Homeoffice im Jahr 2020
Vor- und Nachteile von Homeoffice:
+ Der größte genannte Vorteil, innerhalb der LogMeIn Studie, war die Zeitersparnis. Lange Pendelzeiten sind entfallen.
+ Des Weiteren bestätigt ein Drittel der befragten Personen eine bessere Produktivität und allgemeine Zufriedenheit im Homeoffice.
+ Eine wesentliche Rolle spielen für 64% die flexible Arbeitszeitgestaltung und Einteilung der Arbeitszeit.
+ Weitere 58% führten die Freiheit der Kleidungswahl als einen Vorteil auf.
– Knapp die Hälfte der Befragten sehen die Bewältigung der Hausarbeit neben den täglichen To-Do’s für den Arbeitgeber als eine Herausforderung. Hinzu kommt die Problematik durch Schul- und Kitaschließungen, dass Eltern mit ihren Kindern im Homeoffice arbeiteten. Für 13% ist daher die Balance zwischen der beruflichen Tätigkeit und der Aufsichtspflicht für den Nachwuchs schwierig.
– Zudem fehlt häufig der alltägliche Austausch mit Kollegen. Fast jeder zweite Umfrageteilnehmer findet es im Homeoffice schwer sich regelmäßig mit dem Team auszutauschen.
Doch was bleibt? Unternehmen, die zuvor strikt gegen Homeoffice waren, sollten künftig umdenken und ihren Arbeitnehmern flexible Arbeitsmodelle einrichten. Dabei leistet digitales Workforce Management wertvolle Unterstützung. Denn nie waren agile Personalstrukturen und die Möglichkeiten einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung wichtiger als in der aktuellen Situation. Mit dem ZEUS® Workforce Management von ISGUS lässt sich die Option von Homeoffice optimal abbilden. Die Zeiterfassung ist via Laptop, Tablet oder Smartphone jederzeit und überall möglich. Das Arbeitszeitmanagement ist rechtskonform, da beispielsweise die Einhaltung von Höchstarbeits-, Pausen- und Ruhezeiten transparent dargestellt werden.
Kontaktieren Sie uns, um weitere Informationen für Ihre ZEUS® Zeiterfassung zu erhalten.
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ISGUS Österreich im Experten-Interview bei HRweb
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Warum Sie die ZEUS® Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten?
Bei Schwankungen der Auslastung kann die Kapazität des eigenen Personals oft nicht rechtzeitig angepasst werden. Auf steigenden Personalbedarf reagieren Sie mit Mehrarbeit, Aushilfskräften und Zeitarbeit und belasten Ihren Erfolg, während bei geringer Auslastung die Personalkapazität und -kosten unverändert hoch sind. Die ZEUS® Personaleinsatzplanung hilft Ihnen bei der optimalen Planung, damit Sie die notwendige Personalstärke mit der erforderlichen Qualifikation dann zur Verfügung haben, wenn Sie sie brauchen um Ihre Ziele hinsichtlich Servicequalität, Kundenorientierung und Liefertreue zu erreichen.
Die Vorteile der ZEUS® Personaleinsatzplanung liegen auf der Hand – Sehen Sie innerhalb unseres Videos alle wichtigen Informationen für Sie auf einen Blick.
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IT Sicherheit in der ISGUS Cloud durch ISO/IEC 27001:2013
Die ISO/IEC 27001 ist als international führende Norm für Informationssicherheit-Managementsysteme und somit wichtigste Cyber-Security-Zertifizierung die Grundlage, um diese Voraussetzungen zu schaffen. Die Norm schafft Maßnahmen zur kontinuierlichen Informationssicherheit, Risikominimierung und macht Sicherheit zum Teil der Unternehmenskultur. Durch die zusätzliche Umsetzung von externen Anforderungen schafft das Informationssicherheit-Managementsystem Vertrauen und bescheinigt die gewissenhafte Arbeit.
Auch wir bei ISGUS sind uns der Verantwortung bewusst, die durch den Umgang mit Daten Dritter, speziell in der ISGUS Cloud durch unser Software as a Service Angebot, entsteht. Mit unserem eigenen Rechenzentrum, welches bereits seit 2008 besteht, sind wir seit je her auf die IT Sicherheit bedacht. Die Nutzung dieser Cloud Lösung ist in den letzten Jahren sehr gefragt und stark auf dem Vormarsch. Fast die Hälfte unserer Neukunden nutzt unser Workforce Management System in der ISGUS Cloud, Tendenz steigend. Mit unserer Softwarelösung ZEUS® eXperience sind wir ideal für diese Entwicklung aufgestellt.
Doch nicht nur die Software weiß zu überzeugen, auch die interne Systemarchitektur ist heute und auch in Zukunft ausfallsicher aufgebaut und gewährleistet Ihre Datensicherheit. Dies belegt die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2013. Mehr als nur das Notwendige zu tun um selbst individuellsten Kundenansprüchen gerecht zu werden, ist unser ständiger Antrieb und lässt uns auch weiterhin hohe Ziele für die kommenden Entwicklungen setzen. Nutzen auch Sie die Vorteile der ISGUS Cloud und lassen Sie sich gerne individuell von uns beraten.
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Mit Volldampf in die Cloud
Die MRCE in München nutzt die elektronische Zeiterfassung ZEUS® als „Software as a Service“. Das Unternehmen ist mit einer Flotte von über 300 Lokomotiven Europas Marktführer im Lok-Leasing. Benötigt ein Schienentransporteur kurzfristig eine Lok, um Waren von Rotterdam nach Genua zu transportieren, ist MRCE in Amsterdam der richtige Ansprechpartner. Aber auch das längerfristige Leasing über mehrere Jahre ist nicht ungewöhnlich. Dabei bietet MRCE ein Full-Service-Paket, das – mit Ausnahme des Zugpersonals – alles umfasst, was den reibungslosen Lokbetrieb gewährleistet.
„Gerechtere“ Zeiterfassung
Um Technik, Logistik, Einkauf und Service kümmern sich die über 100 Mitarbeiter in der Tochtergesellschaft in München. Hier haben auch Sofia Offergeld und Nirakar Makwana von der Personalabteilung ihr Büro. Seit November 2015 vereinfacht das elektronische Zeiterfassungssystem ZEUS® von ISGUS ihre Arbeit. „Sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmensführung waren sich einig, dass die Software ZEUS® die Zeiterfassung objektiviert und mehr Gerechtigkeit schafft“, erzählt Sofia Offergeld. Seither buchen die Kollegen an einem der drei Terminals an den Eingängen per Transponder oder Fingerabdruck, wann sie kommen und gehen. Jeder hat über das Netzwerk Zugriff auf sein persönliches Konto.
Was die Lösung so besonders macht: Sowohl Software als auch Datenbank werden nicht auf den Rechnern im Haus betrieben, sondern in der „ISGUS-Cloud“, also extern übers Internet. Aber: Der Server steht nicht „irgendwo“ auf der Welt, sondern im ISGUS Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen.
Womit die Frage nach der geltenden Rechtsprechung geklärt wäre. „Software as a Service“ nennt man diesen Dienst, den ISGUS in Deutschland als erster und bislang einziger Anbieter elektronischer Zeiterfassung im eigenen Rechenzentrum offeriert. „Unsere IT-Abteilung hat sich von Anfang an bewusst für ZEUS® entschieden, denn die Lösung war die modernste und anwenderfreundlichste von allen Wettbewerbern“, erinnert sich Sofia Offergeld. „Und die Betreuung aus Landsberg ist toll.“
Entlastung der IT-Abteilung
Warum die Wahl auf das SaaS-Modell gefallen ist, erklärt Nirakar Makwana: „Jedes Unternehmen kennt den wach senden IT-Aufwand. Neue Geräte müssen beschafft oder alte erweitert werden. Betriebssysteme und Vernetzung müssen aufeinander abgestimmt, die Datenbank verwaltet, die Datensicherheit kontinuierlich überprüft werden. Ganz zu schweigen vom Aufbau eines VPN-Netzwerks. Damit wollten wir unsere IT-Abteilung einfach nicht zusätzlich für die Zeiterfassung belasten. Stattdessen nimmt uns ISGUS all das ab.“
Sprich: MRCE braucht sich weder um die technischen, noch die finanziellen, noch die personellen Ressourcen zu kümmern, wie sie beim Inhouse-Betrieb für IT-Ausstattung, Pflege und Systemadministration aufzuwenden wären. Was lediglich anfällt: eine monatliche Nutzungsgebühr. Kurz: geringer Aufwand, geringe Kosten.
Auch die Bedienung funktioniert reibungslos – egal, wo man sich gerade befindet. „Bekommen wir einen neuen Kollegen, wird ganz einfach ein neuer Datensatz erstellt – und los geht’s mit der Buchung“, freut sich Sofia Offergeld. Auch die anderen verfügbaren ZEUS® Module, etwa Zutrittskontrolle, Personaleinsatzplanung oder Betriebsdatenerfassung, ließen sich auf diesem Weg leicht freischalten. Wenn gewünscht, auch nur temporär.
Christian Danziger hat das Projekt als Leiter der ISGUS Niederlassung für Süd-Westbayern aus Landsberg am Lech von Anfang an begleitet. „MRCE geht einen fortschrittlichen Weg, den immer mehr unserer rund 1.500 Kunden in Südbayern beschreiten. SaaS bieten wir seit 2014 an – seitdem kommen jedes Jahr 10 bis 15 neue Anwender hinzu, darunter Kunden, die gezielt von der klassischen Inhouse-Anwendung auf SaaS umstellen. Von der Muttergesellschaft in Amsterdam ist ebenfalls schon der Ruf geeilt, an das SaaS-System angebunden zu werden.“
Datenschutz auf Herz und Nieren geprüft
Und wie steht es um Datenschutz und Datensicherheit? Dafür hat sich ISGUS von den MRCE-Datenschutzexperten auf Herz und Nieren prüfen lassen – und mit Bravour bestanden.
Die beiden Unternehmen haben überdies eine Allgemeine Datenschutz-Vereinbarung (ADV) unterzeichnet, die laut §9 Bundesdatenschutzgesetz auch die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) umfasst.
Sofia Offergeld und Nirakar Makwana (von links), Mitarbeiter der Personalabteilung bei MRCE sind sehr zufrieden mit dem Projektverlauf.
Persönliche Betreuung dank ISGUS Vertriebsmitarbeiter Christian Danziger, ISGUS-bavaria GmbH und Tanja Sailer, ISGUS GmbH.
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THW Berlin-Reinickendorf mit neuem Schliesssystem
Es muss nicht immer gleich Diebstahl sein, wenn etwas fehlt“, betont Sven Jenning, Ortsbeauftragter des THW-Ortsverbands Berlin-Reinickendorf. „Meist ist Schusseligkeit im Spiel.“ Darüber muss sich in seinem Ortsverband freilich niemand mehr den Kopf zerbrechen – dank des elektronischen Schließsystems ZEUS® keyless von ISGUS. Das nämlich löst die klassische Schlüssellösung sukzessive ab. Stattdessen werden die 17 Türen im Gebäude berührungslos per Transponder ver- und entriegelt und die Schließvorgänge protokolliert.
Große Herausforderung für die Organisation
In der Regel müssen Fahrzeuge, Geräte und Material für Einsätze kurzfristig zur Verfügung stehen – eine große Herausforderung für die Organisation, auch was Zutritts- und Zugriffsberechtigungen angeht. „Bis vor kurzem war das bei uns noch recht umständlich“, so die stellvertretende Ortsbeauftragte Kathrin Perkun. „Unsere Helfer hatten verschiedene Schlüssel für die Zugänge zu Fahrzeugen, Einsatzmaterial-Containern und anderen Räumen. Oft mussten wir die Schlüsselübergabe schon Tage im Voraus terminieren, damit auch im Ernstfall die Verantwortlichen sofort Zugang hatten.“ Nicht optimal, zumal Reinickendorf mit über 130 Helfern und zwei technischen Zügen zu den größten THW-Ortsverbänden zählt. Als im vergangenen Jahr ein Laptop und ein Beamer entwendet wurden, stand fest, dass es so nicht weitergehen konnte.
Bei der Suche nach einer gleichermaßen komfortablen wie sicheren Lösung wurde der Förderverein des THWs Reinickendorf fündig bei ISGUS. „ZEUS® keyless ist der ideale Einstieg in die elektronische Zutrittskontrolle gerade für kleine und mittlere Organisationen“, erzählt ISGUS Vertriebsbeauftragter Christian Danziger.
In der Offline-Version wie beim THW sind die elektronischen Schließzylinder in den Türen nicht über ein Kabel oder eine Funkverbindung mit Soft- und Hardware verbunden, sondern arbeiten quasi autonom. „Die Zutrittsprofile werden am PC erstellt und dann über eine USB-Tischstation auf die ausgegebenen Transponderchips übertragen. Von ihnen liest der Zylinder die Zutrittsrechte aus und entriegelt bei entsprechender Berechtigung das Schloss“, erklärt sein Kollege Stephan Lehmann, welcher für das ISGUS Vertriebsgebiet Berlin und Brandenburg zuständig ist.
In Reinickendorf ist es Jennings Laptop, auf dem die Profile erstellt und verwaltet werden. „Wir haben jetzt eine klar strukturierte Zutrittsorganisation“, so der Ortsbeauftragte. „Es gibt 10 hohe und knapp 30 niedrige Schließberechtigungen.“ Er und seine Stellvertreterin haben beispielsweise überall Zutritt. Gruppenleiter dagegen benötigen keine Berechtigung für die Verwaltung. Kraftfahrer benötigen wiederum diese zur Fahrzeughalle, den Umkleidekabinen und natürlich zu den Verbindungsgängen.
Spart Zeit und senkt die Kosten
Zusammen mit Kathrin Perkun und Torsten Winkler, Helfer der Fachgruppe Wassergefahren, hat Jenning acht Schließgruppen zusammengestellt, zwei weitere für den Reinigungsdienst Piepenbrock, der gleichzeitig Vermieter des Gebäudes ist. Übernimmt ein Helfer eine andere Funktion, lassen sich rasch und ohne großen Aufwand neue Berechtigungen auf seinen Chip schreiben. Scheidet er aus, erlischt mit einem einzigen Mausklick seine Berechtigung. Und gibt es Rückfragen, lässt sich im Systemprotokoll jederzeit nachschauen, wer wann welchen Raum betreten hat.
„Das alles spart Zeit und senkt die Kosten“, so Jenning. „Früher musste ich bei einem Funktionswechsel den Schlüsseln hinterherlaufen, um sie einzusammeln und neu zu verteilen, heute genügt ein einfacher Mausklick. Außerdem sind die Kosten für den Ersatz eines verlorenen Schlüssels ungleich höher als für einen neuen Chip.“
Die leichte Bedienung von ZEUS® keyless hat für den THW-Förderverein den Ausschlag für die Beschaffung gegeben. Und auch jetzt laufe die Zusammenarbeit mit ISGUS hervorragend, betont Kathrin Perkun. Sie denkt übrigens schon in die Zukunft – etwa, dass sich das elektronische Schließsystem auch für den Zugriff auf Chemikalienkoffer, Funkzubehör und Ähnliches einsetzen lässt. „Die Technik kann ich den Kollegen in anderen Ortsverbänden jedenfalls wärmstens empfehlen.“
Die ISGUS Niederlassung Berlin unterstützt das Technische Hilfswerk Berlin-Reinickendorf mit einer Sachspende über 2.500 €.
Stolz präsentieren sich ISGUS Vertriebsmitarbeiter Christian Danziger, THW Vereinsvorsitzender Markus Schneid und ISGUS Niederlassungsleiter in Berlin Stephan Lehmann (von links).
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Kostenstellenrechnung in einer Bundeskörperschaft: die Wirtschaftsprüferkammer in Berlin nutzt Zeus® nicht nur zur Zeiterfassung
„Zu einem modernen und gut organisierten Arbeitgeber gehört ein modernes Zeiterfassungssystem“, so Eva Wollburg, die dort die Abteilung Personal und Recht leitet. „Die enge Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist uns ein besonderes Anliegen und gewinnt mit zunehmendem Fachkräftemangel an Bedeutung. Wir nutzen regelmäßig verschiedene Teilzeitmodelle sowie die Rückkehr von Teil- zu Vollzeit“, führt sie weiter aus. Für die rund 125 Kolleginnen und Kollegen in der Berliner Hauptgeschäftsstelle und den sechs Landesgeschäftsstellen in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart gibt es deshalb die unterschiedlichsten Zeitmodelle – Gleitzeit inklusive.
Spart viel Arbeit und vor allem Zeit
Da kommen Flexibilität und leichte Bedienbarkeit von ZEUS® gerade recht. Die Kammermitarbeiterinnen und –mitarbeiter buchen mit ihren Ausweisen berührungslos am jeweiligen Terminal in der Haupt- oder Landesgeschäftsstelle.
Die Daten gehen zur Personalabteilung und weiter an die Lohnbuchhaltung. „Ich bin wirklich nicht besonders technikaffin“, so Personalreferentin Henriette Vogel. „Aber wenn man die Grundsystematik von ZEUS® verstanden hat, ist der Rest kinderleicht.“ Das spart der Kammer in ihrer Struktur mit Abteilungen, Referaten und Landesgeschäftsstellen viel Arbeit und vor allem Zeit, die sich nun besser nutzen lässt.
Zu tun gibt es genug. Immerhin ist die vom Bund 1961 errichtete und mit hoheitlichen Aufgaben betraute Berufsorganisation nicht nur Interessenvertreter ihrer rund 21.000 Mitglieder, sondern auch Berufsaufsicht, Qualitätskontrolle und Examensprüfungsstelle. Sie untersteht der Rechtsaufsicht des Bundeswirtschaftsministeriums, das die auf Berufsaufsicht und Qualitätskontrolle bezogenen Bereiche des Kammerwirtschaftsplans sowie die Gebührenordnung genehmigt – und dies auf Basis genauer Daten über die geleistete Arbeit. Womit wir auch wieder bei ZEUS® wären.
Auch die Kammermitarbeiterinnen und -mitarbeiter schätzen das Programm, denn es bietet ihnen die exakte Berechnung der Arbeitszeit, Komfort und Transparenz. Henriette Vogel: „Besonders praktisch ist, dass ZEUS® unsere bereits bestehenden Listen übernehmen konnte, etwa die für die Resturlaubsansprüche. Das System stellt die Listen so individuell für jeden einzelnen Leiter aufbereitet zur Verfügung, dass keine händische Nachbereitung – wie früher – mehr notwendig ist.“
Andererseits sind „geplante Abwesenheiten“, sprich Urlaub, für die Abteilungskolleginnen und -kollegen ersichtlich, sodass sie sich miteinander abstimmen können. Gleichzeitig generiert das System daraus eine Anwesenheitsübersicht für zwei verschiedene Zwecke: Die Empfangsmitarbeiter können daraus ableiten, wann sie bei ihnen ankommende Anrufe gleich an den Vertreter weiterleiten müssen. Zum anderen lässt sich im Evakuierungsfall leicht feststellen, ob das Gebäude vollständig geräumt wurde.
Hinzu kommt der komfortable WebWorkflow: Ob Urlaubsantrag, Dienstgang oder Buchungskorrektur – alles geht seinen geregelten elektronischen Genehmigungsoder Informationsgang hin zum Vertreter, Vorgesetzten und anschließend zur Personalabteilung.
Ungewöhnlich: Betriebsdatenerfassung
Für eine Bundeskörperschaft ungewöhnlich ist die Nutzung des ZEUS® Moduls Betriebsdatenerfassung (BDE). Den Grund erklärt Personalreferent Dr. Jan Precht: „Es handelt sich um eine Kostenstellenrechnung, deren Ergebnisse wir für das Bundeswirtschaftsministerium gesondert dokumentieren müssen.“ Als Beispiel nennt er die Durchführung des Wirtschaftsprüfer-Examens. Hier sind auch die dafür aufgewendeten Personalkosten zu ermitteln, was über die Buchungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kammer in der BDE erfolgt. Des Weiteren hat ISGUS dazu eine individuelle Schnittstelle programmiert, die Zeit- und Gehaltsdaten verknüpft und an die Kostenstellenrechnung abgibt.
Dass ZEUS® desto mehr zu Hochform aufläuft, je komplexer die Anforderungen sind, zeigt sich auch darin, dass das System obendrein unter Berücksichtigung festgelegten Kriterien die Anzahl der so genannten „Essenstickets“ monatlich berechnet. Auf Basis einer für Außenstehende recht kompliziert wirkenden Kalkulation steht am Ende des Monats für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter individuell fest, in welcher Höhe ihm/ ihr der Zuschuss zusteht.
Vorbildlicher Service
Dass die ZEUS® Zeiterfassung die Ausschreibung der Wirtschaftsprüferkammer auch jenseits von Bedienerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit gewonnen hat, wundert Eva Wollburg übrigens nicht: „ISGUS hat viel Erfahrung im Behördenumfeld. Und auch der Service gilt als vorbildlich – zu Recht, wie unsere Erfahrung zeigt.“
Und wenn wir schon bei Komplimenten sind, können Christian Danziger, ISGUS Vertriebsbeauftragter aus Bayern, und Stephan Lehmann, ISGUS Vertriebsbeauftragter für Berlin-Brandenburg, mithalten: „Die Personalabteilung der Kammer hat ihr Pflichtenheft für die Zeiterfassung so unmissverständlich und klar funktionsorientiert verfasst, wie man es nur selten erlebt. Das hat es uns sehr viel leichter gemacht.
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Als erstes von vier Projektabschnitten der Stadtwerke Augsburg arbeitet das Kreativwerk mit einer Offline-Lösung
Die Örtlichkeit ist keine schlechte Wahl, um sowohl der Kreativität freien Lauf zu lassen, als auch erfolgreiche Geschäftsideen zu entwickeln. Das 1915 fertiggestellte Werk produzierte einstmals Gas aus Steinkohle und überdauerte den Zweiten Weltkrieg nahezu unbeschädigt. Durch den Bau eines großen Kammerofens in den 1950er Jahren entstand eine richtige Gaskokerei. Ein halbes Jahrhundert später wurde das Werk stillgelegt.
Die Anlage mit den hofartig angeordneten Gebäuden und den Gasbehältern auf einer Grundfläche von 70.000 Quadratmetern ist heute europäisches Industriedenkmal an einem „Ort mit Aura“. Hier finden Open Air Events statt, ein Restaurant mit Bar gibt es ebenso. Die „brechtbühne“ des Staatstheaters ist zumindest vorübergehend hier untergebracht und hat 80 Prozent der Räumlichkeiten im so genannten Ofenhaus gemietet. Die anderen 20 Prozent bestehen aus Büro- und Übungsräumen sowie Ateliers für Kulturschaffende und Start-ups.
Für die Zutrittskontrolle mit elektronischer Schließanlage gibt es mehrere Gründe. Einer davon: „Wir wollen uns Schlüssel und Schlüsselverwaltung ersparen“, so Bernhard Liepert, Projektleiter Elektrotechnik. Dass die Wahl auf ZEUS® keyless fiel, kommt laut ISGUS Vertriebsbeauftragtem Christian Danziger nicht von ungefähr: „Seit etlichen Jahren arbeiten die Stadtwerke mit uns zusammen, am intensivsten auf dem Gebiet der ZEUS® Zutrittskontrolle.“ Für die Zeitwirtschaft liefert ISGUS Terminals, welche die Zeitbuchungen direkt an SAP übermitteln.
Ob in der Verwaltungsholding oder den als eigenständige GmbHs organisierten Sparten Energie, Wasser und Verkehr – die Stadtwerke sind jeden Schritt der ZEUS® Entwicklung mitgegangen, stets war die jeweils neueste Generation im Einsatz, um – neben der Zutrittskontrolle und SAP-Zeiterfassung – die multifunktionalen Mitarbeiterkarten beispielsweise auch zum Bezahlen in der Kantine und im Stadion nutzen zu können. Möglich macht das die Transpondertechnologie LEGIC advant. Heute sind rund 125 Zutrittskontroll- und 35 Zeiterfassungsterminals auf verschiedene Liegenschaften im Stadtgebiet verteilt, für die Zutrittskontrolle vor allem an den Gebäudeeingängen und Hochsicherheitsräumen wie Rechenzentren, Leitwarte oder Hauptverteiler.
Welchen Meilenstein stellt nun ZEUS® keyless im Kreativwerk dar? Die in die Zutrittskontrolle eingebundenen Türen in den anderen Gewerken der Stadtwerke sind verkabelt (Online-Lösung). Die zentral durch die Abteilung „Bewirtschaftung“ hinterlegten Zutrittsberechtigungen für jede einzelne Tür werden an mehrere sogenannte Zutrittskontrollzentralen verteilt und stehen dort rund um die Uhr zur Überprüfung der Zutrittsbuchung bereit.
Diese Verkabelung ist je nach Gebäudeanzahl und -struktur eine kostenintensive Angelegenheit. Und unflexibel dazu, wie Bernhard Liepert erklärt: „Im Kreativwerk haben wir es mit einer großen Anzahl von Funktionsräumen und unterschiedlichen Mietern zu tun – und damit mit höchst komplexen Zutrittsberechtigungen. Das erfordert eine flexible Handhabung, damit sich der Aufwand für alle Beteiligten in Grenzen hält.“ Die „brechtbühne“ ist ein anschauliches Beispiel: Für den Ballettsaal im 6. Stock brauchen zwar die Tänzer, nicht aber die Schauspieler Zutritt. In den Werkstätten im 1. Stock, wo Kulissen und Requisiten entstehen, haben die Garderobieren nichts zu suchen. Das Reinigungspersonal wiederum hat verständlicherweise überall seine Arbeit zu erledigen – aber eben nicht jederzeit. Und die Außeneingänge benutzen natürlich alle gleichermaßen. Ein anderes Beispiel sind die Ateliers, Übungsräume und Büros für Kulturschaffende und Start-ups. Da gehört Fluktuation zum Vermietungsalltag.
Mit Schlüsseln wollte man hier gar nicht erst anfangen. Und dass die Theaterleute und Mieter nicht ständig bei der Abteilung „Bewirtschaftung“ vorstellig werden wollen, um Berechtigungen auf ihren Transpondern aktualisieren oder diese bei Verlust sperren zu lassen, leuchtet sofort ein.
Die Lösung: tägliche Validierung, also Vergabe von räumlichen und zeitlichen Zutrittsrechten an allgemein zugänglichen Terminals – sozusagen „Daten tanken“. Die derzeit hier eingesetzten fünf Stadtwerke-Mitarbeiter erledigen das über ihre Zeiterfassungsterminals – technisch keine Selbstverständlichkeit, sondern eine innovative ISGUS-Leistung. Für die Theaterleute und die anderen Mieter gibt es einen zentralen Validierungsleser. Wenn gewünscht, lassen sich weitere Leser für das sogenannte „Access-on-Card“-Verfahren aufstellen. Die Handhabung dieser Offline-Lösung ist einfach: „Der Transponder wird berührungslos mit den Berechtigungen beschrieben, wenn man ihn an den Leser hält“, erklärt Bernhard Schwaighofer, Leiter der ISGUS-bavaria. „Danach muss man ihn nur noch an den Knauf der jeweiligen Tür halten – und schon gibt das System den Weg frei.“
Und weil das so praktisch – und wirtschaftlich – ist, werden in den nächsten Monaten auch die Liegenschaften der Stadtwerke-Sparten Holding, Energie und Verkehr mit ZEUS® keyless ausgerüstet. „Denn auch hier brauchen wir eine flexible Berechtigungsvergabe. Das macht es viel einfacher, wenn beispielsweise Auszubildende die Abteilung wechseln oder gar ganze Abteilungen umziehen“, so Bernhard Liepert. Bisher behalf man sich mit der Weitergabe von Schlüsseln oder Neuprogrammierung der Ausweiskarten. Die neue Zutrittslösung ist für 3.000 Nutzer ausgelegt. Ein 500.000-Euro-Projekt, welches dokumentiert, dass die Augsburger Stadtwerke nicht nur ein Händchen für Kultur haben, sondern auch für Organisation und Sicherheit.
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Ideales Zusammenspiel von Zeus®, SAP und Sicherheit
Der Standort Bensheim ist mit rund 2.000 Mitarbeitern einer der größten Fertigungs- und Entwicklungsstandorte. Die Zeitberechnung und Entgeltabrechnung erfolgen bei Dentsply Sirona in Bensheim über SAP. ZEUS® HR bietet für SAP-Anwender wie Dentsply Sirona die optimale Zeiterfassung, denn die Software bietet in Verbindung mit den bewährten ISGUS-Terminals eine Kommunikationsplattform für den bidirektionalen Austausch aller relevanten Zeitdaten zwischen SAP und den ISGUS-Terminals.
Schnell, berührungslos und einfach buchen die Mitarbeiter ihre Kommt- und Gehtzeiten an den Terminals und erhalten tagesaktuell Auskunft über ihre Zeitkonten, Buchungen, Salden oder ihren Resturlaub. ZEUS® HR liefert die erfassten Personalereignisse automatisch an SAP, wo die Daten verarbeitet werden und für aktuelle Auswertungen zur Verfügung stehen.
Die positiven Erfahrungen mit der Zeiterfassung ließen schon bald den Wunsch nach einer Erweiterung des Systems, um die ZEUS® Personaleinsatzplanung und den WebWorkflow, aufkommen. Ein effizienteres System zur Mitarbeiterplanung im Produktionsbereich sollte nicht nur die unterschiedlichen Schichten der verschiedenen Abteilungen berücksichtigen, sondern auch Planungsregeln und Schutzgesetze gemäß der Betriebsvereinbarung einhalten. Zusätzlich erhält der Planer die vorgeplanten Urlaubstage der Mitarbeiter und kann seine Aufträge und die freien Ressourcen besser planen.
Häufige Umzüge innerhalb des Standortes forderten auch eine flexiblere Lösung als die herkömmliche Schließanlage. Die modulare Struktur der ZEUS® Lösung ermöglichte konsequenterweise die Erweiterung des Systems um eine elektronische Schließanlage und somit die Betreuung aller Systeme „aus einer Hand“. Besondere Sicherheitsanforderungen aufgrund sensibler Bereiche fordern individuelle Berechtigungen für verschiedene Personengruppen, denn der Dentsply Sirona Standort in Bensheim beinhaltet verschiedene Gebäude mit unterschiedlichsten Zutrittsrechten, die Zufahrt mit Wachdienst und Pförtnerhaus, gleichzeitig aber auch zentrale Anlaufstellen, wie den Empfang oder die Kantine. Die Zutrittskontrollzentrale steuert die individuellen Zutrittsrechte, sodass für alle Bereiche nur noch ein Ausweis/Transponder nötig ist, was den Prozess enorm erleichtert.
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Wirtschaftliches Outsourcing in der ISGUS Cloud
Plukon hat Frischgeflügel, TK-Ware, Convenience-Produkte und Geflügelwurst im Angebot. Geliefert wird an Handelsunternehmen, Großverbraucher und Gastronomie. In Deutschland arbeiten für Plukon 1.600 Mitarbeiter an den fünf Standorten Visbek, Gudensberg, Brenz, Döbeln und Storkow, wo für das vergangene Jahr 2018 ein Jahresumsatz von 530 Mio. Euro zu Buche steht.
In Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Osnabrück hat Plukon im vergangenen Jahr an vier seiner fünf deutschen Standorte die ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle als Software as a Service (SaaS) in der Version für bis zu 3.000 Mitarbeiter eingeführt. Damit hat Plukon die Sicherung, Aktualisierung und Pflege der Daten ins ISGUS Rechenzentrum nach Villingen-Schwenningen verlegt.
ZEUS® ist für Plukon keine unbekannte Größe. Mit dem System von ISGUS arbeitet man am Standort Storkow bereits seit 2005. ISGUS Vertriebsmitarbeiter Bastian Peucker wollte Plukon am Standort Visbek für ZEUS® interessieren, Stefan Berning, Network Manager bei Plukon, kannte ZEUS® bereits durch die Installation in Storkow und war auf der Suche nach einer outsourcingfähigen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, da das bisherige System am Standort Visbek abgekündigt war und vom Anbieter nicht mehr unterstützt wurde. Die Kaltakquise von Bastian Peucker war also der Startschuss für die erneute Zusammenarbeit mit Plukon.
Wirtschaftliches Outsourcing
Bei Plukon hatte man sich Mitbewerber von ISGUS angeschaut, aber nur ISGUS war in der Lage Software as a Service gemäß dem Anforderungsprofil anzubieten: Der Kunde hostet die gewünschten Softwarelösungen nicht mehr in der eigenen IT, sondern in der ISGUS Cloud. Dabei braucht er sich nicht mehr um Rechnerumgebung, Datenbanklizenzen und Betriebssysteme zu kümmern. Auch die gesamte technische Administration ist Teil der SaaS-Dienstleistung. Das sorgt für Transparenz im IT-Budget und verbessert die Kostenstruktur.
Gleichzeitig profitiert Plukon von der hohen Verfügbarkeit und Datensicherheit und kann sich mit voller Kraft aufs Kerngeschäft konzentrieren. „Plukon ist generell ein sehr Cloud-orientiertes Unternehmen. Die Zeiterfassung ist nicht das erste Produkt, das wir outsourcen. Wir haben eine klare Kostenübersicht und wissen immer, was für Kosten auf uns zukommen. Man muss keine Ressourcen vorhalten für ein späteres Wachstum. Man gibt auch das Risiko eines Systemausfalls ab und muss sich nicht um die Backups kümmern oder um die Wartung der Server, um die Administration, Installation usw. Zudem sind sämtliche Zeiterfassungsdaten von jedem Plukon Standort aus zentral abrufbar“, fasst Stefan Berning einige der Gründe zusammen, die zur Entscheidung für die SaaS-Lösung von ISGUS geführt haben.
„Wir können Zeiterfassung und Zutrittskontrolle guten Gewissens outsourcen, denn wir verdienen damit kein Geld. Es gehört nicht zu unserem Kerngeschäft und das Outsourcing umfasst keine unternehmenskritischen Daten“, unterstreicht Stefan Berning die Sinnhaftigkeit des Outsourcings. Dazu passe auch die rundum gute Zusammenarbeit mit dem ISGUS Team aus Osnabrück, das sich als technisch versiert, flexibel und dienstleistungsorientiert präsentiert habe.
Implementierung bei laufender Produktion
Der Roll-out der ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle erfolgte von Juli bis Dezember 2018, und zwar im laufenden Betrieb. Entsprechend wurden die Zutrittsund Zeiterfassungsterminals freitags und am Wochenende angebracht. „Wir haben die Schnittstelle immer so gewählt, dass die Installation jeweils an einem Wochenende am Monatsanfang stattfand, so dass wir möglichst wenige Tage nacharbeiten mussten, die noch im alten System gebucht worden waren“, weiß Stefan Tholen, Senior Application Manager bei Plukon, von der gut getakteten Hardwareeinführung zu berichten. Waren die ISGUS Terminals einmal an der Wand, wurde nur noch ZEUS® verwendet, kurz: Es wurde zu keiner Zeit parallel mit zwei Systemen gearbeitet.
Transparente Arbeitszeiten
Plukon hat das Lohnprogramm SAGE im Einsatz. Aus ZEUS® heraus wird eine Datei mit allen erforderlichen Informationen erzeugt, automatisiert und anschließend in das SAGE Lohnprogramm importiert. So gehen über die ZEUS® -Schnittstelle voll automatisierte Listen an den gewünschten Zielstandort. Diese digitale Übertragung der Lohndaten muss bei Plukon aktuell für fünf Firmen an drei verschiedenen Standorten separat erfolgen. „Die Lohnübergabe aus ZEUS® erleichtert uns die Kontrolle der Arbeitszeiten enorm. Früher war da noch Zettelwirtschaft im Spiel, heute läuft das automatisiert und die Fehlbuchungen oder Probleme werden auf dem Dashboard von ISGUS nahezu in Echtzeit angezeigt“, beschreibt Stefan Berning die neue Transparenz dank der ZEUS® Zeiterfassung.
In naher Zukunft soll dann auch der Standort Storkow an die SaaS-Lösung angebunden werden, um das Outsourcing-Projekt zu komplettieren.
90 Zutrittsterminals an 3 Standorten
Die ZEUS® Zutrittskontrolle hat Plukon bisher an drei Standorten realisiert. In Visbek und Gudensberg sind jeweils 25 Terminals installiert, in Brenz circa 40. Einige dieser Terminals werden auch für den Kostenstellenwechsel genutzt, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter die Produktionslinie wechselt.
Buchung = Kostenstellenwechsel
Beim Thema Kostenstellenwechsel ist der Plukon Produktionsstandort Brenz führend. „Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter in Brenz zwischen den Produktionslinien und -abteilungen wechseln, und die gehen dann auf dem Weg in die nächste Abteilung an einem Kostenstellenoder Zutrittsterminal vorbei, halten ihren Chip vor und dadurch entsteht ein Kostenstellenwechsel“, erläutert Stefan Berning das so einfache wie mitarbeiterfreundliche Prozedere.
Gruppenkalender wird gut angenommen
Eine wichtige Rolle spielt bei Plukon der ZEUS® Gruppenkalender. Er wird hauptsächlich von den Vorarbeitern, Produktionsleitern und Abteilungsleitern in der Produktion genutzt, um zu schauen, welche Mitarbeiter da sind und zu welcher Uhrzeit sie da sein sollten, also zur klassischen Fehlzeitenplanung. Mit dem Team Manager bietet ISGUS außerdem eine neue Option, Fehlzeiten zu planen, Arbeitszeiterweiterungen durchzuführen und Tagesmodelle zu modifizieren. Allesamt Tätigkeiten, die bei Plukon bisher vom Vorarbeiter übernommen wurden.
ZEUS® Auswertungen mit hoher Aussagekraft
Für die Geschäftsleitung haben die ZEUS® Auswertungen einen hohen Stellenwert: Ob es um den Periodenabschluss oder um Krankheitsstatistiken geht. Monatsabschluss und Perioden sind bei Plukon unterschiedlich. „Wir gehören seit 2012 zur Plukon Food Group. Vorher waren wir eigenständig als Firma Stolle. Wir waren familiengeführt, inhabergeführt, das hat sich jetzt geändert. Mittlerweile machen wir Periodenabschlüsse, d.h. ein Jahr hat zwölf Monate, aber auch 13 Perioden. Alle vier Wochen Periodengespräche werden geführt und dabei kommen alle Zahlen auf den Tisch. Wir können uns dank ZEUS® Auswertungen über alle Plukon Niederlassungen in der Zusammenschau ansehen“, unterstreicht Stefan Tholen abschließend die große Bedeutung der ZEUS® Auswertungen für die Unternehmensentwicklung.
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