Inflation, Corona-Pandemie, Ukraine-Krieg, Klimawandel, Fachkräftemangel: Sechs von zehn Unternehmen der Baubranche bekommen die aktuelle Weltlage deutlich zu spüren. Das zeigt eine Studie der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland. Demnach leiden Betriebe unter anderem unter steigendem Kostendruck. Viele wollen daher Ausgaben reduzieren, wo immer es geht. Eine Sparmöglichkeit: die Erstellung von Angeboten. „Wir bieten Betrieben hier mit der kostengünstigen Software GAEB-Online 2023 die Möglichkeit, Angebote im branchenüblichen GAEB-Format schnell und unkompliziert im gewohnten Office-Umfeld zu schreiben – ohne dass sie dafür teure Programme oder überdimensionierte ERP-Systeme kaufen müssen“, sagt Ulrike Braun, Geschäftsführerin des Softwareherstellers gaeb-online aus Walzbachtal bei Karlsruhe. So kostet die Lizenz für die Bieter-Software lediglich 100 Euro. „Zudem sind wir bemüht, das Bieterprogramm laufend, um neue Funktionen zu erweitern, mit denen Betriebe die Angebotserstellung weiter beschleunigen und in turbulenten Zeiten Kosten weiter reduzieren können.“

Neue Funktion: Angebotsassistent beschleunigt Angebotserstellung

Für die Software GAEB-Online 2023 existiert nun ein neuer Angebotsassistent. „Das Tool unterstützt Anwender dabei, GAEB-Angebote noch schneller und sicherer zu erstellen“, betont Braun. Dabei sei GAEB-Online 2023 in der Lage, die einzelnen Schritte der Angebotserstellung zu begleiten und zu optimieren. Etwa die Kalkulation der Leistungen und Preise, nachdem der Anwender eine GAEB-X83-Ausschreibung in das System importiert und das Leistungsverzeichnis des Auftraggebers geöffnet hat. Der Assistent vereinfacht und beschleunigt zudem die Erstellung der passenden X84-Angebotsdatei – inklusive digitaler Signatur für das Angebots-PDF, welche das zeitintensive Ausdrucken und Einscannen des Dokuments überflüssig macht.

Zudem begleitet das Tool den Versand des Angebots als PDF oder GAEB-DA84-Datei an den Auftraggeber. Möglich ist es dabei, das Angebot über den Assistenten per E-Mail zu verschicken. Oder dank der Integration in Microsoft 365, die Dateien verschlüsselt auf die sicheren OneDrive-Server von Microsoft zu übertragen und dort mit Auftraggebern zu teilen, die aus Zeit- oder Sicherheitsgründen keinen Datenaustausch per E-Mail wünschen. „Bei anderen Lösungen müssen Anwender die GAEB-DA84-Angebotsdatei exportieren, dann eventuell zusätzlich als PDF speichern, ggfs. noch signieren und per E-Mail verschicken. Wir machen das Ganze innerhalb des Systems jetzt in einem Rutsch“, betont Braun. „Eine einfache und elegante Lösung, die viel Zeit und Klickarbeit spart.“

Ohne Schulungsaufwand: Angebotsassistent intuitiv bedienbar

Der neue Angebotsassistent erfordert keinerlei Schulungsaufwand. „Selbst wenn sie bisher keine Erfahrung im Umgang mit GAEB-Daten hatten, ist dies kein Problem. Das Tool ist intuitiv bedienbar“, so Braun. Somit könnten auch Aushilfskräfte Angebote zuverlässig erstellen. „Mit dieser einfachen Lösung können Betriebe ihre Angebotsphase verkürzen. Und das bei hoher Qualität. Denn dank des Tools lassen sich unter anderem manuelle Eingabefehler und Übertragungsfehler von Daten zwischen verschiedenen Programmen verhindern.“

Weitere Neuerungen

In der neuesten Version von GAEB-Online 2023 gibt es eine Menge neuer Innovationen, die das Arbeiten mit GAEB-Dateien noch effektiver machen werden. Insbesondere der Import von Preisangeboten im älteren GAEB 2000 Format, auch bekannt als P94, ist eine wesentliche Neuerung. Zusätzlich können nun die ersten beiden Ebenen eines LVs per Symbol in der Menüleiste aufgeklappt werden, wodurch eine noch bessere Übersicht gewährleistet wird. Eine weitere aufregende Neuerung ist die praktische Funktion "Check EP", mit der ein GAEB-LV per Mausklick auf fehlende Einheitspreise überprüft werden kann. Darüber hinaus wurde der Import von P94 und X94 optimiert, um nur noch Normalpositionen zu unterstützen. Zusammengefasst bietet diese Version viele Möglichkeiten und Verbesserungen, die den Arbeitsprozess noch effizienter und angenehmer machen werden.

Hintergrund zu GAEB

Für Unternehmen des Bauwesens gehören die Prozesse Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (AVA) zur Tagesordnung. Dabei gilt es, eine Vielzahl an Informationen auszutauschen – darunter Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Mengenberechnungen, Angebote und Abrechnungsdaten. Damit der Datenaustausch möglichst zeitsparend und fehlerfrei funktioniert, hat der Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen (GAEB) – ein Bundesgremium, das dem Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung zugeordnet und dem Deutschen Institut für Normung (DIN) angegliedert ist – Standardisierungen erarbeitet. Dazu zählt ein einheitliches Datenformat für den Austausch von Bauinformationen: GAEB DA XML, ein strukturiertes und standardisiertes Austauschformat, das Unternehmen über eine GAEB-Schnittstelle austauschen. Der GAEB-Datenaustausch hat sich von der Zeilenorientierung (GAEB DA 1985, 1990) zur schlüsselwortorientierten Methode weiterentwickelt (GAEB DA 2000). Ab GAEB DA 2000 ist das Format mit der Extensible Markup Language (XML) beschrieben, eine international anerkannte Auszeichnungssprache zur Übertragung komplexer Strukturen.

Hintergrund zu GAEB-Online 2023

GAEB-Online 2023 ist ein Bieterprogramm für GAEB Ausschreibungen. Anwender öffnen mit Hilfe der Software Ausschreibungen und erfassen Angebotspreise. Die Angebotskalkulation erfolgt dank Schnittstellen auf Wunsch in der gewohnten Office-Welt – mit Microsoft Excel, Word, OpenOffice oder LibreOffice. Schnell und einfach. Die Software ist mit jedem gängigen Office-Paket kompatibel und verarbeitet GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML 3.3. Angebote lassen elektronisch abgeben und ausdrucken, als GAEB DA84-Angebotsdatei. Leistungsverzeichnisse oder Produktbeschreibungen lassen sich direkt aus einer Excel-Tabelle in ein GAEB-Format wandeln. Und mit der Erweiterung "Excel-Aufmaß XRechnung" für GAEB-Online 2023 lassen sich ein Aufmaß mit freien Formeln nach REB 23.003 über Microsoft Excel erstellen, elektronische Aufmaße als DA11 oder GAEB X31 speichern und hieraus Rechnungen in Excel oder im Format GAEB X89 oder XRechnung erzeugen.