Doch auch vor RPA wurden Prozesse bereits optimiert und automatisiert. So steht die Frage im Raum, wann es sinnvoll ist bei der Automatisierung auf diese neue Technik zurückzugreifen.

Auch wenn eine Prozessautomatisierung mit der Unterstützung von Robotern zu bekannten Vorteilen, wie einer höheren Qualität und Zeitersparnis bei Prozessen führt, ist besonders aus technischer Sicht ein Integrationsvorteil festzustellen. So ist es unteranderem möglich Softwarekomponenten, die keine integrierten Schnittstellen zueinander besitzen, über ihre Grafische Oberfläche, also derselben Interaktionsfläche, die der User verwendet, miteinander zu verbinden. Aus diesem Integrationsvorteil resultiert die Möglichkeit eine kostengünstigere Automatisierung umzusetzen, da eine Schaffung von Schnittstellen obsolet wird.

Um das Ganze etwas näher zu betrachten skizzieren wir nachfolgend den Einsatz von RPA, anhand eines bekannten Prozesses aus dem Umfeld der Energiewirtschaft.

Ein möglicher Prozess, der bei einem Energieversorger auftritt, ist die Übernahme der Zählerstände von Großkunden. INTENSE Blaustrom beschäftigt aktuell einen Sachbearbeiter, der mehrere Datensätze an Zählerständen jedes Jahr, in das ERP System des Unternehmens einpflegt. Diese Daten werden zuvor in einem standardisierten Formular (MS Excel, CSV-Datei) von den Großkunden übermittelt und in einem separaten Verzeichnis abgelegt. Anschließend prüft der Sachbearbeiter die Informationen nach vordefinierten Regeln auf Plausibilität und pflegt sie durch monotone Kopiertätigkeit in das interne ERP-System ein.

Durch RPA lässt sich dieser Prozess nun schnell und kostengünstig automatisieren. Der technische Helfer wird an den Prozess angelernt. Ihm werden somit Schritt für Schritt die menschlichen Ausführungen beigebracht. Der Roboter sucht den Platz der Dateiablage und öffnet das abgelegte Dokument. Im nächsten Schritt geht auch dieser dazu über die Daten nach einem vordefinierten Muster zu sichten. Sollte es hierbei zu Unstimmigkeiten kommen, wird er zunächst versuchen den Fehler eigenständig zu beseitigen. Ist dies nicht möglich, werden die Daten an einen Mitarbeiter übergeben. Dieser Vorgang wird stets lückenlos protokolliert und unterstützt für diesen Prozess zusätzliche Sicherheitszertifizierungen. Zuletzt öffnet der Softwareroboter das Dialogfenster im ERP-System und kopiert im Idealfall den gesamten Datensatz. Wenn dies allerdings nicht möglich ist, kommt es zu einer repetitiven Übertragung der einzelnen Daten.

Nun ist es uns möglich klare Vorteile anhand des vorangegangenen Prozesses zu nennen.

Erstens ist eine Qualitätssteigerung in diesem Prozess zu identifizieren, falls Menschen durch Ablenkung oder Müdigkeit Fehler machen, arbeitet das Softwaretool bei höchster Qualität weiter. Zusätzlich sind auch erhöhte Sicherheitszertifizierungen als essentielles Merkmal für die Qualität zu nennen.

Zweitens ist eine Kostenreduktion festzustellen, welche durch eine einfache Investitionsrechnung die Rentabilität sichtbar werden lässt.

Drittens werden Ressourcen effizienter genutzt, dies wird besonders deutlich durch einen effektiveren Mitarbeitereinsatz, der wiederum in einer gesteigerten Produktivität resultiert.

So lässt sich Insgesamt die Investition in RPA als profitables Werkzeug für die Mitarbeiter eines Unternehmens verstehen.

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