Autor: Firma Layer 2

Rückblick zur M365 Summit Mainz

Rückblick zur M365 Summit Mainz

Die M365 Summit Mainz 2024 war eine aufregende und sehr lohnende Veranstaltung für Layer2 leading solutions. Sie bot die perfekte Plattform, um ShArc – das  neue Tool zur SharePoint-Speichererweiterung und -Archivierung zu präsentieren. Als ein wichtiges Event für Microsoft 365-Profis brachte die Summit IT-Consultants, Admins und Unternehmen zusammen, die sich über die neuesten Fortschritte der Cloud-Technologie und Lösungen rund um Microsoft Tools informieren wollten.

ShArc’s Erfolg bei der M365 Summit Mainz 2024

Die hohe Nachfrage wurde sehr bald nach Beginn der Veranstaltung deutlich. Es zeigte sich, dass innovative, kosteneffiziente und skalierbare SharePoint-Speicherlösungen auf sehr große Nachfrage stoßen. Das Team von Layer2 leading solutions führte aufschlussreiche Diskussionen mit IT-Fachleuten, die sich über Alternativen zur herkömmlichen SharePoint-Speicherung informieren wollten. Eine der auffälligsten Erkenntnisse aus diesen Gesprächen waren die zunehmenden Herausforderungen in Bezug auf Datenmanagement, Compliance und eskalierende Speicherkosten. 

Überwältigend positive Resonanz auf ShArc

Während der gesamten Veranstaltung erhielt ShArc eine überwältigend positive Resonanz von den Teilnehmenden. Viele Unternehmen berichteten über ihre Probleme mit steigenden Speicherkosten, Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften und die Komplexität des Data Lifecycle Managements in ihren SharePoint-Umgebungen. Herkömmliche Speicherlösungen führen oft zu überhöhten Kosten, starren Strukturen und administrativem Aufwand – das erschwert eine effiziente Skalierung für Unternehmen enorm.

ShArc, das speziell für die Optimierung der SharePoint-Speicherung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung und nahtlosem Datenzugriff entwickelt wurde, hat den Nerv der IT-Mitarbeitenden getroffen. Durch die Erweiterung des SharePoint-Speichers mit Azure Blob Storage bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung des vollständigen Zugriffs und der Compliance bietet ShArc eine flexible, skalierbare und günstige Alternative zu den nativen Speicherlösungen von Microsoft. Diese Fähigkeit fand großen Anklang bei Unternehmen, die die Kontrolle über ihre Dateninfrastruktur zurückgewinnen wollen. Auf sehr große Begeisterung traf darüber hinaus die Möglichkeit, den gewohnten Zugriff auf Daten über SharePoint, Teams und OneDrive zu erhalten. Die Daten erscheinen für Userinnen und User nach der Archivierung mit einem ShArc Icon, können jedoch von ihnen per Klick direkt wiederhergestellt werden. Somit wird der Aufwand für die IT minimiert. 

Das Team rund um ShArc stellte insbesondere starkes Interesse von Branchen fest, die mit großen Datenmengen zu tun haben, wie Finanzwesen, Gesundheitswesen, Fertigung, Bau, Agenturen und professionelle Dienstleistungen. Branchen, die oft mit Richtlinien zur Datenaufbewahrung, Compliance-Anforderungen und unvorhersehbarem Speicherwachstum zu kämpfen haben – Herausforderungen, die ShArc direkt angeht.

Über die reine Speicheroptimierung hinaus interessierten sich die Teilnehmenden außerdem für die Fähigkeit von ShArc, Backup-Prozesse und langfristige Datenarchivierung zu vereinfachen. Viele Gäste des ShArc-Messestands waren begeistert zu erfahren, wie das Tool sich nahtlos in bestehende SharePoint-Umgebungen integrieren lässt und so einen reibungslosen Übergang gewährleistet – ganz ohne Unterbrechung der aktuellen Arbeitsabläufe. 

Wachsendes Interesse und Zukunftspläne

Angesichts des begeisterten Feedbacks auf der M365 Summit Mainz 2024 bereitet sich Layer2 leading solutions nun auf eine noch größere Präsenz in den kommenden Monaten vor. Die nächsten Stationen auf unserer Roadmap sind zwei große Branchenveranstaltungen, die die Position als Marktführer im Bereich SharePoint-Storage-Optimierung weiter stärken werden.

Bei den bevorstehenden Konferenzen sollen Unternehmen über die Vorteile moderner SharePoint-Speicherlösungen aufgeklärt werden. Durch die Präsentation von realen Anwendungsfällen, Erfolgsgeschichten und praktischen Demonstrationen können Unternehmen fundierte Entscheidungen über ihre Dateninfrastruktur treffen.

Die M365 Summit Mainz 2024 hat bestätigt, dass Unternehmen intelligentere und flexiblere Möglichkeiten zur Verwaltung von SharePoint-Daten brauchen. Die Datenmengen werden voraussichtlich weiter wachsen und gesetzliche Anforderungen werden unterdessen immer komplexer. IT-Teams benötigen Lösungen, die über die herkömmliche Speicherung hinausgehen. ShArc bietet einen strategischen Vorteil, der es Unternehmen ermöglicht, ihre SharePoint-Umgebungen zukunftssicher zu machen.

Über die Layer 2 GmbH

Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit. 

Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.

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Data Governance Grundlagen

Data Governance Grundlagen

Data Governance bietet einen strukturierten Rahmen, der gewährleistet, dass Daten korrekt und sicher sind und effektiv genutzt werden, um den Geschäftserfolg zu steigern. Ohne eine solide Data Governance-Strategie riskieren Unternehmen Datenschutzverletzungen, Verstöße gegen die Vorschriften und schlechte Entscheidungen aufgrund ungenauer oder unvollständiger Daten. Dieser Artikel befasst sich mit den Grundlagen der Data Governance, den wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten und um eine effektive Strategie zu implementieren.

Was ist Data Governance?

Data Governance bezieht sich auf die umfassende Verwaltung von Datenverfügbarkeit, -verwendbarkeit, -integrität und -sicherheit in einem Unternehmen. Dazu gehört die Festlegung von Richtlinien, Verfahren und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass Daten während ihres gesamten Lebenszyklus ordnungsgemäß gepflegt und geschützt werden. Das Hauptziel von Data Governance besteht darin, die Verantwortlichkeit für die Datenbestände festzulegen und sicherzustellen, dass sie zuverlässig sind und die Geschäftsziele unterstützen. Eine gut umgesetzte Data Governance-Strategie hilft Unternehmen bei folgenden Punkten:

  • Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften: Die Einhaltung von Branchenvorschriften ist entscheidend, um rechtliche Strafen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten. Eine ordnungsgemäße Datenverwaltung stellt sicher, dass Unternehmen alle erforderlichen Anforderungen erfüllen und die Datenverarbeitungsprozesse transparent und überprüfbar bleiben.
  • Verbessern der Datenkonsistenz und -genauigkeit: Wenn mehrere Abteilungen Daten ohne eine einheitliche Strategie verwalten, kann es zu Inkonsistenzen und Fehlern kommen. Ein starkes Data Governance-Rahmenwerk legt Standarddatendefinitionen, -formate und -validierungsregeln fest und stellt so sicher, dass die Daten über alle Geschäftsfunktionen hinweg einheitlich und zuverlässig bleiben.
  • Verbessern der Entscheidungsfähigkeit: Gut gepflegte Daten ermöglichen es Unternehmen, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Durch die Implementierung von Governance-Richtlinien, die die Genauigkeit und Relevanz von Daten sicherstellen, können Unternehmen Daten zuverlässig für die strategische Planung, Risikobewertung und Leistungsanalyse nutzen.
  • Minderung von Sicherheitsrisiken und Schutz sensibler Daten: Der Schutz von Daten hat bei vielen Unternehmen höchste Priorität. Eine effektive Datenverwaltung umfasst Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und kontinuierliche Überwachung, um unbefugten Zugriff, Datenverletzungen und internen Informationsmissbrauch zu verhindern.
  • Optimierung der betrieblichen Effizienz: Schlecht verwaltete Daten können zu redundanten Prozessen und Verzögerungen führen. Durch eine effektive Strukturierung der Data Governance-Richtlinien können Unternehmen die Speicherung, den Abruf und die Verarbeitung von Daten rationalisieren und so den manuellen Aufwand und die Betriebskosten reduzieren.

5 Best Practices für Data Governance

Best Practices für Data Governance umfassen mehrere grundlegende Komponenten, die Unternehmen dabei helfen, ihre Daten effektiv zu verwalten. Durch das Zusammenspiel dieser Komponenten wird sichergestellt, dass Daten ordnungsgemäß klassifiziert, gespeichert, abgerufen und geschützt werden, sodass Unternehmen den Wert ihrer Datenbestände maximieren und gleichzeitig die Risiken minimieren können.

1. Datenrichtlinien und Standards

  • Definieren Sie klare Nutzungsrichtlinien: Legen Sie detaillierte Richtlinien darüber fest, wie Daten innerhalb der Organisation erfasst, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden sollen. Dazu gehören die Festlegung des zulässigen und eingeschränkten Datenzugriffs, die Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen und die Definition der Verantwortlichkeiten für den Datenbesitz.
  • Standardisieren Sie Datenformate und -strukturen: Eine inkonsistente Datenformatierung kann zu Integrationsproblemen zwischen verschiedenen Systemen führen. Data Governance sollte Standardbenennungskonventionen, Metadaten-Tagging und Formatierungsregeln definieren, um Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit zu fördern.
  • Regeln für die Datenklassifizierung aufstellen: Durch die Kategorisierung von Daten auf der Grundlage von Sensibilität, Wichtigkeit und Aufbewahrungsanforderungen wird sichergestellt, dass wichtige Informationen angemessen verwaltet werden. Zu den üblichen Klassifizierungen gehören öffentliche, interne, vertrauliche und hochsensible Daten.

2. Management der Datenqualität

  • Implementieren Sie automatisierte Validierungsprozesse: Prüfen Sie die Daten regelmäßig mit automatisierten Validierungswerkzeugen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz. Diese Tools können fehlende Werte, falsche Einträge und doppelte Datensätze identifizieren und so die Zuverlässigkeit der Daten verbessern.
  • Planen Sie regelmäßige Datenbereinigungen: Mit der Zeit können Daten veraltet oder fehlerhaft werden. Implementieren Sie geplante Überprüfungen und Bereinigungsverfahren, um veraltete Informationen zu entfernen, Fehler zu korrigieren und Datensätze zu standardisieren.
  • Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für die Datenqualität: Metriken wie Datenvollständigkeit, Genauigkeitsrate und Prozentsatz der Duplikate helfen dabei, die Effektivität von Data Governance-Initiativen zu messen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzuzeigen.

3. Datensicherheit und Datenschutz

  • Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen: Nicht alle Mitarbeiter benötigen Zugriff auf alle Daten. Schränken Sie den Zugriff auf der Grundlage von Arbeitsfunktionen ein und stellen Sie sicher, dass nur befugtes Personal sensible Daten anzeigen, ändern oder löschen kann.
  • Setzen Sie Datenverschlüsselung und Anonymisierung durch: Schützen Sie Daten vor unberechtigtem Zugriff, indem Sie sie während der Speicherung und Übertragung verschlüsseln. Zusätzlich können Daten anonymisiert werden, um persönliche Identifikatoren bei der Analyse von Kundendaten zu verschleiern.
  • Erstellen Sie Reaktionspläne für Vorfälle: Datenschutzverletzungen können trotz vorbeugender Maßnahmen auftreten. Ein gut definierter Reaktionsplan umreißt die Schritte zur Eindämmung, Untersuchung und Behebung von Sicherheitsvorfällen und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Meldegesetzen.

4. Verwaltung der Daten

  • Beauftragen Sie Spezialisten: Dies kann eine Person sein, die sich um Datenverwaltung kümmert, indem sie die Einhaltung der Governance-Richtlinien und die Aufrechterhaltung hochwertiger Standards gewährleisten. Zu ihren Aufgaben gehören die Überwachung der Datennutzung, die Beseitigung von Inkonsistenzen und die Schulung von Mitarbeitern in Bezug auf bewährte Verfahren.
  • Fördern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Teams für Datenverwaltung sollten eng mit IT-Teams, Compliance-Beauftragten und weiteren Geschäftsbereichen zusammenarbeiten, um die Governance-Bemühungen im gesamten Unternehmen abzustimmen.
  • Mechanismen zur Rechenschaftspflicht einrichten: Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Datenverwaltung klar fest und stellen Sie sicher, dass jede Abteilung ihre Verpflichtungen in Bezug auf Datenintegrität und -sicherheit kennt.

5. Einhaltung der Vorschriften und Risikomanagement

  • Führen Sie regelmäßig Compliance-Audits durch: Regelmäßige Bewertungen helfen dabei, Lücken in den Governance-Richtlinien zu erkennen und die Einhaltung von Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.
  • Implementierung von Risikobewertungsrahmen: Bewerten Sie regelmäßig potenzielle Bedrohungen für die Datensicherheit und entwickeln Sie Strategien zur Risikominimierung.
  • Mitarbeitende über Compliance-Anforderungen aufklären: Bieten Sie Schulungsprogramme an, um über Datenschutzgesetze, Sicherheitsprotokolle und bewährte Governance-Verfahren zu informieren.

Die 5 Schritte der Data Governance

Eine erfolgreiche Data Governance-Strategie basiert auf fünf Grundprinzipien. Diese Elemente stellen sicher, dass die Governance-Bemühungen effektiv, skalierbar und auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.

  1. Klare Vision und Ziele: Definieren Sie die Ziele der Data Governance klar und stimmen Sie sie mit den breiteren Unternehmensstrategien ab. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit und die Nutzbarkeit der Daten berücksichtigen.
  2. Engagement der Führungsebene: Gewinnen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung, indem Sie aufzeigen, wie Data Governance die Geschäftseffizienz und das Risikomanagement verbessert. Die Beteiligung der Führungskräfte ist für die Sicherung von Ressourcen und die Durchsetzung von Richtlinien unerlässlich.
  3. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Fördern Sie die funktionsübergreifende Teamarbeit, indem Sie IT-, Compliance-, Rechts- und Geschäftseinheiten in die Governance-Planung und -Ausführung einbeziehen.
  4. Kommunikation: Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie die Governance-Richtlinien dokumentieren, Leitlinien veröffentlichen und regelmäßige Treffen abhalten, um Herausforderungen und Aktualisierungen zu besprechen.
  5. Kontinuierliche Verbesserung: Überprüfen Sie regelmäßig die Governance-Strategien, nehmen Sie Feedback auf und passen Sie sie an technologische Fortschritte und gesetzliche Änderungen an.

Was sich daraus schließen lässt 

Data Governance ist ein entscheidender Aspekt einer modernen Unternehmensstrategie. Durch die Implementierung eines gut strukturierten Rahmens können Unternehmen die Datenintegrität gewährleisten, die Sicherheit erhöhen und eine bessere Entscheidungsfindung fördern. Ohne eine solide Governance-Struktur riskieren Unternehmen Datenmissmanagement, gesetzliche Strafen und verpasste Chancen aufgrund einer schlechten Datenqualität.

Da das Datenvolumen und die Komplexität der Daten weiter zunehmen, wird ein proaktiver Governance-Ansatz für den langfristigen Erfolg immer wichtiger. Unternehmen sollten Data Governance als einen dynamischen und sich weiterentwickelnden Prozess betrachten, der eine ständige Verfeinerung und Anpassung an neue Herausforderungen erfordert.

Unabhängig davon, ob Sie gerade erst mit Data Governance beginnen oder bestehende Praktiken verfeinern möchten, werden Ihnen diese Best Practices dabei helfen, eine solide Grundlage für eine effektive Datenverwaltung zu schaffen. Unternehmen, die der Data Governance Priorität einräumen, sind besser in der Lage, ihre Datenbestände als Wettbewerbsvorteil zu nutzen und die Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit und Effizienz in einer zunehmend datengesteuerten Welt zu gewährleisten.

Über die Layer 2 GmbH

Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit. 

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Data Archiving Strategy – so funktioniert eine erfolgreiche Datenarchivierung

Data Archiving Strategy – so funktioniert eine erfolgreiche Datenarchivierung

Bei der Datenarchivierung werden Daten, die nicht mehr aktiv genutzt werden, identifiziert und von Produktionssystemen auf Langzeitspeicherlösungen übertragen. Diese archivierten Daten bleiben zugänglich und können bei Bedarf abgerufen werden, damit sie auch in Zukunft zur Verfügung stehen.

Eine gut strukturierte Datenarchivierungsstrategie verbessert die Systemleistung, indem sie Ressourcen freisetzt und es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglicht, schnell und kostengünstig auf gespeicherte Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus gibt sie klare Richtlinien für die Datenbewegung vor und gewährleistet so die Einhaltung einschlägiger Vorschriften und gesetzlicher Bestimmungen.

Grundlagen der Datenarchivierung

Bei der sicheren Datenarchivierung geht es um die Aufbewahrung und den Schutz wichtiger Informationen für die langfristige Nutzung. Sobald die Daten archiviert sind, sollten sie zugänglich bleiben, während ihre Sicherheit durch das System geschützt wird. Dies ist für Unternehmen, die regelmäßig neue Daten speichern, aber auch bestehende Aufzeichnungen aufbewahren müssen, unerlässlich.

Angesichts zunehmender gesetzlicher und betrieblicher Anforderungen an die Datenaufbewahrung müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Daten effizient speichern und abrufen können. Eine solide Datenarchivierungsstrategie hilft, die Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Kosten zu minimieren. Festgelegte Richtlinien sollten regeln, wie Daten kategorisiert, gesichert und über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden.

Methoden der Datenarchivierung

Für die Datenarchivierung stehen verschiedene Methoden und Tools zur Verfügung, die je nach Umfang und Art der Daten spezifische Vorteile bieten. Dazu gehören:

  • Festplatten und Laufwerke: Traditionelle Speichermedien, die jedoch potenziell kostspielig und anfällig für Veralterung sind
  • Flash-Speicher: Schneller, aber teurer, geeignet für Daten, auf die häufig zugegriffen wird.
  • Cloud-Archivierung: Eine moderne Lösung, die Skalierbarkeit, geringere Kosten und automatische Aktualisierungen bietet

Cloud-Speicherlösungen sind vor allem für große Unternehmen von Vorteil, da sie enorme Kapazitäten zu niedrigeren Preisen bieten. Unternehmen müssen jedoch die Langlebigkeit der Schnittstellen berücksichtigen und regelmäßige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass ihre Systeme kompatibel bleiben.

Was sind die drei wichtigsten Schritte der Datenarchivierung?

Ein erfolgreicher Datenarchivierungsprozess folgt einem strukturierten Ansatz. Damit soll gewährleistet werden, dass die Daten sicher gespeichert, leicht abrufbar sind und im Laufe der Zeit effizient verwaltet werden. Im Folgenden werden die drei wesentlichen Schritte des Datenarchivierungsverfahrens beschrieben:

1. Identifizierung und Klassifizierung der Daten

Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, welche Daten archiviert werden müssen. Nicht alle Daten eignen sich für eine langfristige Speicherung, daher ist es wichtig, Kriterien festzulegen, die definieren, welche Daten für die Archivierung in Frage kommen. Zu diesen Kriterien gehören häufig das Alter der Daten, die Häufigkeit des Zugriffs, die Relevanz für den laufenden Betrieb oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

In dieser Phase werden die Daten nach ihrer Sensibilität, den Aufbewahrungsfristen und den gesetzlichen Bestimmungen klassifiziert. Eine ordnungsgemäße Klassifizierung stellt sicher, dass die Daten gemäß den Sicherheitsprotokollen behandelt werden, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert und die Einhaltung von Branchenvorschriften gewährleistet wird.

2. Datenmigration und -speicherung

Sobald die relevanten Daten identifiziert und klassifiziert wurden, besteht der nächste Schritt darin, sie von aktiven Systemen auf langfristige Speicherlösungen zu migrieren. Je nach Bedarf und Budget des Unternehmens können die Daten in lokale Archive, in die Cloud oder in eine Hybridlösung übertragen werden.

Während der Migration werden Prüfungen der Datenintegrität durchgeführt, um sicherzustellen, dass während der Übertragung keine Informationen verloren gehen oder beschädigt werden. Zur Optimierung des Speicherplatzes können auch Komprimierungstechniken eingesetzt werden, während die Verschlüsselung sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff schützt. Die archivierten Daten sollten für künftige Abrufe leicht zugänglich bleiben und gleichzeitig vor unnötigem Zugriff oder Änderungen geschützt werden.

3. Überwachung, Wartung und Abruf

Die Archivierung endet nicht mit der Migration – eine kontinuierliche Überwachung und Wartung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Daten sicher, zugänglich und intakt bleiben. Regelmäßige Audits helfen dabei, die Integrität der archivierten Daten zu überprüfen und potenzielle Probleme wie Beschädigungen oder unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen.

Wenn archivierte Daten abgerufen werden müssen, sorgen ein robustes Indizierungssystem und Suchfunktionen für einen schnellen und genauen Zugriff. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Audits, rechtliche Anfragen oder Geschäftsanalysen. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre Archivierungsrichtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den sich entwickelnden gesetzlichen Anforderungen und Geschäftsanforderungen übereinstimmen.

Durch die Befolgung dieser drei Schritte können Unternehmen eine Strategie zur Datenarchivierung implementieren, die die Speichereffizienz optimiert, die Datensicherheit erhöht und die langfristige Zugänglichkeit bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten gewährleistet.

Vorteile einer Datenarchivierungsstrategie

Die Implementierung einer gut strukturierten Datenarchivierungsstrategie bietet Unternehmen, die ihre wachsenden Informationsmengen effektiv verwalten wollen, zahlreiche Vorteile. Von der Verbesserung der Systemleistung bis hin zur Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften – im Folgenden finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der wichtigsten Vorteile:

Erhöhte Speicherkapazität und Systemleistung

Durch die Archivierung inaktiver oder seltener genutzter Daten wird Speicherplatz auf primären Speichersystemen frei, so dass aktive Daten effizienter verarbeitet werden können. Das verringert die Systembelastung, erhöht die Geschwindigkeit und verbessert die Leistung wichtiger Anwendungen. Indem nur relevante und aktive Daten in Produktionsumgebungen aufbewahrt werden, können verwendete Systeme schneller arbeiten. Dadurch können Engpässe reduziert und die Produktivität im gesamten Unternehmen verbessert werden.

Schnellere Sicherungs- und Wiederherstellungsprozesse

Wenn die archivierten Daten getrennt von den aktiven Dateien gespeichert werden, lassen sich Sicherungsvorgänge schneller und effizienter durchführen. Es müssen keine großen Mengen ruhender Daten mehr gesichert werden – was die Backup-Zeiten reduziert und die Wiederherstellungszeiten in Notfällen verkürzt. So kann sichergestellt werden, dass kritische Systeme nach Ausfällen oder Cyberangriffen schnell wieder online sind. Dadurch ist es möglich, Ausfallzeiten und Geschäftsunterbrechungen zu minimieren.

Kostensenkung durch optimierte Speicherung

Die Speicherung großer Mengen inaktiver Daten auf Hochleistungssystemen ist teuer. Eine robuste Archivierungsstrategie reduziert diese Kosten, indem ältere Daten auf kostengünstigere Langzeitspeicherlösungen wie Cloud-Archive verschoben werden. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter einsetzen und müssen weniger in kostspielige, leistungsstarke Speicherhardware investieren.

Vereinfachte Compliance und Einhaltung von Vorschriften

In vielen Branchen gelten strenge Vorschriften für die Aufbewahrung und den Zugriff auf Daten. Eine strukturierte Archivierungsstrategie stellt sicher, dass die Daten gemäß diesen gesetzlichen Anforderungen gespeichert werden. Automatisierte Richtlinien für die Datenaufbewahrung, -löschung und -verschlüsselung helfen Unternehmen dabei, Audit-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Datenintegrität und -vertraulichkeit zu wahren.

Verbesserte Datensicherheit und verbesserter Schutz

Archivierte Daten sind in der Regel weniger anfällig für alltägliche Bedrohungen wie versehentliches Löschen oder Ransomware-Angriffe, da sie getrennt von aktiven Systemen gespeichert werden. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und sichere Speicherlösungen sorgen dafür, dass archivierte Daten vor unbefugtem Zugriff und Verstößen geschützt bleiben. Diese zusätzliche Sicherheitsebene ist besonders wichtig für sensible Geschäfts- und Kundendaten.

Verbesserte Skalierbarkeit für wachsende Datenmengen

Da Unternehmen immer mehr Daten generieren, können sie mit skalierbaren Archivierungslösungen – insbesondere mit cloudbasierten Systemen – ihre Speicherkapazität erweitern, ohne in eine neue Infrastruktur investieren zu müssen. Pay-as-you-go-Preismodelle bieten Flexibilität für Unternehmen mit schnellem Wachstum oder schwankendem Datenspeicherbedarf und stellen sicher, dass sie nur für den Speicherplatz zahlen, den sie auch nutzen.

Optimierte Datenverwaltung

Zu einer umfassenden Archivierungsstrategie gehört Metadaten-Tagging, was das Auffinden bestimmter Dateien oder Datensätze bei Bedarf erleichtert. Dadurch verringert sich die Zeit, die IT-Teams für die Suche nach Informationen aufwenden müssen, was die betriebliche Effizienz verbessert und einen schnellen Zugriff auf archivierte Daten für Audits, rechtliche Anfragen oder Geschäftsanalysen gewährleistet.

Unterstützt Business Continuity und Disaster Recovery

Archivierte Daten sind ein wertvoller Bestandteil jedes Disaster-Recovery-Plans. Im Falle von Systemausfällen, Datenbeschädigungen oder Cyberangriffen bleiben archivierte Dateien intakt und können schnell wiederhergestellt werden. Dies gewährleistet die Kontinuität des Geschäftsbetriebs und schützt vor dauerhaftem Datenverlust.

Geringere IT-Arbeitsbelastung

Durch die Automatisierung von Archivierungsprozessen und die Auslagerung inaktiver Daten aus Produktionssystemen verbringen IT-Teams weniger Zeit mit der Verwaltung von Backups, der Wartung von Servern und der Behandlung von Speicherproblemen. Dadurch können sich die IT-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter auf andere wichtige Projekte konzentrieren, die Innovationen vorantreiben und die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine solide Datenarchivierungsstrategie die Kosten senken und die Effizienz steigern kann. Sie erhöht die Datensicherheit, erhöht die Einhaltung von Vorschriften und unterstützt das Unternehmenswachstum. Für Unternehmen, die mit wachsenden Datenmengen konfrontiert sind, ist die Investition in ein strukturiertes Archivierungssystem für den langfristigen Erfolg unerlässlich.

Datenarchivierung oder Backup?

Bei einer Datensicherung wird eine Kopie aktiver Daten erstellt, die wiederhergestellt werden kann. Das ist nötig, wenn das Original verloren geht oder beschädigt wird. Backups werden in der Regel für kurze Zeit gespeichert und häufig aktualisiert, um eine schnelle Wiederherstellung aktueller Dateien zu gewährleisten.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Datenarchivierung auf die langfristige Speicherung inaktiver Daten. Auf diese Daten wird nicht regelmäßig zugegriffen, aber sie müssen aus rechtlichen, Compliance- oder historischen Gründen aufbewahrt werden. Durch die Archivierung wird Speicherplatz freigegeben und die Kosten werden gesenkt – dabei sollte ein einfacher Abruf der Archivdaten bei Bedarf möglich sein.

Archivierungslösungen unterstützen erweiterte Suchfunktionen, was sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich macht. Sie bieten eine hohe Datenintegrität und schützen vor Beschädigung und versehentlichem Löschen im Laufe der Zeit.

Wie lassen sich Daten am besten archivieren?

Die effektivste Strategie zur Datenarchivierung hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, dem von Ihnen bearbeiteten Datenvolumen und den einzuhaltenden Compliance-Anforderungen ab.

Für viele Unternehmen bieten Cloud-basierte Lösungen heute die beste Mischung aus Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Sie machen eine physische Speicherinfrastruktur überflüssig und bieten automatische Updates, die eine langfristige Kompatibilität mit der sich weiterentwickelnden Technologie gewährleisten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer effektiven Archivierungsstrategie ist die Automatisierung. Tools, die inaktive Daten automatisch identifizieren, klassifizieren und archivieren, reduzieren den Verwaltungsaufwand für IT-Teams. Die automatisierte Archivierung stellt sicher, dass die Informationen konsequent nach vorgegebenen Richtlinien verwaltet werden, wodurch das Risiko menschlicher Fehler minimiert und gleichzeitig die Speichernutzung optimiert wird.

Außerdem sollte sichergestellt werden, dass die archivierten Daten leicht abrufbar bleiben. Ein gutes Archivierungssystem sollte es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglichen, verschiedene Datensätze schnell zu durchsuchen und Dateien wiederherzustellen, ohne den täglichen Betrieb zu unterbrechen. Für eine langfristige Effektivität sollten Unternehmen außerdem regelmäßige Audits durchführen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Alternative Lösungen für Ihre Datenarchivierungsstrategie

Herkömmliche Datenarchivierungslösungen wie externe Festplatten oder einfacher Cloud-Speicher haben sich über Jahre hinweg als zuverlässig erwiesen, genügen den Anforderungen moderner Unternehmen jedoch oft nicht. Diese älteren Methoden sind oft teuer in der Skalierung, schwierig in der Verwaltung und bieten keine Automatisierungsfunktionen. Letzteres ist für die Bewältigung des wachsenden Datenvolumens von heute oftmals notwendig. Unternehmen benötigen heute Lösungen, die die Aufbewahrung von Daten effizient verwalten können, ohne die Leistung, die Einhaltung von Vorschriften oder die Benutzerzugänglichkeit zu beeinträchtigen.

Innovative Tools wie ShArc bieten einen intelligenteren, schlankeren Ansatz, der auf die aktuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. ShArc lässt sich nahtlos in Plattformen wie Microsoft SharePoint und Azure integrieren, automatisiert den Datenarchivierungsprozess und vereinfacht die Datenverwaltung. IT-Teams können wertvolle Zeit sparen, da ShArc Daten automatisch archiviert, basierend auf anpassbaren Richtlinien. Das reduziert die manuelle Überwachung und setzt Ressourcen für strategischere Initiativen frei.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Kosteneffizienz: ShArc verschiebt inaktive Daten auf kostengünstigere Speicherebenen in Azure und senkt so die gesamten Speicherkosten um mindestens 50 %. Diese Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, wachsende Datenmengen zu verwalten, ohne dass die Kosten drastisch steigen. Darüber hinaus erhalten die Benutzerinnen und Benutzer wie gewohnt Zugriff und können archivierte Daten über SharePoint, Teams oder OneDrive wie üblich und ohne langwierige Wiederherstellungsprozesse abrufen.

Kurz gesagt: Während herkömmliche Lösungen für die grundlegenden Anforderungen noch funktionieren, bieten moderne Tools Automatisierung, Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen und sind daher für Unternehmen, die ihre Datenarchivierungsstrategie optimieren möchten, unverzichtbar.

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Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit. 

Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.

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Wendenstraße 21 b
20097 Hamburg
Telefon: +49 40 284112 – 10
Telefax: +49 40 284112 – 16
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Microsoft OneDrive-Speicher: Auswirkungen der Lizenzänderung von Januar 2025

Microsoft OneDrive-Speicher: Auswirkungen der Lizenzänderung von Januar 2025

Wenn das OneDrive-Konto eines Nutzers oder eine Nutzerin nicht mehr lizenziert ist – aufgrund abgelaufener Abonnements, des Ausscheidens von Mitarbeitenden oder einer organisatorischen Umstrukturierung – führt Microsoft 93 Tage nach dem Entzug einer Lizenz eine Reihe von Maßnahmen durch:

  • Konten mit Aufbewahrungsrichtlinien oder rechtlichen Sperren werden automatisch archiviert. Sie bleiben zwar für Administratorinnen und Administratoren über die Verwaltungstools sichtbar, aber weder die Admins noch die Endbenutzerinnen und Endbenutzer haben Zugriff auf ihre Inhalte, bis bestimmte Maßnahmen ergriffen werden.
  • Konten ohne Aufbewahrungsrichtlinien oder Sperrvermerke werden in den Papierkorb verschoben. Wenn keine Maßnahmen ergriffen werden, werden sie nach weiteren 93 Tagen endgültig gelöscht.

Diese Richtlinie, die am 27. Januar 2025 in Kraft trat, wurde eingeführt, um die Speicherverwaltung zu optimieren und die Einhaltung der Datenaufbewahrung durchzusetzen. Unternehmen müssen nicht lizenzierte Konten proaktiv verwalten, um unbeabsichtigte Datenverluste oder Zugriffsprobleme zu vermeiden.

Nicht lizenzierte OneDrive-Konten mit Aufbewahrungsrichtlinien oder rechtlichen Beschränkungen

Für OneDrive-Konten, die einer Aufbewahrungsrichtlinie, einer Aufbewahrungsfrist oder einer rechtlichen Sperre unterliegen, gilt:

  • Nach 93 Tagen ohne Lizenzierung werden diese Konten automatisch archiviert.
  • Obwohl sie für Admins sichtbar sind, bleibt ihr Inhalt sowohl für Admins als auch für Endnutzerinnen und Endnutzer unzugänglich.

Kosten für die Reaktivierung archivierter OneDrive-Konten

Um den Zugriff wiederherzustellen, müssen Admins die Abrechnung für nicht lizenzierte Konten im Microsoft 365 Admin Center aktivieren. Dabei fällt eine Speichergebühr von 0,05 US-Dollar pro GB pro Monat und eine Reaktivierungsgebühr von 0,60 US-Dollar pro GB an. Nach der Reaktivierung ist der Zugriff für 30 Tage möglich, bevor das Konto wieder in einen archivierten Zustand übergeht.

Nicht lizenzierte Konten ohne Aufbewahrungsrichtlinien oder Legal Holds

Für nicht lizenzierte OneDrive-Konten, die keinen Aufbewahrungsrichtlinien oder rechtlichen Beschränkungen unterliegen, gilt:

  • Nach 93 Tagen ohne Lizenzierung werden diese Konten in den Papierkorb verschoben.
  • Dort verbleiben sie für weitere 93 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden.

Um eine dauerhafte Löschung zu verhindern, sollten Admins dem Konto innerhalb der 93-tägigen Papierkorbfrist eine gültige Microsoft 365-Lizenz zuweisen, um den vollen Zugriff auf den Inhalt des Kontos wiederherzustellen.

Verwalten nicht lizenzierter OneDrive-Konten

Admins müssen bestimmte Schritte unternehmen, um nicht lizenzierte OneDrive-Konten effektiv zu verwalten:

  • Identifizieren Sie nicht lizenzierte Konten: Verwenden Sie das SharePoint Admin Center, um Berichte über nicht lizenzierte OneDrive-Konten zu erstellen. Navigieren Sie zu Berichte > Benutzerberichte > Unlizenzierte Benutzer, um den Bericht herunterzuladen.
  • Entscheiden Sie sich für Account Management:
    • Lizenzen zuweisen: Weisen Sie den Konten, die für das Unternehmen noch relevant sind, die entsprechenden Microsoft 365-Lizenzen zu, um den Zugriff aufrechtzuerhalten.
    • Unnötige Konten löschen: Löschen Sie nicht mehr benötigte Konten, um unnötige Speicherkosten und potenzielle Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
  • Aktivieren Sie die Abrechnung nicht lizenzierter Konten: Um auf archivierte Konten zuzugreifen, müssen Sie die Abrechnung für nicht lizenzierte Konten im Microsoft 365 Admin Center einrichten. Dies ermöglicht den Abruf und die Verwaltung von archivierten Daten, verursacht jedoch Kosten.

Die Alternative zu OneDrive

Um die Komplexität und die Kosten zu vermeiden, die mit der Verwaltung nicht lizenzierter OneDrive-Konten verbunden sind, können Unternehmen Alternativen wie ShArc in Betracht ziehen.

ShArc ist eine innovative Lösung zur Optimierung der Datenverwaltung in Microsoft SharePoint. Durch die Nutzung von Azure Blob Storage ermöglicht ShArc die nahtlose Archivierung von Daten, ohne den Datenzugriff für die Endnutzerinnen und -nutzer zu beeinträchtigen.

Vorteile von ShArc:

  • Kontinuierlicher Zugriff: ShArc gewährleistet einen ununterbrochenen Zugriff auf Dateien.
  • Kosteneffizienz: ShArc archiviert Daten in Azure Blob Storage, der kostengünstiger ist als herkömmliche Speicherlösungen.
  • Benutzerfreundliches Erlebnis: Benutzerinnen und Benutzer können über die vertraute Oberfläche von SharePoint auf archivierte Dateien zugreifen und gleichzeitig von der sicheren Speicherinfrastruktur von Azure profitieren.

ShArc’s Merkmale:

  • Datenmigration: Überträgt Daten effizient
  • Archivierung: Speichert Dateien in Azure Blob Storage, reduziert Kosten und vermeidet die 93-Tage-Aufbewahrungsbeschränkung von Microsoft
  • Nahtloser Zugriff: User können weiterhin über die SharePoint-Oberfläche, Teams und OneDrive auf archivierte Dateien zugreifen

Durch den Einsatz von ShArc können Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten, den Verwaltungsaufwand reduzieren und die mit den neuen Archivierungsrichtlinien von Microsoft verbundenen Risiken mindern.

Ihre kostenfreie Produkt-Demo

Die jüngsten Änderungen an nicht lizenzierten OneDrive-Konten stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Durch die Überwachung von Lizenzen, proaktives Abrufen von Daten und die Erkundung von Alternativen wie ShArc können Sie Zeit, Geld und Mühe sparen.
ShArc hilft Ihnen nicht nur, die Risiken von Microsofts Archivierungsrichtlinien zu vermeiden, sondern verbessert auch die Datenmanagementstrategie Ihres Unternehmens.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ShArc Ihr Datenmanagement verändern kann, buchen Sie noch heute eine Demo mit uns unter: layer2-sharc.com/demo 

Über die Layer 2 GmbH

Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit. 

Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.

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Layer 2 GmbH
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Anjuli Juliana Weber
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Optimierung des Data Lifecycle Management

Optimierung des Data Lifecycle Management

Jeden Tag generieren Unternehmen riesige Datenmengen, was ein effizientes Data Lifecycle Management zu einem entscheidenden Aspekt einer modernen IT-Strategie macht. SharePoint ist zwar eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit, aber seine Speicherbeschränkungen und steigenden Kosten können zu einer großen Herausforderung werden. Unternehmen haben mit einer übermäßigen Datenmenge zu kämpfen, die zu höheren Kosten, geringerer Produktivität und potenziellen Sicherheitsrisiken führen kann. Ohne geeignete Governance- und Archivierungslösungen sind sie oftmals mit unnötigen betrieblichen Belastungen konfrontiert.

Um den gesamten Lebenszyklus von Daten – von der Erstellung bis zur Archivierung und Entsorgung – effektiv zu verwalten, kann beispielsweise eine intelligente, automatisierte Lösung zur Speicheroptimierung genutzt werden. Die Lösung sollte im Idealfall gleichzeitig die Zugriffsmöglichkeit für die Endnutzerinnen und -Nutzer auf Daten in SharePoint, Teams und OneDrive gewährleistet.

Was ist Data Lifecycle Management?

Unter Data Lifecycle Management (DLM) versteht man die Verwaltung von Daten von der Erstellung bis hin zur aktiven Nutzung, Archivierung und letztendlichen Löschung. Eine gut strukturierte DLM-Strategie gewährleistet:

  • Optimierte Speichernutzung zur Vermeidung übermäßiger Kosten
  • Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Optimale Produktivität durch einfache Zugänglichkeit der Daten
  • Geringere Sicherheitsrisiken durch Beseitigung veralteter, unnötiger Dateien

Vielen Unternehmen fehlt es jedoch an den notwendigen Instrumenten für die Umsetzung einer wirksamen DLM-Strategie, was zu Datenwildwuchs und Ineffizienzen führt.

Die verschiedenen Phasen des Data Lifecycle Management

Data Lifecycle Management umfasst die systematische Verwaltung von Daten – von ihrer Erstellung bis zu ihrer sicheren Entsorgung. Es gewährleistet eine effiziente Speicherung, die Einhaltung von Vorschriften und Kostenoptimierung. DLM umfasst in der Regel fünf Schlüsselphasen:

  • Datenerstellung und -erfassung: Neue Daten werden aus verschiedenen Quellen generiert oder gesammelt, zum Beispiel aus Benutzereingaben, Systemprotokollen oder externen Integrationen.
  • Datenspeicherung: Nach der Erfassung werden die Daten unter Berücksichtigung von Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffsanforderungen sicher in geeigneten Speichersystemen gespeichert.
  • Datenverwendung: In dieser Phase wird aktiv auf die Daten zugegriffen und sie werden von Benutzerinnen und Benutzern oder IT-Systemen für den täglichen Betrieb, die Entscheidungsfindung oder für Analysen verwendet.
  • Datenarchivierung: Um die Speicherung zu optimieren und die Kosten zu senken, werden Daten, auf die weniger häufig zugegriffen wird, archiviert, wobei der Zugriff auf Daten für die Einhaltung von Vorschriften oder als historische Referenz erhalten bleibt.
  • Löschung von Daten: Am Ende ihres Lebenszyklus werden die Daten sicher gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden oder ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.

Eine effektive DLM-Strategie verbessert nicht nur die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften, sondern hilft Unternehmen auch bei der Verwaltung der Speicherkosten und der Aufrechterhaltung einer optimalen Systemleistung.

Bewältigung allgemeiner Herausforderungen im Data Lifecycle

Seien wir ehrlich: Die Verwaltung von Daten ist nicht immer ganz einfach. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst die Menge der erzeugten Daten, und das bringt eine ganze Reihe neuer Herausforderungen mit sich. Von explodierenden Speicherkosten über Sicherheitsbedenken bis hin zu Produktivitätseinbußen – man fühlt sich schnell überfordert. Aber keine Sorge! Wenn Sie diese häufigen Probleme verstehen, können Sie sie direkt angehen und Ihre Daten unter Kontrolle halten.

Steigende Speicherkosten

Die standardmäßige Speicherzuweisung von SharePoint ist begrenzt, und das Überschreiten dieser Grenzen führt zu erheblichen Zusatzkosten. Ohne eine Auslagerungsstrategie können Unternehmen unnötige Ausgaben entstehen. Ein strukturierter Ansatz für die Datenverwaltung entschärft dieses Problem, indem selten genutzte Dateien auf alternative Speicherlösungen ausgelagert werden. So wird sichergestellt, dass wichtige Daten in SharePoint verbleiben und gleichzeitig die Speicherkosten gesenkt werden.

Unstrukturierte Daten und verringerte Produktivität

Unstrukturierte Daten – wie E-Mails, Dokumente, Bilder und Videos – machen heute den Großteil der Geschäftsinformationen aus. In SharePoint sammelt sich diese Art von Daten oft ohne eine klare Organisationsstrategie an, was zu einer chaotischen Umgebung führt. Benutzerinnen und Benutzer haben dadurch Schwierigkeiten zu finden, was sie brauchen.

Unstrukturierte Daten sorgen nicht nur für Unordnung in der Ablage, sondern stellen auch ein Sicherheits- und Compliance-Risiko dar, da sensible Informationen ohne angemessene Kontrolle über mehrere Standorte verstreut sein können. Dieser Mangel an Organisation kann zu Versionsproblemen, doppelten Dateien und uneinheitlicher Datennutzung führen.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist die Implementierung automatischer Archivierungsregeln von entscheidender Bedeutung. Durch die Konfiguration von Regeln, die auf der Dateigröße, dem Datum der letzten Änderung oder des letzten Zugriffs und bestimmten SharePoint-Standorten basieren, können Unternehmen die Datenverwaltung optimieren. Die Automatisierung stellt sicher, dass Dateien, auf die weniger häufig zugegriffen wird, nahtlos in ein Archiv verschoben werden. Dadurch können Nutzerinnen und Nutzer natürlich nicht mehr wie gewohnt auf diese Daten zugreifen und es kann ein Mehraufwand für IT-Abteilungen entstehen, wenn diese Daten wiederhergestellt werden müssen. Im Idealfall sollte daher ein Zugriff auf die Daten für Nutzerinnen und Nutzer über SharePoint gewährleistet werden.

Dieser strategische Ansatz senkt allerdings Speicherkosten und steigert zudem die Produktivität durch die Schaffung eines aufgeräumten, besser organisierten digitalen Arbeitsbereichs. Die Mitarbeiterinnen une Mitarbeiter können relevante Informationen leicht finden, effektiver zusammenarbeiten und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Navigation durch unübersichtliche Datenbestände zu verschwenden.

Durch die Optimierung der Verwaltung unstrukturierter Daten können Unternehmen ihre Gesamteffizienz verbessern, die Datensicherheit erhöhen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Sicherheits- und Compliance-Risiken

Alte, redundante oder veraltete Daten stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Cyberangriffe zielen oft auf große Datenbestände ab, und die Aufbewahrung unnötiger Daten erhöht die Schwachstellen. Unternehmen können automatisierte Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien anwenden, um das Risiko zu verringern und gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

So funktioniert intelligente Speicheroptimierung

  • Verbinden Sie SharePoint mit alternativem Speicher.
  • Stellen Sie eine sichere Verbindung zu einer externen Speicherlösung her.
  • Definieren Sie Archivierungsregeln: Legen Sie Kriterien für das Auslagern von Daten fest, z. B. den Dateityp, das Datum des letzten Zugriffs oder die Dateigröße.
  • Automatisieren Sie das Auslagern von Daten: Dateien, die den definierten Kriterien entsprechen, werden automatisch an den vorgesehenen Speicherort übertragen.
  • Im Idealfall Sicherstellung eines nahtlosen Benutzerzugriffs: Mitarbeiter können Dateien weiterhin direkt über SharePoint, Teams oder OneDrive abrufen und darauf zugreifen.
  • Überwachen und optimieren: Über ein intuitives Dashboard können Sie die Speichernutzung verfolgen und die Archivierungsrichtlinien bei Bedarf anpassen.

Die Rolle der KI im Data Lifecycle Management

Da die Datenmengen exponentiell wachsen, wird die Verwaltung des gesamten Data Lifecycles – von der Erstellung bis zur Archivierung und Löschung – immer komplexer. Herkömmliche Datenverwaltungsmethoden können mit der schieren Menge und Vielfalt der Daten nur schwer Schritt halten. Hier kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel und revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen das Data Lifecycle Management handhaben.

Intelligente Datenklassifizierung und -verschlagwortung

Künstliche Intelligenz kann Daten auf der Grundlage von Inhalt, Kontext und Nutzungsmustern automatisch klassifizieren und kennzeichnen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Daten manuell zu sortieren, was menschliche Fehler reduziert und die Durchsuchbarkeit verbessert. Durch die genaue Kategorisierung der Daten stellt KI sicher, dass die richtigen Informationen den richtigen Benutzerinnen und Benutzern zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.

Intelligente Archivierung und Speicheroptimierung mit KI 

KI-Algorithmen können Datennutzungstrends analysieren und vorhersagen, auf welche Dateien wahrscheinlich häufig zugegriffen wird und welche für die Archivierung in Frage kommen. Dank dieser Vorhersagefähigkeit können Unternehmen ihre Speicherkosten optimieren, indem sie weniger relevante Daten auf kostengünstigere Speicheroptionen verschieben, während wichtige Informationen weiterhin leicht zugänglich bleiben.

Verbesserte Compliance und Sicherheit

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist für Unternehmen eine große Herausforderung. KI kann sensible oder regulierte Daten – zum Beispiel personenbezogene Daten oder Finanzdaten – identifizieren und die entsprechenden Aufbewahrungs- und Zugriffsrichtlinien automatisch anwenden. Diese proaktive Governance minimiert Sicherheitsrisiken und hilft Unternehmen, kostspielige Compliance-Verstöße zu vermeiden.

Automatisierte Aufbewahrung und Löschung von Daten

Eine der größten Herausforderungen im DLM ist die Verwaltung der Datenaufbewahrung und -löschung. KI-gestützte Systeme können Aufbewahrungszeitpläne automatisieren und eine sichere Datenlöschung gewährleisten, sobald die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Dies hilft Unternehmen, unnötige Speicherkosten zu reduzieren und das Risiko von Datenverstößen zu verringern.

Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Durch die Automatisierung routinemäßiger Datenverwaltungsaufgaben ermöglicht KI den IT-Teams und Mitarbeitenden, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, statt auf zeitraubende Verwaltungsaufgaben. Diese Produktivitätssteigerung schlägt sich in Kosteneinsparungen und einer verbesserten betrieblichen Effizienz nieder.

Evaluierung verschiedener Speicherlösungen

Ein strategischer Ansatz für SharePoint-Speicher kann zu erheblichen Kosteneinsparungen, verbesserter Effizienz und erhöhter Sicherheit führen. Bei der Betrachtung von Speicherlösungen für SharePoint müssen Unternehmen Kosten, Zugänglichkeit, Integration und Automatisierungsmöglichkeiten abwägen. Herkömmlicher SharePoint-Speicher, der zwar nativ integriert ist, kann bei steigendem Datenvolumen schnell teuer werden. Die Überschreitung des SharePoint-Speicherplatzes führt zu teuren Zusatzkosten, so dass es für Unternehmen unerlässlich ist, nach intelligenten Alternativen zu suchen.

Moderne Speicherlösungen bieten erhebliche Vorteile, darunter die nahtlose Integration mit SharePoint, die automatische Archivierung und den benutzerfreundlichen Zugriff auf archivierte Daten. Im Gegensatz zur konventionellen SharePoint-Speicherung, die häufig eine manuelle Datenverwaltung erfordert, automatisieren intelligente Speicherlösungen die Klassifizierung und Übertragung von Daten auf der Grundlage vordefinierter Regeln und stellen sicher, dass nur wichtige Dateien im aktiven SharePoint-Speicher verbleiben. Dieser Ansatz optimiert die Kosten und steigert die Effizienz durch erweiterte Nachverfolgung, Berichterstattung und Compliance-Management.

Durch die Implementierung einer strategischen Speicherlösung können Unternehmen Kosteneinsparungen von 50 % erzielen, die Produktivität durch eine besser organisierte Datenumgebung verbessern und die mit einer übermäßigen Datenansammlung verbundenen Sicherheitsrisiken mindern.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Data Lifecycle Management mit ShArc

Für Unternehmen, die ihren SharePoint-Storage effizient optimieren wollen, bietet ShArc von Layer2 leading solutions die Automatisierungsmöglichkeiten und Kosteneffizienz, die für ein erfolgreiches Data Lifecycle Management erforderlich sind.

  • Sparen Sie 50% der Speicherkosten
  • Automatisieren Sie die Datenarchivierung
  • Gewährleisten Sie den gewohnten Zugriff auf Daten für Ihre Nutzerinnen und Nutzer über SharePoint, Teams und OneDrive 
  • Verbessern Sie Sicherheit und Compliance
  • Optimieren Sie die Produktivität mit einer sauberen, besser organisierten SharePoint-Umgebung

Erfahren Sie mehr über ShArc unter layer2-sharc.com

Über die Layer 2 GmbH

Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit. 

Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.

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SharePoint-Speicherplatz freigeben

SharePoint-Speicherplatz freigeben

Bei der Migration von Daten nach SharePoint Online stoßen viele Unternehmen auf ein unerwartetes Problem – die Überlastung des Speichers. Plötzlich ist der SharePoint-Speicher voll und es werden dringend Lösungen benötigt, um Platz zu schaffen. Ob durch massive Datenmigrationen oder ineffiziente Speicherpraktiken verursacht – die Herausforderungen bei der Verwaltung der SharePoint-Speicherkapazität können überwältigend wirken. In diesem Artikel beleuchten wir die Ursachen, Folgen und vor allem die Lösungen, um die Kontrolle über den SharePoint-Speicher zurückzugewinnen.

Warum der SharePoint-Speicher voll ist

Die Überlastung des SharePoint-Speichers hat oft mehrere Ursachen, die mit der Verwaltung, Speicherung und Pflege von Daten nach einer Migration zusammenhängen. Dies sind die häufigsten Gründe der Überlastung des Speichers:

  1. Große Datenmengen nach der Migration
    Bei der Übertragung großer Datenbestände von herkömmlichen File-Shares wird oft auf Optimierungen verzichtet. Dadurch gelangen viele redundante oder veraltete Dateien in die SharePoint-Bibliotheken und belegen wertvollen Speicherplatz. Ohne eine gründliche Bereinigung vor oder nach der Migration werden solche unnötigen Daten schnell zu einem Problem. Außerdem können unzureichende Versionierungseinstellungen dazu führen, dass mehrere Versionen derselben Datei gespeichert werden, was die Speicherauslastung zusätzlich erhöht.
  2. Fehlende Routinen für das Löschen ungenutzter Dateien
    Viele Unternehmen verfügen nicht über klare Richtlinien für die regelmäßige Löschung von Alt- und ungenutzten Dateien. SharePoint entwickelt sich dann oft zu einer Sammelstelle für Datenmüll. Ohne regelmäßige Bereinigungen und klare Aufbewahrungsrichtlinien häufen sich irrelevante Dateien an und belasten den Speicher erheblich.
  3. Doppelte Dateien
    Während einer File-Share-Migration werden Dokumente häufig mehrfach in verschiedene Ordner oder Bibliotheken kopiert. Diese Duplikate verbrauchen unnötig Speicherplatz, was die Verwaltung der Speicherkapazität erschwert.
  4. Große Mediendateien
    Hochauflösende Bilder, Videos oder Audiodateien können erhebliche Mengen an Speicherplatz beanspruchen. Wenn diese Dateien unkomprimiert oder ohne Archivierung gespeichert werden, schwindet der verfügbare Speicherplatz schnell.
  5. Fehlende Archivierung oder Auslagerung von Daten
    Viele Unternehmen speichern alles in SharePoint, ohne alternative Speicherlösungen in Betracht zu ziehen. Das Fehlen von Archivierungsstrategien oder die Auslagerung in externe Speicherdienste kann die Speicherauslastung enorm erhöhen. Zudem können hohe Datenmengen die Leistung von SharePoint beeinträchtigen und die Kosten in die Höhe treiben.

Was Sie tun können, wenn Ihr SharePoint-Speicher voll ist

Bei einer Überlastung Ihres SharePoint-Speichers ist schnelles Handeln gefragt, um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Folgende Schritte können helfen:

  1. Analyse der Speichernutzung
    Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Bibliotheken und Ordner den meisten Speicherplatz belegen. Die integrierten Speichermetriken von SharePoint helfen dabei, datenintensive Websites oder Verzeichnisse zu identifizieren. So können Sie gezielt Bereiche optimieren.
  2. Datenaufbewahrungsrichtlinien einführen
    Falls noch nicht vorhanden, sollten Datenaufbewahrungsrichtlinien eingeführt werden. Legen Sie fest, dass alte und nicht verwendete Dateien regelmäßig gelöscht oder archiviert werden. Beispielsweise könnten Dateien, auf die seit zwei Jahren nicht mehr zugegriffen wurde, in eine sekundäre Speicherlösung verschoben werden. So bleibt die SharePoint-Umgebung aufgeräumt, und unnötige Kosten für die Speicherung inaktiver Daten werden vermieden.
  3. Doppelte Dateien entfernen
    Nutzen Sie Tools oder Skripte, um Duplikate zu identifizieren und zu entfernen. Dadurch kann schnell und ohne Beeinträchtigung der Anwender:innen eine erhebliche Menge Speicherplatz freigegeben werden.
  4. Große Dateien auslagern
    Verschieben Sie große Dateien wie Videos oder Mediendateien auf externe Speicherplattformen oder nutzen Sie OneDrive für den persönlichen Speicher der Benutzer:innen. Das entlastet die SharePoint-Umgebung und verhindert künftige Speicherprobleme.

Praktische Schritte zur Freigabe von SharePoint-Speicherplatz

Nachdem die Ursachen einer Speicherüberlastung identifiziert wurden, können Sie folgende Maßnahmen zur Freigabe von Speicherplatz ergreifen:

  1. Löschen unnötiger Dateien
    Der schnellste Weg, Speicherplatz freizugeben, ist das Entfernen nicht mehr benötigter Dateien, Duplikate oder veralteter Daten. Überprüfen Sie Ihre SharePoint-Bibliotheken und identifizieren Sie Dateien, die sicher gelöscht werden können.
  2. Archivierung inaktiver Daten
    Daten, die nicht mehr aktiv genutzt, aber möglicherweise später benötigt werden, sollten Sie archivieren. Archivierungs-Tools wie ShArc können Ihnen dabei helfen, Dateien effizient auszulagern und gleichzeitig den Zugriff für sich und andere sicherzustellen.
  3. Komprimieren großer Dateien
    Für große Dateien wie Videos, Bilder oder Datenbanken empfiehlt sich die Komprimierung, um ihre Speichergröße zu reduzieren. Automatisierungstools können Ihnen diesen Prozess erleichtern, ohne die Dateiqualität zu beeinträchtigen.
  4. Externe Cloud-Speicher nutzen
    Verschieben Sie große Datenmengen in externe Cloud-Speicherlösungen. Microsoft ermöglicht beispielsweise die Integration von SharePoint mit OneDrive oder Azure Blob Storage, wodurch nahezu unbegrenzter Speicherplatz verfügbar wird.
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SharePoint-Speicherlimit erweitern

SharePoint-Speicherlimit erweitern

Das Verständnis des SharePoint-Speicherlimits ist entscheidend für Unternehmen, die Microsoft 365 für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement nutzen. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch der Bedarf an Datenspeicher. Daher ist es wichtig zu wissen, wie das SharePoint-Speicherlimit bei Bedarf erhöht werden kann.

Wie groß ist der SharePoint-Speicher?

SharePoint, eine Kernkomponente von Microsoft 365, wurde entwickelt, um die Verwaltung von Dokumenten und die Zusammenarbeit von Teams zu erleichtern. Wie bei jedem Speichersystem gibt es jedoch auch hier Grenzen. Die Kenntnis dieser Grenzen ist der erste Schritt zur effektiven Verwaltung des Speicherbedarfs Ihrer Organisation.

Basisspeicherzuweisung

Jeder Microsoft 365-Abonnementplan enthält eine Basismenge an Speicherplatz für SharePoint Online. Seit 2024 bietet der Standardplan Office 365 E3 beispielsweise 1 TB Speicherplatz pro Organisation und zusätzlich 10 GB pro lizenziertem Benutzer. Diese Zuteilung ist für die Bedürfnisse kleiner bis mittlerer Unternehmen ausgelegt, kann aber schnell unzureichend werden, wenn eine Organisation wächst.

Speicherverteilung

Der gesamte in SharePoint Online verfügbare Speicherplatz wird auf alle Sites in einer Organisation verteilt. Das bedeutet, dass der von der SharePoint Site – wie auch den darunterliegenden Sites – genutzte Speicherplatz auf das Gesamtspeicherlimit angerechnet wird. Es ist wichtig, die Nutzung aller Sites zu überwachen, um zu vermeiden, den Speicherplatz unerwartet aufzubrauchen.

Die Rolle des Papierkorbs bei SharePoint

Ein oft übersehener Aspekt des SharePoint-Speichers ist der Papierkorb, in dem gelöschte Elemente für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, bevor sie endgültig entfernt werden. Während der Papierkorb ein Sicherheitsnetz für versehentliche Löschungen bietet, verbraucht er aber zudem Speicherplatz. Elemente im Papierkorb werden auf das gesamte SharePoint-Speicherlimit angerechnet, bis sie endgültig gelöscht werden.

Gründe für die Erhöhung des SharePoint-Speicherlimits

Wenn sich ein Unternehmen weiterentwickelt, gibt es mehrere Gründe, warum das SharePoint-Speicherlimit gegebenenfalls erhöht werden muss. Unabhängig davon, ob es sich um organisatorisches Wachstum, Änderungen bei der Lizenzierung oder eine stärkere Betonung der digitalen Transformation handelt – das Verständnis dieser Gründe kann helfen, Speicherbedarf vorherzusehen und entsprechend zu planen.

Organisatorisches Wachstum und steigendes Datenaufkommen

Einer der häufigsten Gründe für den Bedarf an mehr SharePoint-Speicher ist das Wachstum einer Organisation. Wenn Unternehmen expandieren, generieren Sie natürlich mehr Daten. Neue Mitarbeiter, zusätzliche Projekte und erweiterte Abteilungen tragen alle zu dieser erhöhten Datengenerierung bei. Jedes neue Dokument, Bild oder Video, das in SharePoint hochgeladen wird, beansprucht Ihren verfügbaren Speicherplatz. Mit der Zeit kann diese Ansammlung von Daten dazu führen, dass mehr Speicherplatz benötigt wird.

Ausweitung der digitalen Arbeitsabläufe und der Zusammenarbeit

Im heutigen digitalen Zeitalter setzen Unternehmen zunehmend auf online- und cloudbasierte Arbeitsabläufe. Diese Umstellung beinhaltet häufig die Migration großer Datenmengen von lokalen Servern auf Cloud-Plattformen wie SharePoint. Mit der Ausweitung dieser digitalen Workflows wächst auch die Menge der in SharePoint gespeicherten Daten. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Teams an Videoprojekten, großen Designdateien oder umfangreichen Datenbanken zusammenarbeiten, die alle einen erheblichen Speicherplatzbedarf haben.

Änderungen bei der Lizenzierung und den Funktionen von Microsoft 365

Microsoft aktualisiert häufig seine Office 365- und Microsoft 365-Pläne und ändert dabei manchmal die Speicherzuweisungen oder fügt neue Funktionen hinzu. Das kann zusätzlichen Speicherplatz erfordern. Beispielsweise die Integration von Tools wie Power BI oder Microsoft Teams in SharePoint kann zu einem Anstieg des in SharePoint gespeicherten Datenvolumens führen. Wenn Unternehmen ein Upgrade auf einen höherwertigen Microsoft 365-Tarif vornehmen, erhalten diese möglicherweise Zugriff auf zusätzlichen Speicherplatz. Sie benötigen mehr Speicherplatz, um die erweiterten Funktionen zu unterstützen.

Modernisierung von Geschäftsprozessen

Die digitale Transformation beinhaltet oft die Modernisierung veralteter Geschäftsprozesse, was unter Umständen zu einem erhöhten Speicherbedarf füht. So können die Digitalisierung von Papierunterlagen, die Einführung anspruchsvoller Datenanalysen oder der verstärkte Einsatz von Multimedia in Präsentationen und Berichten zu einem höheren Speicherbedarf führen. Da Geschäftsprozesse immer komplexer und datengesteuerter werden, muss das SharePoint-Speicherlimit möglicherweise erhöht werden, um Schritt zu halten.

Kosten für zusätzlichen SharePoint-Speicher

SharePoint bietet zwar von Haus aus eine großzügige Menge an Speicherplatz, aber es kann der Zeitpunkt kommen, an dem mehr benötigt wird. Für die Budget- und Ressourcenplanung ist es wichtig, die Kosten für zusätzlichen SharePoint-Speicher zu kennen.

Basisspeicher und zusätzliche Käufe

Microsoft stellt mit jedem Office 365- oder Microsoft 365-Abonnement eine Grundmenge an Speicherplatz zur Verfügung. Wenn Organisationen diese Zuweisung überschreitet, können sie zusätzlichen Speicherplatz erwerben. Die Kosten für diesen zusätzlichen Speicherplatz variieren je nach Region und dem spezifischen Microsoft 365-Plan, den Unternehmen verwenden. Seit 2024 liegt der Preis für zusätzlichen SharePoint-Speicher in der Regel zwischen 0,20 und 0,25 US-Dollar pro Gigabyte pro Monat – wobei diese Preise je nach Marktbedingungen und Preispolitik von Microsoft schwanken können.

Strategien zur Kostenverwaltung

Bevor zusätzlicher Speicher gekauft wird, sollte geprüft werden, ob der vorhandene Speicher effektiv genutzt wird. Durch eine gründliche Überprüfung der SharePoint-Umgebung können Dateien und Daten identifiziert werden, die nicht mehr benötigt werden oder archiviert werden können. Wenn unnötige Daten bereinigt sind, ist möglicherweise der Bedarf an zusätzlichem Speicherplatz vorerst nicht mehr vorhanden.

Budgetierung für zukünftige Anforderungen

Wenn Unternehmen wachsen, ist es wichtig, den zukünftigen Speicherbedarf zu planen und zu budgetieren. Speichernutzung und -kosten sollten regelmäßig geprüft werden, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Ausgaben auftauchen. Speicherkosten werden dadurch effektiv verwaltet und Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs vermieden.

Alternative Speicherlösungen

In manchen Fällen kann es kostengünstiger sein, alternative Speicherlösungen zu prüfen, statt zusätzlichen SharePoint-Speicher zu kaufen. So könnten große Multimediadateien in OneDrive oder einem Cloud-Speicherdienst eines Drittanbieters gespeichert werden. Dadurch wird in SharePoint Speicherplatz für wichtige Geschäftsdokumente und -daten frei. Darüber hinaus können Archivierungstools wie ShArc bei der Verwaltung und Senkung der Speicherkosten helfen, indem sie selten genutzte Dateien auf kostengünstigere Speicheroptionen verschieben. Es ist wichtig, alle benötigten Funktionen der Tools von Drittanbietern zu vergleichen, damit das Tool den Anforderungen entspricht.

Wie der SharePoint-Speicherplatz erhöht werden kann

Wenn Unternehmen über das ursprüngliche SharePoint-Speicherlimit hinausgewachsen sind, gibt es mehrere Strategien, um das Speicherlimit zu erhöhen und sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb reibungslos weiterläuft.

Kauf von zusätzlichem SharePoint-Speicher

Die einfachste Methode zur Erhöhung des SharePoint-Speicherplatzes ist der Erwerb von zusätzlichem Speicherplatz von Microsoft. Das kann direkt über das Microsoft 365 Admin Center erfolgen.

Archivierung inaktiver Inhalte

Eine effektive Möglichkeit, Speicherplatz freizugeben, ohne zusätzlichen Speicher zu kaufen, ist die Archivierung alter oder inaktiver Inhalte. Mit SharePoint können Dateien, die nicht mehr aktiv genutzt werden, in eine Archivbibliothek verschoben werden. Das Archiv kann innerhalb von SharePoint auf einem weniger zugänglichen, kostengünstigeren Speicherplatz gespeichert oder auf eine externe Speicherlösung verschoben werden. Die Archivierung von Inhalten gibt nicht nur Speicherplatz frei, sondern trägt auch zur Verbesserung der Leistung der SharePoint-Umgebung bei – die Datenmenge, die indiziert und durchsucht werden muss, wird nämlich verringert.

Löschen von unnötigen Dateien

Eine weitere kosteneffiziente Strategie zur Verwaltung des SharePoint-Speichers ist das Löschen unnötiger Dateien. Im Laufe der Zeit können SharePoint-Umgebungen leicht mit veralteten Dokumenten, doppelten Dateien und unnötigen Daten vollgestopft werden. Die Implementierung einer routinemäßigen Bereinigungsrichtlinie kann dazu beitragen, die Speichernutzung in Schach zu halten.

Verwendung von SharePoint-Archivierungstools – wie ShArc

Für Unternehmen mit komplexen Speicheranforderungen können SharePoint-Archivierungstools wie ShArc von unschätzbarem Wert sein. ShArc hilft dabei, den Prozess der Identifizierung, Archivierung und Verwaltung alter oder selten genutzter Inhalte zu automatisieren und stellt sicher, dass die SharePoint-Umgebung schlank und effizient bleibt. ShArc ist besonders nützlich für große Organisationen, die große Datenmengen verwalten und einen ausgefeilteren Ansatz für die Speicherverwaltung benötigen.

Optimierung der Speichereinstellungen

Sie können nicht nur mehr Speicherplatz kaufen oder alte Dateien archivieren, sondern auch Ihre SharePoint-Speichereinstellungen optimieren, um den vorhandenen Speicherplatz optimal zu nutzen. Sie können zum Beispiel die Versionierungseinstellungen anpassen, um die Anzahl der gespeicherten Dokumentversionen zu begrenzen. Standardmäßig speichert SharePoint möglicherweise mehrere Versionen desselben Dokuments, wodurch schnell Speicherplatz verbraucht werden kann. Die Begrenzung der Anzahl gespeicherter Versionen oder die Festlegung eines kürzeren Aufbewahrungszeitraums kann helfen, Speicherplatz freizugeben.

Regelmäßige Überprüfung der Speichernutzung

Schließlich ist es wichtig, die Nutzung Ihres SharePoint-Speichers regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sich innerhalb Ihrer Grenzen bewegen. Das Microsoft 365 Admin Center bietet detaillierte Berichte über die Speichernutzung in Ihrer Organisation. Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Berichte können Sie Trends erkennen, künftige Anforderungen vorhersehen und fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob Sie zusätzlichen Speicherplatz erwerben oder andere Strategien zur Speicherverwaltung implementieren sollten.

Über die Layer 2 GmbH

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Anjuli Juliana Weber
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Für die oben stehende Story ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.

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Layer2 leading solutions ist im September auf der M365 Summit in Mainz vertreten

Layer2 leading solutions ist im September auf der M365 Summit in Mainz vertreten

Die M365 Summit Mainz 2024 ist um eine weitere innovative Komponente bereichert: ShArc von Layer2 leading solutions. Als führender Anbieter von Lösungen für Microsoft 365 nimmt das Hamburger Unternehmen an der Live-Veranstaltung teil und präsentiert ShArc. Am Stand Nr. 2 in der Mainzer Rheingoldhalle dreht sich alles um das brandneue Tool – ShArc ermöglicht Unternehmen erhebliche Einsparungen beim SharePoint Online Speicherplatz und damit verbundene Kosten.

Die M365 Summit Mainz 2024, die nach vier erfolgreichen Jahren als größte deutschsprachige M365 Online-Konferenz nun erstmals persönlich in Mainz stattfindet, bietet die einzigartige Gelegenheit, die Community direkt zu treffen und von interaktiven Erfahrungen zu profitieren.

Im Foyer der Rheingoldhallen präsentiert Layer2 leading solutions sein neuestes Produkt. Mit ShArc können Unternehmen ihren SharePoint Online Speicherplatz effizienter nutzen, indem sie Daten nach Azure Blob Storage verschieben. Denn Azure bietet einen preiswerteren Speicher. Das Besondere daran: Nutzer:innen merken keinen Unterschied wenn sie auf Daten zugreifen. Die Daten können ganz einfach per Klick in SharePoint oder Teams geöffnet werden. ShArc soll die Effizienz der SharePoint Speicherplatznutzung erhöhen und Kosten für zusätzlichen Speicherplatz minimieren – ohne, dass die Nutzererfahrung eingeschränkt wird.

Besucher:innen der Messe haben die Möglichkeit, das Tool aus erster Hand kennenzulernen. Von den Layer2 Experten können sie Einblicke in die Funktionsweise und Vorteile ShArcs erhalten.

"Wir freuen uns sehr, auf der M365 Summit Mainz 2024 vertreten zu sein und unser neuestes Produkt vorstellen zu können", sagt Marco Dalic, Product Owner bei Layer2 leading solutions. "Unser Tool zur Speicherplatzoptimierung für SharePoint Online bietet Unternehmen eine effektive Lösung, um ihre Kosten zu senken und gleichzeitig die Leistung ihrer Microsoft 365 Umgebung zu maximieren. Wir sind gespannt darauf, mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der M365 Summit in den Austausch zu treten und ihnen zu zeigen, wie sie von unserer innovativen Technologie profitieren können."

Die M365 Summit Mainz 2024 verspricht ein unvergessliches Erlebnis für alle Teilnehmer:innen, mit einer Vielzahl von interaktiven Aktivitäten, Workshops mit Expert:innen, Interviews mit Speaker:innen und vielem mehr. Die Veranstaltung bietet die ideale Plattform, um sich über die neuesten Trends und Entwicklungen im Microsoft 365 Universum zu informieren und wertvolle Einblicke in die Branche zu erhalten.

Aktuell sind noch Tickets für die M365 Summit Mainz 2024 erhältlich, wo man die Zukunft von Microsoft live erleben kann: tickets.m365-summits.de

Weiter Informationen zu ShArc finden Sie hier: layer2solutions.com/sharc

Über die Layer 2 GmbH

Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit. 

Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.

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Revolutionäres Tool hilft dabei, den SharePoint-Speicher zu erweitern und Kosten zu senken

Revolutionäres Tool hilft dabei, den SharePoint-Speicher zu erweitern und Kosten zu senken

In einer zunehmend digitalen Welt ist die effiziente Verwaltung von Daten für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Um die Kosten für deren Speicherung in SharePoint Online zu senken und gleichzeitig nahtlosen Zugriff für Benutzer zu gewährleisten, präsentiert Layer2 leading solutions demnächst eine revolutionäre Lösung. Bereits jetzt können Termine für eine kostenlose Live-Demo mit den Experten der Layer 2 GmbH gemacht werden, um über Anforderungen zu sprechen und einen ersten Einblick in das neue Tool zu erhalten. 

Arbeiten in SharePoint – speichern in Azure

Die Idee zu der neuen Lösung kam dem Team von Layer2 leading solutions basierend auf verschiedenen Kundenanfragen. Dabei ging es um die Problematik eines steigenden Bedarfs an SharePoint Online Speichekapazität und damit verbundenen extrem hohen Kosten. Diese sollen gesenkt werden, indem die Daten in Azure Blob Storage gespeichert werden. Die Idee ist erst mal nicht neu, sorgte jedoch bislang für Unmut bei Admins sowie Nutzerinnen und Nutzern. Denn um die verschobenen Daten wiederherzustellen und auf sie zugreifen zu können, muss ein Admin sie freigeben – das heißt, SharePoint Nutzerinnen und Nutzer müssen oftmals warten bis der Zugriff für sie möglich ist. Das kostet Zeit und Nerven.

Zweck des neuen Tools ist es, dieses Problem zu lösen. Daten können direkt in SharePoint Online oder Teams mit einem Klick aus dem Azure Blob Storage geladen und einfach bearbeitet werden. Anschließend werden die bearbeiteten Daten automatisch zurück in den Azure Speicher verschoben – abhängig davon, wie der Admin zuvor die Regelungen der Speicherung über das Tool eingestellt hat. Das schont den SharePoint Speicher enorm und kann Unternehmen tausende Euro sparen – zusätzlich entlastet es die Admins und bietet ihnen Zeit, sich um wichtige Aufgaben zu kümmern. 

Vorteile der neuen Lösung

  • Reduzierte Speicherkosten: Unternehmen profitieren von niedrigen Preisen für Speicherplatz in Azure Blob Storage und minimieren gleichzeitig ihre SharePoint-Kosten.
  • Erweiterte Speicherkapazitäten: Die Skalierbarkeit der Speicherkapazitäten wird sichergestellt.
  • Nahtlose Integration und Benutzererfahrung: Die neue Lösung kann nahtlos und in Minuten integriert werden. Der Zugriff auf Daten in SharePoint Online und Teams bleibt wie gewohnt.
  • Erhöhte Sicherheit: Alle Daten bleiben in den üblichen Microsoft-Systemen und durch die Verwendung von APIs, wie etwa Graph, wird für höchstmögliche Sicherheit gesorgt. 
  • Höhere Produktivität: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, ohne sich Gedanken über begrenzte Speicherkapazitäten oder den Datenzugriff machen zu müssen.
  • Automatisierter Datentransfer: Über Standardprozesse kann jederzeit und überall auf Daten zugegriffen werden – ganz ohne manuelle Aufgaben.

Mit dem neuen Tool von Layer2 leading solutions können Unternehmen bis zu 176.392 € an SharePoint-Speicherkosten im Jahr sparen. Die Berechnung basiert auf einem Speicherbedarf von 100 TB im Monat. Auch bei geringerem Speicherbedarf ist es möglich, die Kosten enorm zu senken, indem Daten intelligent und kostengünstig in Azure Blob Storage gespeichert werden.

Hauptfunktionen des Tools

Automatisches Archivieren: Archivierungsregeln für Daten können unter anderem basierend auf Größe, Dateiformat oder letztem Zugriff festgestelgt werden.

Einfache Konfiguration: Archivierungsregeln werden in Minuten eingerichtet und konfiguriert. Das Set-Up ist ebenfalls in wenigen Sekunden erledigt. 

Intuitives Dashboard: Speicherlimits werden angezeigt, damit die erforderlichen Speicherkapazitäten bereitgestellt werden können.

Intelligente Reports: Mit einem Klick können Berichte erstellt und damit alle relevanten Daten bereitgestellt werden.

Direkter Benutzerzugriff: Archivierte Daten werden über die vertraute SharePoint-Benutzeroberfläche oder Teams abgerufen. Somit ändert sich an Arbeitsabläufen nichts. 

Kostenlose Live-Demo

In der kostenlosen Demo wird die neue Lösung vorgestellt und die potenzielle Einsparung von SharePoint Kosten und Speicher genauer analysiert. Lernen Sie, wie Sie in Azure Blob Storage Ihre Daten speichern und wie gewohnt in SharePoint Online und Teams arbeiten können. Buchen Sie einfach hier Ihre kostenlose Live-Demo.

Über die Layer 2 GmbH

Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf. 

Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit. 

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Bester Support für Datenintegration und -synchronisation mit dem Layer2 Cloud Connector

Bester Support für Datenintegration und -synchronisation mit dem Layer2 Cloud Connector

Der neue Layer2 Cloud Connector Support wird einfach direkt online auf layer2solutions.com/support gebucht – ganz gleich, ob es um Installationshilfe, Unterstützung bei der Migration des Tools auf einen anderen Server, Third-Level-Support oder ähnliches geht. 

Die Notwendigkeit einer nahtlosen Datenintegration und -synchronisation über verschiedene On-Premises- und Cloud-Plattformen hinweg war nie zuvor so wichtig wie heute. Mehr als 3200 Unternehmen setzen den Layer2 Cloud Connector ein, um über 150 verschiedene Systeme zu verbinden. Sie sparen sich mit der Software viel Zeit und Kosten für manuelle Tätigkeiten.   

Das neue Support-Angebot bietet als Ergänzung zum Layer2 Cloud Connector weit mehr als simplen E-Mail-Support. Zwei verschiede Pakete stehen Kunden zur Verfügung und sind an die individuellen Bedürfnisse anpassbar. 

Premium-Support-Paket für ein Jahr

Für bestehende und neue Layer2 Cloud Connector Standard- und Enterprise-Lizenzen gibt es die Möglichkeit, online auf layer2solutions.com/support ein Premium-Support-Paket für ein komplettes Jahr zu erwerben.

Das Paket bietet eine Reihe von Vorteilen, um noch effizienter mit der Software zu arbeiten. Der einjährige Premium-Support beinhaltet unter anderem Hilfe bei Setup, Migration oder Upgrades. Inbegriffen sind zudem die Implementierung von E-Mail Benachrichtigungen, Unterstützung durch die firmeneigenen Entwickler sowie zwei Stunden Support on-demand. Ein weiterer Vorteil ist der direkte Austausch mit dem Product Owner rund um die Software.  

Premium-Support on-demand

Für eine maßgeschneiderte Unterstützung ist der neue Premium-Support on-demand im Angebot. Er ist besonders für die temporäre Hilfe gedacht oder wenn einmalig Unterstützung gewünscht ist. Dieses Angebot ist ebenfalls auf layer2solutions.com/support buchbar. Das Angebot gilt für die Layer2 Cloud Connector Lizenzen Personal, Standard und Enterprise. 

Mit dem Premium-Support on-demand ist Unterstützung stundenweise buchbar und kann für verschiedene Tätigkeiten eingesetzt werden. Je nachdem was die Kunden benötigen. Die Anzahl der Stunden ist flexibel. Deshalb ist dieser Service ideal für die Unterstützung bei zuvor bestimmten Aufgaben. Mögliche Aufgaben sind etwa die Ersteinrichtung, Upgrades, Migrationen oder aber die Implementierung von E-Mail-Benachrichtigungen.

Großartiger Support für Datenmanagement-Software 

Layer2 leading solutions freut sich über das durchweg positive Feedback zu dem bestehenden Support. Damit Unternehmen in Zukunft ein noch besseres Erlebnis mit dem Layer2 Cloud Connector haben, wurde im Sommer 2023 entschieden, diesen zu erweitern.

Ziel der Einführung des erweitern Supports ist die Steigerung der Effizienz und Produktivität der Kunden. Durch die maßgeschneiderte Unterstützung werden individuellen Anforderungen erfüllt. Außerdem soll unter anderem die Abstimmungen mit dem Product Owner die Entwicklung und stetige Verbesserung der Integrations- und Synchrinisationssoftware voran treiben. 

Über die Layer 2 GmbH

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