Die hsp Handels-Software-Partner GmbH hat sich dieser Herausforderung angenommen und eine eigene Taxonomie entwickelt. Ziel der Taxonomie ist es, ähnlich wie bei der E-Bilanz, dem Anwender eine Struktur an die Hand zu geben, anhand derer die Verfahrensdokumentation erstellt werden kann. Im Modul Dokumentation der Taxonomie-Software Opti.Tax unterstützt der Interview-Assistent bei der Erfassung der Daten. Detailinformationen können zu jederzeit direkt in den Taxonomiepositionen erfasst und verwaltet werden. Das von vielen Anwendern geschätzte LiveReporting erstellt zur Laufzeit die Dokumente, welche gedruckt oder als PDF weitergegeben werden können.

Digital zusammenarbeiten – ohne Medienbruch

In den seltensten Fällen hat ein Mitarbeiter im Unternehmen oder ein externer Berater alle Informationen um die Verfahrensdokumentation eigenständig zu erstellen. Um die digitale Zusammenarbeit im Projektteam zu vereinfachen und nachvollziehbar zu machen, wird mit dem Opti.Tax Release 18 eine erste Schnittstelle zu einem Cloudbasiertem Prozessmanagementsystem freigegeben.

„Die alleinige Verwendung von Outlook zur Einbindung weiterer Projektmitglieder – egal ob extern oder intern – zur Erstellung der Verfahrensdokumentation wäre bereits ein Medienbruch."“, sagt Paul Liese, Geschäftsführer der hsp GmbH. „Mit unserer Schnittstelle zur Anbindung von Opti.Tax an Prozessmanagementsysteme ist der gesamte Erstellungsprozess digital.“

Innerhalb der Taxonomie besteht die Möglichkeit Aufgaben anzulegen und internen sowie externen Projektbeteiligten zuzuweisen. Der Aufgabenempfänger wird per E-Mail informiert und bearbeitet die Aufgabe direkt in Opti.Tax oder der App in der Cloud. Nach Fertigstellung der Aufgabe werden die Daten in Opti.Tax übernommen und direkt der zugehörigen Taxonomieposition hinzugefügt. Anforderungen und Rückfragen können sofort erledigt, auf Wiedervorlage gelegt oder an Dritte weitergeleitet werden. Die Übersicht, wer welche Daten nachgefragt hat, wird den Entscheidungsträgern im Unternehmen unverzüglich bekannt. Die transparente Durchleitung im Unternehmen durch die Aufgaben- und Fristenverwaltung bindet die Verantwortlichen in den Prozess der Dokumentationserstellung ein und ergänzt das interne Kontrollsystem und ist Teil der Tax Compliance-Kommunikation (IDW PS 980).

Mit Opti.Tax.Doku auch einen Datenschutzbericht erstellen

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) wird das BDSG ablösen und den Datenschutz EU-weit gesetzlich normieren und harmonisieren. Damit sind künftig Unternehmensgruppen und Dienstleister in EU-Staaten betroffen, die bisher von formalen Pflichten befreit waren. Unternehmen müssen sich der Herausforderung stellen und sich Kenntnisse zum Dokumentationsprozess selbst aneignen oder auf eine strukturierte Softwarelösung wie Opti.Tax.Doku zurückgreifen.

Über Opti.Tax

Opti.Tax ist das Premiumprodukt, um die digitalen Herausforderungen zur Erfassung und Übermittlung von Daten zu meistern. Mit der flexiblen und universalen Taxonomie-Software können Daten strukturiert erfasst und im geforderten XBRL-Format an unterschiedliche Empfänger-Schnittstellen übermittelt werden. Seit 2014 hat sich die Taxonomie-Software am Markt mit über 40.000 Übermittlungen p.a. etabliert, um den gesetzlichen Anforderungen der Finanzverwaltung zur elektronischen Übermittlung von E-Bilanzen oder der elektronischen Offenlegung von Jahresabschlüssen im Bundesanzeiger gerecht zu werden. Kunden und Partner sind begeistert von der einfachen und komfortablen Anwendung und der Kundenkreis wächst stetig.

Das Modul Jahresabschluss ist die neue Basis für weitere und bereits gängige Übermittlungsarten und die logische Konsequenz, einen Jahresabschluss gleich auf Taxonomie-Basis aufzustellen, dort alle Berichtsbestandteile wie Anhang, Lagebericht, Cash-Flow, Eigenkapitalspiegel etc. in strukturierte Felder zu übergeben und kann an jede Finanzbuchhaltung angedockt werden. Das Modul Jahresabschluss macht die bisher übliche Erfassung von Bilanzanhängen in Word oder Excel obsolet – die Daten eines Jahres werden postengerecht zur Überarbeitung in das Folgejahr übertragen. Bisherige MS-Office-Dokumente werden mit dem Zusatzmodul OfficeFiler am Jahresabschluss revisionssicher gespeichert, bearbeitet und in die Taxonomie übertragen. Die Aufbereitung der Daten für eine elektronische Übermittlung der Bilanzen an die Banken nach DiFin – Digitaler Finanzbericht – reduziert sich auffallend.

Das Modul Opti.Tax.Doku basiert ebenso auf Taxonomie-Strukturen und ist sowohl als eigenständiges Produkt sowie auch als modularer Teil einsetzbar und lauffähig. Das Modul ist die logische Ergänzung, um den gesetzlichen Dokumentationspflichten der digitalen Prozesse und IT-Grundlagen nachzukommen. Zur Erfüllung der unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation über den Datenschutz und den digitalen Geschäftsprozessen (Verfahrensdokumentation nach GoBD) wurden von der hsp Handels-Software Partner GmbH eigene Taxonomien entwickelt.