Eine Rechnung mit dem PC oder der Schreibmaschine schreiben und in die Post werfen: Was jahrzehntelang Standard war, gehört immer mehr der Vergangenheit an. So übermitteln Firmen seit dem 27. November 2020 Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in elektronischer Form an die Bundesbehörden – im Laufe von 2021 auch an öffentliche Auftraggeber der Länder und Kommunen. Und zwar in einem bestimmten Format: der XRechnung, ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, konform zur europäischen Norm EN 16931-1. Mehrere Portale verwalten den Eingang der elektronischen Rechnungen: Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) kümmert sich um den Posteingang für Bundesbehörden und Verfassungsorgane, die Onlinezugangsgesetz (OZG) konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) um XRechnungen für die mittelbare Bundesverwaltung und Bundesländer. Zudem bietet die Bundesdruckerei die Plattform VPX für alle Institutionen, die nicht an ZRE und OZG-RE angeschlossen sind. Doch egal, welche Basis, der Zweck der E-Rechnung ist stets derselbe: Das standardisierte Digitalformat ermöglicht eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, senkt den Bürokratieaufwand und beschleunigt Zahlungsvorgänge.

GAEB-Online 2021 als Alternative zur teuren ERP-Software

Doch jede Entwicklung hat Sonnen- und Schattenseiten. Und so stellt die XRechnung Betriebe nicht selten vor eine aufwendige Umstellung. Denn eine Rechnung in diesem Format zu erzeugen ist nicht trivial: Die Firmen müssen zahlreiche Pflichtfelder beachten, etwa den Steuersatz für jede einzelne Position, Mengeneinheiten im ISO-Code, Codes für Zahlungsmittel sowie die Leitweg-ID des Empfängers. Zwar sind Betriebe, die bereits in ein modernes Enterprise-Ressource-Management (ERP) System investiert haben, in der Regel auf der sicheren Seite – denn fast jeder ERP-Hersteller bietet mittlerweile Funktionen an, um XRechnungen zügig und zuverlässig auszustellen. „Doch diese Lösungen kosten schnell über 1.000 Euro und sind in ihrem Funktionsumfang für viele kleine mittelständische Handwerkbetriebe überdimensioniert“, weiß Ulrike Braun, Geschäftsführerin des Softwareherstellers gaeb-online aus Walzbachtal. Wesentlich günstiger sei eine Alternative: Die Software GAEB-Online 2021. Dabei handelt es sich um ein Bieterprogramm, mit dem Handwerker in erster Linie GAEB-Ausschreibungen in ihrer gewohnten Microsoft Office Umgebung weiterverarbeiten und Angebote im Format GAEB DA84 abgeben – jenseits teurer Speziallösungen für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA). Ein Zusatzmodul für GAEB-Online 2021 macht es nun möglich, in der gewohnten Microsoft Office Umgebung kostengünstig XRechnungen zu schreiben.

Schöne alte Welt: XRechnungen im gewohnten Office-Umfeld schreiben

Das Zusatzmodul heißt „Excel-Aufmaß XRechnung“. Mit diesem Modul erzeugen Handwerker aus einem Aufmaß in Excel eine XRechnung und übermitteln sie an den Empfänger. Die Software nutzt dabei das Format, das die Bundesbehörden aktuell bevorzugen: Universal Business Language (UBL) – ein strukturiertes Datenformat in XML und internationaler Standard im elektronischen Geschäftsbetrieb. Um die XRechnung zu übermitteln, benötigen Betriebe die Leitweg-ID, mit der die Eingangsportale die Rechnung dem richtigen Empfänger zuordnen können. Die im UBL-XML-Format erstellten XRechnungen lassen sich dort von Maschinen problemlos weiterverarbeiten. Um auch Menschen jederzeit einen Einblick in die Rechnung zu ermöglichen, erzeugt „Excel-Aufmaß XRechnung“ zudem eine rechnungsbegründete Unterlage (RBU) in Form einer PDF-Datei.

Vorlage beschleunigt Rechnungsstellung

Das Zusatzmodul „Excel-Aufmaß XRechnung“ bietet eine weitere Funktion, die Handwerksbetrieben die Arbeit vereinfacht: Eine Vorlage, um schnell und einfach verbaute Mengen in einer Tabelle zu erfassen – auch ohne Aufmaß. Um die Funktion zu nutzen, öffnet der Anwender die GAEB-Datei und übergibt sie an Excel. Dort erfasst er in einer Liste der Positionen die auf der Baustelle ausgeführten Mengen. Das System berechnet alle Summen direkt bei der Eingabe automatisch. So erkennt der Anwender beispielsweise auf einen Blick, ob im Vergleich zu den ausgeschriebenen Positionen des Leistungsverzeichnisses (LV) Mehr- und oder Mindermengen auftreten. Alle berechneten Summen überträgt die Software abschließend direkt in das Rechnungsformular. Die Rechnung lässt sich anschließend als XRechnung speichern und an den Auftraggeber übermitteln. Und mit wenigen Mausklicks lassen sich die LV-Positionen als RBU an die Rechnung anfügen.

Elektronische Rechnung auf Wunsch auch im GAEB X89 Format

Die XRechnung hat im Bauwesen allerdings auch einen Nachteil: Das Format enthält nicht das Leistungsverzeichnis. Bisher haben sich hier für den elektronischen LV-Austausch in den letzten Jahren die GAEB-Formate als Standard etabliert. Nun ist eine neue Lösung auf dem Vormarsch, die GAEB-Online 2021 neben der XRechnung ebenfalls unterstützt: GAEB X89 – ein Format für das Bauwesen, um elektronische Rechnungen mit Leistungspositionen und Mengenansätzen digital an Planer, Architekten oder Auftraggeber wie große Baukonzerne zu übermitteln. „Ein spannender Ansatz ist zudem, in Zukunft XRechnung und GAEB X89 zu mischen“, erklärt Braun. „Eine solche Lösung wird eine GAEB X89 Datei mit dem Leistungsverzeichnis als RBU in die XML-Struktur der XRechnungen miteinpacken. Wir planen, diese Technik ab Jahresmitte 2021 zu unterstützen.“

Über die Software GAEB-Online 2021

Die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) gehören für Unternehmen des Bauwesens zum Alltag. Dabei müssen Beteiligte eine Vielzahl an Informationen austauschen – Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Mengenberechnungen, Angebote und Abrechnungsdaten. Damit der Datenaustausch schnell und fehlerfrei funktioniert, hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – ein Bundesgremium, das dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet und dem Deutschen Institut für Normung (DIN) angegliedert ist –Standardisierungen erarbeitet. Dazu zählt ein einheitliches Datenformat für den Austausch von Bauinformationen: GAEB DA XML. Die Software GAEB Online 2021 macht es nun möglich, Dateien aus Excel, OpenOffice und LibreOffice in GAEB-Formate der einzelnen Austauschphasen zu konvertieren – etwa in D81 bis D86, GAEB 90 oder GAEB 2000. „Immer mehr Kunden sind von GAEB Online 2021 als Alternative zu einem teuren AVA-Programm überzeugt“, unterstrei cht Braun. Die Käufer nutzten die Software, um GAEB-Dateien in ihrer gewohnten Office-Umgebung zu importieren, dort zu bearbeiten und erneut in das GAEB-Format umzuwandeln. „Das Programm ist eine optimale Lösung für Unternehmen des Bauwesens, um GAEB in Verbindung mit Excel, OpenOffice oder LibreOffice bestmöglich und komfortabel zu nutzen.“