Dokumentenarchivierung im digitalen Zeitalter
Nahtlose Integration in SAP für effiziente Abläufe
Dank der vollständigen Einbettung in die SAP-Business-Logik können Unternehmen ihre bestehende IT-Infrastruktur optimal nutzen. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch die Betriebskosten erheblich. Mitarbeitende arbeiten in ihrer gewohnten SAP-Umgebung und profitieren von einer intuitiven Handhabung der Archivierungsprozesse.
Zentrale Verwaltung für konsistente Datenstruktur
Mit der zentralen Verwaltung über die SAP ILM WebDAV- und SAP Content Server HTTP-Schnittstellen vereint die inPuncto Lösung strukturierte und unstrukturierte Daten in einer konsistenten Ablagestruktur. So wird eine effiziente und reibungslose Dokumentenverwaltung über alle Systeme hinweg gewährleistet.
Flexibilität in der Speicherwahl und optimale Speicherauslastung
Die Archivierungssoftware unterstützt alle gängigen Speichertypen – ob lokale Festplatte, NAS, RAID-System oder Software-WORM. Zusätzlich sorgen Verschlüsselungsoptionen und Komprimierungsfunktionen für manipulationssichere und platzsparende Archivierung. Selbst Standardfestplatten können durch die Lösung WORM-fähig gemacht werden, um eine revisionssichere Speicherung sicherzustellen.
Einfache Zugriffskontrolle durch SAP-Berechtigungen
Die Lösung von inPuncto integriert sich in die SAP-Benutzerverwaltung und ermöglicht eine zentrale Steuerung der Berechtigungen über SAP. Dank standardisierter Prozesse und klar definierter Vertretungsregeln wird der Verwaltungsaufwand minimiert. Durch AES-256-Verschlüsselung wird die Datensicherheit zusätzlich gewährleistet.
Revisionssicherheit und Compliance als Grundpfeiler
Das System erfüllt alle Anforderungen an eine revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung. Die GoBD-Zertifizierung garantiert zudem eine buchhaltungs- und steuerrechtskonforme Dokumentation und Aufbewahrung, was die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sicherstellt.
Bereichsübergreifende Archivierung für umfassende SAP-Datenverwaltung
Mit der Archivierungssoftware von inPuncto können Daten und Dokumente direkt den relevanten Geschäftsdatenobjekten zugeordnet werden. Dies umfasst unter anderem die Archivierung über ADK sowie die Einbindung von MS Office-Dokumenten und Bilddateien. Diese Flexibilität ermöglicht eine optimale Organisation und schnelle Verfügbarkeit der Dokumente innerhalb des SAP-Systems.
Jetzt informieren!
Für Unternehmen, die ihre Daten- und Dokumentenarchivierung auf die nächste Stufe heben möchten, bietet inPuncto eine umfassende und nachhaltige Lösung, die wirtschaftliche Vorteile und rechtliche Sicherheit vereint. Das inPuncto Sales-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Sie über die modernen Funktionen unserer Software zu informieren.
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen.
Inzwischen nutzen mehr als 1.240 Kunden und über 150.000 Anwender in 19 Länder die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Telefon: +49 (711) 66188-500
Telefax: +49 (711) 758786-14
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E-Mail: marketing@inpuncto.com
Elektronische Rechnungen archivieren und dabei gesetzeskonform handeln
Revisionssicherheit und gesetzliche Vorgaben
Die inPuncto Software garantiert, dass alle elektronischen Rechnungen vollständig den GoBD entsprechen. Von der Erfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer sichert die Ordnungsmäßigkeit und lückenlose Protokollierung aller Verarbeitungsaktionen. Für jeden Workflow wird automatisch ein PDF-Protokoll erstellt und mit der Rechnung verknüpft, wodurch die Transparenz und Revisionssicherheit gewährleistet sind. Alle E-Rechnungen werden ausschließlich elektronisch und im Originalformat archiviert.
Schneller, rollenbasierter Zugriff
Die Software gewährleistet eine schnelle und effiziente Auffindbarkeit der archivierten E-Rechnungen dank strikter, rollenbasierter Zugriffskontrollen. Nur autorisierte Benutzer haben, entsprechend der SAP-Logik, Zugang zu den archivierten Daten.
Nahtlose Integration und Benutzerfreundlichkeit
Die Archivierungssoftware lässt sich problemlos in bestehende SAP-Systeme integrieren, sodass keine zusätzlichen Schulungen erforderlich sind. Dies beschleunigt die Implementierung und minimiert den Aufwand. Zudem ermöglicht die Software die Darstellung der XML-Daten im Sichtbeleg, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Informationen weiter verbessert.
Sichere Aufbewahrungsfristen
E-Rechnungen müssen über mindestens 10 Jahre unveränderbar und in maschinenlesbarem Format archiviert werden. Die inPuncto Software stellt sicher, dass die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und der Übergang in den Archivierungsprozess rechtzeitig erfolgt. Dies schützt die Dokumente vor Verlusten oder Manipulationen und sorgt für eine vollständige Nachvollziehbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsdauer.
Langfristige Kostenersparnis
Durch die Automatisierung der Archivierungsprozesse und die Reduzierung des manuellen Aufwands profitieren Unternehmen von erheblichen Kosteneinsparungen. Die inPuncto Software hilft dabei, E-Rechnungen effizient und gesetzeskonform zu archivieren – eine zukunftssichere Investition.
Mehr erfahren?
Das inPuncto-Sales-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um alle Fragen zum rechts- und GoBD-konformen Archiv zu beantworten und bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zu helfen.
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Neue Version des inPuncto SAP-MSOffice Integrationstools für optimierte Dokumentenverwaltung in SAP
Dank biz²Office wird die Dokumentenverwaltung von Word-, Excel-, PowerPoint- und Outlook-Dateien der Desktop-Microsoft-Office-Anwendungen vollständig durch die in SAP definierte Business-Logik unterstützt. Anhand eines Dokumentenschlüssels oder Dokumentinfosatzes werden die Dokumente integriert, identifiziert, klassifiziert und gemäß der Objektverknüpfung entsprechend verbucht. Ein userfreundliches und kontextsensitives Menü für die Auswahl von Dokumententypen, das Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten, die Versionierung und Anzeige von Originalen sowie Suchfunktionen und Speicherung erleichtern die Arbeit des Benutzers erheblich. Dabei steht die volle SAP-Funktionalität zur Verfügung, wobei die Verbindung gemäß den Berechtigungen zu SAP aufgebaut wird.
Die neue Version bietet zahlreiche Optimierungen, die die Leistung, Stabilität und Benutzerfreundlichkeit im Dokumentenmanagement erheblich steigern:
Modernste Technologie mit MS .Net Framework 4.8
Die Version 6 des Add-ons basiert auf dem aktuellen MS .Net Framework 4.8. Durch diesen Technologiewechsel konnte auf zusätzliche Komponenten Dritter verzichtet werden, was die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Lösung erhöht. Zudem wurde die Benutzererfahrung auf hochauflösenden Bildschirmen (High DPI) optimiert, wodurch eine klarere und schärfere Darstellung gewährleistet ist.
Zusammenführung der Funktionalitäten
Die vormals auf zwei Add-Ins verteilte Funktionalität wurde nun in einem einzigen Add-In zusammengefasst. Dies führt zu einer erheblichen Verbesserung der Performance und Stabilität während der Laufzeit.
Unterstützung für „AnyCPU“-Zielplattform
Unsere Apps und Komponenten wurden, wo immer möglich, für die Zielplattform „AnyCPU“ erstellt. Dies bedeutet, dass die Nutzung sowohl mit MS Office 32 Bit als auch mit MS Office 64 Bit möglich ist, was die Flexibilität und Kompatibilität der Lösung weiter erhöht.
Private Installation für erhöhte Sicherheit
Die Installation wird nun als „Private Installation“ durchgeführt. Das bedeutet, dass alle Dateien in das Installationsverzeichnis und dessen Unterverzeichnisse installiert werden, was eine noch schärfere Abgrenzung gegenüber anderer Software ermöglicht. Eine Installation in das System32-Verzeichnis erfolgt nicht mehr, wodurch mögliche Konflikte vermieden werden.
Verbesserte SAP-Integration
Durch die Verwendung des aktuellen SAP .Net Connector 3.1 (64 Bit) kann die Konfiguration des SAP-Logons optimal genutzt werden. Zudem ist die Nutzung des SAP GUI 8 sowohl in der 32-Bit- als auch in der 64-Bit-Version möglich. Diese Neuerung gewährleistet eine nahtlose Integration und verbesserte Funktionalität innerhalb der SAP-Umgebung.
Zusatzfeature: Drag&Drop von Outlook nach SAP
Separat aktivierbar ist das schlanke Tool Drag&Drop für Desktop MSOutlook und SAP. Hier haben die Anwender die Möglichkeiten direkt via Drag&Drop ganze eMails oder deren Attachments als Anlage (in SAP DB) oder Business Document (ArchiveLink) in SAP zu speichern.
Anforderungen für die Nutzung
Um die volle Funktionalität und Integration sicherzustellen, ist im Vorfeld die Verwendung der aktuellen SAP-Transporte für den biz²Office erforderlich. Diese Vorbereitung ist notwendig, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.
Für weitere Informationen und Anfragen zum Major Release von dem inPuncto Tool für SAP-Office Integration biz²Office steht das inPuncto-Team gerne zur Verfügung
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
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E-Rechnung Umstellung: Ein Schritt weiter in der Digitalisierung
Rechnungsmanagement automatisieren; rechtskonforme Umsetzung mit inPuncto
Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und die weitere Optimierung von internen Prozessen im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung war der Wunsch der Stadtwerke Aalen bei der Einführung von E-Rechnungen (z.B. ZUGFeRD, XRechnung).
Als öffentlicher Auftraggeber muss das Unternehmen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro netto empfangen und verarbeitet werden können. Eine schnelle und unkomplizierte Einführung der E-Rechnung war daher dringend erforderlich.
Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses
Vor etwa 14 Jahren entschied sich das Unternehmen für die inPuncto SAP-integrierten Lösungen, um die Digitalisierung und Optimierung ihrer dokumentenbasierten Prozesse voranzutreiben. Die inPuncto-Lösungen ermöglichten eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, was die Buchhaltungs- und Finanzabteilung erheblich entlastete.
Im Rahmen des aktuellen E-Rechnungs-Projekts wurde der bereits im Einsatz befindliche Posteingangsverarbeitungs-Server biz²ScanServer von inPuncto um ein zusätzliches Modul erweitert, um verschiedene E-Rechnungsformate zu verarbeiten. Ein XML-Parsing-Modul wurde aktiviert, das auf die ZUGFeRD-Formate reagiert und die Rechnungsdaten an SAP weiterleitet. Abschließend werden die ZUGFeRD-PDFs als Originale über ArchiveLink verknüpft.
E-Rechnung Implementierung
Die enge Zusammenarbeit zwischen der Finanzbuchhaltung, der operativen IT und den inPuncto-Spezialisten war entscheidend für den Erfolg des Projekts. Der Implementierungsprozess umfasste mehrere wichtige Schritte:
- Einrichtung des zentralen, mandantenunabhängigen Verzeichnisses im biz²ScanServer, um den Empfang von ZUGFeRD-Rechnungen zu ermöglichen.
- Implementierung einer XML-Parsing-Konfiguration für ZUGFeRD, wodurch der biz²ScanServer die Rechnungen analysieren und in den erforderlichen Verarbeitungsprozess einleiten kann.
- Aktivierung des XML-Parsing-Moduls, das auf die ZUGFeRD-Formate reagiert und die Rechnungsdaten an SAP weiterleitet.
- Nahtlose Integration von XML-Rechnungsprofilen durch den XML-Connector, der die Verarbeitung standardisierter Rechnungen ermöglicht. Dies erleichtert auch die kurzfristige Einbindung von XRechnungen bei Bedarf.
- Erzeugung von XML-basierten Ausgangsrechnungen in SAP, wodurch die gesamte Prozesskette vollständig abgeschlossen wird.
Kundennutzen
Die papiergebundenen Prozesse wurden schrittweise digitalisiert und das Rechnungsmanagement vollständig automatisiert. Dank der inPuncto SAP-integrierten Lösungen konnte das Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen im Bereich B2G schnell und effizient erfüllen. E-Rechnungen werden nun nach dem neuen Standard vollautomatisch in SAP verarbeitet, wodurch die Rechtssicherheit für den Rechnungsaustausch gewährleistet ist. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hat die Effizienz der internen Prozesse erheblich gesteigert und die Abteilungen für Buchhaltung und Finanzen deutlich entlastet.
Über das Unternehmen
Die Stadtwerke Aalen sind ein kommunales Dienstleistungsunternehmen mit 150 jähriger Tradition. Mit rund 350 engagierten Mitarbeitern versorgt es die Bürger der Region zuverlässig mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser. Zudem sorgt das Unternehmen für die umweltgerechte Entsorgung des Abwassers und steht auch für Nachhaltigkeit und ein verantwortungsvolles Umweltmanagement.
Auch an das Thema "erfolgreiche Einführung von der E-Rechnung im Unternehmen" interessiert? Das inPuncto-Team steht gerne für weitere Informationen und Anfragen zur Verfügung!
Die inPuncto GmbH ist seit 2000 SAP Partner und entwickelt eigene integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Produkte, darauf aufbauende Gesamtlösungen, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
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Die Umstellung auf E-Rechnungen in SAP erfolgreich meistern
E-Invoicing wird einerseits zur Pflicht, andererseits ist es ein wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung. Es bietet zahlreiche Vorteile zur Optimierung der Finanzbuchhaltung, darunter Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und verbesserte Nachverfolgbarkeit. Die Umstellung auf E-Rechnungsprozesse erfordert jedoch technische und prozessuale Anpassungen sowie die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und Tools. Mit einem erfahrenen Partner im Bereich E-Rechnungen lassen sich diese Herausforderungen schnell und effizient bewältigen.
Effizientes Rechnungsmanagement: Ihre umfassende E-Invoicing-Lösung
Mit der inPuncto-Komplettlösung für E-Rechnungen werden sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungsprozesse optimal abgedeckt. Dabei werden die in Deutschland etablierten Standards für elektronische Rechnungen – XRechnung und ZUGFeRD – sowie andere europäische E-Invoicing-Formate wie FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich) und FacturaE (Spanien) unterstützt.
Nahtlose Integration in Ihr bestehendes SAP-System
Eingehende elektronische Rechnungen werden durch den inPuncto-Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer ausgelesen und an SAP weitergeleitet. Dort werden das XRechnung-XML und das ZUGFeRD-PDF als Original über ArchiveLink verknüpft, was eine gesetzeskonforme Archivierung sicherstellt. Die aktuelle Version des inPuncto-Verarbeitungsservers ermöglicht zudem die Integration aller in der E-Mail enthaltenen Anhänge in den Workflow.
Der gesamte weitere Verlauf der Rechnungsfreigabe bleibt vollständig unabhängig vom Eingangsprozess. Ein definiertes und bereits im Einsatz befindliches Freigabeverfahren kann daher auch auf E-Rechnungen schnell angewendet werden.
Im Bereich Ausgangsrechnungen ermöglicht die inPuncto/Partner-Lösung die Generierung von XRechnungen direkt aus dem SAP-System und umfasst Funktionen wie die Visualisierung der XRechnung und ein umfassendes Rechnungsausgangsbuch.
Fazit
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein entscheidender Schritt hin zu einer zukunftsorientierten Unternehmensführung. Automatisierte und optimierte Rechnungsprozesse reduzieren den Aufwand erheblich und bieten langfristige Vorteile.
Für weitere Informationen und Anfragen steht Ihnen das inPuncto-Team als erfahrener Spezialist im Bereich E-Invoicing gerne zur Verfügung.
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Mobile Rechnungsfreigabe in SAP: Kurze Prozessdurchlaufzeiten mit dem Freigabe-Tool von inPuncto
Das Problem wird durch die mobile Lösung mit dem biz²WebServer/biz²DocumentControl@Web elegant gelöst. So wird nicht nur die Flexibilität der Mitarbeiter erhöht, sondern auch die Geschwindigkeit des Freigabeprozesses deutlich gesteigert. Dies ermöglicht eine zeitnahe Realisierung von Skonto, da die Fristen für die Skonto-Gewährung oft sehr knapp sind. Manager und andere Prozessbeteiligte können von überall aus auf die relevanten Dokumente zugreifen und diese gemäß dem Vier-Augen-Prinzip freigeben, was zu einer effizienten Abwicklung des gesamten Prozesses führt.
Mobiles Workflow Management mit dem biz²WebServer/biz²DocumentControl@Web
Die Integration des biz²WebServers ermöglicht eine mühelose Einbindung spezifischer (Web)User, insbesondere Manager, in den elektronischen Rechnungsworkflow, wodurch eine nahtlose Kommunikation zwischen dem SAP-System und den Usern gewährleistet wird.
Benutzer greifen über gängige Internetbrowser wie Firefox oder Google Chrome auf die mobilen Funktionen des Tools biz²DocumentControl@Web zu. Die responsiv gestaltete Benutzeroberfläche, basierend auf UI5, passt sich automatisch an die Bildschirmgröße verschiedener Endgeräte an, sei es ein Smartphone, Tablet oder Laptop. Dadurch sind die Anwender nicht mehr an ihren Schreibtisch gebunden und können auch unterwegs oder im Homeoffice aktiv am Freigabeprozess teilnehmen, was die Flexibilität der Mitarbeiter steigert und die Effizienz des gesamten Freigabeprozesses erhöht.
Die Einrichtung der Anwender erfolgt sowohl in SAP als auch im biz²WebServer als dedizierte (Web)User, wobei der Fokus auf einfachen Funktionen wie Genehmigen, Ablehnen, Kommentieren und Weiterleiten liegt. Dies ermöglicht eine schnelle und problemlose Bearbeitung anspruchsvollerer Aufgaben wie Rechnungsvalidierung oder -kontierung.
Die verfügbaren Funktionen bieten eine umfassende Unterstützung für den Rechnungsworkflow.
Wichtigste Features & Funktionen im Überblick:
- Adaptives Web-Design für optimale Nutzung auf verschiedenen Geräten.
- Übersichtliche Organisation von Rechnungen durch Listen und Filter nach Kategorien: "Neu", "In Bearbeitung" und "Gesendet".
- Flexible Anpassungen in der Listenansicht durch Spaltenauswahl, Spaltenanordnung, Sortierung und Suchfunktion.
- Wesentliche Rechnungsinformationen in der Detailansicht, einschließlich Dokumente und Kommentare zur Unterstützung fundierter Entscheidungsfindungen.
- Erweiterte Ansicht für detaillierten Einblick in Dokumente, Workflow-Protokolle und Anlagen mit Download- und Vollbild-Funktionen.
- Funktionen zur Rechnungsbearbeitung wie Freigabe, Ablehnung, Kommentierung und Weiterleitung sind direkt verfügbar.
- Reibungslose Integration mit dem SAP-System, einschließlich Aktualisierung von Daten und Senden von Änderungen, wobei automatische Warnmeldungen bei noch nicht übertragenen Änderungen generiert werden.
Durch die Nutzung der mobilen Dokumentenfreigabe in SAP mit dem Freigabe-Tool von inPuncto überwinden Unternehmen die Barrieren traditioneller Freigabeprozesse, optimieren ihre Prozesse, verbessern die Reaktionszeiten, treffen wichtige Entscheidungen zeitnah und fördern die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern.
Für weitere Fragen zu der mobilen Lösung zur Rechnungsfreigabe für SAP steht Ihnen gerne das inPuncto-Team zur Verfügung!
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Drag-and-Drop Lösung für SAP: MS Outlook Dateien einfach nach SAP verschieben
Auf der einen Seite ist die Windows-Welt mit den entsprechenden Dateien und Ordnerstrukturen und auf der anderen Seite die SAP-Welt. Das Bindeglied zwischen diesen beiden Welten ist der biz²Office, genauer gesagt das Modul Drag-and-Drop. Die Software ist auch mit Citrix-Lösungen kompatibel.
SAP-Nutzer möchten oft nicht nur E-Mails von Microsoft Outlook verschieben, sondern auch deren relevante Inhalte in SAP speichern, um eine zentrale Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. So bietet das Modul Drag-and-Drop die praktische und effiziente Funktionalität, E-Mails oder spezifische E-Mail-Anhänge mittels Drag-and-Drop-Funktion direkt aus Microsoft Outlook in das SAP-System zu übertragen.
Die Ablage erfolgt über die „Dienste zum Objekt“ über den Menüpunkt „Business Document ablegen“ oder „Anlage anlegen“ (SAP-ArchiveLink oder SAP-Office-Dokumente). Dabei kann festgelegt werden, ob die komplette E-Mail oder nur einzelne Inhalte (z.B. im PDF-Format) abgelegt werden. Außerdem kann der Nutzer eine Archiv-Dokument-Art auswählen und sich bei SAP-Office-Dokumenten bequem die Dokumentinfos (Titel, Name des Erstellers, Erstelldatum) anschauen.
Die inPuncto biz²Office Drag-and-Drop Software bringt viele Vorteile mit sich:
- Ablage der eingehenden E-Mails direkt per Drag-and-Drop ins SAP.
- Anzeige der E-Mails in der Anlagenliste des SAP-Objekts.
- Anzeige der E-Mails mit Outlook aus SAP heraus.
- Mails sind jederzeit über die ArchiveLink-Schnittstelle wie im Original einsehbar.
- Funktionsfähig ebenso unter Windows-Terminalservern mit Mehrbenutzeranmeldungen.
- Rechtssichere Archivierung der E-Mails inklusive Anhänge kann ebenso realisiert werden.
Bei Fragen zur Drag-and-Drop-Lösung für SAP, können sich alle Interessierte gerne an inPuncto-Team wenden!
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inPuncto SAP Archiv im Zusammenspiel mit WORM Appliance – der extra Schutz gegen Ransomware
Exklusive Zusatzfunktion: WORM Appliance von inPuncto Archiv
Eine innovative Möglichkeit zur sicheren Langzeitarchivierung sensibler Daten besteht darin, sie auf physischen WORM-Medien zu speichern, wobei die Verwaltungsebene weiterhin in SAP liegt. Die WORM-basierte Hardwarelösung steht für Unveränderbarkeit, wodurch die unübertroffene Integrität der archivierten Daten gewährleistet wird. Einmal geschriebene Informationen können nicht mehr verändert oder gelöscht werden.
Die einzigartige WORM Appliance ist ein reines WORM-Archiv, das nicht nur erstklassige "Storage"-Performance bietet, sondern auch einen (doppelten) offline-Klon für verschiedene Brandschutzabschnitte erzeugt – ein quasi paralleles Backup im laufenden Betrieb.
Voller Ransomware-Schutz
Die Daten in der WORM Appliance sind unveränderbar und bieten einen umfassenden Schutz vor Ransomware. Sie sind nicht proprietär abgelegt, und der Kunde behält jederzeit die volle Kontrolle über seine Daten. Die Laufzeit des WORM-Archivs ist im Service-Rahmen unbegrenzt. Seit 2014 erfolgreich im Einsatz, laufen diese Systeme weiterhin stabil und können bei Bedarf kapazitiv erweitert werden.
WORM-Erweiterungslaufwerke
Optional stehen separate WORM-Erweiterungslaufwerke zur Verfügung, die die Spiegelung der Daten außerhalb des Geräts ermöglichen. Damit kann die WORM Appliance nahtlos in ein Rechenzentrum integriert werden, und die Medien können lokal von zwei Administratoren in deren Büros erstellt werden. Auf diese Weise sind die Daten an drei verschiedenen Standorten verfügbar. Selbst im Falle eines Ausfalls von Festplattenlaufwerken in der WORM Appliance hat dies keinen Einfluss auf die Datenhaltung.
Unbegrenzte Kapazität für Datensicherheit
Die WORM Appliance ist kapazitiv unlimitiert, mit Installationen im Petabyte-Bereich sowie den meisten im 100+ TB-Bereich.
Für weitere Informationen über die Vorteile der inPuncto Archivierungslösung mit zusätzlichem Schutz gegen Ransomware wenden Sie sich bitte an das inPuncto-Team.
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Deutsche Bildungseinrichtung setzt neue Maßstäbe in der Daten-Compliance
SAP ILM ermöglicht eine umfassende Verwaltung des Lebenszyklus von Daten. Durch die Differenzierung zwischen verschiedenen Arten von Daten können unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien auf verschiedene Kategorien von Informationen angewendet werden. Die Archivierungssoftware biz²ArchiveServer übernimmt das Wissen über die gespeicherten Archivdateien, indem er die Metadaten von SAP entgegennimmt und diese auf die gespeicherten Dateien anwendet. Durch das SAP ILM Modul werden Referenzen in der WebDAV-Umgebung erzeugt.
Die Einrichtung eines neuen Repositories stellte eine minimale Anforderung an ein ILM-Ablagesystem dar. Die Nutzung des biz²ArchiveServers unterstützt u.a. eine effiziente Strukturierung, wobei jede Instanz eine eigene Datenbank erfordert, was Wartung und Strukturierung erleichtert.
Der Kunde betonte die Weitsicht bei der Entscheidung für die damalige inPuncto Produktlösung. Diese zukunftssichere Entscheidung zeigte sich nicht nur bei der aktuellen Umsetzung, sondern war auch bei anstehenden Migrationen, wie beispielsweise auf S/4HANA, von Vorteil.
Da inPuncto als SAP-Experte für den technischen Bereich agiert, wurde auch eine externe Beratungsfirma miteinbezogen, die über Kompetenzen im Bereich der Datenarchivierung und SAP ILM Landschaften verfügte. Diese sollte die Definition der Szenarien und dem Customizing durchführen.
In einer erfolgreichen ersten Teststellung wurde die reibungslose Verlagerung der Daten ins Archiv nicht nur technisch getestet, sondern auch durch einen Funktionstest der Schnittstelle geprüft. Die gelungene technische Umsetzung des Projektes konnte abgeschlossen werden.
Zukünftige Perspektiven und Partnerschaft
Mit der erfolgreichen technischen Umsetzung des SAP ILM Projektes konnten nicht nur die aktuellen technischen Anforderungen erfüllt werden, sondern es wurden auch zahlreiche Vorteile für zukünftige Projekte gewonnen. Die effektive Zusammenarbeit legte den Grundstein für eine Partnerschaft, die sich auf eine ganzheitliche Leistung von zukünftigen Projekten im Bereich SAP ILM stützen kann.
Die nachhaltige und effiziente Datenverwaltung, die den steigenden Anforderungen der Bildungseinrichtung gerecht wird, war somit gewährleistet.
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Optimierung im Dokumenten-Management
Die herausragenden Vorteile des Upgrades im Überblick:
- State-of-the-Art OCR/ICR dank KI-Methoden: Der Posteingangsverarbeitungsserver nutzt nun die neueste OCR-Software, die auf fortschrittlichen KI-Methoden basiert. Dadurch wird die Qualitätsebene der optischen Zeichenerkennung (OCR) und intelligenten Zeichenerkennung (ICR) erheblich gesteigert. Die Implementierung dieser fortschrittlichen KI-Methoden verbessert die Genauigkeit und Geschwindigkeit, um auch die komplexesten Dokumente effizient zu verarbeiten.
- Effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen mit XML-Rechnungen: Der Posteingangsverarbeitungsserver unterstützt nun die aktuellsten Versionen der Formate XRechnung und ZUGFeRD, um den Anforderungen im Bereich E-Invoicing gerecht zu werden.
- Rechnungsvisualisierung und Analysemöglichkeiten: Durch das neue Tool biz²PDF Creator Front wird die Visualisierung von komplexen XML-Strukturen in leicht lesbare und verständliche PDF-Dokumente ermöglicht. Dies erleichtert die Interpretation, Validierung und effektive Nutzung von in XML-Rechnungen enthaltenen Daten.
- Ressourceneffizienz: Das Upgrade beinhaltet Optimierungen zur Ressourcenschonung, unter anderem die Möglichkeit, den Umfang des Loggings zu steuern und die Logdateigröße bei großen Scan-Volumina zu reduzieren.
- Kompatibilität und Flexibilität: Der neue Release ist sowohl auf S/4HANA/On-Premises als auch auf SAP ECC 6.0 lauffähig, um maximale Kompatibilität und Flexibilität zu gewährleisten.
Diese Innovationen unterstreichen das Engagement von inPuncto, wegweisende Lösungen zu bieten, die den ständig wachsenden Anforderungen moderner Geschäftswelt gerecht werden.
Für weitere Informationen und um die neuen Funktionen des biz²ScanServer zu erleben, lesen Sie den vollständigen Artikel und/oder wenden Sie sich an inPuncto-Team.
inPuncto ist ein renommiertes deutsches Softwareunternehmen, das sich auf die Entwicklung von Add-On-Softwarelösungen für SAP-Systeme spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet innovative Produkte und Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung an, um die Effizienz und Funktionalität von SAP-Systemen zu erweitern und zu verbessern.
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