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Das E-Rechnungsgesetz und seine Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung
Die EU-Richtlinie trat am 26. Mai 2014 in Kraft, am 13. Juli 2016 verabschiedete der Bundestag einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, der als „E-Rechnungsgesetz“ bekannt ist. Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung („E-Rechnungs-Verordnung“) im öffentlichen Auftragswesen des Bundes wurde am 6. September 2017 von der Bundesregierung beschlossen.
Definition „Elektronische Rechnung“ laut EU-Richtlinie
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem eine bestimmte Leistung oder Lieferung abgerechnet wird. Eine elektronische Rechnung hingegen ist laut EU-Richtlinie eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und außerdem eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Reine PDFs, Bilddateien oder eingescannte Rechnungen sind deshalb laut der EU-Richtlinie keine elektronischen Rechnungen, da diese keine Daten in strukturierter Form enthalten. Bei Hybridrechnungen, also Rechnungen, die sowohl eine Bild- oder PDF-Datei sowie den strukturierten Datensatz enthalten, ist der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal.
Umsetzung der europäischen Norm in XRechnung
Um eine gemeinsame europäische Norm für das semantische Datenmodell der elektronischen Rechnung in Europa zu erarbeiten und somit die „Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates“ vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zu erfüllen, wurde durch die Europäische Kommission ein Normungsauftrag an das Europäische Komitee für Normung (CEN) gegeben. Das Ergebnis ist die Norm EN 16931, die auch als „europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ bekannt ist und am 18. Oktober 2017 veröffentlicht wurde. Für Deutschland erarbeitete der IT-Planungsrat den Standard XRechnung, der eine nationale Anwenderspezifikation des CEN-Datenmodells ist und den Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland darstellt. Da der Standard XRechnung technologieneutral, vollständig dokumentiert und kostenfrei zur Verfügung steht, kann er z.B. durch IT-Dienstleister in vorhandene Lösungen integriert werden.
ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X sind ebenfalls zulässige Datenaustauschformate
Grundsätzlich können für den Rechnungsverkehr mit Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung aber auch andere Formate verwendet werden, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Das Rechnungsformat ZUGFeRD entspricht in seiner ursprünglichen Form (ZUGFeRD 1.0) nicht mehr dieser Norm. Deshalb wurde das Nachfolgeformat ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) entwickelt und am 13. September 2017 durch das FeRD-Plenum verabschiedet. Der Nachfolger entspricht der Norm EN 16931 (fully compliant) und wird auf internationaler Ebene “Factur-X” genannt.
ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X ist ein Paket. Teil 1 (ZUGFeRD 2.0 Profil EN 16931, direkter Nachfolger des ZUGFeRD 1.0-Profil “Comfort”), Teil 2 (Profil Extended), Teil 3 (Profil Basic) und Teil 4 (Profil Buchungshilfe) wurden mit dem französischen Forum harmonisiert. Öffentliche Verwaltungen in Frankreich akzeptieren neben dem Profil EN 16931 auch die anderen Factur-X-Profile (Basic, Extended und Buchungshilfe), wenn sie an das zentrale E-Rechnungs-Portal “Chorus” angeschlossen sind.
Wen betrifft das E-Rechnungsgesetz und ab wann tritt es in Kraft?
Ab dem 27. November 2018 endet die Frist für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU für die obersten Bundesbehörden (alle Bundesministerien und Verfassungsorgane). Diese müssen ab dann in der Lage sein elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Öffentliche Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene sind dazu aufgrund der vom Bund festgelegten Umsetzungsfristen (wurden mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung festgelegt) ab dem 27. November 2019 verpflichtet.
Da sich aber die Veröffentlichung der Norm für die europäische Rechnungsstellung vom ursprünglich geplanten Datum (27. Mai 2017) auf den 18. Oktober 2017 verschoben hat, ergibt sich für öffentliche Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden sind, der 18. April 2020 als spätester Umsetzungszeitpunkt (dieser ist festgelegt auf 30 Monate nach der Veröffentlichung der europäischen Norm für die elektronischen Rechnungsstellung im Amtsblatt der Europäischen Union).
Ab dem 27.11.2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch (im Sinne der EU-Richtlinie) gestellt werden. Ausnahmen sind sogenannte Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge und Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.
Neben den klassischen Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene betrifft das neue E-Rechnungsgesetz aber auch Unternehmen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind. Darunter fallen z.B. Krankenhäuser, Schwimmbäder, Universitäten, Schulen, Kindergärten, Straßenbauunternehmen, Energieversorger, Unternehmen der Entsorgungswirtschaft und kulturelle Einrichtungen (z.B. Museen, Theater, Bibliotheken). Von diesem Gesetzt sind außerdem sämtliche kleine, mittelständischen und großen Firmen betroffen, die Rechnungen an eine Behörde oder öffentliche Verwaltung stellen, da diese Rechnungen ab den jeweiligen Fristen nur noch in strukturierter Form akzeptieren dürfen.
Das neue E-Rechnungsgesetz betrifft deshalb auch die Zulieferer aus der privaten Wirtschaft bzw. ganz allgemein das B2G-E-Invoicing!
Handlungsfelder für öffentliche Verwaltungen und deren Zulieferer
Da die Fristen für die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung bereits feststehen und der Rechnungsaustausch mit Behörden auf Bundesebene (Bundesministerien und Verfassungsorgane) schon ab November 2018 der EU-Norm entsprechen muss, ist eine zeitnahe Umsetzung notwendig. Je eher die Umstellung auf bzw. die Einführung des neuen XRechnung-Standards erfolgt, desto stressfreier die Übergangsphase.
Eine Umstellung auf elektronische Rechnungen ist zeitintensiv und beinhaltet sowohl die Auswahl der technischen Komponenten, als auch die Anpassungen von unternehmensinternen Prozessen. Technologie- und Beratungspartner bzw. spezialisierte Anbieter von Lösungen für elektronische Rechnungen helfen beim Implementieren der technischen Komponenten wie z.B. einem Eingang für elektronische Rechnungen, Rechnungsworkflows und revisionssichere Archivierung. Für die Anpassung der unternehmensinternen Prozesse muss zunächst dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeiter, die an Rechnungsprozessen beteiligt sind, die neuen Komponenten akzeptieren und damit arbeiten können. Darüber hinaus kann gleichzeitig auch noch die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Rechnungswesen optimiert werden.
Vorteile durch die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung
Trotz des Aufwands, den die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt, ergeben sich dadurch auch viele Vorteile. Im Laufe der Zeit sind nämlich sehr viele verschiedene elektronische Übertragungsformate für Rechnungen entstanden und Rechnungssender müssen deshalb viele verschiedene Schnittstellen bedienen können, deren Implementierung häufig sehr kostenintensiv ist. Rechnungsempfänger möchten eingehende Rechnungen außerdem möglichst automatisch bearbeiten können.
Um diese Probleme zu lösen, wurde die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung verabschiedet, die Rechnungsprozesse von und mit Behörden und Unternehmen des öffentlichen Sektors standardisieren.
Neben einem einheitlichen Rechnungsformat (und damit auch der Reduzierung von Schnittstellen) bieten elektronische Rechnungen noch weitere Vorteile:
- Europaweite Interoperabilität der Systeme.
- Einsparpotenziale durch verbesserte Prozesse und unternehmensinterne Abläufe (Wegfall von Porto-, Papier- Druck- und Lagerkosten für Papierrechnungen).
- Zeitersparnis, da durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse der manuelle Aufwand der Rechnungsverarbeitung entfällt und Rechnungen außerdem schnell gefunden werden können.
- Direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit von einzelnen Rechnungen.
- Schnelle Rechnungsübermittlung.
- Keine Medienbrüche.
Die Einführung der elektronischen Rechnung ist zwar mit viel Aufwand und Kosten verbunden, die Ausgaben für die Einführung amortisieren sich jedoch recht schnell und bringen somit auf lange Sicht nicht nur monetäre Vorteile, sondern schonen auch die Ressourcen.
Disclaimer: Die Informationen in diesem Artikel ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengetragen allerdings ohne Gewähr.
Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com
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SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement
Deshalb ist es naheliegend diese Papierdokumente zunächst zu digitalisieren und für die Dokumentenverwaltung ein das bereits vorhandene SAP-System mit entsprechenden Zusatzfunktionen zu erweitern, um zeitraubende Routineaufgaben zu automatisieren.
Die inPuncto SAP-ECM-Add-ons für das Dokumentenmanagement lassen sich ohne zusätzliche Schnittstellen oder Systembrüche in SAP integrieren, wodurch der Nutzen des vorhandenen SAP-Systems maximiert werden kann. Außerdem verfügen die inPuncto-Add-ons bereits über umfangreiche Standardfunktionen. Die Software lässt sich aber auch flexibel an die Bedürfnisse einzelner Branchen und Unternehmen anpassen, um Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren.
SAP-ECM-Software für die automatische Dokumentenerfassung und Dokumentenverarbeitung
Eingehende Dokumente (in Papierform oder digital) lassen sich entweder einzeln oder im Stapel erfassen, auslesen und zum Beispiel mit Barcodes für die spätere Zuordnung kennzeichnen. Hierfür hat inPuncto den Scanner-Client biz²Scanner sowie den Posteingangsverarbeitungserver biz²ScanServer entwickelt: Der biz²Scanner erfasst die Dokumente und im biz²ScanServer können die erfassten Dokumente unabhängig von ihrer Dokumentart via OCR/ICR ausgelesen, im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen, separiert und entsprechend weitergeleitet werden.
Prozessoptimierung des SAP-Dokumentenmanagements durch Prüf- und Freigabeworkflows
Bei der Prüfung und Freigabe von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, Banfen und Bestellungen sind oftmals mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Berechtigungen beteiligt. Damit die Dokumente nicht manuell an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden müssen, lassen sich mit dem inPuncto Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl aufgrund der bereits in SAP hinterlegten Kompetenzregelungen vordefinierte Workflows einrichten, sodass die Dokumente automatisch an den nächsten richtigen Prüfer weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-Experten können über E-Mail oder die Weboberfläche in den Workflow einbezogen werden. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden im Rechnungscockpit protokolliert, sodass der aktuelle Bearbeitungsstatus von einzelnen Dokumenten jederzeit nachvollzogen werden kann.
SAP-ECM-Software für das Führen und Verwaltung von digitalen Akten
Elektronische Personalakten aber auch digitale Patientenakten, Vertragsakten, Kundenalten etc. bieten zahlreiche Vorteile: Die elektronischen Akten sind über SAP aufrufbar, lassen sich mittels der in SAP hinterlegten Berechtigungen vor unbefugten Zugriffen schützen und bieten eine übersichtliche Aktenstruktur. Dank des SAP-Dokumentenbrowsers biz²Explorer von inPuncto können berechtigte Nutzer deshalb schnell und dezentral auf die gewünschte Akten zugreifen, diese durchsuchen und gegebenenfalls bearbeiten. Im Personalbereich lassen sich außerdem sämtliche Zugriffe und Änderungen an einzelnen eAkten protokollieren.
Revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten mit SAP-ECM-Zusatzsoftware
Um Daten und Dokumente revisionssicher zu archivieren bietet die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto vielfältige Möglichkeiten: Sowohl Eingangsrechnungen als auch Lieferscheine können beispielsweise via ArchiveLink-Verknüpfung mit dem Barcode-Verfahren (mit und ohne OCR/ICR-Texterkennung) archiviert werden. Dokumente lassen sich aber auch direkt an die Business-Objekte scannen und archivieren. Die Zuordnung der Dokumente erfolgt entweder manuell, voll- oder halbautomatisch. Dank der Übernahme der SAP-Logiken müssen Benutzer und Berechtigungen nicht doppelt gepflegt werden. Die inPuncto-Archivsoftware ist „SAP Certified for Integration with SAP NetWeaver“.
Die inPuncto SAP-ECM-Lösungen für das Dokumentenmanagement: 100% in SAP integriert, flexibel und intuitiv zu bedienen
Die inPuncto SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement benötigt keine zusätzliche Infrastruktur oder Hardware, da sie ohne weitere Schnittstellen oder Medienbrüche in das bereits vorhandene SAP-System integriert wird. Weil die Software unternehmens- und branchenneutral ist, lassen sich spezifische Anpassungen an der Standardsoftware vornehmen, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren. Dank der intuitiv bedienbaren Oberfläche wird die Zusatzsoftware von den Anwendern schnell akzeptiert und es besteht – wenn überhaupt – nur ein minimaler Schulungsbedarf.
Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
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Lösungen für das SAP-Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen
SAP-ECM im Gesundheitswesen: Patientenakten
Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte aber auch Befunde lassen sich in digitalen Patientenakten sammeln. Da viele Kliniken SAP nutzen, ist es naheliegend dieses bereits vorhandene System um nützliche SAP-Zusatzsoftware für die Verwaltung von Patientenakten zu erweitern. Die tiefe Integration der Patientenakte in das SAP-System hat den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und berechtigte Nutzer von jedem Ort aus über SAP oder die SAP-Web-Oberfläche auf die eAkten zugreifen können.
Bereits in SAP hinterlegte Berechtigungen lassen sich dazu nutzen, um festzulegen, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Akten bzw. Aktenbereiche erhält. Somit lassen sich die vertraulichen Patientendaten optimal vor unberechtigten Zugriffen schützen. Neue Patienten-Dokumente lassen sich außerdem direkt in die Patientenakte scannen oder via Drag&Drop der eAkte hinzufügen.
Mit den Daten aus den Bewohner- und Patientenakten können dank der bidirektionalen Office-Integration auch automatisch Serienbriefe erstellt oder eingehende E-Mails automatisch der entsprechenden Patientenakte zuordnet werden.
Mit der inPuncto SAP-Add-on-Software für Patientenakten lassen sich die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen technisch-organisatorisch, standortübergreifend und datenschutzkonform realisieren, sodass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist. Ärztliche Aufzeichnungen und Befunde müssen teilweise bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, um beispielsweise den Auskunftsrechten der Patienten nachzukommen, Versicherungsanfragen z. B. im Hinblick auf die Berufsunfähigkeit zu beantworten oder zur Klärung zivilrechtlicher Ansprüchen eines Patienten gegen seinen Arzt hinzugezogen zu werden.
SAP-Dokumentenmanagement: Administrative Verwaltung von Gesundheitseinrichtungen
Wie in allen anderen Branchen müssen auch im Gesundheitswesen E-Mails bearbeitet, Bestellungen getätigt, Personal verwaltet und Rechnungen erstellt und bezahlt werden. Mit der inPuncto-Software für SAP lassen sich diese Prozesse z.B. für den Einkauf, das Personalmanagement oder das Rechnungswesen von Krankenkassen, Krankenhäusern und Kliniken automatisieren. Sowohl SAP-User als auch Nicht-SAP-User können für die Prozesse einen einheitlichen Workflow nutzen.
Personalmanagement mit SAP
Ebenso wie die Patientenakte lässt sich auch die Personalakte für das Personalmanagement im Gesundheitswesen in das bereits vorhandene SAP-System integrieren. Eingehende E-Mails können z.B. anhand der Personalnummer direkt aus Outlook in SAP übertragen werden und auch Mitarbeiterbriefe oder andere Massendokumente lassen sich aus den SAP-Daten mit wenigen Klicks erstellen. Personaldokumente können entweder via Drag&Drop oder Scan einer Personalakte hinzugefügt werden. Die sensiblen Personalakten sind dank der in SAP festgelegten Berechtigungen vor nichtautorisierten Zugriffen optimal geschützt.
Automatisierung von SAP-Workflows
Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung von Workflows zur Rechnungsbearbeitung, Freigabeworkflows von Banfen und Bestellungen sowie Lieferantenrechnungen. Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit der inPuncto-OCR-Anwendung für SAP und dem Abgleich mit den vorhandenen SAP-Stammdaten werden Eingangsrechnungen (mit und ohne Bestellbezug) automatisch richtig zugeordnet und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter bzw. Entscheider weitergeleitet.
SAP-Archivierung von Dokumenten
Zum SAP-ECM im Gesundheitswesen gehören natürlich auch die Archivierung von Rechnungen und die Archivierung von Lieferscheinen. Mit der inPuncto-Software für SAP ist die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der Dokumente sichergestellt. Um diese Dokumente miteinander zu verknüpfen und automatisch, halbautomatisch oder manuell zu archivieren gibt es verschiedenen Möglichkeiten: Lieferscheine können beispielsweise zunächst abgelegt und später beispielsweise mit dem Barcode-Verfahren oder der Transaktion OAWD erfasst und dem entsprechenden Business-Objekt zugeordnet werden. Es gibt auch die Möglichkeit Lieferscheine abzulegen, direkt zu erfassen und zuzuordnen oder Lieferscheine können zuerst einem Business-Objekt zugeordnet und anschließend abgelegt werden.
Fazit: Prozessoptimierung mit SAP-ECM im Gesundheitswesen lohnt sich
Durch das Dokumentenmanagement mit SAP lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse in der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.
Wie die Lösungen von inPuncto in der Praxis genutzt werden, können Interessierte hier nachlesen: Referenzkunden Medizin, Pharma & Chemie.
Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-On-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet. Inzwischen nutzen mehr als 500 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
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inPuncto Workflow-Management-Tool für SAP erhielt Updates
Die neuen Funktionen der Version 2.4.121
- Bei der Versendung von Antwort-Mails unterstützt der biz²DocumentControl nun auch die Möglichkeit der SSL-Verschlüsselung.
- Mit dem neuen Parameter “LoadAgents_SapMethods” in der XML-Konfiguration kann jetzt gezielt gesteuert werden in welchen Szenarien die Liste der nächsten Sachbearbeiter frisch geladen werden soll.
- Der biz²DocumentControl unterstützt nun auch die Zusammenarbeit mit dem neuen SAP GUI 7.50.
- Weitere Optimierungen.
Die neue Funktion der Version 2.4.122
Der zur Verfügung stehende Platz für die Texte der Freigabestempel (Freigabetext, Freigabedatum und Name des Freigebers) lässt sich mit neuen Einstellungen in der Registry erweitern.
Vorteile durch das inPuncto Workflow-Tool für SAP
- Beschleunigung der Prüfungs- und Freigabeprozesse.
- Kostenersparnisse durch schnellere Bearbeitung.
- Klar definierte Kompetenzregelungen.
- Fehlerreduktion durch standardisierte Abläufe.
- Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses.
- Volle Transparenz durch Protokolle, Historien und die Cockpitfunktion.
- Revisionssicherheit.
- Suche nach Originaldokumenten entfällt.
- Vorhandene Unterschriftenregelungen können genutzt werden.
- Zahlungsziele werden eingehalten.
- Skontoerträge können dank der schnellen Bearbeitung gesteigert werden.
Bei Fragen zu den neuen Funktionen des SAP-Workflow-Tools biz²DocumentControl können sich Interessierte gerne an das inPuncto-Support-Team wenden!
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Update der inPuncto Scanner-Software für SAP
Die Scanner-Software biz²Scanner unterstützt mit der Version 2.1.44 nun auch den neuen SAP GUI 7.50. Mit biz²Scanner startet der Anwender ein Windows-Programm über ein Desktop-Icon und meldet sich von extern am gewünschten SAP System an.
Funktionen von Scanner-Software biz2Scanner
Die Scanner Add-on von inPuncto ermöglicht es für Scans unterschiedliche Dokumenteneingangs-Szenarien festzulegen, wie das Format (PDF, TIFF,..), die Dokumentart und die Möglichkeit der OCR-Texterkennung (hier ist zusätzlich der Dokumenten-Verarbeiter biz²ScanServer erforderlich)
Die Software biz²Scanner ist direkt mit SAP verbunden. Somit können sensible Daten sicher erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden.
Weitere Funktionen der Scanner-Software von inPuncto:
• Blättern im mehrseitigen Dokument,
• Verschieben einzelner Seiten im Dokument,
• Ausschneiden / Einfügen an aktueller Position,
• Löschen aller Seiten,
• Einfügen von beliebig vielen Seiten an die aktuelle Position des Dokuments,
• Rotation von einzelnen Seiten,
• Das Einfügen von Images aus einem zentralen Verzeichnis,
• Unterstützung mehrerer Posteingangs-Szenarien,
• u.v.m.
Unsere Scanner-Software biz²Scanner ist sowohl mit einfachen Dokumenten-Scannern, als auch mit allen SAP-Ablage- und Archivsystemen kompatibel. Nach einer kurzen Einführung ist die Software einfach und intuitiv bedienbar. Zudem bietet Ihnen unser Add-on einen maximalen Schutz Ihrer Dokumente dank SAP-Anmeldung.
Bei Fragen zu dem neuen Update der Scanner-Software können Sie uns gerne kontaktieren.
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Kostenlose Webinare: Automatische Rechnungsbearbeitung in SAP, Dokumenterstellung, revisionssichere Archivierung und digitale Personalakte
In den 30-minütigen interaktiven Live-Webinaren demonstrieren die inPuncto-Experten die Funktionen und Möglichkeiten der SAP-Zusatzsoftware für dokumentbasierte Geschäftsprozesse an einem Demosystem. Interessierte können bequem vom ihrem Arbeitsplatz oder von zuhause aus teilnehmen, um sich so ein genaues Bild von den angebotenen Lösungen zu machen.
Sollten während oder am Ende der Webinare noch Fragen offen sein, werden diese live beantwortet.
Alle Webinare sind unverbindlich und richten sich sowohl an Interessierte, die die Möglichkeiten der Software kennenlernen möchten, als auch an Kunden und Partner der inPuncto GmbH. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.
Webinar-Programm für das Frühjahr 2018:
Webinar: E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD – wie bearbeite ich e-Rechnungen automatisch?
22.02. (Do), 14:00 – 14:30 Uhr
21.03. (Mi), 10:30 – 11:00 Uhr
17.04. (Di), 10:30 – 11:00 Uhr
Webinar SAP MM: Freigabe-Workflow von Bestellungen
27.02. (Fr), 14:00 – 14:30 Uhr
29.03. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr
27.04. (Fr), 10:30 – 11:00 Uhr
Webinar: Digitale Personalakte – wie ist diese aufgebaut & welche Funktionen sind hilfreich für mich?
08.05. (Di), 14:00 – 14:30 Uhr
17.05. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr
Webinar: Barcode-Archivierung – wie archiviere ich schnell & einfach Belege in SAP?
13.03. (Di), 14:00 – 14:30 Uhr
12.04. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr
Webinar: Einfache Dokumenterstellung aus SAP – wie erzeuge ich Dokumente ohne Programmierung & Scripting?
08.03. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr
03.05. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr
Weiterführende Informationen zu den kostenlosen Webinaren sowie den jeweiligen Link zur Anmeldung erhalten Interessierte nach einem Klick auf den Termin des entsprechenden Webinars.
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Optimierung der Prüfung von Eingangsrechnungen in SAP bei der NORDSEE-ZEITUNG GmbH
Vor der Automatisierung wurden die ca. 70 bis 80 Rechnungen, die täglich bei der NORDSEE ZEITUNG in der Posteingangsstelle eintreffen, erst einmal mit einem Eingangsstempel versehen. In der Einkaufsabteilung erfolgte die sachliche Prüfung (Abgleich von Bestellung und Rechnung, Kontrolle der GoBD) und in den jeweiligen Fachbereichen die fachliche Rechnungsprüfung und -freigabe. In der Abteilung für das Rechnungswesen wurden die Rechnungen dann bei vorliegender Bestellung vorerfasst und anschließend in SAP erfasst. „Der ganze manuelle Erfassungsprozess kostete uns viel wertvolle Zeit und war zudem fehleranfällig, weshalb wir nach einer Lösung suchten, die uns diesen Prozess abnimmt“, berichtet Dennis Westphal, Leiter des Rechnungswesens. Die Wahl fiel auf die inPuncto Zusatzsoftware für SAP.
Rechnungserfassung mit den SAP-Produkten von inPuncto
Papierdokumente unterschiedlicher Belegarten werden jetzt jeweils auf der ersten Seite zunächst mit einem Barcode versehen. Anschließend werden die Dokumente mithilfe des inPuncto biz²Scanners, der mit einem Multifunktionsgerät via TWAIN-Treiber verbunden ist, gescannt. Der gesamte Scanstapel wird dann an dem biz²ScanServer zur Massenverarbeitung übergeben. Der Massenverarbeiter biz²ScanServer separiert den Scanstapel, führt in diesem Szenario eine OCR/ICR (Free-Form Texterkennung, marktführende Erkennungsbibliothek) durch und liest zudem rechnungsspezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungspositionen, etc.) aus. Diese Werte werden automatisch mit den SAP-Stammdaten verglichen, um z.B. den entsprechenden Lieferanten in SAP und damit den nächsten Sachbearbeiter zu ermitteln.
Durch einen weiteren Eingangskanal für E-Mails mit PDF-Rechnungen wird die direkte Weiterleitung der E-Mails an dem Massenverarbeiter biz²ScanServer ermöglicht. Das Dokument aus dem E-Mail-Anhang wird mit einem speziellen Szenario bearbeitet und hier wird anschließend SAP-seitig auch ein Barcode generiert. Über diesen Eingangskanal verarbeitet die NORDSEE-ZEITUNG auch die sogenannten Honorargutschriften, die dann SAP-seitig mit einem gebuchten Beleg verknüpft werden. „Wir sind sehr zufrieden mit den schlanken und intuitiv zu bedienenden Zusatzprogrammen von inPuncto, die uns im Tagesgeschäft viel Arbeit abnehmen“, erzählt Dennis Westphal.
Spezielle Anforderungen an die Rechnungserfassung bei der NORDSEE-ZEITUNG
Bei eingehenden Rechnungen mit einem Betrag über 25.000 Euro wünschte sich die NORDSEE-ZEITUNG eine direkte Benachrichtigung per E-Mail und einzelne Werte von Rechnungen mit vielen Rechnungspositionen sollten via Excel-Dokument in eine SAP-Tabelle geladen werden können und dann automatisch mittels Workflow in SAP weiterverarbeitet werden. Weitere Anforderungen betraf die Visualisierung des Zahllaufs und die Verknüpfung von separat gebuchten „Honorarbuchungen“ mit zuvor gebuchten Belegen. Da die inPuncto-Software individuell an die speziellen Anforderungen der Kunden angepasst werden kann, konnten alle Wünsche des Verlagshauses erfolgreich umgesetzt werden.
Die NORDSEE ZEITUNG schätzt an der inPuncto-Software besonders die tiefe Integration in das bereits vorhandene SAP-System, was die Anschaffung von teuren Drittsystemen überflüssig macht. Dem bereits vorhandenen SAP-System wurden mit der Software genau die Zusatzfunktionen hinzugefügt, die das Verlagshaus für den Rechnungseingangsprozess mit und ohne Bestellungen benötigt. „Ein weiterer Nutzen, den wir von der Zusatzsoftware von inPuncto haben, ist, dass wir durch die automatische Erfassung und Prüfung von Rechnungseingängen Zeit sparen und die Rechnungserfassung nahezu fehlerfrei ist!“, resümiert Dennis Westphal.
Der NORDSEE MEDIENVERBUND symbolisiert als Dachmarke den regionale Zusammenschluss von zahlreichen Firmen aus der Medienbranche im Elbe-Weser-Raum (Zeitungen, Verlage, Druckereien), sowie angeschlossene Dienstleistungsunternehmen, die mit der Gestaltung, der inhaltlichen Aufbereitung, Digitalisierung und Herstellung, sowie dem Transport und der Verteilung von Medien in unterschiedlichen Ausprägungen beschäftigt sind. Derzeit bilden neun Firmen mit rund 1.300 Mitarbeitern den Verbund.
Die Dachmarke NORDSEE MEDIENVERBUND steht stellvertretend für die Leistungsfähigkeit und Innovationskraft eines jeden Unternehmens und im gemeinsamen Zusammenschluss. Damit unterstreicht der NMV die erbrachte Produkt- und Dienstleistungsqualität, die Kompetenz eines jeden Unternehmens und seiner Mitarbeiter, sowie ein soziales und ökologisches Verantwortungsbewusstsein.
Die NORDSEE-ZEITUNG ist einer von vier Zeitungstiteln im Verbund. Die NORDSEE-ZEITUNG GmbH ist die führende Zeitung für Bremerhaven und den Landkreis Cuxhaven. Sie übernimmt als Dienstleister u.a. die Buchhaltung im NORDSEE MEDIENVERBUND.
Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-On-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet. Inzwischen nutzen mehr als 500 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: http://www.inpuncto.com
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
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SAP S/4HANA: inPuncto Add-ons lauffähig auf der neuen Suite
inPuncto und SAP S/4HANA
Mit der Weiterentwicklung der SAP-Add-ons unterstützt die inPuncto GmbH ihre Kunden auch bei einem künftigen Systemwechsel auf SAP S/4HANA. Wie bereits in der bekannten R/3 Umgebung können die Anforderungen der einzelnen Unternehmen auch in S/4 HANA umgesetzt werden (Cloud oder On-Premises). Eine reibungslose Funktionsfähigkeit wird somit sichergestellt.
Die SAP S/4HANA Suite
Das „S“ in SAP S/4HANA steht für „simple“, die „4“ für die vierte Produktgeneration. Mit der Suite SAP S/4HANA für den Cloud- oder On-Premises-Einsatz werden die gesamten Geschäftsprozesse eines Unternehmens in Echtzeit verknüpft und die Mitarbeiter erhalten ebenfalls in Echtzeit neue Informationen.
Ein weiterer Vorteil von SAP S/4HANA ist die nahtlose Integration der Unternehmen in die weltweiten Datenströme.
Bei Fragen zur Umstellung auf SAP S/4HANA oder bei allgemeinen Fragen zu den inPuncto Add-ons für SAP können Sie uns gerne kontaktieren.
Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-On-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet. Inzwischen nutzen mehr als 500 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
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Kostenlose Webinare: Rechnungsverarbeitung (auch ZUGFeRD) in SAP, Archivierung, Prozessoptimierung, elektronische Personalakte und Dokumenterzeugung
In den 30-minütigen interaktiven Live-Webinaren demonstrieren die inPuncto-Experten die Funktionen und Möglichkeiten der SAP-Zusatzsoftware für dokumentbasierte Geschäftsprozesse an einem SAP-Demosystem. Interessierte können bequem vom ihrem Arbeitsplatz oder von zuhause aus teilnehmen, um sich so ein genaues Bild von den angebotenen Lösungen zu machen.
Sollten während oder am Ende der Webinare noch Fragen offen sein, werden diese live beantwortet.
Alle Webinare richten sich sowohl an Interessierte, die die Möglichkeiten der Software kennenlernen möchten, als auch an Kunden und Partner der inPuncto GmbH. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.
Webinar-Programm für Oktober, November und Dezember 2017
Webinar: E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD – wie bearbeite ich e-Rechnungen automatisch?
06.10.2017 (Fr) 10:00 – 10:30 Uhr
24.10.2017 (Di) 10:00 – 10:30 Uhr
23.11.2017 (Do) 14:00 – 14:30 Uhr
Webinar SAP MM: Freigabe-Workflow von Bestellungen
10.10.2017 (Di) 14:00 – 14:30 Uhr
03.11.2017 (Fr) 10:00 – 10:30 Uhr
12.12.2017 (Di) 14:00 – 14:30 Uhr
Webinar: Digitale Personalakte – wie ist diese aufgebaut & welche Funktionen sind hilfreich für mich?
19.10.2017 (Do) 14:00 – 14:30 Uhr
10.11.2017 (Fr) 10:00 – 10:30 Uhr
Webinar: Einfache Dokumenterstellung aus SAP – wie erzeuge ich Dokumente ohne Programmierung & Scripting?
19.10.2017 (Do) 15:00 – 15:30 Uhr
28.11.2017 (Di) 14:00 – 14:30 Uhr
Webinar: Barcode-Archivierung – wie archiviere ich schnell & einfach Belege in SAP?
14.11.2017 (Di) 14:00 – 14:30 Uhr
07.12.2017 (Do) 14:00 – 14:30 Uhr
Weiterführende Informationen zu den kostenlosen Webinaren sowie den jeweiligen Link zur Anmeldung erhalten Interessierte nach einem Klick auf den Termin des entsprechenden Webinars.
Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-On-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet. Inzwischen nutzen mehr als 500 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
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inPuncto Dokumenten-Viewer für SAP erhielt ein Update
Der Dokumenten-Viewer biz²Viewer für SAP wird als Client-Komponente zusammen mit der inPuncto Archiv-Software biz²Archiver ausgeliefert.
Die Korrekturen der neuen Version 6.1.12 sind vor allem für Kunden relevant, deren Dokumente mit asymmetrischen Auflösungen erzeugt werden (unterschiedliche DPI-Zahlen für horizontale und vertikale Auflösungen):
- Optimierung der Darstellung von Dokumenten.
- Optimierung der Ausdrucke.
- Standardmäßige Übernahme von Dokumentnotizen beim Mailversand und bei Ausdrucken
- Optimierung der Darstellung von Rechnungen im inPuncto Workflow-Tool biz²DocumentControl (dieses enthält aktuell noch die Vorgängerversion des biz²Viewers, die neue Version kann jedoch auch jetzt schon separat darüber installiert werden).
Weitere Änderungen der neuen Version des Dokumenten-Viewer biz²Viewer:
- Ergänzung einer Option zum Ausdrucken der aktuellen Seite.
- Die Funktion "Speichern unter" bzw. der Mailversand von Dokumenten mit Notizen erfolgt nun standardmäßig als PDF; Dokumente können jedoch auch in einem anderen Format gespeichert werden, welches dann wiederum automatisch für die folgenden Dokumente übernommen wird. Dokumente ohne Notizen werden immer als unveränderte Originaldatei gespeichert.
Bei Fragen zu der neuen Version des Dokumenten-Viewers biz²Viewer für SAP können Interessierte sich gerne an das inPuncto Support-Team wenden!
Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-On-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet. Inzwischen nutzen mehr als 500 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
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