Autor: Firma inPuncto
inPuncto Archivierungssoftware für SAP erhielt ein Update

inPuncto Archivierungssoftware für SAP erhielt ein Update

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Mit der inPuncto-Archivierungssoftware für SAP® lassen sich alle Daten und Dokumente schnell, günstig und revisionssicher archivieren. Außerdem erhielt die Software kürzlich die SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA®, wodurch von SAP bestätigt wurde, dass der biz²Archiver mit SAP S/4HANA über Standardintegrationstechnologien integriert ist.

Die Archivierungssoftware deckt alle gängigen Ablage- und Archivierungsformen ab, sodass Daten und Dokumente nicht in der SAP-Datenbank gespeichert werden müssen, was das SAP-System wesentlich entlastet. Mit dem optionalen Zusatzmodul biz²CryptoServer, welches zwischen SAP-Server oder -Client und SAP-Archiv platziert wird, können Daten und Dokumente verschlüsselt und damit vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Die Daten werden herfür nicht im biz²CryptoServer gespeichert, sondern lediglich zur Ver-/Entschlüsselung durchgeleitet.

Neue Funktionen der Version 3.1.7

  • Verbesserte Unterstützung zum Abruf von Dokumenten im Webbrowser (z. B. bei SAP Fiori)
  • Verbesserte HTML- Darstellung bei Abruf von Informationen mit SAP HTTP “serverInfo” im Webbrowser

Vorteile durch die inPuncto Archivierungssoftware für SAP

  • Das Archiv wird über die Standard-Schnittstelle „HTTP(S)“ angesprochen – d.h. viel bessere Performance, da der Transfer von Dokumenten direkt zwischen dem nachfragenden Client und dem Archiv erfolgt und nicht via SAP-Applikationsservern.
  • Das Archiv nutzt vollständig die SAP-Logiken, wie z.B. Userverwaltung und Berechtigungen. So werden die Ablage- und Archivierungsszenarien definiert.
  • Mittels optionaler Verschlüsselungs-Technik werden sogar Festplatten zu WORM-fähigen Medien.
  • Die Lizenzpolitik des Archivs ist unabhängig von Useranzahl und Dokumentenanzahl.
  • Keine doppelte Pflege von Benutzer und Berechtigungen.
  • Keine besonderen Anforderungen an die Infrastruktur.
  • Virtualisierbar.

Bei Fragen zu den neuen Funktionen der Archivierungssoftware biz²Archiver können sich Interessierte gerne an das inPuncto-Support-Team wenden!

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist SAP Certified Solution Partner und Microsoft Partner und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

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inPuncto realisiert „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ bei einem Energiedienstleister

inPuncto realisiert „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ bei einem Energiedienstleister

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Gegen Ende 2018 wurde das Projekt „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ von inPuncto und Partner itelligence erfolgreich realisiert. Der Kunde, ein Energiedienstleister und Hersteller von Batteriespeichern, beschäftigt rund 350 Mitarbeiter an insgesamt sieben Standorten in Deutschland, Italien, Großbritannien, den USA und Australien. 

inPuncto-Standardszenario erfüllt alle Kundenanforderungen

Für die Umsetzung des Projekts „Spätes Archivieren mit dem Barcodeverfahren“ war seitens inPuncto keine kundenspezifische Konfiguration der Software notwendig. Das Standardszenario verfügt bereits über eine so umfangreiche Funktionspalette, dass alle Anforderungen des Kunden erfüllt wurden und keine Anpassungen vorgenommen werden mussten.

Add-on-Software von inPuncto erweitert das SAP-System um die Barcode-Archivierung

Um das Archivierungsszenario zu realisieren wurden folgende inPuncto-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System implementiert: die Scanner-Software biz²Scanner und der Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer. Zum Erfassen der Belege kommt ein einfacher Dokumentenscanner zum Einsatz.

Um beim Kunden eingehende Dokumente mit der Lösung von inPuncto und itelligence zu verarbeiten, werden zunächst mittels SAP-Transaktion (z.B. FB60 oder MIGO) SAP-Objekte erzeugt. Beim Verbuchen der Dokumente erfolgt eine automatische Barcode-Abfrage. Damit der Barcode später dem entsprechenden Dokument zugeordnet werden kann, wird der Barcode mittels Barcode-Rolle/-Label auf dem eingehenden Beleg angebracht und mit einem Barcode-Handscanner erfasst. Durch die Transaktion OAM1 sind im Rechnungscockpit alle SAP-Objekte sichtbar, die mit einem Barcode versehen sind.

Die Dokumente, die bereits mit einem Barcode versehen und via Handscanner erfasst wurden, werden anschließend im Stapel eingescannt, vom Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer im Hintergrund separiert, ausgelesen und ins Archiv übertragen. Bei der Dokumenterfassung wird außerdem der Barcode ausgelesen und automatisch mit dem zuvor erzeugten SAP-Objekt verknüpft. Dieser Vorgang, nämlich das Verknüpfen eines Dokuments mit einem „wartenden“, also vorher erzeugten SAP-Objekt, wird als „Spätes Archivieren“ bezeichnet.

Archivierungslösung für SAP vereinfacht die Dokumentenverarbeitung

Dank der gemeinsamen Lösung von inPuncto und itelligence ist die Verarbeitung der eingehenden Dokumente für den Kunden nicht nur einfacher, sondern erfolgt im Gegensatz zur manuellen Dokumentenerfassung auch viel schneller und ist nahezu fehlerfrei. Die intuitive Bedienung der inPuncto-Software über die gewohnte SAP-Oberfläche erforderte nur einen minimalen Schulungsaufwand und bereits nach kurzer Zeit waren alle Bearbeiter in der Lage sicher mit der neuen Lösung zu arbeiten.

Der Kunde ist außerdem begeistert von dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und dank der insgesamt beschleunigten Dokumentenbearbeitung samt der daraus resultierenden monetären Vorteile wird sich die Investition schon nach kurzer Zeit amortisieren.

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inPunctos biz²Archiver 3.1 erhält SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA®

inPunctos biz²Archiver 3.1 erhält SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA®

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inPuncto gibt bekannt, dass der biz²Archiver 3.1 die SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA® erhalten hat. Die Integration hilft Unternehmen, ihr SAP-System zu entlasten, da angeforderte Dokumente nicht über den SAP Application Server, sondern direkt zwischen Frontend und Archiv übertragen werden. Außerdem können Dokumente so nicht außerhalb von SAP recherchiert oder angezeigt werden, wodurch sie vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind.

Das SAP® Integration and Certification Center (SAP ICC) hat zertifiziert, dass biz²Archiver 3.1 mit SAP S/4HANA über Standardintegrationstechnologien integriert ist. SAP S/4HANA ist die Business Suite der nächsten Generation, die mit On-Premise- und Cloud-Bereitstellungsoptionen für die SAP-HANA-Plattform entwickelt wurde. Die Suite wurde konzipiert, um als digitaler Kern zu fungieren und Kunden dabei zu unterstützen, die digitale Transformation in ihrem gesamten Unternehmen voranzutreiben, indem sie die Vorteile der preisgekrönten, rollenbasierten Benutzerfreundlichkeit von SAP Fiori® nutzen.

„Wir freuen uns mitteilen zu können, dass unser biz²Archiver 3.1 eine zertifizierte Integration mit SAP S/4HANA hat”, sagte Dr. Frank Marcial, CEO von inPuncto. „Die Fähigkeit unseres biz²Archiver mit SAP S/4HANA zu interagieren, wird sich für unsere Bestandskunden und zukünftigen Kunden als sehr vorteilhaft erweisen. Besonders stolz sind wir darauf, dass wir im Stresstest eine deutlich höhere Geschwindigkeit für ausgehende Dokumente erreicht haben als das geforderte Minimum.”

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Update für das inPuncto Workflow-Tool für SAP

Update für das inPuncto Workflow-Tool für SAP

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Mit dem inPuncto Workflow-Tool für SAP lassen sich alle relevanten und erforderlichen Prozessbeteiligten am elektronischen Workflow von dokumentenbasierten Prozessen beteiligen. Entsprechend ihrer Berechtigungen können die Nutzer (abhängig vom Inhalt des Dokuments) Workflows (z.B. Freigabeworkflows von Bestellungen oder Freigabeworkflows von Rechnungen) initiieren und zielgerichtet steuern.

Dank der unterschiedlicher Zugriffsmöglichkeiten lassen sich dabei sowohl SAP-Anwender via SAP-Cockpit oder Business Workplace als auch weitere Prozessbeteiligte und temporäre Nutzer via E-Mail (mit oder ohne Internetverbindung) oder Mobile App in den Workflow einbeziehen.

Durch die integrierte Vollständigkeitsprüfung wird sichergestellt, dass der nächste User über alle Informationen verfügt, die er für den folgenden Bearbeitungsschritt benötigt. Das Dokument kann dafür entweder automatisch oder manuell an den nächsten Prozessbeteiligten weitergeleitet werden.

Neue Funktionen der Version 2.4.126

  • Vereinheitlichung der max. Textlänge von Rechnungspositionen und Kontierungen auf 50 Zeichen.
  • Das Setup erzeugt nun einen zusätzlichen MIME-Type für die b2V-Datei
  • Das Setup enthält nun die "MS Redistributable C++" (für Win 10 und SAP GUI 7.50)
  • Die Anzeige von € Zeichen in PDF Dokumenten unter Windows 10 wird nun konsequent unterstützt.
  • Speicheroptimierungen wurden durchgeführt
  • Es werden nun auch Zahlenformate in der Windows-Systemeinstellung unterstützt, bei der keine Zifferngruppierungen (wie z.B. 1000er Trennzeichen) verwendet werden.

 
Vorteile durch das inPuncto Workflow-Tool für SAP

  • Beschleunigung der Prüfungs- und Freigabeprozesse.
  • Kostenersparnisse durch schnellere Bearbeitung.
  • Klar definierte Kompetenzregelungen.
  • Fehlerreduktion durch standardisierte Abläufe.
  • Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses.
  • Volle Transparenz durch Protokolle, Historien und die Cockpitfunktion.
  • Revisionssicherheit
  • Suche nach Originaldokumenten entfällt.
  • Vorhandene Unterschriftenregelungen können genutzt werden.
  • Zahlungsziele werden eingehalten.
  • Skontoerträge können dank der schnellen Bearbeitung gesteigert werden.

Bei Fragen zu den neuen Funktionen des Workflow-Tools biz²DocumentControl können sich Interessierte gerne an das inPuncto-Support-Team wenden!

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E-Rechnungen für oberste Bundesbehörden ab dem 27.11.2018 Pflicht

E-Rechnungen für oberste Bundesbehörden ab dem 27.11.2018 Pflicht

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Am 26. Mai 2014 trat die Richtlinie 2014/55/EU in Kraft und am 13. Juli 2016 verabschiedete der Bundestag einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, der als "E-Rechnungsgesetz" bekannt ist.

Was ist eine E-Rechnung?

Unter einer "E-Rechnung" versteht man alle Rechnungen, die den Vorgaben des europäischen Normungsgremiums CEN entsprechen. Rechnungen im PDF-, JPG- oder TIFF-Format entsprechen dieser Norm nicht. In Deutschland wurde das XML-Format "XRechnung" als Standard definiert. Rechnungen in diesem Format können elektronisch ausgelesen und automatisch in Rechnungsverarbeitungssysteme eingelesen werden. Ebenso wie XRechnung entspricht auch das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) diesem Standard.

Welche Handlungsfelder ergeben sich für Behörden?

Ab dem 27.11.2018, also in weniger als einem Monat, müssen die obersten Bundesbehörden E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Subzentrale öffentliche Auftraggeber sind dazu ab dem 27. November 2019 verpflichtet.

Um elektronische Rechnungen verarbeiten zu können, wird ein ERP-System (z.B. SAP) benötigt und gegebenenfalls spezielle Zusatzsoftware, um E-Rechnungen zu verarbeiten. Je nach Digitalisierungsgrad der Behörde lassen sich die Anforderungen durch geringe Anpassungen am bereits vorhandenen System umsetzen oder es müssen umfangreiche Digitalisierungsmaßnahmen getroffen werden. In diesem Fall sollten sich die Entscheider zeitnah mit der Auswahl und Implementierung eines geeigneten Systems befassen, das elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten kann.

E-Rechnungsverarbeitung für SAP mit inPuncto-Software

Mit den flexiblen und individuell konfigurierbaren inPuncto-Add-ons für SAP können sowohl E-Rechnungen mit verschiedenen XML-Formaten (X-Rechnung, ZUGFeRD 1.0 und 2.0 oder z.B. Finvoice, SIX Paynet oder PostFinance) als auch verschiedene PDF-Formate empfangen und verarbeitet werden. Dank der verschiedenen Eingangskanäle und der hohen Rechenleistung des inPuncto-Servers für den Posteingang lassen sich auch verschiedene Rechnungen parallel verarbeiten, was für eine noch größere Zeitersparnis sorgt. Die eintreffenden Rechnungen werden entweder via OCR/ICR (z.B. PDF) oder direkt (XML) ausgelesen und mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Je nach Rechnungsart wird anschließend ein spezifischer, vorher definierter Bearbeitungsworkflow ausgelöst. Mit den inPuncto-Lösungen sind außerdem verschiedene Archivierungsszenarien für eine revisionssichere Archivierung möglich.

Interessierte können inPuncto kontaktieren, um die Möglichkeiten zu besprechen!

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inPuncto Scan-Client für SAP erhielt ein Update

inPuncto Scan-Client für SAP erhielt ein Update

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Mit dem biz²Scanner, dem inPuncto Scan-Client für SAP, können beliebige Dokumentenscanner mit einem SAP-System verbunden werden. Dadurch lassen sich sowohl zentrale Scan-Szenarien realisieren, indem ganze Dokumentenstapel auf einmal erfasst und den jeweiligen Business-Objekten zuordnet werden oder es können dezentral einzelne Dokumente eingescannt und direkt ins SAP-System überführt werden.

Verbesserungen und neue Funktionen der Version 2.1.46

  • Der verfügbare Arbeitsspeicher für die Applikationen wurde optimiert und vergrößert.
  • Notwendige Bibliotheken (MS Redistributable C++ 2010 und 2012) wurden in das Setup aufgenommen.
  • Verbesserung im Setup bei der Übernahme von 32 Bit Registry-Dateien (Customizing) auf 64 Bit Systemen.
  • Allgemeine Verbesserungen.

Das Scan-Add-on für SAP lässt sich in vielen Unternehmensbereichen einsetzen:

  • Personalwesen: Scannen und zuordnen von Personaldokumenten (Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnung, Reisebelege etc.)
  • Logistik und Produktion: Scannen und zuordnen von Lieferscheinen, Materialbelegen, Bestellungen etc.
  • Rechnungswesen: Scannen und zuordnen von Eingangsrechnungen, Lieferanten-Rahmenverträgen, Schreiben von Banken etc.
  • Management: Scannen und zuordnen von Zusatzvereinbarungen, Behördendokumenten, Richtlinien, Normen etc.

Bei Fragen zu den neuen Features der Scanner-Software oder allgemeinen Fragen zu den inPuncto Add-ons für SAP hilft der inPuncto-Support gerne weiter.

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Kostenlose Webinare: Digitale Personalakte für SAP, Dokumenterstellung, automatischer Rechnungsworkflow und revisionssichere Archivierung

Kostenlose Webinare: Digitale Personalakte für SAP, Dokumenterstellung, automatischer Rechnungsworkflow und revisionssichere Archivierung

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Auch im Herbst und Winter 2018 bietet die inPuncto GmbH wieder kostenfreie Webinare an. Die Themen sind: Digitale Personalakte, automatisierte Rechnungsbearbeitung (auch ZUGFeRD), revisionssichere Archivierung, automatische Dokumenterstellung und Prozessoptimierung.

Die inPuncto-Experten präsentieren in den 30-minütigen Live-Webinaren die unterschiedlichen Funktionen und Möglichkeiten der Zusatzsoftware für SAP und zeigen, wie sich dokumentbasierte Geschäftsprozesse damit ganz einfach optimieren lassen. Im Anschluss können die Teilnehmer ihre Fragen stellen, die dann live beantwortet werden.

Die Teilnahme an den Webinaren ist unverbindlich und ganz bequem von zuhause oder von Arbeitsplatz aus möglich! Es wird lediglich ein Internetanschluss benötigt.

Alle Webinare richten sich sowohl an Interessierte, die die Möglichkeiten der inPuncto-Software für das Dokumentenmanagement kennenlernen möchten, aber auch an Kunden und Partner der inPuncto GmbH. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Webinar-Programm Herbst/Winter 2018:

Digitale Personalakte für SAP: Wie ist diese aufgebaut & welche Funktionen sind hilfreich für mich?

11.10.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

06.12.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

Einfache Dokumenterstellung aus SAP: Wie erzeuge ich Dokumente ohne Programmierung und Scripting?

25.10.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

13.12.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD: Wie bearbeite ich e-Rechnungen automatisch?

08.11.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

SAP MM: Freigabe-Workflow von Bestellungen

20.11.2018 (Di), 10:30-11:00 Uhr

Barcode-Archivierung: Wie archiviere ich schnell & einfach Belege in SAP?

27.11.2018 (Di), 10:30-11:00 Uhr

Weiterführende Informationen zu den kostenlosen Webinaren sowie den Link zur Anmeldung erhalten Interessierte nach einem Klick auf den Termin des entsprechenden Webinars.

Über die inPuncto GmbH

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Dokumentenverarbeitung für SAP: Server-Software von inPuncto erhielt ein Upgrade

Dokumentenverarbeitung für SAP: Server-Software von inPuncto erhielt ein Upgrade

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Der biz²ScanServer ist ein Programm, das im Hintergrund als Windows-Service läuft und Arbeitsaufträge für unterschiedliche Unternehmensbereiche bearbeiten kann. Die klassischen Einsatzbereiche sind die Verarbeitung von Dokumenten, z. B. von Rechnungen oder Personaldokumenten und das Transferieren der Ergebnisse nach SAP. Der biz²ScanServer bietet vielfältige Möglichkeiten, um digitale Dokumente zu verarbeiten und stellt unterschiedliche Eingangskanäle zur Verfügung: Die Eingangsdaten können beispielsweise direkt aus SAP stammen, aus Dateisystem-Verzeichnissen oder auch direkt aus E-Mail-Anhängen, die z. B. durch Scanner/Multifunktionsgeräte erzeugt werden und natürlich auch direkte E-Mail-Eingänge für die verschiedensten e-Formate, wie ZUGFeRD, XRechnung etc. Der biz²ScanServer kann sowohl Einzeldokumente als auch Dokumentenstapel, die viele unterschiedliche Dokumente enthalten, verarbeiten. Um Einzeldokumente eines Dokumentenstapels voneinander zu separieren, werden Barcodes genutzt.

Hinter der Version 2.6.72 des biz²ScanServers, steckt ein neues Konzept, das funktional auf der alten Version aufbaut, aber bezüglich der Softwarearchitektur so gestaltet ist, dass sehr flexibel auf zukünftige Marktentwicklungen und Kundenanforderungen reagiert werden kann.

Die Highlights des Upgrades:

Höhere Gesamtrechenleistung

Da viele inPuncto-Bestandskunden in den letzten Jahren massiv gewachsen sind und im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung mehr Dokumente in möglichst kurzer Zeit verarbeiten müssen, änderten sich auch deren Anforderungen an die Software für die Belegverarbeitung. Die Gesamtrechenleistung des biz²ScanServer kann jetzt anhand der Anzahl der logischen Prozessoren einfach an den geänderten Bedarf angepasst werden, um mehr Aufgaben gleichzeitig und somit in insgesamt kürzerer Zeit zu erledigen.

Flexiblere Konfiguration

Anpassungen müssen nicht mehr direkt im Programmcode vorgenommen werden, sondern die neue Version des biz²ScanServers lässt sich flexibel konfigurieren, sodass Kundenwünsche schneller umgesetzt werden können. Bei Anforderungen, die über die Konfigurationsmöglichkeiten hinausgehen, lassen sich durch einen höheren Modularisierungsgrad neue Dinge einfacher und kostengünstiger implementieren.

Flexibilität in der Konfiguration von E-Mail-Eingängen

Der E-Mail-Eingang des neuen biz²ScanServers lässt sich so konfigurieren, dass mehrere Rechnungen in einer E-Mail gleichzeitig bearbeitet oder dass von bestimmten E-Mail-Eingängen bestimmte Rechnungsformate verarbeitet werden können. Der E-Mail-Eingang kann z.B. so konfiguriert werden, dass er e-Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung verarbeitet und ein anderer Rechnungen, die z.B. AGB enthalten. 

Verbesserung der Erkennung von Nicht-Unicode-Zeichensätzen

Aufgrund der zunehmenden Internationalisierung ist der neue biz²ScanServer voll unicodefähig. Das ist besonders im internationalen E-Mail-Verkehr ein wichtiges Thema. Normalerweise sind die Aufträge in Mails sprachneutral, können aber abhängig vom sendenden System beim Empfänger anders dargestellt werden. In Unicode sind alle Zeichen der Welt vertreten. Da viele E-Mails auch heute noch in einem Nicht-Unicode-Zeichensatz verschickt werden, wurde bei der neuen Version des biz²ScanServers vor allem die internationale Erkennung von Nicht-Unicode-Zeichensätzen verbessert.

Einfache Performance-Analysen

Der biz²ScanServer besteht einerseits aus einer Server-Komponente und andererseits aus einer administrativen Client-Komponente. In der Client-Komponente werden Statistikdaten aufzeichnet und können dort auch angezeigt werden, wodurch sich Engstellen in der Performance sehr genau identifizieren lassen. 

Neue Verbindungskomponente zwischen Microsoft und SAP

Durch die neue Verbindungskomponente zwischen Microsoft und SAP wird zum Beispiel SAP-Landscape unterstützt: Hier ist festgelegt, an welchen Servern sich die Nutzer und somit auch der biz²ScanServer anmeldet. Bisher wurden diese Anweisungen in Dateien auf den jeweiligen Rechnern gespeichert, in SAP-Landscape lässt sich das zentral festlegen.

Bei Fragen zum Upgrade oder zu den Konditionen können Sie uns gerne kontaktieren.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

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Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
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Automatische Dokumenterzeugung mit MS Office und Daten aus SAP

Automatische Dokumenterzeugung mit MS Office und Daten aus SAP

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Die Erstellung von Dokumenten aus SAP kann viel Zeit beanspruchen. Mit der inPuncto-Zusatzlösung für die Dokumenterstellung lassen sich individuelle Word-Vorlagen erzeugen und mit aktuellen Daten aus SAP® befüllen. Die so erzeugten Dokumente können jederzeit weiterbearbeitet werden, da die Verwaltung der Vorlagen in SAP stattfindet, die Bearbeitung aber in MS Word.

Vorlagendesign-Tool für SAP

biz²OfficeForms, das Vorlagendesign-Tool von inPuncto für SAP, ist vollständig in MS Word integriert und die Modellierung der Word-Vorlagen erfolgt mittels repräsentativer Datensätze aus SAP heraus. Der Vorteil der Lösung besteht darin, dass Nutzer während der Bearbeitung der Vorlage in MS Word direkt sehen, wie das fertige Dokument am Ende aussehen wird („What You See Is What You Get“).

Erstellung von Dokumenten und Vorlagen sowie Befüllung mit Daten aus SAP

Die Erzeugung von Dokumenten mit dem inPuncto-Vorlagendesign-Tool startet mit einem beliebigen Business Objekt. In SAP lassen sich Daten-Funktionsbausteine auswählen, die dann direkt in MS Word bereitgestellt werden. Via Drag&Drop lassen sich Formularelemente und deren Datensätze oder auch Grafiken bequem in die Word-Vorlage einfügen. Textbausteine können modelliert, verschachtelt und mit individuellen Regeln versehen werden. Das ist z.B. für Anschreiben, bei welchen zwischen „Sehr geehrte Frau …“/ „Sehr geehrter Herr …“ unterschieden werden muss, sehr komfortabel. Die Namen werden als Formularelement eingefügt. Auch Tabellen und deren Werte lassen sich auf diese Weise einfügen.  Die fertige Vorlage wird als veränderbares Word-Dokument direkt in SAP gespeichert und verwaltet. Vorlagen lassen sich auch ohne SAP-Integration exportieren, bearbeiten und anschließend wieder ins SAP-System importieren.
Fertig erstellte Vorlagen werden für die Dokumenterzeugung freigegeben. Dafür werden die Daten übernommen und in eine PDF-Konvertierung überführt. Anschließend können PDF-Dokumente mit Daten aus dem SAP-System befüllt, einzeln oder in Masse erzeugt und z.B. per E-Mail versendet und revisionssicher archiviert werden.

Anwendungsbereiche für die automatische Dokumenterstellung

Die inPuncto-Lösung für die Dokumenterstellung lässt sich überall dort anwenden, wo Dokumente anhand von Vorlagen mit Daten aus SAP gefüllt werden sollen.

Personalbereich:

  • Arbeitsverträge,
  • Arbeitsbescheinigungen,
  • Arbeitszeugnisse,
  • Mitarbeiteranschreiben,
  • Freigaben von Urlaubs- und Reiseanträgen.

Student-Lifecycle-Management:

  • Erstellung individueller Studienverläufe anhand kontextbezogener Inhalte,
  • Anschreiben,
  • Arbeitsverträge.

Allgemein:

  • Formulare,
  • Reports,
  • Angebote,
  • Preislisten,
  • Vertragsdokumente.
Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

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DSAG-Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“: Die inPuncto GmbH ist als Aussteller dabei

DSAG-Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“: Die inPuncto GmbH ist als Aussteller dabei

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Die Deutschsprachige SAP® Anwendergruppe e.V. (DSAG) veranstaltet am 19.09.2018 in St. Leon-Rot den Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“. Dort präsentieren  insgesamt 13 Anbieter ihre SAP-Zusatzsoftware für die automatische Rechnungsverarbeitung und die Besucher haben die Möglichkeit die Lösungen live zu erleben. Ziel des Thementags ist es nämlich, interessierten Unternehmen im Bereich der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung Hilfestellung bei der Auswahl der richtigen Software zu geben.

Noch immer werden in vielen Firmen Rechnungen manuell verarbeitet. Das dauert nicht nur lange, sondern ist auch fehleranfällig und die Papierdokumente benötigen viel Platz. Bereits vorhandene SAP-Systeme können mit Zusatzsoftware ganz einfach um Funktionen für die automatische Rechnungsverarbeitung erweitert werden, sodass Papierstapel, verschwundene Dokumente und die Suche nach bestimmten Rechnungen endlich der Vergangenheit angehören.

Mit den inPuncto-Add-ons für SAP lassen sich nicht nur verschiedenste Eingangsrechnungen (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI, mit Bestelbezug, ohne Bestellbezug…) erfassen sondern auch automatisch weiterverarbeiten und anschließend mit der SAP-zertifizierten Archivierungssoftware revisionsicher archivieren. Via Web, E-Mail oder auch mobil können alle Prozessbeteiligte ganz einfach in den elektronischen Prüfungs- und Freigabe-Workflow einbezogen werden.

Wie die Software aussieht und wie sie funktioniert, demonstriert die inPuncto GmbH an ihrem Austellerstand im Foyer. Interessierte können gerne auch schon vorab einen individuellen Beratungstermin mit der inPuncto GmbH vereinbaren. Hierfür genügt eine E-Mail mit den Kontaktdaten und Wunschtermin an kontakt@inpuncto.com.

Die Schwerpunkte der Veranstaltung:

  • Elektronische Rechnung und die steuerlichen Voraussetzungen im Sinne der GoBD
  • Anbieterauswahl / Projektvorgehen
  • Electronic Data Interchange (EDI) bei der E-Rechnung im SAP-Umfeld

Weitere Informationen zum Thementag "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP" gibt es unter: https://www.dsag.de/veranstaltungen/2018-09/thementag-elektronische-eingangsrechnungsverarbeitung-fur-sap.

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