S wie „Simple“ in SAP S/4 HANA – auch für die Beschaffung von Bau- und Dienstleistungen?
Fiori und die User Experience
Was sich bei SAP ECC und S/4HANA verändern wird, ist in der sogenannten „Simplification List“ aufgeführt. Dieses zentrale Dokument zeigt die Unterschiede für Transaktionen, Tabellen, Datenstrukturen und Objekte auf, also ob etwas mit S/4HANA nicht mehr unterstützt wird, etwas vereinfacht, d. h. nur mit einer Fiori-App zu bedienen ist, oder durch neue Möglichkeiten ersetzt wurde. Wie angekündigt ist im September 2019 die neue Fassung Simplification List for SAP S/4HANA 1909 erschienen.
Hinter dem neuen Bediendesign, das in Form von SAP Fiori bzw. die Weiterentwicklung Fiori 2.0 mit S/4HANA Einzug hält, verbirgt sich weit mehr als ein reiner Wechsel der grafischen Benutzeroberfläche. Anstelle des aktuellen SAP GUI-Interfaces setzt das Fiori-Konzept auf eine konsequente rollenbasierte, personalisierte Benutzerführung: Anwendern werden in einem Launchpad in Kacheloptik ausschließlich die Applikationen angezeigt, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Genauso sehen Anwender auch in der Applikation nur noch die für ihre Rolle notwendigen Funktionen. Das ist Ausdruck des Principle-of-One-Ansatzes, der auf die Reduzierung der über die Jahre gewachsenen Komplexität und Abbau von Redundanzen auch seitens der Funktionen abzielt. Zwar wird – in der On-Premise-Edition von SAP S/4HANA – das alte SAP GUI parallel weiterhin unterstützt, jedoch ist auch dafür das Ende absehbar.
Aktuell (Stand Oktober 2019) verzeichnet die Fiory Library 10.769 Fiori-Apps für S/4HANA. Doch bei der stetig wachsenden Zahl neuer Apps darf nicht übersehen werden, dass nicht alle GUI Funktionen in eine Fiori-App überführt werden. Insbesondere für die Dienstleistungsbeschaffung hat dies weitreichende Folgen.
„Lean Services“ sollen es richten
Von der Simplifizierung betroffen ist indirekt auch die Anwendungskomponente MM-SRV, eine Erweiterung des Moduls Materialwirtschaft (MM), das bislang u. a. im Rahmen der Abwicklung von Bauleistungen zur Abbildung von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen dient. Diese in MM-SRV erfassten mehrstufigen Leistungsverzeichnisse, die jeweils auf die einzelnen Hierachiestufen aggregiert werden konnten, werden in dieser Form über Fiori-Apps nicht mehr darstellbar sein. Stattdessen will SAP jede Art von Dienstleistungen im Rahmen der Simplifizierung als „Lean Services“, sprich schlanke Dienstleistungen, in Form einer einstufigen Liste analog zu heutigen SAP-Materiallisten abbilden und führt dazu unter anderem einen neue Materialtyp SERV ein (Simplification List, S. 124f). Dieser neue Materialtyp im Szenario des Lean Service Procurement beinhaltet im Vergleich zum bislang verwendeten Materialtyp DIEN einen reduzierten Satz an nutzbaren Datenfeldern. In der Konsequenz entfernt sich SAP mit der neuen Benutzeroberfläche immer weiter von der Verwendung komplexer (Bau-)Leistungsverzeichnisse, die in Deutschland über das etablierte GAEB-Format ausgetauscht werden.
Welche Rolle spielt MM-SRV in der Abwicklung von Bauleistungen?
Die Frage mag überraschen, denn so funktional wichtig MM-SRV für die Bauleistungen ist, so selten wird letztlich in SAP mit MM-SRV gearbeitet. Dies ist zu großen Teilen auf das umständliche Handling von Leistungsverzeichnissen in SAP zurückzuführen. Hier fehlt die erforderliche Benutzerfreundlichkeit in SAP. Der Grund: SAP ist für das Handling in der Materialwirtschaft konditioniert, jedoch weniger für den Gebrauch von komplexen Leistungsverzeichnissen; die Anwender haben hierbei eine andere Erwartungshaltung. Dazu kommt, dass die GAEB-Schnittstellen nicht unterstützt werden, wodurch Leistungsverzeichnisse manuell angelegt werden müssten – von einem anwenderfreundlichen Arbeiten mit SAP im Zusammenhang mit Leistungsverzeichnissen ist also nicht zu sprechen.
Komplexe Leistungsverzeichnisse werden in der heutigen Praxis daher außerhalb von SAP, und zwar in AVA-Programmen (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) erstellt und ebenfalls außerhalb von SAP zur Ausschreibung gebracht. Der Auftragswert, der aus der Ausschreibung resultiert, wird dann in SAP nur als aggregierter Summenwert in einer Bestellung bzw. Bestellposition gebucht: 1 Stück (LE) Fertigungsanlage erstellen, 1 Mio. Euro.
Ein genaues Controlling und das in Echtzeit, ist infolgedessen so in SAP nicht möglich, da die erforderlichen Daten und Details fehlen: Zum Abbau des Obligos können lediglich die Summenwerte der jeweiligen Abschlagzahlungen in SAP-System herangezogen werden – ganz zu schweigen von einer differenzierten Abrechnung der erbrachten Leistung, die als Grundlage für Reportings und Kontrollmechanismen dient. Das kann folglich nur in einem externen System erfolgen. In der Regel ist dies wiederum das AVA-Programm, in dem auch das Leistungsverzeichnis erstellt wurde.
Das bedeutet: Was im AVA-Programm gepflegt wird (z. B. Aufmaße, Abschlagzahlungen, Nachträge), muss in SAP händisch nachgezogen werden. Es gibt redundante Daten und keine eindeutige Datenhaltung. Das Fehlerpotenzial bei der manuellen Übertragung der Abrechnungswerte in das SAP-System bleibt hoch.
„S wie Simple“ funktioniert nicht für Bauleistungen
Bauleistungen und SAP, das waren immer schon zwei Welten. Denn Bauleistungen sind in Deutschland unweigerlich mit der Erstellung und Abrechnung von Leistungsverzeichnissen gekoppelt. Aufbau und Struktur der Leistungsverzeichnisse sind über das GAEB-Format definiert und zum Austausch standardisiert. D. h. jeder, der mit Leistungsverzeichnissen zu tun hat, sei es in der Planung (LV-Erstellung, Kostenschätzung), dem Einkauf (Ausschreibung, Bestellung) oder der Abrechnung (Aufmaß, Leistungserfassung), ist auf eine einfache Handhabung von Leistungsverzeichnissen angewiesen.
An dieser Stelle bleibt SAP seinen Anwendern seit Jahren eine Antwort schuldig. Mehrere Ankündigungen, das GAEB-Format zu unterstützen, sind bislang nicht eingehalten worden. Ein Im- und Export von GAEB-Leistungsverzeichnissen ist nach wie vor nicht möglich und wird auch in Zukunft nicht möglich sein. Zudem fehlt es dafür nicht nur an der Anwenderfreundlichkeit in SAP, sondern vielmehr auch an den Möglichkeiten, die bauspezifischen Prozesse überhaupt abzubilden.
Während in der alten SAP Welt über SAP MM-SRV zumindest komplexe und mehrstufige Leistungsverzeichnisse abgebildet und über das derzeitige ECC SAP-GUI bearbeitet werden können, wird dies in der neuen S/4HANA-Fiori-Kombination in dieser Form nicht mehr möglich sein.
Brücken sind mehr denn je gefragt
Die Brücke, die heute bereits die Cloud-basierte FUTURA Lösung zu SAP schafft, wird in Zukunft daher noch wichtiger werden. Zum einen weil sie das in Deutschland etablierte, jedoch von SAP nicht unterstützte GAEB-Format, das zum Austausch von komplexen Leistungsverzeichnissen genutzt wird, unterstützt und – viel wichtiger -, weil FUTURA über eine tiefe Integration in das SAP-Backend (ECC wie auch S/4HANA) verfügt. Technisch analog zu den Fiori-Apps greift FUTURA unter anderem auf die SAP-Funktionsbausteine zu und bietet eine einfache Bedienoberfläche, um die Anwendungskomponente MM-SRV im Hintergrund weiterhin zu bedienen. So müssen Bauleistungen weder in das Korsett der Lean Services gezwängt – was schließlich überhaupt nicht funktioniert – noch in ein AVA-Programm als Insellösung ausgelagert werden.
Und noch ein Aspekt darf nicht unterschätzt werden: Um die mit der neuen Datenbanktechnologie der In-memory-Plattform Hana versprochenen Performance-Steigerungen sowie bessere Möglichkeiten für Ad-hoc-Reporting, Analysen und Simulationen überhaupt ausnutzen zu können, braucht es eine entsprechende Datenqualität auch in der Dienstleistungsbeschaffung – eine Datenqualität, die mehr beinhaltet als nur die in der Praxis üblichen aggregierten Summenwerte in SAP. Auch an dieser Stelle sorgt FUTURA durch die Integrationstiefe für die entscheidende Basis, um differenzierte Auswertungen, Analysen und Controlling Maßnahmen im SAP-System – ECC wie in S/4HANA – überhaupt zu ermöglichen.
Seit 1997 entwickelt und betreibt Futura Solutions innovative Software-Lösungen, die Menschen und ihre Arbeitsprozesse verbinden. Schwerpunkt ist die digitale Transformation in der Dienstleistungsbeschaffung. Die Erfahrung bei Entwicklung und sicherem Betrieb von Cloud-Services kombiniert Futura Solutions mit einem tiefen SAP-Know-how. Weltweit arbeiten branchenübergreifend mehr als 60.000 Anwender mit FUTURA®-Lösungen. Zu den Kunden gehören mittelständische Firmen sowie 20 Prozent der DAX30-Unternehmen, für die Futura Solutions neue Leistungspotenziale in ihrer Beschaffung erschließt.
Futura Solutions GmbH
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Freudenberg SE geht neue Wege in der digitalen Beschaffung von Bauleistungen
Der Wunsch nach mehr Transparenz in Form eines durchgehenden Beschaffungscontrollings über Systemgrenzen hinweg und Entlastung des Einkaufs u. a. bei der Rechnungsprüfung war der Haupttreiber für das umfassende Digitalisierungsprojekt. Insgesamt sechs Anwendungsfälle wurden definiert, wobei der Fokus auf dem klassischen AVA-Fall und Wertkontraktabrufen bei Standard-Baugewerken liegt.
„Diese Anforderungen in Verbindung mit einer tiefgreifenden SAP-Integration führte uns schnell zu Futura Solutions“, sagt Marco Thaller, Projektleiter aus dem Hause Freudenberg Real Estate GmbH, zur Ausgangssituation. „In der Entwicklung der SAP-Schnittstellen bzw. der SAP-Integration gehört Futura Solutions sicherlich zu den führenden Softwareunternehmen. Doch noch mehr als die technologischen Aspekte haben uns die Art und Weise überzeugt, wie Futura Solutions an die Zielsetzung herangegangen ist und wie wir in enger Zusammenarbeit dabei mitgenommen worden sind. Das hat uns enorm geholfen, das Projekt zu strukturieren.“
Festes Vorgehensmodell in der Beratung
„Wir sind Prozessdenker. Gerade bei der Definition der Anforderungen und den Ansätzen zur Prozessoptimierung beraten und begleiten wir unsere Kunden intensiv. Neben unserer Branchenerfahrung ist es vor allem das bewährte Vorgehensmodell, das eine hohe Praxisorientierung bei der Einführung der Cloud-Lösung sicherstellt“, ergänzt Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer von Futura Solutions. „In der Regel stoßen wir bei Kunden auf Situationen, in denen Planung, Einkauf und Abwicklung von Dienstleistungen in diversen Insellösungen etabliert sind. Da müssen nicht nur die Prozesse funktionsübergreifend auf den Prüfstand, sondern es geht auch darum aufzuzeigen, was SAP als digitaler Kern des Unternehmens überhaupt leisten kann und was dafür erforderlich ist, eine durchgängige Transparenz zu schaffen.“
Die Cloud-basierte FUTURA SRM Lösung wird nun sukzessive in den unterschiedlichen Anwendungsfällen bei Freudenberg Real Estate GmbH ausgerollt. Neben dem Standardfunktionsumfang werden auch kundenindividuelle Anforderungen umgesetzt. Denkbar ist es, FUTURA SRM später auch in anderen Gesellschaften der Freudenberg-Gruppe auszurollen und jährlich 10.000 bis 15.000 Beschaffungstransaktionen systemunterstützt abzubilden.
Über Freudenberg Real Estate GmbH
Grundstücke zu erwerben und zu bebauen, Produktionsgebäude, Lagerhallen oder Büroräume zu kaufen oder zu verkaufen, zu mieten, zu vermieten und zu bewirtschaften, gehört genauso wie Beratungs- und Ingenieurleistungen in Immobilienfragen zum Leistungsspektrum. Darüber hinaus entwickelt die Freudenberg Real Estate GmbH auch vollständige Betriebsstätten sowie neue Nutzungskonzepte, beispielsweise für den Technologiepark Weinheim oder andere freie Industrieflächen. Freudenberg Real Estate GmbH ist Teil der Freudenberg-Gruppe mit rund 50.000 Mitarbeitern in 60 Ländern und einem Umsatz von mehr als 9,3 Milliarden Euro im Jahr 2017.
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Stadtwerke Jena weiten Einsatz von FUTURA SRM für die Dienstleistungsbeschaffung aus
„Mehr Transparenz und Steuerbarkeit des wesentlichen wertschöpfenden Beschaffungsprozesses waren die Haupttreiber für unseren Wunsch, die digitale Durchgängigkeit auszuweiten“, sagt André Kliem aus der Unternehmensentwicklung und zuständiger Projektleiter bei den Stadtwerken Jena. „Dazu haben wir uns diverse Lösungen im SAP- wie auch im Non-SAP-Umfeld auf dem Markt angeschaut. Was uns erneut zu Futura Solutions geführt hat, war die Kombination aus Standardlösung und Branchenwissen. Auf unsere sehr speziellen Fragestellungen – zur Integration in SAP, den planungsspezifischen Themen, der Gliederung nach Sparten ect. – konnte FUTURA SRM die überzeugendsten Antworten gegeben, so dass wir uns für die Einführung entschieden haben.“
Mit ausgewiesenem Prozess- und SAP-Know-how begleitet
Neben den besonderen auf Energie- und Netzbetreiber ausgerichteten Funktionalitäten liegt der Mehrwert von FUTURA SRM in dem nahtlosen Zusammenspiel mit SAP. „Wir liefern ja im Grunde genommen nicht nur eine Software, sondern ein mit SAP vernetztes, funktionierendes System, wobei SAP durch die Belege und Kontierungsmöglichkeiten den Takt vorgibt“, unterstreicht Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer von Futura Solutions. „Deshalb ist es uns sehr wichtig, dass wir den Weg dahin mit einer systematischen Vorgehensweise, Workshops, Leitfäden und Vorstudien begleiten.“
Als Infrastrukturdienstleister decken die Stadtwerke Jena Netze ein Netzgebiet von 370 Quadratkilometern mit 144.000 Einwohnern ab. Zu den Aufgaben gehören die Herstellung, Änderung und Beseitigung von Netzanschlüssen, die Betriebsführung sowie Instandhaltung für technische Anlagen, u. a. Blockheizkraftwerke und Biomasseanlagen.
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Stadtwerke Ingolstadt steigen für die Dienstleistungsbeschaffung auf FUTURA SRM um
Mit der Entscheidung für FUTURA SRM setzen die Stadtwerke Ingolstadt nun auf eine systemische Unterstützung der zentralen Einkaufsprozesse, allem voran in der Abrechnung durch die einfache Online-Einbindung der Lieferanten und Dienstleister bei der Aufmaßeingabe.
„Entscheidend ist, dass wir nun eine Übersicht über die Anzahl der Bestellungen und – noch wichtiger – jederzeit über den Abrechnungsstand in unseren Projekten haben“, hebt Andreas Penzl, Leiter Einkauf/Materialwirtschaft hervor. Diese Transparenz war bislang trotz SAP-Anbindung des eingesetzten AVA-Tools nicht möglich. Eine Datenübertragung zwischen den Systemen erforderte zudem ein kontrollintensives Handling und zog eine doppelte Pflege der Leistungsstämme nach sich.
„Wir haben von Anfang an auf eine Standardlösung gesetzt und uns bei FUTURA-Referenzunternehmen in der Branche umgeschaut, wie sie ihre Prozesse mit abbilden“, so Andreas Penzl. „Die Modellierung unserer Soll-Beschaffungs-prozesse erfolgte dann eng mit all unseren Fachbereichen – wichtig für die Akzeptanz.“ FUTURA SRM vernetzt das SAP-System interaktiv mit den originären AVA-Prozessen und bindet zudem noch Bieter und Lieferanten in Echtzeit in die Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse ein.
2018 wurden von rund 50 Anwendern aus unterschiedlichen Fachbereichen bereits mehr als 600 Anfragen und mehr als 1000 Bestellungen sowie Leistungserfassungen über FUTURA SRM abgewickelt. Aufträge werden vornehmlich an Dienstleister und Lieferanten aus der Region vergeben: Hier investieren die Stadtwerke Ingolstadt in Dienstleistungen und Güter in Höhe von 27 Mio. Euro. In den vier beteiligten Unternehmen der Stadtwerke arbeiten rund 300 Spezialisten.
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SAP Ariba: Was hält die SRM-Nachfolgelösung für den Dienstleistungseinkauf bereit?
Von SAP SRM zu Ariba – aus der Brille von SAP
Die Strategie von SAP sieht vor, SAP SRM mit SAP Ariba und SAP S/4HANA abzulösen: „Ein System von der Bestellung über die Freigabe, Lieferung bis zur Rechnung, strategische Vereinbarungen mit präferierten Lieferanten, zentrale Ausschreibungen über eine weltweite Plattform und zuletzt Analysen über alle Partner hinweg“, so das Versprechen von SAP zum Ariba-Lösungsportfolio, das sich aus verschiedenen, auch stand-alone einsetzbaren Cloud-Lösungen für den strategischen wie auch operativen Einkauf zusammensetzt.
Eine zentrale Stellung darin übernimmt SAP Ariba Network, eine Plattform zur Kommunikation und Kollaboration mit Lieferanten über die standardmäßig alle Prozesse rund um Sourcing, direkte und indirekte Beschaffung sowie die Abrechnung laufen. Mehr als 3 Mio. registrierte Unternehmen machen es zum weltweit größten B2B-Netzwerk – und damit schwerpunktmäßig für Unternehmen mit global aufgestellten Beschaffungsprozessen interessant.
Für den Einkauf und das Management von Personaldienstleistungen empfiehlt SAP die Speziallösung SAP Fieldglass, die den gesamten Life Cycle externer Mitarbeitender von der Rekrutierung geeigneter Zeitarbeitskandidaten über das Onboarding bis hin zum Offboarding abbildet. Hier steht das „Wer“ der Leistungen im Mittelpunkt. Geht es jedoch bei den Leistungen um „Was“ und „Wieviel“ und umfasst ebenfalls Material, so empfiehlt SAP einen in S/4HANA integrierten Einsatz der Ariba-Lösungen.
So sieht SAP Ariba die End-to-End-Prozesse zur Dienstleistungsbeschaffung
Im SAP-Whitepaper Transform Procurement with SAP S/4HANA und SAP Ariba Solutions werden zwei Prozessvarianten vorgestellt, die einmal aus dem ERP-System (hier: S/4HANA) und einmal von SAP Ariba ausgehen.
- Beim Standard-Purchase-to-Pay-(P2P)-Prozess sind alle Workflows in die Ariba-Cloud verlagert, lediglich die Rechnung ist im ERP-System abgelegt.
- Mit dem Start eines Purchase-to-Order-(P2O)-Prozess in SAP S/4HANA werden Bestell- und Wareneingangsbeleg bzw. das abgenommene Leistungserfassungsblatt im Hintergrund im ERP-System gebucht.
Anderes Verständnis von Dienstleistungen
Doch ganz unabhängig von den prinzipiellen Szenarios, in die jeweils unterschiedliche Ariba-Lösungen eingebunden sind: Leistungsbeschreibungen und Leistungserfassung unterliegen im Vergleich einem ganz anderen Verständnis als in Deutschland.
Denn egal, ob es im SAP-Jargon um sogenannte „Complex Services“ oder „Simple Services“ geht, die Abrechnung erfolgt üblicherweise auf Stundenbasis. Zu erbringende Leistungen sind z.B. im Projektgeschäft in separaten „Statements of Work“ (SOWs) beschrieben, die – ohne vorgegebene feste Struktur – Informationen zu Ausgangslage, Ziel, Schwerpunkt und Aufgabenanforderung beinhalten. Dazu vereinbarte Kontrakte beziehen sich auf feste Stundensätze, die dann bei der Abrechnung herangezogen werden.
Ganz anders die Praxis in Deutschland: Dienstleistungen und dabei insbesondere Bauleistungen werden in Deutschland in Form von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen (LV) beschrieben, deren Austausch in Deutschland im GAEB-Format stattfindet. Solche komplexen Leistungsverzeichnisse haben nichts mit dem Verständnis von SAP zu „komplexen Dienstleistungen“ zu tun.
Eine Position „1 qm Wand streichen“ ist z. B. mit einem Einheitspreis (EP) versehen, der einen Material- und Lohnanteil enthalten kann – eine Bestellung erfolgt mit Angabe des EPs und der Fläche in qm. Eine Leistungsrückmeldung erfolgt daher nicht nach Stunden, sondern nach gestrichener Fläche, d. h. erbrachter Leistung. Erst diese differenzierte Beschreibung der zu erbringenden Leistung ermöglicht eine genaue Abrechnung, die eine viel größere Transparenz liefert als die ausschließliche Betrachtung von geliefertem Material und geleisteten Stunden.
Damit zeichnet sich deutlich ab, was im Rahmen und nicht zuletzt im Simplifizierungsansatz von S/4HANA zum Tragen kommt und sich auch in der Struktur von Ariba wiederspiegelt: Dienstleistungen sollen in einfacher Weise, als einfache Liste abgewickelt werden, im SAP Jargon „Lean Services“ genannt. Die Grenzen zeigen sich allerdings nach wie vor spätestens dann, wenn es um Leistungen geht, die in einer LV-Struktur erfasst sind.
Grenzen von SAP Ariba und die Konsequenzen
Zwei mit Ariba verbundene Einschränkungen haben weitreichende Konsequenzen, die zu Lasten der Handhabung, Datendurchgängigkeit und Transparenz im Bereich der Ausschreibung und Abrechnung von Dienst- bzw. Bauleistungen gehen:
- Während SAP SRM-Nutzer auf das MM-SRV-Modul in ECC zurückgreifen konnten, um mehrstufige Dienstleistungshierarchien abbilden zu können, sind sie mit Ariba Network davon abgeschnitten: „Ariba Network unterstützt keine Dienstleistungshierarchien, also Dienstleistungen, die aus mehr als einer Hierarchiestufe bestehen. Diese Bestellungen können nicht übertragen werden.“
- Weder derzeit das SAP ECC noch zukünftig die S/4HANA Procurement Suite oder SAP Ariba unterstützen das in Deutschland etablierte GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss für Elektronik im Bauwesen) zum Austausch von Leistungsverzeichnissen.
Die Folge: Unternehmen, die ihre Bauleistungen in GAEB-Formaten planen und hierfür bspw. ein AVA-System (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) nutzen, haben standardgemäß keine Möglichkeit, ihre Leistungsverzeichnisse in SAP zu importieren – sei es für eine Ausschreibung oder für eine Bestellung, die über SAP Ariba Network mit den Dienstleistern kommuniziert werden soll. Dies bedeutet, dass bei einer Ausschreibung die Daten für einen automatischen Preisspiegel auf Positionsebene fehlen und bei einer Bestellung keine Rückmeldung auf Positionsebene stattfinden kann.
Workaround hebelt „Procurement Transformation“ aus
Ariba-Nutzern bleibt bei der Bestellung von Bauleistungen bzw. Leistungen, die auf mehrstufigen Leistungsverzeichnissen beruhen, nur ein Workaround: Ein Leistungsverzeichnis kann lediglich als Attachment angehängt werden. Das heißt: Im SAP-System wird nur eine Position mit der Auftragssumme gebucht (Stichwort: 1 LE); alle Details befinden sich im Anhang und sind separat nur als PDF-Formular aufrufbar.
Dies macht einem dezidierten Controlling und Reporting einen Strich durch die Rechnung. Denn nur wenn die einzelnen Leistungen (d. h. Positionen des Leistungsverzeichnisses) in Form von Leistungszeilen im SAP-System hinterlegt sind, kann eine Leistungserfassung auf Leistungszeilenebene stattfinden – und damit eine transparente Abrechnung gewährleisten.
Fazit
Die digitale Transformation des Einkaufs aus Sicht von SAP sieht S/4HANA als digitalen Kern, an den SAP Ariba-Applikationen angebunden sind. Zusammen mit SAP Ariba Network, dem weltweit größten „Supernetzwerk“ sollen sie den Grundstein für einen durchgängigen standardisierten Prozess des Source-to-Settle legen, berichtet Beschaffung aktuell in dem Artikel „Auf zu neuen Ufern – Erkenntnisse von der Ariba Live 2018“.
Es ist nur konsequent, dass dieser Standardisierungsmaxime – im globalen Kontext ja lediglich lokale – Formate durchs Raster fallen. Lean Services in Katalogstruktur schaffen es jedoch nicht, die lokalen Anforderungen an die Verarbeitung und Nutzung von mehrstufigen Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format zu erfüllen.
Unternehmen, deren Kernkompetenz die Beschaffung und Abwicklung von Leistungen beinhaltet und dessen Beschaffungsprozesse zum Großteil in diesem Bereich angesiedelt sind, können mit SAP Ariba-Lösungen nicht die gewünschte Prozessoptimierung und Kostentransparenz erreichen – und damit in diesem Bereich nur unzureichend von den Chancen der Digitalisierung profitieren.
Für eine differenzierte und transparente Beauftragung und Abrechnung von Leistungen, im speziellen von Bauleistungen, ist in Deutschland der Austausch von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format alternativlos. Soll dieser Prozess optimiert und integriert in das SAP-System ablaufen, kommt an dieser Stelle nur eine Speziallösung infrage, die SAP integriert, das GAEB-Format unterstützt und auf Knopfdruck die gesamte Struktur eines GAEB-Leistungsverzeichnis im SAP-System abbilden kann.
Seit 1997 entwickelt und betreibt Futura Solutions innovative Software-Lösungen, die Menschen und ihre Arbeitsprozesse verbinden. Schwerpunkt ist die digitale Transformation in der Dienstleistungsbeschaffung. Die Erfahrung bei Entwicklung und sicherem Betrieb von Cloud-Services kombiniert Futura Solutions mit einem tiefen SAP-Know-how. Weltweit arbeiten branchenübergreifend mehr als 60.000 Anwender mit FUTURA®-Lösungen. Zu den Kunden gehören mittelständische Firmen sowie 20 Prozent der DAX30-Unternehmen, für die Futura Solutions neue Leistungspotenziale in ihrer Beschaffung erschließt.
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Warum Controlling im Einkauf von Dienstleistungen eine Herausforderung ist
ERP-System führt beim Einkaufscontrolling
Die Situation speziell bei der Dienstleistungsbeschaffung beleuchtet Trendstudie „Beschaffung komplexer Leistungen – auf dem Weg zu mehr Prozessquallität?“, die wir 2018 in Auftrag gegeben haben. Bei der Frage, welche Systeme im Einkaufscontrolling für die Dienstleistungsbeschaffung eingesetzt werden, hat das ERP?System (z. B. SAP) ganz klar die Nase vorne. 84 Prozent aller Befragten nutzen dieses für Reporting und Controlling.
MS Excel-Tabellen und MS Access kommen bei 42 Prozent der Unternehmen zum Einsatz. AVA?Programme, die klassische Bausoftware, übernimmt bei 26 Prozent die Rolle als Reporting?Quelle. Das scheint der BME-Barometer bei der Auswertung der gewählten Nutzungsmodelle der E-Tools zu bestätigen. On-Premise-Lösungen dominieren generell – am ausgeprägtesten jedoch im Bereich Controlling und Spend Analysis mit einer Quote von 70,6 Prozent.
Wenn BI-Applikationen im Fachbereich eigene Informationssilos errichten, so sind diese zwar fachbereichsintern schnell und flexibel für Auswertungen nutzbar, hebeln jedoch aus der prozessübergreifenden Perspektive die gesamtheitlichen Auswertungen des ERP-Systems aus.
Wer nicht sät, kann nicht ernten
Kennzahlensysteme und Strategien für die Dienstleistungsbeschaffung aufzubauen, ist für den Einkauf in der Praxis meist eine kniffelige Sache. Denn im Gegensatz zum direkten Materialeinkauf können Teilenummern und Materialkostenveränderungen nicht fürs Controlling herangezogen werden. Umso mehr rücken kreditorische Informationen aus bebuchten Sachkonten und Kostenstellen sowie die Auswertung von Rechnungs- und Bestellpositionen mehr in den Fokus, um Einsparungen oder Optimierungen zu realisieren.
Ein differenziertes Controlling kann es nur geben, wenn Stamm- und Bewegungsdaten aus dem operativen Beschaffungsprozess auch in entsprechend detaillierter Form zur Verfügung stehen – optimalerweise in Echtzeit. Soll SAP die „führende“ Datenquelle sein, müssen im System auch alle Details einer Dienstleistungsbestellung erfasst sein. Eine Verbuchung der Bestellung in Form einer aggregierten Summe (1 LE) und einem angehängten Leistungsverzeichnis (LV) im PDF-Format erfüllt diese Anforderung jedenfalls nicht.
Datentransparenz und Datenstrukturierung
Nach dem BME?Barometer „Elektronische Beschaffung 2019“ führen mangelnde interne Datentransparenz bzw. -strukturierung, ungenügende bzw. fehlende Standards sowie unzureichende interne Voraussetzungen die Liste der Hinderungsgründe hinsichtlich einer weiteren Digitalisierung im Einkauf an – alle drei Aspekte spielen direkt auf die Datenqualität an mit entsprechenden Auswirkungen auf ein Controlling.
Bei knapp 70 Prozent der befragten Unternehmen unserer Trendstudie zur Dienstleistungsbeschaffung erfolgt die Bedarfsbeschreibung in Form von Freitext, also nicht standardisiert, so ein zentrales Ergebnis. Es verwundert daher nicht, dass in dem Aufbau von Stammdaten und Leistungsverzeichnissen die vielversprechendsten Ansätze in der Optimierung der Dienstleistungsbeschaffung gesehen werden (44 Prozent).
Speziell bei Bauleistungen, die in Unternehmen häufig ein hohes Einkaufsvolumen abbilden und große Anforderungen an Bearbeitung und Abwicklung stellen, bietet das in Deutschland gängige GAEB-Format ein etabliertes System für standardisierte Leistungsbeschreibungen in Form mehrstufiger Leistungsverzeichnisse an. Grundsätzlich können in SAP zwar GAEB-konforme Leistungsverzeichnisse abgebildet werden, jedoch ist das Arbeiten in SAP zu unbequem und umständlich, weshalb in den allermeisten Fällen heute nicht mit Dienstleistungen und Leistungsverzeichnissen in SAP gearbeitet wird; eine GAEB-Schnittstelle gibt es nicht.
In der Praxis dominiert daher bei der Vergabe von Bauleistungen der Umweg über eine Bestellposition (“1 LE”) mit angehängtem Leistungsverzeichnis in PDF-Format. In der Konsequenz kann in SAP die Abrechnung auch nur über aggregierte Summen oder prozentuale Beträge erfolgen, nicht jedoch über erbrachte Mengen und Leistungen auf Leistungszeilenebene. Transparenz, Steuerungsmöglichkeiten und Auswertungen bleiben auf der Strecke.
SAP zur führenden Datenquelle machen
Die FUTURA-Methode schafft Abhilfe. Die Restriktionen, die sich bei der Beschaffung von Dienstleistungen aus der fehlenden Unterstützung von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format vonseiten SAP ergeben, hebt sie vollständig auf. Sie ermöglicht nicht nur ein einfaches Handling beim Erstellen von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Standard, sondern fokussiert zudem darauf, dass diese über eine Prozessintegration mit einer interaktiven Ansteuerung von SAP auch in den Folgeprozessen durch die Akteure genutzt und weiterverarbeitet werden können, z. B. bei der Leistungserfassung durch die Lieferanten. Strukturierte und standardisierte Leistungsverzeichnisse werden so durchgehende Basis für die Planung, den Einkauf wie auch bei der Abrechnung.
- Belege (BANF, Angebot, Bestellung, Kontrakt, Leistungserfassung) mit GAEB-LVs werden automatisiert in SAP zur weiteren Verarbeitung und Auswertung angelegt
- Die Abrechnung der Dienstleistungen erfolgt online durch Rückmeldung der erbrachten Leistung auf Leistungszeilenebene, Bestell-Obligos werden dadurch in „Echtzeit“ abgebaut
- Die Datenqualität wird in SAP erhöht, da das System automatisch mit allen erforderlichen Daten (Belegen) „gefüttert“ wird
- Erst mit dieser Datenqualität wird ein differenziertes und transparentes Reporting und eine gezielte Steuerung sowie Controlling im SAP-System möglich
Die Collaboration Plattform FUTURA SRM bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die das SAP-System interaktiv ferngesteuert bzw. -bedient wird – die Prozesse der Dienstleistungsbeschaffung werden mit dem SAP-System vernetzt. Da sämtliche Details mit dem SAP-System ausgetauscht werden, entsteht eine Datenqualität, die SAP als den digitalen Kern unterstreicht. Ganz im Sinne der Digitalisierung von Prozessen zur Bereitstellung und Verwendbarkeit von zentralen Daten.
Seit 1997 entwickelt und betreibt Futura Solutions innovative Software-Lösungen, die Menschen und ihre Arbeitsprozesse verbinden. Schwerpunkt ist die digitale Transformation in der Dienstleistungsbeschaffung. Die Erfahrung bei Entwicklung und sicherem Betrieb von Cloud-Services kombiniert Futura Solutions mit einem tiefen SAP-Know-how. Weltweit arbeiten branchenübergreifend mehr als 60.000 Anwender mit FUTURA®-Lösungen. Zu den Kunden gehören mittelständische Firmen sowie 20 Prozent der DAX30-Unternehmen, für die Futura Solutions neue Leistungspotenziale in ihrer Beschaffung erschließt.
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Erfolgreich abgeschlossen: 1. Rezertifizierungsaudit ISO/IEC 27001
Der Untersuchungsgegenstand umfasste das Gesamtunternehmen einschließlich der Organisation. Darin enthalten sind alle Anwendungen und Prozesse, die für die Entwicklung und den Betrieb der Cloud-Lösung erforderlich ist. Die mehrtägigen Vor-Ort-Prüfungen, bei denen verschiedene Verfahrens- und Arbeitsanweisungen auf praktische Anwendung auditiert und damit verprobt wurden, sowie Einzelbefragungen haben bestätigt, dass die Anforderungen der ISO/IEC 27001:2013-Zertifizierung ohne Abweichungen erfüllt sind. Damit wird das Zertifikat mit einer Gültigkeitsdauer bis zum Jahr 2021 erneuert.
IT-Sicherheit als gelebter Wert
Das ISMS wird von der Geschäftsführung nachhaltig unterstützt und verantwortet. „Mit dieser Zertifizierung belegen wir, dass unsere Organisation und die Prozessabläufe – ob in der Konzeption, Entwicklung, Qualitätssicherung und Betrieb unserer Standardsoftware – einem systematischen Risikomanagement unterliegen. Als IT-Dienstleister tragen wir für das Thema Informationssicherheit eine große Verantwortung“, erklärt Geschäftsführer Hartmut Schwadtke (links im Bild). Systematische Risikoanalysen, die alle Bereiche des Unternehmens einbeziehen, erfolgen im Rahmen des Business Continuity Managements auf Basis eines vorstrukturierten Business Impacts sowie einer Risikoanalyse. Erkannte Risiken werden nach einer vorgegebenen Methode bewertet und anschließend im Rahmen der Risikobehandlung bearbeitet und daraus entsprechende Vorsorgemaßnahmen definiert. „Hervorzuheben ist das außergewöhnliche Commitment der Geschäftsführung, und das nicht nur in Bezug auf Umfang und Häufigkeit der Abstimmungsmeetings mit dem IT-Sicherheitsbeauftragten. Herr Schwadtke hat die gesamte Auditzeit persönlich begleitet“, bestätigt Holger Bohne, zuständiger Hauptauditor. „IT-Sicherheit ist ein gelebter Wert und hier wird viel mehr geleistet, als die Norm vorgibt.“
Transparenz und Struktur
Zentrales Steuerungsorgan ist der IT-Arbeitskreis, der vom IT-Sicherheitsbeauftragten Ingo Krischker geleitet wird. „Für unsere internen Audits folgen wir einem jährlichen Auditprogramm. Werden Feststellungen aus Audits getroffen und abgeleitete Maßnahmen vorgenommen, folgt eine sogenannte Managementbewertung und Nachverfolgung im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses“, erklärt Ingo Krischker, verantwortlich für die Vorbereitung des Rezertifizierungsaudits (rechts im Bild).
Neben den jährlichen Überwachungsaudits steht im Turnus von drei Jahren jeweils ein umfängliches Audit zur Rezertifizierung ISO/IEC 27001:2013 an.
Seit 1997 entwickelt und betreibt Futura Solutions innovative Software-Lösungen, die Menschen und ihre Arbeitsprozesse verbinden. Schwerpunkt ist die digitale Transformation in der Dienstleistungsbeschaffung. Die Erfahrung bei Entwicklung und sicherem Betrieb von Cloud-Services kombiniert Futura Solutions mit einem tiefen SAP-Know-how. Weltweit arbeiten branchenübergreifend mehr als 60.000 Anwender mit FUTURA®-Lösungen. Zu den Kunden gehören mittelständische Firmen sowie 20 Prozent der DAX30-Unternehmen, für die Futura Solutions neue Leistungspotenziale in ihrer Beschaffung erschließt.
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Trendstudie Dienstleistungsbeschaffung: Jedes zweite Unternehmen hat Nachholbedarf bei der Prozessbeschleunigung
Heute richten sich viele Hoffnungen auf die Vorteile eines End-to-end-integrierten Beschaffungs-prozesses. Wir beobachten, dass der Digitalisierungsfokus in vielen Unternehmen jedoch nach wie vor material- und fertigungsgetrieben ist – Dienstleistungen werden oft lediglich im Rahmen des indirekten Einkaufs beachtet und in den digitalen Strukturen wie Material behandelt. Das greift jedoch da zu kurz, wo Dienstleistungsbeschaffung einen strategischen Wertbeitrag in Unternehmen leistet“, erklärt Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer von Futura Solutions, bei der Vorstellung der Ergebnisse. Die vorliegende Studie „Beschaffung komplexer Leistungen – auf dem Weg zu mehr digitaler Prozessqualität?“ will diese Lücke in der sonst materialgetriebenen E-Procurement-Diskussion schließen.
Neuralgische Punkte in der Dienstleistungsbeschaffung
Um ein Bild zu erhalten, welche Themen gerade ganz oben auf der Agenda des Einkaufs stehen, wurde die Bedeutung von insgesamt neun Zielen der strategischen wie operativen Dienstleistungsbeschaffung abgefragt und gleichzeitig die Einschätzung nach deren aktuellen Umsetzungsgrad. Eine deutliche Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit klafft bei den Zielen „Senken der Prozesskosten“ und „Beschleunigung der Prozesse“.
„Bestehende E‐Procurement‐Landschaften fokussieren in der Regel auf die materialgetriebene direkte Beschaffung. Workflows, die sich speziell aus der Beschaffung von Dienstleistungen ergeben, laufen da oft unter dem Radar. Es lassen sich aber eben nicht alle Dienstleistungsarten in das Korsett der Lean Services von SAP zwängen, die nah an der damit verknüpften Katalogsystematik angesiedelt sind", kommentiert Hubert Schröder, Leiter Marketing und Vertrieb, ebenfalls im Podcast-Interview mit Cloud Reporting Report „Die Form der Leistungsbeschreibung und deren Handling im digitalen Prozess und konsequenterweise die Leistungserfassung sind hier ganz neuralgische Punkte.”
Insgesamt 102 deutsche Unternehmen haben bei der Online-Befragung Mitte 2018 teilgenommen. Eine strategische Rolle spielt das Thema Dienstleistungsbeschaffung nur in mittleren und großen Unternehmen eine strategische Rolle: Mehr als drei Viertel der befragten Unternehmen beschäftigen mehr als 500 Mitarbeiter, fast zwei Drittel (65 Prozent) sogar mehr als 1.000 Mitarbeiter. Fast 90 Prozent der Befragten stammen aus dem Bereich Einkauf. Das verdeutlicht die Stellung des Einkauf bei der digitalen Transformation in der Beschaffung.
Die wichtigsten Ergebnisse der Trendstudie
Der Verbesserung der Dienstleistungsqualität wird unter allen abgefragten Zielen die höchste Bedeutung zugemessen. 95 Prozent der Teilnehmer verschreiben sich diesem Ziel. Die Mehrheit von ihnen sieht sich dabei auch auf einem bereits guten Weg: 63 Prozent beurteilen den Umsetzungsgrad als (eher bzw. vollständig) erreicht. Die damit zusammenhängende Verbesserung der Versorgungs-sicherheit landet als Ziel sogar annähernd gleichauf in puncto Zielbedeutung und aktuellem Umsetzungsgrad bei 86 Prozent bzw. 80 Prozent.
Ganz anders sieht es in den klassischen Kategorien Zeit und Kosten aus. Den größten Nachhol-bedarf haben Unternehmen bei dem Ziel, Prozesse zu beschleunigen. Hier offenbart sich mit Abstand die größte Schere zwischen Wichtigkeit (91 Prozent) und Umsetzungsgrad (47 Prozent) – und das obwohl der Automatisationsgrad im operativen Beschaffungsprozess bei Bestellung (55 Prozent) und Rechnungs-verarbeitung (44 Prozent) bereits sehr hoch ist.
Die vorgelagerten Prozesse Bedarfsbeschreibung und -planung, Angebotsprüfung und Preisvergleich sowie Vergabeentscheidung erfolgen bei vielen Unternehmen hingegen noch wenig automatisiert: Bei über 60 Prozent der Unternehmen überwiegt in diesen Schritten eine manuelle Integration. Angesichts des mehrheitlichen Einsatzes von E-Sourcing-Lösungen (65 Prozent) und hoher Zufriedenheit in Funktionalität und Bedienungsfreundlichkeit (86 Prozent) ist dies erstaunlich. Das legt den Schluss nahe, dass das Effizienzpotenzial rund um diese Kernprozesse – insbesondere Bedarfsbeschreibung und Bedarfsplanung – noch nicht ausgeschöpft wird.
Datenqualität und Standardisierung
Einer der Gründe dafür zeigt der Blick darauf, wie Dienstleistungsbedarfe beschrieben werden: Bei knapp 70 Prozent der befragten Unternehmen erfolgt dies in Form von Freitext, also nicht standardisiert. Lediglich 45 Prozent greifen dafür auf Mutter- bzw. Stammleistungsverzeichnisse zurück. Es verwundert daher nicht, dass bei den Unternehmen, die kein Ausschreibungssystem einsetzen, fehlende interne Voraussetzungen (Technik, Daten) mit knapp 60 Prozent die Liste anführen – noch vor den klassischen direkten Kosten- oder Ressourcen-argumenten. In die gleiche Richtung weist der Grund, dass keine signifikanten Einsparungen gegenüber den bisherigen Prozessen (d. h. beispielsweise per E-Mail oder Outlook) zu erwarten sind – bei immerhin 17 Prozent der Befragten ausschlaggebend.
Auch in den anschließenden Prozessen tauchen diese Gründe immer wieder ganz oben auf. Eine zu geringe „Katalog-fähigkeit“ der relevanten Dienstleistungen (38 Prozent) ist der Hauptgrund, warum kein E-Procurement-System eingesetzt wird. An zweiter Stelle sind es wieder fehlende interne Datenvoraussetzungen (32 Prozent), die ebenfalls für 40 Prozent der Befragten gegen die Einführung eines Gutschriftverfahrens sprechen. Fehlende oder mangelnde Standardisierung wirkt sich daher auf die Datenqualität im gesamten Beschaffungsprozess aus und ist ein zentraler Trigger, warum digitale Effizienz entweder nicht oder nicht im vollen Umfang zum Tragen kommt.
Seit 1997 entwickelt und betreibt Futura Solutions innovative Software-Lösungen, die Menschen und ihre Arbeitsprozesse verbinden. Schwerpunkt ist die digitale Transformation in der Dienstleistungsbeschaffung. Die Erfahrung bei Entwicklung und sicherem Betrieb von Cloud-Services kombiniert Futura Solutions mit einem tiefen SAP-Know-how. Weltweit arbeiten branchenübergreifend mehr als 60.000 Anwender mit FUTURA®-Lösungen. Zu den Kunden gehören mittelständische Firmen sowie 20 Prozent der DAX30-Unternehmen, für die Futura Solutions neue Leistungspotenziale in ihrer Beschaffung erschließt.
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