Glücklicherweise lässt sich dies heute mit minimalem Aufwand erreichen. Arbeitsabläufe zwischen Softwareprogrammen können jetzt vollständig automatisiert werden, sodass relevante Dokumente nahtlos ausgetauscht werden können. Eine wichtige Voraussetzung dafür sind Datenschnittstellen. Doch wie funktioniert dieser Datenaustausch eigentlich? Und wie sieht dieser Prozess in der Praxis aus?

DATEVs Antwort auf manuelle Prozesse

Den bekanntesten Ansatz für den Datenaustausch bietet das bekannte deutsche Software- und Dienstleistungsunternehmen DATEV, das sich auf digitale Unternehmenslösungen in den Bereichen Finanzen, Recht und Steuern spezialisiert hat. Die Produktpalette umfasst Buchhaltungssoftware, Lohnabrechnungssysteme und Steuerverwaltungstools. Um ihre Software mit anderen Programmen zu verbinden, bieten sie sogenannte „Schnittstellen“ an.

Diese Schnittstellen dienen als technische Verbindungen, die einen nahtlosen und automatisierten Datenaustausch zwischen der DATEV-Software und anderen Systemen wie ERP-, Warenwirtschafts- oder Dokumentenmanagementsystemen ermöglichen. Das sichert die Vollständigkeit und Aktualität der Daten und minimiert den manuellen Eingriff. Die Schnittstellen fungieren als „digitaler Übersetzer“, der die Daten sicher in einem exakten, DATEV-kompatiblen Format überträgt und so das Risiko von Übertragungsfehlern reduziert.

So kann Software die Arbeitsabläufe im Unternehmen verbessern

Softwarelösungen, die mit der DATEV-Schnittstelle verbunden werden können, bieten einen klaren Vorteil, indem sie Finanzdaten automatisch in kompatiblen Formaten übermitteln und so manuelle Eingriffe überflüssig machen. Diese „digitale Übersetzerfunktion“ spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Übertragungsfehlern, was im Rechnungswesen von entscheidender Bedeutung ist, da Fehler gravierende finanzielle Folgen haben können. So sorgt die Schnittstelle für Effizienz und Genauigkeit in den Buchhaltungsprozessen.

Klippa SpendControl stellt Unternehmen eine solche Lösung bereit, indem es ihre Finanzprozesse automatisiert und rationalisiert. Es vereinfacht das Ausgabenmanagement, optimiert die Effizienz der Arbeitsabläufe und reduziert manuelle Aufgaben, sodass Unternehmen Zeit sparen und die Genauigkeit ihrer Finanzprozesse verbessern können.

Automatisierung ist der Schlüssel zur vollständigen Einhaltung des Datenschutzes

Mit der Umstellung von manuellen auf digitale Datenprozesse stehen Unternehmen zunehmend unter Druck, den Datenschutz zu gewährleisten und gleichzeitig strengere Compliance- und Sicherheitsstandards einzuhalten. Dazu gehört auch die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Vorschriften. Gleichzeitig wird die Transparenz von Finanzvorgängen immer wichtiger für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern.

Klippa stellt mit ihrer Software ein System bereit, das eine revisionssichere Aufbewahrung von Belegen einschließlich aller relevanten Metadaten nach GoBD-Standards sicherstellt, manuelle Fehler reduziert und die Rechtssicherheit gewährleistet. Steuerberater können dank der automatisierten Finanzdatensynchronisation jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen, was die durch menschliche Übertragungen verursachten Fehler reduziert.