Digitale Event-Präsenz: Auf der Messe von der Masse abheben
Erfahrene Marketer und Vertriebler aus dem Mittelstand wissen: Das eigene Unternehmen am Messestand zu repräsentieren und Kontakte zu Interessenten herzustellen bildet nur den Kernaspekt der Messearbeit. Sowohl die Planung und Organisation im Voraus zum eigentlichen Event als auch die tägliche Nachbearbeitung der Leads nach Messeschluss sowie nicht zuletzt die Aufarbeitung im Nachgang nehmen viel Kapazität ein. Die iDocpro GmbH hat eine Lösung entwickelt, um all diese Vorgänge und Aufgaben rund um die Messe durch eine zentrale Digitalisierung und Automation deutlich effizienter und effektiver gestalten zu können. iDocpro FAIR verspricht mehr Erfolg und Professionalität bei deutlich geringerem Aufwand.
Fair Play: Messe-Marketing spielend meistern
Die überzeugende Abgrenzung zum Wettbewerb stellt in der Messehalle eine ganz besondere Herausforderung dar. Die Repräsentanten am eigenen Stand müssen aufmerksam und aktiv sein, um aus fremden Messebesuchern qualifizierte Leads zu machen. Durch die Messe Marketing Automation mittels iDocpro FAIR wird dieser Erstkontakt zu einem professionellen, zielführenden, schnellen und individuellen Erlebnis – sowohl auf Unternehmens- als auch auf Interessentenseite.
Bereits während der Kontaktaufnahme am Stand können Unternehmensvertreter via iDocproApp alle relevanten Interessentendaten und Informationswünsche erfassen und die gesammelten Messekontakte ins CRM übertragen. Durch die zentrale, übersichtliche und personalisierte Datenerfassung kann bereits am selben Tag, z. B. direkt nach Messeschluss, eine persönliche Ansprache mit konkretem Mehrwert je nach Bedarf des Adressaten erfolgen. Durch diesen automatisierten sowie personalisierten Vorgang wird Marketern bis zu 90 % Arbeits- und Zeitaufwand erspart, wohingegen Aspekte wie die professionelle Anmutung, das Gefühl der Wertschätzung und weitere positive Assoziation bei potenziellen Neukunden deutlich ausgeprägter wahrgenommen werden.
Organisiert und automatisiert rund um den perfekten Messe-Auftritt
Das System iDocpro FAIR in Verbindung mit der iDocproApp verschafft mittelständischen Unternehmen ein umfassendes Fundament für ihre Arbeit vor, während und nach der Messe. Im Vorfeld erfolgt die Segmentierung und inhaltliche Konzeption: In Zusammenarbeit mit dem technischen Support von iDocpro legen Unternehmen und ihre Messeverantwortlichen die genauen Daten, Inhalte und Informationen fest, die später in der Kundenansprache kommuniziert und abgefragt werden sollen.
Im Nachgang zur Messe können die neuen Leads u. a. mit personalisierten Messeberichten und Follow-Ups durch iDocpro FAIR kontaktiert werden. Die Notizen und gesammelten Informationen aus dem Interessentengespräch werden mit den zuvor im System hinterlegten Lösungen, Informationen, Bildern, Grafiken, Links und mehr abgestimmt und somit zu einem individuellen, bedarfsorientierten Bericht je Adressat zusammengefügt. Mit Ausnahme der Datenerfassung läuft der gesamte Prozess über iDocpro FAIR vollautomatisiert ab.
Weitere Informationen finden Sie unter HTTPS://fair.idocpro.de
iDocpro.de GmbH
Leiblstr. 37
68163 Mannheim
Telefon: +49 6103 3724750
https://www.idocpro.de
Geschäftsführer
E-Mail: KBD@idocpro.de
Ausblick | Gewinner und Verlierer im digitalen Wandel
Digitalisierung bedeutet Umwandlung. Die einfachste Definition von Digitalisierung besagt, dass analoge Inhalte oder Prozesse in eine digitale Form oder Arbeitsweise umgewandelt werden. Daten statt Dokumente – jederzeit auswertbar und weiter verarbeitbar.
Warum sollten wir die Digitalisierung annehmen?
Die Digitalisierung hat längst begonnen und schreitet immer rasanter voran. Deswegen ist es sinnvoll, sich frühzeitig mit ihr auseinanderzusetzen und sie für sich nutzbar zu machen. Sonst läuft der Wettbewerb davon.
"Verlierer werden die sein, die alles beim Alten belassen und die Veränderungen ignorieren."
Unsere Welt wird immer analytischer und genauer. Das mag einem Angst machen, aber hier bieten sich gerade jetzt riesige Chancen mit sehr großem Potenzial – besonders für die Unternehmen, die verlässlich eigene Daten sammeln, auswerten und nutzen.
So werden Sie in 3 strategischen Stufen zum digitalen Vorreiter in Ihrer Branche
1.Das Fundament
a) Besonders Wichtig! Die Analyse am Anfang eines Projektes. Will man die individuellen Stärken des eigenen Unternehmens aufrechterhalten muss klar definiert werden worin sie liegen und wie sie in die digitale Zukunft “übersetzt” werden.
b) Analysieren der “Medien- brüche”(Papier zu IT bzw. IT System zu IT System) in den Geschäftsprozessen und Entwicklung einer passenden Lösungskonzeption mit optimierten Arbeitsabläufen.
c) Umsetzung der kon- zipierten Arbeitsabläufe und Automatisierung wo immer möglich. So entsteht ein System, dass den Mitarbeitern lästige Routine- arbeiten abnimmt und Zeit für wichtige Arbeiten schafft.
Hier die Mitarbeiter recht- zeitig als Treiber mit an Bord nehmen sorgt für große Akzeptanz und passende Lösungen.
2. Automatisierung und Geschäftsoptimierung
Die jetzt digital gesammelten Daten werden permanent ausgewertet und zur besseren Steuerung der Geschäftsabwicklung genutzt – automatisiert und qualitätsgesichert
3. Geschäftsmodell ergänzt um digitale Komponenten
Attraktive Angebote für Kunden basierend auf den digital gesammelten Daten,die dem Kunden so viel Nutzen bieten, dass er dafür zu zahlen bereit ist, stärken das eigene Leistungsangebot und die Ertragsstärke.
Beispiele hierfür sind “Predictive Maintenance” (vorausschauende Instandhaltung) oder ausführliche digitale Dokumentationen.
"Passgenaue Digitalisierung ist der strategische Erfolgsfaktor der Zukunft"
Ein Ausblick in die Zukunft…
Wer die Medien aufmerksam verfolgt, der stellt fest, dass künstliche Intelligenz immer stärker die verschiedenen Arbeits- und Lebensbereiche durchdringt.
Die Integration von KI wird immer mehr zum Normalfall. Auch der Mittelstand wird mittel- und langfristig diese Möglichkeiten in der eigenen Wertschöpfung nutzen müssen. Verlässliche Daten über das eigene Geschäft sind dafür die Voraussetzung.
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5 Lebensnotwendige Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen, die es zu meistern gilt!
- Wie komme ich an mehr /bessere Kunden bzw. erhöhe den Umsatz?
- Wie entwickle ich ein skalier fähiges Angebot?
- Wie finde ich neue Mitarbeiter (und trainiere sie) ?
- Wie mache ich das Geschäft effizienter (Geschäftsprozesse/ (IT) Systeme) ?
- Wie ziehe ich mich als Inhaber aus dem Tagesgeschäft zurück?
All diese Herausforderungen sind Unternehmerische Evolutionsstufen und bauen aufeinander auf. Die meisten etablierten mittelständischen Unternehmen haben auf die ein oder andere Weise die ersten 3 Stufen für sich gelöst.
Unabhängig von der Größe des Unternehmens geht es jedoch gerade in der heutigen Zeit darum, alle Bausteine des Unternehmens aufeinander abzustimmen, Systeme zu schaffen und mit Hilfe von neuen digitalen Möglichkeiten alte Abläufe zu optimieren.
Manuelle Abläufe vs. Digitale Unterstützungsprozesse
Stellen Sie sich folgendes Szenario einmal vor:
Betrachten wir Ihr Unternehmen als ein Team von "Staffelläufern". Jeder Mitarbeiter und jede Abteilung ist ein Läufer. Um den Staffelstab zu übergeben muss jeder Läufer jedes Mal ein schwieriges Hindernis überwinden.
Um einen Arbeitsprozess auszuführen und abzuschließen, müssen Ihre Mitarbeiter ebenfalls Hürden überwinden, was viel Kraft und Zeit kostet. Auf dem Weg kann der Staffelstab (Information) verloren gehen, Informationen sind fehlerhaft oder brauchen einfach zu lange Zeit bis sie ankommen.
Der letzte Läufer muss vielleicht seinen Vorgänger anrufen da er Rückfragen hat. Oder Informationen werden manuell in ein anderes “Medium” (Format, IT System, Word, Excel, Papier…) übertragen.
So geht es den ganzen Tag… bei der “Staffelübergabe” können wichtige Informationen verloren gehen oder müssen doppelt und dreifach angefasst sowie bearbeitet werden, sind fehlerhaft oder nicht nachvollziehbar. Die ganze Kommunikation ist mühsam und aufwendig.
Kennen Sie das?
All diese typischen “Medienbrüche” sind zeitaufwendig, Fehler sind vorprogrammiert und kosten das Unternehmen jeden Tag einiges an Geld.
Anders mit einem digitalen Prozess innerhalb eines Systems, welches passgenau an den jeweiligen Ablauf angepasst wurde.
Die richtige Information (Staffelstab) wird hier wie an der Schnur gezogen von einer Übergabe zur nächsten übertragen. Schnell, papierlos, effizient. Ohne Fehler, bei voller Transparenz und Übersichtlichkeit.
Es gilt der Grundsatz:
"Digitale Systeme unterstützen Workflows und Informationsflüsse viel zuverlässiger und schneller als Mitarbeiter. Sie unterstützen die eigentliche Arbeit der Mitarbeiter."
Effizienz – Effizienz – Effiezienz
Den gleichen Effekt haben mit geringeren Kosten oder mehr erreichen mit den gleichen Ressourcen?
Fachkräftemangel, Wettbewerbsintensität oder das angestrebte Unternehmenswachstum sind für jedes Unternehmen unterschiedlich wichtig bewertet.
Durch zunehmende Digitalisierung wird eine steigende Wettbewerbsintensität offenbart. Für Unternehmen wird maximale Effizienz deshalb immer wichtiger.
Material-, Personal- und Know how- müssen optimal eingesetzt und exakt gesteuert werden.
Fakt ist auch: Unternehmen werden heute mit stetig steigenden Kundenanforderungen nach schnellerem und besserem Service konfrontiert.
Der digitale Wandel beschleunigt die Erwartungen der Kunden maßgeblich. Nur wer selbst den digitalen Wandel vorantreibt wird hier zu den Gewinnern gehören.
Wie mache ich mein Unternehmen effizienter? (Geschäftsprozesse/ IT – Systeme)
Die Lösung! Digitalisierung und Automatisierungen können Ihr Unternehmen nachhaltig effizienter machen.
"Passgenaue Digitalisierung durch das passende Software System ist der strategische Erfolgsfaktor der Zukunft"
- Jeder Mitarbeiter hat jederzeit alle für seinen Tätigkeitsbereich relevanten Daten digital im Zugriff und passend aufbereitet
- Alle Arbeitsschritte, die automatisierbar sind, weil sie nach klar definierten Regeln ablaufen werden auch automatisiert und eliminiert.
- Für jeden Geschäftsprozess ist klar erkennbar in welchem Zustand er sich befindet und welcher nächster Arbeitsschritt folgen muss
- Software – Systeme und Benutzeroberflächen sind auf die Sprache und Arbeitsweise des Unternehmens abgestimmt
Die Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen sind unbestreitbar. Die Erfahrung hat gezeigt, dass hier Verbesserungen von 25 – 50% in den Abläufen realistisch und nachhaltig ausbaufähig sind.
Denn eins ist auch klar. Eine neue neue Ära hat durch den technologischen Fortschritt längst begonnen. Es wird Gewinner geben und auch Verlierer.
Es muss sich daher die Frage gestellt werden, zu welcher Gruppe man gehören möchte…
Profitieren Sie jetzt schon im ausreichenden Maß von der Digitalisierung und Automatisierung? Oder geht da noch mehr?
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Macht Digitalisierung im Unternehmen glücklich?
Wie kann Digitalisierung glücklich machen?
iDocpro unterstützt mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung
Die Digitalisierung erleichtert uns viele Dinge im beruflichen und privaten Alltag. Gerade in der Arbeitswelt hat sie in den letzten Jahren an Fahrt aufgenommen und zahlreiche Prozesse vereinfacht. Doch macht das die Digitalisierung auch glücklicher oder am Ende nur effizienter?
Fehlende Digitalisierung bedeutet Mehraufwand
In vielen kleinen und mittelständischen Familienbetrieben wird die Digitalisierung noch immer belächelt. „Brauchen wir nicht“ oder „Bisher ging es auch so“ sind typische Aussagen, die es in diesem Kontext zu hören gibt. In der Realität heißt das dann aber oft, dass man abends für eine Rechnung oder ein Angebot nochmal ins Büro muss, im Büro installierte Branchen-Software oder gar Word und Excel für sämtliche Dokumente genutzt wird und das Archiv viele Schränke mit Papierordnern füllt.
Dabei muss dieser enorme administrative Aufwand eigentlich nicht sein. Der Schlüssel dafür ist die Digitalisierung. Sie ermöglicht zum Beispiel eine einfache und schnellere Verwaltung, eine zentrale Dokumentation und eine Reduktion von Angebots- und Abrechnungsaufwand.
Mit iDocpro digitale Strukturen schaffen
„Der intelligente Einsatz digitaler Lösungen ist Voraussetzung für den Erfolg“, beginnt Klaus Beck-Dede, Geschäftsführer von iDocpro. „Ansonsten entsteht schnell Frust, der für Zweifel an der Effizienz der Digitalisierung sorgt.“ Mit seinem digitalen Managementsystem unterstützt iDocpro mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung.
„Wir wissen, wo es im Mittelstand am meisten hakt und genau da setzen wir mit iDocpro an“, erklärt Beck-Dede. „Unsere Lösung erleichtert den Weg zum papierlosen Büro und schafft damit Ressourcen für andere Dinge. Wer auf das System von iDocpro setzt, muss also nicht mehr abends ins Büro fahren oder alles in Papierform erledigen.“
Auf den ersten Blick macht das den Arbeitsalltag zunächst einmal deutlich einfacher. Wer genauer überlegt, erkennt aber, dass die Arbeit dadurch auch zeitsparender und nachhaltiger wird. „Wenn Sie nicht mehr für jedes Angebot oder jede Rechnung ins Büro müssen, sondern das auch einfach schnell von zuhause erledigen können, spart das enorm Zeit, die Sie für andere Dinge nutzen können“, so Beck-Dede.
Und auch Mitarbeiter werden zufriedener, wenn Sie bei einem Unternehmen arbeiten, das zukunftsorientiert arbeitet und ihnen den Arbeitsalltag erleichtert. Am Ende macht die Digitalisierung richtig eingesetzt also nicht nur effizienter, sondern auch glücklicher.
Mehr Informationen zur Management-Lösung von iDocpro finden Sie unter www.idocpro.de.
iDocpro — Digitalisierung für den Mittelstand
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Digitalisierung von Qualitätssicherung, Fertigungs- und Inbetriebnahme-Dokumentation
Case Study von iDocpro zeigt, wie einfach sich Prozesse in KMU digitalisieren und damit die Wertschöpfung verbessern lässt
Viele kleine und mittelständische Unternehmen geben beim Thema Digitalisierung aktuell Gas. Das belegt der Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021 und ist vor allem der Corona-Pandemie zuzuschreiben. Denn die Krise hat gezeigt, dass digitale Leader besser durch die Pandemie kommen als Betriebe, die noch mit manuellen Prozessen arbeiten. Wer jetzt digitalisiert, rüstet sich damit auch für zukünftige Stolpersteine, wenn das Fundament passt. Dieses bietet iDocpro mit seiner Digitalisierungsplattform für den Mittelstand.
Digitalisierung mit iDocpro bringt enorme Verbesserungen
Gerade in handwerklichen und industriellen Betrieben war die Digitalisierung oftmals noch kein Thema. Dabei beweist die Digitalisierung von Qualitätssicherung, Fertigungs- und Inbetriebnahme-Dokumentation eines erfolgreichen deutschen Engineering-Unternehmens mit iDocpro, welche Vorteile sich durch den Einsatz der Lösung ergeben.
„Unser Kunde gehört zu den KMU-Unternehmen in Deutschland, deren Know-how weltweit gefragt ist. Er plant, baut und liefert Anlagen zur Reinigung und zum Recycling von Spezialgasen“, erklärt iDocpro-Geschäftsführer Klaus Beck-Dede. „Bei diesen steht die Qualitätssicherung besonders im Fokus. Mit der Digitalisierung und dem Einsatz von iDocpro sollte die eigene Wettbewerbsstärke verbessert werden.“
Konkret bedeutete das: Für jeden Fertigungs- und Montageprozess definierte iDocpro passende Meilensteine, die über die iDocpro-App umgesetzt wurden. Sie liefern notwendige Informationen zum Arbeitsfortschritt und zur Qualität der Arbeit. Der Fokus lag dabei neben den Inhalten auch auf der Form der Daten, da diese die Grundlage für zukünftige Analysen und Auswertungen bilden. Der Projektingenieur prüft die eingegangenen Informationen zu seinen Projekten nun zentral im Büro und gibt die Projekte für die Folgephase frei. Er muss somit nicht mehr vor Ort sein, um den Projektfortschritt zu kontrollieren.
Dadurch konnten die Prozesse zur Qualitätssicherung erheblich effektiver und effizienter gestaltet werden. Durch die Umstellung der Qualitätssicherung von Vor-Ort-Einsätzen hin zur digitalen Überprüfung können die Projektingenieure nun sogar zwei oder gar drei Projekte gleichzeitig betreuen.
Weitere Digitalisierungsprozesse geplant
„Für die Zukunft plant unser Kunde, seine Ingenieure nur noch alle vier Wochen auf Kontrolle vor Ort zu schicken, was eine weitere Reduktion der Qualitätssicherungskosten bewirkt“, resümiert Beck-Dede. „Außerdem sollen neben der Qualitätssicherung auch das CRM und Vertriebscontrolling über die iDocpro-Plattform abgedeckt werden.“ Die komplette Case Study finden Sie im Anhang dieser Mitteilung.
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2021 die Chancen der Digitalisierung nutzen
Gerade während der Corona Beschränkungen zeigen sich auch für Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung. Vom Online Lieferdienst bis zur Zoom Konferenz, die Möglichkeiten des Internets sind vielfältig. Das Mitarbeiter heute im nahezu papierlosen Büro über weite Entfernungen, aus ihren Home-Offices heraus zusammenarbeiten können, war vor wenigen Jahren noch unvorstellbar. Für Konzerne und Großunternehmen ist das heute Selbstverständlichkeit. Aber auch kleine und mittelständische Unternehmen können die Digitalisierung erfolgreich für sich nutzen, wie Klaus Beck Dede an praktischen Beispielen zeigt.
Gerade in den internen Unternehmensprozessen hat die Digitalisierung besondere Vorteile. Alle Dokumente, Texte, Bilder oder Pläne können zentral verwaltet und bearbeitet werden. Die Mitarbeiter haben direkten Zugriff und Projekte können bereits während der Ausführung dokumentiert werden. Die Kosten sinken und die Arbeiten werden beschleunigt. Wie einfach das sein kann, zeigt eineinfaches Beispiel aus dem Alltag: Im Restaurant leitet der Kellner eine Bestellung heute per Smartphone direkt in die Küche, während er die Bestellung aufnimmt. Die Küche kann sofort loslegen und die georderten Getränke und Speisen bereitstellen. Zettelwirtschaft und Diskussionen gehören der Vergangenheit an. Übertragen wird klar, welche Vorteile solche Optimierungen in allen Unternehmensbereichen, insbesondere für Unternehmen mit Mitarbeitern im Außeneinsatz mit sich bringt.
Dabei ist die Digitalisierung auch für KMU einfach und günstiger, als mancher Unternehmer denken würde. Digitalisierungsberater Klaus Beck-Dede erläutert in seinem Vortrag, worauf es ankommt und wie es gelingt, den größtmöglichen Nutzen an Effizienz, Zeitgewinn und Kosteneinsparungen zu erzielen.
Außerdem wird geklärt was die 5 häufigsten Fehler bei der Auswahl und der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sind und wie man sie vermeiden kann. Durch seine iDocpro DigitaCheckliste wird der Weg zur erfolgreichen Digitalisierung wesentlich erleichtert.
Den ganzen Vortrag inklusive praktischer Beispiele gibt es zu sehen unter folgendem Link:
[VORTRAG] Der Weg zum papierlosen Büro & die 6 wichtigsten Verbesserungen durch Digitalisierung
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