Die E-Rechnung kommt: Neue gesetzliche Anforderungen ab Januar 2025 – Chancen und Herausforderungen für deutsche Unternehmen
Verpflichtende Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil
Die neuen Vorschriften bringen nicht nur Pflichten, sondern bieten digital aufgestellten Unternehmen auch klare Vorteile. Unternehmen, die bereits auf digitale Finanzprozesse umgestellt haben, profitieren durch automatisierte Rechnungsverarbeitung, kürzere Bearbeitungszeiten und eine fehlerfreie Datenverarbeitung.
Insbesondere die Nutzung von KI und Automatisierungstools bietet hier erhebliche Effizienzgewinne. Zudem wird durch die E-Rechnung die Rückverfolgbarkeit der Transaktionen verbessert, was den Unternehmen hilft, den gesetzlichen Anforderungen an Transparenz und Datenintegrität gerecht zu werden.
Erweiterte Compliance-Vorgaben ab 2027
Mit dem Wachstum der E-Rechnungspflicht sind weitere Regelungen in Sicht: Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 EUR sämtliche Rechnungen in elektronischer Form versenden.
Ab 2028 wird diese Pflicht schließlich auf alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – ausgeweitet. Diese schrittweise Einführung erfordert von Unternehmen, dass sie sich frühzeitig auf digitale Standards einstellen und ihre Prozesse anpassen.
Expertenrat: Erfolgreiche Umstellung auf die E-Rechnung
„Unternehmen, die frühzeitig in eine flexible Lösung für den Empfang und Versand von E-Rechnungen investieren, sind klar im Vorteil,“ sagt Yeelen Knegtering, CEO bei Klippa. „Unsere Software wurde speziell entwickelt, um die Einhaltung gesetzlicher Standards zu gewährleisten und die digitale Transformation für Unternehmen jeder Größe reibungslos zu gestalten.“
Mehr als nur Pflicht: Die wirtschaftlichen Vorteile der Umstellung
Für Unternehmen bedeutet die Umstellung auf digitale Finanzprozesse nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Auflagen, sondern auch eine wertvolle Chance zur Optimierung. Durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse können Unternehmen manuelle Fehler minimieren, Ressourcen effizienter nutzen und Kosten nachhaltig senken.
Mit digitalen Prozessen lassen sich Compliance-Vorgaben zudem leichter umsetzen und Prüfanforderungen mühelos erfüllen – ein entscheidender Vorteil im Rahmen der immer strikteren Regularien zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Umstellung für traditionelle Unternehmen: Herausforderungen und Lösungen
Unternehmen, die noch manuelle Finanzprozesse verwenden, stehen vor der Herausforderung, ihre Systeme auf digitale Anforderungen umzustellen. Die Einführung einer digitalen Infrastruktur und die Schulung der Mitarbeiter erfordern zunächst Investitionen.
Doch mit diesen Maßnahmen legen Unternehmen den Grundstein für langfristige Effizienz und Compliance. Mit einer frühzeitigen Anpassung können auch sie von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren und sich wettbewerbsfähig aufstellen.
Neue Regularien als Anstoß für Zukunftssicherung und Wachstum
Die Einführung der E-Rechnung bringt für deutsche Unternehmen nicht nur gesetzliche Verpflichtungen, sondern eröffnet zugleich einen Weg zu optimierten, kosteneffizienten Arbeitsabläufen. Die aktuellen und bevorstehenden Vorschriften fordern Unternehmen zwar heraus, bieten ihnen aber die Gelegenheit, sich an zukunftsfähigen Standards zu orientieren und dadurch ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.
Wer frühzeitig handelt und auf digitale Prozesse setzt, ist optimal aufgestellt, um im dynamischen und zunehmend digitalisierten Markt erfolgreich zu bestehen.
Klippa wurde 2015 von sechs IT-Spezialisten in Groningen, den Niederlanden, gegründet. Die Mission des Groninger Scale-Up ist die Digitalisierung und Automatisierung von umständlichen Dokumenten-Flows unter Einsatz moderner Technologien, wie Machine Learning und OCR. Im Jahr 2019 eröffnete Klippa sein zweites Büro in Amsterdam, und betreut heute mehr als tausend Kunden weltweit. Klippa spezialisiert sich auf Applikationen und Softwarelösungen zur Verbesserung von administrativen Prozessen, zum Scannen von Belegen und Rechnungen, zur digitalen Verwaltung von Rechnungen, Identitäts Validierung und Datenextraktion Lösungen.
Klippa App B.V.
Laan Corpus Den Hoorn 1
NL9728 JM Groningen
Telefon: +31 (50) 2111631
https://www.klippa.com/de/startseite/
Content Marketer (DACH)
E-Mail: wiebke@klippa.com
Effiziente Finanzprozesse in einer digitalen Welt: Wie Unternehmen Zeit sparen und Fehler vermeiden können
Glücklicherweise lässt sich dies heute mit minimalem Aufwand erreichen. Arbeitsabläufe zwischen Softwareprogrammen können jetzt vollständig automatisiert werden, sodass relevante Dokumente nahtlos ausgetauscht werden können. Eine wichtige Voraussetzung dafür sind Datenschnittstellen. Doch wie funktioniert dieser Datenaustausch eigentlich? Und wie sieht dieser Prozess in der Praxis aus?
DATEVs Antwort auf manuelle Prozesse
Den bekanntesten Ansatz für den Datenaustausch bietet das bekannte deutsche Software- und Dienstleistungsunternehmen DATEV, das sich auf digitale Unternehmenslösungen in den Bereichen Finanzen, Recht und Steuern spezialisiert hat. Die Produktpalette umfasst Buchhaltungssoftware, Lohnabrechnungssysteme und Steuerverwaltungstools. Um ihre Software mit anderen Programmen zu verbinden, bieten sie sogenannte „Schnittstellen“ an.
Diese Schnittstellen dienen als technische Verbindungen, die einen nahtlosen und automatisierten Datenaustausch zwischen der DATEV-Software und anderen Systemen wie ERP-, Warenwirtschafts- oder Dokumentenmanagementsystemen ermöglichen. Das sichert die Vollständigkeit und Aktualität der Daten und minimiert den manuellen Eingriff. Die Schnittstellen fungieren als „digitaler Übersetzer“, der die Daten sicher in einem exakten, DATEV-kompatiblen Format überträgt und so das Risiko von Übertragungsfehlern reduziert.
So kann Software die Arbeitsabläufe in Unternehmen verbessern
Softwarelösungen, die mit der DATEV-Schnittstelle verbunden werden können, bieten einen klaren Vorteil, indem sie Finanzdaten automatisch in kompatiblen Formaten übermitteln und so manuelle Eingriffe überflüssig machen. Diese „digitale Übersetzerfunktion“ spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Übertragungsfehlern, was im Rechnungswesen von entscheidender Bedeutung ist, da Fehler gravierende finanzielle Folgen haben können. So sorgt die Schnittstelle für Effizienz und Genauigkeit in den Buchhaltungsprozessen.
Klippa SpendControl stellt Unternehmen eine solche Lösung bereit, indem es ihre Finanzprozesse automatisiert und rationalisiert. Es vereinfacht das Ausgabenmanagement, optimiert die Effizienz der Arbeitsabläufe und reduziert manuelle Aufgaben, sodass Unternehmen Zeit sparen und die Genauigkeit ihrer Finanzprozesse verbessern können.
Automatisierung ist der Schlüssel zur vollständigen Einhaltung des Datenschutzes
Mit der Umstellung von manuellen auf digitale Datenprozesse stehen Unternehmen zunehmend unter Druck, den Datenschutz zu gewährleisten und gleichzeitig strengere Compliance- und Sicherheitsstandards einzuhalten. Dazu gehört auch die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Vorschriften. Gleichzeitig wird die Transparenz von Finanzvorgängen immer wichtiger für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
Klippa stellt mit ihrer Software ein System bereit, das eine revisionssichere Aufbewahrung von Belegen einschließlich aller relevanten Metadaten nach GoBD-Standards sicherstellt, manuelle Fehler reduziert und die Rechtssicherheit gewährleistet. Steuerberater können dank der automatisierten Finanzdatensynchronisation jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen, was die durch menschliche Übertragungen verursachten Fehler reduziert.
Klippa ist ein niederländisches Softwareunternehmen, das sich auf die Automatisierung von Verwaltungsprozessen mithilfe von KI und optischer Zeichenerkennung (OCR) spezialisiert hat. Ihre Lösung lässt sich in bestehende IT-Systeme integrieren und konvertiert Daten in Formate wie CSV oder XML. Eine API ermöglicht den automatisierten, fehlerfreien Datentransfer zu Steuersoftware wie DATEV, während die vollständige Automatisierung die Buchhaltung durch die Zuordnung von Konten und Steuercodes vereinfacht. Ein regelmäßiger Datenabgleich stellt sicher, dass die Steuerberater über aktuelle Finanzdaten verfügen und verbessert die Transparenz und Zusammenarbeit.
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Die Steuerzeitfalle: Deutsche Finanzexperten bezeichnen Steuern als größten Nachteil
Die Komplexität des deutschen Steuersystems, mit seinen umfangreichen Vorschriften und Anforderungen, scheint der wesentliche Faktor zu sein, der diese Ergebnisse beeinflusst. Im Vergleich dazu betrachten Finanzexperten in den Niederlanden und im Vereinigten Königreich die Finanzberichterstattung und -analyse als ihre zeitaufwändigsten Aufgaben, mit 28,7% bzw. 34,5%.
Unzufriedenstellende Automatisierungsgrade
In Bezug auf die Zufriedenheit mit der Automatisierung schneidet Deutschland am niedrigsten unter den befragten Regionen ab. Bemerkenswerte 71,3% der deutschen Finanzexperten äußerten Unzufriedenheit mit ihrem aktuellen Automatisierungsgrad. Dieses Gefühl ist deutlich höher als in den Niederlanden (61,7%) und insbesondere im Vereinigten Königreich (56,5%). Die Daten deuten darauf hin, dass deutsche Finanzabteilungen höhere Anforderungen an ihre Automatisierungssysteme stellen und gleichzeitig den täglichen Kampf mit Papierkram und ineffizienten Prozessen widerspiegeln.
Trotz dieser Herausforderungen führt Deutschland in einem wichtigen Bereich: pünktliche Rechnungszahlungen. Beeindruckende 80,1% der deutschen Finanzabteilungen berichten, dass sie mehr als 75% ihrer Rechnungen pünktlich bezahlen, und übertreffen damit sowohl das Vereinigte Königreich (63,5%) als auch die Niederlande (72,8%).
Über die Studie
Der Bericht zum aktuellen Stand der Automatisierung im Finanzwesen in 2024 ist das Ergebnis einer umfassenden Umfrage unter 246 Finanzfachleuten, die im Vereinigten Königreich (34,6 %), in den Niederlanden (32,9 %) und in Deutschland (32,5 %) tätig sind. Finanzmanager (16,3 %), CFOs (9,8 %), Finanzkontroller und Analysten (jeweils 4,5 %) sind die am häufigsten von den in der Forschung vorgestellten Befragten besetzten Rollen.
Klippa ist ein niederländisches Softwareunternehmen, das sich auf die Digitalisierung und Automatisierung administrativer Prozesse mit Hilfe modernster Technologien wie maschinellem Lernen und optischer Zeichenerkennung spezialisiert hat. Klippa wurde 2015 gegründet und hat sich zum Ziel gesetzt, die Effizienz von Organisationen zu verbessern, indem manuelle Aufgaben reduziert, Fehler und Betrug verhindert und der Fokus auf die Kernaktivitäten gelenkt wird. Das Unternehmen betreut über tausend Kunden weltweit und hat Niederlassungen in Amsterdam, Groningen, Hamburg und Brașov.
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Softwareunternehmen Klippa eröffnet neues Büro in Hamburg
Die Idee ein neues Büro in Hamburg zu eröffnen entstand erstmals 2020. Nach vielen Überlegungen wurde dann im Frühjahr 2022 ein konkreter Plan für die Eröffnung entwickelt. Anfang Januar 2023 war es dann so weit und das Büro wurde in Hamburg eingerichtet.
Nach kurzer Suche hat sich Klippa für den Co-Working-Space WeWork entschieden, um dem neu entstandenen Team in Hamburg einen passenden Arbeitsplatz zu bieten. Ein entscheidender Grund für diese Entscheidung war die Möglichkeit zu wachsen. Das Softwareunternehmen hat das Ziel, noch in diesem Jahr das Team so zu vergrößern, dass es mindestens ein Mal in ein größeres Büro (innerhalb WeWork) ziehen muss.
Schon jetzt ist Klippa in der DACH Region stark vertreten. Doch die stark voranschreitende Entwicklung des deutschsprachigen Raums in Bezug auf Software war eine große Motivation, um in Deutschland ein Standbein zu eröffnen und den Markt weiter zu pushen.
„Wir haben viele glückliche Kunden in der DACH Region, wie zum Beispiel Nivea und Krombacher, weshalb der Markt für uns sehr attraktive und ein Fokus geworden ist“, sagt Thorben Sillje, Account Executive bei Klippa. „Zurzeit suchen wir deswegen auch viele neue deutschsprachige Kollegen. Qualifizierte Fachkräfte im Hamburger Raum, die unser Team unterstützen möchten!“
Klippa wurde 2015 von sechs IT-Spezialisten in Groningen, den Niederlanden, gegründet. Die Mission des Groninger Scale-Up ist die Digitalisierung und Automatisierung von umständlichen Dokumenten-Flows unter Einsatz moderner Technologien, wie Machine Learning und OCR. Im Jahr 2019 eröffnete Klippa sein zweites Büro in Amsterdam, und betreut heute mehr als tausend Kunden weltweit. Klippa spezialisiert sich auf Applikationen und Softwarelösungen zur Verbesserung von administrativen Prozessen, zum Scannen von Belegen und Rechnungen, zur digitalen Verwaltung von Rechnungen, Identitäts Validierung und Datenextraktion Lösungen.
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Softwareunternehmen Klippa unter den Top 10 Deloitte Technology Fast 50
„Durch COVID hat die Digitalisierung definitiv an Tempo gewonnen“, sagt Yeelen Knegtering, CEO von Klippa. „Wir digitalisieren und automatisieren dokumentenbezogene Prozesse in Unternehmen. Da außerdem immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten und Unternehmen über ihren ökologischen Fußabdruck nachdenken, stellen wir eine steigende Nachfrage auf dem Markt fest. Wir sind stolz darauf, dass wir diese Nachfrage abdecken können und viele neue Kunden begrüßen dürfen“.
Technology Fast 50
Das Event Deloitte Technology Fast 50 wurde dieses Jahr zum 22. Mal organisiert. Der Gewinner Bitvavo erzielte ein Umsatzwachstum von 23.565 Prozent und darf sich seit einem Jahr als das am schnellsten wachsende Tech-Unternehmen der Niederlande bezeichnen.
Den zweiten Platz belegte die All-in-One-Arbeits-App Maqqie (19.311 Prozent Wachstum), während der dritte Platz in diesem Jahr an das Softwareunternehmen Lets Get Digital ging (6.909 Prozent Wachstum).
Klippa wurde 2015 von sechs IT-Spezialisten in Groningen, den Niederlanden, gegründet. Die Mission des Groninger Scale-Up ist die Digitalisierung und Automatisierung von umständlichen Dokumenten-Flows unter Einsatz moderner Technologien, wie Machine Learning und OCR. Im Jahr 2019 eröffnete Klippa sein zweites Büro in Amsterdam, und betreut heute mehr als tausend Kunden weltweit. Klippa spezialisiert sich auf Applikationen und Softwarelösungen zur Verbesserung von administrativen Prozessen, zum Scannen von Belegen und Rechnungen, zur digitalen Verwaltung von Rechnungen, Identitäts Validierung und Datenextraktion Lösungen.
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