Effizienter, flexibler, strategisch ausgerichtet und integriert Projektmanagement-Aufgaben im Jahr 2025 lösen
Bei ihren Prognosen beschreiben die beiden Experten zudem, mit welchen Metriken, Skills oder Projektmanagementfunktionen die Unternehmen und Projektmanager diesen Trends begegnen sollten.
1. Enge Kontrolle aller Projektdaten und maximale Auswertung durch extremen Produktivitätsdruck
Die Zeiten vor sich hin dümpelnder Projekte sind vorbei. Ziel der Unternehmen muss es sein, Projekte noch intensiver in Echtzeit zu kontrollieren und auswerten zu können, um fundierte, datenbasierte Entscheidungen schneller treffen zu können. Auch die Projektbewertung – sowohl vor der Ausführung wie auch rückblickend – nimmt an Wichtigkeit zu, um sicherzustellen, dass die knappen Ressourcen in den wichtigsten Projekten eingesetzt werden. Leitlinie wird sein: Es wird nur das umgesetzt oder fortgeführt was auf die Unternehmensziele einzahlt. Projekte ohne konkrete Bewertungen sind ein Luxus, den sich viele Unternehmen zukünftig nicht mehr leisten können.
Wichtige Metriken dafür: Projektrisiko, Projektkosten und Projektressourcen (Personen)
Wichtige Projektmanagement-Skills: Datenanalyse, Führungsstärke, Entscheidungsfreudigkeit, Risiko-Bewusstsein
Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen: Zeitplanung (Gantt) mit Abhängigkeiten, Aufwandsschätzung und Aufwandserfassung, Ressourcenauslastung und -planung, Zeiterfassung und Budgetierung, Multiprojekt-Dashboards für das Controlling, Benachrichtigungen zu Änderungen in Projekten.
2. Agilität: es wird die Spreu vom Weizen getrennt
Im nächsten Jahr wird sich zeigen, welche Unternehmen effektive Agilität betreiben und wer nur „agil daher schwafelt“. Denn: Agilitäts-Schamanismus in Form von philosophischer Feel-Good-Phrasen wird eingestellt werden. Wer es nicht schafft, in kurzen Release-Zyklen innovative Produkte und Dienstleistungen auf den Markt zu bringen, ist nicht wirklich agil. Zu dieser Erkenntnis werden 2025 immer mehr Unternehmen kommen.
Wie für Agilität gesorgt werden kann, ergibt sich aus den folgenden Fragestellungen: Warum dauert das so lange? Warum ist das nicht fertig? Wie können wir das ändern bzw. was muss gemacht werden, damit wir die Zyklen verkürzen können? Agilität braucht starke Führung mit klarem Ziel – alles andere ist Philosophie. Ehrliche Kommunikation, klare Ziele und mutige Umsetzung sind die Grundlage, um schneller zu werden und Qualitätsstandards zu setzen.
Wichtige Metriken: Time-to-Market, Projektkosten, Projektressourcen
Wichtige Projektmanagement-Skills: Führungsstärke, Entscheidungsfreudigkeit, Risikobewertung und strategische Abstimmung, Kommunikationsstärke
Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen: Darstellung von Abhängigkeiten zwischen Projektzeitplänen und -phasen, Benachrichtigungen bei Statusänderung/Erledigung von Aufgaben, Projektphasen und Projekten sowie bei Projektänderungen und -verzögerungen, Ressourcenzuweisung auf Aufgabenebene und Projektebene, Zuordnung von Aufgaben zu Projekten/Projektphasen
3. Mehr Struktur und engere Ausrichtung auf Unternehmensziele
Auch dieser aktuelle Trend ist den ökonomischen Rahmenbedingungen geschuldet: durch eine besser strukturierte Arbeitsorganisation in den Teams und Abteilungen lässt sich eine engere Ausrichtung der Projekte auf die Unternehmensziele erreichen. Das strategische Abstimmen von Projekten auf die Ziele des Unternehmens verlangt Transparenz auf beiden Ebenen, wie die eindeutige Definition von Zielsetzungen und deren breite Kommunikation im Unternehmen – genauso wie es Transparenz in der Projektlandschaft braucht. Die Basis dafür bilden sehr einfache Regeln wie beispielsweise für das Anstoßen von Projekten, das Pflegen von Projektdaten, die Struktur von Projekten und welche Voraussetzungen ein Projektleiter haben muss. Das mag banal klingen, aber in vielen Teams und Unternehmen ist der Projektmanagement-Reifegrad sehr niedrig. Helfen können OKRs oder von der obersten Führungsebene festgelegte Ziele, sodass die Mitarbeitenden wissen, worauf ihr Tun ausgelegt ist.
Wichtige Metriken: Zielsetzungen mit Kennzahlen wie Marktanteile/Kosten/Time-to-Market, Projektstatus, Projektkosten
Wichtige Projektmanagement-Skills: Projektplanung und -überwachung, Kommunikationsstärke, strategisches Denken, Führungsstärke
Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen: Projektbewertung, Projektantrag – und -freigabe-Prozess, Multiprojekt-Auswertung, Multi-Projekt-Dashboards für das Controlling, Projektberichte
4. IT-Infrastruktur geht in die Cloud
Wer bisher noch Bedenken zur Cloud hatte wird nun endgültig einsehen, dass die Cloud ein guter und notwendiger Schritt ist. Warum gerade jetzt? Wegen des demografischen Wandels, der besonders bei der IT-Administration und dem Know-how zu Legacy-Technologien zu umfangreichem Wissensschwund in Unternehmen beiträgt. Fachleute, die sich mit den veralteten IT-Landschaften auskennen, gehen in Rente und der Nachwuchs kennt sich zu wenig aus. Außerdem setzt die Cloud-Technologie wichtige Ressourcen in den internen IT-Abteilungen frei, sodass diese sich mit Transformationsprojekten, die für die Weiterentwicklung der Unternehmen zukunftssichernd sind, beschäftigen können. Für das Projektmanagement ist die Cloud gleichbedeutend schier grenzenlosen Möglichkeiten. Denn dank des unkomplizierten Datenaustauschs zwischen den Systemen, lassen sich die Daten auch mit geringem Personalaufwand auswerten und so die Produktivität und Rentabilität von Projekten erhöhen.
Wichtige Metriken: IT-Infrastruktur Kosten und Personalkosten der IT-Administratoren, Zeitaufwände für den Betrieb/die Wartung der IT-Infrastruktur
Wichtige Projektmanagement-Skills: Projektplanung und -durchführung, Risiko-Analyse, Kommunikationsstärke, Führungsstärke
Wichtige Projektmanagement-Software Funktionen:Gantt-Planung, Ressourcenauslastung und -planung, Aufwandsschätzung und Aufwandserfassung auf Aufgabenebene, Projektphasen-Status und Aufgabenstatus, Multi-Projekt-Dashboards und -Berichte für das Controlling
Fazit
Das Jahr 2025 steht vor der Tür und die Zukunft des Projektmanagements ist klar: Der Erfolg liegt in Präzision, Agilität, Ausrichtung und Innovation. Mit strengen Kontrollen, echter Agilität, strategischer Ausrichtung und modernisierten IT-Infrastrukturen können Sie und Ihr Team die kommenden Herausforderungen souverän meistern. Ausgestattet mit diesen Kenntnissen haben Projektmanager die Möglichkeit, wirkungsvolle Entscheidungen zu treffen, Ressourcen zu optimieren und sich an den Unternehmenszielen zu orientieren – und gleichzeitig ihre Teams und Prozesse auf die sich ständig verändernden Anforderungen der modernen Geschäftswelt einzustellen. Denn beim Projektmanagement im Jahr 2025 geht es nicht nur darum, nur auf Kurs zu bleiben, sondern auch darum, den Weg zu weisen.
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
InLoox GmbH
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InLoox und i-soft schließen Technologie-Partnerschaft ab
Das erfahrene Experten-Team von i-soft beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung des Dokumenten-Managements und hat jetzt eine Schnittstelle entwickelt, über die Dokumente unmittelbar aus InLoox automatisch in d.velop documents (d.3) archiviert werden können. Anlass war der gemeinsame Kunde Wilhelm Modersohn GmbH & Co. KG, ein auf Edelstahl-Befestigungstechnik spezialisiertes Bauunternehmen, das an diesem automatisierten Datenaustausch Interesse bekundet hatte.
Automatisiert, sicher und zuverlässig
Die Digitalisierung von Dokumentationsprozessen ist ein wesentlicher Schritt in der Transformation von Unternehmensprozessen. Mit der Automatisierung der Dokumentensuche und der Übernahme relevanter Projekt-Attribute aus der Projektmanagement-Software InLoox nimmt die neue Schnittstelle zu d.velop documents (d.3) nicht nur Routinearbeit ab. Sie sorgt auch dafür, dass der Prozess sicher und zuverlässig abläuft. Dadurch werden die Projektmitarbeiter entlastet, es werden Kapazitäten frei und die Archivierung im d3-System erfolgt strukturiert und korrekt.
Technologie-Partnerschaft
“Wir wissen, dass der Bedarf an kompetenter Schnittstellen-Entwicklung hoch ist. Daher freuen wir uns sehr, dass wir mit i-soft einen Partner haben, der unsere Kunden mit seiner Expertise hervorragend beraten und maßgeschneiderte Lösungen umsetzen kann”, erklärt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox. Henning Franke, Geschäftsführer von i-soft ergänzt:” Wir haben schon während der Entwicklung der Schnittstelle den Anspruch gehabt, dass auch andere Unternehmen von der Möglichkeit der sicheren, automatisierten Dokumenten-Archivierung von InLoox nach d.velop documents profitieren können sollen. Der Schritt in eine Partnerschaft mit InLoox war daher mehr als logisch.”
Interessierte können einen individuellen Beratungstermin mit Norman Storm von i-soft vereinbaren und im PDF Leistungsbeschreibung Schnittstelle InLoox-d.velop documents die Details nachlesen.
Über i-soft GmbH
Früher Systemhaus, heute Systemberater – Seit Gründung 1994 ist der Anspruch von i-soft GmbH, Unternehmen mit IT-Dienstleistungen zu unterstützen, um Prozesse und Strukturen optimal zu gestalten. Der Fokus liegt darauf, Informationen zu strukturieren und Prozesse effizient zu gestalten.
Digitale Lösungen – immer kombiniert mit persönlichem Service – sorgen für Klarheit in den Unternehmens-Dokumenten und Prozessen. Als Experte für individuelle Anforderungen und die Umsetzung angemessener, zielführender Lösungen arbeitet i-soft mit d.velop AG, Varial Software GmbH, CSS AG, Microsoft und SER Group zusammen.
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
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Smarte Projektzeiterfassung und praktische Checklisten-Funktion mit InLoox 11.13
Im Rahmen des aktuellen Release wurde die „Listen-Funktion“ eingeführt. Dabei handelt es sich um projektbezogene Listen und Übersichten, die individuell erstellt und für verschiedene Zwecke eingesetzt werden können, beispielsweise als klassische Checkliste, Kontaktliste o.ä. Gerade für Marketingprojekte oder Events sind diese Listen eine wertvolle Steuerungshilfe.
Pragmatische Unterstützung bei der Projektrealisation bietet im InLoox für Outlook Add-in der neue Menüpunkt „Zeit“. Dieser neue Tab ist eine mächtige Funktionserweiterung des Modern Add-in, denn er sorgt dafür, dass InLoox mit allen relevanten Outlook-Elementen interagieren und die dazugehörigen Daten weiterverarbeiten kann. Der Menüpunkt ermöglicht eine nahtlose Integration von Terminen des Outlook-Kalenders in die verschiedenen Projekte – eine Funktion, die es in der InLoox Web App bereits gibt und die jetzt direkt in Outlook mit dem Modern Add-in verfügbar ist.
Neuerungen in der Gantt-Planung, dem Aufgabenmanagement und der Dokumentenverwaltung
In InLoox 11.13 wurde die Gantt-Planung weiter ausgebaut. So wurde beispielsweise die Navigationsleiste benutzerfreundlicher gestaltet: die grünen Buttons steuern die Ansicht und können beispielsweise den Planungszeitraum erweitern oder verringern, während die lila Buttons für Planungsfunktionen wie das automatische Verketten von Vorgängen verwendet werden. Damit die Toolbar leichter bedient werden kann, wurden zum Zwecke der Übersichtlichkeit einige Funktionen in das Drei-Punkte-Menü ganz rechts verschoben, darunter beispielsweise Auto-Speichern und der Kritische Pfad.
Auch im Bereich des Aufgabenmanagements hat InLoox 11.13 neue Funktionen zu bieten. Bislang konnten Aufgaben im Projekt über das Kanban-Board gesteuert und dokumentiert werden, indem Aufgaben verschiedene Phasen von "ToDo" bis "Erledigt" durchlaufen – eine Darstellungsform, die den Fortschritt von Projekten übersichtlich visualisiert. Neu ist jetzt die Darstellung von Aufgaben in einer Listenansicht, die eine gezielte Filterung und Sortierung von Aufgaben ermöglicht. Unkompliziert kann der Anwender mit einem Mausklick zwischen den verschiedenen Ansichten hin und her wechseln.
Mit InLoox 11.13 besteht außerdem erstmals die Möglichkeit, die SharePoint-Site und Bibliothek pro Projekt individuell zu konfigurieren. Wie bereits aus dem letzten Release bekannt ist, muss bei einem neu angelegten Projekt zunächst die Ordnerstruktur initialisiert werden. Ab sofort ist es außerdem möglich zu entscheiden, ob man hierfür den in den Einstellungen vorgeschlagenen Standort nutzen oder eine abweichende SharePoint-Site und Bibliothek für das Projekt auswählen möchte. Im entsprechenden Dropdown-Menü werden mögliche Optionen angezeigt, sodass man die SharePoint-Location für jedes Projekt besser und genauer konfigurieren kann. Diese Flexibilität ermöglicht eine präzisere und bedarfsgerechtere Verwaltung von Projektdateien.
Verpflichtendes Microsoft 365 Login möglich
Administratoren haben jetzt die Möglichkeit, den Login für alle User im Account per Microsoft 365 zu verpflichten. Konkret bedeutet das, dass die Anwender nicht mehr die klassische E-Mail/Passwort-Anmeldung vornehmen, sondern sich ausschließlich mit ihrem Microsoft 365 Konto in InLoox anmelden können. Damit lassen sich Policy-Vorgaben effizient und unkompliziert umsetzen. Diese Option kann in der Benutzerverwaltung der Einstellungen aktiviert werden.
Weitere Informationen zu InLoox 11.13 sind auf der Webseite unter Was gibt es Neues zu finden. Der Blick ins Produkt findet am Donnerstag, den 12. September um 9.30 Uhr statt; Anmeldung ist ab sofort möglich.
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.
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InLoox Update vereinfacht das Dokumentenmanagement in Projekten
Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH: „Wir haben im aktuellen Release einige Erweiterungen vorgenommen. Eine der am weitgreifendsten Neuerungen ist der Menüpunkt „Dokumente“ im InLoox für Outlook Modern Add-in. Jetzt braucht man Outlook nicht mehr zu verlassen, um einen dokumentengetriebenen Workflow umzusetzen, der meistens durch eine E-Mail mit Anhang ausgelöst wird. Mit InLoox 11.12 lässt sich eine Mail einerseits unkompliziert zu einer Aufgabe machen und andererseits der Anhang im Dokumente-Ordner ablegen. Der Vorteil: Abstimmungen werden schneller angestoßen, das tägliche E-Mail-Chaos verliert an Schrecken, und man bekommt den Posteingang leer.“
Da die Dokumente auf diese Art und Weise nicht in einem persönlichen Postfach verbleiben, sondern zu Aufgaben- oder Projektdokumenten werden, können sie ganz problemlos mit anderen geteilt und bearbeitet werden. Mit InLoox 11.12. können Projektverzeichnisse jetzt leichter initiiert werden, die Dokumentenvorschau wurde verbessert und per Drag & Drop lassen sich Dokumente unkompliziert in einen anderen Ordner verschieben. Neu ist auch das freie Textfeld „Status“ und die Möglichkeit, Dokumentenlisten nach Excel zu exportieren. Das alles verleiht der Zusammenarbeit nicht nur mehr Dynamik, sondern erhöht auch die Zufriedenheit innerhalb von Arbeitsgruppen, weil jeder den Überblick hat und Dinge effektiver vorangetrieben werden können.
Exaktere Planung dank flexiblerer Gantt-Diagramme
Mit InLoox 11.12 ist die Funktion zum Rückgängig machen und Wiederherstellen von Änderungen in der Planung verfügbar. Diese Funktion ermöglicht es Kunden, Änderungen an einem Projektplan schnell und unkompliziert rückgängig zu machen oder wiederherzustellen – ganz einfach über die Pfeilfunktion. Die Anwender können dadurch flexibler und sicherer Projekte bearbeiten und anpassen. Darüber hinaus lässt sich über die neue Spalte "Kalender" leicht erkennen, welcher Arbeitszeitkalender für die Berechnung der Vorgänge berücksichtigt wird und über das Drop-down Menü einfach online bei Bedarf ändern. Ähnlich verhält es sich mit der neuen Spalte „Zeitabstand“, die auf einen Blick den Abstand zwischen den Planungselementen anzeigt. Da die Anwender nun direkt sehen, wie groß der Zeitabstand zwischen den einzelnen Elementen ist, wird die Feinabstimmung und Anpassung der Zeitpläne erheblich erleichtert.
SharePoint Anbindung mit Autodiscover
Die Microsoft SharePoint-Anbindung ist die Grundlage des Dokumentenmanagements und ist besonders für die Unternehmen relevant, die Zugriffsrechte nicht nur über die Projektberechtigungen in InLoox, sondern auch über SharePoint die Zugriffsrechte regeln. Mit InLoox 11.12 wird die Einrichtung und Verknüpfung des Dokumentenspeichers mit SharePoint Online deutlich vereinfacht, weil über die Microsoft 365-Authentifizierung nur jene SharePoint-Sites angezeigt werden, für die der User über Zugriffsrechte verfügt. Diese SharePoint-Sites werden dann automatisch in einem Dropdown-Menü angezeigt, und die richtige Site für die Dokumentenablage muss nur noch angeklickt werden.
Informationen zu InLoox 11.12: https://www.inloox.de/ressourcen/dokumentation/was-gibt-es-neues/
Im kostenlosen live-Webinar Blick ins Produkt InLoox 11.12 werden am 25. Juli 2024 alle Neuerungen gezeigt: https://register.gotowebinar.com/rt/2382969792617866334
Die Aufzeichnung steht nach dem live-Webinar kostenlos zur Verfügung.
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InLoox startet Insider Talks
Der Münchner Softwarehersteller InLoox legt eine virtuelle Gesprächsreihe themen- und anwendungsspezifischer Kundenveranstaltungen auf. Mitte Juli 2024 fällt der Startschuss für die neuen InLoox Insider Talks, von denen bereits drei Veranstaltungen für das laufende Jahr fixiert sind. Die Talks werden sich verschiedenen Anwendungsszenarien, Projektmethoden sowie den Anforderungen der vertikalen Märkte an das Projektmanagement widmen und erfolgreiche Lösungskonzepte präsentieren. Im Mittelpunkt der Insider Talks stehen das Gespräch zwischen einem InLoox-Kunden und einem Experten des Softwareherstellers zu ausgewählten Projektmanagementthemen und Trends sowie der Austausch mit der Community.
„Mit der virtuellen Veranstaltungsserie haben wir jetzt ein neues Konzept am Start, mit dem wir gemeinsam mit unseren Kunden Trends, Lösungen und unsere Praxiserfahrungen häufiger und `live` mit der InLoox-Community teilen. Wir werden tief in einzelne Beispiele eintauchen, sodass die Teilnehmer einen individuellen Nutzen aus dem jeweiligen Insider Talk ziehen und Best Practices erfolgreich übernehmen können“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer von InLoox.
„Die richtige Tool-Box für erfolgreiche Großprojekte“ lautet der Titel des ersten Insider Talks am 10. Juli 2024, um 9.30 Uhr, in dem Florian M. Muth, Geschäftsführer von Communication Team, und Carola Moresche, Marketingleiterin von InLoox über Projektmanagement, Integrationslösungen und Kundenbindung sprechen werden. Mit über 25 Jahren Erfahrung als Berater und Anbieter von Managed-Services im Changemanagement, weiß Florian Muth, dass es bei 98 Prozent mittelständischer Unternehmen sowie der Industrie an Projektmanagement-Kompetenz und professionellen Tools mangelt.
Am 7. August schließt sich ein InLoox Insider Talk zum Thema Outlook an. Frei nach dem Motto „Outlook ist tot. Lang lebe Outlook“ informieren Dr. Andreas Tremel, Geschäftsführer InLoox, und Konrad Haenel, Teamleiter Softwareentwicklung InLoox, welche Auswirkungen technologische Umbrüche – Stichwort Microsoft 365 – auf das Unternehmen InLoox und auf die Projektmanagement-Software InLoox haben. Für den 17. September 2024 steht der InLoox Insider Talk auf dem Programm, der sich mit der Digitalisierung im öffentlichen Sektor beschäftigt. „Das Rathaus springt ins kalte Projektmanagement-Wasser“ lautet der Titel des Online-Events, bei dem sich Carola Moresche von InLoox und Johannes Schurr, Bürgermeister der Gemeinde Spraitbach, darüber austauschen, wie es dem Rathauschef gelungen ist, dass seine Mitarbeiter innerhalb eines Jahres nicht mehr auf die Vorzüge des digitalen Projektmanagements verzichten möchten.
Mehr Informationen zu den InLoox Insider Talks unter: InLoox Webinare
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme, allen voran Microsoft Outlook und M365, machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten.
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
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So lässt sich das tägliche E-Mail-Chaos beherrschen
Laut Statista gab es im Jahr 2023 weltweit schätzungsweise 4,37 Milliarden E-Mail-Nutzer. In Deutschland belief sich der Anteil der Bevölkerung, der das Internet für das Versenden und Empfangen von E-Mails nutzt, auf 80 Prozent. Berufstätige in Deutschland erhalten im Durchschnitt 42 E-Mails pro Tag. Im Vergleich zum Jahr 2021 ist die Anzahl allein um 16 Mails angestiegen, wie der Branchenverband Bitkom ermittelt hat. Die Herausforderung dabei ist es, die unstrukturierten Informationen zu überblicken und die sich daraus ergebenden Aufgaben zu identifizieren.
Um das E-Mail-Chaos in den Griff zu bekommen, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Den E-Mail-Prozess weitgehend automatisieren: Damit das gelingt müssen zunächst Prioritäten definiert und Regeln festgelegt werden. Zentral ist dabei auch das Löschen von Spam und Werbung sowie das Identifizieren von E-Mails, die nur weitergeleitet werden müssen.
- Beim Lesen sofort entscheiden, was zu tun ist: Ziel sollte es sein, eine Mail nur einmal zu lesen. Und für den Fall, dass sich hieraus eine konkrete Aufgabe (mit einem Zeitaufwand von mehr als fünf Minuten) ergibt, sollte diese sofort in eine Projektmanagement- oder Collaboration-Software übertragen werden.
- Während der E-Mail-Bearbeitung Ablenkung vermeiden: Hilfreich ist es, sich für das Abarbeiten von E-Mails feste Zeitfenster zu setzen. Falls das nicht möglich ist, sollte man zumindest dafür sorgen, dass die E-Mails fokussiert bearbeitet werden können.
- Alerts abschalten: Wer in seiner Arbeit ständig durch akustische oder visuelle Benachrichtigungen aus dem E-Mail-Programm unterbrochen wird, kann sich nicht konzentrieren. Deshalb sollten Alerts grundsätzlich ausgeschaltet sein.
„Unternehmen und Organisationen, die diese Tipps befolgen, tun sich noch leichter, wenn sie darüber hinaus auf die Möglichkeiten moderner Outlook-Integrationen setzen“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer des Münchner Softwareherstellers InLoox. Das Unternehmen bietet eine gleichnamige Projektmanagement-Plattform an, die unter anderem dabei hilft, unstrukturierte E-Mail-Informationen in strukturierte Aufgaben zu verwandeln. Dabei fungiert die Plattform wie eine Funktionserweiterung von Outlook.
Ein KI-Assistent analysiert dann den Inhalt der E-Mails und auf Grundlage dessen werden Vorschläge für mögliche Aufgaben erstellt werden. Diese können dann übernommen oder modifiziert werden. Zudem schätzt die KI den benötigten Aufwand für die jeweilige Aufgabe und schlägt ein Fertigstellungsdatum vor. Angezeigt werden die Aufgaben in einem in Outlook integrierten Seitenpanel – sortiert nach Fälligkeitsdatum, so dass auf einen Blick erkennbar ist, was Priorität hat. Praktischerweise lassen sich die Aufgaben auch direkt im Seitenpanel bearbeiten. Per Drag & Drop können zudem Dokumente und E-Mail-Anhänge der Aufgabe hinzugefügt werden. Bei Bedarf kann unmittelbar aus einer Aufgabe heraus auch eine digitale Zeiterfassung gestartet werden.
Worauf also noch warten? Einen Versuch ist es in jedem Fall wert! Denn eines steht fest: Die Zeit und Energie, die man so beim Erledigen der E-Mails einspart, stehen für andere Projekte und Dinge zur Verfügung – und sei es nur für einen entspannten Kaffee mit Kollegen oder einen früheren Feierabend.
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
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Projektmanagement-Plattform Version 11.8: InLoox vereinfacht die Projektarbeit in Outlook
„Kurz gesagt vereinfacht das InLoox für Outlook Add-in die tägliche Arbeit, weil es sich dort einfügt, wo die meisten Beschäftigten in Unternehmen sowieso den ganzen Tag arbeiten: in Outlook“, sagt Dr. Andreas Tremel, Mitgründer und Geschäftsführer der InLoox GmbH.
Durch das InLoox für Outlook Modern Add-in wird die Outlook-Ansicht des Anwenders um ein Seitenpanel ergänzt, das als Arbeitsplatz dient. Das Seitenpanel zeigt die aktuellen und anstehenden Aufgaben, die nach dem Fälligkeitsdatum sortiert sind. Somit ist erkennbar, welche Aufgaben Priorität haben. Die Aufgaben lassen sich direkt im Seitenpanel bearbeiten.
Überblick über die neuen Funktionen
Aufgabenmanagement plus KI-Assistent: Neue Aufgaben lassen sich direkt aus dem Seitenpanel heraus anlegen, jeweils mit oder ohne konkreten E-Mail-Bezug. Zusätzlich kann mit dem InLoox KI-Assistenten der Inhalt von E-Mails analysiert und auf der Grundlage dieses Inhalts Vorschläge für mögliche Aufgaben erstellt werden, die sich dann einfach übernehmen lassen. Zudem schätzt die KI den benötigten Aufwand für die jeweilige Aufgabe und schlägt ein Fertigstellungsdatum vor.
Aufgabenbearbeitung und -erledigung: Aufgaben lassen sich direkt im Seitenpanel bearbeiten, wie es auch in der InLoox Web App gehandhabt wird. Erledigte Aufgaben können direkt in der Liste abgehakt werden. Die tagesaktuell abgeschlossenen Aufgaben werden ganz unten in der Liste angezeigt. Dadurch können die Anwender ihren Tagesfortschritt beobachten und den Überblick behalten.
Dokumentenmanagement: Per Drag & Drop können Dokumente und E-Mail-Anhänge der Aufgabe hinzugefügt werden.
Zeiterfassung: Im Seitenpanel wird stets angezeigt, ob und für welche Aufgabe die Zeit aktuell getrackt wird. Die Zeiterfassung für Aufgaben kann sowohl über die Stoppuhr im Seitenpanel als auch innerhalb einzelner Aufgaben ausgeführt werden.
Auswahl weiterer Funktionsverbesserungen und -erweiterungen in InLoox 11.8 in Kürze
InLoox 11.8 kommt unter anderem mit verbesserten Funktionen in der Gantt-Planung, die das Planen komfortabler machen. So lassen sich nun im Seitenpanel sowohl zeitliche Einschränkungen von Vorgängen unmittelbar bearbeiten als auch die Farbe von Vorgängen festlegen.
Die Mindmaps sind um ein neues Seitenpanel erweitert worden, das mehr Funktionen umfasst. Zum Beispiel lassen sich die Mindmaps nun per Drag-and-Drop um Dokumente ergänzen.
Im Aufgabenbereich können die Anwender aufgrund der Verbesserungen unter anderem Aufgaben und Ressourcen flexibler organisieren. Außerdem erhalten sie einen umfassenderen Überblick über den Status von anstehenden und fortlaufenden Aufgaben sowie den Personen, denen diese zugeordnet sind.
Webinar am 26.04.2024, weitere Informationen, Link zum Download im Microsoft Store
Mehr über die Lösung können Interessenten in einem Webinar am 26. April erfahren. Anmeldung unter diesem Link: https://register.gotowebinar.com/rt/1031958071055564378
Weitere Infos zu InLoox 11.8 sind auf der Webseite unter Was gibt es Neues zu finden.
Das Add-in ist im Microsoft Store hier zum Download abrufbar.
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
InLoox GmbH
Walter-Gropius-Straße 17
80807 München
Telefon: +49 (89) 3589988-0
Telefax: +49 (89) 3589988-99
https://www.inloox.de/
Leiterin Marketing & Unternehmenskommunikation
Telefon: +49 (89) 3589988-67
E-Mail: carola.moresche@inloox.com
PR-Beraterin
Telefon: +49 (89) 606692-22
E-Mail: alexandra.schmidt@schmidtkom.de
Projekte effizienter und individueller planen, organisieren, delegieren sowie anschaulicher präsentieren
„In Unternehmen, Organisationen und Behörden arbeiten die Menschen immer mehr in unterschiedlichen Rollen in den Projekten. Daher ist es für alle – sowohl Führungskräfte als auch Teammitglieder – entscheidend, dass sie ihre Arbeit effizient erledigen, dabei stets einen Überblick über die Planung, Delegation und Umsetzung ihrer Aufgaben haben und den Status samt Ergebnissen anschaulich präsentiert bekommen“, sagt InLoox-Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel.
Arbeitsplatz zum Priorisieren und Organisieren von Aufgaben
Der Arbeitsplatz in InLoox 11.6 dient als zentrale Anlaufstelle beziehungsweise Startseite für die gesamte Projektarbeit. Die Ansicht ist unterteilt in persönliche und delegierte Aufgaben. Für diese Aufgaben werden jeweils Kriterien wie Status, Fälligkeit und Projektzugehörigkeit angezeigt, um sie gegebenenfalls zu priorisieren und weiter zu organisieren, so dass sie strukturiert abgearbeitet werden können. Dazu gibt es im unteren Fenster der Arbeitsplatzansicht noch eine separate Übersicht für delegierte Aufgaben, die jeweils anderen Teammitglieder zugewiesen wurden.
Anhand von Filtern lassen sich die Aufgaben weiter nach ihrer Dringlichkeit sortieren. Dabei lassen sich wahlweise alle Aufgaben anzeigen oder nach der jeweiligen Fälligkeit filtern: zum Beispiel Aufgaben, die heute zu erledigen sind oder überfällige Aufgaben; oder auch anstehende Aufgaben, die entweder bereits eine Frist haben oder bei denen noch kein Datum festgelegt ist
Bedingte Formatierung: Projektstrukturen individuell gestalten und -daten überwachen
Mit der neuen bedingten Formatierung lassen sich Zeilen und Felder in Projektlisten, Aufgabenlisten oder Zeiterfassungslisten automatisiert visuell organisieren, wenn die darunterliegenden Daten eine zuvor festgelegte Bedingung erfüllen oder Schwellenwerte erreichen.
Diese Funktion bildet die Grundlage, um die Daten weiter zu visualisieren, indem Farben gezielt eingesetzt werden. Sie erweist sich als besonders nützlich, um etwa Projektlisten klarer zu strukturieren oder etwa im Projektcontrolling kritische Projekte anhand einer Ampeldarstellung einzustufen oder damit ein intuitives Frühwarnsystem umzusetzen.
HINWEIS: Redaktionen erhalten eine kostenlose Testversion von InLoox per Anfrage. Kontaktieren Sie dazu gerne Frau Carola Moresche oder Frau Alexandra Schmidt!
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
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Projektmanagement-Plattform InLoox 11.5 auf dem Weg zum Projektportfolio-Management
„Angesichts des großen Fachkräftemangels ist Ressourcenmanagement neben Innovationsfähigkeit eine der drei wichtigsten Stellgrößen von Unternehmen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen – wenn nicht sogar derzeit die wichtigste“, sagt InLoox-Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. „Bei der Entwicklung unserer Projektmanagement-Plattform legen wir daher den Schwerpunkt auf Anwendungsfelder, die für Unternehmen strategisch bedeutend sind: Vom Planen und Managen von Projekten bis hin zu Projektportfolios auf der Basis von zentral verfügbaren Unternehmensdaten, die geschäftsspezifisch gesammelt, ausgewertet und genutzt werden müssen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können.“
Die Folgen von Engpässen ermitteln und die Auslastung auf Teamebene ausbalancieren
Im Ressourcenbereich von InLoox 11.5 wurde die Übersicht in zwei Richtungen erweitert. Zum einen können Unternehmen anhand der Ressourcenauslastungs-Ansicht nun Projekte detaillierter planen und mögliche Engpässe vermeiden. Dabei stützt sich die Ressourcenauslastungs-Ansicht auf ein Gantt-Diagramm, unter dem jene Teammitglieder angezeigt werden, die jeweils als Ressourcen den im Diagramm dargestellten Aufgaben zugeordnet sind. In dem Maße wie Projektfortschritt und die zugehörige Ressourcenauslastung gleichzeitig überwacht werden, lassen sich Engpässe und deren Auswirkungen identifizieren – etwa die Folgen von Verzögerungen.
Zum anderen können in der Ressourcen-Übersicht nun auch Ressourcen auf Teamebene erfasst werden. Da sich für Teams – etwa an Standorten, Abteilungen, etc. – die Gesamtauslastung ermitteln lässt, können Unternehmen nicht nur einzelne Ressourcen, sondern die jeweilige Auslastung für ganze Teams planen, steuern und ausbalancieren.
Von der Projektbeschreibung und Projektbewertung bis hin zum Portfoliomanagement
Mit der neuen Projektbeschreibung auf der Betreuungsseite jedes Projekts können Projektverantwortliche eine zentrale Informationsquelle schaffen, die alle wesentlichen Projektinformationen umfasst und ein gemeinsames Verständnis fördert. Dazu zählen etwa wichtige Links auf Dokumente und externe Seiten sowie die Definition umfassender Projektziele, die in einem Textfeld eingetragen werden.
Ergänzend hierzu lässt sich eine Projektbewertung erstellen. Deren Ziel ist es, Projekte effektiver zu klassifizieren, die Prioritäten klar zu setzen und schließlich effektiver planen und umsetzen zu können. Hierfür wird das jeweilige Projekt anhand der drei Kategorien „Risiko“, „Größe“ und „Wert“ in einer Skala von 1 bis 10 eingestuft und daraus eine Gesamtbewertung ermittelt. Damit nehmen Projektverantwortliche den ersten Schritt in Richtung eines umfassenden Portfoliomanagements, dessen Aufgaben unter anderem den Einsatz knapper Ressourcenplanung, Projektauswahl, Prioritätensetzung und strategisches Projekt-Controlling umfasst.
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
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Wirtschaftskanzlei Luther stellt sein erfolgreiches Ressourcenmanagement-Projekt vor
„Projekt trifft Linie – Ressourcenallokation zwischen zwei Welten“ heißt der Vortrag, in dem Andreas Gäbisch, CIO Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, und Mike Schoberth, Senior Projekt Manager bei Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, ihr Konzept vorstellen. Im Kern geht es um eine möglichst effiziente Ressourcenauslastung. Da diese nur dann machbar ist, wenn Ressourcen über Linien- und Projektstrukturen hinweg integriert abgebildet und gesteuert werden, ist ein enges Miteinander der beiden Welten erforderlich. Welche Voraussetzungen es bedarf, wie der regelmäßige Austausch gestaltet werden kann und wie die cloudbasierte Projektmanagementplattform InLoox dabei unterstützen kann, stellen die beiden Luther Repräsentanten vor.
Über diesen Vortrag hinaus hat der InLoox Insider Tag verschiedene Themen-Streams, Break-out Sessions und eine Abschluss-Keynote von Dr. Andreas Tremel und Dr. Tiziano Panico, den beiden Gründern und Geschäftsführern von InLoox, zu bieten. Sie werden nicht nur einen Produktausblick geben, sondern auch einordnen, welche Trends 2024 im Projektmanagement zu erwarten sind.
Termin, Ort und weitere Informationen zur Anmeldung
Der InLoox Insider Tag 2023 findet am 9. November 2023 von 09:30 Uhr bis 16:30 Uhr statt. Ort: Smartvillage, Ganghoferstraße 66b, 80339 München. Die Teilnahme ist kostenfrei, die Zahl der Teilnehmer jedoch begrenzt.
Weitere Informationen und Anmeldung unter: https://www.inloox.de/inloox-insider-tag/
Das Münchner Unternehmen InLoox GmbH wurde 2001 gegründet und entwickelt innovative, ready-to-use Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortablen Integrationsmöglichkeiten in andere Systeme machen InLoox zur zentralen Plattform für das Projekt– und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag und Projektleiter, Teams und Entscheider können sich auf die zuverlässigen Planungs-, Steuerungs– und Monitoring-Funktionen von InLoox verlassen—auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten
InLoox ist bei 20 Prozent der DAX-Unternehmen und bei mehr als 60.000 Anwendern auf fünf Kontinenten und in über 60 Ländern im Einsatz. Zu den Kunden von InLoox zählen unter anderem AOK plus, AVIS, Canon, Charité Berlin, Deutsches Rotes Kreuz, ElectronicPartner, Hitachi, Hoffmann Group, INTERNORM, Leonardo, Novartis, Pentax Europe, Schenker Deutschland, SEAT, Siemens, SOS Kinderdörfer, US Airways, ver.di u.v.m.
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