Mehr als nur von A nach B
Die deutsche Transport- und Logistikbranche befindet sich im Umbruch. Unternehmen optimieren ihre Prozesse immer weiter und entwickeln neue Geschäftsmodelle. Den täglichen Wettbewerb entscheiden die Kunden, denen es längst nicht mehr allein um den Transport ihrer Güter geht. Komplexere Dienstleistungen entlang der gesamten Supply Chain übernimmt die Spedition Ludwig Peetz GmbH & Co. KG aus dem mittelfränkischen Weisendorf. Unterstützt wird sie dabei von der Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung und der Lagerwirtschaftslösung des HS-Partners albos.
Seit über 100 Jahren befindet sich die Spedition Ludwig Peetz in Familienhand. Gewachsen ist das Unternehmen vor allem durch den 2007 erfolgten Umzug von Herzogenaurach nach Weisendorf sowie den Neubau einer Lager- und Logistikhalle. In den Jahren 2012 und 2015/16 kamen weitere Gebäude und Lagerflächen hinzu, sodass allein in Weisendorf über 55.000 Quadratmeter Betriebsfläche zur Verfügung stehen. Zusätzliche Standorte für Lagerlogistik befinden sich in Erlangen, Höchstadt sowie am alten Stammsitz in Herzogenaurach. Aktuell betreibt die Spedition einen Fuhrpark mit 109 Fahrzeugen und beschäftigt 280 Mitarbeitenden.
Nachhaltige Denkweisen und langfristige Kundenbeziehungen gehören zum Erfolgsrezept des Unternehmens – ebenso wie ein stetig wachsendes Dienstleistungsportfolio. Zu den engen Kunden gehören beispielsweise Siemens, Schaeffler und Knauf. Die kaufmännische Leiterin Manuela Ebersberger-Peetz betont: „Wir sind spezialisiert auf Industrielogistik; für unsere großen Kunden übernehmen wir bei Bedarf die gesamte Logistik, also auch den kompletten Werksverkehr inklusive Lagerung, Kommissionierung und Verpackung.“
Für manche Kunden übernimmt Ludwig Peetz auch die Rolle des Zwischenhändlers, d.h. die Spedition kauft und konfektioniert Verpackungsmaterialien wie Kartonagen und Schaumstoffe und macht damit die eingelagerte Ware für den Werkstransport bereit. „Wir fahren die Ware also nicht nur von A nach B, sondern wir sehen uns als verlängerter Versandarm unserer Kunden“, präzisiert Manuela Ebersberger-Peetz. „Auf Wunsch übernehmen wir die komplette Abwicklung, inklusive Einlagerung und Just-in-time-Anlieferung von Halbfabrikaten auf ihrem Weg zur Endfertigung. So schaffen wir gerade in den Bereichen Versand- und Eingangslogistik einen echten Mehrwert für unsere Kunden.“
Feintuning in der Lagerlogistik
Um den Ansprüchen einer wachsenden Kundschaft gerecht zu werden, setzt die Spedition voll und ganz auf Digitalisierung. So sorgen aktuell die Lösungen von HS – Hamburger Software und albos für einen durchgängigen Datenfluss zwischen Einkauf, Warenwirtschaft und Lagerlogistik. Insbesondere die Fertigungsaufträge für die Konfektionierung der Packmaterialien sowie die weitere Lagerung werden darüber gesteuert.
„Das Team um Manuela Ebersberger-Peetz und Geschäftsführer Markus Peetz entschied sich für uns, weil sie im Speditionsbereich keine Software gefunden haben, die beides abbilden konnte: reine Speditionsdienstleistung auf der einen und ausgesuchte Lager- und Logistikdienstleistung auf der anderen Seite“, erklärt Ute Rosenau, Projektmanagerin beim HS-Lösungspartner albos.
Tatsächlich sei „Lagerführung als Dienstleistung“ noch in kaum einer ERP-Lösung als Funktion vorhanden. „Wenn ich für mich selber lagere, dann spielen ja Lagerkosten und Handling keine Rolle, das sind dann allgemeine Kosten, die ich nicht gegenüber irgendjemandem abrechnen muss“, führt Ute Rosenau weiter aus. „Konfektioniere und verpacke ich aber für den Kunden dessen eingelagerte Ware, dann berechne ich zwar nicht das Material, wohl aber die Dienstleistung, inklusive Lagerung und Transport – und dies durchgängig abzubilden, war eine ganz wesentliche Herausforderung im Projekt.“
Jedoch habe die Chemie zwischen beiden Parteien sofort gestimmt. „Es herrschte von Anfang an ein tiefes Verständnis für die Prozesse und allen war bewusst, welche Ziele wir gemeinsam erreichen wollen“, schwärmt Ute Rosenau. Zumal Manuela Ebersberger-Peetz in ihrer Vergangenheit selbst Projektberaterin im SAP-Umfeld war. „Das hat natürlich sehr geholfen – so konnten wir gleich in medias res gehen und auch schwierige Projektetappen in relativ kurzer Zeit meistern.“
Und Manuela Ebersberger-Peetz ergänzt: „Intern ließ sich viel in Eigenregie umsetzen, unsere Mitarbeitenden im Bereich Lager haben sich schnell mit den neuen Abläufen angefreundet. Wenn das System einmal implementiert ist, dann ist es auch sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Bei technischen Problemen unterstützt uns albos direkt vor Ort oder jetzt im Nachgang per Telefon-Hotline.“
Eine Herausforderung war es allerdings, die Regalbeschriftungen der achtstöckigen Hochregalläger systemtauglich zu machen. Die ließen sich nämlich nicht 1 zu 1 übernehmen. Gescannt wird heute ausschließlich vom Boden aus. Der Mitarbeiter muss also nicht bis ins oberste Regal fahren, sondern scannt einfach den untersten Lagerplatz. Es öffnet sich daraufhin ein Menü auf dem Handscanner, bei dem dann auf die gewünschte Regalebene geklickt werden kann.
Neue Dienstleistungen flexibel integrieren
Die eingelagerten Verpackungsmaterialien werden als eigene Produkte geführt, da sie nicht zum Eigengebrauch, sondern ausschließlich für Kundenprojekte gedacht sind. Die Fertigungsaufträge für die Konfektionierung werden dann in der albos-Lösung generiert. Im Standard ist die Lagerverwaltungssoftware so aufgebaut, dass pro Material ein Artikel vorhanden sein muss. Im Fall der Spedition spielen die Produkte oder Materialien aber kaum eine Rolle, da es sich ausschließlich um Fremdware handelt. „Wir rechnen deshalb nach Palettenplätzen ab“, erklärt Manuela Ebersberger-Peetz. „Pro Kunde legen wir ein Projekt und einen Artikel an, um zu verrechnen, wie viel wir ein- und auslagern.“ Die Verwaltung der Paletten-Nummern erfolgt dann über die jeweilige Charge. „Die Experten von albos haben sich hier sehr flexibel gezeigt und diesen speziellen Bedarfsfall wirklich gut umgesetzt.“
Neben der Konfektionierung wurden außerdem verschiedene Abfrageroutinen für die Rechnungsstellung in albos hinterlegt. So lässt sich zum Beispiel auswerten, wie lange eine Palette im Lager war. Daraus lassen sich dann wiederum die Lagerkosten für die einzelnen Kundenprojekte errechnen.
Keine Panik, wenn was fehlt
Daneben kann die Software automatisierte Nachschubanforderungen auslösen. So gibt es Kunden, die immer dann eine Bestellanforderung senden, wenn Mindestbestände unterschritten werden und der Lagerbestand wieder aufgefüllt werden muss. Um den PDF-Anhang dieser Kunden-E-Mails überhaupt vereinnahmen und auslesen zu können, kommuniziert die albos-Lösung eng mit dem eingesetzten Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Spedition. Das eingehende PDF wird via OCR ausgelesen, in strukturierte Daten umgewandelt und direkt an die albos Lagerwirtschaft rückgemeldet. „Mithilfe der Schnittstelle des DMS konnten wir eine durchgängig digitale Prozesskette generieren“, erklärt Ute Rosenau. „Sämtliche Vorgänge werden exakt dokumentiert und die Beschäftigten im Lager erhalten automatisierte Ein- und Auslagerungsaufträge.“
HS als Basis
Als zentrales System kommt die HS Auftragsbearbeitung zum Einsatz. Mithilfe des Warenwirtschaftssystems werden sämtliche Logistikleistungen verwaltet: wie viele Packstücke, wie viele Paletten, also der gesamte Lagerverkehr plus Kommissionierung – auch die Angebote laufen über die Lösung. „Das ist durchdacht, das ist logisch aufgebaut, das macht Spaß“, lobt Manuela Ebersberger-Peetz die Lösung. „Sobald wir Zeit haben, wollen wir uns noch näher mit der Software beschäftigen und vielleicht auch einmal einen Grundkurs bei HS belegen. Denn es gibt sicherlich noch weitere hilfreiche Funktionen für unseren Geschäftsalltag – auch im Bereich HR könnten wir uns durchaus eine Zusammenarbeit vorstellen.“
Die nächsten Schritte beinhalten aber zunächst den Rollout auf die kleineren Läger. „Wir sind jetzt erst einmal froh, dass alles rund läuft“, so das erleichterte Fazit von Manuela Ebersberger-Peetz. „Sobald wir alle Läger an albos angebunden haben, denken wir an weitere Projekte – schließlich ist Digitalisierung gerade in unserer Branche ein laufender Prozess.“
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
PRX Agentur für Public Relations GmbH
Telefon: +49 (711) 71899-03
E-Mail: ralf.haassengier@pr-x.de
Standard und doch individuell
ERP-Standardsoftware gilt oft als wenig flexibel. Also wird individuell programmiert – der Aufwand beim nächsten Release ist dann umso größer. Oder man kauft Lösungen anderer Anbieter hinzu – womit viele Probleme erst beginnen: Systeme kommunizieren nicht miteinander. Daten sind mehrfach vorhanden. Dass es auch anders geht und bereits im Standard viel erreicht werden kann, zeigt die GWAB aus Wetzlar. Die Ausbildungs- und Förderinitiative nutzt das Lösungsportfolio von HS – Hamburger Software auf breiter Basis. Gemeinsam mit dem HS-Partner bwSoft setzt sie zudem zukunftsweisende Akzente in Richtung Digitalisierung.
Als gemeinnützige Gesellschaft des Lahn-Dill-Kreises nimmt die GWAB vielfältige Aufgaben zur Integration in Ausbildung und Arbeit wahr. Die Förderinitiativen verteilen sich auf 20 Zweckbetriebe in und um Wetzlar. Herzstück ist „Das Andere Kaufhaus“, das vornehmlich Gebrauchtwaren verkauft. Daneben kümmert sich die GWAB um die Wiedereingliederung von Langzeitarbeitslosen und bildet in den Berufen Einzelhandel und Lagerlogistik aus. Zur Ausbildungs- und Beschäftigungsförderung der GWAB gehören außerdem eine Schreinerei, eine Kfz-Werkstatt, ein Maler- und Lackierbetrieb sowie mehrere Großküchen für die Schulverpflegung. Zusätzlich gibt es eine ambulante Erziehungshilfe, Care-Arbeit an Schulen, Berufsvorbereitungskurse für junge Erwachsene und die Geflüchtetenhilfe. Für Coachings, Integrations- und Deutschkurse stehen 20 modern ausgestattete Schulungsräume zur Verfügung.
Digitalisieren statt bürokratisieren
„Wir sind divers aufgestellt und im gesamten Landkreis tätig. Gegenwärtig beschäftigen wir 270 Mitarbeitende, darunter viele in Teilzeit“, erläutert GWAB-Geschäftsführer Matthias Cloos. Die betriebswirtschaftlichen Strukturen ähnelten denen eines Konzerns und müssten auch so konsolidiert werden. Für zusätzlichen bürokratischen Aufwand sorgen die Verwendung öffentlicher Gelder und die Entgeltabrechnung nach Tarifen. Um hier den Überblick zu bewahren und wirtschaftlich agieren zu können, setzt die GWAB auf Digitalisierung. „Wir wollen weg von papierlastigen Arbeitsroutinen, hin zu transparenten, digitalen Workflows – und das bis hinein in die Niederlassungen und auf die Tablets und Smartphones unserer ambulant Beschäftigten“, sagt der Geschäftsführer.
Erfahrene Digitalisierungspartner an der Seite
Zur Steuerung der betrieblichen Prozesse nutzt die GWAB Lösungen von HS – Hamburger Software. Die Betreuung vor Ort übernimmt seit vielen Jahren der HS-Partner bwSoft. „Wir haben bei dem Kunden zunächst Mitte der 90er Jahre die Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung von HS implementiert, später wurde die HS Auftragsbearbeitung eingebunden. Zuletzt kam HS Dokumentenmanagement hinzu, was wiederum Ausgangspunkt für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung ist, die nun ausgeweitet wird“, berichtet bwSoft-Geschäftsführer Harald Heuser.
„Die GWAB ist als Organisation sehr facettenreich aufgestellt, aber wir haben es geschafft, alles abzubilden – und zwar im Standard“, sagt der HS-Partner. So verwenden die Zweckbetriebe beispielsweise die Warenwirtschaftssoftware für die unterschiedlichsten Aufgaben. „Das reicht von der Kaufhaus-Kasse über die Abrechnung von Autoreparaturen und Malerarbeiten bis zur Verwaltung von Dienstleistungen im Ausbildungsbereich“, erläutert Heuser. Zudem werden temporäre Aufgaben wie die Flüchtlingsbetreuung über die Anwendung abgebildet – stets mit Buchungsübergabe an die Finanzbuchhaltung.
Transparenz über die verschiedenen Einrichtungen
Die Zweckbetriebe werden zudem als einzelne Mandanten erfasst und konsolidiert. Manchmal sind es zwei Mandanten, die in einen Datenbestand münden, manchmal ist das Verhältnis 1 zu 1. „Unsere Empfehlung lautete daher, gleich auf Kostenstellen zu gehen und keine Kostenträgerrechnung einzuführen“, erklärt Harald Heuser. Es gehe ja darum, wer mit der Lösung arbeitet. Das seien nicht immer ausgebildete Buchführungskräfte, sondern auch Auszubildende oder einfache Angestellte, denen eine Kostenträgerrechnung Probleme bereiten könnte. "Deshalb ist es einfacher, mit Kostenstellen zu arbeiten“, so der HS-Partner. Bei Bedarf könne dies aber jederzeit geändert werden – auch für einzelne Mandanten.
Matthias Cloos ergänzt: „Wir sind froh, dass uns bwSoft hier optimal beraten hat, sonst wäre das Projekt zu komplex geworden. Jetzt können wir den Prozess transparent abbilden: Unsere Fördermittel werden als separate Kostenstellen geführt. Da wir außerdem eine Gemeinkostenstelle nutzen, nämlich die Zentrale, haben wir uns von HS ein Zusatzprogramm erstellen lassen, mit dem wir für die Kostenstellen eine Allgemeinumlage generieren können, ohne dafür in der Finanzbuchhaltung eine Buchung vornehmen zu müssen.“ Das Zusatzmodul generiert eine Excel Tabelle aus einer Abfrage im System. Alle zusätzlich benötigten Daten können über Eingabemasken in der Anwendung erfasst werden.
Löhne und Gehälter im Griff
Auch bei der Entgeltabrechnung setzt die GWAB auf Software von HS. Allerdings gibt es dabei einige Besonderheiten zu beachten. Da ist zum einen die vielschichtige Personalstruktur – bedingt durch Mitarbeitende aus verschiedensten Branchen und Gewerken. Zum anderen rechnet die GWAB als Gesellschaft des Landkreises ihre Beschäftigten nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) ab. „Das ist der Bereich, in dem wir die meisten Updates von HS erhalten, weil jede tarifliche Änderung in der Software umgesetzt werden muss“, sagt der GWAB-Geschäftsführer.
Eine weitere Herausforderung sind die Kommunikationsprozesse im Lohnbereich mit ihren Formaten und Meldeverfahren. Zurzeit gibt es bei der GWAB rund 50 Datenströme im Zusammenspiel mit Krankenkasse und Rentenversicherung. Die Schlagzahl der Änderungen hat sich in den vergangenen Jahren stark erhöht“, stellt Harald Heuser fest. Zugleich gebe es kaum noch ausgebildete Lohnbuchhalter, die Änderungen selbst vornehmen können. „Wir bessern also in dringenden Fällen mit einer Interimslösung nach, bis HS das nächste Update ausliefert“, erzählt der HS-Partner. Das sei aber aktuell überall so im Lohnumfeld.
bwSoft erledigt solche Routinearbeiten in der Regel remote via Fernwartungstools. „Das ist für uns kostentransparent. Und wenn doch etwas vor Ort gemacht werden muss, sind die Experten schnell da“, berichtet Matthias Cloos.
Belege digital und zentral bearbeiten
Der GWAB-Geschäftsführer kam 2014 ins Unternehmen. Sein erstes Digitalprojekt war die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung. Zunächst wurde hierfür HS Dokumentenmanagement eingeführt. „Ich komme ursprünglich aus dem Großhandel, der soziale Bereich ist da schon eine andere Welt, gerade in digitaler Hinsicht“, berichtet Cloos. „Als ich hier anfing, wurden die PDF-Rechnungen noch ausgedruckt und per Post an die Einrichtungen zum Abzeichnen gesendet. Irgendwann kamen sie zurück, wurden von der Geschäftsleitung freigegeben und anschließend bezahlt.“ Heute werden elektronische Rechnungen zentral bearbeitet. Das Verfahren soll künftig auf die gesamte GWAB angewendet werden und auch für postalisch eingehende Belege gelten. „Wir wollen den Prozess möglichst durchgängig gestalten, um irgendwann weitgehend papierlos zu arbeiten.“
Kaufhauskasse ins ERP-System integriert
Digital geht es auch an der Kasse von „Das Andere Kaufhaus“ zu. Dort kann man gebrauchten Hausrat abgeben, der dann von den GWAB-Mitarbeitenden geprüft, sortiert und repariert wird. Für Elektrogeräte gibt es eine Werkstatt, sodass manche Waren sogar mit Garantie wiederverkauft werden können. Der Verkauf wird am POS über das integrierte Kassenmodul von HS gesteuert. Jeder Bezahlvorgang geht über ein automatisiertes Tagesprotokoll direkt in die Finanzbuchhaltung.
Die Benutzer der Kasse können darüber hinaus auf die Artikelstammdaten der HS Warenwirtschaft zugreifen. Um das manuelle Erfassen bei Gebrauchtartikeln zu vermeiden, wird mit Dummys gearbeitet. Aber das Kaufhaus verkauft auch neuwertige Artikel. Mit diesen können die Auszubildenden den gesamten Beschaffungsvorgang in der Warenwirtschaft üben: vom Angebot über die Beschaffung und Vereinnahmung der Ware bis hin zur Lagerhaltung. Ähnliches gilt für die anderen Zweckbetriebe. Sie alle arbeiten mit der Warenwirtschaftslösung von HS, ob das nun ein Kfz-Auftrag, ein Maklereiauftrag, oder ein Auftrag für die Großküche ist.
„Wir steuern also nicht nur unsere täglichen Prozesse über die Lösungen von HS, sondern bilden auch unsere Azubis damit aus“, so das Resümee von Matthias Cloos. „In der weiteren Zusammenarbeit mit bwSoft geht es jetzt darum, die Workflows im Bereich Belegerfassung und DMS weiter zu verfeinern – darauf freuen wir uns schon!“
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
PRX Agentur für Public Relations GmbH
Telefon: +49 (711) 71899-03
E-Mail: ralf.haassengier@pr-x.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
Das Beste aus zwei Welten
Der Handel von Kunststoffkleinteilen ist ein hart umkämpfter Massenmarkt. Wer auf Dauer bestehen will, benötigt innovative Vertriebswege und kurze Lieferzeiten. Einige mittelständische Unternehmen nutzen hierfür eine Shop-Software, haben diese aber selten in ihre Warenwirtschaftslösung integriert. Der Abgleich von Daten erfolgt dann manuell – was in der Regel sehr zeitaufwändig ist und häufig zu Fehlern führt. Bei steigendem Auftragsvolumen steht ein solches Vertriebssystem dann schnell vor dem Kollaps. Welche Vorteile es hingegen bringt, wenn Warenwirtschaftssystem und Shop-Lösung nahtlos zusammenarbeiten, zeigt das Beispiel der Günther Pulverich GmbH, kurz GPE.
GPE mit Sitz im mittelhessischen Dietzhölztal-Ewersbach ist ein Hersteller und Großhändler von Kunststoffkleinteilen und seit über 50 Jahren ein fester Partner des Eisenwarenhandels, der Industrie und des Handwerks. Mit über 5.000 Lagerartikeln erstreckt sich die Produktpalette von Standardartikeln wie Rohrkappen, Stopfen, Dübel, Befestigungs- und Klemmelemente, Unterlegscheiben und Abstandhaltern bis hin zu Sonderanfertigungen in jedweder Größe und Farbe.
„Gemäß unserem Slogan ‚Prompt, Pünktlich, Preiswert‘ beliefern wir unseren wachsenden Kundenstamm in Europa auf schnellstem Wege mit Ware. Dabei setzen wir auf Qualität ‚Made in Europe‘ sowie gute und nachhaltige Beziehungen zu unseren Kunden und regionalen Geschäftspartnern“, betont Dominic Herz, Mitglied der Geschäftsleitung bei GPE und verantwortlich für die Bereiche Personalführung, Finanzcontrolling und Zukunftsorientierung. „Wir wollen unsere Kompetenzen weiter ausbauen und setzen dafür konsequent auf Digitalisierung. Gemeinsam mit unserem langjährigen Digitalisierungspartner bwSoft und dem Schnittstellenspezialisten Daniel Peters ist es uns jüngst gelungen, einen B2B-Webshop mit direkter Anbindung an unser Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung zu realisieren. Auf diese Weise werden wir einerseits effizienter und transparenter in den Abläufen gegenüber unseren Kunden, andererseits sorgen wir auch langfristig für mehr Wirtschaftlichkeit am hart umkämpften Markt für Kunststoffkleinteile.“
Langjähriger Lösungspartner auf Augenhöhe
bwSoft ist ein Berater der ersten Stunde bei GPE. Der ebenfalls in Hessen ansässige Software-Dienstleister hat sich auf die Einführung und Betreuung von Lösungen der HS – Hamburger Software (HS) spezialisiert.
bwSoft zählt dabei zu den HS Kompetenz-Partnern, die das komplette Software-Portfolio des Herstellers betreuen – von der Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement bis hin zu Rechnungswesen- und Personalwirtschaftslösungen.
„Das erste Projekt haben wir bereits 1993 mit GPE realisiert“, erinnert sich bwSoft-Geschäftsführer Harald Heuser. „GPE ist somit einer der langjährigsten und treuesten HS-Kunden.“
Der mittelständische Kunststoffspezialist fand schnell Gefallen an der neuen Art des Arbeitens – auf die Einführung der Warenwirtschaft folgte die Implementierung weiterer Systeme von HS, etwa für den Ein- und Verkauf sowie für Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung.
„Gerade bei KMU mangelt es häufig an der Bereitschaft, Veränderungen anzunehmen und sich auf neue Prozesse einzustellen“, weiß Harald Heuser aus zahlreichen Projekten. „Bei GPE war aber von Anfang an ein starker Wille vorhanden, Prozesse zu optimieren und sich digital zu verändern.“
Ein wichtiger Impulsgeber hierfür war der damalige Geschäftsführer Elmar Herz. „2012 haben wir gemeinsam die HS Digitale Personalakte eingeführt. GPE startete also mit Digitalisierung, lange bevor der Begriff zum Buzzword wurde“, erinnert sich Heuser.
Inzwischen ist durch Dominic Herz, den Schwiegersohn von Elmar Herz, ein Generationswechsel erfolgt, der den Digitalisierungsschub weiter begünstigte. Vor zwei Jahren entschied sich das Unternehmen für die Einführung des HS Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit elektronischer Archivierung. Zurzeit wird das System auf alle Bereiche im Unternehmen ausgeweitet. „Die Lösung lässt sich perfekt auf unsere Ansprüche skalieren. Die Datenschnittstellen und Übertragungsfunktionen sind dabei ein entscheidender Faktor – das funktioniert alles reibungslos“, so Dominic Herz.
Digitale Vertriebskanäle nutzen
Parallel zur DMS-Einführung laufen verschiedene Ausbaustufen des Webshops. GPE hatte bereits seit Längerem einen Webshop – bis vor kurzem mussten Bestellungen allerdings manuell in die Warenwirtschaft eingepflegt werden. „Ob geschäftlich oder privat: Wer heute etwas bestellt, möchte seine Ware am besten morgen schon in den Händen halten“, gibt Harald Heuser zu bedenken. „Eine hohe Lieferbereitschaft und Auskunftsfähigkeit bilden heute die Basis für gute und langfristige Kundenbeziehungen. Der beste Webshop bringt nichts, wenn die Prozesse dahinter nicht funktionieren“, so der HS Partner. Letztlich sei für den dauerhaften Erfolg eines Webshops die digitale Infrastruktur eines Unternehmens entscheidend. „Mit Daniel Peters holten wir deshalb einen erfahrenen E-Commerce-Experten mit ins Projekt.“
Herr über die Schnittstellen
Als selbstständiger Softwareentwickler und Berater unterstützt Daniel Peters Unternehmen bei der Integration von Systemen im E-Commerce- und ERP-Umfeld. Hierzu bietet er unter anderem im Rahmen des HS Ecosystems Schnittstellenlösungen an. „In der Regel lassen sich Unternehmen von ihrer Webagentur beraten“, so der Hamburger. „Die kennen sich meist mit ein oder zwei Shopsystemen gut aus und beraten natürlich auch in diese Richtung. Nicht selten sind diese Systeme aber für den B2B-Bereich eher ungeeignet, sodass vielfältige Schnittstellenanpassungen notwendig werden.“
Sein Rat lautet deshalb, sich vorab ganz konkret mit den Anforderungen auseinanderzusetzen, die später mithilfe des Webshops realisiert werden sollen. Für B2B-Großhändler sind etwa Staffelpreise und Rabattstufen relevant. Das Warenwirtschaftssystem von HS, mit dem GPE arbeitet, hinterlegt hierfür verschiedene Kundengruppen mit unterschiedlichen Preislisten und Konditionen. Manche Shopsysteme können diese aber nicht abbilden, ergo lassen sich diese Informationen auch über eine Schnittstelle nicht einspielen.
„Die Schnittstelle muss dafür sorgen, dass die Zuordnung der Preislisten zu den Kundengruppen reibungslos funktioniert und dementsprechend auch die jeweiligen Preise übertragen“, erläutert Daniel Peters. „Das war die größte Herausforderung bei GPE – denn separate Preise für unterschiedliche Produkte und Kunden führen zu einem deutlich umfangreicheren Datentransfer, als wenn jeder Kunde dieselbe Preiszuordnung hat.“
Preise und Verfügbarkeiten direkt abfragen
Die zweite Herausforderung war, dass das Warenwirtschaftssystem bei GPE Brutto- und Nettopreise vorhält. Mithilfe der Schnittstelle werden diese Informationen und die dazugehörigen Preislisten nun nahtlos in den Shop übernommen. Artikelmengen und Verfügbarkeiten werden den Webshop-Besuchern über ein Ampelsystem angezeigt, d.h. die Lagerbestände verändern sich synchron zum Auftragsvolumen.
Wird eine Bestellung ausgelöst, erfolgt die Übernahme sämtlicher Kunden und Bestelldaten in die Warenwirtschaft, von wo aus der Auftrag weiterverarbeitet wird. Über den Log-in-Bereich des Webshops können Kunden jederzeit ihren aktuellen Bestell- und Lieferstatus einsehen oder sich ihre komplette Bestellhistorie anzeigen lassen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass der Produktkatalog ausschließlich in HS Auftragsbearbeitung gepflegt wird. Eine doppelte Datenhaltung entfällt dadurch. Änderungen in den Artikelstammdaten oder neue Produktbilder und -beschreibungen werden automatisch in das Shopsystem übernommen.
Mehr Datensicherheit bei weniger Arbeitsaufwand
Um eine direkte Verbindung zum Warenwirtschaftssystem herzustellen, laufen die Schnittstellen ebenfalls im lokalen Netzwerk – und nicht etwa in der Cloud. Die Hoheit über die Daten liegt also zu jeder Zeit bei GPE. „Wir haben die Systeme so miteinander vernetzt, dass bei einer Webshop-Bestellung die Daten möglichst automatisiert durchlaufen – also ohne manuelle Nacharbeit“, präzisiert Daniel Peters. „Der administrative Aufwand im Haus reduziert sich dadurch deutlich. Vom ersten Angebot über die Bestellung bis hin zur finalen Rechnungslegung und Archivierung gibt es nun eine durchgängige, digitale Prozesskette.“
Für alle Seiten einen Mehrwert schaffen
Und Dominic Herz ergänzt diesbezüglich: „Die Zeitersparnis ist schon deshalb enorm, weil wir durch den Webshop nun weniger Bestellungen aus E-Mails oder Telefonaten in HS Auftragsbearbeitung überführen müssen.“ Auch gebe es weniger Rückfragen, da sämtliche Informationen zu den Preisen und Produkten über den Webshop abgerufen werden können. Bestellungen treffen nun zudem auch nachts und am Wochenende ein. „Wir sind froh, dass wir dieses Projekt noch vor der Pandemie angestoßen haben“, so Dominic Herz. „Das hat uns sehr geholfen in dieser Zeit, und die Bestellungen steigen seitdem rapide an. Unsere Kunden schätzen diese neue Transparenz und dass sie ihre Bestellung rund um die Uhr aufgeben können. Inzwischen stoßen auch neue Kunden auf uns, ohne dass wir sie überhaupt jemals angeschrieben haben, eben lediglich durch unseren Internetauftritt und den neuen Onlineshop.“
Gemeinsam die Zukunft meistern
Als nächstes Projekt steht die Digitalisierung der Lagerwirtschaft an. Hierfür möchten die Verantwortlichen mit dem Partner Albos aus dem HS Ecosystem zusammenarbeiten, dessen digitale Lagerwirtschaftslösung ebenfalls direkt mit HS – Auftragsbearbeitung kommuniziert. „Die Lagerfläche erstreckt sich bei uns über mehrere Etagen und umfasst knapp 2.000 Quadratmeter“, erklärt Dominic Herz. „Mit der Lager-App von Albos wollen wir die Kommissionierung vereinfachen und Pickwege verkürzen. Wir registrieren jetzt schon, dass wir mehr Bestellungen über unseren neuen Onlineshop erhalten und so können wir künftig auch bei wachsendem Auftragsvolumen unsere Lieferzeiten einhalten.“
Auf die Experten von bwSoft und die Lösungen von HS – Hamburger Software will sich GPE auch in Zukunft verlassen. „Die Energie, die alle Beteiligten in dieses Projekt gesteckt haben, hat sich am Ende ausbezahlt“, resümiert Dominic Herz. „Wir sind auch offen für einen Austausch mit anderen Unternehmen, die vor so einer Webshop-Einführung stehen und sich das einmal bei uns anschauen wollen. Darüber hinaus sind wir davon überzeugt, dass wir auch mit unserem nächsten Projekt in Kooperation mit HS und der Firma Albos einen deutlichen Erfolg und Mehrwert erzielen werden.“
Blogartikel über häufige Fehler beim Einsatz einer Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Shop: https://www.hamburger-software.de/blog/schnittstelle-warenwirtschaft-shop-haeufige-fehler/
Informationen zu Daniel Peters: https://danielpeters.eu
Informationen zu bwSoft: https://www.bwsoft.info/
Allgemeine Informationen zur Software von HS: www.hamburger-software.de/produkte
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
E-Mail: wolfram.wiese@pr-x.de
Mit Blockchain ERP-Prozesse zwischen Unternehmen automatisieren: Neue Kooperation zwischen HS – Hamburger Software und Flowciety
Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben in den vergangenen Jahren ihre internen Abläufe digitalisiert – inzwischen rückt zunehmend die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen in den Fokus. Mitunter setzen Firmen dabei zwar schon auf Datenaustausch-Standards wie EDIFACT, häufig werden jedoch bloß PDF-Dateien ausgetauscht. Dies kann Erfassungsfehler und juristischen Streit nach sich ziehen. „Die Lösung von Flowciety adressiert genau diese Punkte“, sagt Klaus Stierle, Digitalisierungsexperte bei HS – Hamburger Software. Der ERP-Hersteller ist kürzlich eine Kooperation mit dem Berliner Unternehmen eingegangen.
Automatisierter Informationsaustausch inklusive Dokumentation
„Flowciety hat eine Plattform entwickelt, an die sich verschiedenste ERP-Systeme über Connectoren anschließen lassen. Auf dieser Basis ist es möglich, Prozesse zwischen Beteiligten mit unterschiedlichen ERP-Systemen einfach und zuverlässig zu automatisieren“, erläutert Klaus Stierle. Dadurch vermeiden die Unternehmen manuellen Aufwand und Fehler. Zudem sind sie für eventuelle Streitfälle gerüstet, denn das Blockchain-basierte System dokumentiert sämtliche Schritte der Kommunikation und des Datenaustausches.
Blockchain-Technologie läuft unauffällig im Hintergrund
„Zusammen mit Flowciety können wir unseren Anwendern unter Nutzung einer neuen Technologie einen konkreten Mehrwert bieten,“ meint Klaus Stierle. Bislang gebe es für Blockchain neben Kryptowährungen nur wenige spezielle Einsatzszenarien. Den meisten Menschen sei die Funktionsweise von Blockchain daher kaum bekannt. Dies sei aber kein Problem, so der Digitalisierungsexperte: „Die Blockchain-Technologie läuft in der kombinierten Lösung von HS und Flowciety unter der Haube. Sie sorgt also ganz unauffällig für mehr Sicherheit und Verlässlichkeit für alle Beteiligten. Besondere Vorkenntnisse aufseiten der Anwender sind nicht erforderlich.“
Über Flowciety
Die Flowciety GmbH entwickelt Software für die unternehmensübergreifende Automation von Geschäftsprozessen. Mit der Lösung des 2019 gegründeten Berliner Herstellers lässt sich die Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten dezentral digitalisieren. Dadurch beschleunigt sich der Austausch von Daten und Informationen.
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
Datenautobahn statt Papierstau
Hinter Hövelmann + Böckenholt steckt das bereits 1902 gegründete Dinslakener Familienunternehmen Ferdinand Hövelmann Spedition GmbH. 1995 erfolgte schließlich der Erwerb der R. Böckenholt Transport GmbH. Für den reibungslosen Transport schwerer Maschinen, Bauteile, Apparate und Raumzellen werden aktuell 50 Mitarbeiter, 30 Sattelzugmaschinen sowie 40 Tieflader eingesetzt. Zur wachsenden Kundschaft gehören sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch namhafte Konzerne aus dem In- und Ausland.
„Wir sind Spezialisten im Umgang mit ‚schweren Brocken‘“, sagt Claudia Ernsten, Prokuristin und Leiterin der Verwaltung bei Hövelmann + Böckenholt. „Kunden, die einen Schwertransport benötigen, erhalten von uns ein maßgeschneidertes Rundum-sorglos-Paket.“
Hövelmann + Böckenholt übernimmt dabei nicht nur die gesamte Projektabwicklung inklusiver sämtlicher behördlicher Genehmigungen, sondern sorgt auch für eine fachgerechte Einlagerung und Verpackung der Schwergüter. Erst vor kurzem wurde hierfür eine 9.000 Quadratmeter große Schwerguthalle in Hünxe-Bucholtwelmen errichtet. „Fast 90 Prozent unserer Kunden wünschen eine Komplettlösung für ihre Transporte. Daher wachsen wir derzeit sehr stark in den Bereichen Verpackungslogistik und Komplettabwicklung“, führt die Prokuristin weiter aus.
Schlanke Prozesse für mehr Wachstum
Um den Kunden möglichst schnell eine passgenaue Lösung anbieten zu können, müssen intern alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen. „Für stabiles Wachstum setzen wir konsequent auf Digitalisierung“, betont Claudia Ernsten. „Es geht uns darum, Prozesse innerhalb der Verwaltung zu verschlanken und zu beschleunigen, damit wir effizient arbeiten können.“
Bereits seit 1995 vertraut die Spedition im Rechnungswesen und bei der Personalabrechnung auf Lösungen von HS – Hamburger Software. Jüngst wurde die Finanzbuchhaltungssoftware um ein Archivsystem und eine DMS-Anbindung erweitert. Seitdem lassen sich unternehmensrelevante Dokumente jeglicher Art revisionssicher und GoBD-konform archivieren.
Im Februar 2020 erfolgte schließlich die Implementierung der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung (REV) von HS. Claudia Ernsten dazu: „Für unsere beiden GmbHs bearbeiten wir im Jahr rund 6.000 Kreditorenrechnungen – Tendenz steigend. Wir sind ein kleines Team und der zeitliche Aufwand zur Prüfung und Freigabe nahm immer sehr viel Zeit in Anspruch. Papierrechnungen gingen da schon einmal verloren oder lagen zur Bearbeitung zu lange beim Sachbearbeiter. „ Aufgrund des ständig wachsenden Belegaufkommens haben wir uns alle eine digitale Lösung gewünscht.“
Digitaler Rechnungsumlauf spart Kosten und Zeit
Trotz Pandemie-Beschränkungen konnte das REV-Projekt in lediglich vier Wochen umgesetzt werden. Sämtliche Abstimmungen und Schulungen fanden online statt. „Die Ansprechpartner von HS haben uns bei der Einführung sehr gut unterstützt und waren jederzeit erreichbar“, erinnert sich Projektleiterin Claudia Ernsten. „Wir haben uns schnell an die neuen Abläufe gewöhnt – zumal die Lösung selbsterklärend und intuitiv zu bedienen ist.“
Kleine Änderungen für einzelne Mandanten lassen sich im Handumdrehen selbst vornehmen. Durch eine Anbindung an das Finanzbuchhaltungssystem per API-Schnittstelle werden die Stammdaten der Kreditoren jetzt automatisch in die REV übernommen. Noch bevor die Belege in Umlauf gehen, kann eine Vorkontierung vorgenommen werden.
„Stand heute hat sich der Umlauf der Kreditorenrechnungen deutlich verkürzt, ist sicherer und vor allem transparenter geworden“, bringt Claudia Ernsten die Vorteile auf den Punkt.
So werden die Rechnungen nach Erhalt entweder gescannt oder landen gleich als E-Mail im digitalen Postkorb. Wichtige Anlagen wie etwa Lieferscheine oder Frachtbriefe werden gleich mit angeheftet. Die gesammelten Dokumente lassen sich so auch jederzeit aus dem Archiv abrufen und einsehen.
Eine Sachbearbeiterin prüft die Rechnungen dann formal und verteilt sie auf die digitalen Postkörbe der Abteilungen. Jeder Verantwortliche besitzt dabei seine individuellen Zugriffsrechte. Falls die Freigabe einer Rechnung sachlich abgelehnt wird, können die Gründe dafür in einem Kommentarfeld deutlich gemacht werden.
Im Falle einer Bewilligung leitet der Sachbearbeiter den Beleg einfach weiter in den zentralen Postkorb der Buchhaltung. Von dort aus erfolgt die Übernahme ins Finanzbuchhaltungssystem. Da die Vorkontierung bereits durchgeführt worden ist, fehlen nur noch wenige Klicks bis zur Buchung und finalen Archivierung.
„Früher hatten wir einen großen Aktenschrank voller Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen und Bankbelege. Heute ist die Anzahl der Ordner auf lediglich eine Handvoll zurückgegangen. Das Papieraufkommen hat sich durch die REV und das angebundene Archivsystem drastisch reduziert. Im Grunde heften wir nur noch Kopien unserer Kontoauszüge ab, alles andere liegt digital vor“, freut sich Prokuristin Claudia Ernsten.
Mehr Transparenz im Rechnungsumlauf
Liegen in den Postkörben neue Rechnungen zur Bearbeitung, werden die verantwortlichen Mitarbeiter automatisch via E-Mail informiert. Auch lassen sich Bearbeitungsfristen setzen. Und besonders wichtig für das Team Rechnungswesen: „Wir können auf Tastendruck genau nachvollziehen, wie viele Rechnungen im Umlauf sind und wie jeweils der aktuelle Status ist. So gehen uns keine Belege mehr verloren oder werden zu spät abgezeichnet.“
Zudem besteht die Möglichkeit, Referenzen wie Auftragsnummern oder Projektnummern anzugeben. Auf diese Weise können die Sachbearbeiter im Rechnungswesen die Belege direkt auf einzelne Projekte verteilen und entsprechend buchen.
Eine weitere wichtige Eigenschaft der Lösung ist die Mehrmandantenfähigkeit. „Wir buchen ja für zwei Unternehmen“, so Claudia Ernsten. „Da ist es hilfreich, dass wir mit HS gleich mehrere betriebswirtschaftlich voneinander getrennte Unternehmen übersichtlich in einer Software abbilden können.“
Auch die Niederlassungen in Mittenwalde und Hünxe seien durch das Digitalisierungsprojekt nun besser eingebunden. „Zeitintensive Telefonate entfallen, ebenso der lange Postweg. Bei Klärungsbedarf nutzen die Verantwortlichen die Kommentarfunktion. Und da sämtliche relevanten Dokumente bereits digital an der Rechnung anhängen, gibt es kaum noch Rückfragen.“
Schnelle Freigaben aus dem Homeoffice
Ein großer Vorteil gerade in Pandemiezeiten ist dabei, dass die Mitarbeiter auch von außen per Remote auf das System zugreifen können. „Wir sind ein sehr familienfreundliches Unternehmen und unterstützen unsere Mitarbeiter dabei, Familie und Beruf in Einklang zu bringen. Die Kollegen können jetzt sämtliche buchhalterischen Aufgaben problemlos von zu Hause aus erledigen. Das hat uns während des Lockdowns sehr geholfen. Daher sind wir auch froh, dass wir gerade noch rechtzeitig mit dem Projekt gestartet sind“, betont Claudia Ernsten, die mittlerweile selbst zwei Tage in der Woche im Homeoffice arbeitet und dies auch weiterhin so beibehalten möchte.
Weitere Ziele in Aussicht
Dass Digitalisierung ein Weg über viele kleine Etappen ist, darüber sind sich bei Hövelmann + Böckenholt alle einig. Auch in Zukunft sollen noch viele weitere Projekte mit HS realisiert werden. „Mit den digitalen Lösungen von HS haben wir eine zukunftsfähige Basis geschaffen, auf der wir flexibel agieren und weitere Projekte in Angriff nehmen können“, so das vorläufige Fazit von Claudia Ernsten. „Als nächstes planen wir die Einführung einer DMS-Anbindung an die Personalabrechnung. Mithilfe von digitalen Personalakten wollen wir auch in diesem Bereich künftig komplett papierlos arbeiten. Und auch unser Fahrpersonal soll sukzessive immer mehr in die vorhandenen Systeme eingebunden werden, damit beispielsweise Frachtpapiere oder Aufträge direkt an die Fahrer versandt werden können.“
Wer mehr über Hövelmann + Böckenholt erfahren möchte, kann dies unter https://www.hoevelmann-boeckenholt.com/
Oder auch auf YouTube unter:
https://www.youtube.com/channel/UCXdE-WnBrz7tZQkzO84OAiQ
Informationen zur digitalen Rechnungseingangsverarbeitung von HS: www.hamburger-software.de/finanzbuchhaltung/rechnungseingangsverarbeitung
Allgemeine Informationen zur Software von HS: www.hamburger-software.de/produkte
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
Zeiterfassung askDANTE ergänzt Ecosystem von HS – Hamburger Software
Digitale Zeiterfassung wird für Arbeitgeber immer wichtiger. Gründe hierfür sind bevorstehende gesetzliche Neuerungen infolge des einschlägigen EuGH-Urteils vom Mai 2019 sowie die coronabedingten Veränderungen der Arbeitswelt. HS – Hamburger Software (HS), seit über 40 Jahren Hersteller von personalwirtschaftlichen Lösungen, trägt dem steigenden Interesse Rechnung: Der ERP-Spezialist hat sein Ecosystem um die Zeiterfassung askDANTE erweitert.
Flexibel skalierbare Cloud-Lösung
askDANTE deckt ein breites Funktionsspektrum im Bereich der Zeitwirtschaft ab. Im Mittelpunkt stehen dabei Kernfunktionen zur digitalen Zeiterfassung. Darüber hinaus bietet das System Funktionen und Auswertungen zur Personalplanung, etwa zur Schichtplanung oder zur Urlaubsverwaltung. Die modular aufgebaute Lösung läuft in einem deutschen Rechenzentrum als Cloud-Anwendung und ist flexibel skalierbar. Via Schnittstelle werden die relevanten Daten zwischen askDANTE und den HS Programmen zur Personalwirtschaft ausgetauscht.
Viel Erfahrung im Bereich der Zeitwirtschaft
Hersteller von askDANTE ist das 2003 in Kiel gegründete Software-Ingenieurbüro Bader&Jene. Das Unternehmen verfügt über viel Erfahrung und richtet sich mit seinen Zeitwirtschaftslösungen vorwiegend an kleine und mittlere Arbeitgeber.
„Wir haben in unserem Marktsegment viele Unternehmen, für die sich askDANTE ausgezeichnet eignen dürfte“, sagt Christian Frick, der bei HS für das Partnermanagement verantwortlich ist. „Die Lösung ist ausgereift, leicht bedienbar und zudem preislich attraktiv, weil sie skalierbar ist – ein perfektes Doppel für die Optimierung und Digitalisierung von Personalprozessen“, so Frick weiter.
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
Neue Kooperation: HS erweitert Personalsoftware um Zeitwirtschaft von ZMI
HS – Hamburger Software (HS) bietet mittelständischen Unternehmen seit mehr als vier Jahrzehnten Software für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern an. Vor einigen Jahren hat der ERP-Hersteller Anwendungen für das Personalmanagement ins Portfolio aufgenommen – nun kommt mit der Zeitwirtschaft ein weiterer Funktionsbereich hinzu.
Anbindung per Schnittstelle
Mit ZMI hat HS einen ebenfalls auf den Mittelstand ausgerichteten Partner gewonnen. Das bundesweit tätige Unternehmen aus Elfershausen bei Würzburg blickt auf eine 25-jährige Geschichte zurück, in der es sich zu einem führenden Anbieter von Zeitwirtschaftslösungen entwickelt hat. Im Zentrum der modular aufgebauten Software von ZMI steht der HR-Bereich mit der Zeiterfassung als Basis-Baustein. Darüber hinaus stehen Funktionsmodule in den Themenfeldern Sicherheit und Organisation zur Auswahl. Für durchgängige und effiziente Prozesse in der Personaladministration tauscht die Zeitwirtschaft von ZMI relevante Daten über eine Schnittstelle mit den HS Programmen zur Personalwirtschaft aus.
Zeitwirtschaft gewinnt für Unternehmen an Bedeutung
Anlass für die Erweiterung des Portfolios ist eine gestiegene Nachfrage nach zeitwirtschaftlichen Lösungen. Diese ist auf die anhaltende Diskussion um das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 zur Arbeitszeiterfassung sowie auf die coronabedingten Herausforderungen durch neue Arbeitsmodelle und zunehmendes Homeoffice zurückzuführen. Um das weite Themenfeld der Zeitwirtschaft bearbeiten zu können, hat sich HS entschlossen, sein Ecosystem um spezialisierte Kooperationspartner zu erweitern.
Christian Frick, bei HS verantwortlich für das Partnermanagement: „Wesentliche Kriterien für die Auswahl von ZMI waren natürlich der Zuschnitt sowie die Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung. Aus unserer Erfahrung mit Kooperationen wissen wir aber, dass auch die Chemie stimmen muss. Bei ZMI hat von Anfang an alles gepasst. Wir sprechen eine Sprache und haben das gleiche Verständnis von Kundenorientierung und nutzenfokussierter Herangehensweise beim Schaffen von Lösungen.“
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
Fitness-App entwickelt: Azubis von HS holen beim Barmer-Wettbewerb Moveguide Silber
Sechs Monate lang konzipierten, programmierten und testeten Melissa Biastoch, Veith Bürgerhoff, Caroline Römer, Nastassia Talchuk und Lars Warnholtz, angehende Fachinformatiker*innen beim ERP-Softwarehersteller HS, ihre App „getfit“ – nun hat die Lösung beim Wettbewerb Moveguide der Barmer den zweiten Platz unter bundesweit 20 Unternehmensbeiträgen erzielt. Zuvor hatte das Azubi-Team in der ersten Wettbewerbsrunde bereits den regionalen Sieg davongetragen.
App unterstützt BGM und Fitness am Arbeitsplatz
„getfit“ ist eine Web-Applikation, mit der sich Trainingspläne erstellen lassen. Die App läuft auf einem Server. Über einen Browser können die Mitarbeitenden mit ihren Mobilgeräten darauf zugreifen.
Ein Trainingsplan besteht aus einer oder mehreren Übungen mit Anleitungen und Bildern. Die Übungen sind in Schwierigkeitsgrade und Körperbereiche unterteilt und sollen möglichst am Arbeitsplatz ausführbar sein. Art und Umfang der auswählbaren Übungen legt ein Administrator zentral fest. Die Dauer und die Häufigkeit bestimmen die Benutzer selbst. Dabei können sie sich anhand bestimmter Kriterien individuelle Trainingspläne automatisch zusammenstellen lassen.
Für jede durchgeführte Übung erhält man Punkte und kann sich in einem sogenannten Leaderboard (dt. Bestenliste) mit anderen messen. Des Weiteren bietet „getfit“ einen Veranstaltungskalender mit bevorstehenden Gesundheits-Events in der Firma an.
Win-win-Situation für Azubis und Arbeitgeber
Dass sich das Azubi-Team monatelang mit der Entwicklung einer Fitness-App beschäftigen konnte, ist dem hohen Stellenwert des Betrieblichen Gesundheitsmanagements bei HS – Hamburger Software zu verdanken. „Das Moveguide-Projekt ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Auszubildende an BGM heranzuführen. Gleichzeitig stiftet es einen dauerhaften Mehrwert für die Mitarbeitenden. Wir können jeden Betrieb zur Teilnahme an dem Wettbewerb nur ermuntern“, sagt Svenja Röger, Personalmanagerin bei dem Hersteller.
Die beteiligten Auszubildenden ziehen ebenfalls ein positives Fazit: "Die Teilnahme am Moveguide-Projekt hat uns viel Freude bereitet, da wir nicht nur die Möglichkeit hatten, etwas zur Gesundheit und Fitness unserer Kolleginnen und Kollegen beizutragen, sondern auch unsere Programmierkenntnisse zu vertiefen und neue, agile Arbeitsmethoden kennenzulernen“, so Melissa Biastoch.
Zufrieden und stolz zeigt sich auch Ausbilder Sascha Nedwed: „Ich bin sehr erfreut darüber, wie professionell die Azubis das Projekt umgesetzt und mit welcher Begeisterung alle daran mitgewirkt haben.“
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale
Mehrere tausend Anwender setzen Dokumentenmanagementlösung ein
„Im Laufe der zehnjährigen Zusammenarbeit ist die Lösung ständig gewachsen – funktionell und zudem immer mehr in unsere Produktwelt hinein. Diese Entwicklung war nur möglich, weil die Chemie zwischen den Unternehmen und den Personen stimmt und wir uns fachlich bestens ergänzen,“ sagt Christian Frick, Prokurist bei HS – Hamburger Software. Gemeinsam mit einem Ceyoniq-Mitarbeiter hatte er die Kooperation im Jahr 2010 initiiert. Andrea Haudel, Leiterin des HS Produktmanagements ergänzt: „Wir haben heute ein Portfolio, mit dem wir verschiedensten Unternehmen praxisgerechte Lösungen für ihre Bedürfnisse anbieten können. Mehr als 600 Kunden nutzen mit mehreren tausend Anwendern täglich die Vorteile von HS Dokumentenmanagement.“
Tiefe Integration ermöglicht Bedienung ohne Wechsel der Programmoberfläche
Das Besondere an der Lösung sei die tiefe Integration der Dokumentenmanagementfunktionen, erläutert Produktmanagerin Haudel. Dadurch lassen sich die Aufgaben im Bereich des Dokumentenmanagements aus den Leitanwendungen von HS – Hamburger Software, beispielsweise aus HS Finanzbuchhaltung heraus erledigen – ohne dass die Anwender dafür in ein separates Programm wechseln müssen. „Das ist keineswegs selbstverständlich und nicht zuletzt der Flexibilität unseres Partners Ceyoniq zu verdanken“, sagt Andrea Haudel.
Beide Partner ziehen positive Zwischenbilanz
„HS – Hamburger Software ist für uns ein wichtiger strategischer Partner. Wir arbeiten gemeinsam kontinuierlich an der Lösung, und der Erfolg rechtfertigt dieses Engagement auf jeden Fall. Nicht nur wirtschaftlich, auch persönlich läuft die Zusammenarbeit sehr gut,“ resümiert Oliver Kreth, Geschäftsführer von Ceyoniq Technology.
Christian Bartsch, Partner Manager bei Ceyoniq Technology, unterstreicht: „Dass die gute Zusammenarbeit und der enge Austausch auch zu Corona-Zeiten funktioniert, hat das – leider nur digitale – Treffen zum Jubiläum gezeigt. In den knapp zwei Tagen haben wir uns auf zehn weitere gemeinsame Jahre eingestimmt.“
Ulrich Brehmer, Geschäftsführer von HS – Hamburger Software fügt an: „Wir freuen uns, dass wir mit Ceyoniq einen verlässlichen Partner haben, mit dem wir auf allen Ebenen so vertrauensvoll und offen zusammenarbeiten können. Diese Basis werden wir auch in Zukunft nutzen, um attraktive Angebote für Unternehmen zur Unterstützung ihrer Digitalisierungsprojekte zu entwickeln.“
So spielen auch beim neuesten Produkt von HS – Hamburger Software das Dokumentenmanagement und die Kooperation mit Ceyoniq eine wichtige Rolle: Mit der kürzlich freigegebenen HS Rechnungseingangsverarbeitung können die Anwender im Rahmen eines dokumentierten Prozesses Eingangsrechnungen bequem erfassen, verschlagworten, prüfen und zur Zahlung freigeben.
Beide Partner freuen sich auf die Fortsetzung der Kooperation.
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
Re-Zertifizierung erfolgreich: HS erhält wieder Top-Rating von Creditreform
„Gerade in turbulenten Zeiten wie der Corona-Krise ist eine solide finanzielle Aufstellung die Basis für nachhaltigen Erfolg. Wir sind daher sehr stolz, dass Creditreform uns erneut mit dem CrefoZert ausgezeichnet hat“, sagt Ulrich Brehmer, Geschäftsführer bei HS – Hamburger Software.
Der mittelständische ERP-Softwarehersteller hat sich zum zweiten Mal der Prüfung von Bonität, Jahresabschluss und Risikobeherrschung durch Creditreform gestellt und wieder ein sehr gutes Zeugnis erhalten. „Nur weniger als zwei Prozent aller Unternehmen bekommen ein solches Zertifikat ausgestellt“, so Nikolaus von der Decken, geschäftsführender Gesellschafter der Creditreform Hamburg von der Decken KG bei der Zertifikatsübergabe.
Um das CrefoZert zu erhalten, muss ein Unternehmen höchste Anforderungen in den Bereichen Liquidität und Zahlungsfähigkeit erfüllen. In drei Schritten überprüft Creditreform diese Kriterien: Zuerst erstellt Creditreform einen umfangreichen Bonitätsindex. Als weiteres Entscheidungsmerkmal werden die Bilanzen des Unternehmens untersucht. Und schließlich werden im Rahmen eines persönlichen Gespräches das Management und die Risikostrukturen des zu bewertenden Unternehmens geprüft. Das Bonitätszertifikat erhält nur das Unternehmen, das bei allen drei Untersuchungen die Bedingungen voll erreicht hat. „Das CrefoZert gibt unseren Kunden, Interessenten und Lieferanten damit den Nachweis, dass HS überdurchschnittlich leistungsfähig, stets zuverlässig und immer vertrauenswürdig ist“, so Brehmer.
Über Creditreform
Creditreform ist seit 1879 Deutschlands führender Anbieter von Wirtschaftsinformationen, Marketingdaten und Lösungen für das Forderungsmanagement. Heute gibt es alleine in Deutschland 128 selbständige Geschäftsstellen. Unterstützt werden sie von der Creditreform Gruppe, die Spezialdienstleistungen wie Marketingservices oder Ratings bündelt, sowie Creditreform International mit 23 Landesgesellschaften und einem weltweiten Partnernetzwerk. Insgesamt vertrauen rund 157.000 Mitglieder/Kunden weltweit den Lösungen von Creditreform.
HS – Hamburger Software stellt seit 1979 betriebswirtschaftliche Standardsoftware für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft, Warenwirtschaft und Dokumentenmanagement her. HS Produkte werden täglich von 26.000 Anwendern in Unternehmen aus über 300 Branchen im deutschsprachigen Raum eingesetzt. Das Unternehmen beschäftigt 175 Mitarbeiter und arbeitet mit rund 140 Geschäftspartnern zusammen. Mit der "HS Strategie 2021" hat sich der Hersteller Ziele für die digitale Transformation in den nächsten Jahren gesetzt.
HS – Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Telefon: +49 (40) 63297-333
Telefax: +49 (40) 63297-111
https://www.hamburger-software.de
Pressesprecher
Telefon: +49 (40) 63297-344
Fax: +49 (40) 63297-31344
E-Mail: marketing.presse@hamburger-software.de
