Layer2 leading solutions ist im September auf der M365 Summit in Mainz vertreten
Die M365 Summit Mainz 2024, die nach vier erfolgreichen Jahren als größte deutschsprachige M365 Online-Konferenz nun erstmals persönlich in Mainz stattfindet, bietet die einzigartige Gelegenheit, die Community direkt zu treffen und von interaktiven Erfahrungen zu profitieren.
Im Foyer der Rheingoldhallen präsentiert Layer2 leading solutions sein neuestes Produkt. Mit ShArc können Unternehmen ihren SharePoint Online Speicherplatz effizienter nutzen, indem sie Daten nach Azure Blob Storage verschieben. Denn Azure bietet einen preiswerteren Speicher. Das Besondere daran: Nutzer:innen merken keinen Unterschied wenn sie auf Daten zugreifen. Die Daten können ganz einfach per Klick in SharePoint oder Teams geöffnet werden. ShArc soll die Effizienz der SharePoint Speicherplatznutzung erhöhen und Kosten für zusätzlichen Speicherplatz minimieren – ohne, dass die Nutzererfahrung eingeschränkt wird.
Besucher:innen der Messe haben die Möglichkeit, das Tool aus erster Hand kennenzulernen. Von den Layer2 Experten können sie Einblicke in die Funktionsweise und Vorteile ShArcs erhalten.
"Wir freuen uns sehr, auf der M365 Summit Mainz 2024 vertreten zu sein und unser neuestes Produkt vorstellen zu können", sagt Marco Dalic, Product Owner bei Layer2 leading solutions. "Unser Tool zur Speicherplatzoptimierung für SharePoint Online bietet Unternehmen eine effektive Lösung, um ihre Kosten zu senken und gleichzeitig die Leistung ihrer Microsoft 365 Umgebung zu maximieren. Wir sind gespannt darauf, mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der M365 Summit in den Austausch zu treten und ihnen zu zeigen, wie sie von unserer innovativen Technologie profitieren können."
Die M365 Summit Mainz 2024 verspricht ein unvergessliches Erlebnis für alle Teilnehmer:innen, mit einer Vielzahl von interaktiven Aktivitäten, Workshops mit Expert:innen, Interviews mit Speaker:innen und vielem mehr. Die Veranstaltung bietet die ideale Plattform, um sich über die neuesten Trends und Entwicklungen im Microsoft 365 Universum zu informieren und wertvolle Einblicke in die Branche zu erhalten.
Aktuell sind noch Tickets für die M365 Summit Mainz 2024 erhältlich, wo man die Zukunft von Microsoft live erleben kann: tickets.m365-summits.de
Weiter Informationen zu ShArc finden Sie hier: layer2solutions.com/sharc
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
Layer 2 GmbH
Wendenstraße 21 b
20097 Hamburg
Telefon: +49 40 284112 – 10
Telefax: +49 40 284112 – 16
https://www.layer2.de
Online Marketing Managerin
E-Mail: marketing@layer2solutions.com
Revolutionäres Tool hilft dabei, den SharePoint-Speicher zu erweitern und Kosten zu senken
Arbeiten in SharePoint – speichern in Azure
Die Idee zu der neuen Lösung kam dem Team von Layer2 leading solutions basierend auf verschiedenen Kundenanfragen. Dabei ging es um die Problematik eines steigenden Bedarfs an SharePoint Online Speichekapazität und damit verbundenen extrem hohen Kosten. Diese sollen gesenkt werden, indem die Daten in Azure Blob Storage gespeichert werden. Die Idee ist erst mal nicht neu, sorgte jedoch bislang für Unmut bei Admins sowie Nutzerinnen und Nutzern. Denn um die verschobenen Daten wiederherzustellen und auf sie zugreifen zu können, muss ein Admin sie freigeben – das heißt, SharePoint Nutzerinnen und Nutzer müssen oftmals warten bis der Zugriff für sie möglich ist. Das kostet Zeit und Nerven.
Zweck des neuen Tools ist es, dieses Problem zu lösen. Daten können direkt in SharePoint Online oder Teams mit einem Klick aus dem Azure Blob Storage geladen und einfach bearbeitet werden. Anschließend werden die bearbeiteten Daten automatisch zurück in den Azure Speicher verschoben – abhängig davon, wie der Admin zuvor die Regelungen der Speicherung über das Tool eingestellt hat. Das schont den SharePoint Speicher enorm und kann Unternehmen tausende Euro sparen – zusätzlich entlastet es die Admins und bietet ihnen Zeit, sich um wichtige Aufgaben zu kümmern.
Vorteile der neuen Lösung
- Reduzierte Speicherkosten: Unternehmen profitieren von niedrigen Preisen für Speicherplatz in Azure Blob Storage und minimieren gleichzeitig ihre SharePoint-Kosten.
- Erweiterte Speicherkapazitäten: Die Skalierbarkeit der Speicherkapazitäten wird sichergestellt.
- Nahtlose Integration und Benutzererfahrung: Die neue Lösung kann nahtlos und in Minuten integriert werden. Der Zugriff auf Daten in SharePoint Online und Teams bleibt wie gewohnt.
- Erhöhte Sicherheit: Alle Daten bleiben in den üblichen Microsoft-Systemen und durch die Verwendung von APIs, wie etwa Graph, wird für höchstmögliche Sicherheit gesorgt.
- Höhere Produktivität: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, ohne sich Gedanken über begrenzte Speicherkapazitäten oder den Datenzugriff machen zu müssen.
- Automatisierter Datentransfer: Über Standardprozesse kann jederzeit und überall auf Daten zugegriffen werden – ganz ohne manuelle Aufgaben.
Mit dem neuen Tool von Layer2 leading solutions können Unternehmen bis zu 176.392 € an SharePoint-Speicherkosten im Jahr sparen. Die Berechnung basiert auf einem Speicherbedarf von 100 TB im Monat. Auch bei geringerem Speicherbedarf ist es möglich, die Kosten enorm zu senken, indem Daten intelligent und kostengünstig in Azure Blob Storage gespeichert werden.
Hauptfunktionen des Tools
✓ Automatisches Archivieren: Archivierungsregeln für Daten können unter anderem basierend auf Größe, Dateiformat oder letztem Zugriff festgestelgt werden.
✓ Einfache Konfiguration: Archivierungsregeln werden in Minuten eingerichtet und konfiguriert. Das Set-Up ist ebenfalls in wenigen Sekunden erledigt.
✓ Intuitives Dashboard: Speicherlimits werden angezeigt, damit die erforderlichen Speicherkapazitäten bereitgestellt werden können.
✓ Intelligente Reports: Mit einem Klick können Berichte erstellt und damit alle relevanten Daten bereitgestellt werden.
✓ Direkter Benutzerzugriff: Archivierte Daten werden über die vertraute SharePoint-Benutzeroberfläche oder Teams abgerufen. Somit ändert sich an Arbeitsabläufen nichts.
Kostenlose Live-Demo
In der kostenlosen Demo wird die neue Lösung vorgestellt und die potenzielle Einsparung von SharePoint Kosten und Speicher genauer analysiert. Lernen Sie, wie Sie in Azure Blob Storage Ihre Daten speichern und wie gewohnt in SharePoint Online und Teams arbeiten können. Buchen Sie einfach hier Ihre kostenlose Live-Demo.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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Bester Support für Datenintegration und -synchronisation mit dem Layer2 Cloud Connector
Die Notwendigkeit einer nahtlosen Datenintegration und -synchronisation über verschiedene On-Premises- und Cloud-Plattformen hinweg war nie zuvor so wichtig wie heute. Mehr als 3200 Unternehmen setzen den Layer2 Cloud Connector ein, um über 150 verschiedene Systeme zu verbinden. Sie sparen sich mit der Software viel Zeit und Kosten für manuelle Tätigkeiten.
Das neue Support-Angebot bietet als Ergänzung zum Layer2 Cloud Connector weit mehr als simplen E-Mail-Support. Zwei verschiede Pakete stehen Kunden zur Verfügung und sind an die individuellen Bedürfnisse anpassbar.
Premium-Support-Paket für ein Jahr
Für bestehende und neue Layer2 Cloud Connector Standard- und Enterprise-Lizenzen gibt es die Möglichkeit, online auf layer2solutions.com/support ein Premium-Support-Paket für ein komplettes Jahr zu erwerben.
Das Paket bietet eine Reihe von Vorteilen, um noch effizienter mit der Software zu arbeiten. Der einjährige Premium-Support beinhaltet unter anderem Hilfe bei Setup, Migration oder Upgrades. Inbegriffen sind zudem die Implementierung von E-Mail Benachrichtigungen, Unterstützung durch die firmeneigenen Entwickler sowie zwei Stunden Support on-demand. Ein weiterer Vorteil ist der direkte Austausch mit dem Product Owner rund um die Software.
Premium-Support on-demand
Für eine maßgeschneiderte Unterstützung ist der neue Premium-Support on-demand im Angebot. Er ist besonders für die temporäre Hilfe gedacht oder wenn einmalig Unterstützung gewünscht ist. Dieses Angebot ist ebenfalls auf layer2solutions.com/support buchbar. Das Angebot gilt für die Layer2 Cloud Connector Lizenzen Personal, Standard und Enterprise.
Mit dem Premium-Support on-demand ist Unterstützung stundenweise buchbar und kann für verschiedene Tätigkeiten eingesetzt werden. Je nachdem was die Kunden benötigen. Die Anzahl der Stunden ist flexibel. Deshalb ist dieser Service ideal für die Unterstützung bei zuvor bestimmten Aufgaben. Mögliche Aufgaben sind etwa die Ersteinrichtung, Upgrades, Migrationen oder aber die Implementierung von E-Mail-Benachrichtigungen.
Großartiger Support für Datenmanagement-Software
Layer2 leading solutions freut sich über das durchweg positive Feedback zu dem bestehenden Support. Damit Unternehmen in Zukunft ein noch besseres Erlebnis mit dem Layer2 Cloud Connector haben, wurde im Sommer 2023 entschieden, diesen zu erweitern.
Ziel der Einführung des erweitern Supports ist die Steigerung der Effizienz und Produktivität der Kunden. Durch die maßgeschneiderte Unterstützung werden individuellen Anforderungen erfüllt. Außerdem soll unter anderem die Abstimmungen mit dem Product Owner die Entwicklung und stetige Verbesserung der Integrations- und Synchrinisationssoftware voran treiben.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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Zeiterfassungspflicht, was nun – Ihre individuelle Zeiterfassung
Was ist das Stechuhr-Urteil?
Das sogenannte Stechuhr-Urteil verpflichtet Arbeitgeber, voraussichtlich ab Herbst 2022, zur elektronischen Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden, um Überlastung entgegenzuwirken. Obwohl bereits 2019 ein Gesetz der EU in Kraft trat, das genau dies verpflichtete, konnten sich viele Betriebsräte von deutschen Unternehmen bisher davon befreien. Der Grund: Angst vor Überwachung durch den Arbeitgeber, vor allem bei Mitarbeiter:innen mit Vertrauensarbeitszeiten. Mittlerweile ist die Angst vor Überlastung der Mitarbeitenden in vielen Unternehmen allerdings höher, weshalb nun dieses Urteil folgte.
Welche Möglichkeiten hat mein Unternehmen?
Da Unternehmen nun zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet wurden, sind Stundenzettelsammlungen und Vertrauensarbeitszeiten, ohne Dokumentation nicht mehr erlaubt. Zurzeit entwickelt sich der Trend in den meisten Branchen zum standortunabhängigen Arbeiten geht. An ein klassisches Ein- und Ausstempeln mit Chips oder Keycards nicht mehr zu denken. Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden im Homeoffice oder mehreren übergreifenden Standorten sowie außendienstlichen Mitarbeitern ist eine digitale Zeiterfassung daher die sinnvollste Lösung. Jeder Mitarbeitende trägt also beispielsweise seine beziehungsweise ihre Arbeitsstunden oder Abwesenheitstage in das System ein, welches die Stundenanzahl dann zum Monatsende dokumentiert.
Individuelle, bedürfnisangepasste Zeiterfassungen
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Tätigkeitsfelder und dementsprechend auch unterschiedliche Bedürfnisse, was die interne Struktur angeht. Einige brauchen lediglich die einfache Erfassung von Arbeitszeiten. Nicht mehr und nicht weniger. Andere wollen Urlaub, Schulungen oder Projektzeiten dokumentieren. Selbstverständlich angepasst an ihr Corporate Design. In Zeiterfassungen, die auf Microsoft Power Apps basieren, ist beinahe jeder Wunsch umsetzbar. Zum Beispiel können Abwesenheiten sowie Homeoffice oder Bürotage eingetragen werden.
Was sind Microsoft Power Apps?
Microsoft Power Apps sind Software-Anwendungen, die je nach Bedarf in Microsoft Teams, SharePoint oder in den Browser eingebunden werden. Dabei ist es nicht notwendig eine Plattform mit einer umfangreichen Datenstruktur zu konzipieren. In den meisten Fällen werden die Daten aus Listen oder kleinen Datenbanken ausgelesen. Die grafische Benutzeroberfläche der App ist dabei so einfach wie möglich aufgebauen, sodass jeder und mit geringsten Microsoft 365-Kenntnissen diese Anwendung nutzen kann. Technische Vorkenntnisse sind dabei nicht erforderlich.
Wie erhalten Sie jetzt eine digitale Zeiterfassung?
Bevor eine Zeiterfassung entstehen kann, müssen Sie und Ihr Unternehmen sich bewusstwerden, wie diese Zeiterfassung aussehen soll, welche Features es geben muss und ob Sie jemanden mit den notwendigen Kenntnissen für die Umsetzung einer Microsoft Power App haben. Sollte Ihnen bei der Planung auffallen, dass sich niemand innerhalb der Firma gut genug mit der Umsetzung der von Ihnen geplanten Microsoft Power App auskennt, lohnt es sich, einen Microsoft-Spezialisten heranzuziehen. IT-Dienstleister sind darauf spezialisiert, Anwendungen auf Basis Ihres Betriebssystems – also zum Beispiel Microsoft oder IOS – so benutzerdefiniert wie möglich zu gestalten.
Alles kein Problem dank individueller Microsoft Power Apps!
Eine Zeiterfassung auf Basis von Microsoft Power Apps ermöglicht Ihnen nicht nur, diese individuell an Ihr Corporate Design anzupassen, sondern auch die App für die Digitalisierung von weiteren internen Geschäftsprozessen zu nutzen. So kann sie, wie am Beispiel unserer Zeiterfassung auch Projektzeiten und Projektinhalte erfassen. Dies hilft auch dabei, einen Überblick über die abzurechnenden Zeiten und schon erledigte Aufgaben zu erhalten.
Neben der Digitalisierung von Projekten gibt es die Möglichkeit, die Urlaubsplanung vom Antrag bis zur Ansicht im Kalender über die Zeiterfassung zu digitalisieren. Dies erspart Tonnen an Papierstapeln, Chaos und Zeit. Durch den digitalisierten Prozess haben Sie einen transparenten Überblick über Resturlaub und Abwesenheit der Teammitglieder auf einem Dashboard.
Abwesenheitsanträge können einfach digital ausgefüllt und per Klick direkt abgeschickt werden. Der Antrag wird über einen im Hintergrund laufenden Prozess der zuständigen Person zugewiesen und kann bearbeitet werden. Viel einfacher als vorher.
Überwachung nein, Kontrolle ja
Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht nicht nur das transparente, übersichtliche Erfassen, sondern gibt den Mitarbeitenden die Freiheit ihre Stunden selbstständig einzutragen. Das Vertrauensverhältnis, welches vor der Einführung der Pflicht bestand, wird also in gewisser Weise fortgeführt und Mitarbeitende werden nicht überwacht. Überstunden werden am Monatsende dokumentiert und übersichtlich angezeigt. So kann einer Überlastung der Mitarbeitenden frühzeitig entgegen gewirkt werden.
Zeiterfassung keine Herausforderung
Das neue Stechuhr-Urteil klingt im ersten Moment herausfordernder, als es sein muss. Das Einführen einer Zeiterfassung geht je nach Ansprüchen leichter als man denkt. Für Unternehmen, die mehr aus ihrer Zeiterfassung machen wollen, aber intern nicht die technischen Mittel oder Spezialist:innen zur Verfügung haben, lohnt es sich oftmals auch, einen externen IT-Dienstleister an Bord zu holen. Layer2 collaboration works steht Ihnen bei der Entwicklung Ihrer Zeiterfassung gerne zur Seite. Denn wie unser technischer Projektleiter Helge Köppen zu sagen pflegt: "Zeiterfassung ist zwar ein Wort, hat aber für jedes Unternehmen eine andere Bedeutung."
Kostenlose Live-Demo
Lernen Sie unsere Ansätze für Ihre digitale Zeiterfassung mit Microsoft-Lösungen unverbindlich kennen und erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen. Fragen Sie hier einen kostenlosen und unverbindlichen Termin an.
Wollen Sie mehr über Power Apps und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfahren? Dann schauen Sie sich doch hier mehr zu unseren Leistungen im Bereich Digitalisierung an.
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Wie sicher sind meine Daten in Microsoft OneDrive?
Was sind Cloud-Speicher?
Ein Cloud-Speicher ist ein Ort, an dem Nutzer:innen ihre Daten im Internet speichern. Sie können mobil und ortsunabhängig darauf zugreifen. Die bekanntesten Cloud-Speicher sind dabei wahrscheinlich Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive.
Bei Cloud-Speichern wird hauptsächlich zwischen privaten Speichern und Speichern für Unternehmen oder anderen größeren Institutionen unterschieden. In unserem Magazin finden Sie Erklärungen zu den verschiedenen Speichermöglichkeiten von Microsoft OneDrive.
Datenschutz in Microsoft OneDrive
Microsoft bietet wie viele andere Software-Hersteller auch eine klassische 2-Faktor-Audentifizierung zur Datensicherung für alle drei Microsoft OneDrive-Varianten an. Zusätzlich steuern die Nutzer:innen die Datenfreigabe. Das heißt, sie entscheiden explizit, wer Zugriff auf Dateien erhält. Zusätzlich können Dokumente auch passwortgeschützt werden.
Übertragung von Daten
Ein Kritikpunkt vieler User ist, dass in Microsoft die Übertragung von Daten nur durch eine sogenannte Transport Layer Security, kurz TLS geschützt ist. Unabhängig von der Freigabe der Daten liegen diese unverschlüsselt auf dem Microsoft Servern in den USA. Da die Daten unverschlüsselt auf den Servern liegen, sind sie unter anderem für die US-Behörden zugänglich und laufen laut Datenschützer:innen her Gefahr, Opfer von Hacker-Angriffen zu werden.
Personal Vault bei Microsoft OneDrive Personal
Um Ihre Daten noch auf einem weiteren Weg zu verschlüsseln empfiehlt es sich auf Microsoft Personal zurückgreifen. In der normalen Microsoft 365-Lizenz beinhaltet die personenbezogene Microsoft OneDrive-Version zusätzlich einen "Vault" oder zu Deutsch "Tresor". Dieser verschlüsselt die Daten noch einmal zusätzlich durch einen weiteren Freigabeweg und sperrt sie erneut, wenn längere Zeit nicht auf sie zugegriffen wurde. Dieses sogenannte „Time-out“ sorgt dafür, dass die Daten nur zur Verwendung entschlüsselt werden. Zudem schützt es vor, Hacker-Angriffen. Um an die Daten zu kommen, müssen Hacker erst durch die 2-Faktor-Audentifizierung von Microsoft OneDrive und dann durch die zusätzliche Verschlüsselung des Vaults. Dennoch sind die Daten auf dem Microsoft-Server ungeschützt und den Vault gibt es nur für Microsoft OneDrive Personal. Microsoft OneDrive for Business und Microsoft OneDrive for Business Personal sind davon ausgeschlossen.
Wie kann mein Unternehmen die Daten auf dem Microsoft-Server verschlüsseln?
Um die Daten auf dem Server verschlüsselt zu haben, müssen Sie die Daten vor dem Hochladen in die Cloud verschlüsseln. Dabei helfen Ihnen Verschlüsselungstools wie zum Beispiel Boxcrytor oder Crytomator. Trotz vorheriger Verschlüsselung können die Daten ganz normal synchronisiert werden, lediglich das Lesen der Daten durch Dritte wie den Microsoft-Server wird verhindert.
Boxcrypto, als eine Möglichkeit, ist für die Nutzung auf zwei synchronisierten Geräten kostenlos. Je nach Umfang des Gebrauches kostet die Nutzung 36 €. Für 72€ pro Jahr bekommen Benutzende unbegrenzte Cloud-Speicher und weitere Funktionen, welche die kostenlose Version nicht anbietet. Außerdem gibt es eine Firmenversion, die pro Nutzer:innen im Monat 6,40€ kostet.
Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Ein weiteres Beispiel für eine durchgehende Verschlüsselung ist die sogenannte Ende-zu-Ende Verschlüsselung, wie sie in Microsoft Teams vorhanden ist. Auch bei einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung, kurz E2EE, werden die Daten im Vorhinein verschlüsselt und erst beim Empfänger entschlüsselt. Microsoft Teams sichert dabei sowohl Video-, Audio- und Bildschirmübertragungen. Während der Nutzung des E2EE-Features können Sie allerdings den Anruf nicht halten und auch keine Teilnehmer:innen hinzufügen.
Keine Ende-zu-Ende Verschlüsselung in der Cloud
Microsoft bietet bisher noch keine klassische Ende-zu-Ende Verschlüsselung in der One Drive-Cloud an, was unter anderem mit den Speicherarten zu tun hat. Eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung bietet nur Zugriff für den Absender und den Empfänger, was eine E2EE im Microsoft OneDrive for Business Sync Client nicht möglich macht. Im Microsoft OneDrive for Business Sync Client werden die Daten im Hintergrund mit dem SharePoint des Unternehmens synchronisiert, heißt mehr als eine Person hat Zugriff auf die Datei oder arbeitet an dieser. Ähnlich ist es bei Microsoft OneDrive Business Personal. Hier werden Dateien oftmals auch in Microsoft SharePoint oder Microsoft Teams gespeichert und sind dort für mehrere Personen zugänglich.
Microsoft Vault oder Ende-zu-Ende Verschlüsselung?
Der einzige Microsoft OneDrive-Speicher, bei welchem sich eine E2EE als sinnvoll erweist, ist Microsoft OneDrive Personal. Hier wird von einer Person als Nutzer ausgegangen, und die Dateien werden „nur“ für das Teilen mit anderen Geräten beziehungsweise für den Freigabe-Weg zu einem Empfänger verschlüsselt. Dafür gibt es bereits den Microsoft Vault.
Fazit: Vorher verschlüsseln
Da Microsoft selbst, mit Ausnahme des Personal Vaults. keine Möglichkeit bietet, die Daten verschlüsselt hochzuladen, ist die einzige Alternative, die Daten vorher zu verschlüsseln und dann in die Cloud hochzuladen. Eine klassische Ende-zu-Ende Verschlüsselung ist bei den Microsoft Cloud-Versionen nicht möglich. Ob Microsoft bereits an einer eigenen Verschlüsselungssoftware, die über die Übertragungsverschlüsselung hinausgeht, arbeitet, ist unbekannt.
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Microsoft Forms sinnvoll für Ihr Unternehmen nutzen
Microsoft Forms – ein kurzer Überblick
Umfragen und Quizfragebögen erstellen Sie einfach und intuitiv. Sie haben dabei die Möglichkeit, unter anderem zwischen Textfeldern oder Multiple Choice-Antworten zu wählen, die Sie individuell anpassen können.
Die Datenspeicherung erfolgt für Kunden mit Sitz in Europa auch auf europäischen Servern.
Vorrausetzungen für die Nutzung von Microsoft Forms
Um Microsoft Forms zu nutzen, benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto. Die Grundfunktionen nutzen Sie dann kostenlos in allen gängigen Browsern wie Google Chrome, Firefox oder Edge. Sie erhalten erweiterte Funktionalitäten mit gültigen Microsoft 365 Education-, Business- oder Enterprise-Lizenzen.
Funktionalitäten im Standard
Mit dem intuitiven Tool lassen sich im Standard bereits viele verschiedene Funktionen und Fragetechniken abbilden. Dabei lassen sich zahlreiche Einstellungen nutzungsspezifisch vornehmen. So können Sie als Autor:in zum Beispiel in den Einstellungen festlegen, ob das anonyme Ausfüllen der Umfrage außerhalb Ihrer Organisation erlaubt ist.
Formular mit internen und externen Personen teilen
Laden Sie interne und externe Personen dazu ein, Ihr Formular auszufüllen. Praktisch: Die eingeladenen Personen benötigen zum Ausfüllen kein eigenes Microsoft-Konto. Es reicht, wenn Sie den Link mit ihnen teilen.
Microsoft Forms für interne Umfragen
Microsoft Forms eignet sich sowohl für interne als auch externe Umfragen. Fragen Sie die Zufriedenheit oder den Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden schnell und einfach ab. In Einzelgesprächen geraten selbst kleine Unternehmen schon an ihre Grenzen und verlieren schnell den Überblick. Ganz zu schweigen von der separaten Datenerfassung. Mit Microsoft Forms haben Sie ein einfaches Tool zur Hand, das diese Daten an einem Ort sammelt und auswertet.
Neben komplexeren Umfragen zur internen Optimierung können Sie selbstverständlich auch einfache Themen abfragen. Einige Unternehmen nutzen Microsoft Forms, um einen Termin für die nächste Firmenfeier abzustimmen oder darüber, wer für die nächste Kaffee-Besorgung zuständig ist.
Microsoft Forms für Kunden und Partner einsetzen
Bei externen Befragungen ist die Kundenzufriedenheit zur unternehmerischen Optimierung der offensichtlichste Nutzen. Das Evaluieren von Lob und Kritik Ihrer Kunden wird Ihnen aufzeigen, was sich in Ihrem Unternehmen, an Ihren Produkten oder Ihren Dienstleistungen ändern muss. Sie können Interessenten oder Kunden über Gewinnspiele oder Quiz-Fragen von Beginn an mit einbinden oder Sie mit diesen Maßnahmen später weiter an Ihr Unternehmen binden.
Wenn Sie gemeinsam mit Partnern an Produkten oder Dienstleistungen arbeiten, eignet sich ein Microsoft Forms-Dokument gut, um die Optimierung dieser zu erleichtern.
Ihre Vorteile mit Microsoft Forms
Microsoft Forms bietet neben der schnellen und einfachen Bedienung viele weitere Vorteile. Unter anderem liegen die Daten direkt in Microsoft 365. Die einfache Auswertung der Umfrageergebnisse sind direkt nach dem Voting in Microsoft Forms sichtbar.
Wenn Sie eine visuelle Darstellung der Daten bevorzugen, haben Sie die Möglichkeit, diese in Microsoft Excel oder Microsoft Power BI auszuwerten, um übersichtliche Diagramme darzustellen. Selbstverständlich können Sie diese Prozessschritte mit den Microsoft 365-Anwendungen automatisieren und nahtlos in Ihr Microsoft-Universum integrieren.
Microsoft Forms-Umfragen Schritt für Schritt einrichten
Microsoft Forms erreichen Sie auf unterschiedlichen Wegen.
Möglichkeit #1: Geben Sie forms.office.com in Ihre Browser-Adresszeile ein und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account an.
Möglichkeit #2: Wenn Sie bereits in Microsoft 365 angemeldet sind, finden Sie Microsoft Forms in Ihrem App-Auswahlmenü.
Schritt 1: Neues Formular oder neues Quiz
Entscheiden Sie, ob Sie eine Umfrage oder ein Quiz erstellen wollen. In unserem Fall haben wir uns dafür entschieden, ein neues Formular zu erstellen.
Schritt 2: Fragen erstellen
Legen Sie direkt mit der Erstellung Ihrer ersten Frage los. Klicken Sie auf Neue Frage hinzufügen. Jetzt haben Sie die Wahl, zwischen mehreren Kategorien wie Auswahl, Text, Bewertung oder Datum. Für jede Frage können Sie eine andere Kategorie wählen.
Sie entscheiden für jede Frage, ob diese erforderlich sein soll oder nicht. Wenn Sie Fragen erstellen, müssen Sie sich nicht direkt für eine Reihenfolge entscheiden. Diese können Sie so lange ändern bis Sie das Formular speichern.
Um zu beurteilen, wie die Befragten Ihr Formular am Ende sehen, gibt es einen Vorschau-Modus mit einer Ansicht für Computer und einer für Mobiltelefon.
Passen Sie das Design Ihres Formulars an Ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen an. Dabei sind Ihnen zu mindestens im Bereich Logo und Farbenwahl keine Grenzen gesetzt.
Schritt 3: Antworten senden und sammeln
Wenn Sie mit dem Content und Design Ihres Formulars zufrieden sind, klicken Sie auf Antworten sammeln.
Hier entscheiden Sie, wem Sie das Formular zur Verfügung stellen und sehen den Forms-Link, den Sie entsprechend kopieren können. Außerdem können Sie auf der linken Seite auswählen, ob Sie die Umfrage direkt als E-Mail per Outlook verschicken oder als Teams-Nachricht in eine Gruppe, einen Chat oder Kanal senden.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, einen QR-Code zu erzeugen, den Sie herunterladen können, um Ihn weiter zu verteilen.
Oder Sie fügen das Formular direkt auf Ihrer Website ein, indem Sie den Code kopieren, der Ihnen angezeigt wird.
Besondere Abfrageoption für den Net Promoter Score
Mit dem Net Promoter Score (NPS) messen Sie, inwiefern Konsument:innen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung weiterempfehlen würden.
Der Net Promoter Score berechnet die Differenz zwischen Promotoren – Kunden, die Ihr Unternehmen vermutlich weiterempfehlen würden – und Detraktoren – Kunden, die Ihr Unternehmen eher negativ bewerten.
Der Anteil der Promotoren und Detraktoren ermittelt sich, indem einer repräsentativen Gruppe von Kunden ausschließlich die Frage gestellt wird: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen werden?“ Gemessen werden die Antworten auf einer Skala von 0 (unwahrscheinlich) bis 10 (äußerst wahrscheinlich).
- Antworten mit 9 oder 10 werden als Promotoren gewertet.
- Antworten mit 0 bis 6 werden als Detraktoren gewertet.
- Antworten mit 7 oder 8 werden nicht gewertet.
Mit dieser Formel wird der Net-Promoter-Score berechnet:
NPS = Promotoren (in % aller Befragten) − Detraktoren (in % aller Befragten)
Der Wertebereich des NPS liegt damit zwischen plus 100 und minus 100.
Verzweigungslogiken in Microsoft Forms
Um die Abfragen flexibel zu gestalten, wird im Standard bereits die Möglichkeit angeboten, Verzweigungslogiken einzufügen.
Sie können einer Umfrage eine Verzweigungslogik hinzufügen, die dafür sorgt, dass die Nutzer:innen entsprechend der Antworten zu bestimmten Fragen im Formular weitergeleitet werden. Bei einer Umfrage oder Prüfung mit Verzweigungen werden Fragen nur angezeigt, wenn sie für die befragte Person relevant sind. Wenn die Fragen nicht zutreffen, wird die befragte Person zu einer anderen Gruppe von Fragen geleitet oder eine Gruppe von Fragen insgesamt übersprungen.
Microsoft Forms-Verzweigungen – ein Beispiel
In diesem Beispiel soll optional die Nennung weiterer Mitarbeiter:innen möglich sein. Dazu wählen Sie im Abschnitt, den Sie verzweigen möchten, über das Drei Punkte-Menü Verzweigung hinzufügen aus.
In den Verzweigungsoptionen wird neben den Antworten das Auswahlmenü Gehe zu mit sämtlichen Formularabschnitten und Fragen als Dropdown dargestellt. So können Sie den weiteren Verlauf Ihrer Fragen individuell steuern.
Hier gilt: Experimentieren Sie mit den verschiedenen Kriterien, die Sie bei der Erstellung von Formularen haben. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einzelne Optionen oder die gesamte Frage zu löschen. Außerdem speichert Microsoft Forms das Formular bei jeder Änderung, sodass nichts verloren geht.
Schritt 4: Antworten auswerten
Sobald ausgefüllte Feedback-Formulare eintreffen, sehen Sie diese in Microsoft Forms auf dem Tab Antworten.
Wenn Sie auf diese Registerkarte klicken, sehen Sie die Ergebnisse, aufbereitet als Zahlen und Kreis Diagramme. Je nach Frage und Antwort-Option können Sie die Resultate genauer aufsplitten.
Falls Sie eine sehr umfangreiche Auswertung erhalten haben oder Werte spezifischer analysieren wollen, empfehlen wir Ihnen, diese in Microsoft Excel zu öffnen. Dazu klicken Sie unten rechts auf In Excel öffnen. Anschließend lädt die Tabellenkalkulation die entsprechenden Daten, sodass Sie diese weiterverarbeiten können.
Microsoft Forms – weitere Möglichkeiten
Microsoft Forms ist ein einfach zu bedienendes Tool, dass für standardisierte Umfragen bestens geeignet ist. Bei umfangreicheren Auswertungen und daraus abgeleiteten Arbeitsaufgaben, gerät das Tool dann allerdings an seine Grenzen.
Mit Microsoft 365 sind Sie dennoch bestens ausgestattet, um komplexere Prozesse abzubilden. Kombinieren Sie diese mit anderen Microsoft 365-Anwendungen wie zum Beispiel Power BI ebenso Power Apps, Power Automate oder SharePoint. Unter Umständen empfiehlt es sich dann einen Dienstleister, der auf Microsoft 365 spezialisiert ist, mit ins Boot zu holen. Insbesondere dann, wenn in Ihrem Unternehmen entsprechende Kompetenzen oder Kapazitäten begrenzt sind.
Denn: Auch bei Forms lauern im Detail kleinere Fallstricke, die Sie vermeiden können, wenn Sie bei spezielleren Anforderungen in der Projektvorbereitungsphase ein wenig in Consulting von Spezialist:innen investieren. Der Aufwand verringert sich um ein Vielfaches, wenn Ihre eigenen Mitarbeitenden keine umfassenden Ressourcen in Recherche oder Trial & Error investieren müssen.
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IT-Leiter Forum Februar 2023 in Hamburg
Ein Frühstück zum Netzwerken und Austauschen
Aus zahlreichen Gesprächen wissen wir, dass unsere Kunden untereinander wenig vernetzt sind und selbst wenige andere IT-Leiter:innen in ihrem persönlichen Netzwerk haben. Am Ende des Tages bearbeiten sie dann aber doch die gleichen Themen, nur eben zu verschiedenen Zeitpunkten. Ein vertrauensvolles Umfeld aus Gleichgesinnten, die sich kennen und gegenseitig mit Rat und Tat zur Seite stehen, kann die Herausforderungen des Arbeitsalltags erleichtern, die Umsetzung beschleunigen und dabei helfen, Umwege zu vermeiden.
Daher lag es uns und unserem Partner Wolkenwerft sehr am Herzen, eine Gelegenheit zu schaffen und einen Ort zur Verfügung zu stellen, an dem das Netzwerken und der Austausch persönlich möglich ist.
„Einige IT-Leiter kannten sich schon von unserem vorherigen IT-Leiter Forum im Jahr 2022, das wir leider nur digital veranstalten konnten. Andere kannten sich noch nicht. Dennoch fand gleich zu Beginn ein reger Austausch unter unseren Gästen statt. Das hat uns sehr gefreut, weil dieses Frühstück genau dazu gedacht war“, erinnert sich Matthias Hupe, Geschäftsführer der Layer 2 GmbH.
Knowledge Sessions rund um das Microsoft-Universum
Um dem Frühstück einen fachlichen Rahmen und genügend Diskussionsgrundlage zu geben, boten wir vier kurze Knowledge Sessions rund um die Themen Modern Work, Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Teams-Telefonie und Security mit Microsoft Cloud-Mitteln an. Mit genügend Raum für den Austausch untereinander. Ebenso gab es verschiedene Erlebnis-Zonen zu den Themen SharePoint Online Intranet – Best Practices in UI und UX sowie Microsoft-Lizenz-Dschungel.
Live-Hack Microsoft 365 Multi-Faktor
Hier erklärte Robert Kaiser, Geschäftsführer der Wolkenwerft, was es bei der Multi-Faktor-Authentifizierung mit Microsoft 365 zu beachten gibt und wie einfach es für Hacker ist, diese zu umgehen.
Zeiterfassungslösung mit Microsoft
Helge Köppen, technischer Projektleiter bei Layer2 collaboration works, erklärte in dieser Knowledge Session am Beispiel der Zeiterfassungslösung, wie stark die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen mit Microsoft vorangetrieben werden kann. Beginnend beim Erfassen der Arbeitszeiten über die Abrechnung von Projekten bis hin zu digitalen Signaturen und rechtsgültigen Verträgen.
Way to Modern Work mit Microsoft Teams und Microsoft 365
Danach gab Justus Daschke, Teamleiter von Layer2 collaboration works, einen Einblick in moderne, digitale Zusammenarbeit – abseits der harten technischen Fakten. Er klärte die Teilnehmenden darüber auf, wie wichtig es ist, Mensch und Technik bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 beachten. Am Ende forderte er alle dazu auf, 2 Minuten in sich zu gehen und die drei Learnings der letzten drei Jahre auf Post-Its zu schreiben und vorne an die Tafel zu kleben.
Alte Kabel abschneiden – mit Microsoft Teams-Telefonie
„In der Regel ist die Umstellung auf Microsoft Teams-Telefonie nicht kompliziert und in wenigen Tagen umgesetzt“, so Robert Kaiser.
Er erläuterte den IT-Leiter:innen wie einfach es ist, Microsoft Teams-Telefonie im Unternehmen umzusetzen. Zeigte aber auch auf, welche Herausforderungen in einem Projekt wie diesem zu erwarten sind und skizzierte mögliche Lösungen.
IT-Leiter Forum für Sommer 2023 bereits in Planung
Matthias Hupe zieht ein Fazit zur Veranstaltung: „Das Ziel, IT-Leiter:innen zu vernetzen und ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen, um sich auszutauschen und Gleichgesinnte zu finden, ist merkbar gelungen. In den Pausen fand ein reger Austausch unter den Teilnehmenden statt. Das freut uns sehr, da es für uns die erste Veranstaltung in diesem Rahmen – persönlich, mit unserem Partner der Wolkenwerft und in unserem neuen Büro – war. Und es wird nicht das letzte IT-Leiter Forum gewesen sein. Wir planen schon eine weitere Veranstaltung im Sommer. Als Barbecue-Event. Mit dem einen oder anderem kühlen Drink.“
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FAQs – Zeiterfassung für Unternehmen
Wofür braucht mein Unternehmen eine digitale Zeiterfassung?
Das Stechuhr-Urteil aus dem Herbst 2022 verpflichtet alle Arbeitgeber dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Dies stellt Unternehmen vor unterschiedliche Herausforderungen. Einige mussten bisher keine Arbeitszeiten erfassen und andere haben flexible Arbeitszeitmodelle, in denen die Mitarbeiter:innen einige Tage remote oder nur 4 Tage in der Woche arbeiten. Auf eine klassische, elektronische Stempeluhr mit "Chip Card" zurückzugreifen, ist dann nicht mehr möglich. Eine digitale Arbeitszeiterfassung dagegen ist immer mit dabei. Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice.
Individuelle Zeiterfassung oder standardisierte Software?
Eine für Sie entwickelte Zeiterfassungslösung enthält ausschließlich Funktionalitäten, die Ihr Unternehmen braucht. Nicht mehr und nicht weniger. Das Design ist ebenfalls an Ihr Corporate Design anpassbar. Im Gegensatz zu den standardisierten Software-Lösungen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie keine Drittanbieter-Lizenzen benötigen. Alles bleibt im Microsoft-Universum Ihres Unternehmens. Die Zeiterfassungslösung lässt sich somit reibungslos in Microsoft Teams und Microsoft SharePoint integrieren. Obendrein ist sie dann online über den Browser, eine Desktop-Anwendung oder eine eigene App mit Single Sign-on abrufbar.
Die Entwicklung und die Einführung liegen hier bei ungefähr 5.000 €. Auf den ersten Blick ist das ein hoher Betrag. Wenn wir uns den Markt aber noch ein wenig genauer ansehen, werden Sie erkennen, dass diese Summe auf den zweiten Blick gar nicht mehr so hoch erscheint. Viele Anbieter bieten die Lizenzen pro Monat und pro Person an. Das kann die Kosten für mittelständische Unternehmen auf weit über 20.000 € im Jahr treiben.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine individuelle Zeiterfassungslösung?
Wenn weniger als 50 Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen tätig sind, könnten Sie darüber nachdenken, auf eine Lösung mit monatlichem Bezahlmodell zurückzugreifen.
Ab 50 Mitarbeitenden lohnt es sich, über eine individuell entwickelte Zeiterfassung nachzudenken, da die meisten Anbieter ihre Lizenzen ab 5 € pro Person im Monat anbieten. Allerdings bekommen Sie in den meisten Fällen nur ein Modul zur Arbeitszeiterfassung. Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in den Lizenzen oft nicht enthalten. Auf das Jahr gerechnet, sind die Entwicklungskosten für die Arbeitszeiterfassung dann schon wieder drin.
Urlaub, Homeoffice & Co. in der digitalen Zeiterfassung
Neben Arbeitszeiten können Sie den Prozess zur Verwaltung von Abwesenheiten digital in der Zeiterfassung abbilden. Dabei werden die Anträge aus der Zeiterfassung heraus gestellt, automatisch an die zuständigen Ansprechpartner:innen oder die Abteilung gesendet und genehmigt. Alle am Prozess beteiligten Personen – Mitarbeitende, Vorgesetzte und die Personalabteilung – erhalten eine transparente Übersicht über den Status der Anträge. Mit einer Abwesenheitserfassung oder dem jeweiligen Feature in Ihrer Zeiterfassung gestalten Sie den Prozess wesentlich effizienter.
Die meisten Anbieter veranschlagen auch hier zusätzlich ungefähr zwischen 1,50 € und 4 € monatlich pro Nutzer:in. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden liegen die Kosten bei 4.500 € bis 12.000 € im Jahr. Die Kosten für die Arbeitszeiterfassung nicht mit eingerechnet. In den meisten Fällen erhalten sie dann ein Modul, das nur die Verwaltung von Urlaub abdeckt. Alle anderen Arten von Abwesenheiten sind nicht enthalten. In unserer Lösung sind diese Features bereits mit drin. Inklusive aller Genehmigungsworkflows.
Projektzeiten gleich mit in die Zeiterfassung integrieren
Genau wie bei den Urlaubsanträgen, haben Sie die Möglichkeit die Erfassung von Projektzeiten mit einzubinden. Über ein Dashboard der Projektzeiterfassung verwalten Sie die verschiedenen Arbeitspakete und behalten das Budget immer im Auge.
In der detaillierten Ansicht sehen Sie alle Informationen zu dem jeweiligen Projekt – von Projektbeginn und -ende über die Ansprechpartner:innen bis hin zum Stundensatz. Ebenso sehen Sie alle Tätigkeiten, die in diesem Projekt angefallen sind. Projekt-Owner haben zudem die Möglichkeit, Personen zum Arbeitspaket hinzuzufügen oder diese zu entfernen. Einfache Formulare unterstützen die Nutzer:innen dabei, ihre Tätigkeiten einfach und einheitlich zu erfassen. Darüber hinaus können Sie Tätigkeitsnachweise aus der Zeiterfassung heraus für die Abrechnung erstellen und diese der Buchhaltung zur Verfügung stellen. Für einen reibungslosen Ablauf im Projektgeschäft.
Was kostet so eine Projektzeiterfassung nun?
Wenn Sie sich für eine individuelle Lösung entscheiden, liegen Sie bei schätzungsweise 15.000 € bis 20.000 €. Je nachdem, wie hoch der Individualisierungsgrad Ihrer Lösung ist. Bei dieser Summe zucken Sie bestimmt zusammen, oder? Zugegeben, es ist auf den ersten Blick eine hohe Summe. Allerdings zahlen Sie diese nur einmal. Bei anderen Anbietern liegen Sie im Jahr bei weitaus mehr. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden liegen die Kosten bei 24.000 € bis 36.000 € im Jahr. Auch wenn die Lizenzen nur 8 € pro Person im Monat kosten. Die Kosten für das Modul der Arbeitszeiterfassung, die auch noch anfallen, nicht mit eingerechnet.
Unsere Empfehlung für eine passende, digitale Zeiterfassung
Unser Arbeitsalltag wird immer komplexer. Jeden Tag kommen neue Tools oder Apps hinzu, die uns mehr Produktivität und Effizienz ermöglichen sollen. Die Zeiterfassung ist ein weiteres Tool das Mitarbeitende bedienen müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es für Sie entwickelt wurde oder eine standardisierte Software ist. Deshalb empfehlen wir Ihnen, alle benötigten Funktionalitäten mit einem Tool abzudecken und auf einen modularen Aufbau zu setzen. Ein Vorteil dabei ist, dass sich die Mitarbeiter:innen nur an ein neues Tool mit einer neuen Oberfläche gewöhnen müssen und nicht gleich wieder an mehrere. Beachten Sie bei der Anschaffung einer Arbeitszeiterfassungs-Software auch unbedingt, dass sich die Benutzer:innen nicht extra irgendwo einloggen müssen, um ihre Zeiten zu erfassen. Das erleichtert den Arbeitsalltag und erhöht die Nutzungsakzeptanz.
Ein modularer Aufbau sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen die Zeiterfassung, die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten sowie die Projektzeiterfassung als eine in sich geschlossene Plattform wahrnehmen und sich sicher in ihr bewegen. Nicht jede:r Angestellte benötigt Zugriff auf die Projektzeiterfassung. Achten Sie also bei der Auswahl darauf, dass neue Projektmitarbeitende flexibel hinzugefügt oder entfernt werden können. Im besten Falle ohne weitere anfallende Kosten.
Wenn Sie diese Tipps beachten, sind Sie für die Zukunft sehr gut aufgestellt und Ihrer digitalen Arbeitszeiterfassung steht nichts mehr im Wege.
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Digitale Unterschriften direkt in Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint
Mich hat es schon immer genervt! Verträge nur auszudrucken, damit ich sie händisch unterschreiben kann. Danach musste ich diese oft einscannen und per Mail an den Empfänger schicken. Und was passiert mit dem ausgedruckten Exemplar? Meist wird es abgeheftet… und dann nach 5 Jahren entsorgt. Oder es wird direkt weggeschmissen. Und da es ja ein Vertrag und vertraulich ist, kommt es auch nicht in den Papiermüll, sondern in die Aktenvernichtungstonne. Das ist weder nachhaltig noch umweltbewusst und sicher auch nicht wirtschaftlich. Daher haben wir uns mit SIGNIUS zusammengeschlossen und eine Lösung entwickelt, die dieses Problem endgültig und rechtssicher löst.
Rechtssichere Lösung für digitale Unterschriften
Der interne und externe Austausch wird von digitalen Dokumenten wird in vielen Unternehmen (uns eingeschlossen) erfolgreich über Microsoft-Anwendungen wie SharePoint, Dynamics, Teams oder Office organisiert.
Sobald diese Dokumente jedoch die Unterschrift einer oder mehrerer Parteien benötigen – Verträge, Einkaufsbedingungen, NDAs, Vollmachten, Angebote, Auftragsbestätigungen und viele mehr – kommt es zu Medienbrüchen, weil die Dokumente für den Unterschriftenprozess ausgedruckt, postalisch versendet, eingescannt oder in separate Signaturlösungen hochgeladen werden müssen. Nachdem alle Unterschriften ihren Platz gefunden haben, muss der Vertrag manuell eingescannt, entsprechend benannt und wieder dort abgelegt werden, wo der ganze Prozess begonnen hat. Und für die Archivierung wird das Papierdokument für viele Jahre in einem Ordner abgeheftet. Das ist weder effizient, noch zahlt dies nennenswert auf die Digitalisierung in Deutschland ein.
Daher haben wir uns auf die Suche nach einer Lösung oder einen Anbieter gemacht, mit dem wir dieses Problem lösen können und dabei die hohen Standards an den Datenschutz in der EU konsequent einhalten.
Mit unserem Partner SIGNIUS sind wir nun in der Lage, den gesamten Workflow der digitalen Unterschrift in den Microsoft-Anwendungen abzubilden. Keine Medienbrüche, kein Ausdrucken und Schluss mit dem Einscannen. Wenn alle Parteien das Dokument digital unterschrieben haben, liegt die Datei wieder "neben" dem letzten Entwurf in der Bibliothek, wo der Prozess gestartet wurde. Das steigert den Nutzerkomfort, spart Zeit und Kosten und ist ein bedeutender Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro.
Vorteile einer integrierten Lösung für digitale Unterschriften
Die Vorteile liegen für uns als Unternehmen klar auf der Hand. Diese habe ich hier noch einmal für Sie zusammengefasst.
Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Dokumente können jederzeit und von praktisch überall signiert werden. Die Anwesenheit im Büro oder in der Nähe eines Druckers und Scanners ist nicht mehr erforderlich.
Effizienzsteigerung: Die Mitarbeitenden müssen Dokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden. Dies spart wertvolle Zeit und ermöglicht es ihnen, sich auf produktivere Aufgaben zu konzentrieren.
Schnellere Genehmigungsprozesse: Digitale Unterschriften ermöglichen eine schnelle Genehmigung ohne physische Unterschriften oder Papierformulare. Dadurch reduziert sich die Durchlaufzeit des gesamten Unterzeichnungsprozesses drastisch.
Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf physische Dokumente, Druck- und Versandkosten sowie den geringeren Zeitaufwand für manuelle Prozesse entstehen Kosteneinsparungen. Diese Ressourcen können stattdessen für strategische Aktivitäten genutzt werden.
Zentrale Verwaltung: Eine integrierte Lösung ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Dokumenten, Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Die IT behält die Kontrolle über die gesamte Signatur- und Freigabeprozessinfrastruktur und kann die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien gewährleisten.
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Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 – Phase 1 Schritt 1
Lara und Torsten machen sich auf den Weg zur modernen, digitalen Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365. Schritt für Schritt bewegen sie durch die erste Phase des Projekts. Die von ihnen gebuchte Workshop-Reihe Concept for Modern Work hilft ihnen dabei, die Aufgabe als interdisziplinäres Projekt aufzusetzen, ein sinnstiftendes Zielbild und ein abgestimmtes Vorgehensmodell zu erarbeiten.
Phase 1: Das Projektkonzept für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
In der ersten Phase der Workshop-Reihe Concept for Modern Work, soll ein klares Konzept erarbeitet werden. Was soll das Projekt bewirken? Wie soll es umgesetzt werden? Wer soll wie daran beteiligt sein? Das alles ist teilweise schwer zu beantworten und es wirkt wie ein endloses Netz aus Fragen und Problemen.
Einfach mal anfangen – aber wie?
Lara und Torsten bekommen im ersten Workshop die Aufgabe ein geeignetes Projektteam zusammenzustellen. Dabei werden sie von Justus und Henning, den Layer2-Projektleitern begleitet und unterstützt. Lara und Torsten fragen sie sich, wer wichtige Entscheidungen treffen darf und wer diese an die nicht involvierten Mitarbeitenden weitergeben soll. Ihr Unternehmen besteht aus 200 Mitarbeitenden aufgeteilt in acht Teams: Marketing, Kommunikation, HR, Sales und IT sowie vier einzelne Handwerks-Projektteams.
Die Zusammenstellung des Kernteams
Justus und Henning empfehlen Lara und Torsten für die Zusammenstellung des Kernteams:
- eine Person mit direktem Bezug zur Führungsebene, um Entscheidungen schnell zu finalisieren.
- neben einer Person aus dem IT- Team auch eine Person aus der HR-Abteilung mit ins Boot zu holen, da sie viele Microsoft-Anwendungen benutzen.
- eine Person aus der Marketing-Abteilung, um die Ergebnisse im Unternehmen zielgerichtet zu kommunizieren.
Am Ende besteht das Projektteam zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 aus insgesamt fünf Personen. "Diese Anzahl an Teilnehmenden empfehlen wir allen Kunden," bestätigt Henning.
Die Rollen im Kernteam
Um dieses Projekt bestmöglich umzusetzen und Probleme sowie Diskrepanzen innerhalb des Kernteams zu vermeiden, müssen die Rollen im Team klar verteilt werden:
- Es gibt einen Projektverantwortlichen oder eine Projektverantwortliche. Das Team entscheidet sich für Torsten, da die IT das Projekt von Beginn an mit betreut hat.
- Es gibt eine oder einen Schulungsbeauftragte:n. Lara soll die Schulungsbeauftragte werden und die Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen zu schulen. Dabei kann sie ihre Kolleg:innen durch ihre IT-Kenntnisse unterstützen.
- Es gibt eine:n Kommunikationsbeauftragte:n. Michelle, die stellvertretende Leiterin des Marketing-Teams, wird diese Rolle im Projekt übernehmen. Ihre Aufgabe ist es, die Ergebnisse ins Unternehmen zu kommunizieren.
- Frauke, die Leiterin der HR-Abteilung und Andreas, der stellvertretende Geschäftsführer sind auch Teil des Teams. Sie unterstützen die anderen Rollen je nach Bedarf in ihren Aufgaben.
Supporter-Team vs. Kernteam
Das Kernteam ist nun zusammengestellt. Aber fünf Leute reichen nicht aus, um ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden regelmäßig zu informieren und alle Wünsche zu berücksichtigen. Deshalb wird das Kernteam vom Supporter-Team unterstützt. Es ist der erweiterte Arbeitskreis des Kernteams. Den Supportern werden Ideen und Use Cases vorgestellt. Sie dürfen sich mit Vorschlägen und Kritik einbringen. Ähnlich wie beim Kernteam eignen sich bestimmte Personen besonders für die Arbeit im Supporter-Team.
Menschen, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind und sich schnell an neue Gegebenheiten gewöhnen, nennen sich "early adopters". Sie eignen sich besonders als Mitglieder des Supporter-Teams. Mitarbeitende aus Abteilungen wie IT oder Kommunikation, eignen sich ebenfalls als Supporter, um Entscheidungen schnell zu verteilen und für alle zu erklären.
Generell zahlt es sich aus, mindestens einen „Supporter“ aus jedem Team dabei zu haben, um alle Meinungen gleichermaßen zu vertreten und kein Team mit dem Prozess zu überrumpeln.
Use Case? Was ist das?
Zu Deutsch: Anwendungsfall. Hierbei handelt es sich um ein Szenario der täglichen Arbeit, das im Projekt berücksichtigt werden soll. Das Formulieren von Use Cases hilft dabei, zu verstehen, wie die aktuelle Ausgangssituation mithilfe von Microsoft Teams und Microsoft 365 unterstützt und vereinfacht werden kann. Mit Blick auf die organisatorische und kulturelle Veränderung. So werden reale Situationen des Arbeitsalltags mit aufgenommen und als Ansatzpunkt für das Projekt verwendet. Sie helfen dabei, den Projektverlauf zu dokumentieren und den Anwendenden die Nutzung und den Mehrwert der neuen Technologie aufzuzeigen. Im Unternehmen von Lara und Torsten wurde unter anderem folgender Use Case formuliert: "Ich möchte mit meinen Kolleg:innen in einer einheitlichen Software chatten.“
Schritt 1 in Phase 1: Das Ergebnis und der Nutzen für das Projekt
Lara und Torsten sind sehr froh dieses Projekt mit einem kompetenten Dienstleister begonnen zu haben, welcher sie strukturiert durch das Projekt begleitet. Nach erfolgreicher Zusammenstellung des Kern- und Supporter-Teams ist Schritt 1 in Phase 1 abgeschlossen. Dieser organisatorische Schritt bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte und Phasen bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 in Unternehmen.
Lara und Torsten sind jetzt bereit für Schritt 2 in Phase 1.
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