Richtig eingesetzt kann die digitale Transformation zum Treiber werden und das eigene Unternehmen stärken, indem Ressourcen für die wirklich wichtigen Themen eingesetzt werden können. Elektronischer Datenaustausch (kurz EDI) ist daher gerade im Bereich der Auftragserfassung inklusive der Folgeprozesse ein wichtiger Hebel für mehr Automatisierung.

Doch was verbirgt sich hinter der Abkürzung EDI? Wie funktioniert der Austausch von elektronischen Dokumenten? Was gilt es zu beachten, um die Potenziale auszuschöpfen? Und warum ist es gerade für mittelständische Unternehmen immer wichtiger, sich im Rahmen ihrer digitalen Strategie mit EDI zu beschäftigen?
Diese und weitere Fragen möchten wir Ihnen in diesem Artikel beantworten und Ihnen damit diese Thema etwas näherbringen.

Kleines Kürzel mit großer Wirkung

EDI – kurz für Electronic Data Interchange – steht für den elektronischen Austausch strukturierter Daten. Dabei geht es in der Regel um den Geschäftsbelegfluss zwischen Unternehmen.

Im Rahmen dieser Kommunikation werden geschäftsrelevante Informationen, wie z.B. die Bestellung des Händlers, in ein strukturiertes Datenformat überführt, das es ermöglicht, diese ohne manuellen Eingriff in das Warenwirtschafts- / ERP-System des Herstellers einzulesen und zu verarbeiten. Aus diesen Daten werden dann die Rückbelege generiert und ebenfalls übertragen. Damit ersetzt EDI in der Regel den papierbasierten Weg und erleichtert die gegenseitige Integration der verschiedenen Systeme.

Dabei werden alle Prozesse, von der Auftragsabwicklung über die Logistik bis hin zur Fakturierung, einbezogen.

Von der Theorie zur Praxis – Schritt für Schritt alle wichtigen Informationen klären

Wer den automatisierten Austausch starten will, muss sich einige Gedanken machen und Vorarbeiten leisten, um mit EDI erfolgreich ans Ziel zu kommen. Im Mittelpunkt steht hierbei das Warenwirtschafts- oder ERP-System des jeweiligen Unternehmens. Hier werden die relevanten Stammdaten gepflegt, der Prozessablauf gesteuert und die Automatisierung angestoßen.

Einen manuellen Prozess digital abzubilden ist in der Regel nicht 1:1 möglich, sondern erfordert eine Auseinandersetzung mit den Prozessen und dem Verständnis dafür, wie diese Prozesse im eigenen System abgebildet werden können. Hier ist es wichtig, seinen Systempartner von Anfang an mit einzubeziehen, da dort das Wissen vorhanden ist, welche Maßnahmen im System getroffen werden müssen, um Prozesse zu automatisieren. Auch ein geeigneter Partner sollte für die Digitalisierung der B2B-Kanäle eingebunden werden, da das Unternehmen hier von der Expertise und der Erfahrung profitieren kann.

Was auf den ersten Blick nach viel Arbeit aussieht, ist meist relativ schnell erfasst. Auch wenn in der ersten Stufe nicht alles automatisiert und elektronisch abgewickelt werden kann, steht der Einführung von EDI nichts im Wege. Es gibt Ausbaustufen die Sonderfälle abbilden. Diese Ausnahmen sind jedoch nicht die Regel.

Datenerfassung und Stammdatenpflege

Für den strukturierten Austausch müssen die Daten im System an der richtigen Stelle hinterlegt werden, damit das entsprechende Feld später nicht leer ist und Fehler auftreten. Auch hier werden Sie in der Regel von Ihrem Systembetreuer unterstützt.

Gerade bei den Adressdaten ist es sehr wichtig, diese mit der zugehörigen GLN (Global Location Number) zu pflegen. Dabei handelt es sich um eine eindeutige Nummer, mit der die jeweiligen Adressen eindeutig identifiziert werden.

Die Adressdaten, die in der Regel zum Standard gehören, sind folgende:

Technischer Absender und Empfänger – diese Adressen sind vergleichbar mit den Adressen auf einem Briefumschlag. An wen soll der Brief geschickt werden und wer ist der Absender des Briefes. Anhand dieser Nummern wird die Datei an den richtigen Partner gesendet / das empfangende Unternehmen erkennt, um welchen Absender es sich handelt.

Lieferantenadresse (SU) – Wer liefert die Ware aus?

Käuferadresse (BY) – Wer bestellt die Ware?

Lieferadresse (DP) – die Adresse, an die die Ware geliefert wird. Diese Adresse kann sich vom Käufer unterscheiden, z.B. bei Handelsketten, die ihre Bestellungen zentral verwalten, aber an verschiedene Filialen liefern.

Rechnungsempfänger (IV) – Wer bezahlt die Ware – Hier sind verschiedene Szenarien möglich, z.B. auch die Angabe eines Zentralregulierers.

Neben den Adressdaten sind auch die Artikelstammdaten ein Bestandteil. Die Artikelstammdaten beinhalten die Artikelnummern in Form von EAN/ GTIN* , Mengen (Stück / Verkaufseinheiten usw.) und meist auch einer Klarschrift Information. Diese sollten beide Seiten vorliegen und abgeglichen sein, da es sonst zu Fehlern bei der automatisierten Belegprüfung kommen kann.

* EAN steht für „European Article Number“, während GTIN für „Global Trade Item Number“ steht. Beide Begriffe beziehen sich auf internationale Standardnummern, die zur eindeutigen Kennzeichnung von Handelsprodukten verwendet werden.

Datenübertragung

Für die sichere und zuverlässige Übertragung der Daten vom Sender zum Empfänger ist ein sogenannter Transport- oder Kommunikationskanal erforderlich. Man könnte sagen, es ist der zuverlässige Postbote, der dafür sorgt, dass die Daten ankommen.

Auch hier haben sich in der Vergangenheit verschiedene Wege etabliert, von denen sich einige durchgesetzt haben und daher weit verbreitet sind. Entsprechend vielfältig sind die Möglichkeiten. Neben der synchronen (zeitgleichen) Datenübertragung, bei der eine Rückmeldung über den Empfang sofort übermittelt wird, gibt es auch asynchrone Verarbeitungswege. Beim asynchronen Weg wird die Rückmeldung von der Gegenstelle mittels einer MDN (Message Delivery Notification) zeitversetzt übermittelt. Teilweise gibt es auch Transporte ohne strukturierte Rückmeldung.

Beispiele der aktuell häufig genutzten Transportprotokolle sind:

• x400 (Mailboxsystem)
• AS2 / AS4
• FTP (s)
• OFTP/2

Datenverarbeitung

Durch die Abstimmung zwischen den Partnern werden im elektronischen Dokumentenaustausch die Daten in das jeweils andere Format übersetzt und damit für den Partner automatisiert einlesbar. Diese Verarbeitung löst in der Regel Folgeprozesse aus, die die nächsten Schritte einleiten.

Beispielsweise wird bei Eingang einer Bestellung automatisch die Bestellbestätigung erstellt und versendet. Des Weiteren wird das Lager informiert, die Bestellung für den Versand vorbereitet und die Lieferavisierung als Information an den Kunden versendet.

Potentiale Ausschöpfen – Welchen Weg sollten Unternehmen einschlagen?

Das Grundprinzip von EDI und die Bausteine, die grundsätzlich zu beachten sind, wurden ausführlich beleuchtet. Nun folgt der nächste Schritt – Wie kann man die Vorteile der EDI-Vernetzung nutzen und wo findet man die entsprechende Unterstützung für dieses Vorhaben.

Die Gretchenfrage: Eigene Inhouse-Lösung oder EDI Outsourcing?

Während in der Vergangenheit die eigene IT mit Konverterlösungen ausgestattet wurde und die Abwicklung innerhalb der eigenen Strukturen erfolgte, wird das Thema EDI heute eher ausgelagert. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die Vor- und Nachteile beider Lösungsansätze:

EDI-Outsourcing

EDI-Outsourcing bezeichnet die Zusammenarbeit mit einem Partner, der den Clearing Service für die Konvertierung bereitstellt, wartet und das Monitoring übernimmt. Das Wissen rund um EDI muss nicht im eigenen Unternehmen aufgebaut werden, sondern wird ausgelagert.

• Vorteile: geringe interne Ressourcenbindung, sowohl bei den Fachkräften als auch bei der Infrastruktur. Wissensaufbau beschränkt sich auf das eigene ERP-/Warenwirtschaftssystem und muss nicht erworben und weiterentwickelt werden. Skalierbarkeit – der EDI-Betrieb wird laufend an neue Gegebenheiten angepasst und kann flexibel angepasst und weiterentwickelt werden.
• Nachteile: es sollte sich um einen zuverlässigen Partner handeln, zu dem eine Vertrauensbasis besteht, da der korrekte Austausch elektronischer Belege von der Qualität und Zuverlässigkeit des EDI-Dienstleisters abhängt. Die Kosten für das Outsourcing können unter Umständen höher sein als bei einer Inhouse-Betreuung.

EDI-Konverter

Ein herkömmlicher EDI-Konverter ist eine Software, die auf den eigenen Strukturen installiert und betrieben wird. Die Konvertierungsmodule werden in der Regel von der eigenen IT-Abteilung betreut, ebenso die Wartung und das Monitoring.

• Vorteile: das Unternehmen behält die volle Kontrolle über die Prozesse und Datenflüsse im eigenen Haus. Kostenkontrolle – es entstehen kurzfristig keine zusätzlichen Kosten, da eigene Ressourcen genutzt werden.
• Nachteile: die technische Komplexität und die sich ändernden Anforderungen erfordern einen kontinuierlichen Wissensaufbau und können auch nach einem hohen anfänglichen Projektaufwand zeitaufwändig sein, da die Wartung sichergestellt werden muss. Krankheits- und Urlaubstage sind zu berücksichtigen.

Beide Lösungen sind vorstellbare Szenarien, wobei der traditionelle Konverter zunehmend durch das EDI-Clearing ersetzt wird. Dies liegt neben der Zeitersparnis auch daran, dass sich der Fachkräftemangel auch hier niederschlägt. Häufig gibt es in den Unternehmen nur eine Person, die sich mit diesem essenziellen Tool auskennt – und oft ist es schwierig, Nachwuchs für die Generation zu finden, die nun in den wohlverdienten Ruhestand geht und damit das Know-how aus dem Unternehmen mitnimmt.

KPI – Wie messe ich den Erfolg und kann diesen sichtbar machen?

Oft fällt es schwer, sich vorzustellen, wie sich der Aufwand für ein EDI-Projekt positiv auf die Effizienz und den Geschäftserfolg auswirkt. Folgende Fragen helfen, Mehrwerte und Erfolgsfaktoren abzuleiten:

• Die digitale Transformation wirkt sich damit auch auf die Wahrnehmung und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmen aus und bilden eine solide Grundlage für datenbasiertes Arbeiten.
• Die digitale Transformation wirkt sich damit auch auf die Wahrnehmung und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmen aus und bilden eine solide Grundlage für datenbasiertes Arbeiten.

EDI: das Potenzial für die Zukunft

Die letzten Jahre haben gerade im Mittelstand verschiedenste Herausforderungen aufgezeigt, die es gestern, heute und morgen zu meistern gilt. Sei es der Aufbau stabiler und transparenter Lieferketten, die digitale Rechnungslegung oder auch die Nachhaltigkeitsstrategie. Die Unternehmen müssen am Ball bleiben.

Die Trends bestätigen den Wandel – neben der Individualisierung in der Kundenakquise gibt es auch die Tendenz, Veraltetes zu konsolidieren und auch Kunden im B2B-Bereich Portale zur Auftragsverfolgung zur Verfügung zu stellen. Und einer der Megatrends der Zukunft, BIG Data und KI, wird das Arbeiten von morgen entscheidend verändern.

Der elektronische Datenaustausch ist hier auf den ersten Blick ein kleines Rädchen im großen Ganzen, hat aber einen enormen Einfluss auf die Art und Weise, wie sich Unternehmen aufstellen und anpassen. Gerade weil sich der Austausch von Geschäftsdokumenten und die Kommunikation mit Partnern so schnell verändert, ist es von Vorteil, sich hier breit aufzustellen und die Ausbaustufen und Möglichkeiten zu nutzen. Ergänzt durch weitere Maßnahmen hilft EDI als Teil der digitalen Transformation den Unternehmen auf ihrem weiteren Weg hin zu einem nachhaltig aufgestellten Unternehmen, das sich dank einer soliden Datenbasis zukünftig nicht mehr auf sein Bauchgefühl verlassen muss, sondern in der Lage ist, Entscheidungen auf Basis einer fundierten Auswertung zu treffen.

Und so wird das kleinste Rädchen entscheidend sein für viele nachgelagerte Prozesse, für die Wahrnehmung des eigenen Unternehmens gegenüber Partnern und Mitarbeitern und für die digitale Zukunft des Mittelstands.