ist damit um ein Vielfaches höher.
Übertragen auf die Veränderung, die mit der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 einhergeht, bedeutet das vor allem, dass Sie erst einmal an dem Gehirn-Türsteher, dem limbischen System, vorbeimüssen. Erst dann können Sie in Ihre Story einsteigen.
Praxisbeispiel Storytelling
Schauen wir uns dazu ein Beispiel aus der Werbung an:
https://www.youtube.com/watch?v=Hrqn-ONMrr0 (Version mit deutschen Untertiteln)
Gleich in den ersten Sekunden wird das Homeoffice angesprochen, eine Situation die den meisten Arbeitnehmer:innen mittlerweile nur allzu vertraut sein dürfte. Gleich darauf folgen Szenen aus dem Homeoffice-Alltag, die uns als Zuschauer:innen entweder bekannt vorkommen oder Emotionen wecken. Außerdem werden die Charaktere kurz vorgestellt. Erst dann steigt das Video in seine eigentliche Dramaturgie ein. Es gibt ein Problem, das von den Protagonisten gelöst werden muss. Nach ersten Erfolgen gibt es neue Probleme, doch am Ende schaffen es die vier Held:innen das Problem zu lösen. An vielen Stellen werden hier Emotionen erzeugt. Humor ist dabei die zugrundeliegende Konstante. Und auch die finale Botschaft, also das Ziel des Videos, wird deutlich: Apple bietet dir und deinem Team genau die Lösungswerkzeuge, die nötig sind, um auch im Homeoffice „Alles“ zu schaffen.
Dank Storytelling verankert Apple die Werbebotschaft des Spots langfristig bei uns Zuschauer:innen und wir erinnern uns an eine Szene und die darin vorkommenden Apple-Produkte.
Wie geht jetzt Storytelling?
Stories haben das Potenzial die Mitarbeiter:innen im Veränderungsprojekt zu motivieren, ein Wir-Gefühl zu erzeugen und das Projekt langfristig erfolgreicher zu machen. Um eine Story rund um Ihr Projekt zu kreieren, sollten Sie die oben genannten Elemente von Stories berücksichtigen.
#1 Führen Sie sich vor Augen, welches Ihr zugrundeliegendes Problem oder Ihre Hürde ist, die Sie überwinden möchten, wie Sie dieses Problem überwinden und welches Ziel Sie verfolgen. Und überlegen Sie sich, welche Botschaft Sie mit ihrem Projekt vermitteln möchten.
#2 Machen Sie sich mit Ihrem Publikum, also Stakeholder und die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter:innen, vertraut. Welche Bedenken, Ängste, Vorstellungen und Wünsche haben sie? Wie sprechen Sie Ihr Publikum am besten an? Wichtig: Differenzieren Sie Ihre Zielgruppe. Führungskräfte werden in der Regel andere Bedenken und Wünsche haben als Mitarbeitende ohne Führungsaufgaben. Sie können Ihre Held:innen formen, indem Sie sich die Stärken und Schwächen Ihrer Zuhörer:innen und die Ihres Unternehmens bewusst machen.
#3 Strukturieren Sie den Ablauf Ihrer Story. Wie soll Ihre Veränderung aussehen und warum? Wie sieht der Anfang, die Mitte, das Ende aus? Behalten Sie dabei Ihr Problem und Ihr Ziel im Hinterkopf. Bedenken Sie weitere Probleme, die während Ihrer Reise auftreten können.
#4 Jetzt heißt es kreativ werden. Kreieren Sie ein übertragbares Bild oder eine ganze Welt für die Umsetzung Ihrer Veränderung. Das kann alles sein: vom Hausbau, über den Aufbruch ins Weltall hin zur Fantasie-Saga. Wie kreativ Sie dabei werden, bleibt Ihnen überlassen. Sprechen Sie immer bildlich und grenzen Sie sich möglichst vom Alltäglichen ab.
#5 Schreiben Sie alles auf und erzählen Ihre Story.
Wenn Sie diese Tipps gezielt umsetzen, wird das Change-Management während der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 ein Klacks für Sie. Stakeholder und Mitarbeitende verstehen dank kreativen Storytellings, warum die Veränderung wichtig und sinnvoll für das gesamte Unternehmen ist. Die Beteiligten werden sich mit der Veränderung identifizieren. Manche zu 100%, andere nur zu Teilen. Es allen zu 100% Recht zu machen, ist schwer, wenn nicht sogar unmöglich. Trotzdem wird die Veränderung von allen mitgetragen und unterstützt.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
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SharePoint-Intranet als digitale Informationsplattform
Wer ist microfin?
microfin ist eine 2002 gegründete, partnergeführte Unternehmensberatung mit Sitz in Bad Homburg. Das Team, bestehend aus Betriebswirten, Juristen und Informatikern bringt Unternehmen an ihre Sourcing- und Kostenziele und begleitet sie bei der digitalen Transformation.
SharePoint Online mit Modern UI für mehr Nutzerakzeptanz
Das alte Intranet auf Basis von SharePoint Online mit Classic UI wurde mit den Jahren zu detailreich und für die Mitarbeitenden zu komplex zu bedienen. Dateien im vorherigen Intranet zu finden war schwierig. Außerdem sorgten UI-Brüche für eine noch geringere Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Neu erstellte Seiten wurden in Modern UI angezeigt und die bestehenden Seiten in Classic UI dargestellt. Aus diesem Grund beschloss microfin, das Intranet zu überarbeiten und zu modernisieren.
Die vielen, neuen Features und die vereinfachte Bedienung überzeugte den Kunden von SharePoint Online mit Modern UI als neue Plattform. Das neue Intranet sollte nah am Standard sein, damit es die Verantwortlichen selbstständig pflegen und weiter entwickeln können.
Nach der Bestandsaufnahme und Strukturanalyse, entschied microfin unter anderem, welche Bereiche migriert werden sollen. Microsoft Teams wurde bereits aktiv für die Zusammenarbeit an Projekten genutzt, wurden auf Empfehlung einige Bereiche in Teams verlagert.
SharePoint für Informationen und Microsoft Teams für die Zusammenarbeit
Nachdem microfin die neue Struktur konzipiert hatte, besprachen wir die Ergebnisse: SharePoint soll die Plattform sein, auf der sich die Mitarbeitenden informieren und benötigte Inhalte schnell finden. Microsoft Teams wird für Themen genutzt, an denen zusammengearbeitet wird. Der Kontext wurde neu überdacht. So wurden zwei Bereiche zusammengelegt und ein Bereich wurde komplett nach Teams verschoben.
50% der Inhalte wurden über ein Skript und 50% manuell durch den Kunden migriert. Während des Projekts hatte sich das SharePoint-Team viele HTML-Kenntnisse angeeignet und sich technisch tief eingearbeitet. Layer2 collaboration works führte das Projekt aus diesem Grund größtenteils beratend durch. Regelmäßige Teams-Meetings mit den Verantwortlichen waren daher ein wichtiger Bestandteil, um neue Anforderungen zu besprechen.
Im nächsten Schritt wurden die technischen Möglichkeiten thematisiert. Das Team entschied sich dann für die Bausteine, die am besten passten. Daraufhin schulte Layer2 collaboration works die technische Basis, sodass microfin selbstständig in der Lage war, die Anforderungen umzusetzen. Insgesamt wurde das Projekt gemeinsam innerhalb von neun Projekttagen durchgeführen.
Finden statt suchen
Das Intranet ist eine Hubwebsite, in der jeder Bereich eine eigene Site mit Dokumentenbibliotheken und Listen ist. Auf der linken Seite finden die User Quicklinks, über die sie schnell zu externen oder internen Seiten navigieren können. Darunter sind die zuständigen Ansprechpartner:innen zu finden, die so direkt kontaktiert werden können, falls Inhalte fehlen oder überarbeitet werden müssen.
In der Mitte einer jeden Seite ist der Layer2 Teaser-Webpart für News eingebunden. Anders als im SharePoint-Standard müssen die Mitarbeitenden keine ganzen Artikel schreiben, sondern nur eine kurze Nachricht in eine Liste einpflegen, um Neuigkeiten zu erzeugen. Über Metadaten werden News mit einem Tag versehen und auf der entsprechenden Seite dargestellt. Auf der Startseite des Intranets werden die Neuigkeiten aller Bereiche gebündelt angezeigt. Die Mitarbeitenden werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald jemand eine Neuigkeit für die Startseite erstellt. So gelangen die User mit einem Klick ins Intranet und können sich direkt über neue Meldungen informieren.
Nach Go-Live konnte alle Mitarbeitenden durch in einen virtuellen Rundgang das neue Intranet erkunden. Eine Präsentation half allen dabei, sich ausführlich mit der Struktur vertraut zu machen.
Das Intranet besteht zu 95% aus Standard-Modulen. Die Verantwortlichen können es somit selbstständig pflegen und weiterentwickeln. Die neue Lösung wird von microfin immer wieder angepasst und anhand des Nutzerfeedbacks optimiert, das regelmäßig, proaktiv an das SharePoint-Team kommuniziert wird.
Das kann sich sehen lassen
„Wow, das sieht gut aus!“ Die Mitarbeitenden gehen ganz anders mit der neuen SharePoint-Lösung um, weil sie durch die logische Benutzerführung wesentlich einfacher zu bedienen ist und die User eine bessere Orientierung haben. Zusätzlich werden Inhalte durch die Volltextsuche schneller gefunden.
Das Intranet wird für die Verbreitung von News und zur Bereitstellung von Informationsmaterialien genutzt. Die Mitarbeitenden können sich hier über alle für sie relevanten Themen informieren und Weiterbildungen über Kurse wahrnehmen. Alle Publikationen aus dem Marketing, wie Podcasts, Pressemitteilungen, Fachartikel und Webinare sind hier ebenfalls zu finden.
Die Mitarbeitenden nutzen das neue SharePoint-Intranet täglich, um sich über die Themen zu informieren, mit denen sie sich beschäftigen, ändern Dokumente selbstständig und aktualisieren alle Inhalte regelmäßig. Die neue Struktur in SharePoint Online überzeugt: Bisher wurden keine Inhalte aus dem alten Intranet vermisst.
"Layer2 collaboration works hat uns geholfen, unser SharePoint-Intranet in ein modernes Layout und Design zu überführen. Gleichzeitung wurde unser Team im Umgang mit Modern UI geschult und ist nun in der Lage, selbstständig an der Aktualisierung von Inhalten zu arbeiten."- Sophie Reuter | Marketing und Nicole Voelsch | Knowledge Management bei microfin
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Backup für Microsoft Teams – schnell und einfach selbst erstellen
Viele Unternehmen setzen für die digitale Zusammenarbeit auf Microsoft Teams. Die einfache Kommunikation per Chat und Video, der schnelle Austausch von Dateien und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sorgt dafür, dass immer mehr Dateien in der Cloud gespeichert werden, die wichtig für den Unternehmenserfolg sind. So rückt bei der Administration einer Microsoft 365-Umgebung die Frage nach einer Backup-Lösung immer weiter in den Fokus.
Der Cloud-Speicher allein ist kein Backup
Eine fehlende integrierte Sicherungslösung war in der Vergangenheit oft ein Argument gegen die Nutzung von Cloud-Diensten. Auf der einen Seite erleben wir nun, dass es für Unternehmen immer wichtiger wird, Dateien aus Teams, OneDrive oder Exchange zu sichern. Auf der anderen Seite ist vielen Unternehmen nicht klar, dass sie als Nutzer der Microsoft Cloud-Dienste selbst für eine ausreichende Datensicherung verantwortlich sind und der Cloud-Speicher allein noch kein Backup im eigentlichen Sinne darstellt. Nachzulesen im Whitepaper von Microsoft zur Shared Responsibility for Cloud Computing: https://gallery.technet.microsoft.com/Shared-Responsibilities-81d0ff91
Microsoft garantiert zwar in Abhängigkeit der Lizenz eine Verfügbarkeit der Dienste, legt aber unter anderem die Möglichkeit zur Wiederherstellung von Daten in die Hände der Nutzer. Löscht ein Benutzer beispielsweise unbeabsichtigt eine Datei in einer SharePoint-Bibliothek, ist es zwar möglich diese aus dem Papierkorb wiederherzustellen, jedoch wird diese nach 93 Tagen automatisch gelöscht oder der Papierkorb wird manuell geleert, dann wird die Datei dauerhaft gelöscht.
Stichwort: Business Continuity – welche Möglichkeiten gibt es?
Vor dem Hintergrund der Business Continuity ist es also zwingend notwendig, Backup-Lösungen für die genutzten Cloud-Dienste zu entwerfen. Sie können:
- Die nativen Möglichkeiten wie den Papierkorb und die Versionsverwaltung nutzen.
- Eine separate Backup-Lösung für lokale On-Premises-Systeme und Cloud-Daten einsetzen. Bitte beachten Sie dabei: Die Nutzung unterschiedlicher Lösungen verursacht einen höheren Verwaltungsaufwand.
- Lokale Daten in die Cloud laden, wie zum Beispiel Azure Storage oder Backup, und in eine cloud-basierte Lösung integrieren
- On-Premises Daten und Systeme lokal sichern, Cloud-Daten auf einen File-Server synchronisieren und in die lokale Backup-Lösung integrieren.
Cloud-Daten aus Microsoft Teams in Ihre lokale Backup-Lösung integrieren
Wir setzen den Layer2 Cloud Connector ein, um Daten und Systeme lokal zu sichern, Cloud-Daten lokal zu synchronisieren und in die lokale Backup-Lösung zu integrieren. Er ist das Bindeglied zwischen Ihrer lokalen Backup-Software und den Dateien der einzelnen Channels in Teams. Für jedes Team wird eine Verbindungsdatei erzeugt, die alle Dateien aus einem Channel auf ein Netzlaufwerk kopiert. Von dort werden die Dateien dann von Ihrer lokalen Backup-Lösung abgegriffen.
In vier Schritten zum lokalen Microsoft Teams-Backup – los geht´s!
- Richten Sie eine initiale Verbindung (Template-Verbindung) manuell zwischen einem Team und Ihrem Dateisystem mit dem Layer2 Cloud Connector ein.
- Starten Sie das PowerShell-Skript, um die Verbindungsdateien für jedes Team, für das Sie Berechtigungen haben, zu erstellen.
- Kopieren Sie die erzeugten Verbindungsdateien in den Connection-Ordner des Layer2 Cloud Connectors und auf „Reload configuration“ klicken.
- Und schon werden Ihre Dateien aus Microsoft Teams syncrhonisiert und der Netzlaufwerk-Pfad in Ihre lokale Backup-Lösung integriert.
Eine ausführliche Dokumentation inklusive Screenshots sowie das PowerShell-Skript finden Sie in der Layer2-Microsoft-Teams-Connection-Creator.zip im Layer2 Magazin, die unser Team von Layer2 leading solutions in Englisch bereitgestellt hat.
Zum Layer2 Magazin und der ausführlichen Connection Creator Dokumentation
Neben der Integration in eine Backup-Lösung können Sie über den beschriebenen Weg auch eine einfache Sicherungskopie auf einem externen Speicher erstellen, um die Redundanz Ihrer Daten sicherzustellen. Bitte beachten Sie dabei, dass der Layer2 Cloud Connector lokal keine Versionen erstellt, sondern anhand der Konfiguration auch Create-, Update- oder Delete-Operationen ausführt. So kann es passieren, dass eine in der Cloud gelöschte Datei auch im "Backup"-Pfad gelöscht wird.
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Ab in den Urlaub – Abwesenheitsantrag leicht gemacht
„Digitalisierung von Geschäftsprozessen“. Gut und schön. Viele Unternehmen wissen um die Vorteile, schrecken aber dennoch davor zurück, weil oft nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Wir sagen es Ihnen: manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unsere Antwort: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Abwesenheitsanträge
Weg mit Laufzetteln für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten
Reisezeit, schönste Zeit – die Urlaubssaison rückt näher und schon stapeln sich die Urlaubsanträge auf Ihrem Schreibtisch. Irgendwo dazwischen liegen auch noch Anträge für die Arbeit aus dem Homeoffice und bevorstehende Weiterbildungen. Das reinste Papierchaos! Wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice & Co.? Weiterhin mit Laufzetteln arbeiten, funktioniert nicht. Natürlich muss die sogenannte Zettelwirtschaft nun digitalisiert werden. Aber bitte richtig!
Und bitte nicht so: Anträge für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten werden nun einfach per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Es fehlt der Überblick über die restlichen Urlaubstage und generell gibt es keine Übersicht, wer gerade im Urlaub ist, den nächsten beantragt hat oder wer aus dem Homeoffice arbeitet. Im schlimmsten Fall wurde der Antrag auf Weiterbildung aufgrund eines Versehens nicht genehmigt. Die Fehlerliste ist lang.
Workflows für automatisierte und übersichtliche Prozesse
Laufzettel durch E-Mails abzulösen, erscheint auf den ersten Blick wie die Digitalisierung der Abwesenheitsanträge. So weit, so gut. Wir geben Ihnen zur Hälfte Recht. Immerhin sind Sie das Papierchaos auf Ihrem Schreibtisch losgeworden.
Dafür haben Sie digitales Chaos im E-Mail-Postfach gewonnen. Wir wissen: Früher oder später werden Sie wieder mit den altbekannten Problemen konfrontiert, die schon der Papierprozess mit sich brachte: der fehlende Überblick über Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten.
Abwesenheitsanträge richtig digitalisieren
Wenn Sie Ihre Prozesse nicht richtig aufräumen, verschlimmbessern Sie den Schaden von Jahr zu Jahr. Sie werden immer ineffizienter. Beim Wort „Digitalisierung“ zucken viele zusammen, weil nicht klar ist, was sich hinter dahinter verbirgt. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Papierprozessen. Doch was kosten falsch digitalisierte Papierprozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich nicht in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und am Ende führen sie zu einem Totalschaden.
Die Lösung: ersetzen Sie doch Ihre manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows. Diese sorgen schnell und einfach für eine große Arbeitserleichterung.
Klingt super, aber wo fangen wir nur an?
Diese Frage haben wir schon so oft gehört und darauf haben wir immer dieselbe Antwort: optimieren Sie für den Einstieg einfache Prozesse. Wenn Sie sich nämlich nicht sicher sind, welche Prozesse überhaupt in Frage kommen, ist es immer ratsam, klein anzufangen. Wie zum Beispiel mit dem oben beschriebenen Prozess für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Bringen Sie Ordnung in das Chaos und gewinnen Sie die Kontrolle zurück.
Behalten Sie alles im Blick
Mit dem Dashboard des Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über alle Abwesenheitsanträge in Ihrem Unternehmen. Der Workflow verschafft Ihnen eine Übersicht über restliche Urlaubstage und darüber wer gerade im Büro ist. Komplett digital und voll automatisiert.
Automatisierte Abwesenheitsanträge
Ihre Mitarbeiter:innen erstellen einen Abwesenheitsantrag an zentraler Stelle. Der Workflow informiert die zuständige Führungskraft automatisch per E-Mail über einen neuen Antrag. Wird dieser genehmigt, erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit der Bestätigung und einen Eintrag im Kalender.
Gar nicht mal so schwer, oder?
Mit einem vorkonfigurierten Prozess für Abwesenheitsanträge bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen.
Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: In unserem Workflow-Tool LinkUp Cube Flow gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Sie müssen nichts weiter tun – keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.
Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren
Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. In Zeiten von Homeoffice & Co. werden Dokumente nun per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Digitalisieren Sie diesen unkomplizierten Genehmigungsprozess für Dokumente gleich richtig. Mithilfe des Dashboards überprüfen Sie mit nur einem Blick den Genehmigungsstatus von Dokumenten.
Ein geregelter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue MitarbeiterInnen willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Es sei denn, Sie strukturieren diesen Ablauf mithilfe eines automatisierten Workflows. Dann wird dieser Prozess zum Kinderspiel. Vor allem, wenn der Status des Onboardings zu jeder Zeit und von allen Beteiligten auf dem Dashboard überprüft werden kann.
Alles an einem Ort
Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.
Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
Layer 2 GmbH
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Digitalisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess! Ja, aber wie?
„Digitalisierung“ – bei diesem Wort sind Sie bestimmt zusammengezuckt, oder? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch, weil nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Sagen wir Ihnen: wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unser Rat: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Ihren Onboarding-Prozess.
Damit sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag willkommen fühlen
Neue Mitarbeitende sollen sich vom ersten Tag an willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Haben Ihre Kolleg:innen alle Daten des „Neuzugangs“ eingetragen? Sind Hardware, Software oder Büromaterialien bereitgestellt? Wurden Username, Passwort und Telefonnummer schon angelegt? Werden die Onboarding-Aufgaben obendrein noch zu spät erledigt, führt das zu einem unvollständigen Arbeitsplatz, fehlendem Equipment und einem unorganisierten ersten Tag. Die Folge: neue Mitarbeiter:innen fühlen sich bereits zum Start unwohl und weniger an das Unternehmen gebunden. Außerdem dauert es länger, bis sie voll produktiv arbeiten, was wiederum schlecht für Ihren Umsatz ist.
Und wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice & Co.? Garantiert wird alles per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: eine Flut von E-Mails in Ihrem Posteingang. Hier landen farblich markierte E-Mails ebenso wie hoch priorisierte in unterschiedlichen Ordnern. So verbringen Sie viel Zeit damit, E-Mails zu suchen und zu sortieren. Da den Überblick zu behalten und noch Zeit für die täglichen Aufgaben zu finden, ist schwierig.
Arbeitserleichterung durch strukturierte Abläufe und Workflows
Auf den ersten Blick erscheint, das Sortier- und Suchsystem im Postfach als gute Idee, um den Onboarding-Prozess zu organisieren. Ja, aber: nur kurzfristig und als absolute Notlösung.
Denn langfristig gesehen, werden Sie wieder mit Problemen konfrontiert, die nicht so leicht von der Hand zu weisen sind: kein Überblick und fehlende Transparenz im Onboarding-Prozess.
Totalschaden vermeiden und Onboarding-Prozess richtig digitalisieren
Wenn Sie Prozesse nicht aufräumen, verschlimmert sich der Schaden von Jahr zu Jahr und Sie werden immer ineffizienter. „Digitalisierung“ gut und schön. Was sich dahinter verbirgt, ist oft nicht klar. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Arbeitsabläufen. Doch was kosten falsch digitalisierte Prozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich selten in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und führen letztendlich zu einem Totalschaden.
Die Lösung: Manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows ablösen. Richtig digitalisiert, sorgt das bei Ihnen und Ihrem Team für eine große Arbeitserleichterung.
Wie sollen wir unsere Prozesse optimieren und wo fangen wir an?
Prozesse zu verbessern und aufzuräumen, stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Wir raten Ihnen, für den Einstieg einfache Prozesse zu optimieren. Wie zum Beispiel den oben beschriebenen Onboarding-Prozess. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Prozesse richtig zu digitalisieren.
Immer alles im Blick
Mit dem Dashboard das Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen. Schluss mit Intransparenz und Unwissenheit – der Workflow sorgt für den geregelten Ablauf aller Onboarding-Aufgaben. Komplett digital und voll automatisiert.
Automatisierter Onboarding-Prozess
Die Personalabteilung füllt das digitale Formular für den neuen Mitarbeitenden aus. Der Workflow erzeugt eine E-Mail für die Führungskraft. Diese trägt ein, welche Materialien benötigt werden. Danach wird die IT-Abteilung benachrichtigt, die weitere Informationen in das Formular einträgt. Sind diese komplett, werden alle Beteiligten automatisch informiert, dass der Vorgang abgeschlossen ist. Außerdem erzeugt der Workflow noch einen Kalendereintrag für Führungskraft und Mentor:in, um das neue Teammitglied am ersten Tag herzlich willkommen zu heißen.
Ganz schön praktisch, oder?
Mit einem vorkonfigurierten Onboarding-Prozess bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen.
Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: In unserem Workflow-Tool LinkUp Cube Flow gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Bedeutet, dass Sie nichts weiter tun müssen – keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.
Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren
Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. In Zeiten von Homeoffice & Co. werden Dokumente nun per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Digitalisieren Sie diesen unkomplizierten Genehmigungsprozess für Dokumente gleich richtig. Mithilfe des Dashboards überprüfen Sie mit nur einem Blick den Genehmigungsstatus von Dokumenten.
E-Mails und Laufzettel für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in Ihrem Unternehmen immer noch üblich? Optimieren Sie diesen einfachen Prozess für Abwesenheiten doch gleich mit. Auf dem Dashboard sehen Sie direkt, wer gerade im Urlaub ist oder wer in der nächsten Woche aus dem Homeoffice arbeitet.
Alles an einem Ort
Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.
Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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Dokumente genehmigen: so digitalisieren Sie Ihren Prozess
Beim Wort „Digitalisierung“ zucken Sie bestimmt zusammen – wie viele andere auch. Oft ist nicht klar, was sich dahinter verbirgt. Wir sagen es Ihnen: manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unsere Antwort: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für die Genehmigung von Dokumenten.
Wo war denn noch mal …?
Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. Bei diesem Papierchaos ist es oft nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Viele Prozesse müssen in Zeiten von Homeoffice & Co. neu gedacht werden. Was gestern funktionierte, gilt heute nicht mehr. Die sogenannte Zettelwirtschaft muss nun digital abgebildet werden. Aber bitte richtig!
Und bitte nicht so: Dokumente werden in vielen Unternehmen digital per E-Mail hin und her geschickt. Immer größere Dateianhänge werden an Verteilerlisten mit mehreren Empfängern gesendet. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Im schlimmsten Fall kommt der Genehmigungsprozess eines Dokuments sogar komplett zum Stillstand. Wer achtet schon darauf, ob die Dateigröße noch per E-Mail versendet werden kann oder die richtigen Personen im Verteiler sind?
Workflows für einfachere und übersichtliche Prozesse
Papier einfach durch E-Mails abzulösen, erscheint auf den ersten Blick wie die Digitalisierung des Genehmigungsprozesses. So weit, so gut und kurzfristig als Notlösung tragbar.
Langfristig gesehen, werden Sie wieder mit den altbekannten Problemen konfrontiert, die schon der Papierprozess mit sich brachte: der fehlende Überblick über den Genehmigungsstatus von Dokumenten.
So digitalisieren Sie den Genehmigungsprozess für Dokumente richtig
Beim Wort „Digitalisierung“ zucken viele zusammen, weil oft nicht klar ist, was sich hinter dahinter verbirgt. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Papierprozessen. Doch was kosten nicht digitalisierte Prozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich selten in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und führen letztendlich zu einem Totalschaden.
Die Lösung: Manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows ablösen. Das sorgt bei Ihnen und Ihrem Team für eine große Arbeitserleichterung.
Doch wie und wo fangen wir am besten an?
Diese Frage stellen sich viele Unternehmen. Wir raten Ihnen, für den Einstieg einfache Prozesse zu optimieren. Wie zum Beispiel den oben beschriebenen Prozess zur Genehmigung von Dokumenten. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Bringen Sie Ordnung in das Chaos und gewinnen Sie die Kontrolle zurück.
Alles im Blick
Mit dem Dashboard des Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über den Genehmigungsstatus Ihrer Dokumente. Niemand muss auf zulässige Dateigrößen achten oder sicherstellen, dass sich die richtigen Personen im Verteiler befinden. Das übernimmt der Workflow für Sie. Komplett digital und voll automatisiert.
Automatisierter Genehmigungsprozess für Dokumente
Laden Sie ein Dokument zentral hoch und arbeiten weiter darin, bis dieses final ist. Danach tragen Sie einen oder zwei Genehmiger:innen ein und starten somit den Genehmigungsprozess. Die zuständigen Personen bekommen eine E-Mail, in der sie direkt auf „genehmigen“ oder „ablehnen“ klicken können. Danach werden Sie automatisch per E-Mail über den Genehmigungsstatus Ihres Dokuments informiert.
Gar nicht mal so kompliziert, oder?
Mit einem vorkonfigurierten Genehmigungsprozess bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen.
Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: In unserem Workflow-Tool LinkUp Cube Flow gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Sie müssen nichts weiter tun – keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.
Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren
E-Mails und Laufzettel für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in Ihrem Unternehmen immer noch üblich? Optimieren Sie diesen einfachen Prozess für Abwesenheiten doch gleich mit. Auf dem Dashboard sehen Sie direkt, wer gerade im Urlaub ist oder wer in der nächsten Woche aus dem Homeoffice arbeitet.
Ein geregelter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue Mitarbeiter:innen willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Es sei denn, Sie strukturieren diesen Ablauf mithilfe eines automatisierten Workflows. Dann wird dieser Prozess zum Kinderspiel. Vor allem, wenn der Status des Onboardings zu jeder Zeit und von allen Beteiligten auf dem Dashboard überprüft werden kann.
Alles an einem Ort
Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.
Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
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Gegen versprengtes Wissen in Silos
Unter den ungezählten Lösungen, die gerade im Kontext fortgesetzter Arbeit aus dem Homeoffice von sich reden machen, nimmt Microsoft Teams eine besondere Stellung ein. Von Oktober 2019 bis März 2020 stiegen die Zahlen von 32 auf 44 Mio. Nutzer weltweit an. Von der Universität über die vielen mittelständischen Unternehmen bis zum Handwerksbetrieb oder Start-up – sie alle nutzen Teams, um trotz sozialer Isolation weiter in Verbindung zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Nicht zuletzt Microsofts Ankündigung, Unternehmen Teams für die nächsten 6 Monate kostenlos zur Verfügung zu stellen, befeuert die Teams-Adaption massiv. Ob ein spontaner Umzug ins Homeoffice oder der Brexit – Szenarien, die eine Migration über Nacht erfordern, laufen nie reibungslos ab. Auch wenn die Nutzung von Microsoft Teams sich denkbar einfach erschließt, kann bei der unstrukturierten Einführung eines neuen Tools einiges schief gehen. Situationen wie diese kennt der Hamburger IT-Dienstleister Layer2 collaboration works nur zu gut.
Wie man in Teams zu einem Team kommt
Standardmäßig hat zunächst jeder einzelne Nutzer in Teams die Möglichkeit, ein neues Team zu erstellen. Und das tut er in aller Regel auch! Kurzerhand beginnt jeder, aus allen erdenklichen Gründen Teams anzulegen. Die meisten Teams haben am Ende nur einen Nutzer, weil diese zum Beispiel zu Testzwecken erstellt wurden. Thomas Gloeckner, Softwareentwickler bei Layer2, erklärt die Hintergründe: „Rein theoretisch ist es möglich, in einem einzigen Tenant, also der Umgebung einer einzelnen Organisation, bis zu 500.000 Teams anzulegen. Wir haben beispielsweise einen Kunden, der bei Projektbeginn über 700 Teams mit einer entsprechend unübersichtlichen SharePoint-Situation im Hintergrund hatte. Was einige vielleicht nicht wissen: Hinter jedem Team steht eine SharePoint-Seite mit allen dazugehörigen Ressourcen. Es besteht die Gefahr, dass unbemerkt eine sinnlose Dokumentenablage entsteht, in der nichts mehr auffindbar ist.“
Der Anbieter Panopto hat in einer Studie von 2018 ermittelt, dass große US-Firmen 47 Mio. US Dollar durch mangelhaftes Wissensmanagement verlieren, weil Mitarbeiter im Schnitt 5,3 Stunden pro Woche mit dem Warten auf Informationen oder dem Reproduzieren von bereits vorhandenen Ergebnissen verbringen. Dies führt nicht selten zu Frustration und sinkender Motivation.
Layer2 Sales-Manager Clemens Streit weiß aus der Alltagspraxis: „Als primäres Tool der internen Kommunikation hat sich Microsoft Teams bereits in vielen Unternehmen etabliert. Doch jeder kennt diese eine Schublade, in die wir alles unsortiert hineinwerfen und nichts wiederfinden, wenn grundsätzlich kein System abgesprochen wurde. In vielen Unternehmen am Markt wird Microsoft Teams etwas chaotisch eingesetzt, denn oft fehlt es an klaren Regeln, Konventionen und administrativen Tools zu Team- und Channel-Anlage, Projektstrukturen, Dokumentenablage, Berechtigungen, Kommunikationsverhalten etc.“
LinkUp Cube Collaboration von Layer2 bändigt jeden Teams- & SharePoint-Dschungel
Genau hier beugt der LinkUp Cube Collaboration von Layer2 vor, der die flexible Migration von unstrukturierten Altdaten − egal ob lokal oder in der Cloud − in eine neue, aufgeräumte SharePoint-Umgebung automatisiert und ein zentrales, vereinfachtes Management von Teams über den Standard hinaus ermöglicht. SharePoint dient dabei als zentrales Intranet, von dem aus alle relevanten Elemente der täglichen Arbeit erreichbar sind. Durch die nahtlose Integration mit Teams können die Mitarbeiter multimedial kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten.
Das Stichwort für ein effizientes Management von Teams lautet Teams Lifecycle Management. Jedes projektbezogene Team folgt einem bestimmten Lebenszyklus, von der Gründung zu Beginn eines Projekts, über die Laufzeit des Projekts bis zum Abschluss und dem Vorhalten wichtiger Ergebnisse im Nachhinein. Genau diesen Lebenszyklus managt der LinkUp Cube, indem er die Channel-Struktur und die Gestaltung der SharePoint-Seite vereinheitlicht. Somit wird ein strukturierter Prozess für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Teams eingeführt. Die Umgebung ist von Anfang an aufgeräumt und bleibt es auch.
Aufgrund der umfassenden technischen Expertise beschloss die Unternehmensberatung innogy Consulting, sich Layer2 bei der Einführung von Microsoft Teams als Partner an die Seite zu stellen. Basierend auf jahrzehntelangem Know-how aus dem Wissens- und Dokumenten-Management gab es bei innogy Consulting bereits eine bewährte Struktur für die vielfältigen Projekte. In der Zusammenarbeit sollte nun auch Microsoft Teams von Beginn an übersichtlich und klar abgebildet werden.
Der LinkUp Cube Collaboration bei innogy Consulting im Einsatz
Für das international tätige Beratungsunternehmen innogy Consulting führte Layer2 seinen LinkUp Cube Collaboration ein, der den Standard von Microsoft sinnvoll ergänzt. Das Projektvorgehen setzte wie in jedem modernen Software-Projekt auf Workshops, in denen mögliche Lösungen vorgestellt und die Anforderungen von innogy Consulting erfasst wurden. Besonders bei innogy Consulting als international tätigem Beratungsunternehmen ist die Zahl an Projekten, die parallel laufen, groß.
Zentrale Herausforderung des Projekts war also die Abbildung der vorhandenen, bibliotheksartigen Ablage und die projektbezogene Verschlagwortung von Dokumenten, um deren Auffindbarkeit zu verbessern. „Vor der Umsetzung des digitalen Workspace gab es viele verschiedene Dokumentenablage- und Collaboration-Lösungen nebeneinander. Neben dem klassischen Laufwerk nutzten einige Mitarbeiter auch Teams, das allerdings ohne einen zentralisierten Ansatz und mit nur wenigen Vorgaben, wie genau die Speicherung ablaufen sollte. Es gab beispielsweise keine Metadaten, die die Suche und Sortierung erleichtert hätten, und auch kein zentral gesteuertes Berechtigungskonzept, das Zugang zu ausgewählten Dokumenten freigibt“, kommentiert Inga Schmidt, Head of Knowledge Management and Research bei innogy Consulting.
Wie innogy Consulting mit Teams arbeitet
Teams hat sich längst zur zentralen Office-App von Microsoft entwickelt. Teams ermöglicht durch fortlaufend hinzugefügte Features völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und lässt sich dennoch flexibel an die wandelnden Anforderungen eines dynamischen Unternehmens anpassen. Dazu Inga Schmidt: „Im Moment konzentrieren wir uns auf interne Teams, das heißt, 95% unserer Teams werden intern genutzt und nur 5% der Teams für die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Das liegt vor allem daran, dass wir uns bei der Einführung für ein zweistufiges Modell entschieden haben: Wir sind uns bewusst, dass dieser neue `digitale Arbeitsplatz´ nicht nur technische Veränderungen mit sich bringt, sondern auch einen kompletten Mindshift hinsichtlich der generellen Arbeitsweise braucht, um erfolgreich zu sein. Nur, wenn bei unseren Beratern die Nutzung von Teams für die Projektarbeit zur Selbstverständlichkeit geworden ist, kann auch die Einbindung von Partnern und Kunden nahtlos klappen.”
Wie immer ist ein solches Projekt erst der Anfang, weiß Inga Schmidt: „Wir denken derzeit über die Einführung eines Genehmigungsprozesses für die Erstellung von Teams nach, der über Flow aus der Microsoft Power-Plattform abgebildet werden könnte.“ Thomas Gloeckner von Layer2 bekräftigt: „Der LinkUp Cube lässt sich im Prinzip beliebig erweitern, durch Elemente des Microsoft Technologie-Stacks oder problemlos auch durch Lösungen von Drittanbietern.“
Inga Schmidt, Head of Knowledge Management and Research bei innogy Consulting, hat dazu ein spannendes Interview in der Funkschau in der Rubrik "Digitalpioniere" gegeben.
Tipps für die Microsoft Teams-Einführung
Diese grundsätzlichen Regelungen beugen einem Chaos vor:
- Wer darf ein Team anlegen? Empfehlenswert ist zum Beispiel, diese Berechtigung nur Abteilungsleitern oder der Projektleitung zuzuweisen.
- Wie sollte das Team benannt werden? Benennungsrichtlinien können erst mit einer Azure AD Premium P1 Lizenz festgelegt werden. Trotzdem helfen ganz simple Namenskonventionen schon enorm, zum Beispiel Projektteams mit einem P beginnen zu lassen und Abteilungsteams mit einem A.
- Dürfen Gäste eingeladen werden? Dieses Feature ist nur grundsätzlich zu regeln, also entweder oder! Sobald Externe eingeladen werden dürfen, ergeben sich Fragen zum Datenschutz und zur Compliance, die unbedingt beantwortet werden müssen. Der LinkUp Cube Collaboration erlaubt ein granulares Management von externen Teammitgliedern pro Teamraum.
- Wie ist der Teams-Lifecycle? Ein Team durchläuft verschiedene Phasen: Gründung und Einrichtung, Nutzung, Inaktivität – in jedem Fall sollte festgelegt werden, wann die Inhalte eines Teams archiviert und das Team möglicherweise gelöscht werden sollte. Im Standard von Office 365 geht das leider nur manuell, eine Lücke, die der LinkUp Cube schließt.
Weitere Tipps und Tricks erhalten Sie in unserem Artikel: Direkt mit Microsoft Teams loslegen, aber mit Benimm-Regeln
Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur. Microsoft-Teams bringt alles zusammen
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Bye, bye Skype for Business – das müssen Sie beachten
Unterstützende Upgrades ab August 2021
Wenn Sie noch nicht auf Microsoft Teams umgestellt haben, werden Sie von Microsoft automatisch für ein unterstützendes Upgrade eingeplant und erhalten 90 Tage vor Beginn Ihres Upgrades immer wieder Benachrichtigungen, im Teams Admin Center und im Microsoft 365 Message Center die das geplante Datum Ihres Upgrades enthalten. Microsoft bietet außerdem Dokumentationen und Workshops als Hilfestellung für Unternehmen an.
Unternehmen, die bereits mit der Migration begonnen haben, sind laut Microsoft gut aufgestellt. Wenn Ihre Arbeitsumgebung die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt, können Sie den Angaben zufolge, einen automatischen Wechsel auf Microsoft Teams durchführen. Denken Sie aber bitte daran, dass ein erfolgreiches Upgrade nicht nur die technischen Aspekte umfasst.
Ein Upgrade auf Microsoft Teams ist mehr als die technische Migration
Die Umstellung beeinflusst die Art und Weise, wie Benutzer:innen kommunizieren und zusammenarbeiten. Veränderungen fallen nicht immer leicht und sorgen dafür, dass IT-Abteilungen noch nie dagewesenen und häufig unvorhergesehenen Belastungen ausgesetzt sind. Technische Fortschritte greifen nur dann, wenn sie angenommen, genutzt und geschätzt werden, weil sie die Herausforderungen des Alltags tatsächlich lösen. Das Mitnehmen der Mitarbeitenden ist die Pflicht – die Technologie nur ein Mittel zum Zweck. Umso wichtiger für Sie zu wissen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Microsoft Teams sinnvoll für modernes, digitales Arbeiten einsetzen möchten.
Dreh- und Angelpunkt für digitale Zusammenarbeit
Microsoft Teams ist Teil von Microsoft 365. Also viel mehr als nur Chat und Videokonferenzen, sondern der Dreh- und Angelpunkt moderner, digitaler Zusammenarbeit. Sie können Dateien teilen und speichern sowie Meetings planen. Andere Microsoft-Tools lassen sich nahtlos integrieren und eine ganze Reihe anderer Drittanbieter-Apps können Sie ebenso aus Teams heraus nutzen. Skype for Business wiederum war weniger in die Microsoft-Welt integriert und somit nicht unbedingt für Zusammenarbeit geeignet.
Gewusst wie
Wenn die Einführung von Microsoft Teams erfolgreich verlaufen soll, ist es besonders wichtig, dass Sie alle notwendigen Schritte in der richtigen Reihenfolge machen. Machen Sie den dritten vor dem ersten Schritt, haben Sie am Ende ein chaotisches Projekt, das von niemandem im Unternehmen mitgetragen wird, obwohl es zwingend notwendig ist. Viele IT-Projekte scheitern nämlich genau daran. Wir haben es oft genug erlebt, weshalb wir unseren Kunden immer wieder empfehlen, nach einem allgemein gültigen Schema vorzugehen.
Phase 1 – Ready to change
Eine gute Projektvorbereitung ist das A und O. Wir empfehlen Ihnen, ein Zielbild und einen Umsetzungsplan zu entwickeln. So gelangen Sie von einer unklaren Erwartungshaltung zu einem spezifischen Projektauftrag. Ohne ein klares Zielbild darüber, wie moderne, digitale Zusammenarbeit aussehen kann, können Sie kein Projekt mit messbaren Zielen aufbauen.
- Schritt 1: Definieren Sie die genauen Anforderungen.
- Schritt 2: Machen Sie eine Bestandsaufnahme und sehen Sie sich an, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.
- Schritt 3: Erarbeiten Sie eine Soll-Struktur und Roadmap.
Dieses Konzept bildet die Basis für alle weiteren Phasen.
Phase 2 – Ready to start
Begleiten Sie das Pilotprojekt, um von der ewigen Testumgebung zu einer technisch soliden Basis zu gelangen.
- Schritt 4: Identifizieren Sie die Top Use Cases mithilfe des Pilotteams.
- Schritt 5: Richten Sie einen Prototypen ein, den das Pilotteam auf Herz und Nieren prüfen kann.
- Schritt 6: Optimieren Sie die Arbeitsweise, damit die Technologie und die Use Cases nahtlos ineinander passen.
Warum ist das wichtig? Das neue Tool soll den Mitarbeitenden den Arbeitsalltag erleichtern. Sie brauchen „nicht noch ein Tool, das niemand bedienen kann.“
Phase 3 – Ready to scale
Durch Projektmarketing und Veränderungsbegleitung schaffen Sie es, dass sich die innere Einstellung von alle sollen zu alle wollen ändert. Wenn Sie das Pilotprojekt erfolgreich durchlaufen haben, ist es an der Zeit, mehr Projektteams dazu zu holen. Schön an dieser Phase ist, dass Sie durch das Pilotteam unterstützt werden oder – wenn Sie es möchten – es Ihnen sogar komplett die Arbeit abnimmt.
- Schritt 7: Das Pilotteam ist der Ansprechpartner für die neuen User und kümmert sich intensiv um Fragen und Probleme.
- Schritt 8: Das Team macht Lust auf mehr, in dem es über die Vorteile der neuen Technologie spricht und intensives Projektmarketing betreibt.
- Schritt 9: Das Pilotteam schult die die restlichen Benutzer:innen und anschließend rollen Sie Microsoft Teams auf das gesamte Unternehmen aus.
Ready to work
Und so ermöglichen Sie in 3 Monaten für 80% der Mitarbeitenenden modernes Arbeiten. Ohne, dass die Einführung von Microsoft Teams im Chaos endet. Zu guter Letzt können Sie noch darüber nachdenken, weitere Systeme anzubinden und die Legacy-Systeme abzulösen, um eine All in one-Lösung zu erhalten, die keine Systembrüche beinhaltet
Miteinander statt aneinander vorbei arbeiten
Wir helfen Ihnen dabei, Microsoft 365 und Teams sinnvoll für moderne, digitale Zusammenarbeit einzusetzen.
Microsoft Teams Review
Sie haben Teams bereits eingeführt und sich nicht ganz sicher, ob Sie alle notwendigen Schritte durchlaufen haben? Wir sehen uns gemeinsam Ihre Teams-Umgebung an und geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen für die weitere Optimierung.
Workshops zur Einführung von Microsoft 365 und Teams
In unseren Workshops erfahren Sie wie Sie, unvorhergesehene Herausforderungen überwinden, Umstellungen meistern und dafür sorgen, dass die Einführung ein voller Erfolg wird.
Workshop für Phase 1
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Zielbild und einen Umsetzungsplan, damit Sie …
[ 1 ] … eine klare Vision und die genauen Anforderungen für Ihr Projekt haben.
[ 2 ] … wissen was Sie haben und was Sie noch brauchen.
[ 3 ] … den Ablauf Ihres Projekts klar strukturieren können.
Und am Ende erhalten Sie einen konkreten Umsetzungsplan zur Einführung von Microsoft 365 und Teams.
Sie entscheiden: Führen Sie das Projekt allein weiter, da Sie nun die wichtigsten Faktoren kennen, um strukturiert zu starten? Oder gehen Sie den Weg mit uns weiter, damit wir Sie in den nächsten zwei Phasen weiterhin unterstützen?Wie oben schon erwähnt, müssen Sie diese Phasen unbedingt in der richtigen Reihenfolge durchlaufen, damit die Einführung von Microsoft Teams ein voller Erfolg wird.
Workshop für Phase 2
Wir unterstützen Sie während des Pilotprojekts, dabei …
[ 4 ] … die Top Use Cases in einem Showcase abzubilden.
[ 5 ] … Ihren Prototypen für den Betrieb in der Cloud anzupassen.
[ 6 ] … die Arbeitsweise für modernes Arbeiten zu optimieren.
Damit Sie ein erfolgreiches Pilotprojekt auf die Beine stellen können.
Workshop für Phase 3
Microsoft Teams wird als neues Tool anerkannt und auf allen Ebenen akzeptiert, weil …
[ 7 ] … das Pilotteam den Mitarbeitenden bei Fragen und Problemen hilft.
[ 8 ] … intensives Projektmarketing das Interesse aller weckt und Lust auf mehr macht.
[ 9 ] … die User geschult und der Roll-Out gut organisiert ist.
Der Nutzen wird zunehmend auf allen Ebenen erkannt und Sie setzen Teams und alle Microsoft-Apps, die Sie brauchen sinnvoll für modernes Arbeiten ein.
Sie haben Fragen? Wir sind für Sie da.
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Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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