Der Mensch im Mittelpunkt
Die Akademie QuintaMed bildet Naturheilpraktiker in Traditio neller Europäischer Naturheilkunde aus. Dabei werden Themen behandelt, wie z.B. Phytotherapie, Ernährungsberatung, Lymph drainage, Hydrotherapie, Schröpfen und viele mehr. Neben ein zelnen Weiterbildungsmaßnahmen werden berufsbegleitende Langzeit-Ausbildungen angeboten.
Bereits seit 2002 hat die Akademie unter der Leitung von Heide-Dore Bertschi-Stahl viele Naturheilprakti ker auf dem Weg zum eidgenössischen Diplom begleitet.
Ausgangslage und Softwareeinführung
Das Ziel der Einführung einer neuen Software war die Ablösung der bisherigen Tools zur Seminarverwal tung, die keine zentrale Datenhaltung und kaum Möglichkeiten der Automatisierung boten. Damit sollten Prozesse optimiert und letztlich Zeit bei der Seminarorganisation eingespart werden. Das dies gelungen ist, zeigt das Fazit von Sabrina Lange von QuintaMed: "Wir sparen bestimmt 50% der Zeit durch den Ein satz der Software."
Eine Besonderheit in diesem Projekt, war die Implementierung des QR-Codes, der in der Schweiz auf al len Rechnungen vorgeschrieben ist. Mit Hilfe dieses Codes können Rechnungen von den Rechnungsempfängern digital verarbeitet werden. Der Code wird jetzt von der evi denz-Software vollautomatisch generiert und in alle Rechnungen eingefügt, egal ob Print oder PDF-Versand.
Damit alle Seminardaten nur noch an einer Stelle in der evidenz Software gepflegt wer den müssen, wurde das Online-Buchungssystem in die Webseite eingebettet. Es hält dort das Seminaran gebot in Echtzeit aktuell und nimmt Teilnehmer-Anmeldungen entgegen.
Bei QuintaMed gibt es auch Mitarbeiter, die keinen Zugriff auf evidenz haben. Um diesen Personen Zu gang zu den Seminarterminen und dem aktuellen Anmeldestand zu ermöglichen, wird die Outlook Schnittstelle von evidenz verwendet. Über einen zentralen Outlook-Kalender sind diese Daten komforta bel im Zugriff.
Neben den Seminarterminen synchronisiert die Schnittstelle auch E-Mails zwischen Outlook und evidenz, so dass in evidenz immer die komplette Mail-Korrespondenz verfügbar ist.
Kundenmeinung
„Der Einsatz von evidenz erleichtert uns das Leben ungemein und kann dank der guten Zusammenarbeit mit der Firma evidenz für so gut wie alle Belange unseres Schulalltags eingesetzt werden.“ Sabrina Lange, Schulleiterin QuintaMed GmbH
evidenz GmbH
Kaiserstraße 170-174
66386 St. Ingbert
Telefon: +49 (6894) 38816-0
Telefax: +49 (6894) 38816-99
https://www.evidenz.de
E-Mail: cornelia.thon@evidenz.de
Professionelle Seminarverwaltung bei der Gutshof-Akademie, Digi-Zuschuss für den „Waldbademeister“
Unter anderem ist die Akademie in den Medien bekannt geworden durch eine zertifizierte Ausbildung zum Waldbademeister https://www.gutshof-akademie.de/… .
Die Gutshof Akademie
Ausgangslage und Softwareeinführung
Ziel der Einführung von evidenz Seminarmanagement war es, die bisher verwendete individuell programmierte Software abzulösen, vor allem um Prozesse weiter zu digitalisieren und zu automatisieren. Dieses Ziel wurde vollständig erreicht, wie Rainer Wälde bestätigt: "Mit der Einführung von evidenz und der Digitalisierung des Seminar-Managements haben wir die Abläufe automatisiert. Auch die Evaluierung erfolgt jetzt digital, die TN bewerten direkt über einen QR-Code die jeweilige Veranstaltung. Die eingesparten Zeiten können wir künftig für die pädagogische Betreuung der Teilnehmer und die Studienberatung nutzen."
Eine Besonderheit des Gutshofs ist das kleine Gästehaus mit 12 Zimmern, aus denen die Seminarteilnehmer eine traumhafte Aussicht über die Weiten von Nordhessen haben. Damit ergaben sich aber auch zusätzliche Anforderungen an die Organisation. Die Verwaltung von Gästezimmern ist zwar nicht die primäre Aufgabe einer Seminarmanagement Software, aber ein Hotelverwaltungsprogramm wäre für das Gästehaus der Gutshof Akademie definitiv überdimensioniert.
Die Herausforderung bei diesem evidenz-Projekt war es, hierfür eine pragmatische Lösung zu finden. Bereits im Standard-Funktionsumfang ermöglicht das Hotelmodul von evidenz die Erfassung von Übernachtungswünschen der Teilnehmer. Mit einer kleinen Individualanpassung wurden Funktionen zur automatischen Abrechnung der Übernachtungs- und Frühstücksleistungen ergänzt. Rainer Wälde: "Mit dem neuen evidenz-Seminarmanagement kann jetzt auch direkt die Buchung der Zimmer mit der Seminaranmeldung erfolgen. Die dahinter liegenden Verwaltungsprozesse laufen ebenfalls automatisiert ab."
Etwas Glück hatten die Inhaber mit der Finanzierung: Bei dem Förderprogramm "Digi-Zuschuss" des Landes Hessen, das per Losverfahren vergeben wird, erhielten Sie im dritten Versuch eine Zusage. Das Förderprogramm unterstützt KMU finanziell bei der Digitalisierung ihrer Prozesse.
Kundenmeinung:
„Die Betreuung während der Einführung war exzellent. Auch die schrittweise Einführung und Schulung der Mitarbeiter hat sehr gut geklappt.“ (Rainer Wälde, Inhaber der Gutshof-Akademie)
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Geschäftsführer
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