Optimierung im Dokumenten-Management
Die herausragenden Vorteile des Upgrades im Überblick:
- State-of-the-Art OCR/ICR dank KI-Methoden: Der Posteingangsverarbeitungsserver nutzt nun die neueste OCR-Software, die auf fortschrittlichen KI-Methoden basiert. Dadurch wird die Qualitätsebene der optischen Zeichenerkennung (OCR) und intelligenten Zeichenerkennung (ICR) erheblich gesteigert. Die Implementierung dieser fortschrittlichen KI-Methoden verbessert die Genauigkeit und Geschwindigkeit, um auch die komplexesten Dokumente effizient zu verarbeiten.
- Effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen mit XML-Rechnungen: Der Posteingangsverarbeitungsserver unterstützt nun die aktuellsten Versionen der Formate XRechnung und ZUGFeRD, um den Anforderungen im Bereich E-Invoicing gerecht zu werden.
- Rechnungsvisualisierung und Analysemöglichkeiten: Durch das neue Tool biz²PDF Creator Front wird die Visualisierung von komplexen XML-Strukturen in leicht lesbare und verständliche PDF-Dokumente ermöglicht. Dies erleichtert die Interpretation, Validierung und effektive Nutzung von in XML-Rechnungen enthaltenen Daten.
- Ressourceneffizienz: Das Upgrade beinhaltet Optimierungen zur Ressourcenschonung, unter anderem die Möglichkeit, den Umfang des Loggings zu steuern und die Logdateigröße bei großen Scan-Volumina zu reduzieren.
- Kompatibilität und Flexibilität: Der neue Release ist sowohl auf S/4HANA/On-Premises als auch auf SAP ECC 6.0 lauffähig, um maximale Kompatibilität und Flexibilität zu gewährleisten.
Diese Innovationen unterstreichen das Engagement von inPuncto, wegweisende Lösungen zu bieten, die den ständig wachsenden Anforderungen moderner Geschäftswelt gerecht werden.
Für weitere Informationen und um die neuen Funktionen des biz²ScanServer zu erleben, lesen Sie den vollständigen Artikel und/oder wenden Sie sich an inPuncto-Team.
inPuncto ist ein renommiertes deutsches Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung von Add-On-Softwarelösungen für SAP-Systeme spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet innovative Produkte und Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung an, um die Effizienz und Funktionalität von SAP-Systemen zu erweitern und zu verbessern.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
Innovatives Software-Upgrade
Die Vorteile des Upgrades im Überblick:
- Nahtlose Cloud-Integration über Exchange Online-IMAP/POP3-Postfächer: Der Posteingangsverarbeitungsserver greift jetzt nahtlos auf Exchange Online-IMAP/POP3-Postfächer zu, was eine reibungslose Integration in die Cloud ermöglicht. Dies unterstützt moderne Geschäftsansätze und verbessert die Flexibilität für Unternehmen.
- Höhere Sicherheit und Betriebseffizienz durch OAuth2-Protokoll: Die Integration des OAuth2-Protokolls gewährleistet eine sichere Autorisierung und Authentifizierung. Dies ermöglicht einen reibungslosen Betrieb des Servers und bietet ein höheres Maß an Sicherheit für geschäftskritische Daten.
- Keine Administrator-Rechte mehr erforderlich: Mit dem Upgrade kann der biz²ScanServer nun mit einem normalen Windows-Nutzer arbeiten, ohne dass Administrator-Rechte erforderlich sind. Dies steigert die Sicherheit und gewährt dem Nutzer ausschließlich Zugriff auf die vom Posteingangsverarbeitungsserver benötigten Verzeichnisse.
- Effiziente Verarbeitung von E-Mails: Durch den neuen Mail-Eingangskanal können E-Mails effizienter verarbeitet werden. Speicherprobleme gehören der Vergangenheit an, da der Super Mailer biz²ScanServer Mails, die nach SAP überführt werden sollen, geschickt behandelt. Bei Mails mit vielen Anhängen werden diese reibungslos nach SAP übertragen, analysiert und verarbeitet.
- Verbesserte Erkennung von Mails: Mit den Neuerungen am Mail-Eingangskanal wird neben Mail-Headern, wie z.B. dem Mail-Betreff, auch der Mail-Text als Erkennungs-Kriterium herangezogen, um Mails schneller den entsprechenden Verarbeitungsszenarien zuzuordnen. Diese Optimierung trägt dazu bei, die Effizienz in der Verarbeitung zu steigern.
Diese Verbesserungen unterstreichen das Engagement von inPuncto, innovative Lösungen zu bieten, die den ständig wachsenden Anforderungen moderner Geschäftsumgebungen gerecht werden.
Für weitere Informationen und um die neuen Funktionen des biz²ScanServer zu erleben, lesen Sie den vollständigen Artikel und/oder wenden Sie sich an inPuncto-Team.
inPuncto ist ein renommiertes deutsches Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung von Add-On-Softwarelösungen für SAP-Systeme spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet innovative Produkte und Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung an, um die Effizienz und Funktionalität von SAP-Systemen zu erweitern und zu verbessern.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
Mit inPuncto effizient in die Zukunft der E-Rechnungspflicht starten
Spezialist für elektronische Rechnungen verschiedenster Formate
Die Vielseitigkeit des Posteingangs-Verarbeitungsservers ist beeindruckend. Er erfasst und verarbeitet unterschiedlichste Rechnungsformate, darunter PDF- und TIF-Formate via E-Mail oder gescannte Papierrechnungen, XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen in verschiedenen Formaten, EDIFACT-Rechnungen, SAP IDoc-Rechnungen sowie länderspezifische Formate wie SIX Paynet (Schweiz), ebInterface (Österreich), Chorus Pro (Frankreich), Facturae (Spanien), FatturaPA.xml (Italien) und Finvoice (Finnland).
Die elektronischen Rechnungen werden nicht nur effizient verarbeitet, sondern auch optional OCR-technisch erfasst. Jede Rechnung startet einen individuellen Workflow in SAP, der die Prozesse weiter optimiert.
Umsetzung der verpflichtenden E-Rechnung: Unkompliziert & kosteneffizient
Die inPuncto-Lösung besticht durch ihre Leichtigkeit, geprüfte und zertifizierte Prozesse sowie ihre Kosteneffizienz. Unternehmen können sich auf einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnungspflicht vorbereiten und profitieren von optimierten Rechnungsverarbeitungsprozessen, Kostenersparnissen und einem effizienten Workflow in ihrem SAP-System.
"Mit unserer Lösung sind Unternehmen bestens gerüstet für die bevorstehende Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025. Wir bieten eine zukunftssichere, geprüfte und kosteneffiziente Lösung, die den Rechnungsverarbeitungsprozess reibungslos in das SAP-System integriert und den Unternehmen erhebliche Vorteile bringt", betont Dr. Frank Marcial, Geschäftsführer bei inPuncto.
Für weitere Informationen und Anfragen steht das in Puncto-Team gerne zur Verfügung!
inPuncto ist ein führender Anbieter von Add-On-Softwarelösungen für SAP-Systeme mit Schwerpunkt auf Dokumentenmanagement und Archivierung. Mit ihrer elektronischen Rechnungsverarbeitungslösung bieten sie Unternehmen eine effiziente und kosteneffektive Möglichkeit, sich auf die bevorstehende Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 vorzubereiten.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
Revolutionäre Verbesserungen: inPuncto präsentiert Major Release des Posteingangsverarbeitungsservers mit neuem Turbo-Modus in 64-Bit Architektur
Der biz²ScanServer ist eine serverbasierte Anwendung, die die automatische Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht. Sie kann ganze Papierstapel oder elektronische Dateien in verschiedenen Formaten automatisch als digitalen Posteingang bearbeiten. Zu den Hauptfunktionen gehören automatische Texterkennung (OCR/ICR), Bildaufbereitung, Barcodelesung und Workflow-Initiierung.
Die Einführung der innovativen 64-Bit-Architektur markiert einen entscheidenden Meilenstein in der Entwicklung des biz²ScanServers. Diese Neuerung bedeutet einen Quantensprung in Bezug auf Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit. Mit diesem Upgrade werden Kunden von zahlreichen Vorteilen profitieren:
- Höhere Leistung und Geschwindigkeit: Durch die Nutzung von mehr Arbeitsspeicher können rechenintensive Aufgaben, wie die Generierung durchsuchbarer PDF-Dokumente oder Barcode-Erkennung, deutlich schneller abgewickelt werden.
- Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum: Die 64-Bit-Architektur bietet eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum und technologische Weiterentwicklungen.
- Effiziente Verarbeitung von umfangreichen Daten: Die größere Speicherkapazität ermöglicht die gleichzeitige Verarbeitung umfangreicher Daten und komplexer Operationen.
- Integration neuester externer Bibliotheken: Diese Architektur erlaubt die nahtlose Integration der aktuellsten externen Bibliotheken und hält das Produkt auf dem neuesten Stand der Technik.
Die Einführung der 64-Bit-Architektur ist ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass der Posteingangsverarbeitungsserver biz²ScanServer den höchsten technologischen Standards entspricht. Diese Innovation positioniert das Produkt als zukunftssichere Lösung, die den Anforderungen einer sich ständig weiterentwickelnden Geschäftswelt gewachsen ist.
Für weitere Informationen und um das Upgrade zu erleben, lesen Sie den vollständigen Artikel und/oder wenden Sie sich an inPuncto-Team.
inPuncto ist ein renommiertes deutsches Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung von Add-On-Softwarelösungen für SAP-Systeme spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet innovative Produkte und Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung an, um die Effizienz und Funktionalität von SAP-Systemen zu erweitern und zu verbessern.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
inPuncto-Software für SAP: Flexibilität in On-Premises, Cloud und Hybrid-Lösungen
Klassische On-Premises-Plattformen
Bei On-Premises- (oder kurz: On-Prem)-Lösungen kauft oder mietet der Nutzer eine Softwarelizenz und die Software wird im firmeneigenen Rechenzentrum installiert und gewartet. Das Unternehmen ist bei dieser Variante für die Aktualität und Sicherheit der Daten selbst verantwortlich. Da die Software lokal installiert ist, kann diese auch sehr flexibel an die Anforderungen der Unternehmen oder der entsprechenden Bereiche angepasst werden. Kosten entstehen bei der Anschaffung und dem Betrieb, außerdem fallen oft auch Wartungskosten durch den Softwareanbieter an.
Cloud Computing als Software-as-a-Service (SaaS)
Im Gegensatz zu On-Prem-Lösungen werden Cloud-Lösungen als externe Dienstleistung über das Internet angeboten. Der Dienstleister stellt den Unternehmen hierfür Platz in seinem Rechenzentrum zur Verfügung (als Public-, Private- oder Hybrid-Cloud) und ist dadurch auch für Softwareupdates und die Sicherheit der Daten verantwortlich. Im Gegensatz zu On-Prem-Lösungen sind Cloud-Lösungen viel standardisierter und lassen sich nur geringfügig anpassen. Cloudbasierte Lösungen werden meist als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und z.B. pro Rechnung oder Benutzer in Abo-Modellen abgerechnet. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen nur Kosten für den tatsächlichen Bedarf entstehen. In den Stückkosten sind meist auch die Wartungskosten etc. enthalten.
Hybrid-Lösungen
Bei dieser Möglichkeit wird ein Teil der Unternehmenssoftware lokal (On-Prem) installiert. Da die Daten dann dort lokal gespeichert sind, ist das Unternehmen selbst für deren Wartung und Sicherheit zuständig. Der Rest ist z.B. als SaaS-Lösung über die Cloud verfügbar. Es bietet sich zum Beispiel an, besonders sensible Unternehmensdaten On-Prem zu verwalten und weniger kritische in der Cloud, sodass diese dann auch ortsunabhängig über Web- oder App-Anwendungen bearbeitet werden können. Der Trend geht in Richtung Hybrid-Lösung, sodass je nach Unternehmensbereich Cloud- oder On-Prem-Lösungen eingesetzt werden.
inPuncto-Software für SAP: Perfekt auf Ihre Anforderungen abgestimmt
Unabhängig von der gewählten Lösung ist es von entscheidender Bedeutung, dass die eingesetzte Software perfekt auf die individuellen Anforderungen abgestimmt ist. inPuncto bietet maßgeschneiderte Lösungen für dokumentenbasierte Prozesse auf nahezu jeder SAP-Plattform. Egal, ob Sie bereits eine Cloud-Infrastruktur nutzen und bestimmte Prozesse auslagern möchten oder eine neue cloudbasierte oder On-Premises-Lösung einführen wollen – unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um die Details zu besprechen und die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Kontaktieren Sie das inPuncto Team und besprechen Sie Ihre Anforderungen und Möglichkeiten!
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 1.240 Kunden und über 150.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
S/4HANA Transformation/Migration auf der Agenda?
Dies bedeutet, dass die Anwender dann die neusten Technologien von SAP nicht mehr nutzen können und das alte SAP-System nicht mehr zukunftssicher betrieben werden kann. Weitere Nachteile wie erhöhte Wartungsgebühren, mögliche Performance-Beeinträchtigungen, Sicherheitsrisiken etc. kommen oben drauf. Obwohl eine Migration ganze Reihe von Herausforderungen mit sich bringt, ist das zeitnahe Handeln empfehlenswert, da laut SAP der Prozess 12 bis 18 Monate in Anspruch nehmen könnte.
Unabhängig von dem gewählten Migrationsansatz – ob Greenfield (komplette Neuimplementierung), Brownfield (Upgrade/System-Konvertierung) oder Hybrid (Transformation/Kombination aus Greenfield und Brownfield), lohnt es sich zu überlegen, welche Datensätze überhaupt mitübertragen werden sollen. Gegebenenfalls ist es sinnvoll einiges aus dem operativen IT-System auszulagern.
Umstieg auf S/4HANA: Optimal durch zielgerichtete Vorbereitungsmaßnahmen realisieren
Die Reduktion von Belegvolumen vor dem Umstieg auf SAP S/4HANA kann dabei helfen, die Migrationszeit und -kosten zu minimieren. Mit der inPuncto Archivierungssoftware biz²ArchiveServer ist das ohne großen Aufwand möglich: Das schlanke Archiv ist nahtlos in SAP ERP und SAP S/4HANA integriert. Auch dadurch ist eine Archivierung und Komprimierung der Daten einfach und schnell möglich. Ein migrationsfreier Datenzugriff ist gewährleistet.
Die Daten-Archivierung kann klassisch via ADK oder unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen und der DSGVO-Konformität erfolgen. Das inPuncto SAP-Archiv verfügt bei diesem Ansatz über die WebDAV-basierende Funktionalität biz²ArchiveServer-ILM für die Speicherung von sogenannten strukturierten Daten. Somit können die gesetzlichen Mindestaufbewahrungszeiten und die damit verbundenen Sperrfristen berücksichtigt werden.
Auch wenn seither die Auslagerung von nicht mehr aktiv benutzten Datensätzen und der Datenlebenszyklus kein Thema in dem Unternehmen waren, könnte dies jetztunter Kostengesichtspunkten interessant sein, da die Speicherkosten bei den modernen In-Memory Datenbanken ggf. teurer sind.
Vor einer SAP-ILM Archivierung wird analysiert, welche Unternehmensabhängigkeiten in Betracht gezogen werden müssen, damit alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden können.
Durch strategische und wohlüberlegte Vorbereitung und Verschlankung der Datenbank, vor der Migration auf die HANA-Datenbank, wird eine optimale Präparation auf eine schnellere und problemlose Umstellung erreicht, die auch zukunftssicher ausgerichtet ist. Eine ständig wachsende Datenmenge in der SAP HANA-Datenbank des Produktivsystems, die z.B. als volumenbasiertes Vertragsmodell läuft, könnte schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor werden.
Gerne bietet inPuncto Beratung über die Vorgehensweise und die Möglichkeiten bei der S/4HANA Transformation/Migration bezüglich der vorbereitenden Datenarchivierung. Natürlich auch über den dauerhaften Einsatz der Archivierungssoftware biz²ArchiveServer in S/4HANA.
Kontakt mit inPuncto aufnehmen und das Projekt zur S/4HANA Transformation/Migration vorantreiben >>
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 1.240 Kunden und über 150.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
Das Softwarehaus inPuncto wurde erneut von der Creditreform mit dem Bonitäts-Zertifikat „CrefoZert“ ausgezeichnet
Das Bonitäts-Zertifikat CrefoZert wird von der renommierten Wirtschaftsauskunftei Creditreform an Unternehmen mit einer herausragenden Bonität und einer soliden finanziellen Basis verliehen. Es ist ein anerkanntes Gütesiegel, das Firmen ermöglicht, ihre Zuverlässigkeit und Stabilität nach außen zu kommunizieren. Gerade in Zeiten, die von Krisen gebeutelt werden, ist dies besonders wertvoll, da die Zuverlässigkeit eine grundlegende Basis für gute Geschäftsbeziehungen ist. Das CrefoZert wird ausschließlich Unternehmen erteilt, die alle Kriterien erfüllen – es sind wenige Firmen, die sich der intensiven Prüfung unterziehen.
Sicherheit und Kontinuität der soliden Geschäftspolitik vom Esslinger Softwarehaus
Seit der Gründung im 1997 hat sich das Softwarehaus im Laufe der Jahre einen exzellenten Ruf in der Branche von Zusatzsoftware für SAP erarbeitet. Mit den innovativen Softwarelösungen für Dokumentenmanagement unterstützt inPuncto bei der Optimierung von SAP-Systemen und der Vereinfachung von Geschäftsprozessen. Mit einer breiten Palette von Add-on-Produkten und maßgeschneiderten Lösungen hat sich inPuncto als vertrauenswürdiger Partner für Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen etabliert.
Im Rahmen der umfangreichen Analysen unter Berücksichtigung verschiedenster Kriterien, inkl. Jahresabschlussanalysen der letzten zwei Jahre, konnte inPuncto eine ausgezeichnete Bonitätsstruktur nachweisen und in allen wichtigen Punkten hervorragende Beurteilungen erzielen.
Wie sich der Geschäftsführer Dr. Ing. Frank Marcial äußerte, zeige dies nicht nur die finanzielle Stabilität der Firma, sondern auch der anhaltende Erfolg und die Fähigkeit, Kunden und Geschäftspartner zufriedenzustellen. Weiterhin sagte er: „Wir können stolz auf diese Auszeichnung sein und darauf vertrauen, dass wir weiterhin auf solidem finanziellem Fundament aufbauen können, um unsere Position als eines der führenden Softwareunternehmen im Bereich der digitalen Kompetenz zu festigen.“
Das Bonitäts-Zertifikat CrefoZert wird jeweils für ein Jahr erteilt. Der aktuelle Status kann jederzeit unter www.creditreform.de/crefozert eingesehen werden.
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 1.240 Kunden und über 150.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
Workflow Optimierung bei der elektronischen Bestell- und Mengenkontrakt-Freigabe in SAP
Prozesse im Einkauf – die Ursprungsituation
Medienbrüche und Unterbrechungen der Informationskette verlangsamen ganze Geschäftsprozesse im Unternehmen und kostet neben Zeit auch viel Geld. Die zu oft entstandenen Übermittlungsfehler dabei führen zu einem erhöhten Aufwand. So war die Situation auch bei einem großen Energie- und Wasserversorger, bei dem die z.B. erzeugten digitalen Dokumente für die Weiterverarbeitung wieder ausgedruckt werden sollten und das ganze Verfahren der Bestellfreigabe sehr umständlich und zeitaufwendig machte. Da die Prozesse nach dem Vier-Augen-Prinzip erfolgen sollten, fand dies über eine physische Bestellmappe statt.
SAP-Workflow Optimierung – die Lösung
Der Wasser- und Energieversorger hatte sich dafür entschieden, eine Lösung zu finden, die alle Informationen direkt digital verarbeitet und somit die Prozesse optimal und nachhaltig gestalten kann. Einerseits sollte diese den SAP-Workflow vereinfachen und andererseits eine feinere Workflow-Granulierung ermöglichen. Das Workflow Management-Tool von inPuncto konnte nicht nur die kundenspezifischen Anforderungen im Workflow perfekt abbilden, sondern unter anderem auch die Transparenz der Prozesse wesentlich erhöhen.
SAP Freigabe Bestellung Workflow – Prozessbeschreibung
Nach dem Anlegen einer Bestellung in SAP wird diese gemäß dem Kontext und Inhalt und der vorgegebenen Unterschriftenregelung automatisch in den jeweiligen Freigabe-Prozess gegeben. Alle erforderlichen Anlagen (wie z.B. Angebotsvergleich, Verhandlungsprotokoll, etc.) werden dann zentral über das Cockpit dem Workflow hinzugefügt, in die verschiedenen ArchiveLink Dokumentarten überführt und nach der Workflow-Beendigung an die Bestellung automatisch angehangen. In den Workflow können bei Bedarf auch jederzeit additionale Personen eingebunden werden, inklusive der gesamten Kommunikation, wie z.B. Kommentare von Personen und systemseitigen Hinweisen. Nach jedem einzelnen Workflowschritt ist das aktuelle Workflow-Protokoll in der Anlagenliste der Bestellung (ME23N) verfügbar und somit ist der gesamte Prozess leicht nachvollziehbar.
Vorteile mit der inPuncto Lösung
Nach der Umsetzung der inPuncto Lösung konnte der Kunde schnell den positiven Einfluss auf die Qualität der Daten und die Prozesse spüren und sofort von den zahlreichen Vorteilen der Lösung profitieren:
- Beschleunigte Freigabe-Prozesse
- Papierbelege wurden aufgelöst
- Erhöhte Transparenz, Flexibilität und gesteigerter Informationsgehalt
- Schnellerer Einblick in den Status der Bestellungen
- Compliance Konformität
Freigabeprozesse vereinfacht – Mission erfüllt
Der Austausch der vielen Papierbelege erfolgt für den Energie- und Wasserversorger nun digital, was die Freigabe-Prozesse wesentlich erleichtert und zu kürzeren Prozessdurchlaufzeiten führt. Die spezifischen Dokumentarten der Bestellbegleitdokumente (Anlagen) werden komfortabel über ein Auswahlmenü zum Workflow abgelegt und später archiviert. Besonders vorteilhaft hat sich auch die Verfügbarkeit des Workflow-Protokolls in der Anlagenliste der Bestellung erwiesen, das alle Details zum Freigabeprozess und zu den Dokumenten auf einem Blick ersichtlich macht.
Bei Fragen zu den SAP-Freigabeverfahren steht das in Puncto-Team gerne zur Verfügung!
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 1.240 Kunden und über 150.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Telefon: +49 (711) 66188-500
Fax: +49 (711) 758786-14
E-Mail: marketing@inpuncto.com
Archivierte Dateien auf ungeplante Veränderungen kontrollieren (auch in Masse)
Für die Langzeitarchivierung ist es besonders wichtig, dass das Archiv die gesetzlichen Vorgaben im Sinne von Revisionssicherheit erfüllt. Wichtiger Punkt dabei ist, den Schutz vor Veränderungen und die Datenintegrität sicherzustellen.
Zusätzliche Schutzmaßnahmen der archivierten Dateien vor ungewollten Veränderungen
Die neue Version der Archivierungssoftware biz²ArchiveServer 4.0.4 unterstützt jetzt die Validierung der abgelegten Dateien – sowohl im ContentServer- als auch im ILM WebDAV-Schnittstellensystem.
Hierzu wird bei der Dateiablage eine Prüfsumme berechnet und in der Datenbank gespeichert. Bei Lesezugriffen wird erneut für die gespeicherte Datei die Prüfsumme berechnet und mit dem Wert in der Datenbank verglichen. Bei Abweichung kann der Zugriff auf die Datei blockiert und der Administrator benachrichtigt werden. Somit können jetzt ungeplante Veränderungen, wie z.B. Hardwarefehler, Veränderung durch Schadsoftware, etc. frühzeitig erkannt werden – entweder beim Zugriff auf die Datei oder beim Lauf des Validierungsjobs.
Schnelle Ermittlung einer Fehlerursache
Beim Validierung-Vorgang werden entsprechende Ausgaben in der Oberfläche des Admin-Tools ausgegeben und in die Trace-Datei geschrieben, die wichtige Informationen zur Fehleranalyse liefert. Zusätzlich wird eine weitere Datei erzeugt, die bei Bedarf technisch ausgewertet werden kann.
In der Admin-Tool-Oberfläche des biz²ArchiveServer kann auch ein Validierungslauf über alle oder bestimmte Dateien/Medien initiiert werden.
Prüfsummen nachträglich erzeugen
Für Dateien die bereits in älteren Versionen des biz²ArchiveServers gespeichert wurden, werden die Prüfsummen beim ersten Zugriff oder einem Validierungslauf erzeugt und in der Datenbank ergänzt.
Dateien der früheren Software-Version (3.1), welche mit dem b2AS_LegacyImport auf neuen biz²ArchiveServer (Archiv-Software Upgrade) migriert und neu eingelesen werden, erhalten sofort ihre Prüfsumme.
Bei Fragen zu der neuen Version der Archivierungssoftware können Sie sich gerne an das inPuncto-Support-Team wenden!
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 700 Kunden und über 120.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Telefon: +49 (711) 66188-500
Fax: +49 (711) 758786-14
E-Mail: marketing@inpuncto.com
Roll-out des modulerweiterten Posteingangs- und Dokumentenverarbeitungsservers für SAP
Das Update der Posteingangsverarbeitungs-Software biz²ScanServer (Version 2.6.75) enthält die folgenden Neuigkeiten:
Neues Konvertierungsmodul
Konvertierung für die Langzeitarchivierung!
Dateien in Formaten wie z.B. Word, Excel, usw. sind bekanntlich änderbar und eignen sich schon deshalb nicht für eine ordnungsgemäße Archivierung. Vor allem aber können Dateiformate durch stetige Weiterentwicklungen und Erweiterungen vergleichsweise kurzlebig sein. Eine Abwärtskompatibilität von Dateiformaten über viele Jahre hinweg ist nicht sichergestellt. Im Worst-Case können Dateien nur fehlerhaft oder sogar gar nicht mehr zur Anzeige gebracht werden.
Mit dem neuen biz²ScanServer Konvertierungsmodul ist der Nutzer für die Zukunft gewappnet und kann möglichem Informationsverlust nun entgegenwirken!
Der neue biz²ScanServer ermöglicht den Usern die Konvertierung in PDF/A! Das „A“ steht hier konkret für „Archiv“. Das Dateiformat PDF/A ist nämlich speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente vorgesehen, sodass es sicher sein kann, selbst nach Jahrzehnten noch Zugriff auf die Informationen zu haben.
Über verschiedenste Quellen (z.B. E-Mail, Fileverzeichnisse, Netzwerklaufwerke) nimmt der biz²ScanServer die Dateien entgegen und konvertiert diese nach PDF/A.
Beispiele:
- Konvertierung von MS Office-Dokumenten: Excel
inkl. vielfältige dokumentspezifische Konfigurationsoptionen:
– Definition der maximalen Anzahl zu konvertierenden Seiten pro Reiter
– Festlegung der zu konvertierenden Reiter
– Möglichkeit der Definition des Druckbereichs über Zeilen und Spalten (z.B. H1:H4) - Konvertierung von MS Office-Dokumenten: Word
inkl. vielfältige dokumentspezifische Konfigurationsoptionen:
– Übernahme von Textmarken
– Konvertierung eingebetteter Dokumente
– Übernahme von Kommentaren - Konvertierung von E-Mail (einschließlich Anhängen) zu einer PDF/A-Datei
inkl. vielfältige dokumentspezifische Konfigurationsoptionen:
– Der Mailtext kann von der Konvertierung ausgeschlossen werden
– Mailheader als Text innerhalb des PDFs oder als PDF-Anhang
– Mailanhänge können von der Konvertierung ausgeschlossen werden - Konvertierung von weiteren MS-Office-Dokumenten, z.B. PowerPoint
- Konvertierung von OpenOffice-Formaten, etc.
Konvertierung „XRechnung“ zur Visualisierung!
Es gibt unterschiedlichste eRechnungsformate auf dem Markt, die rechtlich auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dennoch unterscheiden sich die eRechnungsformate in der elektronischen Verarbeitung und im Handling. Beispielsweise ist das Format „ZUGFeRD“ ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der inPUncto Dokumentenverarbeiter schaut in das ZUGFeRD-PDF, erkennt das innenliegende XML und liest über ein ZUGFeRD-spezifisches XML-Parsing die Rechnungsdaten aus. Das PDF dient dann automatisch, z.B. den Freigabeworkflow-Beteiligten, zur Visualisierung der Rechnung.
Beim ebenfalls beliebten eRechnungsformat „XRechnung“, welches u.a. auch zur Rechnungsstellung an Behörden in vielen Bundesländern verpflichtend ist, verhält es sich aber anders. XRechnung ist nämlich ein reines maschinenlesbares XML, also ohne PDF zur Visualisierung, was es in der täglichen Arbeit nicht gerade vereinfacht.
Der neue biz²ScanServer ändert nun diese Situation und leistet dabei eine optimale Unterstützung! Eingehende XRechnungen können, neben dem automatischen Auslesen, nun auch visualisiert werden!
Durch sein neues Konvertierungsmodul wandelt der biz²ScanServer das XRechnungs-XML in eine lesbare PDF. Dadurch werden die Rechnungsinformationen in einem standardisierten Rechnungslayout transparent dargestellt und sind somit für jeden ersichtlich. Ein weiterer Vorteil: Zusätzlich zur XML-Datei, können die User ebenfalls das erzeugte Rechnungs-PDF am gebuchten SAP-Rechnungsbeleg mit anhängen, sodass auch bei späteren Recherchen die Rechnungsinformationen sofort ersichtlich sind!
Aktuell direkt verfügbar ist die Konvertierung der XRechnung nach PDF. Die Konvertierung von anderen reinen XML-Rechnungsformaten ist auf Anfrage umsetzbar. Auch die Konvertierung von sonstigen XML-Dateien kann kundenspezifisch realisiert werden. Sprechen Sie uns dazu gern an!
Neues Kommunikationsmodul mit neuer Mailing-Komponente
Optimierungsmöglichkeit auf 1 Eingangskanal!
Die Abarbeitungsreihenfolge innerhalb des Eingangskanals (E-Mail / File-Share) ist beim neuen biz²ScanServer nun noch konkreter definierbar! Wo beispielsweise früher mehrere Eingangskanäle erforderlich waren, kann je nach Einsatzszenario die Anzahl nun zukünftig reduziert werden. Dies resultiert in geringerer Fehlbedienung und in der Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe.
Beispiel: Unterschiedliche „Varianten“ von Eingangsrechnungen
- Reine PDF-Rechnungen,
- Reines XML (z.B. XRechnungen, FatturaPA),
- PDF mit eingebetteter XML (z.B. ZUGFeRD),
- Pärchen bestehend aus PDF + XML (z.B. SIX Paynet, Postfinance)
können nun über einen gemeinsamen biz²ScanServer-Eingangskanal in die Verarbeitung gegeben werden! Der biz²ScanServer identifiziert automatisch die korrekte „Rechnungsvariante“ sowie das jeweilige Rechnungsformat und leitet den erforderlichen Verarbeitungsprozess (z.B. OCR oder formatspezifisches XML-Parsing) ein.
Beispiel: Höherer Automatisierungsgrad bei E-Mails mit zu bis 8 Anhängen
Beim neuen biz²ScanServer sind eingegangene E-Mails, z.B. nach Anzahl der E-Mailanhänge, automatisch unterscheidbar! D.h. bei der Weiterleitung einer E-Mail an den biz²ScanServer, muss der Anwender nicht mehr zwischen mehreren spezifischen Eingangskanälen (Mailadressen) unterscheiden. Der neue biz²ScanServer erkennt über 1 E-Mail-Eingangskanal, mithilfe eines intelligenten Abarbeitungsmechanismus, ob oder wie viele Anhänge eine E-Mail hat und welcher Verarbeitungsprozess anzustoßen ist.
Zudem können ohnehin Begrifflichkeiten aus den Dateinamen ausgelesen werden. Dies ist beispielsweise bei E-Mails relevant, die neben der eigentlichen Rechnung auch noch weitere Rechnung-Anlagen beinhalten. Im Resultat wird die Rechnung anhand der Namensgebung identifiziert und die Anlagen als zusätzliche Attachments nach SAP übertagen.
Neue Analysemöglichkeiten & erhöhte Sicherheit
Ad-hoc Analysemöglichkeiten!
Der Detaillierungsgrad des Loggings kann bei laufendem biz²ScanServer geändert werden. Mit dem neuen biz²ScanServer können im Supportfall bestehende Situationen mit erweitertem Logging ad-hoc analysiert werden.
Erhöhte Sicherheit!
Der neue biz²ScanServer unterstützt nun zusätzliche Authentifizierungsmethoden. Als weiteres Feature können alternative SMTP-Server konfiguriert werden, die beim Ausfall des primären SMTP-Servers verwendet werden sollen.
Bei Fragen zu den neuen Modulen & Features der Posteingangsverarbeitungs-Software biz²ScanServer steht das inPuncto-Support-Team gerne zur Verfügung!
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 700 Kunden und über 120.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
https://www.inpuncto.com/
Telefon: +49 (711) 66188-500
E-Mail: marketing@inpuncto.com
