Die einfachste Form der digitalen Zeiterfassung!
Sind wir mal ehrlich, Vertrauensarbeitszeit hin oder her, die eigene Arbeitszeit in irgendeiner Art und Weise festzuhalten hat viele Vorteile und sollte jeder Arbeitnehmer machen. Nicht zuletzt als Selbstschutz um nachvollziehen zu können, ab wann zu viel gearbeitet wird. Vor allem im Homeoffice, wo z.B. der Arbeitsweg wegfällt, arbeiten viele Arbeitnehmer deutlich mehr als im Büro.
Seit dem EuGH Urteil aus dem Mai 2019 steht fest, dass in Europa die Pflicht für Arbeitgeber eine Zeiterfassung einzuführen unumgänglich ist. Da jedoch ein zeitlicher Rahmen bisher fehlte, sahen sich die Unternehmen nicht im Zugzwang. Dies änderte sich am 13.09.2022 mit dem Gerichtsurteil des Bundesarbeitsgerichts.
49% der KMUs erfassen bereits die Arbeitszeit. 50% davon erfassen ihre Arbeitszeit jedoch mit Stift und Papier und 24% verwenden eine elektronische Tabelle, also wahrscheinlich Excel. So ganz wird das dem EuGH Urteil nach einer objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassung nicht gerecht.
Aber was genau heißt objektiv, verlässlich und zugänglich?
Jeder Mitarbeitende sollte auf der gleichen Art seine Arbeitszeit erfassen, damit die erhobenen Zahlen keine Unstimmigkeiten vorweisen und wenig Interpretationsfreiheit zulassen. Nicht auf unterschiedliche Systeme oder Exceltabellen schauen zu müssen, ermöglicht eine objektive Sicht und ein einfaches Verständnis.
Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen sich darauf verlassen können, dass Kalkulationen einheitlich und idempotent sind. Für jeden Mitarbeitenden muss also gelten, dass für die gleichen eingegebenen Zahlen auch die gleiche und korrekte Statistik verlässlich berechnet wird.
Eine Lösung die als zugänglich bezeichnet wird sollte nicht nur gleichermaßen aus dem HomeOffice sowie aus dem Büro verwendet werden können, sondern auch inklusiv bedienbar sein und nie.
Unsere Open Source Software as a Service
Um den Anforderungen gerecht zu werden stellen wir eine Open Source Software as a Service zur Verfügung. Für eine Open Source Zeiterfassung gilt, dass alle Interessierten bei Bedarf nachvollziehen können wie Daten verarbeitet werden, da der Sourcecode öffentlich zugänglich ist. Viel mehr gewinnt die Software an Stabilität und profitiert von der Mitarbeit einer aktiven Community und dem konstruktiven Feedback.
Mit dem Fokus auf User Experience und Accessibility verfolgen wir stetig das Ziel die Software allen Menschen gleichermaßen zur Verfügung zu stellen.
Als Reaktion auf das oben genannte Urteil stellen wir unsere Lösung den urlaubsverwaltung.cloud Kunden zunächst kostenlos zur Verfügung.
Die Focus Shift Software GmbH stellt kleinen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen Software-as-a-Service-Produkte zur Verfügung, die das administrative Rückgrat der Unternehmen digital abbilden. Die Verlagerung der Kompetenzen aus der Verwaltung in Richtung der Fachkompetenz stärken das Kerngeschäft.
Focus Shift Software GmbH
Lindenallee 126
76189 Karlsruhe
Telefon: +49 (721) 98614542
http://focus-shift.de/
Geschäftsführer
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E-Mail: andreas.weigel@focus-shift.de
In diesen Wochen sind 2023 deine Mitarbeitenden im Urlaub!
Wenig überraschend verlängern Karfreitag und Ostersonntag das Osterwochenende und ermöglichen auch dieses Jahr nur mit 8 Urlaubstagen 16 freie Erholungstage. Um es an dieser Stelle korrekt einzuordnen sei vorweggenommen, dass auch nächstes Jahr die Weihnachtsfeiertage sowie der Neujahrstag an einem Werktag liegen und sogar mit nur 7 Urlaubstagen die 16 freien Erholungstage erreicht werden können.
Aus 8 Feiertagen werden 61 Tage Erholung
Wir wollen an dieser Stelle natürlich nicht unterschlagen, dass Familien vor allem von den Schulferien abhängig sind, sodass auch im Jahr 2023 die klassischen wirtschaftlichen Flauten zu den Schulferienzeiten zu erwarten sind. Vor allem in den Sommerferien, die vom Bundesland abhängig zwischen dem 06. Juli und dem 11. September liegen.
Im Jahr 2023 fallen nur noch 3 der 20 deutschen Feiertage auf ein Wochenende. Im Vergleich waren es 2022 noch 8. Ein spektakulärer Monat ist der Mai. Anfang (1. Mai, Tag der Arbeit), Mitte (18. Mai, Christi Himmelfahrt) und Ende (29. Mai, Pfingstmontag) Mai befinden sich für ganz Deutschland 3 Feiertage auf einem Werktag. Unterschiedlichen Kombinationen machen es möglich, dass
- aus 4 Urlaubstagen 9 freie Tage werden (2 Mal möglich)
- aus 6 Urlaubstagen 12 freie Tage werden
- aus 9 Urlaubstagen 17 freie Tage werden
oder die lange ersehnte Reise durch 13 Urlaubstagen und ganzen 23 Tagen Urlaub möglich wird. Das ist wahlweise sowohl für die erste Monatshälfte im Mai, als auch für die zweite Hälfte realisierbar.
Zusätzlich kann sich ganz Deutschland auf den Tag der deutschen Einheit freuen, der am 03.10. auf einen Dienstag fällt, sodass auch hier mit nur 4 Urlaubstagen 9 freie Tage möglich sind.
In ganz Deutschland kann man diese 8 Feiertage ausnutzen und sich mit 27 Urlaubstagen 61 Tage lang erholen.
An dieser Stelle müssen wir relativieren, dass die oben beschriebenen Fakten nur für diejenigen gelten, die Montag bis Freitag ihrem Beruf nachgehen. Arbeitet jemand am Wochenende sieht die Statistik entsprechend anders aus.
Unter Berücksichtigung des Bundeslandes, der Arbeitstage und der Abwesenheiten anderer Mitarbeitenden, kann es relativ kompliziert werden den Überblick zu behalten und den korrekten Urlaubsanspruch zu berechnen. Hier kann die urlaubsverwaltung.cloud perfekt unterstützen, welche genau diese Faktoren einbezieht.
Die Focus Shift Software GmbH stellt kleinen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen Software-as-a-Service-Produkte zur Verfügung, die das administrative Rückgrat der Unternehmen digital abbilden. Die Verlagerung der Kompetenzen aus der Verwaltung in Richtung der Fachkompetenz stärken das Kerngeschäft.
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4 Gründe für die Digitalisierung deiner Urlaubsverwaltung zum Jahreswechsel 2023
1. Neuberechnung des Urlaubsanspruchs
Der Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, um die Urlaubsverwaltung zu digitalisieren, da zu diesem Zeitpunkt die Urlaubstage für das kommende Jahr festgelegt werden. Einflussfaktoren sind Änderungen in der Arbeitszeit oder z.B. Resturlaub. Diese Kalkulation wird durch eine digitale Urlaubsverwaltung vereinfacht. Rechnungsfehler werden vermieden.
2. Jahresurlaub planen
Eine digitale Urlaubsverwaltung unterstützt dich dabei, die Planung und Verwaltung der Urlaubstage zu vereinfachen, zu verbessern und schafft transparenz. Mit dem kalkulierten Urlaubsanspruch können Mitarbeitende direkt den Jahresurlaub ins Auge fassen und im Hinblick auf der Verteilung der Feiertage die optimale Urlaubsverteilung planen. Außerdem können mit Hilfe der Abwesenheitsübersicht die Urlaubstage anderer Personen im Team berücksichtigt werden.
3. Zeit zur Reflektion
Das Jahresende wird meist durch eine stürmische und stressige Endjahresstimmung eingeleitet, bis sie in eine besinnliche und ruhige Phase übergeht. Gerade wenn die ersten Mitarbeitenden im Urlaub sind, öffnet sich der Raum (vor allem mental), um das vergangene Jahr zu reflektieren. Dabei können alte Systeme und Verfahren neu gedacht und aufgeräumen werden, um Platz für verbesserte Lösungen zu schaffen.
4. Jahreswechselaktion
Um die Digitalisierung voranzubringen, haben wir aktuell die Aktion "Starte digital in das Jahr 2023". Damit habt ihr noch mehr Zeit die Urlaubsverwaltung anzuschauen und auszuprobieren, wie eure Prozesse und Organisationsstruktur abgebildet werden können. Wir helfen euch beim Onboarding und stehen für Fragen gerne zur Verfügung.
Alles in allem kann der Jahreswechsel ein guter Anlass sein, um die Urlaubsverwaltung zu digitalisieren und damit die Effizienz und Produktivität im Unternehmen zu steigern.
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Starte deine Digitalisierungsstrategie: Urlaub, Krankmeldungen und Überstunden digital abbilden
Der Prozess der Abwesenheitsverwaltung ist in sich abgeschlossen und damit optimal dafür geeignet, firmeninterne Prozesse digital abzubilden. “Die relevante Datengrundlage im Bereich der betrieblichen Abwesenheiten unterliegt einem jährlichen Turnus, so dass sich vor allem Jahreswechsel dazu eignen, eine Urlaubsverwaltung zu konfigurieren, insbesondere bei vielen Angestellten. Somit profitiert ein Kunde direkt von reduzierten Prozesskosten der Abwesenheitsverwaltung im neuen Jahr.”, so Andreas Weigel Geschäftsführer der Focus Shift Software GmbH.
urlaubsverwaltung.cloud
Neben Urlaub und Krankmeldungen lassen sich in der SaaS-Lösung auch Überstunden DSGVO-konform verwalten. Um die bestehenden Prozesse des Kunden bestmöglich abzubilden, existieren ein- oder zweistufige Freigabeverfahren. Eine Aufbauorganisation kann durch Abteilungen und deren verantwortliche Personen abgebildet werden. Schnittstellen zu Kalender- oder Single Sign-On Systemen bieten eine nahtlose Integration in bestehende Infrastruktur.
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