In diesem Artikel möchten wir Ihnen eine solche Checkliste mit Intranet Beispielen zur Verfügung stellen. Nutzen Sie diese bei der Implementierung Ihres neuen Intranets oder auch für die Restrukturierung Ihres alten Intranets.

Employee Engagement

Unternehmen mit einem gut aufgesetzten, eingeführten und stets aktuellen Intranet haben zumeist einen kaum bezifferbaren Wettbewerbsvorteil – eine gut funktionierende interne Kommunikation und häufig auch eine hohe Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber. „Employee Engagement“ ist der neue Terminus, welcher besagt, dass engagierte Mitarbeiter eine positive Einstellung gegenüber ihrer Organisation und deren Werten haben und im Sinne dieser dazu beitragen, das Unternehmen und seine Interessen zu fördern und voranzutreiben.

Im Folgenden möchten wir Ihnen Tipps geben, wie Sie Ihr Intranet zum Kernmedium für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen machen. Dabei nehmen wir auch Bezug auf verbreitete Problemstellungen und darauf, wie ein gut gemachtes Intranet zur Behebung des Problems beiträgt.

Teilen und konservieren Sie Ihr Unternehmenswissen, erreichen Sie ALLE Mitarbeiter.

Problematik:
Mitarbeiter von Unternehmen aller Branchen klagen, dass sie in einer Flut von Informationen ertrinken und gar nicht wissen, welche davon für sie wirklich wichtig sind und dass sie wiederum die für sie nötigen Informationen oft nicht finden.

Möglicher Lösungsansatz:
Gestalten Sie ihre Informationsströme im Intranet zielgerichtet. Schaffen Sie spezielle Unterseiten für unterschiedliche Empfängergruppen und füllen Sie diese ausschließlich mit Informationen, die für die jeweilige Gruppe von Interesse ist. (z.B. wenn Sie mehrere Standorte haben, können Sie eine Seite mit lokalen Neuigkeiten für jeden Standort gesondert anbieten: „Standort Berlin“, „Standort Hamburg“….)

Ein gut aufgesetztes Intranet hilft, Ihre interne Kommunikation zu strukturieren und zielgerichtet zu steuern.

News

Problematik:
Natürlich gibt es durchaus auch Informationen, die für alle Mitarbeiter von Interesse sind. Oftmals gehen genau diese aber in der allgemeinen Informationsflut unter.

Möglicher Lösungsansatz:
Bieten Sie eine Seite für Unternehmens-News an, auf der sie alle gesamtrelevanten Informationen kurz und knackig zur Verfügung stellen.
In einem gut strukturierten Intranet ist diese Seite entweder das Dashboard selbst, oder aber es gibt auf eben diesem einen Link zur Haupt-Informationsseite, die für ALLE Mitarbeiter von Bedeutung ist.

Lernzentrum

Problematik:
Durch den Generationenwechsel und auch dadurch, dass Mitarbeiter im Laufe ihrer Karriere das Unternehmen verlassen, um anderweitig Herausforderungen anzunehmen, geht viel wertvolles Wissen verloren.

Möglicher Lösungsansatz:
Steuern Sie dem entgegen, indem Sie Ihr Intranet zum einen als Wissensdatenbank aufbauen und es ferner als eine Art Lernzentrum nutzen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter „best practice“-Beispiele in einem extra dafür geschaffenen Frage-Antwort-Forum festzuhalten. Zelebrieren Sie öffentlich, wenn Mitarbeiter sich hier mitteilen, belohnen Sie möglicherweise sogar wertvolle Einträge. So wirkt Ihr Intranet auch als Motivator.

FAQ

Problematik:
Oftmals suchen Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag viel zu lange nach Informationen, was Zeit und damit bares Geld kostet. Und häufig sind es stets dieselben Fragen, die immer wieder aufkommen.

Möglicher Lösungsansatz:
Eine Rubrik „FAQ für Mitarbeiter“ in Ihrem Intranet kann losgelöst vom Lernzentrum oder auch in Kombination mit diesem aufgesetzt werden. Stellen Sie dort häufig von Mitarbeitern gestellte Fragen mit Antworten zur Verfügung. Sie ersparen sich und ihren Mitarbeitern mühsamen Mailverkehr, lange Suchzeiten und Informationsströme in die falsche Richtung. Ihr Intranet kann somit auch neuen Mitarbeitern oder auch internen Wechslern eine gute Hilfe sein oder – wenn sie FAQ-Seiten für spezielle Mitarbeitergruppen anbieten – eben auch diesen bei spezifischen Fragen.

Wenn Sie z.B. technische Produkte anbieten und/oder ein Support-Team im Service-Bereich haben, bietet sich auch z.B. die Hinterlegung von Reparaturanleitungen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen für bestimmte Serviceanfragen an – Ihr Intranet wird damit zur umfassenden Informationsquelle für Ihr Team.

Mitarbeiterverzeichnis

Problematik:
Wer ist zuständig für was? Diese Frage stellt sich vor allen Dingen in großen Unternehmen.

Möglicher Lösungsansatz:
Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur in Ihrem Intranet ab und hinterlegen Sie ein Mitarbeiterverzeichnis mit Verantwortungsbereichen und Kontaktdaten. So stellen Sie sicher, dass zuständige Kollegen schneller gefunden werden und lange Suchzeiten und Rückfragen entfallen. Das spart Zeit und damit Geld – gerade in großen Organisationen.

Expertenwissen

Problematik:
Verborgene Talente, ungenutztes Know-how – bare Mehrwerte, die leider oft nicht einmal erkannt werden…..

Möglicher Lösungsansatz:
Erweitern Sie die Organisationsstruktur um ganze Profile, in denen sich jeder Mitarbeiter selbst vorstellen kann. Ergänzen Sie Felder für besondere Fähigkeiten, Kenntnisse, Zusatzqualifikationen, Sprachkenntnisse oder auch einfach Interessen. Sie kreieren damit nicht nur eine gute Grundlage für die soziale Kontaktaufnahme der Mitarbeiter untereinander, sondern haben bei Bedarf auch einen guten Überblick über Ihren Experten- und/oder Talentpool. Ihr Intranet kann Ihre Kaderschmiede werden!

Handbuch

Problematik:
Gerade neue Mitarbeiter müssen viel lernen, um schnell zu performen. Nicht immer ist es möglich, neuen Kollegen einen Buddy an die Seite zu stellen, der Auskunft gibt und die Einarbeitung übernimmt.

Möglicher Lösungsansatz:
Für neue Kollegen im Team ist auch ein leicht zugängliches und auffindbares Mitarbeiter-Handbuch mit den Unternehmensrichtlinien ein großer Mehrwert. Hinterlegen Sie dieses in Ihrem Intranet. Sie werden sehen – auch alte Kollegen werden hier sicherlich gerne ab und an einmal reinschauen, wenn dieses arbeitsrelevante Prozesse und entsprechende Neuerungen aktuell abbildet.

Krisenkommunikation

Problematik:
Sind Sie für eine Krise gut vorbereitet und aufgestellt? Wissen Ihre Mitarbeiter, wer im Notfall ihr Ansprechpartner ist? Gibt es ein Krisenmanagement-Team? Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter? In den meisten Unternehmen gibt es zwar einige Ausarbeitungen hierzu – oft werden diese aber nicht wirklich kommuniziert bzw. die Mitarbeiter wissen nicht, wo sie im Notfall Informationen finden.

Möglicher Lösungsansatz:
Krisenkommunikation kann leicht sein! – Nutzen Sie Ihr Intranet mithilfe von eingebundenen Push-Nachrichten und eMails, Lesebestätigungen und Verzeichnissen wichtiger Kontakte für das Krisenmanagement als Kommunikationsplattform in Krisensituationen. Ermöglichen Sie den Zugriff auch von mobilen Endgeräten um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter in einer Krise erreichbar sind und über den Verlauf der Situation informiert werden können.

Eventkalender

Problematik:
Manch ein Mitarbeiter ist möglicherweise „müde“ geworden, täglich ins Intranet zu schauen.

Möglicher Lösungsansatz:
Ein Eventkalender, der auch mobil von Mitarbeitern, die vielleicht keinen Büroarbeitsplatz haben, im Intranet eingesehen werden kann, kann ein großer Motivator sein, um Mitarbeiter dazu zu bewegen, regelmäßig einen Blick ins Intranet zu werfen.
Und nicht zu vergessen ist ein weiteres Zugpferd, der Kantinenplan.

Kantinenplan

Wenn Sie eine Kantine in Ihrem Unternehmen haben, ist die Veröffentlichung des Kantinenplans in Ihrem Intranet der Garant dafür, dass die meisten Mitarbeiter zumindest einmal täglich das Intranet nutzen. Haben Sie keine Kantine, können Sie auch Tipps veröffentlichen, wo man in der Nähe ein gutes Lunch bekommt. Auch kleine Snack-Empfehlungen für die eigene Brotdose sind in diesem Fall sicherlich eine kluge Idee, um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf dieses Tool zu richten.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein, unterstützen Sie deren aktive Beteiligung.

Problematik:
Die Historie Ihres Intranets ist nicht gerade mit Ruhm überkleckert??? Die Inhalte sind bislang veraltet, schwer zu finden und langweilig? Wenn Sie obige Punkte bereits umgesetzt haben, sollte die Zukunft Ihres Intranets besser aussehen. Setzen Sie nun noch besondere Anreize, damit Ihre Belegschaft das Tool aktiv nutzt:

Dashboard

Problematik:
Der Einstieg in den digitalen Arbeitstag ist für viele Mitarbeiter insbesondere dann mit einer Hemmschwelle versehen, wenn das Eingangsportal nicht die richtige Struktur, die benötigten oder gewünschten Informationen oder eben einfach auch nur eine langweilige Oberfläche aufweist.

Möglicher Lösungsansatz:
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Start in den Tag über ein attraktives und selbsterklärendes Dashboard, auf dem der Mitarbeiter alle für ihn wichtigen Informationen auf einen Blick sieht und auf Funktionen zugreifen kann, die ihm einen Mehrwert bei seiner Arbeit bieten. Dies wird nachweislich die Akzeptanz Ihres Intranets erhöhen, ebenso wie das Employee Engagement in Ihrem Unternehmen.

Instant Messenger

Problematik:
Die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen will nicht so recht in die Gänge kommen? Mitarbeiter sind telefonisch nicht erreichbar, eMails werden mehrere Tage nicht gelesen und bearbeitet? Flurfunk schafft Gerüchte und damit Unmut?

Möglicher Lösungsansatz:
Integrieren Sie einen Instant Messenger in Ihr Intranet und ermöglichen es damit Ihren Mitarbeitern im Gespräch zu bleiben, 1:1, aber auch in Gruppenchats.

Die Akzeptanz Ihres Intranets bei Ihren jüngeren Mitarbeitern steigern Sie dadurch, dass Sie soziale Funktionen einbinden, die diese Generation aus anderen sozialen Plattformen bereits kennt (Chat, Likes, Bots….)

Animation

Bieten Sie beizeiten kleine Spiele, ein Quiz oder Wettbewerbe an, bei denen es auch mal einen kleinen Preis zu gewinnen gibt. Das motiviert auch die Mitarbeiter, die sich ansonsten eher zurückhalten.

Ideenpool

Schaffen Sie ein Kreativitätsforum in Ihrem Intranet. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, dort Ideen zu teilen und weiterzuentwickeln. Erlauben Sie anderen Mitarbeitern Likes und Add-ons in diesem Forum, so dass angedachte Ideen im Team wachsen können. Gerne wiederholen wir uns hier: ungenutztes Potential kann – wenn erkannt – den Unternehmenserfolg ausmachen…

Schwarzes Brett

Auch ein digitales schwarzes Brett in Ihrem Intranet fördert die Akzeptanz und Nutzungsfreude Ihrer Mitarbeiter. Gestatten Sie Ihrem Personal, dort in den Austausch zu gehen, Fähigkeiten, private Dienstleistungen und Warenverkäufe anzubieten und soziale Kontakte zu pflegen.

Fördern Sie den natürlichen Austausch, in dem Sie die sozialen Räume, die Sie in Ihrem Intranet einrichten, denen anpassen, die Ihre Mitarbeiter aus den bekannten sozialen Medien bereits kennen.

Mitarbeiterförderung

Feiern Sie Erfolge öffentlich! Erkennen Sie Leistungen (berufliche, aber auch private) Ihrer Mitarbeiter an! Zelebrieren Sie Geburtstage oder Firmenjubiläen! Nominieren Sie einen Mitarbeiter des Monats! Nutzen Sie hierfür Ihr Intranet und schaffen Sie damit aktiv eine positive Unternehmenskultur. Erhöhen Sie Ihr Employee Engagement ganz nebenbei!

Schaffen Sie Transparenz

Problematik:
Transparenz ist in vielen Unternehmen immer noch ein Fremdwort, obwohl alle Tools da sind, um alle Mitarbeiter wohlwollend auf ein und demselben Informationslevel zu halten. Informationen werden sogar möglicherweise von oben nach unten gegeben, die andere Richtung, also die von der Belegschaft zurück ins Management, kommt aber zu kurz. D.h. das Management bekommt selten bis nie ein angemessenes Feedback, was die Mitarbeiter auf lange Sicht unzufrieden macht, da sie sich nicht gehört und verstanden fühlen.

Möglicher Lösungsansatz:
Nutzen Sie Ihr Intranet in beiden Richtungen: Unternehmen, die transparent kommunizieren – und zwar nicht nur top-down, sondern auch bottom-up zulassen, sind nachweislich erfolgreicher und binden Mitarbeiter langfristiger als Unternehmen, in denen Transparenz ein Fremdwort ist.

Kommunikation

Erlauben Sie über Ihr Intranet allen Mitarbeitern, aktiv mit dem Management in Kontakt zu treten und verpflichten Sie dieses, sich über dieses Medium zugänglich zu zeigen und Fragen offen zu beantworten.

Unabhängiger Zugang

Problematik:
Nicht alle Mitarbeiter sind permanent und dauerhaft im Betrieb. Schaffen Sie Foren für diejenigen Mitarbeiter, die nur zu gewissen Zeiten oder nur eine gewisse Zeit im Unternehmen sind, wie Teilzeit-Mitarbeiter, externe Berater, Werksstudenten, Praktikanten oder Saisonarbeiter. Diese Mitarbeiter haben daher meist einen Informationsnachteil, bekommen sie doch nicht alles immer sofort mit. Zusätzlich haben gerade diese Mitarbeiter meist besondere Bedürfnisse und andere Fragestellungen, sollten also genauso wohl integriert werden und für sie wichtige Informationen abrufen können.

Möglicher Lösungsansatz:
Schaffen Sie in Ihrem Intranet besondere Seiten für diese Mitarbeiter, auf denen sie wesentliche Informationen, die für alle Mitarbeiter von Interesse sind, zusammenfassen, aber auch spezifische Informationen für diese Gruppen von Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Unterstützen Sie Ihre Personalabteilung

Viele Informationen, die Sie final in Ihrem Intranet veröffentlichen werden, müssen durch die Personalabteilung eingepflegt werden. Warum also nicht umgekehrt auch das Intranet nutzen, um die Kollegen in der Personalabteilung zu unterstützen?

Schaffen Sie in Ihrem Intranet Tools, die die Arbeit der Personalabteilung erleichtern und den Datenaustausch zwischen Mitarbeitern und Personalabteilung vereinfachen:

Umfragetool

Problematik:
Schlechte Stimmung im Unternehmen? Warum? Woher kommt sie? Was brauchen Mitarbeiter, um sich (wieder) wohlzufühlen? Oftmals sind es nur Kleinigkeiten, aber diese werden nicht erfragt oder kommuniziert.

Möglicher Lösungsansatz:
Binden Sie z.B. ein Umfragetool in Ihr Intranet ein, mit dem die Personalabteilung die Mitarbeiterstimmung abfragen kann und so Probleme antizipieren und diesen proaktiv vorbeugen können. Die meisten Intranet-Softwares enthalten die Möglichkeit der Integration eines solchen Tools, was es den Mitarbeitern erleichtert, an den Umfragen teilzunehmen, da sie sich nicht mit einem neuen gesonderten Tool auseinandersetzen müssen und im Idealfall einfach auf der bekannten Oberfläche die gewünschten Fragen beantworten können.

Kalender

Problematik:
Früher erstickten die Personaler in Papier – für Ankündigungen von und Anmeldungen zu Workshops und Seminaren, Urlaubsanträgen, unterschriebenen Richtlinien etc. Heute geht vieles per eMail, was zwar das Papier spart, den Personalabteilungsmitarbeiter aber nur bedingt entlastet, muss er die gewünschten Anmeldungen, Anträge etc. ja immer noch bearbeiten, eintragen……

Möglicher Lösungsansatz:
Integrieren Sie eine Anmeldefunktion für interne Veranstaltungen in Ihrem Intranet. Zum einen erleichtert es die Arbeit Ihres Personalabteilungsteams enorm, zum anderen bietet es auch eine gewisse „Kontrolle“ über das Engagement und den Fortbildungswillen Ihrer Mitarbeiter.

Urlaubsplanung

Auch die Integration von Einsatzplanungstools und die Urlaubsplanung as a self-service via Intranet ist eine gute Unterstützung für die Personalabteilung, da beides interaktiv mit den Mitarbeitern online durchgeführt werden kann und somit neben vielem Hin und Her via email/Telefon auch die Ressource Papier einspart.

Online-Formulare

Das Krankmeldesystem kann via Online-Formular ebenfalls in Ihrem Intranet eingebunden werden. Es beschleunigt und vereinfacht die Krankenstandserfassung und den Austausch mit dem jeweils zuständigen Vorgesetzten der erkrankten Person.

Onboarding

Problematik:
Beim Onboarding neuer Mitarbeiter wollen wir gar keine Standardisierung glorifizieren, da wir immer noch der Meinung sind, dass ein guter persönlicher Kontakt zu neuen Kollegen nicht durch digitale Quellen ersetzbar ist. Da aber auch viele neue Mitarbeiter von Tag eins an viel im Home Office sind, ist eine Ergänzung durch gut zusammengestellte Informationen für diese Neuankömmlinge sicherlich sinnvoll.

Möglicher Lösungsansatz:
Schaffen Sie in Ihrem neuen Intranet einen Bereich exklusiv für Ihre neuen Mitarbeiter. Heißen Sie diese dort willkommen, stellen Einstellungsformulare zur Verfügung, bieten Antworten auf häufig gestellte Fragen von Neulingen…. Vergessen Sie aber nicht, hier auch den persönlichen Kontakt zu Kollegen anzubieten.

Extranet

Sie arbeiten mit vielen Partnern, externen Kunden und Händlern zusammen? Auch diese wollen – den internen Kollegen ähnlich – gerne alle nötigen Informationen an einem Ort finden, ihre Ansprechpartner kennen, zügig zur Lösung ihrer jeweiligen Anfrage oder ihres Problems kommen… Aber oftmals erwarten Partner und Kunden heute gar nicht mehr den aktiven Service des Anbieters, sondern nutzen auch gerne Möglichkeiten des Self-Services. Extranet-Plattform heißt die Lösung.

Gut gemachte Extranets bieten alles, was ein Intranet auch bietet, eben nur mit einer externen Zielgruppe, wobei für gewöhnlich das Thema „Sicherheit des Datentransfers“ noch einmal größer geschrieben werden muss.

Tipp: Erstellen Sie Ihr Extranet für Kunden, Partner und Händler und pflegen es im Anschluss mit derselben Sorgfalt, die Sie auch für Ihr Intranet aufbringen. Sehen Sie das Extranet als Erlebnisportal für den jeweiligen Nutzer und machen Sie es sich zum Ziel, diesem einen exzellenten (Self-)Service anzubieten, damit er Ihrem Unternehmen treu bleibt.

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