Die Brücke zwischen Büro und Baustelle
Achim Maisenbacher, einer der Gründer und Inhaber von MemoMeister, deckt häufig übersehene Fehler zwischen Büro und Baustelle auf und zeigt, wie diese erkannt und gemeinsam mit dem Team gemeistert werden können. Die 6-teilige Serie besteht aus einem Podcast und einem ergänzenden, ausführlichen Handout mit Diagrammen, Schaubildern und weiterführenden Links.
Alle Tipps und Vorgehensweisen basieren auf zahlreichen Kundengesprächen und Best-Practice-Beispielen von Baustellen in Deutschland, der Schweiz und Österreich. Das Handout steht allen Podcast-Zuhörern ohne Angabe einer E-Mail-Adresse direkt als kostenloser Download (über die Podcast-Shownotes) zur Verfügung.
"Bevor man digitalisiert und Werkzeuge kauft, ist es sinnvoll, die Ursachen vieler Probleme zu verstehen", betont der Podcast-Host. Dieser Leitfaden bietet genau das – einen klaren Weg, wie Führungskräfte neue systematische Prozesse für ihr Unternehmen identifizieren, bewerten und einsetzen können, um typische Fehler zu minimieren. Der Fokus liegt dabei nicht auf einer Software, sondern auf den zugrundeliegenden Prozessen, die bereits heute in den Unternehmen existieren.
Die 6 Bausteine der Reihe „Die Brücke zwischen Büro und Baustelle“ im Fokus
Baustein #1: Erkenne Ursachen versteckter Probleme
Baustein #2: Schlechte Stimmung durch Chaos?
Baustein #3: Kein Raster: Wenig Zaster!
Baustein #4: Raus aus Lügen & Ausreden
Baustein #5: Loyale Mitarbeiter oder „Hater“?
Baustein #6: (Un)Professionelles Auftreten!?
Einladung an Führungskräfte und Interessierte
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In den Shownotes zum Podcast finden Sie auch den Link zum begleitenden Handout, der ohne E-Mail direkt zum Download zur Verfügung steht.
Achim Maisenbacher steht gerne für Interviews und weiterführende Gespräche zur Verfügung.
Seit ihrer Gründung im Jahr 2017 fokussiert sich die in Stuttgart ansässige Freiraum GmbH darauf, Unternehmen bei der visuellen Dokumentation von Projekten, Baustellen, Prüfschritten, Störungen oder Abnahmen zu unterstützen. Dafür hat das Unternehmen die Cloud-Software MemoMeister entwickelt, mit der Fotos, Videos oder PDFs spielend leicht als Memo in der entsprechenden Projektakte dokumentiert und mit Informationen oder Kommentaren angereichert werden können.
Zu den Kunden der Freiraum GmbH zählen insbesondere Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. Aber auch in der Industrie vertrauen bereits zahlreiche Unternehmen auf MemoMeister.
Freiraum GmbH
Ameisenbergstraße 29
70188 Stuttgart
Telefon: +49 (711) 2195225-0
https://memomeister.com/
Gründer und Geschäftsführer
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E-Mail: achim@memomeister.com
Baudokumentation mit individuellen Berichtsvorlagen in Sekundenschnelle
Einen Bericht in wenigen Sekunden erstellen – das ist mit MemoMeister für die Fotodokumentation von Bauprojekten schon lange Realität. Mit der Weiterentwicklung des Berichtswesens können nun auch eigene Vorlagen für individuelle Anwendungsfälle erstellt werden. Darüber hinaus hat das MemoMeister-Team bereits wichtige Vorlagen entwickelt und zur Verfügung gestellt.
Per Mausklick zum versandfertigen Bericht
MemoMeister hat sich als Cloud-Software für die Fotodokumentation auf Baustellen längst etabliert. Die Idee hinter der kollaborativen Projektakte löst ein komplexes Problem denkbar einfach: Mitarbeiter machen auf der Baustelle Fotos, beschriften diese unter anderem per Spracheingabe und legen sie für alle anderen im Team direkt im Bauprojekt ab. Im Büro können die Bilder sofort zur Weiterverarbeitung und zur Erstellung von entsprechenden Dokumentationsberichten genutzt werden. Unterlagen für Kunden, Versicherungen oder Projektpartner sind dann nur noch wenige Klicks entfernt.
„Das war schon ein wichtiger Schritt, weil die Bilder von der Baustelle dadurch noch wertvoller werden. Anderswo landen die Informationen einfach in der digitalen Schublade. Bei uns haben die Infos von unterwegs schon immer dazu beigetragen, dass weniger mit allen Beteiligten diskutiert werden muss”, sagt Achim Maisenbacher von MemoMeister.
Der einfache Einstieg für Büro-Anwender steht im Vordergrund
Um die Dokumentation für Anwender nun noch einfacher und damit attraktiver zu machen, hat MemoMeister diese Funktion weiterentwickelt. Jetzt ist es möglich, eigene Vorlagen zu erstellen, um daraus in wenigen Sekunden fertige Berichte anzufertigen. Die Projektstruktur gibt bereits das Inhaltsverzeichnis vor. Die Mitarbeiter legen die Fotos einfach ab und MemoMeister zieht automatisch die passenden Bilder und deren Beschriftung für den Bericht heraus.
Anwender können mit hinterlegten Vorlagen direkt loslegen
Nutzer mit der Rolle Administrator finden die Berichtsvorlagen ab sofort in ihrem Account unter den Einstellungen. Dort können auch die verschiedenen Berichtsvorlagen importiert werden. So können beispielsweise eine Mängelrüge, ein Dokumentationsbericht, eine Behinderungsanzeige oder ein Annahmeverzug direkt hinterlegt werden. Wem die vorhandenen Vorlagen nicht ausreichen oder wer sie ändern möchte, kann sie einfach herunterladen, in Word anpassen, wieder hochladen und direkt für alle im Team nutzbar machen.
Digitalisierter Ablauf über die gesamte Baudokumentation
Mit der neuen Funktion können sich die Mitarbeiter noch mehr auf ihre Aufgabe konzentrieren und zum Beispiel den Baufortschritt im Firmendesign darstellen. Gleichzeitig ist es so einfach gehalten, dass jeder Mitarbeiter im Büro eine fertige Word- oder PDF-Datei erhält und diese direkt verwenden kann. „Die manuelle Berichterstellung war immer mühsam, zeitaufwendig und frustrierend, wenn man nicht gerade ein EDV-Profi ist“, erklärt Achim Maisenbacher. „Mit MemoMeister ist das jetzt passé.“
Weitere Informationen erhalten Sie unter https://memomeister.com. Alle Bilder dieser Mitteilung sind auch ohne den Text nutzbar. Weitere Bilder auf Anfrage: presse@memomeister.com
Seit ihrer Gründung im Jahr 2017 fokussiert sich die in Stuttgart ansässige Freiraum GmbH darauf, Unternehmen bei der visuellen Dokumentation von Projekten, Baustellen, Prüfschritten, Störungen oder Abnahmen zu unterstützen. Dafür hat das Unternehmen die Cloud-Software MemoMeister entwickelt, mit der Fotos, Videos oder PDFs spielend leicht als Memo in der entsprechenden Projektakte dokumentiert und mit Informationen oder Kommentaren angereichert werden können.
Zu den Kunden der Freiraum GmbH zählen insbesondere Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. Aber auch in der Industrie vertrauen bereits zahlreiche Unternehmen auf MemoMeister.
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Mit MemoMeister zur professionellen Baudokumentation
Dokumentation in der Projektakte – Wichtiges immer griffbereit
Informationen sind verstreut, werden wild kommuniziert und am Ende weiß niemand so genau, wo was ist und was mit Auftraggebern besprochen wurde. Das ist bei zahlreichen Bauprojekten leider noch immer die Realität. Die Folge: Wartezeiten oder Fehler beim Bau und Unzufriedenheit unter Mitarbeitern.
„Viele Probleme lassen sich mit den richtigen Infos in einer guten Struktur auf ein Minimum reduzieren. In den meisten Fällen ist nämlich schlichtweg der fehlende oder schlechte Informationsfluss die Ursache der Probleme. Mit MemoMeister setzen wir genau dort an. Bei allen Anwendern, egal ob auf der Baustelle und Büro ist alles Wichtige wie Bilder, Protokolle, Pläne, Kommentare und Notizen immer griffbereit”, meint Achim Maisenbacher, einer der Gründer von MemoMeister.
Mit der digitalen Projektakte MemoMeister haben Unternehmen eine Anwendung an der Hand, mit dem Chaos und Zettelwirtschaft bei der Baudokumentation der Vergangenheit angehören. Fünf Jahre nach der Gründung bringt die Freiraum GmbH eine komplett neue Version ihrer Webanwendung heraus. Für die mobilen Anwender auf der Baustelle gibt es zusätzlich eine separate und intuitive App für Android und iOS, welche ebenfalls kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Starker Anstieg in der Nutzung der Baudokumentation
In der Regel bleibt die bestehende Branchensoftware im Einsatz und es wird einfach die Baustellendokumentation über MemoMeister abgewickelt bzw. professionalisiert. Das ist für die Unternehmen unkompliziert, da eine Schnittstellenanbindung keine Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von MemoMeister ist.
“Über die letzten Jahre stieg das Nutzungsverhalten der Anwender stark an. Zusätzlich haben sich immer mehr Unternehmen für MemoMeister entschieden. Ein Grund dafür ist sicherlich, dass es eine tolle Ergänzung zu bestehenden Abläufen ist und das eine gemeinsame digitale Projektakte das WhatsApp-Chaos im Team ersetzt”, so Achim Maisenbacher.
Der starke Anstieg hieß aber auch: Es kamen immer mehr Dateien in Form von ausfüllbaren PDF-Protokolle, Plänen, Kommentaren, Videos etc. hinzu. “Das hat den Rahmen der ersten Version an ein paar Stellen gesprengt“, erklärt Jan Schurkus, ebenfalls Gründer von MemoMeister. „Zudem hat sich auch das Nutzerverhalten gewandelt, so dass es an der Zeit war, zusammen mit unseren Anwendern, eine neue Weboberfläche zu konzipieren und mit unseren Entwicklern umzusetzen. Der Erfolg der letzten Beta-Tests gibt uns recht: Fast alle Beta-Tester wollten nach dem Test auf die neue Anwendung nicht mehr verzichten.”
Schnelle Zugriffszeit, mehr Überblick und einfache Bedienung
Für das Team um Achim Maisenbacher und Jan Schurkus ging es bei der neuen Version von MemoMeister darum, ein Werkzeug anzubieten, für das man kein Systemhaus oder eine aufwändige Schulung braucht. Die Anwendung muss nicht alles vereinen, was technisch möglich ist, sondern was im Alltag nötig ist. Die neue Oberfläche ist ein Wegbereiter für weitere Entwicklungen.
Ganz wesentlich dabei: Die Abläufe weiter zu strukturieren und zu vereinfachen. Denn die Anwender sind keine IT-Experten und wollen es auch nicht werden. Achim Maisenbacher: „Wir wollten in erster Linie eine Lösung, mit der jeder Anwender seine Daten griffbereit hat. Auch das Ablegen von Infos für andere im Team muss möglichst einfach sein. Und zwar so, dass unnötige und ungenaue Kommunikation durch klare Aussagen und nachweisbare Dokumentation ersetzt wird.“
Seit ihrer Gründung im Jahr 2017 fokussiert sich die in Stuttgart ansässige Freiraum GmbH darauf, Unternehmen bei der visuellen Dokumentation von Projekten, Baustellen, Prüfschritten, Störungen oder Abnahmen zu unterstützen. Dafür hat das Unternehmen die Cloud-Software MemoMeister entwickelt, mit der Fotos, Videos oder PDFs spielend leicht als Memo in der entsprechenden Projektakte dokumentiert und mit Informationen oder Kommentaren angereichert werden können.
Zu den Kunden der Freiraum GmbH zählen insbesondere Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. Aber auch in der Industrie vertrauen bereits zahlreiche Unternehmen auf MemoMeister.
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MemoMeister: Die vollständige Fotodokumentation für Bauprojekte
Die Lösung ist einfach zu verwenden – und das ist nötig
„Die ursprüngliche Idee hinter MemoMeister ist es, Fotos oder Videos so einfach wie möglich in die Projektakte einzustellen und mit diesen anschließend in der App und Webanwendung zu arbeiten“, fasst Achim Maisenbacher, Geschäftsführer der Freiraum GmbH, die Anwendung zusammen. „Vorhandene Handwerkersoftware ist oft viel zu komplex und auch sehr unangenehm zu bedienen, so dass Mitarbeiter keine Lust haben, die Software zu nutzen und das Projekt lieber per WhatsApp dokumentieren. Gerade diese Chatverläufe bringen Unternehmen jedoch regelmäßig ins Chaos: Handys klingeln, Informationen werden nicht gefunden und Kunden denken, dass Mitarbeiter nur auf WhatsApp unterwegs sind. MemoMeister löst genau diese Probleme.“
Durch die professionelle Fotodokumentation wird der Mitarbeiter auf der Baustelle von Anfang an und ohne große Hürden mit eingebunden. Zum Start kann er über die Standorterkennung einfach das Projekt wählen und sein Foto sofort an die richtige Stelle legen. Durch die Cloud stehen diese Informationen dann allen in Echtzeit zur Verfügung.
Smarte Fotodokumentation für Projektbeteiligte
„Viele Softwareanbieter liefern umfangreiche Branchenlösungen, in denen die Fotodokumentation nur eine von vielen Funktionen ist“, führt Achim Maisenbacher weiter aus. „Es fehlen oft wichtige Funktionen, die den Alltag der Anwender wirklich erleichtern. Bei MemoMeister sind wir deshalb einen anderen Weg gegangen und verzichten, so weit es geht, auf kaufmännische Prozesse. Wir haben uns überlegt: Was begeistert den Mitarbeiter, der unterwegs ist? Was treibt ihn an und was können wir tun, damit er es leichter hat. Mit der Fotodokumentation beginnen viele tagtägliche und teilweise sehr wertvolle Abläufe, daher haben wir diese zum Herzstück gemacht.
Die Freiraum GmbH hat damit den richtigen Weg eingeschlagen, wie die Rückmeldungen von Nutzern bestätigen. Denn mit MemoMeister können die Anwender mehr, als nur Fotos zentral an einem Ort speichern.
Achim Maisenbacher erklärt dazu: „In MemoMeister lässt sich eine Projektmappe innerhalb von 10 Sekunden anlegen, da wir auf die klassischen Stammdaten nicht zurückgreifen müssen und mit einem durchdachten Vorlagenkonzept arbeiten. Lädt ein User nun ein Foto oder Video über die App hoch, werden diese in der gewählten Mappe hinterlegt und automatisch verschlagwortet. Dadurch stehen die Infos allen anderen im Unternehmen direkt zur Verfügung. Das beschleunigt viele Prozesse und es gibt klare Verantwortlichkeiten.“
Es zeigt auch: Der Funktionsumfang von MemoMeister ist an den Stellen ausgebaut, die man als Anwender braucht. Anstatt eine eierlegende Wollmilchsau ist das Tool eine durchdachte Lösung für die Digitalisierung von vielen fehleranfälligen denzentralen Abläufen, bei denen man oft den Überblick verliert – auch weil man einfach nicht überall vor Ort sein kann. Will man alles zu einem Thema auf einen Schlag sehen? Dann kann man das Dashboard nutzen, das automatisch die Themen zusammenstellt und anzeigt. Und genau das zeichnet die Cloud-Anwendung aus.
Markierungen und weniger Diskussionen
Hat ein Anwender Fotos oder Videos gemacht, kann er zusätzlich eine Beschreibung diktieren oder mit dem Finger oder digitalen Stift Markierungen darauf zeichnen. „Dadurch lassen sich bestimmte Eigenschaften für andere Nutzer hervorheben und man senkt den Diskussionsbedarf“, so Achim Maisenbacher. Darüber hinaus können alle Projektbeteiligten direkt am Foto Kommentare hinterlassen, die den anderen Teammitgliedern per Benachrichtigung sofort zugestellt werden – alles so einstellbar, dass nicht alle Smartphones klingeln.
Alle Änderungen werden zudem versioniert und mit nur zwei Klicks lässt sich ein vollständiger Word-Bericht aus den ausgewählten Bildern erzeugen. Darüber hinaus gibt es keine Abhängigkeiten zu bestehenden Systemen. Im Gegenteil, MemoMeister kann durch Integrationsplattformen wie z.B. Zapier automatisiert werden.
MemoMeister bietet damit die Funktionen, die sich Anwender bei der Fotodokumentation wünschen und die einen wirklichen Mehrwert haben. Erfahren Sie mehr unter www.memomeister.com/….
Seit ihrer Gründung im Jahr 2017 fokussiert sich die in Stuttgart ansässige Freiraum GmbH darauf, Unternehmen bei der visuellen Dokumentation von Projekten, Baustellen, Prüfschritten, Störungen oder Abnahmen zu unterstützen. Dafür hat das Unternehmen die Cloud-Software MemoMeister entwickelt, mit der Fotos, Videos oder PDFs spielend leicht als Memo in der entsprechenden Projektakte dokumentiert und mit Informationen oder Kommentaren angereichert werden können.
Zu den Kunden der Freiraum GmbH zählen insbesondere Handwerksbetriebe und Bauunternehmen. Aber auch in der Industrie vertrauen bereits zahlreiche Unternehmen auf MemoMeister.
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Das vernetzte Handwerk – Mit Kollaboration, Prozessen und einer digitalen Bauakte bundesweite Projekte realisieren
das Handwerk zu revolutionieren.
Die Idee: Das Beste aus Handwerk mit Prozessen wie in der Industrie verbinden
Martin, selbst Elektroniker und im elterlichen Elektrobetrieb aufgewachsen, erzählt Achim (einem der Gründer von MemoMeister) im Interview: “In der Industrie geht es sehr viel um Prozesse. Im Handwerk darum, dass draußen Jemand arbeitet und Geld verdient. Wir dachten uns: was passiert, wenn man erfolgreiche Vorgehensweisen aus Handwerk und Industrie verknüpft?” Seine Prozess- und Projektmanagement-Kenntnisse aus der Industrie überträgt er auf das Handwerk. CheckAndWork hat das Handwerk in Deutschland mit seiner Kollaborationsplattform vernetzt. Dabei unterstützen sie regionale Betriebe über zentral gesteuerte Prozesse und Projektmanagement. So können auch die großen Handelsketten dieser Welt auf qualifizierte, spezialisierte und regionale Handwerksbetriebe zurückgreifen – und das bei nur einem Ansprechpartner.
Win-Win Situation für Industrie- und Handelsunternehmen und regionale Handwerksbetriebe
Regionale Handwerksbetriebe nutzen das CheckAndWork-Netzwerk, um sich bei Auftragsspitzen oder bei Expertenfragen auszuhelfen. Sie können so auch größere Projekte annehmen, bei denen Kompetenzen notwendig sind, die über ihre eigenen hinausgehen. Ein Projekt-Partner findet sich über CheckAndWork sicherlich. Regionale Handwerksbetriebe können jetzt aber auch ganz neue Märkte und Großprojekte bedienen. Auf diese besonderen Projekte sind die Betriebe stolz.
Die Projektsteuerung der verschiedenen, bundesweit verteilten Betriebe übernimmt Check-AndWork selbst zentral. Der Vorteil: Zentrale, einheitliche Prozesse und “one face to the customer”. Durch Vermittlung von regionalen Betrieben nah am Kunden, können Reisekosten zum Kunden gespart werden. Das resultiert in höheren, fairen Löhnen für Handwerker. Der Vorteil für den Auftraggeber: Ein Ansprechpartner, hohe Qualität der Arbeiten durch Qualitätsstandards im Netzwerk, einfache Kommunikation mit den Handwerkern vor Ort, ohne Sprachblockaden. “Der Projektleiter beim Kunden kann sich zurücklehnen und sich auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren. Er kann zur Projektdokumentation einfach eingeladen werden, erhält Echtzeit-Statusberichte über das Projekt und regelmäßig persönliche Rückmeldungen von uns. Auf Anfrage erhält er Berichte auf Knopfdruck. Am Ende bekommt er das Projekt sauber und professionell dokumentiert übergeben.”
Vernetzung und professionelle Dokumentation durch digitale Tools machen es möglich
“Damit das in der Form bundesweit möglich ist, greifen wir auf digitale cloud-basierte Dokumentation zurück. Kooperationspartner oder der Kunde können so einfach in ein Projekt eingeladen werden und haben sofort alle Infos zur Verfügung.” Mit der Cloud Software MemoMeister ist die Dokumentation einheitlich, professionell, immer transparent und von jedem Ort aus bearbeitbar. Berichte können dem Kunden auf Knopfdruck präsentiert werden. Ausfälle von Betrieben bei längeren Projekten können so ganz einfach an einen anderen Netzwerkpartner übergeben werden. “MemoMeister ist ideal für diese deutschlandweite Kooperation. Damit kann man die Arbeiten super abbilden.” – so Martin Holl.
Für das Projekt wurde eine übersichtliche Mappen-Struktur aufgebaut. Mitarbeiter konnten Vor-Ort direkt in die Cloud dokumentieren. QR Codes erleichtern das Arbeiten und gezielte Freigaben ermöglichen es, die Komplexität für den einzelnen Monteur zu reduzieren. So gelang es, über 8500 Bilder für die Dokumentation zu verwenden.
Das Fazit: Mit Prozessen und modernen Technologien können regionale Handwerksbetriebe attraktive Projekte in einer Win-Win-Situation für sich und Auftraggeber abwickeln – mit Stolz und Zusammenhalt. Auftraggeber können sich auf eine zuverlässige, professionelle Projektsteuerung und professionelle Arbeit durch qualifizierte Betriebe und saubere, transparente Dokumentation verlassen.
Die Nachfrage gibt ihrem Ansatz Recht: “Wir können so bspw. Aufträge von bundesweiten Handelsunternehmen und ihren Filialen bedienen. Wir bewerben uns nicht auf Ausschreibungen. Die Projektleiter in den Unternehmen kommen auf uns zu.”
Seit der Gründung 2017 fokussiert sich die in Stuttgart ansässige Freiraum GmbH mit dem Produkt MemoMeister darauf, andere Unternehmen bei der Dokumentation von Projekten, Baustellen, Prüfschritten, Störungen oder Abnahmen zu unterstützen. Mit der Cloud-Software (SaaS) MemoMeister wird jeder Sachverhalt spielend leicht als Memo (Datei inkl. Beschreibung, Kommentaren & Metadaten) direkt in der entsprechenden Projektakte dokumentiert. Neue Projektakten, Berichte oder ausfüllbare Formulare werden dabei entweder einzeln oder direkt aus bestehenden Vorlagen erstellt. Zu den Kunden zählen sowohl Handwerksbetriebe als auch Industrieunternehmen.
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